SKONTRUM ZBIORÓW BIBLIOTECZNYCH Skontrum zbiorów to

Bożena Olkowska-Balcerzak
Biblioteka Pedagogiczna w Ostrołęce
Dział Gromadzenia i Opracowania
Ostrołęka, 02.04.2008
SKONTRUM ZBIORÓW BIBLIOTECZNYCH
Skontrum zbiorów to kontrola zbiorów bibliotecznych, zwana również inwentaryzacją
lub rewizją zbiorów.1 Podstawę prawną stanowi Rozporządzenie Ministerstwa Kultury i
Dziedzictwa Narodowego z 5 listopada 1999 roku w sprawie zasad ewidencji
materiałów bibliotecznych.2
Skontrum zbiorów bibliotecznych ma na celu:
• porównanie stanu faktycznego zbiorów z zapisami w księgach inwentarzowych,
danymi w bazach komputerowych, i/lub protokołami ubytków;
• stwierdzenie i wyjaśnienie różnic między stanem faktycznym a zapisami
ewidencyjnymi oraz ustalenie braków względnych i bezwzględnych;
• wyciągnięcie wniosków zapobiegających przyszłym brakom, opracowanie
strategii uzupełniania zbiorów o brakujące materiały.
Skontrum powinno być przeprowadzane:
• co najmniej raz na pięć lat - w bibliotekach z wolnym dostępem do półek;
• co najmniej raz na 10 lat - w bibliotekach o innym systemie udostępniania (np.
zamknięty magazyn), których zbiory nie przekraczają 100 tys. jednostek
ewidencyjnych;
• w sposób ciągły - w bibliotekach o innym systemie udostępniania (np. zamknięty
magazyn), których zbiory przekraczają 100 tys. jednostek ewidencyjnych;
• w sytuacjach wyjątkowych: kradzież, zalanie zbiorów, zmiana bibliotekarza,
likwidacja biblioteki.
Organizacja skontrum powinna się rozpocząć od zaplanowania ewentualnych dni
wolnych od pracy biblioteki i powołania komisji. Regulamin (Zał. 1) działania, skład i
zadania komisji ustala lub zatwierdza dyrektor w odpowiednim zarządzeniu (Zał. 2)
W skład komisji powinny wejść co najmniej 2 osoby: przewodniczący, którym nie może
być osoba odpowiedzialna za zbiory ani pracownik księgowości, oraz członek. Przy
zmianie na stanowisku bibliotekarza członkiem komisji nie może być bibliotekarz
przekazujący zbiory - powinien on natomiast obserwować i być do dyspozycji komisji w
trakcie przeprowadzania kontroli.
Przebieg i metoda skontrum jest uzależniona od wielkości zbiorów, ich organizacji i
ustawienia.
• Skontrum przeprowadzane przy użyciu arkuszy kontrolnych (tradycyjne)
• Skontrum przeprowadzane przy użyciu katalogu topograficznego
• Skontrum przeprowadzane przy użyciu programów bibliotecznych, np. MOL
• Inne, np. Skontrum przeprowadzane przy użyciu programów komputerowych, np.
arkusza Excell; za pomocą spisu numerów książek (inwentarza).
Skontrum przeprowadzane przy użyciu arkuszy kontrolnych to kolejno czynności:
1. Ponumerowanie arkuszy kontrolnych.
1
Encyklopedia współczesnego bibliotekarstwa polskiego. Wrocław 1976, s. 273.
Rozporządzenie Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego z 5 listopada 1999 roku w sprawie zasad
ewidencji materiałów bibliotecznych. Dziennik Urzędowy 1999 nr 93, poz. 1077. Od 2.01.2008 rozporządzenie ma
status "nieobowiązującego", ale dotychczas nie ukazał się akt prawny zastępujący je. Zobacz:
http://isip.sejm.gov.pl/prawo/index.html - sejm
2
2. Ustalenie znaków umownych. Najbardziej przejrzyste znaki to kolorowe kreski
ukośne, np.:
• czerwona - brak dokumentu,
• zielona - dokument u czytelnika,
• niebieska - dokument na półce.
3. Oznaczenie na arkuszach numerów pominiętych w księdze inwentarzowej (jeżeli
stwierdzono to podczas poprzednich kontroli i podano na końcu księgi
inwentarzowej).
4. Naniesienie ubytków na arkusze kontrolne (na podstawie zapisów dokonanych w
księdze inwentarzowej). Jako ubytek można potraktować jedynie te pozycje w
księdze inwentarzowej, których numer został przekreślony czerwoną ukośną
kreską, a w rubryce 15 - "Nr ubytku" - podany jest numer ubytku.
5. Sprawdzenie zgodności zapisów na kartach książek (i ewentualnie innych
wypożyczonych dokumentów) i na kartach czytelników oraz naniesienie
numerów wypożyczonych materiałów na arkusze kontrolne.
6. Naniesienie na arkusze kontrolne informacji o książkach i innych dokumentach
przekazanych do pracowni przedmiotowych, introligatorni itp.
7. Naniesienie książek znajdujących się w bibliotece; może przebiegać w
następujący sposób: jedna osoba zdejmuje z regału książkę po książce,
odczytuje numer inwentarzowy, nazwisko autora i tytuł książki. Druga osoba
sprawdza te dane z zapisem w inwentarzu i wykreśla umownym znakiem dany
numer na arkuszu kontroli. Pierwsza osoba może dodatkowo przybić pieczątkę o
treści, np. "Skontrum 2002" (lub "S '02") na trzeciej stronie okładki. Jeżeli na
półkach znajdują się dokumenty wcześniej wykreślone z inwentarza, należy je
odłożyć w osobnym miejscu, podobnie jak dokumenty, których dane z nie
zgadzają się z danymi z księgi inwentarzowej lub gdy pod jednym numerem
inwentarzowym znajduje się kilka egzemplarzy. Również w osobne miejsce
należy odkładać dokumenty przeznaczone do selekcji lub kasacji (zniszczone i
nieaktualne).
8. Podliczenie poszczególnych arkuszy kontrolnych w pionie i poziomie z
uwzględnieniem każdego rodzaju oznaczeń oraz zsumować dane ze wszystkich
arkuszy. Na podstawie uzyskanych wyników należy sporządzić ewentualne
wykazy braków: względnych i bezwzględnych.
Skontrum przeprowadzane przy użyciu katalogu topograficznego (za pomocą
kartek)
Katalog topograficzny - rodzaj katalogu służbowego, w którym karty uszeregowane
są według numerów inwentarzowych.
Przeprowadzenie kontroli przy użyciu katalogu topograficznego jest możliwe, o ile
biblioteka prowadzi ten rodzaj katalogu lub mała liczba zbiorów pozwala na jego
stworzenie przy konsekwentnym uzupełnianiu kart wraz z napływem nowych
dokumentów.
Kontrola księgozbioru przy użyciu katalogu topograficznego polega na przekładaniu kart
z katalogu do pudełka (w zależności od sytuacji) podczas przeglądania książek na
półce, pracy z kartoteką czytelników czy wykazami książek, np. przekazanych do
pracowni przedmiotowych:
• brak dokumentu,
• na półce,
• dokument u czytelnika.
Następnie czerwonym kolorem (jeśli nie było to robione na bieżąco) przekreśla się karty
dokumentów zagubionych i wpisanych do rejestru ubytków.
Karty, które nie zostały przełożone do poszczególnych pudełek - po dodatkowym
skonfrontowaniu z księgami inwentarzowymi - oznaczają braki.
Na podstawie uzyskanych wyników należy sporządzić ewentualne wykazy braków:
względnych i bezwzględnych.
Skontrum przeprowadzane przy użyciu bibliotecznych systemów
komputerowych. Większość używanych programów bibliotecznych, np. MOL, Prolib,
ma moduł SKONTRUM, który automatycznie wykonuje niektóre czynności techniczne z
tym związane. Szczegóły są omówione w instrukcjach do tych programów.
Skontrum przeprowadzane przy użyciu arkusza Excell. Sposób postępowania
dokładnie omawiają autorki artykułów w Bibliotece w Szkole3. A na stronie BwS jest
zamieszczony Przykładowy arkusz skontrum w Excellu
W każdym przypadku, przy każdej z metod kolejność skontrum jest następująca:
Odnotowanie ubytków.
Odnotowanie książek z półki.
Odnotowanie książek wypożyczonych, w innych pracowniach, introligatorni, itd.
Sporządzenie zestawienia sumarycznego zbiorów.
Sporządzenie wykazów braków, wykazów książek przeznaczonych do selekcji lub
kasacji.
6. Sporządzenie protokołu kontroli zbiorów bibliotecznych (Zał. 3), który powinien
zawierać: wnioski w sprawie nieodnalezionych materiałów bibliotecznych wraz z ich
uzasadnieniem oraz określenie wartości nieodnalezionych materiałów. Do protokołu
powinny być dołączone: wykaz braków względnych i braków bezwzględnych
7. Wykreślenie z inwentarza braków bezwzględnych.
8. Ponowne zaewidencjonowanie odnalezionych, a wcześniej skasowanych
dokumentów.
1.
2.
3.
4.
5.
Braki - pozycje, które figurują w księdze inwentarzowej, ale nie odnaleziono ich w
wyniku przeprowadzonej kontroli - nie stoją na półkach i nie są wypożyczone:
- Braki względne - braki, których odnalezienie jest prawdopodobne (np. książki
niezwrócone przez czytelników, którzy odeszli ze szkoły). W praktyce - te, które
wystąpiły po raz pierwszy
- Braki bezwzględne - braki, o których wiadomo, że nie zostaną odnalezione. Są one
udokumentowane, np. po stwierdzeniu kradzieży. Jako braki bezwzględne traktuje
się również braki uznane w czasie poprzedniego skontrum za względne i nie
odnalezione do czasu następnej kontroli. Komisja skontrowa może uznać braki
bezwzględne za:
• niezawinione, które powstały z przyczyn niezależnych: na skutek
wypadków losowych, związanych z charakterem pracy biblioteki (np.
wolny dostęp do półek) lub powstałe z innych przyczyn uzasadniających
zwolnienie bibliotekarza od odpowiedzialności;
• zawinione, które powstały w wyniku niedopełnienia przez bibliotekarza
obowiązków służbowych. W praktyce nie ma określonej wartości
dopuszczalnych ubytków, za które bibliotekarz ponosi odpowiedzialność.
Wykaz braków bezwzględnych - po zatwierdzeniu przez dyrektora szkoły protokołu
poskontrowego zawierającego listę braków - stanowi podstawę wpisu do rejestru
ubytków i wykreślenia poszczególnych pozycji z ksiąg inwentarzowych. Jeśli braki
zarejestrowane jako ubytki zostaną odnalezione, należy je traktować jako nowe wpływy.
Literatura:
1. Encyklopedia współczesnego bibliotekarstwa polskiego. Wrocław 1976
2. Rozporządzenie Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego z 5 listopada
1999 roku w sprawie zasad ewidencji materiałów bibliotecznych. Dziennik
Urzędowy 1999 nr 93, poz. 1077
3
MACIEJEWSKA A.: Sposób na skontrum. Biblioteka w Szkole, 2007, nr 4, s. 12-13 oraz MILEWSKA B.:
Skontrum z Excelem - jeszcze raz. Biblioteka w Szkole, 2007, nr 11, s 3-5.
3. Alicja MACIEJEWSKA: Sposób na skontrum. Biblioteka w Szkole, 2007, nr 4, s.
12-13.
4. Barbara MILEWSKA: Skontrum z Excelem - jeszcze raz. Biblioteka w Szkole,
2007, nr 11, s 3-5
5. Ewidencja materiałów bibliotecznych : prawne regulacje / [red. tomu Lucjan
Biliński]. Warszawa : Wydaw. SBP, 1999
6. SANIEWSKA D. : Vademecum nauczyciela bibliotekarza 2007. Warszawa:
Sukurs, 2007
7. http://www.vulcan.edu.pl/bibliotekarz/poradnik/ewidencja.html
ZAŁĄCZNIKI:
Zał. 1 Regulamin Komisji Skontrowej
................................
Pieczęć nagłówkowa szkoły
......................
znak pisma
REGULAMIN
Komisji Skontrowej w Szkole .................... w ....................
1. Zadaniem Komisji Skontrowej jest przeprowadzenie kontroli
• całości materiałów bibliotecznych
• części materiałów bibliotecznych* ..............................
w terminie od .......... do .......... .
2. Skontrum obejmuje materiały biblioteczne znajdujące się w bibliotece, pracowniach
przedmiotowych oraz wypożyczone czytelnikom.
3. Podczas skontrum należy:
• porównać zapisy inwentarzowe ze stanem faktycznym materiałów,
• ustalić i wyjaśnić zaistniałe różnice między zapisami inwentarzowymi a
stanem faktycznym zbiorów,
• ustalić ewentualne braki.
4. Podstawę przeprowadzenia skontrum stanowią zapisy dokonane w:
• księgach inwentarzowych,
• komputerowej bazie danych
• katalogu topograficznego,
• innych dokumentach, jakich? ..............................*
a dla materiałów wypożyczonych:
• karty czytelników,
• karty książki,
• inne dokumenty, jakie? ..............................*
5. Czynności związane z porównaniem zapisów inwentarzowych ze stanem
faktycznym zbiorów należy zakończyć do dnia .......... . Na czas trwania tych
czynności zawiesza się wypożyczanie i przyjmowanie zwrotów materiałów
bibliotecznych.
6. Po zakończeniu kontroli Komisja Skontrowa sporządza w dwóch egzemplarzach
protokół, który powinien zawierać:
• ustalenia dotyczące stanu ewidencji i stanu faktycznego materiałów
bibliotecznych;
• stwierdzenie liczby ewentualnych braków i ich wartości,
• wnioski wraz z uzasadnieniem w sprawie nieodnalezionych braków
materiałów.
7. Do protokołu należy dołączyć:
• wykaz braków względnych,
• wykaz braków bezwzględnych,
• zarządzenie dyrektora w sprawie skontrum,
• regulamin Komisji Skontrowej.
.............................. ..............................
data podpis i pieczęć
dyrektora szkoły
ZAŁ. 2 ZARZĄDZENIE DYREKTORA SZKOŁY W SPRAWIE SKONTRUM
................................
Pieczęć nagłówkowa szkoły
......................
znak pisma
Zarządzenie z dnia ....................
Dyrektora Szkoły .................... w ....................
w sprawie skontrum w bibliotece szkolnej
8. Dyrektor Szkoły .................... w .................... zarządza przeprowadzenie skontrum
zbiorów biblioteki szkolnej w terminie od .......... do .......... .
9. W skład Komisji Skontrowej wchodzą:
........................................ - przewodniczący
........................................ - członek
........................................ - członek
10. Komisja Skontrowa działa na podstawie załączonego regulaminu.
11. Podstawa prawna: Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z
dnia 5 listopada 1999 roku w sprawie zasad ewidencji materiałów bibliotecznych
[Dz. U. 1999 poz. 1077].
........................................
Pieczęć i podpis dyrektora szkoły
Załączniki:
1. Regulamin Komisji Skontrowej
ZAŁ. 3 PROTOKÓŁ KONTROLI ZBIORÓW BIBLIOTECZNYCH
.................................
Pieczęć nagłówkowa szkoły
......................
znak pisma
PROTOKÓŁ KONTROLI ZBIORÓW BIBLIOTECZNYCH
Komisja w składzie:
............................................................ - przewodniczący
............................................................ - członek
............................................................ - członek
działająca z upoważnienia dyrektora szkoły stwierdza, że w okresie od dnia .......... do dnia
.......... przeprowadziła kontrolę zbiorów bibliotecznych za pomocą .......... arkuszy
kontrolnych oraz ksiąg inwentarzowych.
W wyniku kontroli ustalono:
12. Stan ewidencji księgozbioru:
a. zapisano w księdze inwentarzowej głównego do numeru .......... woluminów
.......... wartość zł ..........
b. zapisano w księdze inwentarzowej podręczników i broszur do numeru ..........
woluminów .......... wartość zł ..........
c. zapisano w księdze inwentarzowej czasopism do numeru .......... woluminów
.......... wartość zł ..........
d. zapisano w księdze ubytków do numeru .......... woluminów .......... wartość zł
..........
e. stan księgozbioru w dniu kontroli woluminów .......... ogólnej wartości zł
..........
Sprawdzono zgodność zapisów w księgach inwentarzowych z dowodami wpływu i ubytku
oraz ze stanem faktycznym.
2. Stan faktyczny księgozbioru:
a. u czytelników (ustalony na podstawie kart książek) woluminów ....................
b. w kompletach (ustalony na podstawie dowodów odbioru kompletów i
sprawdzenia stanu książek w punktach ich użytkowania) woluminów
....................
c. u introligatora (ustalony na podstawie zeszytu kontroli opraw) woluminów
....................
d. na półkach (ustalony drogą bezpośredniego sprawdzenia książek z księgami
inwentarzowymi i arkuszami kontroli) woluminów ....................
e. ogółem woluminów .................... wartość ....................
3. Stwierdzono brak woluminów .......... wartość zł ..........
Szczegółowy wykaz książek brakujących oraz .......... arkuszy kontroli załącza się do
protokołu.
4. Wnioski komisji:
............................................................................................................
............................................................................................................
............................................................................................................
............................................................................................................
............................................................................................................
..............................
data
............................................................
podpis przewodniczącego komisji
............................................................
podpis członka komisji
............................................................
podpis członka komisji
5. Decyzja dyrektora:
............................................................................................................
............................................................................................................
............................................................................................................
............................................................................................................
............................................................................................................
..............................
data
............................................................
podpis dyrektora szkoły
a.
b.
c.
d.
5. Załączniki:
Wykaz braków względnych.
Wykaz braków bezwzględnych.
Wyjaśnienia w sprawie powstania braków bezwzględnych
Zarządzenie w sprawie skontrum w bibliotece szkolnej.
Regulamin Komisji Skontrowej w Szkole ..........
ZAŁ. 4 SKONTRUM NA ARKUSZU EXCEL
1
2
3
4
5
6
BRAKI
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
REGAŁY+UBYTKI+WYPOŻYCZONE
BRAKI RAZEM
7
19
81
192
277
363
364
394
425
450
491