Poradnik współpracy z Centrum Kancelarii Rektora (CKR) UEK

Poradnik współpracy z Centrum Kancelarii Rektora (CKR) UEK

Poradnik współpracy
z Centrum Kancelarii Rektora (CKR) UEK
Szanowni Państwo,
Z dumą i bez uprzedzeń oddajemy w Państwa ręce praktyczny poradnik współpracy z Sekcją Promocji Centrum Kancelarii Rektora Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie. Opracowanie go podyktowane zostało względami natury praktycznej – jest faktem, iż wiekszość zaangażowanych we współpracę z Sekcją Promocji CKR UEK osób nie ma rozeznania w podziale kompetencji jej pracowników,
co wielokrotnie utrudnia, a często uniemożliwia realizację zamierzeń, związanych z realizacją działań
o charakterze promocyjnym. Niniejsza publikacja w przemyślany sposób kataloguje najczęstsze
przypadki takiej wspópracy, odsyłając do opisanych skrótowo procedur i do osób, które pomogą te
procedury wdrożyć.
Mamy nadzieję, że będziecie Państwo usatysfakcjonowani treścią niniejszej publikacji. Ma ona za zadanie, podobnie jak sama Sekcja Promocji CKR UEK, służyć pomocą i radą, aby umożliwić wspólną
realizację najbardziej nawet złożonych przedsięwzięć.
WAŻNE!
Wszelkie materiały prezentowane na terenie UEK nie mogą zawierać treści promujących wyroby
alkoholowe, tytoniowe lub treści pornograficznych, obrażających uczucia religijne, polityczne, dobra
osobiste lub godzących w dobre imię UEK.
Projektując wszelkie materiały promocyjne należy pamiętać o obowiązku zamieszczenia prostokątnego logo Uczelni w kolorze zielonym, zgodnie z zasadami i regułami Księgi Identyfikacji Wizualnej UEK
(KIW). Logo oraz KIW dostępne są na stronie głównej Uczelni w zakładce „media”
tj. pod adresem: http://uek.krakow.pl/pl/wspolpraca/media/logo-oraz-ksiega-identyfikacji-wizualnej
-uek.html
Jeśli chcesz...
Zorganizować w UEK WYDARZENIE/EVENT
a. Aby zorganizować na terenie UEK wydarzenie/event (konferencję, debatę,
wykład, panel dyskusyjny, prezentację, stoisko promocyjne, happening,
akcję promocyjną) należy wypełnić stosowny formularz dostępny na stronie
głównej UEK w pionowym menu po prawej stronie (przedostatnia pozycja)
w zakładce „wydarzenia uczelniane” a następnie kliknąć w link „Elektroniczny
wniosek rejestracji wydarzenia” (http://wizard.uek.krakow.pl/~misku/forms/
zgloszenie01.php )
b. Następnie konieczne jest uzyskanie zgody Dyrektora CKR UEK
na rezerwację danego miejsca pod wydarzenie/event, którą złożyć należy na
ręce P. Anety Nagraby (mailowo lub tel.)
c. Po uzyskaniu ww. zgody zapis dot. wydarzenia/eventu pojawi się
w kalendarzu wydarzeń uczelnianych: https://www.google.com/calendar/
embed?src=uek.wydarzenia%40gmail.com&ctz=Europe/Warsaw
d. Osoba kontaktowa:
Aneta Nagraba
[email protected]
tel. 12 293 5496
paw. Księżówka, 1 piętro, pok. K9
Katarzyna Idziak
[email protected]
tel. 12 293 5595
paw. Księżówka, 1 piętro, pok. K9
1
Jeśli chcesz...
Współpracować z UEK na zasadzie „AKADEMII
BIZNESOWEJ”
a. Istnieje możliwość współpracy z Uczelnią na zasadzie „Akademii
Biznesowych”. W tym celu należy skontaktować się z P. Katarzyną
Czeremańską.
b. Lista firm i instytucji współpracujących w ten sposób z Uczelnią dostępna
jest na stronie: http://nowa.uek.krakow.pl/pl/wspolpraca/akademiebiznesowe.html
c. Program „akademii”, opracowywany wspólnie przez ekspertów
z poszczególnych firm i wybrane uczelniane katedry bądź koła naukowe,
zawiera cykl szkoleń, prezentacji i warsztatów skonstruowanych tak,
by uczestnicy projektu zdobyli jak najwięcej użytecznych umiejętności
i poznali praktyczne aspekty pracy w konkretnym zawodzie. Dlatego też
część zajęć „akademii’ skupia się na studium przypadku odzwierciedlającym
rzeczywiste warunki i problemy, z którymi pracownicy firm muszą radzić sobie
na co dzień. Co ważne, zajęcia nie odbywają się tylko na Uczelni, lecz także
w siedzibach partnerskich firm. Pojedyncza edycja Akademii Biznesowej
danej firmy sprowadza się zazwyczaj do 5-8 spotkań w tym jednego
poświęconego rekrutacji uczestników.
d. Osoba kontaktowa:
Katarzyna Czeremańska
[email protected]
tel. 12 293 5838
paw. Księżówka, 1 piętro, pok. K9
Katarzyna Idziak
[email protected]
tel. 12 293 5595
paw. Księżówka, 1 piętro, pok. K9
2
Jeśli chcesz...
Podpisać UMOWĘ ZE SPONSOREM dla organizowanego wydarzenia lub działalności organizacji
studenckiej
a. Wyceniając usługi reklamowe świadczone na rzecz potencjalnego sponsora
należy skorzystać z cennika dostępnego pod adresem: http://uekwww.uek.
krakow.pl/files/common/uczelnia/cennnik-a.pdf
b. Deklarując wykonanie na rzecz partnera poszczególnych świadczeń
promocyjnych należy pamiętać, że dotyczyć one mogą tylko i wyłącznie
konkretnych organizowanych przez Cebie wydarzeń lub Organizacji, którą
reprezentujesz, a nie całego Uniwersytetu.
c .Projekt umowy przed jej podpisaniem należy zawsze wysłać do akceptacji do
działu prawnego na adres mailowy: [email protected]
d. Kopię umowy należy dostarczyć do Sekcji Promocji
e. Osoba kontaktowa:
Katarzyna Czeremańska
[email protected]
tel. 12 293 5838
paw. Księżówka, 1 piętro, pok. K9
Katarzyna Idziak
[email protected]
tel. 12 293 5595
paw. Księżówka, 1 piętro, pok. K9
2
Należy pamiętać, iż jako instytucja podlegająca obowiązkowi stosowania
zapisów Ustawy Prawo Zamówień Publicznych, większe zakupy należy
zaplanować i ująć w rocznym zapotrzebowaniu, składanym do Sekcji Promocji.
Wiedza ta przydaje się zwłaszcza w sytuacjach, w których – ku zrozpaczeniu
wnioskodawcy – okazuje się, że zakupu 200 koszulek nie można dokonać ad
hoc, w środku roku, bo akurat teraz jest to potrzebne.
Jeśli chcesz...
Zostać SPONSOREM/PARTNEREM UEK
2
a. stnieje możliwość współpracy z Uczelnią na zasadzie partnera lub
sponsora. Uczelnia oferuje szeroki zakres usług promocyjnych, których
adresatem jest grupa ponad 23 000 studentów i ponad 1500 pracowników.
b. Dostępne oferty promocji sponsora/partnera oraz zasady takiej współpra
współpracy
dostępne są u P. Katarzyny Czeremańskiej.
c. Osoba kontaktowa:
Katarzyna Czeremańska
[email protected]
Katarzyna Idziak
[email protected]
tel. 12 293 5595
paw. Księżówka, 1 piętro, pok. K9
Jeśli chcesz...
Zamieścić TEKST/REKLAMĘ w czasopiśmie
„Kurier UEK”
a. Skontaktuj się z Piotrem Czarnieckim – red. Naczelnym Kuriera UEK –
w sprawie:
I. daty publikacji najbliższego/interesującego Cię numeru,
II. terminu przesyłania informacji do publikacji w czasopiśmie,
II. objętości i formatu tekstu oraz zdjęć do publikacji w czasopiśmie,
iśmie,
b. Osoba kontaktowa:
Piotr Czarniecki
Redaktor Naczelny Kuriera UEK
[email protected]
[email protected]
tel. 12 293 5834
paw. Księżówka, 1 piętro, pok. K9
3
Jeśli chcesz...
Zamieścić informację/reklamę na ekranach
16 TELEWIZORÓW UEK
a. Aby zamieścić informację lub reklamę na ekranach 16 telewizorów UEK:
I. uzyskaj stosowną zgodę na publikację materiału na telewizorach UEK,
składając podanie, adresowane do dr Janusza Fudalińskiego, Dyrektora CKR
UEK, na ręce P. Anety Nagraby
II. przygotuj treść w odpowiednim formacie:
1. prezentacja – format 16:9, możliwe rozszerzenia: pps, ppsx, ppt, pptx,
2. grafika – format 16:9 (1920x1080 pix), możliwe rozszerzenia: jpg, png,
bmp, tiff,
3. video – możliwe rozszerzenia avi, mpeg, mpeg4,
ofem Biele
III. po uzyskaniu ww. zgody skontaktuj się mailowo z P. Krzysztofem
Bielem
w celu uzgodnienia przesłania materiału.
f. Osoby kontaktowe:
Aneta Nagraba
[email protected]
tel. 12 293 5496
paw. Księżówka, 1 piętro, pok. K9
Bud. Główny, 3 piętro, pok. 326
4
4
Jeśli chcesz...
Zamieścić grafikę na pulpitach około 200 komputerów
UEK
a. Aby zamieścić grafikę na pulpitach około 200 komputerów UEK należy
od P. Anety Nagraby uzyskać informację na temat bieżącej/przyszłej
dostępności pulpitów.
b. Przygotuj grafikę o wymiarach 1024x768, w formacie „jpg”. Jedna trzecia
trz
ekranu z lewej strony musi zostać w jednolitym ciemnym kolorze.
orze
c. Dostarcz grafikę do P. Anety Nagraby.
f. Osoby kontaktowe:
Aneta Nagraba
[email protected]
tel. 12 293 5496
paw. Księżówka, 1 piętro, pok. K9
Jeśli chcesz...
Powiesić BANER na kampusie UEK
a. Na kampusie Uczelni istnieje możliwość rozwieszenia baneru reklamowego
tylko w następujących lokalizacjach:
i. pod paw. C,
ii. na południowej ścianie Pawilonu „Ustronie” (od strony ul. A.
Lubomirskiego),
iii. na południwoej ściance stacji transformatorowej, zlokalizowanej przy
Pawilonie S,
iv. na ogrodzeniu asfaltowego boiska od strony paw. C,
v. na ogrodzeniu UEK od strony ul. Rakowickiej.
b. Aby powiesić baner należy skontaktować się z P. Anetą Nagrabą w celu
uzyskania zgody i rezerwacji miejsca na powieszenie baneru.
c. Po uzyskaniu zgody i dokonaniu rezerwacji miejsca – baner należy
dostarczyć do P. Marka Frankiewicza, Kierownika Działu AdministracyjnoGospodarczego
d. Baner powinien mieć rozmiar 2x5m lub zbliżony.
e. Osoby kontaktowe:
Aneta Nagraba
[email protected]
tel. 12 293 5496
paw. Księżówka, 1 piętro, pok. K9
Marek Frankiewicz
[email protected]
tel. 12 293 5300
paw. H, 1 piętro
4
Jeśli chcesz...
Powiesić PLAKAT na terenie kampusu UEK na wyznaczonych do tego celu powierzchniach reklamowych
a. Projekt plakatu należy przesłać do akceptacji na adres: kowalika@uek.
krakow.pl
b. Po uzyskaniu mailowej akceptacji projektu możliwy jest odbiór 10
sztuk plakatów wydrukowanych w formacie A3 w paw. Księżówka
w pok. K3 (parter). Każdy druk powinien zostać zaplanowany w rocznym
zapotrzebowaniu danej jednostki. W przypadku zapotrzebowania na inny
format plakatów prosimy o wcześniejszy kontakt pod adresem: kowalika@
uek.krakow.pl
c. Aby rozwiesić plakat na terenie kampusu UEK należy:
I. podbić każdą sztukę (max. 10) pieczątką CKR dostępną u P. Anety Nagraby
II. rozwiesić plakaty w miejscach ściśle do tego przeznaczonych:
1. Bud. Główny – w witrynach na parterze – tylko i wyłącznie za zgodą
danego dziekanatu,
2. Paw. Biblioteki – przy wejściu po lewej i prawej stronie na tablicach
korkowych,
3. Paw. C oraz paw. F – na ściankach promocyjnych na parterze,
4. Paw. D – na tablicach korkowych po lewej stronie – tylko i wyłącznie
za zgodą Biura ds. Osób Niepełnosprawnych,
5. paw. Sportowy – na tablicy korkowej na parterze,
6. paw. Ustronie – na tablicach korkowych przy schodach,
7. W pozostałych gablotach/witrynach – tylko i wyłącznie za zgodą
sąsiadujących katedr i jednostek Uczelni.
III. słupy ogłoszeniowe:
1. Zewnętrzna firma wiesza materiały promocyjne na słupach ogłoszeniowych
znajdujących się na kampusie UEK we wtorki i piątki w nocy,
2. Aby uzgodnić możliwość skorzystania promocji na 3 słupach
ogłoszeniowych (paw. Księżówka, paw. B, paw. Finansów) – skontaktuj się
mailowo z P. Anetą Nagrabą.
3. Aby uzgodnić możliwość skorzystania promocji na słupie ogłoszeniowym
przy paw. S (administrowany w imieniu organizacji studenckich i kół
naukowych przez NZS UEK) – skontaktuj się z NZS UEK pod adresem:
[email protected] oraz 12 293 5550 i -5551.
d. Istnieje kategoryczny ZAKAZ rozwieszania plakatów na szybach, murach
budynków, ogrodzeniu UEK oraz w pozostałych miejscach do tego nie
przeznaczonych.
e. Organizator wydarzenia zobowiązany jest do usunięcia z kampusu Uczelni
wszystkich materiałów promujących dane wydarzenie (plakaty, ulotki, banery
itp. ) do 3 dni od zakończenia wydarzenia. W przypadku nie wywiązania się
danej jednostki z powyższego obowiązku kolejne organizowane przez nią
inicjatywy nie będą promowane.
f. Osoby kontaktowe:
Aneta Nagraba
[email protected]
tel. 12 293 5496
paw. Księżówka, 1 piętro, pok. K9
Aneta Kowalik
[email protected]
tel. 12 293 5839
paw. Księżówka, parter, pok. K3
Jeśli chcesz...
5
Skorzystać z usług uczelnianego GRAFIKA
a. W wyjątkowych wypadkach istnieje możliwość skorzystaniaa z usług
uczelnianego grafika (projekt plakatu, ulotki, banneru itp.). W celu uzyskania
szczegółowych informacji należy skontaktować się z P. Karinąą PPrzybylską
b. Osoba kontaktowa:
Karina Przybylska
[email protected]
tel. 12 293 5858
paw. Księżówka, parter, pok. K3
Jeśli chcesz...
Zamówić obsługę FOTO na organizowane przez Ciebie wydarzenie
a. Aby zamówić obsługę fotograficzną na organizowanym przez Ciebie
wydarzeniu należy uzyskać zgodę Dyrektora Centrum Kancelarii Rektora.
b. Następnie należy przesłać szczegółowe informacje nt. imprezy oraz
skan ww. zgody na adres: [email protected] z min. 7 dniowym
wyprzedzeniem:
c. Osoby kontaktowe:
Joanna Adamczyk – sekretariat dr. Janusza Fudalińskiego, Dyrektora CKR
[email protected]
tel. 12 293 5841
Piotr Bednarski
[email protected]
[email protected]
tel. 695-608-264\
tel. 12 293 5857
paw. Księżówka, 1 piętro, pok. K9 Katarzyna Idziak
[email protected]
tel. 12 293 5595
paw. Księżówka, 1 piętro, pok. K9
6
Jeśli chcesz...
Zamówić obsługę VIDEO na organizowane przez Ciebie wydarzenie
7
a. Aby zamówić obsługę kamerzysty na organizowanym przez Ciebie
wydarzeniu należy uzyskać zgodę Dyrektora Centrum Kancelarii Rektora.
b. Następnie należy przesłać szczegółowe informacje nt. imprezy oraz
skan ww. zgody na adres: [email protected] z min. 7 dniowym
wyprzedzeniem.
e. Osoba kontaktowa:
Joanna Adamczyk – sekretariat dr. Janusza Fudalińskiego,
o, Dyrektora CKR
[email protected]
tel. 12 293 5841
Katarzyna Idziak
[email protected]
tel. 12 293 5595
paw. Księżówka, 1 piętro, pok. K9
Jeśli chcesz...
Skorzystać z Uczelnianych gadżetów/upominków
a. W grudniu danego roku należy złożyć uwzględnione w budżecie jednostki
zapotrzebowanie na konkretne materiały promocyjne, z których jednostka
zamierza korzystać w całym kolejnym roku kalendarzowym. Zapotrzebowanie
takie składamy u P. Marty Turmińskiej-Biały.
b. W przypadku zapotrzebowania na materiały promocyjne dostępne
w magazynie, wynikającego z nieprzewidzianych okoliczności i nie
uwzględnione w zapotrzebowaniu na dany rok, możliwe jest jednorazowe
skorzystanie z gadżetów/upominków Uczelni – tylko i wyłącznie za zgodą
Dyrektora Centrum Kancelarii Rektora UEK.
c. Materiały promocyjne można odbierać na podstawie druku RW, dostępnego
u P. Marty Turmińskiej-Biały, która odpowiedzialna jest również za wydanie
zamówionych materiałów.
e. Osoba kontaktowa:
Marta Turmińska-Biały
[email protected]
tel. 12 293 5428
paw. Księżówka, parter, pok. K3
Joanna Adamczyk – sekretariat dr. Janusza Fudalińskiego, D
Dyrektora
yrektora CKR
[email protected]
tel. 12 293 5841
Bud. Główny, 1 piętro, pok. 120
8
Jeśli chcesz...
Zamieścić GRAFICZNY lub TEKSTOWY BANER
na stronie głównej Uczelni – www.uek.krakow.pl
Jeśli chcesz...
Zamieścić AKTUALNOŚĆ na stronie głównej Uczelni
– www.uek.krakow.pl
a. Reklama na banerach strony głównej UEK możliwa jest w dwóch
formatach – graficznym lub tekstowym:
I. Przygotuj grafikę na baner:
1. Środkowy – o wymiarach 460x70 pix,
2. Lewy i prawy – o wymiarach 225x70 pix.
II. Lub opracuj tekst na baner:
1. Środkowy – max. 3 wiersze o długości max. 35 znaków ze spacjami
każda,
2. Lewy i prawy – max. 3 wiersze o długości max. 15 znaków ze spacjami
każda.
b. Przygotuj link do strony internetowej do której baner ma przekierowywać.
c. Wybierz zakres dat, w których baner prezentowany będzie na stronie
internetowej.
d. Ww. dane podeślij w jednym mailu na adres: [email protected]
ek.krakow
e. Osoba kontaktowa:
Piotr Bednarski
[email protected]
[email protected]
tel. 695-608-264\
tel. 12 293 5857
paw. Księżówka, 1 piętro, pok. K9
a. Opracuj sprawdzony pod względem językowym i gramatycznym opis
przedsięwzięcia.
b. Akceptowalne formaty tekstu: doc, docx, txt, rtf, odt
c. Nie zamieszczaj w tekście jakiejkolwiek grafiki (zdjęcie, plakat, logo).
Grafikę podeślij jako załącznik.
d. Zaproponuj tytuł ww. aktualności, który powinien nawiązywać do tekstu
– jasny i czytelny.
nie
e. Wskaż zakres dat, w których informacja prezentowana będzie na stronie
internetowej.
ek.krako
f. Ww. dane podeślij w jednym mailu na adres: [email protected]
g. Osoba kontaktowa:
Piotr Bednarski
[email protected]
[email protected]
tel. 695-608-264
tel. 12 293 5857
paw. Księżówka, 1 piętro, pok. K9
6
6
8
6 10
9
Jeśli chcesz...
Zamieścić POST w serwisie UEK na Facebook’u,
GoldenLine lub NK.pl
a. Opracuj tekst do 800 znaków ze spacjami,
b. Przygotuj osobno:
I. grafikę (plakat, logo itp.) i/lub
II. link do strony zawierającej więcej informacji lub do wydarzenia na FB
c. Ww. dane podeślij w jednym mailu na adres: [email protected]
d. Jednostki takie jak PS, NZS, ESN, RKN (w tym koła naukowe), Fundacja
ndacja
GAP, AZS, ACK, ZSN (w tym BON) powinny ww. dane przesyłaćć do swoich
administratorów profilu UEK na FB.
e. Osoba kontaktowa:
Piotr Bednarski
[email protected]
[email protected]
tel. 695-608-264\
tel. 12 293 5857
paw. Księżówka, 1 piętro, pok. K9
Jeśli chcesz...
Skorzystać z sali MUZEUM UEK
a. Sala Muzeum UEK znajduje się na I piętrze w Bud. Głównym UEK
i pomieści do 15-20 osób.
b. Aby zarezerwować salę Muzeum UEK należy wcześniej zapoznać się
z jej harmonogramem dostępnym na stronie głównej UEK w pionowym
menu po prawej stronie (przedostatnia pozycja) w zakładce „wydarzenia
uczelniane” a następnie kliknąć w link „Kalendarz Sali Muzeum UEK”
(https://www.google.com/calendar/embed?src=uek.muzeum%40gmail.
com&ctz=Europe/Warsaw )
c. W przypadku dostępności Sali Muzeum UEK w danym terminie należy
skontaktować się z P. Natalią Ibragimową w celu rezerwacji
acji Sali Muzeum
UEK.
d. Osoba kontaktowa:
Natallia Ibrahimava
[email protected]
tel. 12 293 5836
paw. Księżówka, 1 piętro, pok. K9
Jeśli chcesz...
Reprezentować Uczelnię na TARGACH/WYJAZDACH PROMOCYJNYCH lub odbyć PRAKTYKĘ
w Sekcji Promocji lub Sekcji Prasowej Centrum Kancelarii Rektora UEK
a. Należy zgłosić się mailowo lub telefonicznie do P. Marty Turmiń
TurmińskiejBiałyb. Przygotuj grafikę o wymiarach 1024x768, w formacie
cie „jpg”. Jedna
trzecia ekranu z lewej strony musi zostać w jednolitym ciemnym
ym kolorze.
B. Osoby kontaktowe:
Marta Turmińska-Biały
[email protected]
tel. 12 293 5428
paw. Księżówka, parter, pok. K3
Jeśli chcesz...
Zapoznać się z DANYMI STATYSTYCZNYMI
I LICZBOWYMI nt. UEK
K
a. Jeśli potrzebujesz danych liczbowych dot.
ot. działalności Uczelni skontaktuj
się mailowo lub telefonicznie z P. Grażyną Wójcik
b. Osoba kontaktowa:
Grażyna Wójcik
[email protected]
tel. 12 293 5518
paw. Księżówka, 1 piętro, pok. K9
Kolorowe mapki poniżej służą błyskawicznemu i bezbłędnemu
„namierzeniu” pracowników Sekcji Promocji, zdolnych wesprzeć w realizacji
konkretnych działań promocyjnych. Kolory stanowisk pracy odpowiadają
barwom apli, na których opisano poszczególne rodzaje zapotrzebowań
i procedury ich realizacji. Słowem – w łatwy i szybki sposób możecie
Państwo zorientować się w przestrzennej lokalizacji pracowników Sekcji
Promocji, co – jak ufamy – już na „dzień dobry” rozwiązuje podstawowy
problem rozpoznania, z kim w konkretnej sprawie należy się kontaktować.
Pokój K3 – parter Budynku „Księżówki”, na końcu korytarza, po prawej
stronie
Pokój K9 – piętro Budynku „Księżówki”, na lewo od schodów
5
K3
6
8
1
10
2
K9
9
3
4