Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia (SOPZ)

Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia (SOPZ)

RF-POKL-III.ZP.U.272.30.2013.MK
Załącznik Nr 2 do SIWZ
Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia (SOPZ)
na zorganizowanie międzynarodowej konferencji - spotkania ze znanymi
naukowcami – „Praktyczny wymiar nauki”.
Przedmiot zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest zorganizowanie międzynarodowej konferencji - spotkania ze
znanymi naukowcami – „Praktyczny wymiar nauki”.
Informacja o źródle finansowania:
Zamówienie będzie realizowane jako część zadań w ramach projektu systemowego
pn. „Mazowiecka Sieć Ośrodków Doradczo – Informacyjnych w zakresie innowacji (MSODI)”,
współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu
Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet VIII Regionalne kadry gospodarki, Działanie 8.2 Transfer
wiedzy, Podziałanie 8.2.2 Regionalne Strategie Innowacji realizowanego przez Samorząd
Województwa Mazowieckiego, Urząd Marszałkowski Województwa Mazowieckiego, Departament
Rozwoju Regionalnego i Funduszy Europejskich.
Uzasadnienie realizacji
Przedsięwzięcie stanowi odpowiedź Samorządu Województwa Mazowieckiego na brak rozwiązań
systemowych w zakresie transferu wiedzy i tworzenia sieci współpracy pomiędzy sferą badawczorozwojową, przedsiębiorstwami oraz jednostkami samorządu terytorialnego. Działania projektowe
prowadzą do zwiększenia współpracy pomiędzy przedsiębiorstwami a instytucjami naukowo badawczymi oraz jednostkami samorządu terytorialnego w celu stworzenia jak najkorzystniejszych
warunków dla wzrostu innowacyjności gospodarki opartej na wiedzy i przedsiębiorczości.
W związku z tym realizacja przedmiotu zamówienia pn. zorganizowanie międzynarodowej
konferencji - spotkania ze znanymi naukowcami – „Praktyczny wymiar nauki” to element
projektu, który jest przedsięwzięciem Samorządu Województwa Mazowieckiego dążącym
do tworzenia warunków i rozwiązań służących pobudzaniu innowacyjności regionu, budowy
regionalnego systemu innowacyjności oraz wzajemnych powiązań różnych podmiotów
reprezentujących kluczowe dziedziny rozwoju województwa – biznes, nauka oraz administracja
samorządowa.
Konferencja będzie prowadzona przez naukowców z Polski oraz z innych państw. Wykładowcy
przedstawią swoje prace badawcze oraz innowacyjne osiągnięcia. W ramach prelekcji zostanie
zorganizowana debata z naukowcami w sprawie transferu wiedzy i możliwości jej wykorzystania w
praktyce zakończone pomyślnym wdrożeniem wyników do praktyki gospodarczej.
Cel główny
Zorganizowanie międzynarodowej konferencji - spotkania ze znanymi naukowcami –
„Praktyczny wymiar nauki” ma za zadanie wsparcie przedsiębiorstw oraz innych ośrodków i
1
RF-POKL-III.ZP.U.272.30.2013.MK
Załącznik Nr 2 do SIWZ
jednostek z otoczenia biznesu oraz nauki wprowadzających działalność innowacyjną w zakresie
działalności podmiotu.
Przedsięwzięcie ma za zadanie:
·
zwiększenie świadomości interesariuszy z zakresu podnoszenia konkurencyjności na rynku
przez wprowadzanie innowacji
·
Zwiększenie świadomości na temat innowacyjnych rozwiązań nauki i ich roli w rozwoju
przedsiębiorstw.
·
Integracja podmiotów gospodarczych i nakierowanie na współpracę. Ułatwienie nawiązania
kontaktu między ośrodkami naukowymi a przedsiębiorcami.
Do zadań Wykonawcy należy:
1. Zorganizowanie konferencji „Spotkania ze znanymi naukowcami – praktyczny wymiar
nauki”;
2. Zapewnienie usługi hotelowej oraz cateringowej;
3. Zapewnienie usługi transportowej.
Ad. 1. Zorganizowanie spotkania ze znanymi naukowcami w ramach konferencji –
„Praktyczny wymiar nauki”.
1.1. Przedmiot zamówienia:
Przedmiot zamówienia obejmuje usługę przygotowania, organizacji i kompleksowej obsługi
konferencji „Spotkania ze znanymi naukowcami – praktyczny wymiar nauki”, która odbędzie
się 15,16 października 2013 r. z zastrzeżeniem, że termin ten może zostać zmieniony przez
Zamawiającego, musi jednak być to data zawierająca się w następujących po sobie dwóch dniach
roboczych w październiku 2013 r. Ostateczny termin zostanie ustalony w ciągu 30 dni od dnia
podpisania umowy.
W konferencji muszą brać udział naukowcy przynajmniej z pięciu jednostek naukowych. Aby
miało ono charakter międzynarodowej konferencji przynajmniej 1/3 czynnych uczestników
prezentujących referaty winna reprezentować zagraniczne ośrodki naukowe.
1.2. Zadania Wykonawcy
Wykonawca zobowiązuje się:
1.2.1. Powołać Komisję naukową;
1.2.2. Powołać Komisję organizacyjną;
2
RF-POKL-III.ZP.U.272.30.2013.MK
Załącznik Nr 2 do SIWZ
Ad. 1.2.1. Komisja naukowa:
W skład Komisji naukowej muszą wchodzić przedstawiciele środowiska naukowego, autorytety w
dziedzinie nauki (3 osoby) oraz 1 osoba – przedstawiciel Urzędu Marszałkowskiego Województwa
Mazowieckiego. Zadaniem Komisji naukowej będzie:
a) Stworzenie programu 2-dniowej Konferencji dotyczącej praktycznego wymiaru nauki w
odniesieniu do osiągnięć innowacyjnych – zakres merytoryczny, osobowy, czasowy
prelekcji oraz przekazanie Zleceniodawcy do akceptacji nie później niż 2 miesiące przed
planowaną Konferencją.
b) Stworzenie listy wykładowców – przedstawienie kandydatur wraz z uzasadnieniem oraz
przekazanie do akceptacji Zamawiającemu. Zadaniem Wykładowców będzie napisanie
materiałów szkoleniowych oraz materiałów pokonferencyjnych (artykuły) oraz
przygotowanie prezentacji na konferencję (slajdy w wersji elektronicznej oraz wydruki
papierowe);
c) Komisja naukowa sprawuje pieczę nad merytoryczną zawartością
szkoleniowych oraz artykułów napisanych przez Wykładowców.
materiałów
d) Wysłanie zaproszeń do osób wybranych przez Komisję oraz zawarcie umów na
przeprowadzenie usługi wykładowej;
e) W przypadku nie przybycia któregokolwiek z prelegentów Wykonawca zobowiązuje się
zapewnić zastępstwo osobę podaną w liście rezerwowej, spełniającej warunki udziału w
konferencji;
f) Przeprowadzenie analizy zgłoszonych propozycji tematów prelekcji, z założeniem, że
zostaną w nim zawarte również tematy przedstawione przez Zamawiającego poniżej:
1. Strategie badawczo-rozwojowe:
a. rola i znaczenie;
b. strategie badawczo-rozwojowe instytucji publicznych i przedsiębiorstw (ofensywne,
defensywne);
c. jak wdrożyć pomysł w życie?;
d. praktyczny wymiar nauki (przykłady, schematy postępowania, ośrodki pomocy,
przedstawienie przykładowych swoich badań, które stały się bądź będą gotowym
produktem itp.);
3
RF-POKL-III.ZP.U.272.30.2013.MK
Załącznik Nr 2 do SIWZ
e. propozycje innowacyjnych rozwiązań dla regionu Mazowsza;
2. Rola i znaczenie działalności B+R i źródła informacji:
a. czym są prace B+R dla nauki, gospodarki i społeczeństwa;
b. wykorzystywanie wyników prac B+R;
c. jak sprzedawać wyniki prac?;
d. jak nabywać prawa do wyników prac;
e. jak przygotować ofertę dla firm (praktyczny wymiar nauki);
f. jak wypromować wyniki badań nauki
3. Kooperacja
a. Dobre praktyki w zakresie innowacji społecznych w aspekcie nawiązywania
współpracy pomiędzy sferą B+R a biznesem (rodzaje, metody, systemy współpracy
między sferą nauki i biznesem, rola KSI);
b. Rola instytucji otoczenia biznesu (IOB) w przepływie informacji między sferą
biznesu a ośrodkami naukowymi;
c. Rola administracji państwowej we współpracy przedsiębiorstw z ośrodkami
naukowymi;
Porównanie zależności, transferu wiedzy i pomocy między ośrodkami naukowymi a
przedsiębiorcami w UE i w Polsce;
- propozycja rozwiązania problemów;
d. Dobre praktyki w zakresie współpracy między instytucjami naukowymi (rodzaje,
metody, systemy);
Preferowane przez przedsiębiorców i przedstawicieli nauki formy wsparcia rozwoju nowych
technologii.
4. Transfer wiedzy i technologii z nauki do przemysłu:
a. istota, kanały, wyzwania;
b. typy komercjalizacji (metody bezpośrednie i pośrednie);
c. komercjalizacja wyników badań naukowych w najlepszych ośrodkach europejskich
(przykłady europejskie i amerykańskie);
4
RF-POKL-III.ZP.U.272.30.2013.MK
Załącznik Nr 2 do SIWZ
d. pasywny transfer technologii.
5. Naukowiec przyszłości – przedsiębiorczy naukowiec.
6. Rola i znaczenie polskich i europejskich platform technologicznych.
7. Założenie polityki spójności i działań planowanych w programie „Horizon 2020”;
a. program Horizon 2020 (opis, zadania, finansowanie itp.);
b. propozycje rozwiązań oraz wdrożenia pomysłów w ramach programów;
c. od pomysłu do produktu;
8. Rola innowacyjnych regionów oraz sieci jakie tworzą w innowacyjnych strukturach Unii;
a. rola instytucji naukowych;
b. jak efektywnie zintegrować region z innowacyjną Unią?
c. klastry w Europie i ich perspektywa na rok 2020;
d. rola European Institute of Innovation and Technology w sieci regionów UE;
9. Regionalne ekosystemy innowacyjne w UE i PL – porównanie;
a. historia;
b. rola przemysłu w inteligentnych specjalizacjach regionu;
c. tworzenie ekosystemu regionalnego;
d. jak ominąć główne przeszkody?
e. SME dimension, COSME;
10. Forum kojarzenia partnerów w transferze wiedzy i innowacji;
a. przedstawienie propozycji kooperacji i tworzenia sieci współpracy;
b. wymiana poglądów;
c. dyskusja, wymiana doświadczeń oraz kontaktów między uczestnikami.
Zamawiający dopuszcza możliwość przedstawienia kilku punktów widzenia w jednym zakresie
oraz zorganizowanie w ramach określonego zakresu tematycznego panelu dyskusyjnego.
5
RF-POKL-III.ZP.U.272.30.2013.MK
Załącznik Nr 2 do SIWZ
Ad. 1.2.2. Komisja organizacyjna
W skład Komisji organizacyjnej powinny wchodzić osoby, które zorganizują oraz będą sprawowały
nadzór nad prawidłowością wykonania usługi. Zadaniem Komisji organizacyjnej będzie:
a) Stworzenie regulaminu rekrutacji uczestników Konferencji oraz wszelkiej dokumentacji
związanej z rekrutacją jej uczestników – 200 osób (deklaracja uczestnictwa, oświadczenie o
wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych zgodnie z Rozporządzeniem Ministra
Spraw Wewnętrznych i Administracji z dn. 29 kwietnia 2004 roku. (Dz.U.2004.100.1024),
Na podstawie art. 39a ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.
U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 i Nr 153, poz. 1271 oraz z 2004 r. Nr 25, poz. 219 i Nr 33, poz.
285) a także innych przepisów obowiązujących w zakresie usługi, oraz innych dokumentów
niezbędnych przy rekrutacji uczestników (ok. 200 osób);
b) Grupą docelową będą przedstawiciele przedsiębiorstw z woj. mazowieckiego o największym
potencjale wdrażania i dyfuzji produktów innowacyjnych (ok. 100 osób) oraz naukowcy,
doktoranci lub inne osoby pracujące w instytucjach naukowych mających do czynienia na co
dzień w badaniach nad innowacyjnymi rozwiązaniami w woj. mazowieckim (ok.100 osób);
c) Stworzenie podstrony internetowej do strony projektu MSODI www.msodi.mazovia.pl .
Umieszczenie i aktualizacja informacji o Kongresie na podstronie. Użycie grafiki zbieżnej z
grafiką głównej strony projektu. Stworzenie oraz umieszczenie formularza rekrutacyjnego
uczestników Konferencji (rekrutacja przez Internet).
d) Stworzenie informacji dla potencjalnych uczestników Konferencji, wysyłka, akcja
informacyjna do
środowisk potencjalnych uczestników – przygotowanie raportu
zestawiającego kanały docelowe (informacja o Konferencji min. na 20 portalach
internetowych związanych z prowadzeniem konferencji oraz 20 portalach skierowanych do
potencjalnych grup uczestników, wysyłka informacji do wszystkich uczelni wyższych i kół
naukowych w województwie mazowieckim). Informacja powinna zawierać tytuł, termin,
miejsce, ilość uczestników Konferencji, grupy docelowe, stronę internetową na której można
się zarejestrować, numery kontaktowe oraz adres osoby odpowiedzialnej za kontakt w
sprawie Konferencji, główne założenia programowe i merytoryczne Konferencji, szata
graficzna powinna być zaopatrzona w loga unijne, Mazowsza, MSODI, projekt powinien być
zaakceptowany przed wysyłką przez Zamawiającego. Informacja powinna być rozesłana
przynajmniej 3 razy w odstępach co najmniej 1-miesięcznych, z czego ostatnia wysyłka
najpóźniej 4 tygodnie przed planowanym przedsięwzięciem;
e) Przedstawienie Wykonawcy przynajmniej na 2 tygodnie
przedsięwzięciem pełnej listy uczestników oraz listy rezerwowej;
przed
planowanym
6
RF-POKL-III.ZP.U.272.30.2013.MK
Załącznik Nr 2 do SIWZ
f) Stworzenie programu Konferencji (250 egzemplarzy w formacie A5, na papierze 350g folia
vel vet, druk kolorowy CMYK 4+4 dwustronny), identyfikatorów imiennych dla
wykładowców (10 sztuk oraz identyfikatorów ze ew. zastępstwa) oraz ogólnych z miejscem
na wpis uczestników Konferencji (230 sztuk), katalogów ok. 15 stron – okładka papier 350g
folia velvet format A5, druk kolorowy CMYK 4+4 dwustronny, w środku papier 160g (ze
streszczeniem prelekcji oraz sylwetek naukowców, informacją dotyczącą praktycznego
wymiaru nauki, wprowadzania innowacji w życie itp. zgodnie z zaproponowanym przez
Komisję naukową i przyjętym przez Zamawiającego zakresem merytorycznym Konferencji.
Przygotowanie przynajmniej 100 plakatów informujących o Konferencji oraz ich
rozwieszenie w miejscach, w których przebywają potencjalne grupy uczestników (uczelnie,
firmy, galerie – Wykonawca przedstawi szczegółową listę miejsc, w których zostaną
rozwieszone plakaty po wcześniejszej akceptacji Zamawiającego). Co najmniej 4 plakaty
powinny być umieszczone w sali konferencyjnej. Stworzenie formularzy ewaluacyjnych oraz
zebranie odpowiedzi od uczestników Konferencji przed i po spotkaniu;
g) Napisanie materiałów szkoleniowych przez wykładowców – materiałów pokonferencyjnych
(artykuły autorstwa Wykładowców, zawierające informacje dotyczące ich zakresu
merytorycznego, innowacyjnych rozwiązań) oraz przygotowanie prezentacji na konferencję
(slajdy w wersji elektronicznej oraz wydruki papierowe);
h) Opracowanie i wykonanie standu – animowanej strony, która zostanie umieszczona na
ekranie, podczas gdy nie będzie wyświetlana prezentacja, np. w trakcie przerw albo dyskusji
(zawierająca minimum: tytuł konferencji, datę i miejsce, logo Mazowsza, logotyp PO KL i
MSODI, informację o współfinansowaniu z EFS);
i) Wykonanie 9 podziękowań za prelekcje dla 9-ciu wykładowców na papierze 350g folia vel
vet, w tym dla wykładowców z zagranicy podziękowania w języku angielskim;
j) Opracowanie graficzne, druk i dostarczenie 9 wizytówek dla prelegentów 50mm x 100 mm,
270 g/m² papier laminowany (widoczne imienne wizytówki) na stół prezydialny,
umieszczenie wizytówek na podstawkach wykonanych z pleksi;
k) Wykonawca zapewni 220 sztuk zestawów konferencyjnych, w skład każdego z zestawów
będą wchodziły:
- program Konferencji;
- katalog Konferencji;
- identyfikator;
7
RF-POKL-III.ZP.U.272.30.2013.MK
Załącznik Nr 2 do SIWZ
- materiały szkoleniowe – druk kolorowy na papierze kredowym, okładka laminowana
miękka (skład merytoryczny materiałów szkoleniowych będą stanowiły slajdy z prezentacji
konferencyjnych a także dodatkowe materiały pokonferencyjne (patrz. ppk g), opracowane
przez wykładowców)
- Pamięć typu pendrive USB 2.0 o pojemności minimum 4 GB z metalową obudową – na
każdym z tych nośników Wykonawca zapisze materiały merytoryczne na potrzeby
Konferencji, zaakceptowane uprzednio przez Zamawiającego;
- Teczka A4 składana z czarnej skóry ekologicznej, z kieszonkami na pen-drive- długopis,
wizytówki, notatnik;
- długopisy – ze wskaźnikiem laserowym w kolorze czarnym lub srebrnym, z niebieskim
wkładem;
- Notes – który będzie wchodził w skład teczki konferencyjnej, opatrzony w nadruki
projektowe oraz promujące przedsięwzięcie;
- Wizytówki- rozmiar wizytówki 50 mm x 90 mm, druk jednostronny: (4/4) CMYK, karton
biały błyszczący obustronnie powlekany, 350 g/m², laminowany dwustronnie mat.
Lakierowanie selektywne jednostronne. Na jednej stronie powinny znajdować się: logo
MSODI, logo Marki Mazowsze, logo POKL oraz emblemat UE z informacją o
współfinansowaniu oraz tytułem i terminem Konferencji. Projekt powinien być przekazany
do akceptacji Zamawiającemu nie później niż 1 miesiąc przed planowanym
przedsięwzięciem. Liczba sztuk na 1 uczestnika – 20 sztuk.
l) Stworzenie oprawy graficznej programu Konferencji oraz organizacyjnej struktury na
podstawie ustaleń zakresu merytorycznego Komisji naukowej (tj. pkt 1.2.1. lit. e);
m) Zapewnienie obsługi recepcyjnej, rejestracja uczestników, rozdanie identyfikatorów
zestawów dokumentów dla uczestników (materiałów konferencyjnych) informacja na temat
noclegów oraz obsługa szatniarska jeśli wcześniej nie była ona zrealizowana;
n) Wykonawca będzie odpowiedzialny za zapewnienie tłumaczenia symultanicznego dla
uczestników Konferencji. Zapewnienie odpowiedniego sprzętu niezbędnego do sprawnego
wykonania takiej usługi (w tym kabiny do tłumaczeń). Zapewnienie tłumaczy oraz
odpowiedniego nagłośnienia i prezentacji prelekcji. Tłumaczenie musi być realizowane przez
wykwalifikowanych tłumaczy, z których każdy posiada nie mniej niż 2 lata doświadczenia w
zakresie tłumaczenia symultanicznego w języku, który będzie przedmiotem jego zadania
podczas Konferencji. Zapewnienie tłumacza dla prelegentów oraz odpowiedniego sprzętu do
tłumaczenia symultanicznego, przynajmniej 9 słuchawek dla wykładowców którzy będą
8
RF-POKL-III.ZP.U.272.30.2013.MK
Załącznik Nr 2 do SIWZ
mieć możliwość słuchania w języku angielskim prelekcji przedstawianych przez polskich
przedstawicieli;
o) Zapewnienie moderatora-eksperta prowadzącego Konferencję a w szczególności dyskusję po
prelekcjach, zapewniającego komunikację między uczestnikami a wykładowcami.
Moderatorem do prowadzenia dyskusji w trakcie Konferencji może być jeden z członków
Komisji naukowej, musi być to osoba, która będzie posługiwała się w stopniu
zaawansowanym językiem angielskim;
p) Zapewnienie sali konferencyjnej:
– lokalizacja: sala konferencyjna powinna znajdować się w hotelu, w którym będą
przebywać uczestnicy oraz Wykładowcy Konferencji. Sala musi mieścić co najmniej
225 osób;
– liczba miejsc sali: co najmniej 225, ustawienie krzeseł z założeniem zapasu miejsc:
teatralne;
– stół prezydialny na podwyższeniu: prostokątny, pokryty tkaniną materiałową (długość
do podłogi, bez oznak zniszczenia, preferowany kolor granatowy) z krzesłami dla 9
osób;
– mównica z mikrofonem;
– przynajmniej dwa laptopy kompatybilne z formatami, z których będą prezentowane
wykłady, laptopy kompatybilne z projektorem, 9 elektronicznych wskaźników dla
każdego z wykładowców;
– klimatyzacja;
– dostęp do internetu – co najmniej jedno stanowisko przy stole prezydialnym;
– nagłośnienie, 4 mikrofony bezprzewodowe, ekran, projektor, komputer lub laptop
współpracujący z projektorem, kompatybilny z Internetem, nagłośnienie oraz obsługa
wizualna powinna być tak zorganizowana by prezentacja multimedialna była widoczna
oraz czytelna dla wszystkich uczestników;
– pomieszczenie techniczne – miejsce przechowywania broszur informacyjnych, sprzętu
itp.;
– toalety: damska, męska, dostosowana dla osób niepełnosprawnych;
– szatnia z możliwością pozostawienia w niej bagażu dla każdego z uczestników
konferencji.
9
RF-POKL-III.ZP.U.272.30.2013.MK
Załącznik Nr 2 do SIWZ
q) Recepcja zlokalizowana przy wejściu do sali konferencyjnej (2 stoły przykryte granatową
tkaniną, 2 krzesła, 2 szklane pojemniki na wizytówki) oznaczona 2 tabliczkami
informacyjnymi ustawionymi na stołach;
r) Zapewnienie tłumaczenia materiałów pokonferencyjnych na język polski;
s) Stworzenie krótkiego filmu – reportażu z konferencji (min. 3 minuty) wraz z zastosowaniem
odpowiednich logotypów oraz oznaczeń projektu MSODI i przekazanie do Zamawiającego
w terminie do końca listopada 2013 r.;
t) Stworzenie albumu z konferencji wraz z krótkim streszczeniem merytorycznym,
informacjami o Zleceniodawcy, projekcie MSODI i zestawem 100 profesjonalnych zdjęć,
album w wersji książkowej oraz na nośniku elektronicznym powinien być przekazany
Zamawiającemu w terminie do końca listopada 2013 r,;
u) Wszystkie osoby sprawujące obsługę przy realizacji Konferencji powinny być ubrane w
jednakowe schludne, czyste stroje o stonowanych kolorach.
Wszelkie dokumenty oraz koncepcje realizacji usługi powinny być skonsultowane ze
Zleceniodawcą i po jego akceptacji realizowane. Zleceniodawca zastrzega sobie prawo
wprowadzania własnych propozycji.
1.2.3. Informacje i wymagania ogólne
- podczas organizacji Konferencji Wykonawca jest zobowiązany do przestrzegania przepisów
prawa powszechnie obowiązującego, w tym przepisów administracyjnych, sanitarnych, bhp,
przeciwpożarowych oraz ponosi pełną odpowiedzialność za ich naruszenie;
- w przypadku, jeśli podmiot, od którego Wykonawca będzie wynajmował salę na potrzeby
organizacji Konferencji, posiada regulamin korzystania z pomieszczeń podczas organizacji
imprez, Wykonawca jest zobowiązany do zapoznania się z nim oraz stosowanie się do jego
postanowień;
- najpóźniej na 2 godziny przed rozpoczęciem Konferencji Wykonawca dokona próby
generalnej w zakresie zainstalowanego wyposażenia z udziałem wszystkich osób
bezpośrednio zaangażowanych w realizację Konferencji, tj.: osoby prowadzącej wydarzenie,
pracowników obsługi technicznej, obsługi gastronomicznej i pomocniczej (ochrona, szatnia,
sanitariaty);
- wszystkie opracowania i produkty w ramach zamówienia podlegają akceptacji
Zamawiającego;
10
RF-POKL-III.ZP.U.272.30.2013.MK
Załącznik Nr 2 do SIWZ
- po zakończeniu projektu majątkowe prawa autorskie do zdjęć dokumentujących przebieg
Konferencji oraz opracowań graficznych przechodzą bez ograniczeń na rzecz
Zamawiającego;
- Wykonawca wyznaczy dwóch koordynatorów
odpowiedzialnych za kontakty z Zamawiającym;
(koordynator
główny
i zastępca)
- w terminie 14 dni od dnia podpisania umowy, ustalony zostanie szczegółowy harmonogram
prac;
- opracowane i wykorzystane elementy graficzne, dekoracyjne lub ozdobne na wszystkich
produktach muszą być spójne pod względem formy i wykorzystanych kolorów;
- Wykonawca zwróci wszystkie niewykorzystane materiały promocyjne oraz elementy
wystawiennicze przekazane przed konferencją przez Zamawiającego w nienaruszonej
postaci;
wszystkie przekazy i materiały drukowane we wszystkich mediach muszą zawierać logo Unii
Europejskiej, Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Mazowsza oraz muszą być opatrzone
słowami: Projekt „Mazowiecka Sieć Ośrodków Doradczo – Informacyjnych w zakresie innowacji
(MSODI)” jest współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu
Społecznego oraz ze środków budżetu Województwa Mazowieckiego w ramach Programu
Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013. Logotypy oraz zasady ich wykorzystania udostępni
Zamawiający.
Ad. 2. Zapewnienie usługi hotelowej
2.1. Usługa hotelowa:
Wykonawca zobowiązuje się zapewnić uczestnikom Konferencji pobyt w hotelu przynajmniej 4 –
gwiazdkowym (15,16 października). Pokoje odpowiadające standardowi hotelu co najmniej
czterogwiazdkowemu, zgodnie z Rozporządzeniem z dnia 19 sierpnia 2004 r. Ministra Gospodarki i
Pracy w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi
hotelarskie, Dz.U.06.22.169 z późniejszymi zmianami. Hotel powinien znajdować się w promieniu
do 15 km od centrum Warszawy (Pałacu Kultury i Nauki).
W skład usługi hotelowej wchodzi:
1. Rezerwacja 200 pokoi 1-osobowych dla uczestników Konferencji;
2. Rezerwacja 9 pokoi 1-osobowych dla Wykładowców
3. Rejestracja w hotelu w dniu 15 października.
4. Śniadania zapewnione przez hotel w dniu 16 października;
11
RF-POKL-III.ZP.U.272.30.2013.MK
Załącznik Nr 2 do SIWZ
5. Uroczysta kolacja 15 października dla uczestników Konferencji, tłumaczy oraz
Wykładowców;
6. Godzinę kolacji, propozycję menu 4-gwiazdkowego hotelu oraz propozycję oprawy
muzycznej wieczoru (zespół, DJ, wodzirej itp.) – części rozrywkowej – Zamawiający
zaakceptuje min. 4 tygodnie przed planowanym przedsięwzięciem – należy podac
przynajmniej trzy propozycje zorganizowania uroczystej kolacji;
7. Zapewnienie obsługi cateringowej przez 2 dni Konferencji (przerwy kawowe, obiad);
a) liczba osób 210 z założeniem zapasu 15 osób;
b) w trakcie trwania rejestracji oraz części oficjalnej: kawa z ekspresu (dodatki: mleko,
cukier), herbata ekspresowa w torebkach (dodatki: cytryna, cukier), woda mineralna z
cytryną, ciastka (co najmniej 3 rodzaje), ciasta (co najmniej 2 rodzaje), przekąski
słone (co najmniej 2 rodzaje), kanapki (co najmniej 4 rodzaje), jajka faszerowane,
owoce (przynajmniej 5 rodzajów owoców);
c) bankiet angielski – napoje: kawa z ekspresu (dodatki: mleko, cukier), herbata
ekspresowa w torebkach, sok pomarańczowy, sok jabłkowy, woda mineralna, woda
gazowana i niegazowana (w butelkach o max. pojemności 0,5 l.);
d) bankiet angielski – menu: przystawki mięsne (co najmniej 2 rodzaje), przystawki
wegetariańskie (co najmniej 2 rodzaje), sałatki (co najmniej 2 rodzaje), dania mięsne
ciepłe (co najmniej 2 rodzaje, w tym mięso białe oraz mięso czerwone oraz puree lub
frytki,) dania wegetariańskie (co najmniej 2 rodzaje, w tym 1 danie rybne), dodatki
warzywne (co najmniej 3 rodzaje), pieczywo (białe oraz razowe), deser (co najmniej
2 rodzaje)1;
e) stoliki rozmieszczone w sposób umożliwiający swobodne poruszanie się, pokrytych
obrusem, na każdym stoliku serwetki papierowe w pojemniku, miejsca dla 225 osób
w celu konsumpcji dania ciepłego;
f) dostarczenie niezbędnych urządzeń gastronomicznych do serwowania potraw
gorących, pater do serwowania posiłków;
g) dostarczenie zastawy stołowej porcelanowej i szklanej (Zamawiający nie dopuszcza
wykorzystania naczyń jednorazowych, wykonanych z plastiku lub innych tworzyw
sztucznych), sztućców;
h) obsługa cateringowa: nakrycie i bieżące sprzątanie stolików, serwowanie potraw
gorących, obsługa kelnerska min. 6 osób, uprzątnięcie pomieszczeń po zakończeniu
konsumpcji;
1
Szczegółowe menu zostanie ustalone z wybranym Wykonawcą
12
RF-POKL-III.ZP.U.272.30.2013.MK
Załącznik Nr 2 do SIWZ
8. Menu na kolację powinno się składać minimum z:
a) Zup lub kremów (przynajmniej 2 rodzaje)2;
b) Przystawek mięsnych i bezmięsnych na zimno (minimum 4 rodzaje) w ilości co
najmniej 80 g na osobę;
c) Sałatek (minimum 6 rodzajów – w tym dwie surówki) w ilości co najmniej 150g na
osobę, każda składająca się z minimum 5 składników. Sałatki i surówki podawane w
czasie kolacji muszą być inne niż sałatki podane w trakcie popołudniowej przerwy
kawowej;
d) Dań głównych na gorąco (minimum 6 rodzajów), w tym: 4 dania mięsne, 1 danie rybne
oraz 1 danie jarskie. Trzy spośród wymienionych dań przeznaczone będą do konsumpcji
- dania typu obiadowego do konsumpcji z użyciem noża i widelca;
e) Ciepłych dodatków do dań na gorąco (minimum 4 rodzaje, np. ziemniaki opiekane,
makaron, ryż, warzywa gotowane) w ilości co najmniej 250 g na osobę;
f) Deseru, składającego się z: minimum 4 rodzajów ciast porcjowanych (w ilości 50 g na
osobę, z wyłączeniem ciast drożdżowych), minimum 5 rodzajów owoców krojonych (w
ilości co najmniej 50 g na osobę) oraz minimum 3 rodzajów deserów podawanych w
pucharkach (np. musy, galaretki, kremy) w ilości co najmniej 50 g na osobę;
g) Lampki wina czerwonego oraz białego (po 4 lampki na osobę);
h) Napojów gorących (minimum 1 filiżanka kawy o pojemności ok. 150 ml dla każdej
osoby i minimum 1 filiżanka herbaty dla każdej osoby – do wyboru spośród minimum 5
rodzajów herbat w torebkach o wadze 1,5 – 2 g);
i) Napoi zimnych (minimum 3 rodzaje 100 % soków owocowych –pomarańczowy,
jabłkowy, czarna porzeczka w ilości co najmniej 0,25 l dla każdej osoby oraz wody
mineralnej (gazowanej i niegazowanej) w ilości co najmniej 0,25 l dla każdej osoby.
Ilość wody niegazowanej powinna być dwukrotnie większa niż ilość wody gazowanej);
Wykonawca zobowiązuje się dostarczyć listę osób, które będą korzystały z hotelu
przynajmniej na tydzień przed przedsięwzięciem;
9. Rozmieszczenie stołów, nakrycia, obsługa – wszystko na poziomie min. 4-gwiazdkowego
hotelu;
10. Wyrejestrowanie z hotelu 16 października do godz. 18:00.
2
Szczegółowe menu zostanie ustalone z wybranym Wykonawcą
13
RF-POKL-III.ZP.U.272.30.2013.MK
Załącznik Nr 2 do SIWZ
Ad. 3. Kompleksowa organizacja transportu:
a) Wykonawca zobowiązuje się zapewnić transport wszystkim wykładowcom z miejsca
przyjazdu/przylotu w Warszawie do hotelu w dniu 15 października oraz zapewni transport z
hotelu na dworzec lub lotnisko.
b) Personel do obsługi transportowej musi posługiwać się językiem angielskim w stopniu
komunikatywnym i odpowiada za terminowy odbiór wskazanych imiennie osób.
c) Wykonawca będzie odpowiadał za ustalenie z wykładowcami Konferencji ich godzin
przylotu/przyjazdu, koordynację świadczenia usług transportowych w celu zapewnienia, że
każdy z gości-wykładowców zostanie odebrany z lotniska/dworca nie później niż na 1
godzinę po przybyciu.
d) Wykonawca będzie odpowiadał za ustalenie z wykładowcami konferencji ich godzin
odlotu/odjazdu oraz koordynację świadczenia usług transportowych w celu zapewnienia, że
każdy z gości zostanie przetransportowany na lotnisko/dworzec w czasie na 90 minut przed
godziną swojego odlotu bądź 45 minut przed godziną swojego odjazdu z dworca.
e) Wykonawca zapewni transport wykładowcom Konferencji samochodami sprawnymi wysokiej klasy samochód osobowy, sedan nie starszy niż 4 lata.
f) Cały harmonogram przejazdów Wykonawca zobowiązany jest przekazać Zlecającemu nie
później niż 14 dni przed planowanym przedsięwzięciem.
g) Wykonawca zapewni pojazd zastępczy/pojazdy zastępcze – w razie awarii wcześniej
udostępnionego pojazdu – maksymalnie w czasie 30 minut od momentu wystąpienia awarii.
h) W razie przekroczenia czasu 30 minut Wykonawca zapewni innego przewoźnika na własny
koszt.
14