Informacja z kontroli w Białoruskim Towarzystwie Społeczno

Biuro Kontroli
BK– 092 - 12 / 04
Informacja
z kontroli w Białoruskim Towarzystwie Społeczno-Kulturalnym
15-062 Białystok, ul. Warszawska 11
1. Kontrola została przeprowadzona w dniach 10-28 maja 2004 roku na podstawie
upoważnienia Nr 12/2004 Ministra Kultury.
2. Celem kontroli było sprawdzenie prawidłowości realizacji umów na realizację zadań
zleconych zawartych przez Towarzystwo z Ministrem Kultury w latach 2001-2002.
3. Towarzystwo otrzymało od Ministra Kultury w latach 2001-2002 corocznie
po 16 dotacji celowych na realizację przedsięwzięć kulturalnych.
Łączna kwota dotacji wynosiła:
-
w roku 2001 - 531.500,00 zł,
-
w roku 2002 - 446.000,00 zł,
Dotacje zostały przeznaczone na realizację następujących przedsięwzięć kulturalnych:
W roku 2001
1. Konkurs Piosenka Białoruska 2001 dla szkół
2. Wydanie Kalendarza Białoruskiego
3. Festiwal Piosenki Polskiej i Białoruskiej „Białystok-Grodno”
4. „Kupalle” - Białowieża
5. Dofinansowanie działalności amatorskich zespołów artystycznych
6. Konkurs „Sceniczne Słowo”
7. Konkurs szkolnych zespołów teatralnych
8. Konkurs recytatorski „Ojczyste Słowo”
9. Festyny Ludowe
10. Prezentacje Zespołów Obrzędowych - Gródek
11. Święto Kultury Białoruskiej - Białystok
12. Spotkanie amatorskich zespołów artystycznych „Siabrouskaja Biasieda”
13. Ogólnopolskie prezentacje kultury mniejszości narodowych „XI Muzyczne Dialogi
nad Bugiem”
1
14. Konferencja naukowa ”Droga ku wzajemności” - Białystok
15. VIII Festiwal „Piosenka Białoruska 2001” w Białymstoku
16. Konkurs szkolnych zespołów kolędniczych „Gwiazda i kolęda”
W roku 2002
1. Konferencja naukowa ”Droga ku wzajemności” - Grodno
2. Dofinansowanie działalności amatorskich zespołów artystycznych
3. Festiwal Piosenki Białoruskiej i Polskiej „Białystok-Grodno”
4. Święto Kultury Białoruskiej - Białystok
5. Prezentacje Zespołów Obrzędowych
6. Konkurs recytatorski „Ojczyste Słowo”
7. Konkurs „Sceniczne Słowo”
8. Konkurs Piosenka Białoruska 2002 dla szkół podstawowych i gimnazjów
9. Konkurs szkolnych zespołów teatralnych
10. Kupalle - Białowieża
11. Festyny Ludowe
12. Spotkanie amatorskich zespołów artystycznych „Siabrouskaja Biasieda”
13. Wydanie Kalendarza Białoruskiego
14. Ogólnopolskie prezentacje kultury mniejszości narodowych „XII Muzyczne Dialogi
nad Bugiem”
15. IX Ogólnopolski Festiwal „Piosenka Białoruska 2002”
16. Konkurs zespołów kolędniczych „Gwiazda i kolęda”
4. Kontrolę przeprowadził pracownik Biura Kontroli Ministerstwa Kultury.
5. W toku kontroli ustalono:
Białoruskie Towarzystwo Społeczno-Kulturalne w Polsce działa od 26 lutego 1956 roku.
Ubiegając się o dotacje celowe na zadania zlecone Towarzystwo skierowało w latach
2001-2002 do Ministra Kultury wnioski dot. poszczególnych ww. zadań. Na podstawie tych
wniosków zawarto umowy na realizację powyższych zadań zleconych. Umowy te zawarte
zostały pomiędzy Ministrem Kultury (zleceniodawcą) a Białoruskim Towarzystwem
Społeczno-Kulturalnym (zleceniobiorcą).
Białoruskie Towarzystwo Społeczno-Kulturalne w Polsce zgodnie z postanowieniami
umów na realizację zadań zleconych było zobowiązane do:
− prowadzenia dokumentacji rzeczowej dotyczącej realizacji zadań,
2
− opatrzenia dokumentów źródłowych stanowiących podstawę rozliczenia finansowego
klauzulą „płatne ze środków Ministerstwa Kultury” i przechowywania tych dokumentów
przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym realizowane były
zadania,
− prowadzenia wyodrębnionej ewidencji finansowo-księgowej środków otrzymanych na
realizację umów oraz wydatków związanych z ich realizacją,
− prowadzenia dokumentacji w sposób umożliwiający okresową ocenę wykonania danego
zadania pod względem rzeczowym i finansowym.
Towarzystwo prowadziło dokumentację rzeczową dotyczącą realizacji poszczególnych
zadań zleconych.
Dokumenty źródłowe będące podstawą rozliczenia finansowego zadań zostały opatrzone
klauzulą „płatne ze środków Ministerstwa Kultury”.
Towarzystwo prowadziło wyodrębnioną ewidencję finansowo-księgową środków
otrzymanych od Ministra Kultury.
Sprawozdania merytoryczne z realizacji zadań zleconych nie były prowadzone w sposób
odpowiadający wzorowi ustalonemu umowami zawartymi między Ministrem Kultury a
Towarzystwem.
6. W wyniku kontroli zobowiązano Białoruskie Towarzystwo Społeczno-Kulturalne
w Polsce do realizacji następującego wniosku pokontrolnego:
-
w celu zapewnienia pełnej realizacji zobowiązań wynikających z zapisów umów
zawartych z Ministerstwem sprawozdania finansowe muszą być sporządzane ściśle
według wzoru stanowiącego załącznik umów zawieranych z Ministrem Kultury na
realizację zadań zleconych.
7. W
odpowiedzi
na
zalecenia
pokontrolne
Przewodniczący
Zarządu
Głównego
Białoruskiego Towarzystwa Społeczno-Kulturalnego w Polsce poinformował o podjęciu
działań mających na celu wyeliminowanie uchybień i nieprawidłowości wynikających
z protokołu kontroli.
Informacja została zaakceptowana przez p.o. dyrektora Biura Kontroli.
3