Zarządzanie projektem

Zarządzanie projektem
„PROJEKT:
NAJMNIEJSZA DAJĄCA SIĘ WYDZIELIĆ
JEDNOSTKA STANOWIĄCA
PRZEDMIOT POMOCY”
Narodowy Plan Rozwoju słownik terminologiczny
O wsparcie ze środków finansowych publicznych
i wielu innych, niezależnie od procedury
aplikowania (konkurs / przetarg), nie można
ubiegać się inaczej, jak tylko w formie projektów
PRZYGOTOWANIE PROJEKTU
kluczowe zagadnienia
PROJEKT
sekwencja powiązanych ze sobą działań,
które przebiegają w pewnym
określonym czasie oraz są
ukierunkowane na osiągnięcie
precyzyjnie zdefiniowanego celu
„Najważniejszą sprawą jest przygotowanie
spójnego projektu, czyli określenie logicznego
zestawu działań prowadzących do osiągnięcia
w określonym czasie konkretnego, mierzalnego
celu, zdefiniowanie struktury zarządzania
z przejrzystym podziałem odpowiedzialności,
zaplanowanie harmonogramu i kosztorysu oraz
reguł monitoringu i ewaluacji odnoszących się
do osiągania zaplanowanych rezultatów”
Europejski Fundusz Społeczny w Polsce Poradnik dla Projektodawców
PROJEKT ≠ WNIOSEK!
Przygotowanie projektu obejmuje całokształt
procesów, decyzji i działań, które należy
podjąć PRZED wypełnieniem wniosku o
pomoc
Jakość wniosku, a więc prawdopodobieństwo
przyjęcia projektu do finansowania i jego
miejsce w rankingu (wynik oceny
merytorycznej), prawie w całości zależy od
jakości wypracowanej propozycji
projektowej
Dlaczego należy starannie przygotowywać
projekty?
aby móc rozwiązać dwa ważne problemy:
1.
Jak dostać się na listę rankingową, a następnie spowodować
przyjęcie do realizacji naszej (wyrażonej we wniosku)
propozycji projektowej?
oraz, po przyjęciu do finansowania:
2. Jak przedsięwzięciem efektywnie zarządzać
i rozliczyć się z niego, tzn. zapewnić osiągnięcie celu przy
dostępnych zasobach w taki sposób, by wynik ewaluacji
projektu nie oznaczał konieczności zwrotu środków?
PRZYGOTOWANIE PROJEKTU
kluczowe zagadnienia
Znajomość struktury instytucjonalnej i procedur
wdrażania poszczególnych programów
• czy projektodawca jest uprawniony do złożenia
wniosku?
• czy planowane działania kwalifikują się do wsparcia?
• jaki wniosek złożyć i gdzie?
• kryteria oceny: formalne, techniczne i merytoryczne;
• jakie załączniki są wymagane?
PRZYGOTOWANIE PROJEKTU
kluczowe zagadnienia
Znajomość polityk i priorytetów horyzontalnych
•
rozwój lokalny
•
równość szans;
•
rozwój społeczeństwa informacyjnego;
•
zrównoważony rozwój;
•
innowacyjność / nowatorstwo;
•
ochrona środowiska.
CECHY PROJEKTU
•
zorientowanie na cel
•
koordynacja powiązanych ze sobą działań
•
skończony czas trwania: początek i koniec
•
wyjątkowość, niepowtarzalność
•
element niepewności i ryzyka
•
trwała zmiana w otoczeniu
•
wartość dodana
FUNDAMENTALNE
PYTANIA
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
DLACZEGO należy zrealizować projekt - jakie są
powody, korzyści i przesłanki ekonomiczne?
KTO powinien być zaangażowany?
CO ma być rezultatem projektu?
JAK projekt jest / będzie realizowany?
KIEDY projekt się rozpocznie / zakończy?
JAK DŁUGO potrwa realizacja poszczególnych
działań?
ILE będzie kosztował?
JAKIE ZASOBY niefinansowe będą niezbędne?
JAKIE CZYNNIKI ZEWNĘTRZNE mogą mieć wpływ
na powodzenie projektu?
JAKIE są czynniki ryzyka?
NIE MA PROBLEMU – NIE MA PROJEKTU
planowanie projektu obejmuje
‰
dokładne zgłębienie problemu grupy docelowej / beneficjentów ostatecznych,
który dany projekt ma rozwiązać (cel projektu wynika z problemu) i sposobów
jego rozwiązania
oraz
‰
zasobów dostępnych dla zaradzenia temu problemowi:
- finansowych (wraz ze źródłami finansowania)
- ludzkich (zespół projektowy)
- rzeczowych
innych (organizacyjnych, czasowych, itp.)
-
Projekty własne a projekty zewnętrzne
Różnice
Projekty własne
Odpowiedzi na pytania: kiedy?, gdzie?,jak?, dlaczego? i
dla kogo? podlegają tylko i wyłącznie weryfikacji przez
pryzmat cel dla jakich Twoja organizacja (placówka ,
szkoła) została powołana i dla których prowadzi bieżącą
działalność.
Oprócz tego ograniczenia projekt powinien tylko być
zgodny z podstawowymi zasadami realizacji projektów.
Projekty własne - cechy
• duża autonomia w wyborze celów i metod ich osiągania – to ty
samodzielnie decydujesz o celach a także o tym w jaki sposób te cele
osiągniesz,
• stosowanie znanych procedur – mimo faktu unikalności projektu
możesz dla celów zarządzania nim, zaaplikować te procedury, które
obowiązują w Twojej organizacji, tak aby zminimalizować ryzyko
związane z realizacją projektu,
• inne podejście do kwestii wskaźników – aby zbadać efekty jakie
wygeneruje Twój projekt sam ustalasz wskaźniki i sam określasz
sposób ich pomiaru i źródła weryfikacji,
• inne podejście do kwestii ustalania czasu trwania projektu –
jedynymi ograniczeniami związanym z długością realizacji projektu są
koszty i jakość, tu rozumiana jako efektywność i skuteczność
działania.
Projekty zewnętrzne
Kiedy realizujesz projekt posługując się zarówno własnym
środkami finansowymi, jak i środkami pozyskanymi ze źródeł
pomocowych musisz pamiętać o kilku dodatkowych zasadach.
Twój projekt oprócz osiągnięcia celów własnych dla Twojej
organizacji musi także być ważny dla osiągania celów w skali
regionu czy kraju.
Odpowiedzi na pytania: kiedy?, gdzie?, jak?, dlaczego? I dla
kogo? podlegają weryfikacji przez Twoją organizację, ale także
przede wszystkim przez instytucję udzielającą wsparcia.
Dodatkowo oprócz tych ograniczeń Twój projekt powinien być
zawsze zgodny z podstawowymi zasadami realizacji projektów.
Projekty zewnętrzne – o czym należy pamiętać od początku
• Instytucje finansujące nie wyasygnują żadnych środków,
dopóki nie zobaczą w pełni dojrzałej propozycji
projektowej
• Opracowanie takiej propozycji wymaga czasu i pieniędzy
• Nie wszystkie propozycje otrzymują fundusze –
GŁÓWNIE dlatego, że nie spełniają obowiązujących norm
lub kryteriów
przyznawania pomocy
Znajomość kryteriów przyznawania pomocy stosowanych
przez różne źródła finansowania i programy
• Zrozumienie struktury programowej
• Uwzględnienie ogólnych zasad przyznawania pomocy
z........
• Dodatkowość – pomoc przyznawana kwalifikującym
się projektom, których wnioskodawca nie może
zrealizować bez tego dodatkowego wsparcia, np.
mogą finansować tylko takie działania, które w innym
razie nie miałyby miejsca
• Partnerstwo – współpraca pomiędzy instytucjami i
innymi zainteresowanymi może zaowocować
wartością dodaną podczas realizacji programu
• Równość szans – jest to temat „poziomy”, przewijający
się we wszystkich programach. Komisja Europejska
przywiązuje wielką wagę do kwestii równości szans,
zwłaszcza w odniesieniu do płci.
• Zrównoważony rozwój – to również jest temat „poziomy”
obecny we wszystkich programach. Wszystkie trzy aspekty
- gospodarczy, środowiskowy i społeczny (według Traktatu
Amsterdamskiego) – muszą być brane pod uwagę.
• Realność ekonomiczna – wnioskodawcy muszą
przedstawić rzetelny biznesplan i/lub strategię wyjścia
wskazujące, że rozważono działanie projektu w dłuższej
perspektywie
(zapewniono trwałość projektu).
• Innowacyjność – Jest to czynnik kluczowy dla opracowania
skutecznych polityk gospodarczych, coraz bardziej
uznawany
przez Komisję za fundamentalną zasadę. Innowacja
oznacza nie tylko badania i rozwoju, lecz także nowe
umiejętności zdobyte dzięki nauce i szkoleniom oraz
wspieranie kreatywności.
Powodzenie projektu
Co to jest zarządzanie cyklem życia projektu
Można powiedzieć, ze cykl życia projektu to sposób w
jaki projekty są planowane oraz realizowane.
Ten cykl życia może zostać podzielony na kilka faz.
Podział na fazy pozwala na lepsze zarządzanie
przedsięwzięciem, a
zwłaszcza lepszą kontrolę nad poszczególnymi
działaniami i ich skutecznością, efektywnością i
prawidłowością.
Cykl życia projektu
Cykl życia projektu w szczególności definiuje:
• co powinno zostać zrobione w poszczególnej fazie (np.
kiedy przeanalizować problemy jakie dotykają naszych
beneficjentów, a kiedy przygotować szczegółowy
harmonogram działań),
• w których fazach będą powstawały poszczególne
produkty cząstkowe, a co istotniejsze w jaki sposób będą
one oceniane, weryfikowane i monitorowane,
• kto będzie zaangażowany w poszczególne działania w
ramach kolejnych faz,
• jak monitorować, kontrolować poszczególne fazy.
Cykl życia projektu
H
ETAPY PRZYGOTOWANIA PROJEKTU
•
Etap analiz
9
•
Analiza zainteresowanych (interesariuszy) – kogo
projekt będzie dotyczył?
9
Analiza problemów (drzewo problemów)
9
Analiza celów (drzewo celów)
9
Analiza i wybór strategii
Etap planowania
9
9
9
Stworzenie struktury logicznej (matryca logiczna)
Harmonogram działań (wykres Gantt’a)
Budżet
Planowanie projektu
w
w
w
w
w
jakie działania są potrzebne (opis działań)?
kiedy się rozpoczną i kiedy się zakończą
(harmonogram)?
kto je wykona (personel)?
jakie urządzenia, materiały i narzędzia są potrzebne
do ich
realizacji (zasoby materialne)?
ile to będzie kosztowało (budżet)?
ANALIZA PROBLEMÓW
(DRZEWO PROBLEMÓW)
•
Wszystkie projekty zaczynają się od problemu.
Nie ma problemu - nie ma projektu.
•
Drzewa problemowe dają całościowy obraz
istniejącej złej sytuacji.
•
Drzewa są narzędziem służącym ustaleniu
faktycznych „wąskich gardeł”, które
zainteresowani uważają za priorytetowe i
próbują przezwyciężyć.
•
Celem jest ustalenie głównego problemu, do
którego program/projekt powinien się
odnieść.
ANALIZA PROBLEMÓW
(DRZEWO PROBLEMÓW)
PROBLEM 1
WĄSKIE
GARDŁO
PROBLEM 2
SKUTKI
PROBLEM 3
PROBLEM GŁÓWNY
PROBLEM 1
PROBLEM 2
PROBLEM 3
PROBLEM 2.1
PROBLEM 2.2
PROBLEM 2.3
PRZYCZYNY
MIASTO X – problem (1)
•
W mieście działa kilka firm autobusowych.
•
W ostatnich latach znacząco wzrosła liczba
wypadków z udziałem autobusów.
•
Wypadki te spowodowały znaczne opóźnienia
komunikacyjne. Było też kilka ofiar
śmiertelnych.
•
Problem podjęła prasa, krytykując
przewoźników (nie zawsze słusznie).
MIASTO X – problem (2)
•
Prasowa nagonka doprowadziła do spadku
liczby pasażerów.
•
Problem jest w dużej mierze techniczny –
część autobusów jest bardzo starych i w złym
stanie wskutek braku części zamiennych.
•
Wiele wypadków spowodowali kierowcy,
rozwijając nadmierną prędkość na drogach
kiepskiej jakości.
JAKIE PROBLEMY?
Przewoźnicy
Pasażerowie
„ Straty finansowe
„ Opóźnienia spowodowane
spowodowane
wyłączeniem
autobusów z ruchu
Straty finansowe
spowodowane
odszkodowaniami dla ofiar
„
„
Spadek liczby pasażerów
wypadkami
„
Cierpienia ofiar i ich rodzin
DRZEWO PROBLEMÓW
• Wypisz wszystkie problemy
• Ustal zależności pomiędzy nimi i związki
przyczynowo-skutkowe: w drzewie problemowym
przyczyny umieszczane są na dole, a ich skutki –
- na górze
Przykład: zły stan techniczny pojazdów (przyczyna)
oraz niski poziom wyszkolenia kierowców
(przyczyna) prowadzą do wzrostu liczby wypadków
(skutek).
DRZEWO PROBLEMÓW
Straty finansowe
Utrata wiarygodności przewoźnika
SKUTKI
Obrażenia i śmierć
pasażerów
Spóźnienia podróżnych
Częste wypadki z udziałem autobusów
Zły stan
techniczny
pojazdów
Nie dość
ostrożni
kierowcy
Braki w
wyszkoleniu
Zły stan dróg
PRZYCZYNY
Przestarzałe
pojazdy
Nieodpowiednia
konserwacja
ANALIZA CELÓW
(DRZEWO CELÓW)
• Przekształcenie negatywnej sytuacji w pozytywne wyniki
• Odzwierciedlenie stosunku pomiędzy środkami,
a celami (działania prowadzące do rezultatów)
• Odzwierciedlenie w hierarchii – drzewo celów
• Nie wszystkie cele można osiągnąć w ramach
pojedynczego projektu
Cel projektu
Cele projektu powinny być SMART (bystre, mądre):
S pecific - konkretne, szczegółowe
M easurable - mierzalne
A ffirmative - akceptowane, doceniane
R ealistic - realistyczne
T imeframed - określone w czasie
• Określenie: CEL
– Produktu (wynik)
– Bezpośredniego efektu (rezultat)
– Oddziaływania (wpływ)
• Wyznaczenie źródeł informacji
– własne badania, Komenda Policji,GUS
CEL - BŁĘDY
• Brak wskaźników lub źródeł
• Opis niekompatybilny z problemem
• Cele nierealne
• Brak ujęcia w ramy czasowe
• Niezgodność celów z programem
PROBLEM
CEL
Mała oferta zajęć
pozalekcyjnych w szkole
Bogata oferta zajęć
pozalekcyjnych w szkole
Słabe wyposażenie pracowni
szkolnych w pomoce naukowe
Dobre wyposażenie pracowni
szkolnych w pomoce naukowe
Niski poziom umiejętności
nauczycieli w zakresie pracy
z uczniem trudnym
Wysoki poziom umiejętności
nauczycieli w zakresie pracy
z uczniem trudnym
ANALIZA INTERESARIUSZY
Analiza wszelkich osób, grup osób, instytucji i firm, które mają
lub mogą mieć relacje z programem/projektem
z punktu widzenia:
• charakterystyki społeczno-ekonomicznej
• interesów, celów, oczekiwań, itp.
• wrażliwości na zagadnienia powiązane z działalnością
projektu
• potencjału, wiedzy, doświadczenia – dla potrzeb
projektu (potencjalny wkład)
• implikacji i wniosków dla projektu
Środowisko projektu
Środowisko (otoczenie) projektu oznacza kontekst w
jakim projekt powstaje, jest wprowadzany w życie lub
jest przez niego ograniczany
• Prawne
• Społeczne
• Administracyjne
• Pracownicy
• Zarząd
• Klienci – odbiorcy usług
Wewnętrzne
Zewnętrzne
Kategorie wskaźników
Komisja Europejska zaleca rozdzielanie danych
monitoringowych na wskaźniki:
• produktów – bezpośrednich, fizycznych wyników realizacji
działań (np. liczba bezrobotnych objętych szkoleniem);
• rezultatów – osiągnięć, efektów wdrożonych działań
w postaci zmian w sytuacji grupy docelowej projektu (np. %
przeszkolonych bezrobotnych zatrudnionych po
zakończeniu projektu);
• oddziaływania – szerszych i bardziej długofalowych
konsekwencji realizacji projektu (np. liczba bezrobotnych
zatrudnionych po 18 miesiącach).
WSKAŹNIKI
trafne
dostosowane do charakteru
projektu oraz oczekiwanych efektów
mierzalne
wyrażone w wartościach
liczbowych, procentowych lub
binarnie (TAK-NIE)
wiarygodne
niezależne, reprezentatywne
i możliwe do łatwej weryfikacji
dostępne
łatwe do uzyskania
ŹRÓDŁA WERYFIKACJI
Wszelkie dokumenty, raporty, opracowania,
bazy danych, itp., które umożliwiają
odczytanie wartości wskaźników efektów
realizacji projektu na poszczególnych
poziomach jego wdrażania (produktów,
rezultatów, oddziaływania), np. raporty
kwartalne i inne, dzienniki zajęć, dokumenty
płatności, roczniki statystyczne, rejestry, itp.
USTALANIE ZAŁOŻEŃ
Założenia mogą być związane z zaistnieniem – między
innymi – następujących czynników:
naturalnych – np. prawdopodobieństwo powodzi, suszy,
itp.;
instytucjonalnych – dobra (zła) koordynacja pracy różnych
departamentów ministerstwa, niezbędne zmiany w
polityce społecznej, itd.;
społecznych – wykluczenie / trudny dostęp / niechęć
niektórych grup społecznych do udziału w projekcie, itd.;
innych projektów – konieczność zakończenia innych
projektów, aby „nasz” był wykonalny.
MATRYCA LOGICZNA PROJEKTU
logika pionowa
MATRYCA LOGICZNA
relacje przyczynowo-skutkowe
1
4
Cel szerszy
jeżeli
Cel
bezpośredni
przyczyni się
do
oraz
--Założenia
to
jeżeli
jeżeli
Rezultaty
Działania
oraz
oraz
Założenia
to
Założenia
MATRYCA LOGICZNA PROJEKTU
logika pozioma
Ostateczna kontrola jakości struktury logicznej
Czy:
• logika pionowa jest kompletna i ścisła?
• wskaźniki i źródła weryfikacji są dostępne
i wiarygodne?
• założenia i warunki wstępne są realistyczne?
• ryzyko jest do przyjęcia?
• prawdopodobieństwo powodzenia jest w miarę duże?
• wzięto pod uwagę kwestie jakościowe?
• korzyści uzasadniają koszty?
• potrzebne są dodatkowe analizy?
HARMONOGRAM
WDRAŻANIA
•
kolejność działań;
•
czas trwania wszystkich działań;
•
wzajemne zależności między nimi;
•
kamienie milowe projektu;
•
zasoby ludzkie i rzeczowe
dla wszystkich
działań;
•
narzędzie: np. wykres Gantt’a.
WYKRES GANTT’A
DZIAŁANIA
1. …………..
2. …………..
3. …………..
4. …………..
5. …………..
6. …………..
CZAS
NR
Zadanie
1.
Analiza sytuacji na rynku szkoleń
1.1
Analiza potrzeb szkoleniowych
1.2
Analiza instytucji szkolących
1.3
Analiza programów szkoleniowych
1.4
Analiza bazy szkoleniowej
1.5
Raport” Sytuacja podaży i popytu w
szkoleniach zawodowych”
2.
Przyjęcie raportu
3.
Realizacja szkoleń
3.1
Opracowanie programu szkoleń
3.2
3.21
Zakontraktowanie instytucji
szkolącej
Przygotowanie oferty szkoleniowej
3.2.2
Ogłoszenie przetargu
3.2.2
Podpisanie umowy
I
II
III
IV
V
VI
VII
VIII
IX
X
XI
XII
BUDŻET PROJEKTU
KAŻDY BUDŻET SKŁADA SIĘ Z DWÓCH CZĘŚCI:
1. ZESTAWIENIA KOSZTÓW, KTÓRE BĘDĄ
PONOSZONE W TRAKCIE REALIZACJI
PROJEKTU;
2. PRZYCHODÓW NIEZBĘDNYCH NA ICH POKRYCIE.
W DOBRZE ZAPLANOWANYM BUDŻECIE
KOSZTY = PRZYCHODY
KOSZTY KWALIFIKOWALNE
• niezbędne dla realizacji projektu
• uwzględnione w budżecie
• spełniają wymogi efektywnego zarządzania
finansowego (cena / jakość)
• zostały faktycznie poniesione i wykazane
w dokumentacji finansowej
• poparte odpowiednimi dokumentami
KOSZTY SĄ JEDNYM Z ELEMENTÓW OCENY
KOSZTORYS POWINIEN BYĆ KOMPLETNY,
RZETELNY I REALISTYCZNY
KOSZTY KWALIFIKOWALNE
• marketing, promocja, rekrutacja uczestników
• doradztwo prawne, opłaty notarialne związane
bezpośrednio z realizacją projektu
• usługi księgowe
• opłaty pocztowe
• prowadzenie dokumentacji projektu
• materiały informacyjne
• monitoring i ocena oddziaływania projektu
• audyt (jeśli wymagany)
• VAT, jeśli status prawny projektodawcy nie uprawnia
go do ubiegania się o jego zwrot
•
pożyczki i spłaty odsetek
KOSZTY
NIEKWALIFIKOWALNE
•
koszty przygotowania wniosku
•
nie związane z projektem w sposób jednoznaczny
•
nieudokumentowane
•
koszty prac zleconych liczone jako procent kosztów całkowitych
•
zakup ziemi i nieruchomości
•
inwestycje w maszyny i urządzenia, jeśli > 10% kosztów
ogólnych projektu
•
prace budowlane (poza wyjątkami)
•
zakup używanych maszyn i urządzeń, jeśli ich wartość może być
amortyzowana
•
odpisy amortyzacyjne dotyczące zakupów ze środków UE lub
krajowych publicznych do 7 lat przed realizacją projektu
•
mandaty, opłaty karne, koszty procesów sądowych
ZARZĄDZANIE WDROŻENIEM PROJEKTU
• partnerzy / interesariusze projektu – potencjał, wkład,
zaangażowanie, doświadczenie we wdrażaniu podobnych
przedsięwzięć;
• zespół projektowy – skład, doświadczenie, zakres
odpowiedzialności i uprawnień;
• struktura oraz systemy zarządzania i komunikacji;
• wykorzystanie i organizacja zasobów materialnych,
logistyka, wsparcie techniczne, harmonogram;
• system informacji i promocji;
• system monitoringu i oceny;
• raportowanie.
NIE MOŻNA KIEROWAĆ PROJEKTEM
ZZA BIURKA!!!
ALBO SPĘDZASZ CZAS NA PLANOWANIU,
ALBO NA ROZWIĄZYWANIU
POWSTAŁYCH PROBLEMÓW
PROJEKTY UE - O CZYM WARTO
PAMIĘTAĆ OD POCZĄTKU (1)
• Instytucje finansujące nie wyasygnują żadnych
środków, dopóki nie zobaczą spójnej, logicznej
i w pełni dojrzałej propozycji projektowej.
• Opracowanie takiej propozycji wymaga czasu
i pieniędzy.
• Nie wszystkie propozycje otrzymują fundusze - w dużej mierze dlatego, że nie spełniają
obowiązujących procedur i/lub kryteriów
przyznawania pomocy.
PROJEKTY UE - O CZYM WARTO
PAMIĘTAĆ OD POCZĄTKU (2)
• Projekt musi odnosić się do konkretnej, ściśle
określonej grupy beneficjentów ostatecznych
i odpowiadać na stwierdzone i udokumentowane
potrzeby.
• Kluczowe znaczenie ma precyzyjnie zdefiniowana
struktura zarządzania z przejrzystym podziałem
odpowiedzialności.
• Istotnymi elementami propozycji są uważnie
zaprojektowane harmonogram działań i kosztorys
oraz systemy promocji i monitoringu i oceny.
PROJEKTY UE - O CZYM WARTO
PAMIĘTAĆ OD POCZĄTKU (3)
•
Projekt musi wynikać z celów statutowych
organizacji wnioskującej.
•
Projekt powinien być przygotowany przy udziale
wszystkich zainteresowanych partnerów
(interesariuszy).
•
Koszty projektu muszą być wyliczone rzetelnie,
na bazie kosztów rzeczywistych. Nie jest możliwe
aplikowanie o zwiększenie przyznanych kwot
w trakcie realizacji przedsięwzięcia.
PROJEKTY UE - O CZYM WARTO
PAMIĘTAĆ OD POCZĄTKU (4)
• Powiązania projektu z innymi projektami
finansowanymi z f.s.
• Znajomość kryteriów przyznawania pomocy
stosowanych przez różne źródła finansowania
i programy.
• Zrozumienie struktury programowej.
• Uwzględnienie ogólnych zasad przyznawania
pomocy z funduszy strukturalnych.
PUŁAPKI W PLANOWANIU
PROJEKTU
•
Chęć osiągnięcia wszystkiego w ramach jednego
projektu (NIEREALNE)
•
Niewłaściwe PRZEDSTAWIENIE SPRAWY
(niewystarczające uzasadnienie)
•
Nieuwzględnienie w przygotowaniach wszystkich
zainteresowanych stron (interesariuszy)
•
Brak wskazania, jak i na ile projekt wpisuje się
w istniejące strategie, programy, itd.
DOBRZE PRZYGOTOWANE PROJEKTY
• Jasne, spójne, logiczne: łatwo zrozumiałe
• Możliwe do zrealizowania, tzn. realne/wykonalne
• Oparte na rzeczywistym zrozumieniu potrzeby/problemu
• Wykazują się znajomością i zrozumieniem kryteriów
przyznawania pomocy (procedur, wymogów, itd.)
• Przedstawiają świeże, innowacyjne podejście do
problemu
• Zawierają elementy zrównoważonego rozwoju
PROJEKT ⇔ WNIOSEK
Wniosek (aplikacja) jest formą przedstawienia projektu
do realizacji w ramach programu rozwoju
odpowiedniego sektora gospodarki (np. RZL)
współfinansowanego przez dany fundusz (np. EFS)
Pisanie wniosków wymaga zatem znajomości:
• struktury instytucjonalnej wdrażania danego funduszu;
• odpowiednich procedur aplikacyjnych;
• zasad wypełniania wniosku i przygotowania
załączników;
• technik przedstawienia projektu w formie aplikacji.
Wniosek nie może być prostym zbiorem
kilkunastu rubryk, ale spójnym
dokumentem, przedstawiającym
dokładnie przemyślany
i starannie zaplanowany projekt;
udowadniającym konieczność
i możliwość trwałego rozwiązania
zidentyfikowanego
oraz udokumentowanego problemu
SPÓJNOŚĆ WNIOSKU
• ZGODNOŚĆ ZAPISÓW WSZYSTKICH
DOKUMENTÓW - SKŁADOWYCH APLIKACJI
(WNIOSEK I ZAŁĄCZNIKI NIE MOGĄ ZAWIERAĆ
INFORMACJI SPRZECZNYCH BĄDŹ
WYKLUCZAJĄCYCH SIĘ WZAJEMNIE! )
• ZGODNOŚĆ ZAPISÓW WSZYSTKICH CZĘŚCI /
RUBRYK WNIOSKU (OPIS DZIAŁAŃ – BUDŻET –
HARMONOGRAM)
MERYTORYCZNE KRYTERIA WYBORU PROJEKTÓW
• zgodność ze planami rozwoju: od krajowego do lokalnego
• uzasadnienie potrzeby realizacji projektu
• adresaci pomocy: sposób ich wyboru i zapewnienie udziału
• różnorodność i adekwatność doboru instrumentów wsparcia
• zakładane rezultaty projektu
• trwałość i skuteczność proponowanych rozwiązań
• możliwość upowszechniania rezultatów
• sposób zarządzania projektem
• źródła finansowania, zasadność i kwalifikowalność kosztów
• wiarygodność, potencjał i doświadczenie projektodawcy
• wykorzystanie nowoczesnych technologii
KRYTERIA OCENY I WYBORU
PROJEKTÓW
KAŻDE DZIAŁANIE W RAMACH POSZCZEGÓLNYCH
PRIORYTETÓW / PROGRAMÓW OPERACYJNYCH
POSIADA - POZA KRYTERIAMI OGÓLNYMI - ZESTAW
KRYTERIÓW OCENY SPECYFICZNY TYLKO DLA
PRZEDSIĘWZIĘĆ WDRAŻANYCH W JEGO RAMACH.
NALEŻY SIĘ Z NIMI ZAPOZNAĆ SZCZEGÓŁOWO
NA ETAPIE PRZYGOTOWANIA APLIKACJI.
JĘZYK APLIKACJI
• maksimum treści – minimum słów
• pisz nie mniej, ale i nie więcej, niż jest to
wymagane
• stosuj regułę KISS (krótkie zdania, prosty język)
• unikaj mgły
• używaj słów-kluczy, charakterystycznych dla
danego programu, priorytetu, działania
• pisząc – myśl pozytywnie: rozwiązuj problem,
podejmuj wyzwanie (nie tłumacz się)
NA KONIEC… KILKA RAD
Zapobieganie problemom jest zawsze łatwiejsze i mniej
kosztowne, niż ich rozwiązywanie, a najlepszym
sposobem umiejscowienia problemu jest jego
oczekiwanie.
Niedbale przygotowany projekt wymaga trzykrotnie
więcej czasu na implementację, niż zaplanowano.
Starannie przygotowany projekt wymaga tylko
dwukrotnie więcej czasu na wdrożenie.