protokół z zebrania Wykonawców

Protokół
z zebrania wykonawców w celu wyjaśniena wątpliwości SIWZ
w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego na:
„Uruchomienie, zarządzanie oraz kompleksowa eksploatacja systemu o nazwie Łódzki Rower
Publiczny (ŁRP)” (Nr sprawy ZDiT-DZ.3321.29.2014)
w dniu 14.05.2014r.
LICENCJA
1. ZDiT przedstawił stanowisko w sprawie zakupu licencji na oprogramowanie do obsługi
ŁRP. Licencja zostanie zakupiona w ramach umowy i ma obowiązywać na zasadach
określonych w umowie , co najmniej do 2022 r. Po zakończeniu umowy Zamawiający
przewiduje możliwość zakupu sprzętu i oprogramowania.
2. Wykonawca zadał pytanie, co powinna zawierać licencja, czy powinna być podstawowa
czy rozszerzona, zasugerowano, by określić czego licencja nie obejmuje, czy obejmuje
prawa do bazy danych, modyfikacji oprogramowania itp. Zwrócono uwagę, że w innych
miastach stanowi to kwestię sporną.
ZDiT stwierdził, że niemożliwy jest zakup praw autorskich do oprogramowania.
3. ZDiT nie przewiduje znaczących zmian w oprogramowaniu (upgrade'u) po zakończeniu
umowy, dodawania funkcjonalności, nie można w chwili obecnej jednak tego
precyzyjnie określić.
Zdaniem wykonawców zakup licencji na modyfikowanie oprogramowania pozwoli
ZDiT zlecić firmie zewnętrznej rozszerzenie funkcjonalności, jednak w opinii ZDiT
wymaga to udostępnienia kodu źródłowego.
4. Wykonawcy zadali pytanie, jakie zmiany w oprogramowaniu ZDiT przewiduje w czasie
trwania umowy – jest to istotne dla wyceny oferty. Zakup oprogramowania, licencji i
praw autorskich wymaga napisania programu dedykowanego ZDiT.
5. Zamawiający poinformował, że głównym celem ŁRP jest uruchomienie i obsługa
wypożyczalni rowerów, możliwe jest ogranicznenie wymagań względem
oprogramowania, w szczególności odnośnie systemu MIGAWKA.
6. ZDiT poinformował, że zmianie ulegnie zapis § 12 ust. 11, wprowadzony
odpowiedziami z dnia 14.05.2014 r.
7. Wykonsawca zaznaczył, że po zakończeniu umowy Zamawiający musi mieć możliwość
przekazania oprogramowania ewentualnemu kolejnemu operatorowi ŁRP.
DODATKOWE FUNKCJONALNOŚCI (MIGAWKA)
8. Wykonawca zadał pytanie, czy ZDiT zgadza się na zmianę terminu uzyskania pełnej
funkcjonalności w terminie 01.04.2015, uzasadniając to ryzykiem niepodpisania umowy,
lub niedotrzymania umowy z powodu krótkiego terminu realizacji, lub negatywnym
wpływem na jakość wykonania usługi.
Zwrócono uwagę, że w innych miastach był to powód wycofania się z realzacji umowy
lub niefunkcjonowania systemu.
Zamawiający poinformował, że przewiduje przesunięcie terminu wprowadzenia
rozszerzonych funkcjonalności.
9. ZDiT zadał pytanie, czy istnieje techniczna możliwość wprowadzenia rozszerzenia
funkcjonalności w trakcie działania systemu. Zaznaczono, że należy dążyć do
zminimalizowania uciążliwości dla klienta faktu wprowadzenia zmian.
Wykonawcy zgodnie stwierdzili, że prace te mogą być wykonywane w godz. 21:00 – 6:00, tak by
były jak najmniej ucążlwe dla klientów ŁRP.
10. Wykonawcy zwrócili uwagę, że dodatkowe funkcjonalności wymagają dużego poboru
mocy, co skłania do podłączenia terminali do sieci elektrycznej, a nie korzystania z
akumulatorów.
Korzystanie wyłącznie z akumulatorów będzie wymagało zbudowania ogromnej
infrastruktury do ładowania akumulatorów i zorganizowania systemu ich wymiany, z
wykorzystaniem samochodów o dużej ładowności.
Z kolei podłączenie do sieci wymaga uzyskania warunków podłączenia od gestora sieci.
11. Wykonawcy zwrócili uwagę, że konieczności uzyskania warunków podłączenia do sieci
spowoduje, że termin 01.04.2015 r. wprowadzenia rozszerzenia funkcjonalności jest
nierealny, czas potrzebny na uzyskania warunków może wynosić ok. 1 rok. Wykonawcy
zasugerowali, że potrzebne jest wsparcie zamawiającego w uzyskaniu przyłączy.
12. Wykonawcy poinformowali, że czas pracy biletomatu przy zasilaniu z akumulatorów to
maks. 2 doby i ulega skróceniu przy konieczności podgrzewania terminala. Wymusza to
dużą rotację akumulatorów, wymaga rozbudowanej stacji ładowania, skraca żywotność
akumulatorów. Ze względów ekologicznych może to negatywnie wpłynąć na ocenę
opinii publicznej.
13. Zamawiający zadał pytanie, jak na podstawie doświadczeń wykonawcy szacują czas
niezbędny na uzyskanie przyłączy.
Wykonawcy podali szacowany czas od 3 do 18 miesięcy
Zwrócono uwagę na trudność utworzenia przyłączy przy wyremontowanych drogach ze
względu na okres gwarancji, w szczególności jeśli prace sfinansowano ze środków
unijnych.
14. Wykonawca zaproponował, by ZDiT zapewnił przyłącza, analogicznie jak zapewnia
przygotowanie terenu pod stacje. W opinii wykonawców istnieje ryzyko, że ZDiT
wskaże lokalizacje, w których nie ma możliwości wykonania przyłącza.
15. Wykonawca zadał pytanie, czy terminale powinny być zdeponowane i oczekiwać na
montaż, czy powinny być gotowe dopiero w momencie przygotowania terenu
(przyłącza).
16. Wykonawcy zasugerowali, by lokalizacje były wskazane w pobliżu miejsc, gdzie łatwe
będzie wykonania przyłącza (w sąsiedztwie latarni, wiat, stojaków reklamowych).
17. Wykonawcy zasugerowali opracowanie strategii promocji opisującej wprowadzanie
kolejnych funkcjonalności.
18. ZDiT zadał pytanie, jaka jest różnica w zasilaniu przy usłudze biletu elektronicznego, a
bez.
Wykonawcy poinformowali, że wpływ na pobór mocy ma przede wszystkim
wykorzystanie terminalu, jest on większy w przypadku kolorowego ekranu, ogrzewania,
zainstalowania drukarki termicznej, obsługi transakcji bezgotówkowych
Zainstalowane oprogramowanie nie wpływa znacząco na pobór mocy.
19. Wykonawcy zadali pytanie, czy wszystkie terminale muszą być wyposażone w
blietomaty
20. Wykonawcy zwrócili uwagę, że z umowy nie wynika, czy biletomaty dają możliwość
zarobku Wykonawcy, może się okazać, że wpływy z biletów dadzą istotny zarobek
Wykonawcy.
Wykonawcy zadali pytanie, czy Wykonawca będzie sprzedawcą biletów.
Poinformowali, że agent rozliczeniowy generuje koszty, jeśli Wykonawca przejmie
koszty obsługi, to może nie zbilansować przychodów i kosztów. Duży obrót zwiększa
koszty obsługi agenta. Przychód z biletów musi pokryć koszty, ale nie może być na tyle
duży, żeby zaburzać ideę, że podstawą systemu jest wypożyczalnia rowerów.
Wykonawcy poprosili o doprecyzowanie, czy bilety będą kupowane z wyprzedzeniem
(z upustem), czy rozliczenie będzie następować po transakcji (z prowizją)
POZOSTAŁE
21. W opinii Wykonawców zapisy dotyczące skrócenia terminu realizacji usługi (późniejsze
rozpoczęcie funkcjonowania po przerwie zimowej, lub wcześniejsze zakończenie przed
przerwą zimową) utrudniają przeprowadzenie rzetelnej kalkulacji oferty.
W opinii ZDiT warunki zimowe spowodują spadek liczby chętnych, a rowery będą
niszczeć.
W opinii Wykonawców odpowiednio długi okres funkcjonowania systemu zapewni
możliwość wykonania bardziej korzystnej kalkulacji, a liczba osób korzystających z
rowerów w zimie rośnie.
Zaproponowane zostało rozwiązanie polegające na zmianie terminu funkcjowania
systemu na podstawie obustronnych porozumień, co jest jednak trudne z punktu widzenia
Prawa Zamówień Publicznych
22. Wykonawcy zaproponowali usunięcie zapisu o konieczności zmiany terminu
funkcjonowania systemu.
23. Wykonawcy zadali pytanie, czy konieczne jest wprowadzanie fotelików dla dzieci.
ZDiT poinformował o planowanym usunięciu zapisów mówiących o fotelikach.
24. Wykonawcy zadali pytanie o wymagany rodzaj hamulców
ZDiT poinformował, że odpowiednie informacje będą zamieszczone w odpowiedziach
na pytania.
25. Wykonawcy zadali pytanie, czy dokładny termin wprowadzenia systemu zostanie
zmieniony na termin uzależniony od podpisania umowy.
ZDiT poinformował, że zostaną wprowadzone zmiany.,
26. Wykonawcy wnioskowali o zmianę zapisu dot. terminu wykonania zamówienia.
Wnioskowali, żeby termin określić w dniach od podpisania umowy, a nie wskazywać
konkretnej daty. Argumentowali to faktem, iż może przedłużać się procedura
przetargowa.
ILOŚĆ ROWERÓW
27. Wykonawcy zadali pytanie, czy w przypadku zaproponowania większej liczby rowerów
należy zwiększyć liczbę stojaków i terminali.
28. Zdaniem Wykonawców zwiększenie liczby rowerów w ofercie może skutkować
spadkiem jakości usługi, promuje bowiem tańsze, a nie nowocześniejsze rowery.
Zasugerowano, by dodatkowe rowery Zamawiający kupował w ramach zamówienia
uzupełniającego. Zaproponowano, by ograniczyć maksymalną liczbę rowerów.
29. Wykonawcy przedstawili stanowisko, że ograniczenie ilości dodatkowych rowerów
będzie ograniczać możliwości rozwoju systemu, nie powinien na to mieć jednak wpływu
stopień skomplikowania roweru.
30. W opinii zebranych duża ilość rowerów (większa od liczby stojaków) będzie utrudniać
korzystanie ze stacji, co jest powiązane ze sposobem mocowania rowerów a także
karami za przepełnienie stacji.
31. Wykonawcy zasugerowali, by ograniczyć maksymalną liczbę dodatkowych rowerów lub
powiązać liczbę rowerów z ilością stojaków.
32. Wykonawcy zasugerowali, by kary za przepełnienie stacji były niższe niż za puste
stacje, bowiem brak rowerów na stacji jest bardziej niekorzystny dla klientów niż ich
nadmiar.
REKLAMY
33. Wykonawcy zadali pytanie, czy na jednym rowerze mogą być reklamy kilku firm.
ZDiT poinformował, że wprowadzi w tej kwestii zmiany.
Wykonawcy wyrazili opinię, że zapis stanowiący o konieczności naniesienia reklam
jednego reklamodawcy na wszystkich elementach systemu zablokuje możliwość
umieszczania reklam przez mniejszych reklamodawców (np. łódzkich firm wobec
konkurencji światowowych koncernów).
34. Wykonawcyzadali pytanie, czy ZDiT podtrzymuje zapisy odnośnie wielkości reklam
ZDiT poinformował, że wprowadzi zmiany, ale nie takie jak sugerowano w pytaniach.
Wykonawcy zasugerowali, żeby określić wielkość reklam do najwyższego
proponowanego przez Wykonawców na rynku parametru.
ZDiT poinformował, że powierzchnia reklamowa będzie określona jako powierzchnia
całkowita, bez wymagań co do kształtu i poszczególnych wymiarów
35. Wykonawcy zadali pytanie, czy powierzchnia tła (na elemencie roweru) również będzie
traktowana jako część reklamy.
36. Wykonawcy zadali pytanie, czy ZDiT zamierza zmienić wymagania odnośnie
wymaganego doświadczenia. Wnioskowali o obniżenie warunku wiedzy i
doświadczenia - 1 usługę polegającą na dostarczeniu oraz pełnieniu funkcji operatora
systemu roweru publicznego na co najmniej 100 rowerów oraz zmianę warunku dot.
sytuacji ekonomicznej i finansowej - podniesienie kwoty do 1 mln zł.
Przedyskutowano, czy duże doświadczenie gwaratuje właściwe wykonanie umowy oraz
czy zasadne jest zastąpienie wymagań dotyczących doświadczenia wymaganiami
odnośnie zabezpieczenia finansowego.
37. Wykonawcy zadali pytanie, po której stronie leży wybór sponsora tytularnego i płynące
z niego korzyści, przedstawili opinię, że narzucanie sponsora przez Zamawiającego jest
sprzeczne z interesem Wykonawcy.