Iwona ISKIERKA Politechnika Częstochowska Sławomir KAROŃ

199
Iwona ISKIERKA
Politechnika Częstochowska
Sławomir KAROŃ
Wojewódzki Szpital Specjalistyczny nr 5 w Sosnowcu
WSPOMAGANIE ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI W PRZEDSIĘBIORSTWIE –
WYKORZYSTANIE NARZĘDZI KOMPUTEROWYCH
Wstęp
Jedna z definicji projektu podana przez Bonnie Biafore określa projekt
następująco: „Projekt jest unikatowym przedsięwzięciem o jasno zdefiniowanych
celach oraz momentach rozpoczęcia i zakończenia, a także zazwyczaj o
1
określonym budżecie”.
Zarządzanie projektami natomiast to sztuka
zrównoważenia celów projektu względem ograniczeń czasowych i finansowych.
Osiągnięcie równowagi wymaga umiejętności, doświadczenia i całego zestawu
technik. Proces planowania projektów oraz zarządzanie nimi oferuje wiele korzyści.
Aby zarządzać sprawnie projektami wykorzystuje się często różnorodne narzędzia
komputerowe oraz programy wspomagające kierowanie projektem. Bardzo często
wykorzystuje się Microsoft Office Project oraz różnorodne programy darmowe. W
realizacji wybranych faz projektu wykorzystuje się również metodologię map myśli.
Jest również możliwość wykonania eksportu danych z programu do tworzenia map
myśli do programu Microsoft Project.
1. Projekt i jego parametry
Funkcjonuje kilka podejść do określenia pojęcia projektu. Dr Joseph M. Juran,
który znany jest ze swoich prac na temat zarządzania jakością i wpływu na
metodologię Six Sigma, podał definicję projektu jako problemu do rozwiązania
według harmonogramu. Zwraca również uwagę na fakt, iż obowiązuje tutaj ta
sama zasada, co w definicji podanej przez B. Biafore: zdefiniowanie problemu do
rozwiązania określa cele projektu, a ustalenie harmonogramu jego rozwiązania
2
określa daty początku i końca realizacji projektu. Do głównych czynników
charakteryzujących projekt zalicza się między innymi: jasno zdefiniowane cele,
które niezbędne są do tego, aby można było zrealizować projekt i zamknąć go w
przyznanym budżecie, działania nastawione na dokonanie zmian, możliwości
oceny możliwych zysków i strat. Każdy projekt ma trzy podstawowe parametry:
zakres (jakość), koszt i czas realizacji. Pomiędzy tymi parametrami: zakresem,
kosztem i czasem realizacji istnieją wzajemne zależności: zwiększenie zakresu
oznacza zwykle większy koszt i dłuższy czas realizacji, skrócenie czasu realizacji
projektu może wymagać zwiększenia kosztu (konieczność zwiększenia zasobów)
lub zmniejszenia zakresu (jakości) projektu, zmniejszenie kosztów może oznaczać
zmniejszenie zakresu i często wydłużenie czasu realizacji projektu.
1
2
B. Biafore, Microsoft Project 2007 PL. Nieoficjalny podręcznik. Gliwice 2012
Ibidem
200
Rysunek nr 1: Parametry projektu
Źródło: Opracowanie własne na podstawie
3
2. Zarządzanie projektami – środowisko pracy programu Microsoft
Project 2010
Nie ma tylko jednej metody zarządzania projektami, ale większość
istniejących metodologii zawiera następujące pięć faz: rozpoczęcie, planowanie,
realizacja projektu, sprawowanie kontroli nad realizacją projektu oraz zakończenie.
Pierwszą fazą w procesie zarządzania projektami jest rozpoczęcie.
Rozpoczęcie nazywane jest często inicjalizacją. W tej fazie projekt jest
przygotowywany do udanej realizacji. Wymaga to przemyślenia odpowiedzi na
pytania związane z celowością realizacji projektu i jego zrealizowaniem w
ustalonym czasie. Jest to także etap w którym identyfikuje się interesariuszy
projektu i precyzuje jego cele. W tej fazie istotną sprawą również jest przemyślenie
zabiegów, które będą miały na celu zgromadzenie poparcia dla projektu. Następną
istotną fazą w procesie zarządzania projektami jest planowanie. Jest to
szczególnie ważny etap, ponieważ na tym etapie opracowuje się szczegółową
specyfikację projektu. Chodzi głównie o opracowanie celów do osiągnięcia, prac do
zrealizowania, wskazanie wykonawców prac, czasu wykonania prac i całkowitego
kosztu realizacji projektu. Na tym etapie ustalane są również zasady współpracy.
Chodzi również o wypracowanie sposobów komunikacji pomiędzy członkami
zespołu, sposobów zatwierdzania prac oraz sposobów zarządzania ryzykiem i
zmianami. Najdłuższym etapem zarządzania projektem jest realizacja projektu
nazywana również wykonaniem. Ważne zadanie na tym etapie realizuje menedżer
projektu, sprawuje on kontrolę nad realizacją projektu. Upewnia się czy członkowie
zespołu pracują we właściwym czasie nad realizacją odpowiednich elementów
planu. Końcową fazą w zarządzaniu projektem jest faza zakończenia. Można o niej
mówić wtedy, gdy menedżer projektu przedkłada kompletny projekt do
zatwierdzenia jako zrealizowany.
3
Ibidem
201
Aby zarządzać sprawnie projektami wykorzystuje się często efektywne
narzędzie wspomagające kierowanie projektem. Takim narzędziem jest Microsoft
Office Project 2010.
Aplikacja ta ułatwia pracę kierownika projektu na każdym etapie – od
definiowania projektu i zadań, poprzez przydzielanie zasobów, aż do analizy
powykonawczej. Aplikacja udostępnia użytkownikom bogaty zestaw narzędzi do
zarządzania projektami.
Praca z MS Project przebiega w kilku etapach: planowanie projektu,
dopracowanie projektu, rozpowszechnianie informacji o stanie projektu, analiza
postępu prac oraz rozpowszechnianie informacji o stanie projektu.
Rysunek nr 2: Środowisko pracy programu Microsoft Project 2010
Źródło: Opracowanie własne
Przy pierwszym uruchomieniu programu, domyślnym widokiem jest plansza o
nazwie Wykres Gantta. Jest to jedna z wielu plansz, z której użytkownik może
korzystać w trakcie układania harmonogramu, a później w czasie kontroli realizacji
projektu. W trakcie pracy z programem użytkownik będzie musiał przełączać się
pomiędzy różnymi widokami, ponieważ wszystkie dane zgromadzone na jednym
ekranie, stałyby się nieczytelne. Najczęściej stosowane widoki można znaleźć na
pasku widoków, albo w menu Widok.
W trakcie pracy z programem informacje o stanie projektu są dostępne na
bieżąco, dlatego można lepiej kontrolować prace nad nim, a także monitorować
harmonogram, finanse i wyniki zespołów. Istotną sprawą jest integracja z dobrze
znanymi programami systemu Microsoft Office. Można wykorzystać możliwości
tworzenia wyczerpujących raportów oraz usprawnić planowanie.
202
Na stronie internetowej umieszczono omówienie dziesięciu głównych zalet
4
programu Office Project Standard 2010. Są to: efektywne zarządzanie i lepsze
rozumienie harmonogramów, szybkie osiągnięcie wysokiej produktywności,
wykorzystanie istniejących danych, tworzenie profesjonalnych wykresów i
schematów, odpowiednie przekazywanie informacji, lepsza kontrola zasobów i
finansów, szybki dostęp do potrzebnych informacji, śledzenie projektów zgodnie z
własnymi potrzebami, dostosowanie programu Office Project 2010 do konkretnych
wymagań oraz dostępna pomoc.
3. Wspomaganie zarządzania projektami - wykorzystanie narzędzi
komputerowych
Zarządzanie projektami jest bardzo ważnym zagadnieniem związanym z
koniecznością zrównoważenia celów projektu względem ograniczeń czasowych i
finansowych. Dlatego też ogromnym zainteresowaniem cieszy się portal
5
tematyczny poświęcony zarządzaniu projektami.
Rysunek nr 3: Strona główna 4PM Project Managment
6
Źródło: opracowanie własne na podstawie
Zgodnie z treściami zawartymi na portalu: „Misją Project Evolution jest
pomaganie Project Managerom w ich codziennej pracy poprzez: Informację –
udostępnianie informacji na temat wydarzeń, konferencji, seminariów, szkoleń z
zakresu zarządzania projektami, prezentację projektów oraz innej wiedzy, która
może być źródłem inspiracji w zarządzaniu projektami, oferty pracy, szczególnie
dla firm poszukujących Project Managerów. Wiedzę - dostarczenie wiarygodnych i
kompetentnych źródeł wiedzy, wynikających z doświadczeń Project Managerów,
4
5
6
http://www.microsoft.com/poland/office/programs/project/top10.mspx
www.4pm.pl
Ibidem
203
opisy metodyk, narzędzi i technik stosowanych w praktyce, wymiana wiedzy i
doświadczeń na forum, a także księgarnię o tematyce niezbędnej w pracy
członków zespołów projektowych. Edukację - opracowywanie i organizowanie
szkoleń autorskich z obszaru zarządzania projektami, prezentowanie firm
szkoleniowych oraz trenerów o uznanym autorytecie w zakresie zarządzania
projektami, organizację seminariów i konferencji. Wsparcie informatyczne udostępnianie narzędzi informatycznych wspierających Project Managerów w ich
pracy, wdrożenia systemów i opracowywanie aplikacji dedykowanych dla
organizacji.
W omawianej witrynie w zakładce Software umieszczono zestawienie
różnorodnego oprogramowania do zarządzania projektami oraz porównanie
oprogramowania wspomagającego zarządzanie projektami. Wśród wielu
programów do wspomagania zarządzania projektami znajduje się program Polaris
Project Manager. Na stronie podano najważniejsze informacje dotyczące
programu. Jest to system opracowany przy współpracy specjalistów z Polskiej
Akademii Nauk. System ten służy do szeroko pojętego zarządzania informacjami i
danymi w firmie przy zarządzaniu projektami, pozwalając na ich szybki i
bezproblemowy przepływ. Został stworzony jako brakujący element MS Office, z
którego aplikacjami Polaris w pełni współpracuje i integruje się. Polaris, jako
elastyczne rozwiązanie, pozwala na wsparcie działań przy realizacji zadań
projektowych: możliwość rejestracji projektów i powiązania ich z zadaniami oraz
osobami, a także pozostałymi listami (płatności, dokumenty, aktywności),
rejestracja wielostopniowej hierarchii dla każdej z list ,możliwość graficznego
przedstawienia aktywności związanych z projektem (rozbudowany Kalendarz),
przypominanie o terminach zdarzeń/odpowiedzi na dokumenty, pełna historyzacja
wykonywanych operacji i danych, wbudowany system uprawnień użytkowników,
możliwość definiowania reguł wyróżniających poszczególne pola na formularzach,
możliwość automatycznego zapisu maila jako dokumentu, dodawanie notatek i
dokumentów do tworzonych aktywności w projekcie, mailing seryjny do
uczestników realizacji projektu, wyróżnianie zmian dokonanych na tym samym
formularzu na dwóch stanowiskach jednocześnie, dostosowanie programu do
wymagań ochrony danych osobowych na poziomie wysokim, zgodnych z GIODO.
Należy zwrócić uwagę na fakt, iż Polaris posiada certyfikat Designed for Windows
XP oraz Ready for SQL Server 2005, zwycięzca konkursu Microsoft Aplikacja 2006
roku oraz zwycięzca kategorii Najlepszy program do wsparcia działań
7
przedsiębiorstwa.
Inną ciekawą propozycją jest system Tilos. Jest to oprogramowanie do
zarządzania projektami liniowymi, takimi jak budowa autostrad, dróg, linii
kolejowych, tuneli i innych obiektów budowlanych. Tradycyjne systemy
wspomagające zarządzanie projektami wyświetlają swoje wyniki w postaci
diagramów paskowych lub diagramów sieciowych. Projekty liniowe stwarzają
szczególne wyzwanie, ponieważ ich zespoły i wyposażenie posuwają się wzdłuż
trasy budowy, żeby wykonać swoją pracę. Diagramy czasowo-przestrzenne
przejrzyście opisują zakres prac poprzez jednoczesne pokazanie szczegółów
7
http://www.4pm.pl/artykul/czym_jest_polaris_project_manager-92-284.html
204
projektu i harmonogramu. Najważniejsze cechy Tilosa: wizualizacja czasu i
przestrzeni projektu na jednym diagramie, uwzględnienie specyfiki terenu budowy
(profil pionowy, segmenty), włączanie grafiki prezentującej teren budowy do planu
projektu, język uwzględniający specyfikę projektów budowlanych, modelowanie
warunków klimatyczno-pogodowych miejsca budowy, sposoby obliczeń
parametrów prac uwzględniające zależności zasobów, ich wydajności, wolumenu
prac, czasu itp., predefiniowana biblioteka rodzajów prac budowlanych. Na uwagę
zasługuje także program Primavera. Od ponad 20 lat Primavera Systems, Inc. jest
wiodącym dostawcą programów wspierających planowanie, realizację, kontrolę i
zarządzanie
projektami.
Dostarcza
oprogramowanie,
umożliwiające
przedsiębiorstwom z każdej branży osiągniecie sukcesu w zarządzaniu ich
portfolio, programami, projektami oraz zasobami. Primavera zrewolucjonizowała
sposób zarządzania projektami oraz inwestycjami kapitałowymi wprowadzając na
rynek w 1983 oprogramowanie dla inżynierii i budownictwa.
Pomocą
w podjęciu decyzji dotyczącej wyboru oprogramowania jest
dodatkowe zestawienie z podstawowymi możliwościami programów: Zarządzanie
portfolio projektów, Hierarchiczna lista zadań, Ustalanie terminów zadań na
podstawie zadań zależnych, Ustalanie kosztów zadań, Definiowanie kalendarza
projektu, Narzędzia do analizy ryzyka, Najmniejsza jednostka czasu, Śledzenie
przebiegu projektu: Śledzenie stanu %, Komentowanie stanu, Śledzenie kosztów
projektu, Powiadomienie e-mail i inne.
Na uwagę w procesie wspomagania zarządzania projektami zasługują
również narzędzia darmowe.
Na stronie internetowej można zapoznać się z propozycjami programów
8
darmowych do wykorzystania w firmie. Polecane są: Redmine, Trac, OpenProj,
Plandora, Web2project, EGroupware, Project-open, NavalPlan, Collabtive.
Radmine to jeden z bardziej znanych i szanowanych programów do zarządzania
projektami. Napisany został na bazie frameworka Ruby on Rails, oprócz
wieloplatformowości wyróżnia się również tym, że obsługuje wiele baz danych.
Oprogramowanie jest dodatkowo otwarte i udostępnione na licencji GNU GPL v2.
Program Trac znany jest bardziej jako system do śledzenia błędów i usterek, ale
też jako system do zarządzania projektami. Trac rozpowszechniany jest na
zmodyfikowanej licencji BSD i dostępny jest również w polskim języku. OpenProj to
aplikacja desktopowa, którą można wykorzystać do zarządzania projektami.
NavalPlan natomiast w całości bazuje na HTML, CSS i JavaScripcie i
udostępniany jest na licencji AGPL. Program podzielono na cztery główne
zakładki, gdzie umieszczone są sekcje, takie jak: planowanie projektów, ich lista,
zużycie zasobów i ograniczenie rozdysponowaniem zasobów. Wszystko w formie
wygodnych zakładek, oznaczonych stosowną ikoną. Interfejs programu jest bardzo
przejrzysty. Wszystkie wykresy są czytelne. Kolejnym plusem jest prędkość
działania.
8
http://webhosting.pl/Zarzadzanie.projektami.IT.Przeglad.darmowych.narzedzi.niezbednych.w.pracy.k
azdego.szefa.projektu
205
Rysunek nr 4: Zestawienie oprogramowania do wspomagania zarządzania projektami
na stronie 4PM Project Managment
9
Źródło: opracowanie własne na podstawie
9
Ibidem
206
4. Technologia Mind Mapping (Mapy myśli) w procesie zarządzania
projektami
Twórcą koncepcji map myśli (Mind Maps) jest Tony Buzan (ur. 1942 w
Londynie). Jest on jednym z największych światowych autorytetów z dziedziny
funkcjonowania mózgu i technik uczenia się. Tony Buzan jest konsultantem agend
rządowych oraz międzynarodowych korporacji (m.in General Motors, IBM, HewlettPackard, Walt Disney). Jest także pomysłodawcą mistrzostw świata w
zapamiętywaniu - Memoriady, Światowych Mistrzostw w Szybkim Czytaniu i
współtwórcą Olimpiady Gier Umysłowych. Przez wiele lat redagował "International
Journal of MENSA" - periodyk międzynarodowego stowarzyszenia osób o
najwyższym ilorazie inteligencji. Jest autorem ponad 82 książek z dziedziny
technik uczenia się. Jego pomysłem jest koncepcja map myśli (Mind Maps),
myślenia promienistego (Radian Thinking), umiejętności posługiwania się umysłem
10
(Mental Literacy).
"Mapy myśli" są popularną, spokrewnioną z Mapami Pojęć, techniką
opracowaną przez Tony'ego Buzana jako sposób pomocy uczniom w robieniu
notatek. Charakterystyczną cechą map myśli jest używanie tylko słów-kluczy i
obrazów. Dzięki wizualnemu charakterowi map myśli łatwiej się je przegląda i
zapamiętuje. Również tworzy się je szybciej niż tradycyjne notatki. Mapa myśli ma
specyficzną budowę. Wykorzystuje się centralny wyraz a naokoło tego wyrazu
narysowanych jest od kilku do kilkunastu głównych pojęć, które odnoszą się do
środkowego pojęcia. Następne podgałęzie mają znowu od kilku do kilkunastu
11
pojęć odnoszących się do sąsiadujących słów.
W książce T. Buzana „Pamięć na zawołanie” znajduje się omówienie
12
koncepcji map myśli.
„Nowy sposób notowania wymaga zerwania z dotychczasową tradycją i
wykorzystania lewej i prawej półkuli, a więc i wyobraźni z jednoczesnym użyciem
podstawowych technik pamięciowych. W tym systemie notujesz na kartce czystego
papieru, na środku której zaznaczasz najpierw słowo-klucz (prawa półkula),
będące obrazowym skrótem, kondensatem głównego tematu. Od tego centrum
prowadzisz szereg łączących się ze sobą linii (lewa półkula), wzdłuż których
piszesz (lewa półkula) lub rysujesz (prawa półkula) kolejne obrazowe słowa-klucze
lub znaki-symbole oddające poboczne myśli i wątki. Z tymi liniami łączysz
następne, jeśli trzeba, i oznaczasz je podobnie. W ten sposób dla każdego tematu
możesz zbudować wielowymiarową, wielopołączeniową, twórczą i kolorową mapę
myśli - notatki pamięciowe”. Do sporządzania map myśli według koncepcji
Tony'ego Buzana wykorzystuje się różnorodne oprogramowanie. Część
programów to programy komercyjne natomiast można korzystać również z
programów darmowych. Na stronie internetowej można znaleźć wiele przykładów
13
takiego oprogramowania. W zależności od potrzeb można tworzyć mapy myśli za
pomocą między innymi: Bubbl.us, Mapul.com, Nelements.org, DebateMapper.com.
Programem do tworzenia map myśli, który możne znaleźć zastosowanie w
procesie zarządzania projektami, w fazie tworzenia koncepcji projektu jest
10
http://www.mistrzostwapamieci.spw.pl/pl,menu,324,0,tony-buzan-i-mapy-mysli.html
Ibidem
12
T. Buzan, Pamięć na zawołanie. Łódź 2003
13
http://mashable.com/2007/11/03/mindmapping/
11
207
14
darmowy program FreeMind.
FreeMind jest narzędziem pozwalającym na
tworzenie nawet zaawansowanych map myśli oraz intuicyjnym edytorem danych o
strukturze drzewa. Wykorzystując paski narzędzi oraz przybornik z ikonami
ułatwiającymi oznaczanie słów kluczowych i poszczególnych zagadnień,
użytkownik może tworzyć rozgałęzioną strukturę mapy.
Rysunek nr 5: Przykład mapy myśli utworzonej w programie FreeMind
Źródło: opracowanie własne
Następnie istnieje możliwość wykonania eksportu danych z tego programu do
programu Microsoft Project 2007 i dalszej pracy z projektem w tym programie. MS
Project oraz program FreeMind mogą być wykorzystywane procesie zarządzania
projektami, w różnych fazach życia projektu. Oba programy mogą wspomagać
zarządzanie projektami ze względu na możliwości eksportu plików z programu
FreeMind do programu MS Project.
Podsumowanie
Skuteczne zarządzanie projektami
wymaga profesjonalnego podejścia,
odpowiedniego przygotowania oraz korzystania z odpowiednich narzędzi.
Zestawienie różnorodnych narzędzi z omówieniem ich charakterystycznych cech i
zastosowań można znaleźć na stronie
4PM Project Managment. Oprócz
profesjonalnych materiałów dotyczących szeroko rozumianego zarządzania w tym
zarządzania projektami, na stronie można znaleźć również, opisy programów,
wersje demonstracyjne i krótkie filmy instruktażowe min: dotProject, egroupware,
OpenProj, Open Workbench, PhpCollab, Phprojekt, Project Open, ProjectPier,
Windows Planner. Użytkownikom szukającym programów darmowych można
polecić stronę, na której znajdują się propozycje darmowych programów do
14
http://freemind.sourceforge.net/wiki/index.php/Main_Page
208
15
wspomagania zarządzania projektami. Zastosowanie w procesie zarządzania
projektami, w fazie tworzenia koncepcji projektu znajduje również technologia Mind
Mapping.
Bibliografia
1. Biafore B., Microsoft Project 2007 PL. Nieoficjalny podręcznik. Gliwice
2012
2. Buzan T., Pamięć na zawołanie. Łódź 2003
3. http://freemind.sourceforge.net/wiki/index.php/Main_Page
4. http://mashable.com/2007/11/03/mindmapping/
5. http://webhosting.pl/Zarzadzanie.projektami.IT.Przeglad.darmowych.narze
dzi.niezbednych.w.pracy.k
azdego.szefa.projektu
6. http://www.4pm.pl/artykul/czym_jest_polaris_project_manager-92-284.html
7. http://www.microsoft.com/poland/office/programs/project/top10.mspx
8. http://www.mistrzostwapamieci.spw.pl/pl,menu,324,0,tony-buzan-i-mapymysli.html
9. www.4pm.pl
15
http://webhosting.pl/Zarzadzanie.projektami.IT.Przeglad.darmowych.narzedzi.niezbednych.w.pracy.k
azdego.szefa.projektu