plik pdf

Rozeznanie rynku w celu oszacowania wartości zamówienia świadczenie usług rezerwacji, sprzedaży,
dostarczania biletów na przewozy lotnicze, kolejowe, autobusowe w komunikacji krajowej
i międzynarodowej, wraz z dodatkowym ubezpieczeniem w czasie odbywania podróży służbowych.
Ośrodek Rozwoju Polskiej Edukacji za Granicą (ORPEG) planuje przeprowadzenie przetargu nieograniczonego
na świadczenie usług rezerwacji, sprzedaży, dostarczania biletów na przewozy lotnicze, kolejowe, autobusowe
w komunikacji krajowej i międzynarodowej, wraz z dodatkowym ubezpieczeniem w czasie odbywania podróży
służbowych.
W celu oszacowania wartości zamówienia ORPEG zaprasza do przedstawienia szacunkowej wyceny kosztów
zrealizowania opisanego wyżej zamówienia zgodnie z załączonym opisem.
Niniejsze zapytanie nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu Cywilnego, jak również nie jest ogłoszeniem w
rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych.
Informacje proszę przesyłać w wersji elektronicznej na adres e-mail [email protected] w terminie do 14
stycznia 2015 r. do godziny 12:00.
Osobą kontaktową, w zakresie udzielania dodatkowych informacji, jest p. Paulina Rybska (tel. 22 622 37 92,
22 622 37 93, wew. 108 e-mail: [email protected]).
OPIS
1. Wymagany termin wykonania Zamówienia: sukcesywnie, od dnia podpisania umowy do 31 grudnia 2016
roku lub do wyczerpania się kwoty zamówienia.
2. Szacunkowy plan podróży:
Loty (tam i z powrotem) z Polski (dla celów wyceny proszę liczyć wylot z Warszawy):
miasto
kraj
liczba osób
1.
Wanda (Misiones)
Argentyna
1
2.
Erywań
Armenia
1
3.
Tibilisi
Gruzja
1
4.
Ałmaty
Kazachstan
1
5.
Taraz
6.
Astana
Kazachstan
Kazachstan
1
1
Strona 1
lp.
Czkałowo
8.
Karaganda
9.
Kokszetau
10.
Tajynsza
11.
Szortandy
12.
Pietropawłowsk
13.
Pawłodar
14.
Temirtau
15.
Pierwomajka
16.
Jasna Polana
17.
Biszkek
Kirgistan
1
18.
Omsk
Rosja
1
19.
Tomsk
Rosja
1
20.
Usole Syberyjskie
Rosja
1
21.
Ułan- Ude
Rosja
1
22.
Irkuck
Rosja
1
23.
Sankt-Petersburg
Rosja
1
24.
Alanya
Turcja
1
25.
Taszkent
Uzbekistan
1
26.
Kiszyniów / Bielce
Mołdawia
2
27.
Wilno
Litwa
2
28.
Ryga
Łotwa
2
29.
Irkuck (przylot z Warszawy do Irkucka, Rosja
przelot z Irkucka do Usoli Syberyjskich,
przelot z Usoli Syberyjskich do Ułan
Ude, powrót do Warszawy z Ułan Ude)
Kazachstan
Kazachstan
Kazachstan
Kazachstan
Kazachstan
Kazachstan
Kazachstan
Kazachstan
Kazachstan
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
2
Strona 2
Kazachstan
7.
Sankt Petersburg (drugi lot)
Rosja
2
31.
Tibilisi
Gruzja
2
32.
Taszkent
Uzbekistan
2
33.
Lwów
Ukraina
2
34.
Winnica
Ukraina
2
35.
Charków
Ukraina
2
36.
Madryt
Hiszpania
1
37.
Chicago
USA
1
38.
Budapeszt
Węgry
1
39.
Paryż
Francja
1
40.
Włochy
Rzym
1
41.
Charków
Ukraina
1
42.
Strasburg
Francja
1
43.
Paryż (drugi lot)
Francja
1
44.
Nowy Jork
USA
1
45.
Sofia
Bułgaria
1
46.
Warna
Bułgaria
1
47.
Londyn
Anglia
2
48.
Londyn (drugi lot)
Anglia
1
49.
Bazylea
Szwajcaria
1
50.
Bruksela
Belgia
1
51.
Sankt Petersburg (trzeci lot)
Rosja
1
52.
Galaway
Irlandia
1
53.
Oss
Holandia
1
Strona 3
30.
54.
Wiedeń
Austria
1
55.
Berlin
Niemcy
1
56.
Kolonia
Niemcy
1
57.
Zagrzeb
Chorwacja
3
58.
Warna (drugi lot)
Bułgaria
3
59.
Kopenhaga
Dania
3
60.
Helsinki
Finlandia
3
61.
Tel Awiw
Izrael
3
62.
Toronto
Kanada
4
63.
Rabat
Maroko
3
64.
Waszyngton
USA
3
65.
Hamburg
RFN
3
66.
Paryż (trzeci lot)
Francja
2
67.
Nowy Jork (drugi lot)
USA
3
68
Ateny
Grecja
3
69.
Ateny (drugi lot)
Grecja
4
Ubezpieczenia
W trakcie realizacji umowy Zamawiający wymaga, aby Wykonawca zapewnił dla pracowników Zamawiającego
polisy ubezpieczeniowe obejmujące:
A. KL - Koszty leczenia i Assistans (50 000,00 EUR)
NNW - Następstwa nieszczęśliwych wypadków (50 000,00 PLN)
OC- Odpowiedzialność cywilna (30 000,00 EUR)
Strona 4
BP - Ubezpieczenie bagażu podróżnego (3 000,00 PLN).
lp.
miasto
kraj
liczba
osób
Liczba
dni
1.
Wanda (Misiones)
Argentyna
1
4
2.
Erywań
Armenia
1
3
3.
Tibilisi
Gruzja
1
3
4.
Ałmaty
Kazachstan
1
3
5.
Taraz
1
3
6.
Astana
1
3
7.
Czkałowo
1
3
8.
Karaganda
1
3
9.
Kokszetau
1
3
10.
Tajynsza
1
3
11.
Szortandy
1
3
12.
Pietropawłowsk
1
3
13.
Pawłodar
1
3
14.
Temirtau
1
3
15.
Pierwomajka
1
3
16.
Jasna Polana
1
3
17.
Biszkek
Kirgistan
1
3
18.
Omsk
Rosja
1
3
19.
Tomsk
Rosja
1
3
20.
Usole Syberyjskie
Rosja
1
3
21.
Ułan- Ude
Rosja
1
3
22.
Irkuck
Rosja
1
3
Kazachstan
Kazachstan
Kazachstan
Kazachstan
Kazachstan
Kazachstan
Kazachstan
Kazachstan
Kazachstan
Kazachstan
Kazachstan
Kazachstan
Strona 5
Na czas poniższych wyjazdów:
23.
Sankt-Petersburg
Rosja
1
3
24.
Alanya
Turcja
1
3
25.
Taszkent
Uzbekistan
1
4
26.
Kiszyniów / Bielce
Mołdawia
2
2
27.
Wilno
Litwa
2
2
28.
Ryga
Łotwa
2
7
29.
Irkuck (przylot z Warszawy do Irkucka, przelot z Irkucka do Rosja
Usoli Syberyjskich, przelot z Usoli Syberyjskich do Ułan
Ude, powrót do Warszawy z Ułan Ude)
2
2
30.
Sankt Petersburg (drugi lot)
Rosja
2
4
31.
Tibilisi
Gruzja
2
4
32.
Taszkent
Uzbekistan
2
3
33.
Lwów
Ukraina
2
2
34.
Winnica
Ukraina
2
2
35.
Charków
Ukraina
2
2
kraj
liczba
osób
liczba
dni
B. KL - Koszty leczenia i Assistans (30 000,00 EUR)
NNW - Następstwa nieszczęśliwych wypadków (30 000,00 PLN)
OC - Odpowiedzialność cywilna (30 000,00 EUR)
BP - Ubezpieczenie bagażu podróżnego (3 000,00 PLN).
lp.
miasto
1.
Madryt
Hiszpania
1
3
2.
Chicago
USA
1
4
3.
Budapeszt
Węgry
1
3
4.
Paryż
Francja
1
3
Strona 6
Na czas poniższych wyjazdów:
Włochy
Rzym
1
3
6.
Charków
Ukraina
1
4
7.
Strasburg
Francja
1
3
8.
Paryż (drugi lot)
Francja
1
3
9.
Nowy Jork
USA
1
3
10.
Sofia
Bułgaria
1
4
11.
Warna
Bułgaria
1
4
12.
Londyn
Anglia
2
3
13.
Londyn (drugi lot)
Anglia
1
3
14.
Bazylea
Szwajcaria
1
3
15.
Bruksela
Belgia
1
3
16.
Sankt Petersburg (trzeci lot)
Rosja
1
4
17.
Galaway
Irlandia
1
4
18.
Oss
Holandia
1
4
19.
Wiedeń
Austria
1
3
20.
Berlin
Niemcy
1
3
21.
Kolonia
Niemcy
1
3
22.
Zagrzeb
Chorwacja
3
4
23.
Warna (drugi lot)
Bułgaria
3
4
24.
Kopenhaga
Dania
3
4
25.
Helsinki
Finlandia
3
4
26.
Tel Awiw
Izrael
3
4
27.
Toronto
Kanada
4
6
28.
Rabat
Maroko
3
4
Strona 7
5.
Waszyngton
USA
3
6
30.
Hamburg
RFN
3
3
31.
Paryż (trzeci lot)
Francja
2
3
32.
Nowy Jork (drugi lot)
USA
3
5
33.
Ateny
Grecja
3
4
34.
Ateny (drugi lot)
Grecja
4
6
35.
Luksemburg
Luksemburg
1
4
36.
Luksemburg
Luksemburg
1
4
37.
Luksemburg
Luksemburg
1
4
38.
Luksemburg
Luksemburg
1
4
39.
Bruksela
Belgia
1
3
40.
Bruksela
Belgia
1
3
41.
Bruksela
Belgia
1
3
42.
Bruksela
Belgia
1
3
43.
Bruksela
Belgia
1
3
44.
Bruksela
Belgia
1
3
45.
Bruksela
Belgia
1
3
46.
Bruksela
Belgia
1
4
47.
Bruksela
Belgia
1
4
48.
Bruksela
Belgia
1
6
49.
Bruksela
Belgia
1
4
50.
Bruksela
Belgia
1
4
51.
Bruksela
Belgia
1
3
Strona 8
29.
O ile poszczególne kraje nie wymagają minimalnych kwot ubezpieczenia wyższych od podanych. Wówczas
ubezpieczenie zawierane będzie na kwotę minimalna wymaganą.
3. Zamawiający zakłada zakup biletów lotniczych w klasie ekonomicznej lub w przypadku braku takiej
możliwości w innej klasie oferowanej przez przewoźnika oraz zakup biletów kolejowych w klasie 2 lub w
przypadku braku takiej możliwości w innej klasie oferowanej przez przewoźnika.
4. W ramach świadczenia usług Wykonawca zobowiązany będzie do:
1) wyszukiwania optymalnego połączenia pod względem ceny, liczby przesiadek, godzin podróży oraz
czasu trwania podróży, przy zachowaniu najwyższego komfortu podróży i przedstawienie
Zamawiającemu, co najmniej dwóch wariantów przelotu / przejazdu (chyba, że na danej trasie istnieje
tylko jedna możliwość przelotu / przejazdu) na zamawianej trasie z szczegółowo opisanym planem
podróży oraz wszystkimi warunkami przelotu – celem umożliwienia Zamawiającemu wyboru
najkorzystniejszego,
2) w części przypadków ( w szczelności w przypadku lotów wskazanych w pkt od 1 do 25 w zestawieniu
lotów) przedstawienia propozycji połączeń dla lotów w jedna i w obie strony do wyboru
Zamawiającego,
3) uwzględnianie wszystkich zmian, co do planu podróży, nazwisk osób podróżujących
4) dostarczania wraz z rezerwacją / biletem informacji dotyczących warunków zmiany i zwrotu biletów,
5) przekazania Zamawiającemu potwierdzenia rezerwacji zawierającej ostateczną datę wykupu biletu
oraz cenę w terminie 1 godziny od zgłoszenia,
6) informowania Zamawiającego o zbliżających się terminach wykupu biletów oraz możliwości
wykupienia biletu w niższej cenie,
7) wystawiania i przekazywania Zamawiającemu biletów w terminie do 1 godziny od złożenie dyspozycji
przez Zamawiającego. Wystawiony bilet lotniczy będzie zawierał wszelkie informacje o warunkach
podróży oraz cenie za usługę i będzie tożsamy z przekazaną rezerwacją, za wyjątkiem sytuacji, gdy
cena za bilet w trakcie oczekiwania na wystawienie ulegnie zmianie na niższą, tj. korzystniejszą dla
Zamawiającego,
8) dostarczania Zamawiającemu bilety w wersji papierowej w terminie 2 dni roboczych od dnia wykupu
Strona 9
biletu, nie później jednak niż 24 godziny przed terminem wylotu/podróży. Wersja papierowa biletu
lotniczego będzie wymagana na przeloty, na których wersja elektroniczna biletu jest niemożliwa oraz
w pozostałych przypadkach – w zależności od potrzeb Zamawiającego. Bilety dostarczane będą do
siedziby Zamawiającego lub na inne wskazane adresy w miejscowościach, z których odbywał się będzie
wylot. Dopuszcza się też możliwość odbioru biletu w wersji papierowej na lotnisku – zgodnie z
wyborem Zamawiającego,
9) zapewnienia całodobowego kontaktu z upoważnionym do współpracy pracownikiem / pracownikami
Zamawiającego, a w szczególności:
a) udostępnienia Zamawiającemu w dni powszednie 24 godzinny serwis / obsługę telefoniczną,
b) wyznaczenia do kontaktów z Zamawiającym minimum dwie i nie więcej niż cztery osoby
uprawnione do kontaktowania się i obsługi Zamawiającego
c) dysponowania do celów realizacji umowy minimum dwoma nr telefonów w cenie taryfy krajowej,
niespecjalnej za połączenia,
d) dysponowania, co najmniej jedną skrzynka poczty elektronicznej / adresem elektronicznym
e) dysponowania, co najmniej jednym numerem faksu
10) przejęcia obowiązków dotyczących składania odwołań i reklamacji do przewoźnika
11) w przypadku zmian w terminarzu połączeń u wybranego przewoźnika, zapewnienie przelotu
pasażerskimi liniami lotniczymi zastępczymi z zachowaniem zarezerwowanego terminu lotu /
zapewnienie przejazdu kolejowego z zachowaniem terminu rezerwacji realizowanego przez innego
przewoźnika. Wykonawca będzie miał obowiązek przedstawić, co najmniej jedną propozycję innego
przewoźnika,
12) w przypadku wystąpienia problemów technicznych u wybranego przewoźnika, zapewnienia przelotu
pasażerskimi liniami zastępczymi z zachowaniem zarezerwowanego terminu lotu / zapewnienia
transportu zastępczego w pierwszej kolejności przez innego przewoźnika realizującego przewozy droga
kolejową, w dalszej transportem kołowym.
13) zapewnienie Zamawiającemu możliwości zmiany rezerwacji, terminu przelotu, zmiany uczestników
przelotu oraz rezygnację z przelotu - zgłoszonych przez Zamawiającego, z co najmniej 24 godzinnym
wyprzedzeniem przed godziną odlotu z danego lotniska.
5. Wykonawca w pierwszej kolejności będzie oferował połączenia realizowane przez polskie linie lotnicze,
Strona 10
o ile ich koszt nie będzie wyższy o więcej niż 20% od kosztów inny linii lotniczych.
6. Na prośbę Zamawiającego Wykonawca przedstawi do trzech alternatywnych ofert na połączenie będące
przedmiotem Zamówienia.
7. Zamawiający zakłada zakup biletów w połączeniach bezpośrednich.
8. W trakcie realizacji umowy Zamawiający może odwołać rezerwację, zmienić trasę, dane osoby
podróżującej lub termin podróży. Jeżeli zmiana trasy i rezerwacji wiązać się będzie z koniecznością
rekalkulacji ceny biletu Zamawiający zobowiązuje się do wyrównania ewentualnej różnicy w cenie.
9. W trakcie realizacji umowy Zamawiający zakłada możliwość zarezerwowania zwiększonej lub zmniejszonej
liczby biletów, w stosunku do informacji zawartej w szacunkowym zestawieniu ujętym w tabeli, a także
możliwość zarezerwowania przelotów na innych trasach. Wykonawca zobowiązany będzie do zapewnienia
biletów na trasy wskazane przez Zamawiającego. Wartość zamówień nie może przekroczyć łącznego
wynagrodzenia z umowy.
10. Rezerwacja biletów przez Zamawiającego, będzie się odbywać drogą elektroniczną lub telefonicznie.
Wykonawca ma obowiązek bezzwłocznie potwierdzić fakt dokonanej rezerwacji na adres poczty
elektronicznej wskazany przez Zamawiającego.
11. Dostarczanie biletów wraz z polisami przez Wykonawcę, odbywać się będzie drogą elektroniczną lub w
formie papierowej do siedziby Zamawiającego (02-729 Warszawa, ul. Rolna 175 oraz 20-087 Lublin, ul. 3
maja 18 / 5a) lub do innego miejsca wskazanego przez Zamawiającego w terminie ustalonym każdorazowo
przez strony w godzinach 8.00 – 17:00, w terminie ustalonym każdorazowo przez strony, ale nie później niż
na 24 godziny przed terminem planowanej podróży, której dotyczy rezerwacja i zakup biletu (biletów). W
sytuacji, gdy podróż rozpoczyna się w niedzielę lub poniedziałek, Wykonawca dostarczy bilet wraz z polisą
w piątek poprzedzający dzień rozpoczęcia podróży najpóźniej do godz. 14.00. W sytuacji nagłej
Wykonawca dostarczy bilet (bilety) do siedziby Zamawiającego nie później niż w ciągu 6 godzin.
12. Koszty wystawienia i dostarczenia biletu każdorazowo pokryje Wykonawca.
13. Zakup biletu / polisy ubezpieczeniowej następował będzie po złożeniu przez Zamawiającego pisemnego
zamówienia faksem lub drogą elektroniczną podpisanego lub wysłanego z konta e-mailowego
upoważnionego pracownika / pracowników Zamawiającego.
14. W przypadku zwrotu biletu lub zmianą biletu wynikającymi z powodów niedających się wcześniej
przewidzieć, Wykonawca zwracać będzie Zamawiającemu, na podstawie faktury korygującej, tę część
zapłaconej kwoty, która pozostanie po potraceniu kosztów związanych rezygnacją / zmianą biletu.
Wykonawca nie będzie pobierał żadnych opłat manipulacyjnych oraz dodatkowych z tytułu odwołania lub
zmiany rezerwacji.
Strona 11
15. Wykonawca określa cenę biletu na dzień złożenia przez Zamawiającego rezerwacji. W razie stwierdzenia
przez Zamawiającego możliwości zakupu biletu tańszego, o co najmniej 10 % od biletu proponowanego
przez Wykonawcę, Zamawiający może żądać wystawienia biletu tańszego. Zamawiający ma prawo
weryfikacji ceny biletu kupowanego w stosunku do jednostkowej ceny biletu zgłoszonej przez Wykonawcę
w ofercie.
16. Wykonawca nie będzie pobierał żadnych opłat manipulacyjnych (poza wynikającymi z taryfy przewoźnika)
z tytułu zmian dotyczących trasy, terminu lub osób podróżujących, zgłoszonych przez Zamawiającego.
17. Ubezpieczenie będzie obejmowało osoby podróżujące w dniach odbywania podróży służbowej, w
godzinach od jej rozpoczęcia do zakończenia.
18. Zamawiający wymaga wskazania podmiotu (nazwy, adresu siedziby) ubezpieczyciela, z którym Wykonawca
będzie współpracował przy zawieraniu umów ubezpieczenia podróżnego i przedstawienia w formie
pisemnej, po zawarciu umowy OWU ubezpieczenia podróżnego obowiązujących u tego ubezpieczyciela.
19. Zapłata za dostarczone bilety odbywać się będzie na podstawie faktur VAT w terminie minimalnie do 30
dni od daty ich otrzymania przez Zamawiającego, przelewem na konto Wykonawcy wskazane w fakturach.
20. Zamawiający nie dopuszcza, jako formy kontaktów wskazanej przez Wykonawcę infolinii, w przypadku, gdy
Strona 12
Zamawiającego miałyby obsługiwać losowo wybrani pracownicy Wykonawcy.