Instrukcja obiegu dokumentów na Wydziale Mechanicznym

Instrukcja obiegu dokumentów
Załącznik nr 1 do Postanowienia Dziekana Wydziału Mechanicznego Nr 118/2012-2016 z dnia 9.09.2013 r.
Instrukcja obiegu dokumentów
na Wydziale Mechanicznym Politechniki Białostockiej
I Cel instrukcji
1. Celem „Instrukcji obiegu dokumentów na Wydziale Mechanicznym Politechniki
Białostockiej”, zwanej dalej Instrukcją, jest ustalenie jednolitej zasady postepowania z
dokumentami na Wydziale.
2. Przedmiotem Instrukcji są typowe czynności kancelaryjne oraz prawidłowy obieg
dokumentów.
3. Obieg dokumentów na terenie Politechniki Białostockiej odbywa się zgodnie z zasadą, że
przekazanie sprawy do załatwienia powinno nastąpić w dniu wpływu tej sprawy do danej
jednostki organizacyjnej.
II Zasady organizacji pracy Sekretariatu Wydziału Mechanicznego
1. Zakresy obowiązków pracowników Sekretariatu szczegółowo określają kategorie spraw,
którymi się zajmują.
2. Każdy pracownik Sekretariatu służy informacją i pomocą administracyjną pracownikom
Wydziału w zakresie swojej kategorii spraw.
3. Pracownicy Sekretariatu zobowiązani są do stałego poszerzania swojej wiedzy w zakresie
przyporządkowanych kategorii spraw, a także do prowadzenia niezbędnych do sprawnego
funkcjonowania Wydziału rejestrów, baz danych oraz wykazów powiązanych aktów
prawnych.
4. Pracownicy Sekretariatu odpowiedzialni są za aktualność informacji na stronie internetowej
Wydziału Mechanicznego i na stronach internetowych Katedr i Zakładów.
5. W Biurze Dziekana zorganizowany jest stały punkt wymiany korespondencji, w którym
pracownicy Sekretariatu zajmujący się poszczególnymi jednostkami organizacyjnymi na
Wydziale odbierają korespondencję oraz składają wszystkie dokumenty przeznaczone do
wysyłki na zewnątrz lub do obiegu wewnętrznego.
6. Pracownicy Sekretariatu zajmujący się poszczególnymi Katedrami i Zakładami powiadamiają
pracowników Wydziału telefonicznie, smsem lub e-mailem, że wpłynęła adresowana do nich
korespondencja, którą należy osobiście odebrać w odpowiednim Sekretariacie.
7. Pracownicy Biura Dziekana prowadzą Dziennik korespondencji, którego wzór stanowi
załącznik nr 1 do Instrukcji.
8. Poszczególni pracownicy Wydziału składają i odbierają wszelką korespondencję wyłącznie w
Sekretariatach Katedr i Zakładów, poza sprawami kadrowymi, które załatwiane są
bezpośrednio w Biurze Dziekana.
1
Instrukcja obiegu dokumentów
9. Pracownicy Sekretariatów Katedr i Zakładów zobowiązani są do wstępnej weryfikacji
otrzymanych od pracowników Wydziału dokumentów przed dostarczeniem ich do Biura
Dziekana.
10. Rejestracja pism odbywa się na zasadach określonych w „Instrukcji kancelaryjnej Politechniki
Białostockiej”.
11. Przy sporządzaniu i znakowaniu pism powinno pamiętać się między innymi, że:
a) sprawę (nie pismo) rejestruje się tylko jeden raz, każde nowe pismo dotyczące sprawy
już zarejestrowanej otrzymuje ten sam znak sprawy;
b) w odpowiedzi podaje się datę i znak sprawy, której odpowiedź dotyczy;
c) pod treścią z prawej strony należy podać liczbę załączników;
d) w przypadku, gdy treść pisma ma być podana do wiadomości innym instytucjom lub
osobom, pod treścią pisma należy wymienić adresatów;
e) w dacie na sporządzonym piśmie podaje się miesiąc i rok, dzień miesiąca wpisuje się
odręcznie w dniu podpisania dokumentu;
f) w lewym dolnym rogu czystopisu umieszcza swoje inicjały osoba, która go sporządziła.
12. Dokumenty finansowe powinny spełniać następujące wymogi formalne:
a) prawidłową nazwę, adres, NIP Uczelni;
b) numer i datę wystawienia dokumentu;
c) określenie terminu i sposobu zapłaty;
d) w przypadku płatności przelewem czytelny numer konta;
e) nazwę towaru lub usługi, jednostkę miary, ilość, cenę jednostkową i wartość wyrażoną
liczbowo i słownie, a w przypadku faktury VAT – wartość netto, stawkę i kwotę podatku
VAT oraz wartość brutto.
13. Opis dokumentu finansowego wychodzącego z Wydziału powinien być czytelny i musi
zawierać następujące informacje:
a) datę wpływu do Uczelni;
b) uzasadnienie dokonania wydatku;
c) źródło finansowania, numer wniosku o zakup oraz określenie rodzaju kosztów;
d) imię i nazwisko osoby, której należy dokonać zwrotu;
e) stwierdzenie zasadności i celowości zakupu (podpis pod względem merytorycznym);
f) w razie potrzeby adnotację o wpisie do odpowiedniej ewidencji materialnej;
g) w przypadku zakupów finansowanych w ramach działalności naukowo-badawczej podpis
kierownika pracy;
h) w przypadku zakupów finansowanych z funduszu dydaktycznego WM określenie
wydatku strukturalnego przez osobę upoważnioną.
III Obieg dokumentów
1. Sprawy załatwiane na Wydziale dzieli się na poszczególne kategorie:
a) sprawy kadrowe
b) sprawy studenckie
c) sprawy naukowe
d) współpraca z zagranicą i z przemysłem
e) promocja
2
Instrukcja obiegu dokumentów
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
f) inwentaryzacja i sprawy materiałowo-majątkowe
g) projekty współfinansowane ze środków UE i innych zagranicznych
h) sprawy finansowe (fundusz dydaktyczny)
i) zamówienia publiczne
j) wydawnictwa
Wykaz wymienionych w pkt. 1 kategorii wraz z przyporządkowanymi pracownikami
Sekretariatu zajmującymi się poszczególnymi sprawami znajduje się na stronie internetowej
Wydziału.
Całą korespondencję na Wydziale rejestruje Biuro Dziekana.
Na każdym piśmie wpływającym należy umieścić pieczątkę wpływu z datą.
Pracownik Biura Dziekana po rejestracji dokumentów przegląda korespondencję i przydziela
konkretnym adresatom lub pracownikom odpowiedzialnym za załatwianie spraw w danej
kategorii, dokonując odpowiedniej adnotacji w Dzienniku korespondencji.
W przypadku wskazania konkretnego terminu załatwienia danej sprawy, pracownik Biura
Dziekana dokonuje odpowiedniego zapisu w Kalendarzu spraw bieżących, którego wzór
stanowi załącznik nr 2 do Instrukcji.
Dziekan, na pismach adresowanych do niego, może umieścić dyspozycje dotyczące sposobu
załatwienia sprawy lub przekazuje te dyspozycje pracownikowi Biura Dziekana.
Akta spraw w toku załatwienia przechowuje się w teczkach z napisem „do załatwienia”. Akta
te układa się w kolejności wpływów.
Dopilnowanie realizacji wyznaczonych terminów załatwiania spraw należy do obowiązków
pracowników Sekretariatu, którzy są zobowiązani na bieżąco informować kierownika
jednostki organizacyjnej o sprawach czekających na załatwienie.
Akta spraw załatwionych przechowuje się w teczkach założonych zgodnie z rzeczowym
wykazem akt w odpowiedniej registraturze. Podział registratur Wydziału Mechanicznego
zgodny z rzeczowym wykazem akt stanowi załącznik nr 3 do Instrukcji.
3