Załącznik nr 4 do Zarządzenia nr 3

INSTRUKCJA DOTYCZĄCA OBIEGU PODAŃ SKŁADANYCH
W REKTORACIE AKADEMII IGNATIANUM W KRAKOWIE
I.
Rejestracja podao/ pism (wewnętrznych) składanych w Rektoracie Uczelni
1. Wpływy podao/pism wewnętrznych składanych przez pracowników oraz
przedstawicieli organizacji studenckich
a) podania/pisma składane w Rektoracie Uczelni w godzinach urzędowania są
rejestrowane w dzienniku korespondencyjnym przez pracownika przyjmującego
podanie.
b) osoba przyjmująca podanie przybija na podaniu pieczątkę wpływu, wpisuje datę
wpływu podania, kolejny numer według rejestru przyjętych podao/pism i składa swój
podpis. Te same dane wypełnia w odpowiedniej rubryce w dzienniku
korespondencyjnym. W rubryce „uwagi” pisze adnotację, do kogo podanie/pismo
zostanie przekazane, w jaki sposób sprawa została doprowadzona do kooca,
c) podania/pisma rejestruje się według kolejności na dany rok akademicki według
wzoru: 1/RP/20../20.., gdzie R oznacza Rektorat, P oznacza Pracownik, 20../20.. –
oznacza dany rok akademicki,
d) po rozpatrzeniu podania/pisma, odpowiedź otrzymuje ona ten sam numer z tym że
pisma, które są skierowane tylko do wiadomości Rektora/prorektorów (nie
wymagające odpowiedzi) umieszczane są w segregatorze Pisma wewnętrzne
pracownicze przychodzące, pisma na których znajduje się odpowiedź lub adnotacja w
segregatorze Pisma wewnętrzne pracownicze wychodzące,
e) odpowiedzi na podania są przekazywane w następujących formach:
- odpowiedzi pisemne do odbioru osobistego w Rektoracie Uczelni w godzinach
urzędowania,
- przesyłanie zeskanowanego podania wraz z odpowiedzią Rektora/właściwego
prorektora na adres zainteresowanej osoby z pośrednictwem poczty elektronicznej,
- do odbioru w Dziale Księgowo-Finansowym Uczelni (w przypadku podania
dotyczącego finansów),
f) podania/pisma składane przez pracowników Ignatianum w oryginale wraz
z kopiami odpowiedzi przekazywane są do Działu Kadr i umieszczane w teczce
personalnej danego pracownika lub w Dziale Księgowo-Finansowym. W Rektoracie
pozostają umieszczone w odpowiednim segregatorze kopie podao i odpowiedzi,
według numeracji zgodnej z zapisami w dzienniku korespondencyjnym.
2. Wpływy podao/pism wewnętrznych składanych przez
studentów/słuchaczy/doktorantów
a) podania/pisma składane przez studentów w Rektoracie Uczelni w godzinach
urzędowania są rejestrowane w rejestrze podao przez osobę przyjmującą podanie,
b) osoba składająca podanie wpisuje do rejestru wszystkie wymagane dane
1
c)
d)
e)
f)
g)
i potwierdza ich zgodnośd własnoręcznym czytelnym podpisem,
po weryfikacji danych na podaniu/piśmie, pracownik Rektoratu przyjmujący podanie
przybija na podaniu pieczątkę wpływu, wpisuje datę wpływu podania, kolejny numer
według rejestru przyjętych podao studentów i składa swój podpis. W rubryce „uwagi”
pisze dodatkowe adnotacje,
podania/pisma rejestruje się według kolejności na dany rok akademicki według
wzoru: 1/RS/20../20.., gdzie R oznacza Rektorat, S oznacza Student, 20../20.. –
oznacza dany rok akademicki (załącznik nr 1 do wytycznych – rejestr przyjętych
podao studenckich) oraz wpisuje w formie elektronicznej w spis pism studenckich,
po rozpatrzeniu podania/pisma, odpowiedź/decyzja otrzymuje ten sam numer.
Obowiązuje tylko jeden segregator pism studenckich (zawierający pisma
przychodzące i wychodzące),
student zapoznaje się osobiście z odpowiedzią, potwierdzając to własnoręcznym
podpisem na decyzji i wpisaniem daty,
rozpatrzone podanie/pismo wraz z decyzją lub odpowiedzią właściwego prorektora
zostaje przekazane przez pracownika Rektoratu do właściwej jednostki, gdzie
następuje dalszy proces związany z wpisywaniem zmian w komputerowej bazie
danych. W Rektoracie pozostają umieszczone w odpowiednim segregatorze kopie
podao/pism i odpowiedzi/decyzji, według numeracji zgodnej z zapisami w rejestrze.
II. Rejestracja pism (zewnętrznych) otrzymywanych z Kancelarii Uczelni
1. Wszystkim pismom przychodzącym do Uczelni za pośrednictwem poczty i pismom
przychodzącym, kolejne numery nadaje pracownik Kancelarii zgodnie z wytycznymi
zawartymi w Instrukcji Kancelaryjnej Akademii Ignatianum w Krakowie. Numery
pismom wychodzącym nadaje pracownik Rektoratu.
2. Pisma, które są przeznaczone do Rektoratu Uczelni, są przekazywane przez
upoważnionego do tego pracownika Kancelarii. Pracownik Rektoratu Uczelni
rejestruje pisma w dzienniku kancelaryjnym zgodnie z wytycznymi znajdującymi się
w Instrukcji Kancelaryjnej (nr/REK/20…). W przypadku odpowiedzi pismo zawsze
otrzymuje ten sam numer, co pismo przychodzące.
3. W Rektoracie pozostają umieszczone w odpowiednim segregatorze kopie
podao/pism i odpowiedzi/decyzji.
III.
Rejestracja podao/ pism składanych w Rektoracie skierowanych
do Dyrektora administracyjnego
1. Pisma przychodzące do Dyrektora administracyjnego są rejestrowane w dzienniku
korespondencyjnym Dyrektora administracyjnego według kolejności odpowiadającej
na dany rok akademicki, zgodnie z wytycznymi znajdującymi się
w Instrukcji Kancelaryjnej (…/DAD/20…). Numer zostaje nadany przez pracownika
Rektoratu.
2
2. Pisma wychodzące z odpowiedzią Dyrektora administracyjnego są rejestrowane
w dzienniku korespondencyjnym Dyrektora administracyjnego według kolejnego
numeru odpowiadającego numerowi pisma przychodzącego z tym że pisma, które są
skierowane tylko do wiadomości Dyrektora Administracyjnego (nie wymagające
odpowiedzi) umieszczane są w segregatorze Dyrektor administracyjny pisma
przychodzące. Pisma na których znajduje się odpowiedź lub adnotacja znajdują się w
segregatorze Dyrektor administracyjny pisma wychodzące.
1.
a)
b)
c)
d)
2.
IV. Sprawy koocowe
Rejestry podao i pism znajdujących się w Rektoracie Uczelni:
dziennik korespondencyjny Pisma pracownicze oraz segregatory z
kopiami/oryginałami podao/pism i odpowiedzi wewnętrznych,
dziennik korespondencyjny Kancelaria oraz segregatory z kopiami/oryginałami
podao/pism/odpowiedzi zewnętrznych,
dziennik korespondencyjny Dyrektor administracyjny oraz segregatory z
kopiami/oryginałami podao/pism/odpowiedzi,
rejestr przyjętych podao składanych przez studentów oraz segregatory z
kopiami/oryginałami podao/pism/odpowiedzi.
W Rektoracie archiwizowane są ogłoszenia przez okres 1 miesiąca (dotyczy ogłoszeo
rektorskich).
Kraków, dnia 1 października 2012 roku
Wytyczne dotyczące obiegu podao składanych w Rektoracie Uczelni zostały zatwierdzone Zarządzeniem
nr 3/2012/2013 Rektora Akademii Ignatianum w Krakowie z dnia … czerwca 2012 roku w sprawie aktualizacji wytycznych oraz instrukcji
dotyczących obiegu dokumentów w Akademii Ignatianum w Krakowie (zał. nr 4).
3