docjednolity rzeczowy wykaz akt - Wyższa Szkoła Bezpieczeństwa
download 
Reklamacja Transkrypt
jednolity rzeczowy wykaz akt - Wyższa Szkoła Bezpieczeństwa
WYŻSZA SZKOŁA BEZPIECZEŃSTWA z siedzibą w Poznaniu JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT POZNAŃ 2012 Strona 2 z 20 Część I Zasady ogólne §1. Podstawy prawne Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 roku w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. 2002r. Nr 167, poz.1375). 1. 2. 3. 4. 5. § 2. Jednolity rzeczowy wykaz akt Jednolity rzeczowy wykaz akt zwany dalej „wykazem akt” stanowi jednolitą, niezależną od struktury organizacyjnej Uczelni, rzeczową klasyfikację akt powstałych w toku działalności Uczelni. Wykaz akt obejmuje wszystkie zagadnienia z zakresu działania Uczelni oznaczone w poszczególnych pozycjach symbolami, hasłami i kategorią archiwalną. Wykaz akt oparty jest na systemie klasyfikacji dziesiętnej i dzieli całość wytwarzanej dokumentacji na 10 klas pierwszego rzędu, sformułowanych w sposób ogólny, oznaczonych symbolami cyfrowymi systemu dziesiętnego od 0–9. W ramach klas pierwszego rzędu wprowadza się podział na klasy drugiego rzędu, o hasłach bardziej szczegółowych, oznaczonych symbolami literowymi 00–99. Te klasy z kolei mogą dzielić się na 10 klas trzeciego rzędu z symbolami literowymi 000–999 itd. Wykaz akt jest jednolity dla wszystkich komórek organizacyjnych Uczelni, co oznacza, że akta spraw jednorodnych tematycznie z różnych komórek organizacyjnych będą posiadały to samo hasło klasyfikacyjne i symbol klasyfikacyjny hasła. Wyróżniać je będą tylko symbole literowe stanowiące oznaczenia nazwy komórki organizacyjnej. 5. § 3. Podział akt na kategorie archiwalne Wykaz akt zawiera również kwalifikację archiwalną, która określa okresy obligatoryjnego przechowywania danej grupy rzeczowej dokumentacji w komórkach merytorycznych i komórkach innych niż merytoryczne. Dokumentacja wytworzona i gromadzona w komórkach organizacyjnych Uczelni dzieli się ze względu na jej wartość archiwalną na dwie kategorie: 1) dokumentację stanowiącą materiały archiwalne oznaczone symbolem A. 2) dokumentację niearchiwalną oznaczoną symbolem B. Materiały archiwalne to dokumentacja zawierająca informacje o znaczeniu historycznym i wieczyście przechowywana w Archiwum Uczelni. Dokumentacja niearchiwalna to dokumentacja o czasowej jedynie wartości praktycznej, która po określonym czasie przechowywania podlega zniszczeniu. W przypadku dokumentacji niearchiwalnej symbol B uzupełnia się cyfrą arabską lub literą i cyfrą arabską: 1) symbolem B z dodaniem cyfr arabskich oznacza się kategorię dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu, na podstawie wniosku brakowania, po uzyskaniu zgody na brakowanie dokumentacji 2) symbolem Bc oznacza się dokumentację mającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym jej wykorzystaniu podlega wybrakowaniu bez potrzeby formalnego przekazywania do Archiwum Uczelni, lecz w porozumieniu z tym Archiwum, na podstawie wniosku brakowania i po uzyskaniu zgody na brakowanie dokumentacji, 3) symbolem BE z dodaniem cyfr arabskich oznacza się dokumentację, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie ze względu na jej charakter, treść i znaczenie. Ekspertyzę przeprowadza Rektor 1. § 4. Zmiany w wykazie akt Zmiany w wykazie akt polegające na przekształceniu lub dodaniu nowych symboli i haseł klasyfikacyjnych w poszczególnych klasach wprowadza się na podstawie zarządzenia Rektora Uczelni. 1. 2. 3. 4. Strona 3 z 20 Cześć II Jednolity rzeczowy wykaz akt Wyższej Szkoły Bezpieczeństwa Spis haseł klasyfikacyjnych pierwszego i drugiego stopnia 0 00 01 02 03 04 05 06 07 08 1 10 11 12 13 14 15 2 20 21 22 23 24 3 30 31 32 33 34 35 36 4 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 5 50 6 60 7 70 Zarządzanie Organy kolegialne Organizacja Akty normatywne i pomoc prawna Planowanie, sprawozdawczość, statystyka Informatyka Promocja Uczelni Współpraca i kontakt Skargi i wnioski Kontrola i nadzór Kadry Ogólne zasady zatrudniania i płac Dyscyplina pracy, urlopy, wyróżnienia, kary Ewidencja osobowa Bezpieczeństwo i higiena pracy Doskonalenie zawodowe pracowników Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych Środki rzeczowe Inwestycje i remonty Administracja nieruchomościami Gospodarka materiałowa Transport i łączność Ochrona obiektów i mienia uczelni Finanse i księgowość Planowanie i wykonanie budżetu Rachunkowość i księgowość kasowa Księgowość finansowa Rozliczanie wpływów i wydatków osobowych Księgowość materiałowa Fundusze specjalne Inwentaryzacja Kształcenie Założenia programowo-organizacyjne Organizacja procesu kształcenia Rekrutacja Ewidencja studentów Organizacja roku akademickiego Sprawy socjalno-bytowe studentów i BHP Praktyki zawodowe Biuro karier Pozaprogramowe formy kształcenia Studia podyplomowe i kursy Działalność naukowo-badawcza Zasady realizacji prac naukowo-badawczych Biblioteka Zasady gromadzenia i udostępniania zbiorów Wydawnictwo Ogólne zasady pracy wydawniczej Strona 4 z 20 II III 0 00 000 001 002 003 004 01 IV ZARZĄDZANIE ORGANY KOLEGIALNE Senat Rady Wydziałów 0010 Rada Wydziału Studiów Społecznych w Poznaniu 0011 Rada Wydziału SpołecznoEkonomicznego 0012 Rada Wydziału Studiów Społecznych w Gdańsku 0013 Rada Wydziału Studiów Społecznych w Gliwicach Rada Biblioteczna 0020 Posiedzenia Rady Bibliotecznej Rada Wydawnicza 0030 Posiedzenia Rady Wydawniczej Wybory do organów kolegialnych 005 Narady pracownicze 006 Samorząd Studencki 007 KATEGORIA ARCHIWALNA w innych jednostkach I HASŁA KLASYFIKACYJNE w jednostce merytorycznej SYMBOLE KLASYFIKACYJNE 0060 Podstawy prawne działalności 0061 Uchwały Samorządu Studenckiego 0062 Opinie Samorządu Studenckiego 0063 Komisje Samorządu Studenckiego Komisje 0070 Komisja dyscyplinarna dla studentów 0071 Odwoławcza komisja dyscyplinarna dla studentów 0072 Rzecznik dyscyplinarny do spraw studentów 0073 Komisja stypendialna 0074 Komisja dyscyplinarna dla nauczycieli akademickich 0075 Rzecznik dyscyplinarny do spraw nauczycieli akademickich 0076 Inne komisje ORGANIZACJA Porządek obrad, zawiadomienia posiedzeniach, protokoły posiedzeń, listy obecności, uchwały, sprawozdania, referaty, głosy w dyskusji, materiały na posiedzenia, inne wystąpienia. jw. A Bc A Bc A Bc A Bc A Bc A A Bc Bc A Bc A A Bc Bc A A Bc Bc A Bc A Bc B10 Bc A A Bc Bc B10 Bc A Bc Protokoły posiedzeń, dokumentacja wyborcza, akty stwierdzające wybór, akty stwierdzające ważność lub nieważność wyborów, sprawozdania z wyborów. Pozostałe dokumenty, np. karty wyborcze kat. Bc. Odprawy, spotkania - protokoły, sprawozdania, wnioski Dokumentacja dotycząca m.in. organizacji, współdziałania, nadzoru Strona 5 z 20 II III IV Podstawy prawne działania WSB 010 0100 Organizacja władz i organów nadrzędnych 0101 Organizacja własna Uczelni 011 Normatywy kancelaryjne i archiwalne 012 Ewidencja kancelarii 013 Ewidencja pieczęci i pieczątek 014 Ewidencja druków ścisłego zarachowania 015 Ewidencja zasobów archiwalnych Wykazy spisów Spisy zdawczo-odbiorcze Dokumentacja brakowania akt Spisy akt przekazywanych do archiwum państwowego Karty udostępniania akt AKTY NORMATYWNE I POMOC PRAWNA Zbiór aktów normatywnych władz nadrzędnych 0150 0151 0152 0153 0154 02 020 KATEGORIA ARCHIWALNA w innych jednostkach I HASŁA KLASYFIKACYJNE w jednostce merytorycznej SYMBOLE KLASYFIKACYJNE Przepisy ogólnopaństwowe, resortowe, itp., dotyczące bezpośrednio działania własnej jednostki, w tym akt powołania. A Bc A Bc A Bc B25 Bc A Bc B10 Bc A A A A Bc Bc Bc Bc B10 Bc B10 Bc W tym przepisy ogólnopaństwowe, resortowe, akty powołania, przekształcenia i likwidacji uczelni, akty erekcyjne, nadanie numeru NIP, REGON, uprawnień, ustalanie i tworzenie kierunków i specjalności kształcenia (kompletna dokumentacja w tym zakresie dla każdego uruchamianego kierunku i specjalności m.in.: wnioski, wykazy kadry, opinie Państwowej Komisji Akredytacyjnej, decyzje ministerstwa do spraw nauki i szkolnictwa wyższego), statuty, schematy i regulaminy organizacyjne, zakresy działania jednostek organizacyjnych, powołania, przekształcenia bądź likwidacja jednostek organizacyjnych oraz korespondencja w ww. sprawach Instrukcja kancelaryjna, Jednolity rzeczowy wykaz akt, Instrukcja działania i organizacji Archiwum. Dzienniki korespondencyjne, pocztowa książka nadawcza, dowody doręczeń i odbioru, dokumentacja reklamacji Zbiór odcisków pieczęci i ich ewidencja Ewidencja druków ścisłego zarachowania, gospodarka drukami itp.; rejestry druków wycofanych Okres przechowywania liczy się od momentu utraty mocy Strona 6 z 20 II III KATEGORIA ARCHIWALNA IV w innych jednostkach I HASŁA KLASYFIKACYJNE w jednostce merytorycznej SYMBOLE KLASYFIKACYJNE 021 Zbiór aktów normatywnych własnych A Bc 022 Opinie prawne B5 Bc 023 Sprawy sądowe B10 Bc 024 Sprawy o wykroczenia PLANOWANIE, SPRAWOZDAWCZOŚĆ, STATYSTYKA B10 Bc Oceny, opinie i uwagi dotyczące rozwoju WSB Strategie i plany rozwoju WSB Be5 Bc A Bc 03 030 031 prawnej danego aktu. Zarządzenia władz nadrzędnych dotyczące działalności Uczelni Komplet podpisanych uchwał, zarządzeń, decyzji, instrukcji, wytycznych, pism okólnych, komunikatów, itp. Dla każdego rodzaju aktów normatywnych zakłada się odrębną teczkę. Jeden egzemplarz aktu wraz z materiałami źródłowymi rejestruje się i przechowuje w odpowiedniej teczce założonej zgodnie z wykazem akt. Wykładnia i interpretacja ogólnie obowiązujących przepisów np. z zakresu prawa pracy, prawa o szkolnictwie wyższym, prawa administracyjnego, finansowego itp., opinie, uwagi, wnioski dotyczące zewnętrznych aktów prawnych, programów, projektów Okres przechowywania liczy się od daty prawomocnego orzeczenia lub umorzenia sprawy Dokumentacja dot. wszystkich sporządzanych w uczelni planów i sprawozdań m.in. z prac naukowo-badawczych, finansowo-rzeczowe z planem zamówień publicznych, z zatrudnienia, inwestycji, itp. Dla każdego rodzaju (tematu) planów i sprawozdań można zakładać odrębne podteczki. Materiały pomocnicze i źródłowe do sporządzania planów, sprawozdań i analiz przechowuje się wraz z właściwym planem, sprawozdaniem czy analizą z zastrzeżeniem, że do kategorii A kwalifikuje się oceny, wyjaśnienia, meldunki, korespondencję merytoryczną itp., których treść nie znalazła odzwierciedlenia w sprawozdaniach zbiorczych, m.in. strategie rozwoju, projekty Strona 7 z 20 II III IV KATEGORIA ARCHIWALNA w innych jednostkach I HASŁA KLASYFIKACYJNE w jednostce merytorycznej SYMBOLE KLASYFIKACYJNE A A A Bc Bc Bc A Bc A Bc A Bc B10 Bc B10 Bc B10 Bc i programy długofalowe 032 033 034 Misja WSB Fundacje, stowarzyszenia Sprawozdania z działalności WSB 035 Sprawozdania z działalności jednostek organizacyjnych Sprawozdawczość księgowofinansowa Sprawozdawczość kadrowopłacowa Sprawozdawczość dotycząca kształcenia Sprawozdawczość dotycząca praktyk zawodowych Sprawozdawczość dotycząca przysposobienia obronnego Inna sprawozdawczość Statystyka 0350 0351 0352 0353 0354 0355 036 037 04 040 041 042 043 05 050 051 052 053 054 0360 Prawo i metodyka prac statystycznych 0361 Źródłowe materiały statystyczne 0362 Opracowania statystyczne Bezpieczeństwo cywilne 0370 Planowanie obrony cywilnej INFORMATYKA Oprogramowania systemów informatycznych Licencje na oprogramowania Bazy danych Wdrażanie i rozpowszechnianie systemów i programów PROMOCJA UCZELNI Strategie promocyjnomarketingowe Plany promocyjnomarketingowe Materiały reklamowe i Informatory o Uczelni Zewnętrzne wydawnictwa o uczelni Współpraca z mediami 0540 Materiały własne dla mediów 0541 Wycinki prasowe i nagrania Dotyczące całości działalności jak również poszczególnych jednostek organizacyjnych Opracowania GUS i inne, obejmuje również analizy statystyczne; do kategorii A kwalifikuje się opracowania końcowe i zbiorcze, a do kategorii B5 – opracowania cząstkowe. A Bc B2 A Bc Bc A Bc B10 Bc B10 A Bc Bc B10 Bc A Bc A Bc A Bc A Bc Be5 Be5 Bc Bc Do kat. A kwalifikuje się tylko kopie zabezpieczające z danego roku kalendarzowego oraz wydruk roczny bazy, kopie z okresów krótszych kat. B2. W tym korespondencja dotycząca komputeryzacji Uczelni. Strona 8 z 20 II III IV audycji o WSB Promocja Uczelni w Internecie Organizacja własnych imprez promocyjnych Udział w zewnętrznych imprezach promocyjnych Marketing bezpośredni WSPÓŁPRACA I KONTAKTY Współpraca z Ministerstwem właściwym do Spraw Szkolnictwa Wyższego 055 056 057 058 06 060 061 0610 0611 0612 0613 0614 0615 0616 062 0620 0621 0622 0623 0624 0625 0626 07 070 071 072 08 080 081 Współpraca z instytucjami krajowymi Plany rozwoju kontaktów krajowych Organy władzy państwowej i samorządowej Jednostki dydaktyczne i naukowe Organizacje polityczne i społeczne Samorząd studencki Inne jednostki Umowy i porozumienia ze szkołami i uczelniami wyższymi Współpraca z instytucjami zagranicznymi Zasady i podstawy kontaktów zagranicznych Plany kontaktów zagranicznych Wyjazdy zagraniczne Przyjmowanie przedstawicieli i gości zagranicznych Wymiana doświadczeń Wymiany studenckie Wymiany kadry naukowej SKARGI I WNIOSKI Ewidencja skarg i wniosków Analizy skarg i wniosków Odwołania KONTROLA I NADZÓR Zasady realizacji kontroli i nadzoru Kontrole zewnętrzne 0810 Oceny okresowe 0811 Oceny ze strony Założyciela 0812 Akredytacja Uczelni KATEGORIA ARCHIWALNA w innych jednostkach I HASŁA KLASYFIKACYJNE w jednostce merytorycznej SYMBOLE KLASYFIKACYJNE A Be5 Bc Bc Be5 Bc A Bc Be10 Bc A Bc Be5 Bc Be5 Be5 Bc Bc B5 B5 A Bc Bc Bc A Bc Be10 Be10 Be10 Bc Bc Bc Be10 Be10 Be10 Bc Bc Bc B5 B5 B5 Bc Bc Bc A Bc A Bc A A A Bc Bc Bc Umowy, kontrakty, programy współpracy, sprawozdania przygotowane dla Ministerstwa, korespondencja merytoryczna itp. Protokoły, sprawozdania z kontroli, wnioski, zarządzania i wystąpienia pokontrolne, sprawozdania z ich realizacji. Dla każdej kontroli można założyć odrębną teczkę. dokumentacja dotycząca postępowania przed Państwową Komisją Akredytacyjną w sprawie oceny Strona 9 z 20 II III IV KATEGORIA ARCHIWALNA w innych jednostkach I HASŁA KLASYFIKACYJNE w jednostce merytorycznej SYMBOLE KLASYFIKACYJNE na danym kierunku oraz przestrzegania warunków prowadzenia studiów wyższych 082 1 10 100 101 102 103 104 105 106 11 110 111 0813 Inne kontrole zewnętrzne Audyt wewnętrzny 0820 Kontrole p.poż. 0821 Kontrole BHP 0822 Teczka jakości 0823 Kontrole dyscypliny pracy 0824 Hospitacje zajęć 0825 Oceny okresowe wykładowców 0824 Inne kontrole wewnętrzne KADRY OGÓLNE ZASADY ZATRUDNIANIA I PŁAC Zatrudnienie na podstawie mianowania 1000 Nauczyciele akademiccy 1001 Pracownicy niebędący nauczycielami akademickimi Zatrudnienie na umowę o pracę 1010 Nauczyciele akademiccy 1011 Pracownicy niebędący nauczycielami akademickimi Zatrudnienie na umowę zlecenie 1020 Zadania naukowo-dydaktyczne 1021 Zadania administracyjne Zatrudnienie na umowę o dzieło 1030 Zadania naukowo-dydaktyczne 1031 Zadania administracyjne Zatrudnienie na umowę o utwór 1040 Zadania naukowo-dydaktyczne 1041 Zadania administracyjne Zatrudnienie – pozostałe formy Korespondencja kadrowa 1060 Korespondencja kadrowa wewnątrz Uczelni 1061 Korespondencja kadrowa wchodząca 1062 Korespondencja kadrowa wychodząca DYSCYPLINA PRACY, URLOPY, WYRÓŻNIENIA, KARY Dyscyplina pracy 1100 Ewidencja czasu pracy 1101 Ewidencja wyjść służbowych i prywatnych 1102 Ewidencja zwolnień lekarskich 1103 Ewidencja delegacji służbowych Urlopy 1110 Plany urlopów nauczycieli Be5 Bc Be5 Be5 Be25 Be5 B10 B25 Be5 Bc Bc Bc Bc Bc Bc Bc B10 Bc B5 Bc B5 B5 Bc Bc B5 Bc B5 B5 Bc Bc B5 Bc B5 B5 B5 Bc Bc Bc B5 B5 B5 Bc Bc Bc B5 B5 B5 B2 B2 Bc Bc Bc Bc Bc B2 Bc B2 Bc B5 B3 Bc Bc B20 B3 Bc Bc B3 Bc Ewaluacja zajęć Razem z wnioskami Strona 10 z 20 II III 112 113 12 120 121 13 130 131 132 133 134 14 140 IV akademickich 1111 Plany urlopów prac. nie będących nauczycielami akademickimi Wyróżnienia 1120 Odznaczenia państwowe 1121 Pozostałe odznaczenia i medale 1122 Nagrody Kary 1130 Kary sądowe 1131 Kary administracyjne 1132 Pozostałe środki wychowawcze EWIDENCJA OSOBOWA Akta osobowe nauczycieli akademickich Akta osobowe prac. nie będących nauczycielami akademickimi BEZPIECZEŃSTWO I HIGIENA PRACY Przepisy prawne z zakresu BHP KATEGORIA ARCHIWALNA w innych jednostkach I HASŁA KLASYFIKACYJNE w jednostce merytorycznej SYMBOLE KLASYFIKACYJNE B3 Bc B10 B10 B5 Bc Bc Bc B10 B5 B5 Bc Bc Bc Dla każdego pracownika prowadzi się oddzielną teczkę zawierającą podanie o pracę, życiorys, ankiety, opinie, umowę o pracę i jej zmiany, pisma o odznaczeniach, odpisy akt stanu cywilnego, świadectw szkolnych, świadectw pracy, świadectw ze szkolenia zawodowego i podnoszenia kwalifikacji oraz inne pisma o zasadniczym znaczeniu, zaświadczenia A - B50 Bc B10 Bc Warunki BHP na stanowiskach pracy Szkolenia z zakresu BHP Wypadki przy pracy B10 Bc B10 Bc 1330 Wypadki śmiertelne 1331 Pozostałe wypadki 1332 Urazy Odzież ochronna DOSKONALENIE ZAWODOWE PRACOWNIKÓW Plany doskonalenia zawodowego pracowników A B10 B10 B5 Bc Bc Bc Bc B10 Bc B10 Bc B10 Bc 1400 Plany doskonalenia zaw. realizowanego przez Uczelnię 1401 Plany dokształcania realizowanego poza Uczelnią Razem z wnioskami Do kategorii A kwalifikuje się przepisy własne, pozostałe do kategorii B10 Protokoły powypadkowe, dokumentacja postępowania wyjaśniającego, orzeczenia, roszczenia, odszkodowania powypadkowe. Zasady, formy, metody szkoleń, plany i programy szkoleń. Ustalenia własne. Strona 11 z 20 II III 141 142 15 150 151 152 153 154 155 156 2 20 200 201 202 IV Programy doskonalenia zawodowego pracowników 1410 Programy doskonalenia zaw. realizowanego przez Uczelnię 1411 Programy dokształcania realizowanego poza Uczelnią Dokumentacja dydaktyczna doskonalenia zawod. prac. 1420 Dokumentacja doskok. zaw. realizowanego przez Uczelnię 1421 Dokumentacja dokształcania realizowanego poza Uczelnią ZAKŁADOWY FUNDUSZ ŚWIADCZEŃ SOCJALNYCH Zasady przyznawania świadczeń socjalnych 1500 Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych Dofinansowanie wypoczynku Pomoc finansowo-rzeczowa 1520 Pożyczki zwrotne 1521 Zapomogi Pożyczki mieszkaniowe Okolicznościowe prezenty i upominki Dokumentacja działalności Komisji ZFŚS 1550 Protokoły posiedzeń Komisji 1551 Sprawozdania z działalności Komisji 1552 Oceny i analizy działalności Komisji Inne formy pomocy z ZFŚS 1560 Paczki 1561 Bony 1562 Inne formy pomocy ŚRODKI RZECZOWE INWESTYCJE I REMONTY Przepisy prawne dotyczące inwestycji i remontów Dokumentacja techniczna i prawna obiektów Uczelni Plany inwestycji i remontów KATEGORIA ARCHIWALNA w innych jednostkach I HASŁA KLASYFIKACYJNE w jednostce merytorycznej SYMBOLE KLASYFIKACYJNE B10 Bc B10 Bc B10 Bc B10 Bc B10 Bc B10 Bc B10 Bc B10 Bc B5 B5 B5 B5 B10 B5 Bc Bc Bc Bc Bc Bc A Bc A A Bc Bc A Bc B5 B5 B5 B5 Bc Bc Bc Bc B10 Bc Ustalenia własne A Bc B5 Bc Dla każdego obiektu prowadzi się odrębną teczkę, dokumentację techniczną przechowuje się przez okres istnienia obiektu Dla każdej inwestycji zakłada się odrębne teczki, w których składa się: zlecenia prac Dokumentacja każdego kursu szkoleniowego, ogłoszenia, zgłoszenia, wykazy pracowników uczęszczających w kursach szkoleniowych, dokumentacja opłat, zeszyty szkoleń. Decyzje w sprawie kierowania na studia, przyznawanie środków finansowych. Materiały indywidualne odkłada się do akt osobowych, Strona 12 z 20 II III KATEGORIA ARCHIWALNA IV w innych jednostkach I HASŁA KLASYFIKACYJNE w jednostce merytorycznej SYMBOLE KLASYFIKACYJNE 203 Realizacja inwestycji B5 Bc 204 B5 Bc B10 Bc B10 Bc B10 Bc B10 Bc 211 Realizacja remontów ADMINISTRACJA NIERUCHOMOŚCIAMI Zasady administrowania nieruchomościami 2100 Przepisy prawne z zakresu administr. nieruchomościami 2101 Dokumentacja techniczna nabywanych nieruchomości 2102 Dokumentacja techniczna zbywanych nieruchomości Baza lokalowa 212 2110 Najem lokali na potrzeby Uczelni 2111 Najem lokali Uczelni podmiotom zewnętrznym Eksploatacja nieruchomości 21 210 22 GOSPODARKA MATERIAŁOWA Ewidencja wyposażenia w sprzęt i materiały Zapotrzebowanie na sprzęt i materiały Zamówienia publiczne i przetargi 220 221 222 2220 2221 2222 2223 Przetargi nieograniczone Przetargi ograniczone Negocjacje z ogłoszenia Negocjacje bez ogłoszenia projektowych, uzgodnienia projektów inwestycyjnych, zlecenia prac wykonawczych, umowy, korespondencję z wykonawcami, itp. Okres przechowywania liczy się od momentu całkowitego zrealizowania inwestycji. Kosztorysy, umowy z wykonawcami , odbiór inwestycji. Każda inwestycja stanowi oddzielna teczkę. Umowy najmu. Okres przechowywania liczy się od momentu wygaśnięcia umowy. B5 B5 Bc Bc Zlecenia, umowy(na dostarczenie: wody, gazu, prądu, odprowadzenie ścieków, wywóz nieczystości, utrzymanie czystości, połączenia telefoniczne, internetowe itp.), usługi zewnętrzne i wewnętrzne, odbiory itp. B3 Bc Dla każdego przetargu zakłada się odrębne teczki zawierające: oferty, protokoły komisji przetargowych itp. Okres przechowywania liczy się od daty uprawomocnienia się rozstrzygnięcia przetargu. Oferty inwestycji i remontów, które zostały wybrane, trafiają do teczek klasa 202. B5 B5 B5 B5 Bc Bc Bc Bc Strona 13 z 20 II III 223 224 23 230 IV 2224 Zamówienia z wolnej ręki 2225 Zapytania o cenę 2226 Aukcje elektroniczne Realizacja zamówień (rejestry zakupów) 2230 Druki ścisłego zarachowania 2231 Materiały i sprzęt 2232 Aparatura i pomoce dydaktyczne 2233 Reklamacje Naprawa i konserw. sprzętu i pomocy dydaktycznych 2240 Naprawa sprzętu i pomocy dydaktycznych 2241 Konserwacja sprzętu i pomocy dydaktycznych TRANSPORT I ŁĄCZNOŚĆ Ewidencja własnych środków transportu KATEGORIA ARCHIWALNA w innych jednostkach I HASŁA KLASYFIKACYJNE w jednostce merytorycznej SYMBOLE KLASYFIKACYJNE B5 B5 B5 Bc Bc Bc B5 B5 B5 B5 Bc Bc Bc Bc B5 Bc B5 Bc B5 Bc 231 Eksploatacja środków transportu B2 Bc 232 233 Ewidencja środków łączności Eksploatacja środków łączności OCHRONA OBIEKTÓW I MIENIA UCZELNI Ochrona obiektów Systemy alarmowe Ochrona mienia Ochrona przeciwpożarowa Ubezpieczenia rzeczowe FINANSE I KSIĘGOWOŚĆ PLANOWANIE I WYKONANIE BUDŻETU Opracowania i materiały dotyczące budżetu Dotacje Subwencje Budżet i jego wykonanie Rozliczenia z tytułu PFRON RACHUNKOWOŚĆ I KSIĘGOWOŚĆ KASOWA Obrót gotówkowy Plany kasowe Raporty kasowe Grzbiety książek czekowych Kopie asygnat i kwitariuszy Korekty bankowe B5 B2 Bc Bc B10 B10 B10 B10 B10 Bc Bc Bc Bc Bc B10 Bc B5 B5 A B5 Bc Bc Bc Bc B2 B5 B2 B2 B5 Bc Bc Bc Bc 24 240 2400 241 242 243 3 30 300 301 302 303 304 31 310 3100 3101 3102 3103 3104 Dla każdego pojazdu prowadzi się odrębną teczkę, obejmującą dokumentację techniczną pojazdu, jego pochodzenia, książkę pojazdu, adnotacje o remontach, deklaracje kierowcy o odpowiedzialności materialnej, umowy itp. Okres przechowywania liczy się od daty utraty środka transportu. Karty eksploatacji, drogowe, ich rejestr i karty kontroli pojazdu, naprawa pojazdów. Telefony, faksy, itp. naprawa, konserwacja. Wyciągi Strona 14 z 20 II III 311 312 32 320 IV Finansowanie i kredytowanie 3110 Finansowanie Uczelni 3111 Finansowanie inwestycji i remontów 3112 Finansowanie organizacji społecznych 3113 Korespondencja z bankami Pożyczki 3120 Zaliczki KSIĘGOWOŚĆ FINANSOWA Dowody księgowe KATEGORIA ARCHIWALNA w innych jednostkach I HASŁA KLASYFIKACYJNE w jednostce merytorycznej SYMBOLE KLASYFIKACYJNE B5 B5 Bc Bc B5 Bc B5 Bc B5 Bc B5 Bc 321 322 Urządzenia księgowa Rozliczenia B5 B5 Bc Bc 323 324 325 326 Windykacja należności Ewidencja sald Ewidencja środków trwałych Noty korygujące ROZLICZANIE WPŁYWÓW I WYDATKÓW OSOBOWYCH Dokumentacja płac B5 B5 B30 B5 Bc Bc Bc Bc B5 Bc Listy płac Zasiłki losowe dla pracowników Wypłaty dla studentów Stypendia Zapomogi Zasiłki Nagrody Wpływy od studentów Umowy na studia Ewidencja opłat tytułem czesnego Ewidencja opłat tytułem wpisowego Ewidencja pozostałych opłat Deklaracje podatkowe B50 B20 Bc - B20 B20 B20 B20 B20 B20 B20 - B20 - B20 B5 - Rozliczenia z ZUS Zaświadczenia o płacach Zaświadczenia emerytalnorentowe KSIĘGOWOŚĆ MATERIAŁOWA Dowody księgowe Dowody przychodu Dowody rozchodu Faktury własne Faktury obce Dokumentacja księgowa B5 B3 B20 - B5 B5 B5 B5 B5 B5 - 33 330 331 333 334 3340 3341 3342 3343 335 3350 3352 3353 3354 336 337 338 339 34 340 3400 3401 3402 3403 341 Plany i raporty kasowe, polecenia księgowania, wyciągi bankowe itd. Księgi, rejestry, dzienniki. Z dostawcami, odbiorcami, pracownikami, instytucjami, itp. Księgi, kartoteki finansowe. Materiały źródłowe do obliczania wysokości wynagrodzenia (podatki, składki, pożyczki, kary, zaliczki, zajęcia sądowe, wnioski o premie, dodatki itp.) Od wynagrodzeń, umów zleceń i umów o dzieło. Karty ilościowo - wartościowe, Strona 15 z 20 II III KATEGORIA ARCHIWALNA IV w innych jednostkach I HASŁA KLASYFIKACYJNE w jednostce merytorycznej SYMBOLE KLASYFIKACYJNE analityczne, księgi, rejestry, itp. 35 350 351 352 36 360 361 362 363 4 40 400 401 402 41 410 411 412 413 414 42 420 FUNDUSZE SPECJALNE Fundusz nagród Fundusz socjalny Pozostałe fundusze specjalne INWENTARYZACJA Zasady inwentaryzacji Spisy z natury i protokoły inwentaryzacyjne 3610 Spisy z natury 3611 Protokoły inwentaryzacyjne Protokoły powierzenia mienia Protokoły likwidacji KSZTAŁCENIE ZAŁOŻENIA PROGRAMOWO – ORGANIZACYJNE Regulamin studiów 4000 Dokumentacja związana z Regulaminem studiów Plany studiów Programy nauczania i sylabusy przedmiotów ORGANIZACJA PROCESU KSZTAŁCENIA Plany obciążenia dydaktycznego nauczycieli Rozliczenia z wykonania pensum dydaktycznego Planowanie i wykorzystanie bazy dydaktycznej Korespondencja dotycząca kształcenia Korespondencja dotycząca spraw studenckich REKRUTACJA Podstawy prawne rekrutacji 421 422 4220 4221 4222 4223 4224 Komisje rekrutacyjne Dokumentacja przebiegu rekrutacji Protokoły z rekrutacji studia stacjonarne Protokoły z rekrutacji studia niestacjonarne Listy przyjętych na studia stacjonarne Listy nieprzyjętych na studia stacjonarne Listy przyjętych na studia B10 Bc B5 B5 B5 B5 Bc Bc Bc Bc A B10 Bc Bc A A Bc Bc B5 Bc B5 Bc B5 Bc B3 Bc B3 Bc A Bc B5 Bc B5 Bc B5 Bc B5 Bc B5 Bc B5 Bc Z podziałem na kierunki jw. m.in. limity przyjęć, ustalanie zasad odpłatności, przy czym do kategorii A zalicza się przepisy wydane przez własną jednostkę, a do kategorii B10 – opracowania zewnętrzne. Okres przechowywania liczy się od momentu utraty mocy prawnej aktu Strona 16 z 20 II III 423 IV niestacjonarne 4225 Listy nieprzyjętych na studia niestacjonarne Odwołania w sprawie przyjęć na studia KATEGORIA ARCHIWALNA w innych jednostkach I HASŁA KLASYFIKACYJNE w jednostce merytorycznej SYMBOLE KLASYFIKACYJNE B5 Bc Odwołania, decyzje, korespondencja wyjaśniająca itp. W przypadku uznania odwołania sprawę odkłada się do akt studenta. Dokumentacja osób nie przyjętych na studia Dokumentacja przyjętych, którzy nie podjęli studiów Sprawozdania z rekrutacji EWIDENCJA STUDENTÓW B5 Bc B3 Bc B5 Bc 430 431 Album studentów Listy studentów A 432 433 4310 Studiów stacjonarnych 4311 Studiów niestacjonarnych Wolni słuchacze Akta osobowe studentów studiów stacjonarnych/ niestacjonarne B50 B50 B5 Be50 Bc Bc - Opiekunowie studiów 4340 Opiekunowie roku 4341 Opiekunowie kierunku 4342 Opiekunowie specjalności Rejestr skreślonych z listy studentów Rejestr wydanych indeksów i legitymacji 4360 Rejestr wydanych indeksów 4361 Rejestr wydanych legitymacji Rejestr wydanych zaświadczeń 4370 Rejestr wydanych zaświadczeń do WKU 4371 Rejestr wydanych zaświadczeń do ZUS 4372 Rejestr pozostałych wydanych zaświadczeń ORGANIZACJA ROKU AKADEMICKIEGO Plany zajęć A10 A10 A10 A10 B5 Bc Bc Bc Bc - B5 Bc B5 B5 B5 B5 Bc Bc Bc Bc B5 Bc B5 Bc B5 Bc B5 Bc 424 425 426 43 434 435 436 437 44 440 441 Wyniki kształcenia 4410 Plan sesji egzaminacyjnej Dotyczy studiów stacjonarnych, niestacjonarnych, podyplomowych, kursów kwalifikacyjnych, itp. Bc Z podziałem na kierunki i specjalności Oznaczone numerem albumu. Dla każdego studenta prowadzi się oddzielną teczkę obejmującą dokumentację zgodnie z obowiązującym prawem w sprawie dokumentacji przebiegu studiów. W opisie teczki zaznaczamy również kierunek, tryb oraz rodzaj studiów. Z podziałem na kierunki i specjalności Dla każdego kierunku i trybu studiów osobna teczka Strona 17 z 20 II KATEGORIA ARCHIWALNA w innych jednostkach I HASŁA KLASYFIKACYJNE w jednostce merytorycznej SYMBOLE KLASYFIKACYJNE 4411 Sprawozdania z przebiegu sesji egzaminacyjnej BE25 Bc 4412 Protokoły zaliczeń i egzaminów Prace dyplomowe BE25 Bc 442 A A Bc Bc A Bc A Bc A Bc A Bc A Bc 443 4420 Księgi dyplomów 4421 Prace licencjackie studia stacjonarne 4422 Prace licencjackie studia niestacjonarne 4423 Prace inżynierskie studia stacjonarne 4424 Prace inżynierskie studia niestacjonarne 4425 Prace magisterskie studia stacjonarne 4426 Prace magisterskie studia niestacjonarne Prace semestralne Bc - A Bc B5 B5 Bc Bc B5 Bc B5 Bc B5 B10 Bc Bc B5 B5 B5 B5 Bc Bc Bc Bc B3 B3 Bc Bc B3 Bc B5 Bc B5 Bc B5 B5 B3 Bc Bc Bc III 45 IV SPRAWY SOCJALNO-BYTOWE STUDENTÓW I BHP 450 451 452 453 454 455 456 46 460 461 462 463 464 465 466 467 47 470 471 472 473 Zasady przyznawania pomocy materialnej Stypendia socjalne Stypendia specjalne dla osób niepełnosprawnych Stypendia Rektora za wyniki w nauce lub sporcie Stypendia ministra za osiągnięcia w nauce i sporcie Zapomogi Wypadki studentów PRAKTYKI ZAWODOWE Podstawy prawne praktyk Plany praktyk Programy praktyk Dokumentacja zrealizowanych praktyk Deklaracje zakładów pracy Umowy z opiekunami praktykantów Opiekunowie praktyk z ramienia WSB Zwolnienia z praktyk Biuro karier Podstawy prawne działania biura Plany i programy działania Sprawozdania z działania Korespondencja z Urzędami Dla każdego trybu i rodzaju studiów prowadzi się osobną teczkę Jw. Ewidencja prac dyplomowych dla każdej specjalności lub kierunku; przy czym jeden egzemplarz pracy odkłada się do akt osobowych studenta Dla każdej grupy(przedmiotu) prowadzi się osobną teczkę Dla każdego rodzaju stypendium prowadzi się oddzielną teczkę Strona 18 z 20 II III IV 480 481 Pracy Korespondencja z pozostałymi podmiotami Szkolenia i warsztaty Granty Bazy danych absolwentów Ewidencja wydawnictw Oferty pracy POZAPROGRAMOWE FORMY KSZTAŁCENIA Podstawy prawne działania Studenckie koła naukowe 482 Organizacje studenckie 483 Konkursy i olimpiady STUDIA PODYPLOMOWE I KURSY Podstawy prawne studiów podyplomowych i kursów Dokumentacja studiów podyplomowych Programy Plany zajęć Plany budżety Dokumentacja kursów dokształcających Programy Plany zajęć Plany budżety Umowy i listy słuchaczy studiów podyplomowych Umowy i listy słuchaczy kursów Rejestr wydanych świadectw studiów podyplomowych Rejestr wydanych świadectw ukończenia kursu Teczki osobowe słuchaczy studiów podyplomowych DZIAŁALNOŚĆ NAUKOWOBADAWCZA ZASADY REALIZACJI PRAC NAUKOWO-BADAWCZYCH Podstawy prawne działalności naukowo-badawczej 474 475 476 477 478 479 48 49 490 491 4910 4911 4912 492 4920 4921 4922 493 494 495 496 497 5 50 500 KATEGORIA ARCHIWALNA w innych jednostkach I HASŁA KLASYFIKACYJNE w jednostce merytorycznej SYMBOLE KLASYFIKACYJNE B3 Bc B3 A A B5 B2 Bc Bc Bc Bc Bc B5 A Bc Bc B10 Bc A Bc B10 Bc B5 B5 B5 Bc Bc Bc B5 B5 B5 B10 Bc Bc Bc Bc B10 Bc A - A - Be50 - B10 Bc Ewidencja kół naukowych oraz dokumentacja dotycząca m.in. spraw organizacyjnych, współdziałania, nadzoru. Dla każdego koła można założyć oddzielną teczkę m.in. zrzeszenia, stowarzyszenia, związki, itp. Ewidencja organizacji oraz dokumentacja dotycząca m.in. spraw organizacyjnych, współdziałania, nadzoru. Dla każdej organizacji można założyć oddzielną teczkę Strona 19 z 20 II III 502 503 504 505 506 507 6 60 600 6000 6001 6002 6003 601 Plany działalności naukowobadawczej Dokumentacja realizowanych tematów badawczych Wdrożenia wyników badań naukowych Konferencje, sympozja i seminaria naukowe A Bc A Bc A Bc A Bc Dorobek publikacyjny pracowników Uczelni Rozwój naukowy pracowników Uczelni Oświadczenia w sprawie korzystania z praw autorskich BIBLIOTEKA ZASADY GROMADZENIA I UDOSTĘPNIANIA ZBIORÓW Gromadzenie zbiorów Zakupy książek Zakupy czasopism Dary, depozyty Wymiana międzybiblioteczna książek i czasopism Ewidencja zasobów bibliotecznych A Bc A Bc B5 Bc B5 B5 B5 B5 B5 Bc Bc Bc Bc Bc B5 - Be5 Bc A - B5 Bc A Bc B5 Bc A Bc IV 501 602 Konserwacja zbiorów 603 Sprawozdania z działalności Biblioteki Ewidencja czytelników 604 7 70 700 701 KATEGORIA ARCHIWALNA w innych jednostkach I HASŁA KLASYFIKACYJNE w jednostce merytorycznej SYMBOLE KLASYFIKACYJNE WYDAWNICTWO OGÓLNE ZASADY PRACY WYDAWNICZEJ Programy i plany oraz sprawozdania w zakresie działalności wydawniczej Teki wydawnicze Przy czym do kategorii A kwalifikuje się programy, referaty, listy uczestników, materiały konferencyjne, protokoły, uchwały, rezolucje, wnioski, stenogramy, sprawozdania, itp.; do kategorii B2 zalicza się dokumentację obsługi organizacyjnotechnicznej (np. korespondencję operatywną). Dla każdej konferencji, sympozjum, sesji, itd. zakłada się odrębną teczkę Inwentarze, katalogi, księgi ubytków, inne formy ewidencji, bazy danych, itp. Prace introligatorskie i konserwatorskie Karty czytelników, także dane zachowane na nośnikach informatycznych Badanie potrzeb, ustalanie tematyki, ogólne sprawy wydawnicze, sprawozdania i analizy, itp. Dla każdego tytułu (książki, druku, itp.) prowadzi się oddzielną teczkę obejmującą kartę wydawniczą, umowy, Strona 20 z 20 II III KATEGORIA ARCHIWALNA IV w innych jednostkach I HASŁA KLASYFIKACYJNE w jednostce merytorycznej SYMBOLE KLASYFIKACYJNE 702 Wykonanie poligraficzne B5 Bc 703 Opracowanie i zatwierdzanie podręczników i skryptów Ewidencja wydawnictw WSB B5 Bc opracowania autorskie, opinie, recenzje, interwencje kontrolne, projekty graficzne, dwa egzemplarze wydawnicze, itp. Sprawy technicznowydawnicze, np. ewidencja zleceń, skład tekstu, korekta, ilustracje, druk, oprawa, itp. 704 Be5 Bc Uwaga!!! Jednolity rzeczowy wykaz akt będzie sukcesywnie uzupełniany w szczegółowe kategorie, wraz z rozwojem Uczelni. REKTOR dr Andrzej ZDUNIAK
