Zasady opisywania faktur lub innych dokumentów księgowych o

Zasady opisywania faktur lub innych dokumentów księgowych o

Działanie 5.3 PO IG
Zasady opisywania faktur lub innych dokumentów księgowych o równowaŜnej wartości
dowodowej1
I. Pierwsza strona dokumentu
1. Zgodnie z wymogiem Komisji Europejskiej na pierwszej stronie oryginału faktury powinna
zostać umieszczona (przed jej skopiowaniem) adnotacja „Projekt jest współfinansowany ze
środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz ze środków budŜetu państwa”.
II. Druga strona dokumentu
KaŜda faktura lub inny dowód księgowy o równowaŜnej wartości dowodowej, potwierdzający
dokonanie wydatków kwalifikowalnych powinien być opisany na odwrocie w taki sposób, aby
wyraźnie widoczny był jego związek z Projektem. PowyŜsze dokumenty powinny zawierać
w opisie następujące informacje:
• nazwę (tytuł) Projektu wynikającą z Umowy o udzielenie wsparcia ,
• nazwę Programu Operacyjnego oraz numer i nazwę działania,
• numer Umowy o udzielenie wsparcia i datę jej zawarcia,
• krótki opis wydatku wraz z podaniem: Etapu, Zadania i Kontraktu zgodnym z
harmonogramem rzeczowo-finansowym stanowiącym załącznik nr 12 do Umowy o
udzielenie wsparcia wraz z podaniem numeru kategorii wydatków, do której wydatek
został przypisany zgodnie z § 6 ust 2 Rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego
z dnia 30 stycznia 2009 r. w sprawie udzielania przez Polską Agencję Rozwoju
Przedsiębiorczości pomocy finansowej na wsparcie ośrodków innowacyjności w
ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, 2007-2013, (wraz z datą,
czytelnym podpisem/parafą i pieczęcią imienną osoby upowaŜnionej); jeŜeli tylko część
z wydatków wskazanych na fakturze dotyczyć będzie realizowanego Projektu, naleŜy
wskazać takŜe ich pozycje na fakturze,
• sprawdzenie/zatwierdzenie pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym
(wraz z czytelnym podpisem/parafą i pieczęcią imienną osoby upowaŜnionej),
• dekretacja na konta księgowe (moŜe znajdować się na pierwszej stronie dokumentu),
dekretacja wg klasyfikacji budŜetowej (w przypadku JST),
• zatwierdzenie kwoty do wypłaty (wraz z czytelnymi podpisami/parafami i pieczęciami
imiennymi osób upowaŜnionych),
• zgodność z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych wraz z
podaniem artykułu, na mocy którego zamówienie zostało zrealizowane, takŜe w
przypadku, gdy dany zakup nie podlega pod zapisy przedmiotowej ustawy, np. art. 4
Pzp (wraz z czytelnym podpisem/parafą i pieczęcią imienną osoby upowaŜnionej), lub
wskazanie podstawy zwolnienia podmiotowego,
• kwota wydatków kwalifikowalnych z kwotowym wyszczególnieniem:
− kwoty wsparcia (EFRR + budŜet państwa),
− kwota wydatków stanowiąca wkład własny Beneficjenta,
• kwota wydatków niekwalifikowalnych (jeśli dotyczy) z podaniem źródeł z jakich
zostanie pokryty.
1
Przedstawiony opis zawiera informacje, które muszą znaleźć się na oryginałach dokumentów (przed ich
skopiowaniem i poświadczeniem za zgodność z oryginałem) będących podstawą rozliczenia wydatków w ramach
projektu. W zaleŜności od specyfiki Beneficjenta opis moŜe zawierać dodatkowe elementy.
1
UWAGA: Dokumenty stanowiące załączniki do Wniosku o płatność powinny być
pogrupowane (do kaŜdej z pozycji wykazanej w pkt. 11 Wniosku o płatność) w następującej
kolejności: faktura lub rachunek, przelew, wyciąg bankowy, protokół odbioru, umowa
z wykonawcą/dostawcą, itp. i ułoŜone w kolejności zgodnej z listą dokumentów
potwierdzających poniesione wydatki – pkt 11 Wniosku o płatność. Pierwsza strona kaŜdego
z w/w załączników powinna zostać oznaczona nr pozycji z pkt 11 Wniosku o płatność, a kaŜdy
z załączników powinien zostać trwale spięty.
W przypadku braku moŜliwości (zbyt mało miejsca) umieszczenia wszystkich wymaganych
zapisów na drugiej stronie faktury, dopuszcza się moŜliwość umieszczenia w/w informacji
na kartce papieru formatu A4– na stałe dołączonej do dokumentu księgowego – z nagłówkiem:
„Załącznik do faktury nr … z dnia ….”. W takim przypadku na fakturze powinna znaleźć się
takŜe informacja, Ŝe dany dokument posiada załącznik.
UWAGA: Rozliczeniu mogą podlegać wyłącznie w całości zapłacone dokumenty. JeŜeli np.
faktura była płacona ratami, naleŜy wskazać wszystkie daty płatności za daną fakturę.
Dokument, który nie został w całości zapłacony nie moŜe być umieszczany we Wniosku
o płatność.
UWAGA: Wszystkie kopie dokumentów powinny być podpisane (niebieskim tuszem)
za zgodność z oryginałem przez osobę do tego uprawnioną oraz opatrzone datą potwierdzenia.
Prawidłowo potwierdzona za zgodność z oryginałem kopia to podpis na kaŜdej stronie
z zapisem „potwierdzam za zgodność z oryginałem” lub podpis na pierwszej stronie z zapisem
„potwierdzam za zgodność z oryginałem od strony …do strony….” – dokument powinien mieć
ponumerowane strony i być spięty, tak aby nie ulegało wątpliwości, co jest potwierdzane
za zgodność z oryginałem.
UWAGA: Na wszystkich pozostałych dokumentach związanych z realizacją Projektu
powinien znaleźć się zapis: „Dotyczy Projektu pn. „[podać nazwę projektu]” realizowanego
w ramach Umowy o udzielenie wsparcia z dnia [podać datę zawarcia umowy]”.
2
Przykład opisu faktury
Dotyczy Projektu pt. „[podać tytuł Projektu]”.
Wydatek w wysokości…………………. [koszt kwalifikowany objęty fakturą] będzie podlegał
rozliczeniu w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka na lata 2007-2013
współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz
budŜetu państwa na podstawie umowy nr Nr POIG.05.03.00-00-XXX/09-00 z dnia …………..
zawartej w ramach Osi Priorytetowej 5 Dyfuzja Innowacyji, Działanie 5.3 Wspieranie
Ośrodków Innowacyjności
[podpis osoby upowaŜnionej]
Wydatek z faktury nr …………. z dnia ……………. [podać zakres rzeczowy wydatku i pozycję
na fakturze, jeśli występują na niej takŜe pozycje nie związane z realizacją Projektu] został dokonany
w ramach kategorii wydatków [podać nr ….. kategorii wydatku zgodnie z §6 ust. 2 Rozporządzenia2]
zgodnie z :
Etapem [podać numer i nazwę Etapu],
Zadaniem [podać numer i nazwę Zadania],
Kontraktem [podać numer i nazwę Kontraktu],
harmonogramu rzeczowo-finansowego stanowiącego załącznik nr 12 do Umowy o udzielenie
wsparcia.
Wydatki kwalifikowane dotyczące opisywanej faktury wynoszą : [podać kwotę w PLN] w tym:
wsparcie Projektu (EFRR + budŜet Państwa): [podać kwotę w PLN]
wkład własny: [podać kwotę w PLN]
wydatki niekwalifikowalne: [podać kwotę w PLN], pokryte ze środków [podać źródło].
[podpis osoby upowaŜnionej]
Wydatku dokonano zgodnie z zapisami ustawy z dnia 29 stycznia 2009 r. Prawo zamówień
publicznych3 (Dz. U. 2007 nr 223, poz. 1655, z późn. zm.) w trybie [podać tryb przetargowy] na
mocy art. [podać nr artykułu]4.
lub
Skorzystano ze zwolnienia na podstawie [podać podstawę prawną].
[podpis osoby upowaŜnionej]
Sprawdzono pod względem formalnym
[data i podpis osoby upowaŜnionej]
Sprawdzono pod względem merytorycznym
[data i podpis osoby upowaŜnionej]
Sprawdzono pod względem rachunkowym
[data i podpis osoby upowaŜnionej]
Zatwierdzono do wypłaty
[data i podpis osoby upowaŜnionej]
Dekretacja na konta
[data i podpis osoby upowaŜnionej]
Dekretacja wg klasyfikacji budŜetowej (dotyczy JST)
[dział],[rozdział], [paragraf]
[data i podpis osoby upowaŜnionej]
2
Rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 30 stycznia 2009 r. w sprawie udzielania przez Polską
Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości pomocy finansowej na wsparcie ośrodków innowacyjności w ramach
Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, 2007-2013
3
Jeśli dotyczy
4
Jeśli inaczej, podać podstawę prawną poniesienia wydatku, np. art. 4 ustawy Prawo zamówień publicznych,
Kodeks Cywilny.
3