docJEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT
download 
Reklamacja Transkrypt
JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT
Załącznik nr 2 Do zarządzenia Dyrektora nr ...................... Z dnia ........................................................ JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT WOJEWÓDZKIEGO SZPITALA SPECJALISTYCZNEGO Im. STEFANA KARDYNAŁA WYSZYŃSKIEGO SAMODZIELNEGO PUBLICZNEGO ZAKŁADU OPIEKI ZDROWOTNEJ W LUBLINIE Spis klas I, II i II rzędu 0 ZARZĄDZANIE ORGANY KOLEGIALNE 00 000 Przepisy prawne dotyczące organów kolegialnych 001 Organy obce 002 Rada Społeczna 003 Komisje i zespoły własne (stałe i doraźne) 004 Komisje zewnętrzne 005 Zjazdy, sesje, konferencje, narady 006 Obsługa organizacyjno-techniczna organów kolegialnych 01 ORGANIZACJA 010 PRZEPISY PRAWNE DOTYCZĄCE ORGANIZACJI I ZARZĄDZANIA 011 Organizacja Szpitala 012 Organizacja biurowości, archiwum zakładowe, biblioteka AKTY NORMATYWNE. OBSŁUGA PRAWNA 02 020 Zbiór aktów normatywnych władz nadrzędnych 021 Zbiór aktów normatywnych własnej jednostki 022 Opinie prawne. 023 Sprawy cywilne 024 Sprawy ze stosunku pracy 025 Sprawy sądowo-administracyjne 026 Sprawy karne i o wykroczenia 027 Sprawy gospodarcze 028 Rejestr spraw sądowych PLANOWANIE, SPRAWOZDAWCZOŚĆ, STATYSTYKA I ANALIZY DZIAŁALNOŚCI 03 030 Metodyka i organizacja planowania sprawozdawczości 031 Prognozowanie i planowanie perspektywiczne 032 Plany i sprawozdania wieloletnie 033 Plany i sprawozdania roczne 034 Plany i sprawozdania komórek organizacyjnych 035 Statystyka 036 Analizy (kompleksowe i problemowe) INFORMATYKA 04 040 Projektowanie i koordynacja systemów i programów 041 Tworzenie i eksploatacja baz danych 2 042 Eksploatacja systemów informatycznych 043 Przetwarzanie danych 044 Wspomaganie użytkowników systemów (konsultacje, szkolenia) SKARGI I WNIOSKI 05 050 Przepisy własne i ich interpretacja w sprawie załatwiania skarg i wniosków 051 Skargi i wnioski załatwiane bezpośrednio 052 Skargi i wnioski przekazane do załatwienia według właściwości 053 Analizy skarg i wniosków 054 Rejestr skarg i wniosków Prace badawcze, wydawnictwa i publikacje, promowanie działalności Szpitala 06 060 Prace badawcze i opracowania problemowe własne 061 Wydawnictwa 062 Współpraca z mediami 063 Kroniki i monografie 064 Imprezy własne 065 Udział w obcych imprezach krajowych i zagranicznych 066 Techniczna obsługa imprez 067 Sponsoring 068 Patronat WSPÓŁDZIAŁANIE, KONTAKTY, REPREZENTACJA 07 070 Współpraca z krajowymi jednostkami organizacyjnymi 071 Współpraca i kontakty zagraniczne 072 Współdziałanie pomiędzy komórkami organizacyjnymi Szpitala 073 Reprezentacja KONTROLE 08 080 Zasady i tryb przeprowadzania kontroli 081 Kontrole zewnętrzne (NIK, UKS, PIP i inne jednostki nadrzędne) własnej jednostki 082 Książki kontroli 083 Kontrola wewnętrzna 084 Badania różnych aspektów funkcjonowania i organizacji własnej jednostki 1 KADRY ZASADY PRACY I PŁACY 10 100 Zbiór przepisów prawnych dotyczących pracy, płac i spraw osobowych 101 Taryfikatory kwalifikacyjne, siatki płac 102 Regulamin pracy ZATRUDNIANIE PRACOWNIKÓW 11 110 Zatrudnianie i zwalnianie pracowników 111 Zatrudnianie i zwalnianie pracowników specjalnych kategorii 112 Etaty 113 Prace dodatkowe 3 SPRAWY OSOBOWE 12 120 Akta osobowe 121 Pomoce ewidencyjne do akt osobowych 122 Kadra kierownicza 123 Wynagradzanie, nagradzanie i awansowanie pracowników 124 Odznaczenia 125 Kary porządkowe i dyscyplinarne 126 Wojskowe sprawy pracowników 127 Opinie i oceny kwalifikacyjne pracowników BEZPIECZEŃSTWO I HIGIENA PRACY 13 130 Przepisy o bezpieczeństwie i higienie pracy 131 Środki ochronne 132 Wypadki przy pracy, choroby zawodowe 133 Ocena warunków bezpieczeństwa i higieny pracy SZKOLENIE PRACOWNIKÓW 14 140 Przepisy prawne dotyczące szkolenia pracowników 141 Plany i programy szkolenia pracowników oraz sprawozdania z ich realizacji 142 Kursy, szkolenia doskonalące, szkolenia specjalistyczne 143 Seminaria, sympozja, kursokonferencje 144 Dokumentacja szkolenia 145 Ewidencja szkolonych 146 Protokoły egzaminów i świadectwa nauki 147 Staże zawodowe, praktyki, specjalizacja, studia podyplomowe, doktoranckie 148 Szkolenia stanowiskowe, bhp, p.poż. RACJONALIZACJA I USPRAWNIENIE PRACY 15 150 Podstawowe zasady 151 Racjonalizacja i wynalazczość DYSCYPLINA PRACY, URLOPY 16 160 Dowody obecności w pracy 161 Absencja 162 Książki wyjść na zewnątrz 163 Urlopy wypoczynkowe 164 Urlopy wychowawcze 165 Urlopy bezpłatne 166 Delegacje służbowe 167 Zachowanie tajemnicy państwowej i służbowej SPRAWY SOCJALNO – BYTOWE 17 170 Przepisy prawne dotyczące spraw socjalno – bytowych pracowników 171 Regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych 172 Pożyczki z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych 4 173 Zaopatrzenie rzeczowe pracowników 174 Opieka zdrowotna 175 Wypoczynek pracowników i ich rodzin 176 Sport, oświata, kultura 177 Pracownicza Kasa Zapomogowo-Pożyczkowa UBEZPIECZENIA OSOBOWE 18 181 Przepisy ubezpieczeniowe 182 Ubezpieczenia społeczne 183 Dowody uprawnienia do zasiłków 184 Emerytury i renty 185 Ubezpieczenia zbiorowe na życie i od nieszczęśliwych wypadków 2 ŚRODKI RZECZOWE 20 PODSTAWOWE ZASADY GOSPODAROWANIA ŚRODKAMI RZECZOWYMI 21 NORMALIZACJA I NORMATYWY 210 Normy zużycia materiałów, wyposażenia w sprzęt, zapasy, ubytki INWESTYCJE I REMONTY KAPITALNE 22 220 Przepisy prawne dotyczące inwestycji budowlanych i remontów kapitalnych 221 Przygotowanie inwestycji budowlanych i remontów kapitalnych 222 Wykonawstwo inwestycji budowlanych i remontów kapitalnych ADMINISTRACJA NIERUCHOMOŚCI 23 230 Administrowanie nieruchomościami 231 Utrzymanie lokali i pomieszczeń GOSPODARKA MATERIAŁOWA 24 240 Organizacja gospodarki materiałowej 241 Zaopatrzenie 242 Magazynowanie i użytkowanie 243 Gospodarka odpadami (surowcami wtórnymi) 244 Dokumentacja techniczna maszyn i urządzeń 245 Paszporty maszyn i urządzeń 246 Konserwacja i remonty środków trwałych ŹRÓDŁA ZAOPATRZENIA 25 250 Dostawcy krajowi 251 Dostawcy zagraniczni TRANSPORT I ŁĄCZNOŚĆ 26 260 Przepisy prawne dotyczące transportu własnego 261 Zakupy i ewidencja środków transportu 262 Eksploatacja środków transportu 263 Warsztaty, garaże, myjnie 264 Usługi transportowe obce 265 Eksploatacja środków łączności 5 GOSPODARKA ENERGETYCZNA 27 270 Zasady gospodarki energetycznej, cieplnej i paliwami 271 Gospodarka energią elektryczną 272 Gospodarka paliwami płynnymi i gazem 273 Gospodarka energią cieplną OCHRONA PRZECIWPOŻAROWA, OBRONA CYWILNA, OCHRONA MIENIA 28 280 Ochrona przeciwpożarowa 281 Sprawy wojskowe, ochrona informacji niejawnych 282 Obrona Cywilna 283 Ochrona mienia Szpitala (strzeżenie) 284 Ubezpieczenia rzeczowe 285 Ochrona środowiska 3 EKONOMIKA PODSTAWOWE ZASADY EKONOMICZNO - FINANSOWE 30 300 Systemy ekonomiczno – finansowe 301 Systemy informacyjno – dewizowe 302 Systemy metod i analiz 303 Metody rachunku ekonomicznego 304 Metody analizy wartości 305 System ewidencji 306 Zakładowy plan kont PLANOWANIE I WYKONANIE BUDŻETU SZPITALA 31 310 Przepisy prawne dotyczące budżetu i finansów 311 Plan finansowy i jego zmiany 312 Sprawozdania finansowe 313 Finansowanie inwestycji i remontów 314 Dotacje celowe 315 Subwencje z budżetu państwa 316 Kredytowanie, współpraca z bankami 317 Źródła finansowania, dochody Szpitala 318 Podatki i opłaty lokalne KSIĘGOWOŚĆ FINANSOWA 32 320 Dowody księgowe 321 Dokumentacja księgowa 322 Rozliczenia 323 Windykacja należności z tytułu kosztów leczenia 324 Windykacja należności z pozostałych tytułów 325 Uzgadnianie sald 326 Ewidencja syntetyczna lub analityczna 327 Obrót gotówkowy, obsługa kasowa 6 ROZLICZENIA PŁAC 33 330 Dokumentacja płac 331 Deklaracje podatkowe (PIT) 332 Deklaracje RMUA 333 Listy zaliczek na płace 334 Listy płac, wynagrodzeń i świadczeń ZUS 335 Karty zbiorcze płac (Kartoteki wynagrodzeń) 336 Zaświadczenia o płacach 337 Dowody księgowe 338 Dokumentacja księgowa KSIĘGOWOŚĆ MATERIAŁOWO – TOWAROWA 34 340 Dowody księgowe 341 Dokumentacja księgowa KOSZTY I CENY 35 350 Kalkulacja kosztów 351 Kalkulacja cen FUNDUSZE SPECJALNE I CELOWE 36 360 Zasady gospodarowania funduszami specjalnymi i celowymi 361 Ewidencja funduszy specjalnych i celowych 362 Sprawozdania roczne funduszy specjalnych i celowych 363 Ewidencja przychodów i rozchodów funduszy 364 Ewidencja przychodów i rozchodów środków specjalnych INWENTARYZACJA 37 370 Ogólne zasady 371 Spisy i protokoły inwentaryzacyjne 372 Zestawienia resortowe (zbiorcze) wyników powszechnej inwentaryzacji 373 Wycena i przecena ZAMÓWIENIA PUBLICZNE 38 380 Przepisy prawne dotyczące zamówień publicznych, kryteria oceny 381 Rejestry umów zawartych w trybie zamówień publicznych 382 Dokumentacja zamówień publicznych 4 OCHRONA ZDROWIA 40 PRZEPISY PRAWNE DOTYCZĄCE OCHRONY ZDROWIA 41 PLANY I PROGRAMY OCHRONY ZDROWIA 42 UDZIAŁ W PROGRAMACH ZDROWOTNYCH I PROMOCJI ZDROWIA 43 ORGANIZACJA PROCESU UDZIELANIA ŚWIADCZEŃ ZDROWOTNYCH 44 430 Karta praw pacjenta 431 Procedury medyczne 432 Sprawy akredytacji PROFILAKTYKA I OŚWIATA ZDROWOTNA 7 440 Przepisy prawne dotyczące profilaktyki i oświaty zdrowotnej 441 Opieka profilaktyczna nad pacjentami 442 Szczepienia ochronne 443 Oświata zdrowotna ZAGADNIENIA SANITARNO-EPIDEMIOLOGICZNE 45 450 Przepisy prawne dotyczące zagadnień sanitarnych i epidemiologicznych 451 Program zapobiegania zakażeniom wewnątrzszpitalnym 452 Zwalczanie zakażeń wewnątrzszpitalnych 453 Zapobiegawczy nadzór sanitarny 5 ORGANIZACJA OPIEKI ZDROWOTNEJ, LECZNICTWO STACJONARNE, AMBULATORYJNE, LABORATORIA I PRACOWNIE DIAGNOSTYCZNE, KRWIODAWSTWO, LEKI I ŚRODKI FARMACEUTYCZNE LECZNICTWO STACJONARNE 50 500 Przepisy prawne dotyczące lecznictwa zamkniętego 501 Dokumentacja indywidualna wewnętrzna 502 Dokumentacja indywidualna zewnętrzna 503 Dokumentacja zbiorcza wewnętrzna 504 Dokumentacja zbiorcza zewnętrzna 505 Opieka psychologiczna nad pacjentami LECZNICTWO AMBULATORYJNE 51 510 Przepisy prawne dotyczące lecznictwa otwartego 511 Dokumentacja indywidualna wewnętrzna 512 Dokumentacja indywidualna zewnętrzna 513 Dokumentacja zbiorcza LABORATORIA I PRACOWNIE DIAGNOSTYCZNE 52 520 Przepisy prawne dotyczące pracowni diagnostycznych 521 Dokumentacja badań laboratoryjnych 522 Dokumentacja badań rentgenowskich 523 Dokumentacja zakładów i pracowni diagnostycznych REHABILITACJA 53 530 Księga zabiegów leczniczych 531 Kartoteka pacjentów 532 Księga pobytu dziennego pacjentów KRWIODAWSTWO 54 540 Przepisy prawne dotyczące krwiodawstwa i krwi 541 Dokumentacja krwi LEKI I ŚRODKI FARMACEUTYCZNE 55 550 Zasady zaopatrzenia chorych w środki lecznicze i sanitarne 551 Leki reglamentowane i pozalekospisowe STERYLIZACJA 56 560 Dokumentacja kontroli skuteczności procesów sterylizacyjnych 8 561 Inna dokumentacja procesu sterylizacji (np. testy, daty, taśmy wskaźnika) NADZÓR NAD PLACÓWKAMI SŁUŻBY ZDROWIA 57 6 ŻYWIENIE W ZAKŁADACH OPIEKI ZDROWOTNEJ 60 PRZEPISY PRAWNE DOTYCZĄCE ŻYWIENIA W ZAKŁADACH OPIEKI ZDROWOTNEJ 61 ZASADY ŻYWIENIA, NORMY ŻYWIENIA, ANALIZY ŻYWIENIA 7 610 Nomenklatura diet i „gramówki” 611 Jadłospisy i relewy 612 Żywienie niemowląt 613 Wydawanie posiłków na Oddziały 614 Sprzedaż obiadów, opłaty za wyżywienie 615 Nadzór nad żywieniem DZIAŁALNOŚĆ POMOCNICZO-GOSPODARCZA 70 WYNAJMOWANIE POMIESZCZEŃ 71 WYDZIERŻAWIANIE PARKINGU, POWIERZCHNI DACHOWEJ 72 OBRÓT DETALICZNY PRODUKTAMI LECZNICZYMI, WYROBAMI MEDYCZNYMI, KOSMETYKAMI, ARTYKUŁAMI TOALETOWYMI 73 ŚWIADCZENIE USŁUG 74 INNA DZIAŁALNOŚĆ GOSPODARCZA 9 JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT WOJEWÓDZKIEGO SZPITALA SPECJALISTYCZNEGO Im. STEFANA KARDYNAŁA WYSZYŃSKIEGO W LUBLINIE Kategoria archiwalna Symbol Klasy rzędów I II III IV V 1 2 3 4 5 0 W innych W komórce merytorycznej* komórkach 6 7 8 9 ZARZĄDZANIE ORGANY KOLEGIALNE 00 000 Przepisy prawne dotyczące organów kolegialnych B10 Bc 001 Organy obce B5 Bc 002 Rada Społeczna 0020 Powoływanie, zmiana składu A Bc 0021 Regulamin Rady Społecznej A Bc 0022 Posiedzenia Rady Społecznej A Bc 0023 Rejestr uchwał Rady Społecznej A Bc A Bc Sejmik Województwa Lubelskiego, Zarząd Województwa Lubelskiego, Uchwały i decyzje dot. Szpitala kat. A Skład, porządek obrad, materiały na posiedzenia, sprawozdania, głosy w dyskusji, wnioski, protokoły Komisje i zespoły własne (stałe i doraźne) 003 0030 * Uwagi Hasła klasyfikacyjne Powoływanie komisji i zespołów i ich ewidencja Komórka merytoryczna – komórka organizacyjna, do której zadań należy ostateczne pod względem merytorycznym załatwienie (opracowanie) danego rodzaju spraw i która w tym zakresie powinna posiadać całość akt sprawy Kategoria archiwalna Symbol Klasy rzędów Hasła klasyfikacyjne I II III IV V 1 2 3 4 5 0031 Uwagi W komórce W innych merytorycznej* komórkach 6 7 8 Posiedzenia komisji i zespołów A Bc Dla każdej zakłada się odrębną podteczkę. W teczkach materiały jak w klasie 0022 B10 Bc Własne wystąpienia, kat. A Do kat. A kwalifikuje się dokumentację merytoryczną, programy, protokoły obrad, referaty, sprawozdania itp. 004 Komisje zewnętrzne 005 Zjazdy, sesje, konferencje, narady 9 0050 Zjazdy, sesje, konferencje własne A Bc 0051 Narady pracownicze A Bc 0052 Udział w zewnętrznych zjazdach, naradach, konferencjach i sesjach B5 Bc Materiały i wystąpienia własne – kat. A. Obsługa organizacyjno-techniczna organów kolegialnych B2 Bc Korespondencja operatywna B10 Bc 006 01 ORGANIZACJA 010 PRZEPISY PRAWNE DOTYCZĄCE ORGANIZACJI I ZARZĄDZANIA 011 Organizacja Szpitala 0110 Podstawy prawne działania Szpitala A - 0111 Statut Szpitala A Bc 0112 Regulamin organizacyjny, schematy organizacyjne A Bc 0113 Regulamin porządkowy A Bc Powołanie, wypisy z rejestru publicznych zakładów opieki zdrowotnej prowadzonego przez Ministra Zdrowia i Krajowego Rejestru Sądowego. 11 Kategoria archiwalna Symbol Klasy rzędów Hasła klasyfikacyjne I II III IV V 1 2 3 4 5 Uwagi W komórce W innych merytorycznej* komórkach 6 7 8 9 0114 Upoważnienia stałe do wykonywania zadań, pełnomocnictwa B5 Bc 0115 Podziały czynności, zakresy działania B10 Bc 0116 Bieżące sprawy organizacyjne B5 Bc Korespondencja, notatki, polecenia porządkowe Organizacja biurowości, archiwum zakładowe, biblioteka 012 0120 Przepisy kancelaryjne i archiwalne A Bc Instrukcja kancelaryjna, rzeczowy wykaz akt, instrukcja archiwalna 0121 Środki ewidencji i kontroli obiegu dokumentacji B2 - Kontrolki korespondencji wpływającej i wychodzącej, książki pocztowe, itp. 0122 Wzory Formularzy i druków własnych stosowanych w Szpitalu A Bc Opracowania projektów, wzorów 0123 Druki powszechnego użytku B3 Bc Wzory 0124 Druki ścisłego zarachowania B3 Bc Wzory i zasady gospodarowania 0125 Ewidencja zasobów archiwum zakładowego A Bc Spisy zdawczo-odbiorcze akt, wykaz spisów zdawczoodbiorczych, spisy materiałów archiwalnych przekazywanych do archiwum państwowego, protokoły oceny i spisy dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do wybrakowania, protokoły braków (zaginięcia) dokumentacji. 12 Kategoria archiwalna Symbol Klasy rzędów Hasła klasyfikacyjne I II III IV V 1 2 3 4 5 Uwagi W komórce W innych merytorycznej* komórkach 6 7 8 9 0126 Udostępnianie zasobu archiwum zakładowego B2 - 0127 Rejestr i wzory odciskowe pieczęci A Bc Zamówienia kat. B5. 0128 Biblioteka Szpitala A Bc Własne BE50 Bc Katalogi, inwentarze, protokoły scontrum, protokoły braków. 01282 Gromadzenie zbiorów bibliotecznych B5 Bc Zakup, wymiana, dary. 01283 Udostępnianie zbiorów bibliotecznych B2 Bc Rewersy, karty wypożyczeń, karty czytelników. B10 Bc Dotyczy innych niż dzienniki ustaw, monitory, dzienniki urzędowe Komplet podpisanych zarządzeń, instrukcji, wytycznych. Dla każdego rodzaju aktów zakłada się odrębne teczki. Jeden egzemplarz wraz z materiałami źródłowymi rejestruje się i przechowuje w odpowiednich klasach rzeczowych 01280 Regulaminy, decyzje, instrukcje, wytyczne 01281 Ewidencja zbiorów bibliotecznych AKTY NORMATYWNE. OBSŁUGA PRAWNA 02 020 Zbiór aktów normatywnych władz nadrzędnych 021 Zbiór aktów normatywnych własnej jednostki A Bc 022 Opinie prawne. B5 Bc 023 Sprawy cywilne B10 - 024 Sprawy ze stosunku pracy B10 - 025 Sprawy sądowo-administracyjne B10 - 13 Kategoria archiwalna Symbol Klasy rzędów Hasła klasyfikacyjne I II III IV V 1 2 3 4 5 Uwagi W komórce W innych merytorycznej* komórkach 6 7 8 026 Sprawy karne i o wykroczenia B5 - 027 Sprawy gospodarcze B10 - 028 Rejestr spraw sądowych B25 - PLANOWANIE, SPRAWOZDAWCZOŚĆ, STATYSTYKA I ANALIZY DZIAŁALNOŚCI 03 030 Metodyka i organizacja planowania sprawozdawczości 031 Prognozowanie i planowanie perspektywiczne 9 Dla każdego rodzaju planów i sprawozdań zakłada się odrębne teczki A Bc Ustalenia własne; Ustalenia zewnętrzne – kat. B Wersje ostateczne – kat. A, wersje robocze – kat. B3. 0310 Strategie rozwoju jednostki B10 Bc Opracowania własne kat. A 0311 Udział w programach restrukturyzacji B10 Bc Jak w klasie 0310 Plany i sprawozdania wieloletnie 032 0320 Plany wieloletnie A Bc Jak w klasie 031 0321 Sprawozdania wieloletnie A Bc Jak w klasie 031 Plany i sprawozdania roczne 033 Jak w klasie 031 0330 Plany roczne A Bc 0331 Sprawozdania roczne A Bc B5 Bc Jak w klasie 031 Plany i sprawozdania komórek organizacyjnych 034 0340 Plany pracy 14 Kategoria archiwalna Symbol Klasy rzędów Hasła klasyfikacyjne I II III IV V 1 2 3 4 5 Uwagi W komórce W innych merytorycznej* komórkach 6 7 8 0341 Sprawozdania wieloletnie i roczne komórek organizacyjnych A Bc 0342 Plany i sprawozdania okresowe komórek organizacyjnych B5 Bc 9 Tylko sprawozdania komórek merytorycznych. Komórek usługowych (administracyjnogospodarczych) kat. B5 Statystyka 035 0350 Źródłowe materiały statystyczne B5 Bc Ankiety, formularze statystyczne, sprawozdania. Okres przechowywania liczy się od daty opracowania końcowego, obejmującego całość danych źródłowych 0351 Statystyczne opracowania cząstkowe B5 Bc 0352 Statystyczne opracowania końcowe A Bc A Bc BE5 Bc Do kat. A analizy, które nie mieszczą się w opracowaniu kompleksowym lub problemowym. Pozostałe kat. B5 B5 Bc Plany, umowy, korespondencja z wykonawcami i inne Za okres roku lub krótszy o ile są to opracowania końcowe Analizy (kompleksowe i problemowe) 036 0360 Analizy własne kompleksowe i problemowe 0361 Analizy własne wycinkowe INFORMATYKA 04 Projektowanie i koordynacja systemów i programów 040 0400 Organizacja projektowania i programowania 15 Kategoria archiwalna Symbol Klasy rzędów Hasła klasyfikacyjne I II III IV V 1 2 3 4 5 05 W komórce W innych merytorycznej* komórkach 6 7 8 9 Okres przechowywania liczy się od następnego roku, w którym zaprzestano eksploatacji programu 0401 Licencje na oprogramowanie B5 C 0402 Ustalanie uprawnień dostępu do danych B5 Bc 0403 Redagowanie stron internetowych A Bc Archiwizuje się po każdej aktualizacji Do kat. A bazy opracowane specjalnie na potrzeby Szpitala Tworzenie i eksploatacja baz danych 041 0410 Zakup, wdrażanie i aktualizacja zewnętrznych baz danych BE5 Bc 0411 Bazy danych własne – projekty i instrukcje ich prowadzenia A Bc 0412 Bank danych (zbiory informacji) BE10* Bc *Kategoria archiwalna zależna od rodzaju zgromadzonych informacji - zgodna z kwalifikacją w niniejszym rzeczowym wykazie akt B5 Bc Harmonogramy, umowy, korespondencja 042 Eksploatacja systemów informatycznych 043 Przetwarzanie danych 044 Uwagi 0430 Wydruki maszyn elektronicznych B10 - Tabelogramy, wydruki statystyczne itp. 0431 Materiały pomocnicze do tabelogramów B10 - Instrukcje, wyjaśnienia itp. Wspomaganie użytkowników systemów (konsultacje, szkolenia) B5 Bc SKARGI I WNIOSKI 16 Kategoria archiwalna Symbol Klasy rzędów Hasła klasyfikacyjne I II III IV V 1 2 3 4 5 Uwagi W komórce W innych merytorycznej* komórkach 6 7 8 050 Przepisy własne i ich interpretacja w sprawie załatwiania skarg i wniosków A Bc 051 Skargi i wnioski załatwiane bezpośrednio A Bc 052 Skargi i wnioski przekazane do załatwienia według właściwości B3 Bc 053 Analizy skarg i wniosków A Bc 054 Rejestr skarg i wniosków A Bc A Bc 9 W przypadku masowości do kat. A 5-10% Prace badawcze, wydawnictwa i publikacje, promowanie działalności Szpitala 06 060 Prace badawcze i opracowania problemowe własne 061 Wydawnictwa 0610 Programy i plany publikacji własnych A Bc 0611 Dokumentacja wydawnictw własnych A Bc 0612 Współpraca z zakładami poligraficznymi B5 Bc 0613 Prenumeracja dzienników i czasopism B2 Bc BE5 Bc A Bc Dokumentacja każdego tytułu (książki, czasopisma), umowy, opracowania autorskie i redakcyjne, opinie, recenzje, projekty graficzne Współpraca z mediami 062 0620 Przygotowywanie i koordynacja polityki informacyjnej w środkach masowego przekazu 0621 Informacje i wywiady dla prasy, radia i telewizji 17 Kategoria archiwalna Symbol Klasy rzędów Hasła klasyfikacyjne I II III IV V 1 2 3 4 5 Uwagi W komórce W innych merytorycznej* komórkach 6 7 8 9 0622 Konferencje prasowe. Odpowiedzi na krytykę prasową. A Bc 0623 Wycinki prasowe o działalności Szpitala A Bc 063 Kroniki i monografie A Bc 064 Imprezy własne A Bc Programy, projekty plastyczne, teksty odczytów, ulotki informacyjne i inne 065 Udział w obcych imprezach krajowych i zagranicznych B2 Bc Materiały dotyczące czynnego uczestnictwa własnej jednostki – kat. A 066 Techniczna obsługa imprez B2 Bc 067 Sponsoring B5 Bc 068 Patronat B5 Bc WSPÓŁDZIAŁANIE, KONTAKTY, REPREZENTACJA 07 Współpraca z krajowymi jednostkami organizacyjnymi 070 0700 Współpraca z Ministerstwem Zdrowia A Bc Programy, umowy, relacje z realizacji współpracy, merytoryczna korespondencja; pozostałe akta – kat. B5 0701 Współpraca z NFZ A Bc Jak w klasie 0700 0702 Współpraca z Akademią Medyczną, instytucjami naukowymi i towarzystwami naukowymi A Bc Jak w klasie 0700 0703 Współpraca z administracją rządową zespoloną i niezespoloną BE5 Bc Jak w klasie 0700 18 Kategoria archiwalna Symbol Klasy rzędów Hasła klasyfikacyjne I II III IV V 1 2 3 4 5 Uwagi W komórce W innych merytorycznej* komórkach 6 7 8 0704 Współpraca z organami samorządu terytorialnego BE5 Bc 0705 Współpraca z innymi jednostkami organizacyjnymi B5 Bc 0706 Współpraca ze związkami zawodowymi i innymi organizacjami BE5 Bc 9 Jak w klasie 0700 Jak w klasie 0700; dokumentację dotyczącą obligatoryjnych uzgodnień z zakładowymi organizacjami związkowymi odkłada się do właściwych rzeczowo teczek Współpraca i kontakty zagraniczne 071 0710 Ogólne zasady i programy współpracy międzynarodowej B5 Bc 0711 Porozumienia i umowy z podmiotami zagranicznymi A Bc Dla każdego rodzaju umowy prowadzi się odrębną teczkę 0712 Wyjazdy służbowe za granicę A Bc Programy pobytu, sprawozdania 0713 Przyjazdy delegacji zagranicznych A Bc Jak w klasie 0712 0714 Obsługa organizacyjno-techniczna wyjazdów służbowych i delegacji zagranicznych B2 Bc 072 Współdziałanie pomiędzy komórkami organizacyjnymi Szpitala B5 Bc 073 Reprezentacja B5 Bc Zaproszenia, życzenia, podziękowania itp. A Bc Ustalenia własne; zewnętrzne – kat. Bc KONTROLE 08 080 Zasady i tryb przeprowadzania kontroli 19 Kategoria archiwalna Symbol Klasy rzędów Hasła klasyfikacyjne I II III IV V 1 2 3 4 5 Uwagi W komórce W innych merytorycznej* komórkach 6 7 8 9 Protokoły, sprawozdania z kontroli, wnioski, zarządzenia i wystąpienia pokontrolne, sprawozdania z ich realizacji. Każda kontrola stanowi odrębną sprawę 081 Kontrole zewnętrzne (NIK, UKS, PIP i inne jednostki nadrzędne) własnej jednostki A Bc 082 Książki kontroli B5 - 083 Kontrola wewnętrzna B5 Bc Jak w klasie 081 084 Badania różnych aspektów funkcjonowania i organizacji własnej jednostki BE5 Bc Opracowania, wyniki, wnioski z badań kat. A B10 Bc Ustalenia własne kat. A, pozostałe B10 Jak w klasie 100 1 KADRY ZASADY PRACY I PŁACY 10 100 Zbiór przepisów prawnych dotyczących pracy, płac i spraw osobowych 101 Taryfikatory kwalifikacyjne, siatki płac A Bc 102 Regulamin pracy A Bc ZATRUDNIANIE PRACOWNIKÓW 11 Zatrudnianie i zwalnianie pracowników 110 1100 Przyjmowanie i zwalnianie pracowników B2 - 1101 Obsadzanie stanowisk pracy w drodze konkursów B5 - Zapotrzebowanie na pracowników, ogłoszenia, oferty kandydatów kat. Bc. Akta dot. konkretnych pracowników przyjętych do pracy odkłada się do akt osobowych (klasa 120) 20 Kategoria archiwalna Symbol Klasy rzędów Hasła klasyfikacyjne I II III IV V 1 2 3 4 5 W komórce W innych merytorycznej* komórkach 6 7 8 9 111 Zatrudnianie i zwalnianie pracowników specjalnych kategorii B5 - Młodocianych, inwalidów, rencistów, absolwentów szkół itp. 112 Etaty 1120 Wykazy etatów - zestawienia ilościowe i jakościowe A Bc 1121 Okresowe analizy stanu zatrudnienia B5 Bc Przeglądy kadrowe Prace dodatkowe 113 12 Uwagi 1130 Ewidencja pracowników wykonujących prace dodatkowe B5 Bc 1131 Umowy o zakazie konkurencji B5 Bc 1132 Prace zlecone ze składką na ZUS B50 Bc 1133 Prace zlecone bez składki na ZUS B5 Bc 1134 Umowy o dzieło B5 Bc 1135 Zatrudnienie w godzinach nadliczbowych B5 Bc SPRAWY OSOBOWE 21 Kategoria archiwalna Symbol Klasy rzędów Hasła klasyfikacyjne I II III IV V 1 2 3 4 5 Uwagi W komórce W innych merytorycznej* komórkach 6 120 Akta osobowe 121 Pomoce ewidencyjne do akt osobowych 122 Kadra kierownicza 123 Wynagradzanie, nagradzanie i awansowanie pracowników 7 8 9 BE50 - Dla każdego pracownika prowadzi się oddzielną teczkę zawierającą dokumenty określone w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Pollityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. (Dz. U. Nr 62, poz. 286 późn. zm): podanie o pracę, życiorys, świadectwa i dyplomy, umowę o pracę i jej zmiany, zakresy czynności, zaświadczenia o odznaczeniach, nagrodach i awansach. Okres przechowywania liczy się od daty rozwiązania umowy o pracę B50 - Skorowidze, kartoteki, rejestry, wykazy imienne itp. A - Ewidencja, komunikaty o zmianach na stanowiskach kierowniczych 1230 Nagradzanie z funduszu nagród B2 Bc Drugie egzemplarze odkłada się do akt osobowych (klasa 120) 1231 Awanse i przeszeregowania pracowników B2 Bc Jak w klasie 1230 1232 Nagrody jubileuszowe B2 Bc Jak w klasie 1230 1233 Dyplomy, listy, podziękowania B2 Bc Jak w klasie 1230 22 Kategoria archiwalna Symbol Klasy rzędów Hasła klasyfikacyjne I II III IV V 1 2 3 4 5 Uwagi W komórce W innych merytorycznej* komórkach 6 7 8 9 Odznaczenia 124 1240 Odznaczenia państwowe B5 - Dot. wyłącznie wniosków, korespondencja – kat. Bc; jak klasa 1230 1241 Odznaczenia resortowe, branżowe, regionalne i lokalne B5 - Jak w klasie 1240 1242 Ewidencja pracowników odznaczonych A - Kary porządkowe i dyscyplinarne 125 1250 Upomnienia na piśmie – odwołania Bc - Zgodnie z Kodeksem pracy Jak w klasie 1230 1251 Postępowanie dyscyplinarne B5 - 1252 Zawieszenie pracowników w czynnościach B5 - 1253 Zawieszanie nałożonych kar B5 - 1254 Pozbawienie prawa do wykonywania zawodu BE5 - Jak w klasie 1252 Okres przechowywania liczy się od zakończenia kary. Jak w klasie 1230 126 Wojskowe sprawy pracowników B5 - Jak w klasie 1230 127 Opinie i oceny kwalifikacyjne pracowników B5 - Opinie dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych (klasa 120) A Bc Opracowania własne; zewnętrzne (ZUS, PZU) kat. B5 BEZPIECZEŃSTWO I HIGIENA PRACY 13 130 Przepisy o bezpieczeństwie i higienie pracy 131 Środki ochronne 23 Kategoria archiwalna Symbol Klasy rzędów Hasła klasyfikacyjne I II III IV V 1 2 3 4 5 Uwagi W komórce W innych merytorycznej* komórkach 6 7 8 9 1310 Przepisy dotyczące środków ochronnych A Bc Ustalenia własne, zewnętrzne B5 1311 Odzież i sprzęt ochronny B3 Bc Tabela zaopatrzenia w odzież ochronną i roboczą oraz w sprzęt ochrony osobistej 1312 Urządzenia ochronne i sanitarne B3 Bc 1313 Środki utrzymania czystości B3 Bc Wypadki przy pracy, choroby zawodowe 132 1320 Wypadki przy pracy i w drodze do i z pracy B10 - Dokumentacja wypadkowa 1321 Wypadki zbiorowe, inwalidzkie, śmiertelne A - Jak w klasie 1320 1322 Badania okresowe pracowników BX* Bc *Okres przechowywania zgodny z wymogami na danym stanowisku pracy 1323 Badania i pomiary czynników szkodliwych dla zdrowia B10 Bc Wyniki badań pomiarów – kat. B5; rejestr wyników badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia na stanowisku pracy – kat. B25 1324 Zgłoszenia chorób zawodowych B10 Bc 1325 Rejestr chorób zawodowych A - Ocena warunków bezpieczeństwa i higieny pracy 133 1330 Okresowe przeglądy stanu BHP B5 Bc Protokoły, oceny, wytyczne i zalecenia 1331 Analiza warunków bezpieczeństwa i higieny pracy A Bc Analizy roczne 24 Kategoria archiwalna Symbol Klasy rzędów Hasła klasyfikacyjne I II III IV V 1 2 3 4 5 W komórce W innych merytorycznej* komórkach 6 7 8 B10 Bc 9 SZKOLENIE PRACOWNIKÓW 14 140 Przepisy prawne dotyczące szkolenia pracowników 141 Plany i programy szkolenia pracowników oraz sprawozdania z ich realizacji A Bc 142 Kursy, szkolenia doskonalące, szkolenia specjalistyczne B5 Bc 143 Seminaria, sympozja, kursokonferencje B5 Bc 144 Dokumentacja szkolenia B5 Bc Z wyjątkiem spraw ujętych w klasie 145 i 146 145 Ewidencja szkolonych B50 Bc Ze szkoleń prowadzonych przez Szpital (nie zlecanych) 146 Protokoły egzaminów i świadectwa nauki B50 - 147 Staże zawodowe, praktyki, specjalizacja, studia podyplomowe, doktoranckie 148 15 Uwagi 1470 Staże zawodowe podyplomowe B5 Bc 1471 Praktyki szkoleniowe B5 Bc 1472 Specjalizacja B5 Bc 1473 Studia podyplomowe i doktoranckie B5 Bc Szkolenia stanowiskowe, bhp, p.poż. B3 Bc Opracowania własne kat. A; opracowania zewnętrzne B10 Jak w klasie 145 Z wyjątkiem ujętych w klasach 145 i 146 Informacje/zaświadczenia o odbytym szkoleniu odkłada się do akt osobowych RACJONALIZACJA I USPRAWNIENIE PRACY 25 Kategoria archiwalna Symbol Klasy rzędów Hasła klasyfikacyjne I II III IV V 1 2 3 4 5 Uwagi W komórce W innych merytorycznej* komórkach 6 150 Podstawowe zasady 151 Racjonalizacja i wynalazczość 7 8 9 A Bc Ustalenia własne dotyczące normowania pracy, współzawodnictwa, wynalazczości itp. 1510 Wynalazki i wnioski racjonalizatorskie BE10 - Zgłoszenia projektów i ich ocena, zgłoszone i opatentowane projekty – kat. A 1511 Postępowanie patentowe BE10 Bc Wnioski do Urzędu Patentowego oraz ewidencja świadectw Urzędu Patentowego DYSCYPLINA PRACY, URLOPY 16 160 Dowody obecności w pracy B3 - Listy obecności pracowników, karty ewidencji czasu pracy, karty zegarowe, harmonogramy pracy zmianowej 161 Absencja B3 Bc Zwolnienia lekarskie, urlopy okolicznościowe, usprawiedliwienia nieobecności 162 Książki wyjść na zewnątrz B3 - 163 Urlopy wypoczynkowe B3 Bc Karty urlopowe, plany urlopów 164 Urlopy wychowawcze B3 Bc Ewidencja. Decyzje przechowuje się w aktach osobowych (klasa 120) 165 Urlopy bezpłatne B3 Bc Jak w klasie 164 26 Kategoria archiwalna Symbol Klasy rzędów Hasła klasyfikacyjne I II III IV V 1 2 3 4 5 Uwagi W komórce W innych merytorycznej* komórkach 6 7 8 9 166 Delegacje służbowe B2 Bc Dot. ewidencji delegacji służbowych; rachunki kosztów podróży należą do dowodów księgowych – kat. B5 167 Zachowanie tajemnicy państwowej i służbowej B3 - Postępowanie w sprawie dopuszczenia, certyfikaty o dopuszczeniu. Okres przechowywania liczy się od wygaśnięcia uprawnienia B10 Bc SPRAWY SOCJALNO – BYTOWE 17 170 Przepisy prawne dotyczące spraw socjalno – bytowych pracowników 171 Regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych A Bc 172 Pożyczki z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych B5 Bc 173 Zaopatrzenie rzeczowe pracowników B3 Bc 174 Opieka zdrowotna 1740 Sanatoria, wczasy lecznicze B3 Bc 1741 Zasiłki chorobowe B5 Bc 1742 Zasiłki porodowe, pogrzebowe, inne B5 Bc 1743 Opieka nad emerytami, rencistami i inwalidami B3 Bc B3 Bc Stołówki, bufety, odzież robocza, zaopatrzenie reglamentowane itp. Wypoczynek pracowników i ich rodzin 175 1750 Wczasy pracownicze i rodzinne 27 Kategoria archiwalna Symbol Klasy rzędów Hasła klasyfikacyjne I II III IV V 1 2 3 4 5 1751 W komórce W innych merytorycznej* komórkach 6 Obozy, kolonie dla dzieci i młodzieży 7 8 B3 Bc 9 Sport, oświata, kultura 176 177 Uwagi 1760 Imprezy sportowo-rekreacyjne dla pracowników B3 Bc 1761 Imprezy kulturalno – oświatowe dla pracowników B3 Bc Pracownicza Kasa Zapomogowo-Pożyczkowa B5 - UBEZPIECZENIA OSOBOWE 18 180 Przepisy ubezpieczeniowe B5 - 181 Ubezpieczenia społeczne B5 - 182 Legitymacje ubezpieczeniowe B5 - 183 Dowody uprawnienia do zasiłków B5 Bc Zasiłki chorobowe, rodzinne, pogrzebowe i inne 184 Emerytury i renty B3 Bc Wnioski pracowników o emeryturę lub rentę 185 Ubezpieczenia zbiorowe na życie i od nieszczęśliwych wypadków B10 Bc Okres przechowywania liczy się od upływu terminu umowy Ubezpieczeniowej BE10 Bc Własne ustalenia kat. A; obce – kat. B10 BE5 Bc Własne opracowania kat. A; obce – kat. B5 2 Przepisy Rejestry, skorowidze wydanych legitymacji lub duplikatów ŚRODKI RZECZOWE 20 PODSTAWOWE ZASADY GOSPODAROWANIA ŚRODKAMI RZECZOWYMI 21 NORMALIZACJA I NORMATYWY 210 Normy zużycia materiałów, wyposażenia w sprzęt, zapasy, ubytki 28 Kategoria archiwalna Symbol Klasy rzędów Hasła klasyfikacyjne I II III IV V 1 2 3 4 5 Uwagi W komórce W innych merytorycznej* komórkach 6 7 8 B10 Bc 9 INWESTYCJE I REMONTY KAPITALNE 22 220 Przepisy prawne dotyczące inwestycji budowlanych i remontów kapitalnych 221 Przygotowanie inwestycji budowlanych i remontów kapitalnych 2210 Normatywy techniczne projektowania B5 Bc 2211 Opinie i uzgodnienia projektów inwestycyjnych i remontów kapitalnych B5 Bc 2212 Zlecenia na wykonanie dokumentacji B5 Bc 2213 Plany inwestycyjne i remontowe B5 Bc Wykonawstwo inwestycji budowlanych i remontów kapitalnych 222 2220 Dokumentacja (prawna, techniczna i inna) budynków i budowli typowych BE5 Bc Dla każdego obiektu prowadzi się odrębną teczkę; okres przechowywania liczy się od daty zaprzestania eksploatacji budynku 2221 Dokumentacja (prawna, techniczna i inna) budynków i budowli nietypowych i zabytkowych A Bc Dla każdego obiektu prowadzi się odrębną teczkę 2222 Realizacja inwestycji i remontów B5 Bc Umowy, harmonogramy, narady, rozliczenia. Dla każdej inwestycji zakłada się oddzielną teczkę 2223 Protokoły odbioru i rozliczenia inwestycji i remontów kapitalnych B5 Bc 29 Kategoria archiwalna Symbol Klasy rzędów Hasła klasyfikacyjne I II III IV V 1 2 3 4 5 Uwagi W komórce W innych merytorycznej* komórkach 6 7 8 2224 Zaopatrzenie materiałowe i wyposażeniowe B5 Bc 2225 Wykonawstwo remontów bieżących B5 Bc 2226 Ewidencja inwestycji A Bc 2227 Nadzór inwestorski B5 Bc 9 ADMINISTRACJA NIERUCHOMOŚCI 23 Administrowanie nieruchomościami 230 2300 Ewidencja nieruchomości, lokali i pomieszczeń własnych A Bc Księgi inwentarzowe budynków, nabywanie, zbywanie, zamiana nieruchomości – dokumentacja prawna, dokumentacja dot. uprawnienia do władania gruntami, porozumienia, wyceny, akty prawne, protokoły szacunków 2301 Nabywanie, zbywanie, zamiana nieruchomości, lokali, pomieszczeń A Bc Dokumentacja prawna i techniczna, porozumienia, wyceny, akty prawne, 2302 Dzierżawa i najem nieruchomości i lokali na potrzeby własne B5 Bc Okres przechowywania liczy się od daty utraty lub wygaśnięcia umowy najmu czy dzierżawy 2303 Przekazanie, dzierżawa i najem nieruchomości, lokali i pomieszczeń innym podmiotom B10 Bc J. w. 2304 Podatki i opłaty publiczne za lokale, pomieszczenia i nieruchomości własne B10 Bc Deklaracje, wymiary podatkowe (z wyjątkiem dowodów księgowych) 30 Kategoria archiwalna Symbol Klasy rzędów Hasła klasyfikacyjne I II III IV V 1 2 3 4 5 2305 Uwagi W komórce W innych merytorycznej* komórkach 6 Opłaty z tytułu gospodarczego wykorzystania środowiska 7 8 9 B10 Bc Opłaty ustawowe Konserwacja, remonty bieżące Utrzymanie lokali i pomieszczeń 231 2310 Eksploatacja nieruchomości, lokali i pomieszczeń B3 Bc 2311 Eksploatacja urządzeń techniczno – instalacyjnych B3 Bc 2312 Dekoracje, flagowanie, estetyka budynków i terenu B3 Bc 2313 Utrzymanie czystości B3 Bc 2314 Ogrzewanie B3 Bc 2315 Oświetlenie B3 Bc 2316 Woda, kanalizacja, ścieki B3 Bc GOSPODARKA MATERIAŁOWA 24 240 Organizacja gospodarki materiałowej 241 Zaopatrzenie Obejmuje zaopatrzenie w maszyny, narzędzia, materiały, opakowania i inne ruchomości BE10 Bc Przepisy i ustalenia własne – kat. A; obce kat. B10 Zapotrzebowanie, zamówienia, przydziały, rozdzielniki 2410 Zaopatrzenie w materiały i pomoce biurowe, druki B3 Bc 2411 Meble i sprzęt biurowy B3 Bc 2412 Maszyny i urządzenia biurowe B3 Bc 2413 Meble i sprzęt szpitalny B3 Bc 2414 Pościel szpitalna, odzież szpitalna, odzież robocza i ochronna B3 Bc 31 Kategoria archiwalna Symbol Klasy rzędów Hasła klasyfikacyjne I II III IV V 1 2 3 4 5 Uwagi W komórce W innych merytorycznej* komórkach 6 7 8 2415 Leki, materiały i środki medyczne B3 Bc 2416 Spzręt, aparatura medyczna i urządzenia medyczne B3 Bc 2417 Odczynniki i aparatura laboratoryjna B3 Bc 2418 Artykuły techniczne, gospodarcze B3 Bc Magazynowanie i użytkowanie 242 2420 Przepisy dotyczące gospodarki magazynowej 2421 9 Gospodarka magazynowa, dostawa na stanowiska pracy, eksploatacja BE5 Bc Wyposażenie magazynów w urządzenia i sprzęt magazynowy B5 Bc 2422 Magazynowanie i użytkowanie środków trwałych i przedmiotów nietrwałych B5 Bc 2423 Ewidencja ruchomości, narzędzi, części zamiennych, materiałów B5 Bc 2424 Karty pracy sprzętu B5 Bc 2425 Likwidacja środków trwałych B5 Bc 2426 Kasacja przedmiotów nietrwałych i upłynnianie materiałów B5 Bc 2427 Rozliczanie zużycia materiałów, w tym leków, materiałów i środków medycznych B3 Bc 2428 Rozliczenie zużycia spirytusu, narkotyków i trucizn B10 Bc 2429 Ewidencja bloczków recept narkotycznych B10 Bc Własne ustalenia, np.: instrukcja magazynowania – kat. A; obce – kat. B5 Dowody przychodu i rozchodu, kartoteki magazynowe Protokoły likwidacji 32 Kategoria archiwalna Symbol Klasy rzędów Hasła klasyfikacyjne I II III IV V 1 2 3 4 5 Uwagi W komórce W innych merytorycznej* komórkach 6 7 8 9 243 Gospodarka odpadami (surowcami wtórnymi) B2 Bc 244 Dokumentacja techniczna maszyn i urządzeń B10 Bc Dokumentacja techniczna i eksploatacyjna, instrukcje ob.sługi, opisy techniczne, gwarancje, katalogi, okres przechowywania liczy się od daty zniszczenia maszyny 245 Paszporty maszyn i urządzeń A Bc Kat. A dotyczy maszyn i urządzeń do działalności podstawowej Szpitala; pozostałe kat. B10 246 Konserwacja i remonty środków trwałych B3 Bc ŹRÓDŁA ZAOPATRZENIA 25 250 Dostawcy krajowi B3 Bc 251 Dostawcy zagraniczni B3 Bc B10 Bc Oferty, katalogi, dostawy, zamówienia. Dotyczy również zamówień publicznych TRANSPORT I ŁĄCZNOŚĆ 26 260 Przepisy prawne dotyczące transportu własnego 261 Zakupy i ewidencja środków transportu 2610 Zakupy środków transportu B5 Bc 2611 Ewidencja własnych środków transportu B10 Bc 2612 Etaty samochodowe B5 Bc B5 Bc Eksploatacja środków transportu 262 2620 Przebiegi samochodów własnych Karty drogowe, karty eksploatacyjne 33 Kategoria archiwalna Symbol Klasy rzędów Hasła klasyfikacyjne I II III IV V 1 2 3 4 5 Uwagi W komórce W innych merytorycznej* komórkach 6 7 8 9 2622 Remonty kapitalne pojazdów B5 Bc 2623 Przeglądy techniczne i remonty bieżące pojazdów B5 Bc 2624 Części zamienne, narzędzia, sprzęt B5 Bc 2625 Paliwo B5 Bc 2626 Zezwolenia na prowadzenie pojazdów służbowych B5 Bc 2627 Ryczałty samochodowe – umowy na używanie pojazdów prywatnych do celów służbowych B5 Bc 263 Warsztaty, garaże, myjnie B3 Bc 264 Usługi transportowe obce B5 Bc 265 Eksploatacja środków łączności B2 Bc Telefony, radiowęzły, telewizja przemysłowa itp. Przepisy własne - kat. A; obce – kat. B5 GOSPODARKA ENERGETYCZNA 27 270 Zasady gospodarki energetycznej, cieplnej i paliwami B10 Bc 271 Gospodarka energią elektryczną B5 Bc 272 Gospodarka paliwami płynnymi i gazem B5 Bc 273 Gospodarka energią cieplną B5 Bc Na potrzeby własnej jednostki OCHRONA PRZECIWPOŻAROWA, OBRONA CYWILNA, OCHRONA MIENIA 28 280 Ochrona przeciwpożarowa 34 Kategoria archiwalna Symbol Klasy rzędów Hasła klasyfikacyjne I II III IV V 1 2 3 4 5 Uwagi W komórce W innych merytorycznej* komórkach 6 7 8 9 2800 Organizacja ochrony przeciwpożarowej B10 Bc Analiza i ocena stanu ochrony przeciwpożarowej, drogi ewakuacyjne na wypadek powstania pożaru, instrukcje przeciwpożarowe 2801 Zabezpieczenie obiektów i urządzeń przed pożarem B5 Bc Dotyczy ustaleń własnych; przepisy zewnętrzne – kat. Bc 2802 Wyposażenie Szpitala w sprzęt przeciwpożarowy B5 Bc Uzupełnianie i konserwacja sprzętu ppoż., rozmieszanie sprzetu ppoż. w pomieszczeniach 2803 Analiza i ocena stanu ochrony przeciwpożarowej B5 Bc Protokoły z przeglądów 2804 Profilaktyka i szkolenia ppoż. B5 Bc 281 Sprawy wojskowe, ochrona informacji niejawnych B10 - 282 Obrona Cywilna B10 - A - 2820 Organizacja formacji obrony cywilnej 2821 Plany obrony cywilnej 2822 Ewakuacja załogi i pacjentów szpitala B10 - 2823 Zagrożenia nadzwyczajne i przeciwdziałanie ich skutkom B5 - 2824 Szkolenia obronne i ćwiczenia B5 - Zestawy zadań w zakresie OC, stały dyżur – instrukcja Plan ewakuacji 35 Kategoria archiwalna Symbol Klasy rzędów Hasła klasyfikacyjne I II III IV V 1 2 3 4 5 Uwagi W komórce W innych merytorycznej* komórkach 6 7 8 9 2825 Obrona cywilna obiektów własnych B10 - Uodpornienie jednostki – schematy, wykresy, obliczenia, agregaty prądotwórcze stanowiące rezerwę państwową – wykazy, nadzór 2826 Gospodarka sprzętem OC B5 - Gospodarka magazynowa, rozliczenia paliwa, surowców i środków finansowych 2827 Świadczenia na rzecz obronności B10 - Decyzje, wykazy Listy obecności, grafiki pracy, dzienniki zmiany, ewidencja przychodów z parkingu, tabela służby Ochrona mienia Szpitala (strzeżenie) 283 2830 Dokumentacja obecności w pracy i ruchu po terenie Szpitala B3 - 2831 Plany ochrony Szpitala B3 Bc 2832 Dzienniki szkolenia B3 - 2833 Dzienniki wydarzeń B3 - 2834 Uzbrojenie B3 - Książki stanu uzbrojenia oraz wydania i przyjęcia broni i amunicji 284 Ubezpieczenia rzeczowe B10 - Od ognia, kradzieży itp. 285 Ochrona środowiska 2850 Ochrona atmosfery BE5 Bc Plany, programy, oceny, kontrole kat. A 2851 Gospodarka wodno-ściekowa BE5 Bc Jak w klasie 2850 36 Kategoria archiwalna Symbol Klasy rzędów Hasła klasyfikacyjne I II III IV V 1 2 3 4 5 3 Uwagi W komórce W innych merytorycznej* komórkach 6 7 8 9 EKONOMIKA PODSTAWOWE ZASADY EKONOMICZNO - FINANSOWE 30 300 Systemy ekonomiczno – finansowe A Bc 301 Systemy informacyjno – dewizowe A Bc 302 Systemy metod i analiz A Bc 303 Metody rachunku ekonomicznego A Bc 304 Metody analizy wartości A Bc 305 System ewidencji A Bc 306 Zakładowy plan kont A Bc BE10 Bc Własne ustalenia kat. A, zewnętrzne kat. B10 Wersje ostateczne kat. A, opracowania robocze kat. B5 Własne: instrukcja w sprawie ewidencji finansowo - księgowej; obce – kat. B5 PLANOWANIE I WYKONANIE BUDŻETU SZPITALA 31 310 Przepisy prawne dotyczące budżetu i finansów 311 Plan finansowy i jego zmiany A Bc 312 Sprawozdania finansowe A Bc 313 Finansowanie inwestycji i remontów B5 Bc 314 Dotacje celowe B5 Bc 315 Subwencje z budżetu państwa B5 Bc 316 Kredytowanie, współpraca z bankami B5 Bc Umowy kredytowe itp. 37 Kategoria archiwalna Symbol Klasy rzędów Hasła klasyfikacyjne I II III IV V 1 2 3 4 5 Uwagi W komórce W innych merytorycznej* komórkach 6 7 8 9 Z odpłatnych świadczeń zdrowotnych NFZ, Ministerstwa Zdrowia i innych ZOZ, pacjentów nie uprawnionych do bezpłatnych świadczeń Źródła finansowania, dochody Szpitala 317 3170 Środki z działalności leczniczej B5 Bc 3171 Środki z wydzielonej działalności gospodarczej B5 Bc 3172 Środki z dzierżawy i wynajmu B5 Bc 3173 Inne źródła B5 Bc Podatki i opłaty lokalne 318 3180 Rejestracja podatkowa B10 Bc 3181 Dokumentacja podatków i opłat B5 Bc KSIĘGOWOŚĆ FINANSOWA 32 np. emisja obligacji Plany, sprawozdania i analizy finansowe – klasa 02 320 Dowody księgowe B5 - 321 Dokumentacja księgowa B5 - Księgi, rejestry, dzienniki, karty kontowe 322 Rozliczenia B5 - Z dostawcami, odbiorcami, pracownikami, instytucjami ubezpieczeniowymi, podatkowymi itp. 323 Windykacja należności z tytułu kosztów leczenia B5 Bc 324 Windykacja należności z pozostałych tytułów B5 Bc Dokumenty związane z udowodnieniem zadłużeń i należności 325 Uzgadnianie sald Bc Bc Korespondencja 38 Kategoria archiwalna Symbol Klasy rzędów Hasła klasyfikacyjne I II III IV V 1 2 3 4 5 Uwagi W komórce W innych merytorycznej* komórkach 6 7 8 9 326 Ewidencja syntetyczna lub analityczna B5 - Księgi lub kartoteki finansowe 327 Obrót gotówkowy, obsługa kasowa B5 Bc Plany, raporty kasowe i księgi kat. B5. Grzbiety książeczek czekowych, kopie asygnat i kwitariuszy kat. B2 Materiały źródłowe do obliczania wysokości płac, premii i potrąceń z płac (podatki, składki itp.) ROZLICZENIA PŁAC 33 330 Dokumentacja płac B5 - 331 Deklaracje podatkowe (PIT) B5 - 332 Deklaracje RMUA B5 - 333 Listy zaliczek na płace B5 Bc 334 Listy płac, wynagrodzeń i świadczeń ZUS B50 Bc 335 Karty zbiorcze płac (Kartoteki wynagrodzeń) B50 - 336 Zaświadczenia o płacach B3 - 337 Dowody księgowe B5 - 338 Dokumentacja księgowa B5 - Jak przy klasie 321 B5 - Faktury własne i obce Zasiłki chorobowe, wychowawcze Kopie zaświadczeń lub ich rejestry KSIĘGOWOŚĆ MATERIAŁOWO – TOWAROWA 34 340 Dowody księgowe 39 Kategoria archiwalna Symbol Klasy rzędów Hasła klasyfikacyjne I II III IV V 1 2 3 4 5 W komórce W innych merytorycznej* komórkach 6 Dokumentacja księgowa 341 Uwagi 7 8 B5 - 9 Karty ilościowo-wartościowe, analityczne, księgi, rejestry i inne KOSZTY I CENY 35 Kalkulacja kosztów 350 3500 Ogólne zasady kosztów – własne wytyczne A Bc 3501 Kalkulacje cenowe i wynikowe A Bc 3502 Analiza kosztów własnych A Bc Kalkulacja cen 351 3510 Polityka cen A Bc Własne ustalenia, zasady i opracowania 3511 Analizy cen A Bc 3512 Katalogi i cenniki świadczeń zdrowotnych B5 Bc Własne ustalenia kat. A FUNDUSZE SPECJALNE I CELOWE 36 360 Zasady gospodarowania funduszami specjalnymi i celowymi A Bc Własne ustalenia 361 Ewidencja funduszy specjalnych i celowych B5 Bc Obejmuje fundusze rozwoju i rezerwy postępu technicznego, prac badawczych, zakładowy fundusz nagród, socjalny i mieszkaniowy itp. 362 Sprawozdania roczne funduszy specjalnych i celowych A Bc 363 Ewidencja przychodów i rozchodów funduszy B5 Bc 40 Kategoria archiwalna Symbol Klasy rzędów Hasła klasyfikacyjne I II III IV V 1 2 3 4 5 364 W komórce W innych merytorycznej* komórkach 6 Ewidencja przychodów i rozchodów środków specjalnych 7 8 B5 Bc 9 INWENTARYZACJA 37 370 Ogólne zasady A Bc 371 Spisy i protokoły inwentaryzacyjne B5 - 372 Zestawienia resortowe (zbiorcze) wyników powszechnej inwentaryzacji A - 373 Wycena i przecena B10 Bc Własne wytyczne; zewnętrzne kat. B5 M. in. arkusze spisu z natury ZAMÓWIENIA PUBLICZNE 38 4 Uwagi 380 Przepisy prawne dotyczące zamówień publicznych, kryteria oceny B10 Bc Własne ustalenia kat. A 381 Rejestry umów zawartych w trybie zamówień publicznych B5 Bc 382 Dokumentacja zamówień publicznych B5 Bc Dla każdej transakcji o większej wartości zakłada się odrębną teczkę BE10 Bc Własne ustalenia – kat. A A Bc Opracowania kompleksowe i analityczne BE5 Bc OCHRONA ZDROWIA 40 PRZEPISY PRAWNE DOTYCZĄCE OCHRONY ZDROWIA 41 PLANY I PROGRAMY OCHRONY ZDROWIA 42 UDZIAŁ W PROGRAMACH ZDROWOTNYCH I PROMOCJI ZDROWIA 41 Kategoria archiwalna Symbol Klasy rzędów Hasła klasyfikacyjne I II III IV V 1 2 3 4 5 Uwagi W komórce W innych merytorycznej* komórkach 6 7 8 ORGANIZACJA PROCESU UDZIELANIA ŚWIADCZEŃ ZDROWOTNYCH 43 430 Karta praw pacjenta 431 Procedury medyczne 432 9 Nie obejmuje zagadnień ujętych w regulaminie porządkowym – klasa 0122 A Bc B10 Bc Własne ustalenia; obce kat. B5 4310 Standardy zewnętrzne 4311 Standardy własne A Bc Sprawy akredytacji A Bc Dokumentacja postępowania akredytacyjnego, arkusze ocen, raporty wizytacji, decyzje i certyfikaty akredytacyjne BE10 Bc Własne ustalenia kat. A PROFILAKTYKA I OŚWIATA ZDROWOTNA 44 440 Przepisy prawne dotyczące profilaktyki i oświaty zdrowotnej 441 Opieka profilaktyczna nad pacjentami B10 Bc 442 Szczepienia ochronne B10 Bc 443 Oświata zdrowotna B10 Bc ZAGADNIENIA SANITARNO-EPIDEMIOLOGICZNE 45 450 Przepisy prawne dotyczące zagadnień sanitarnych i epidemiologicznych BE10 Bc 451 Program zapobiegania zakażeniom wewnątrzszpitalnym A Bc 452 Zwalczanie zakażeń wewnątrzszpitalnych B10 Bc 453 Zapobiegawczy nadzór sanitarny B10 Bc 42 Kategoria archiwalna Symbol Klasy rzędów Hasła klasyfikacyjne I II III IV V 1 2 3 4 5 5 Uwagi W komórce W innych merytorycznej* komórkach 6 7 8 BE10 Bc 9 ORGANIZACJA OPIEKI ZDROWOTNEJ, LECZNICTWO STACJONARNE, AMBULATORYJNE, LABORATORIA I PRACOWNIE DIAGNOSTYCZNE, KRWIODAWSTWO, LEKI I ŚRODKI FARMACEUTYCZNE LECZNICTWO STACJONARNE 50 500 Przepisy prawne dotyczące lecznictwa zamkniętego 501 Dokumentacja indywidualna wewnętrzna 5010 Historie choroby B20 - 5011 Dokumentacja zmarłych na skutek uszkodzenia ciała lub otrucia B30 - Własne ustalenia – kat. A Dokumentacja indywidualna zewnętrzna 502 5020 Karta informacyjna z leczenia szpitalnego B20 - Kopię odkłada się do historii choroby – klasa 5010 5021 Skierowanie i zlecenie na świadczenia realizowane poza zakładem B10 - Jak klasa 5020 Dokumentacja zbiorcza wewnętrzna 503 Okres przechowywania liczy się od roku następnego po ostatnim wpisie 5030 Księga główna przyjęć i wypisów B20 - 5031 Księga odmów przyjęć i porad ambulatoryjnych wykonywanych w izbie przyjęć B20 - 5032 Księga oczekujących na przyjęcie do szpitala B20 - 5033 Księga chorych oddziału lub równorzędnej komórki organizacyjnej B20 - 43 Kategoria archiwalna Symbol Klasy rzędów Hasła klasyfikacyjne I II III IV V 1 2 3 4 5 Uwagi W komórce W innych merytorycznej* komórkach 6 7 8 5034 Księga porad ambulatoryjnych wykonywanych w komórce organizacyjnej szpitala B20 - 5035 Księga raportów lekarskich B20 - 5036 Księga raportów pielęgniarskich B20 - 5037 Księga zabiegów B20 - 5038 Księga bloku lub sali operacyjnej B20 - 504 Dokumentacja zbiorcza zewnętrzna B20 - 505 Opieka psychologiczna nad pacjentami B20 - BE10 Bc 9 LECZNICTWO AMBULATORYJNE 51 510 Przepisy prawne dotyczące lecznictwa otwartego 511 Dokumentacja indywidualna wewnętrzna 5110 Historia zdrowia i choroby B20 - 5111 Karta zdrowia dziecka B20 - Jak klasa 500 Dokumentacja indywidualna zewnętrzna 512 5120 Skierowania do szpitala, innego zakładu lub innej osoby udzielającej świadczeń B10 - 5121 Skierowanie na badania diagnostyczne i konsultacyjne B10 - 5122 Zaświadczenia, orzeczenia, opinie lekarskie B10 - 5123 Karta przebiegu ciąży B20 - B20 - Jak klasa 5020 Dokumentacja zbiorcza 513 5130 Księga główna przyjęć przychodni, poradni, izby przyjęć 44 Kategoria archiwalna Symbol Klasy rzędów Hasła klasyfikacyjne I II III IV V 1 2 3 4 5 Uwagi W komórce W innych merytorycznej* komórkach 6 7 8 5131 Kartoteki pacjentów B20 - 5132 Księgi zabiegów operacyjnych B20 - 5133 Księga zabiegów pielęgniarskich B20 - 5134 Kartoteka środowisk epidemiologicznych B20 - BE10 Bc 9 LABORATORIA I PRACOWNIE DIAGNOSTYCZNE 52 520 Przepisy prawne dotyczące pracowni diagnostycznych 521 Dokumentacja badań laboratoryjnych 5210 Księga diagnostyki laboratoryjnej B20 - 5211 Kartoteka osób korzystających ze świadczeń zdrowotnych B20 - Jak klasa 500 Dokumentacja badań rentgenowskich 522 5220 Ochrona radiologiczna B20 - 5221 Księga diagnostyki rentgenowskiej B20 - 5222 Zdjęcia rentgenowskie B10 - B20 - Dokumentacja zakładów i pracowni diagnostycznych 523 5230 Księga pracowni diagnostycznej REHABILITACJA 53 530 Księga zabiegów leczniczych B20 - 531 Kartoteka pacjentów B20 - 532 Księga pobytu dziennego pacjentów B20 - Obejmuje pacjentów, którym udzielane są świadczenia w trybie ambulatoryjnym 45 Kategoria archiwalna Symbol Klasy rzędów Hasła klasyfikacyjne I II III IV V 1 2 3 4 5 W komórce W innych merytorycznej* komórkach 6 7 8 BE10 Bc 9 KRWIODAWSTWO 54 540 Przepisy prawne dotyczące krwiodawstwa i krwi 541 Dokumentacja krwi 5410 Księga badań grup krwi B10 - 5411 Księga grup zgodności B10 - 5412 Księga układu krzepnięcia B10 - 5413 Inna dokumentacja (np. książka przychodu krwi, plazmy) B5 - Własne ustalenia kat. A LEKI I ŚRODKI FARMACEUTYCZNE 55 Zasady zaopatrzenia chorych w środki lecznicze i sanitarne 550 5500 Farmakopea Polska B10 Bc Od daty utraty ważności 5501 Urzędowy wykaz leków polskich, leków o cenach umownych i leków na import docelowy B10 Bc Jak klasa 5400 5502 Receptariusz szpitalny – szpitalna lista leków A Bc Leki reglamentowane i pozalekospisowe 551 56 Uwagi 5510 Ewidencja leków narkotycznych B10 - 5511 Ewidencja leków psychotropowych B10 - 5512 Książki spirytusowe B10 - 5513 Rejestry produkcji leków recepturowych B10 - 5514 Rozliczenie leków B5 - STERYLIZACJA 46 Kategoria archiwalna Symbol Klasy rzędów Hasła klasyfikacyjne I II III IV V 1 2 3 4 5 Uwagi W komórce W innych merytorycznej* komórkach 6 7 8 560 Dokumentacja kontroli skuteczności procesów sterylizacyjnych B20 - 561 Inna dokumentacja procesu sterylizacji (np. testy, daty, taśmy wskaźnika) B5 - NADZÓR NAD PLACÓWKAMI SŁUŻBY ZDROWIA B10 Bc BE10 Bc 57 6 9 ŻYWIENIE W ZAKŁADACH OPIEKI ZDROWOTNEJ 60 PRZEPISY PRAWNE DOTYCZĄCE ŻYWIENIA W ZAKŁADACH OPIEKI ZDROWOTNEJ 61 ZASADY ŻYWIENIA, NORMY ŻYWIENIA, ANALIZY ŻYWIENIA 610 Nomenklatura diet i „gramówki” B10 Bc 611 Jadłospisy i relewy B2 Bc 612 Żywienie niemowląt B2 Bc 613 Wydawanie posiłków na Oddziały B2 Bc 614 Sprzedaż obiadów, opłaty za wyżywienie 615 7 6140 Książka abonamentów obiadowych B2 Bc 6141 Sprzedaż odpadów pokonsumpcyjnych B2 Bc Nadzór nad żywieniem B10 Bc Jak klasa 500 Zapotrzebowania żywnościowe DZIAŁALNOŚĆ POMOCNICZO-GOSPODARCZA 70 WYNAJMOWANIE POMIESZCZEŃ B5 Bc 71 WYDZIERŻAWIANIE PARKINGU, POWIERZCHNI DACHOWEJ B5 Bc 47 Kategoria archiwalna Symbol Klasy rzędów Hasła klasyfikacyjne I II III IV V 1 2 3 4 5 Uwagi W komórce W innych merytorycznej* komórkach 6 7 8 72 OBRÓT DETALICZNY PRODUKTAMI LECZNICZYMI, WYROBAMI MEDYCZNYMI, KOSMETYKAMI, ARTYKUŁAMI TOALETOWYMI B5 Bc 73 ŚWIADCZENIE USŁUG B5 Bc 74 INNA DZIAŁALNOŚĆ GOSPODARCZA B5 Bc 9 48
