Efektywne rozliczanie wydatków służbowych

Efektywne rozliczanie
wydatków służbowych
Każdy przedsiębiorca stawia na rozwój firmy. Z takim założeniem
nierozerwalnie wiążą się wydatki. Jeśli dołożymy do tego fakt, że coraz
więcej firm działa na arenie międzynarodowej, znaczącym kosztem stają
się m.in. podróże służbowe.
P
otwierdza to raport: The Global Business Travel Association, który mówi o tym, że globalne wydatki na podróże służbowe w 2015 r. osiągną rekordowy poziom
1,2 bln USD, co oznaczałoby wzrost w porównaniu z rokiem
ubiegłym o 6,9 proc. Generowane koszty dotyczą nie tylko
floty samochodowej, opłat drogowych, zakupu biletów kolejowych, lotniczych, hoteli, ale również kosztów reprezentacyjnych, czy wypłaconych diet. Nie bez znaczenia pozostają
koszty operacyjne związane z rozliczeniami, tj. konieczność
utrzymywania kas, obieg papierowej dokumentacji, ręczne
naliczanie diet, dodatkowe etaty, utrzymywanie kilku narzędzi. Z pewnością jest to obszar, który można usprawnić.
booking tools. Te rozwiązania są pomocne, jednak nie pozwalają kompleksowo obsłużyć całego procesu. Jak zatem
zoptymalizować obszar zarządzania podróżami służbowymi,
pamiętając jednocześnie o pracowniku, którego celem jest
realizacja zadania biznesowego, a nie logistyka delegacji?
Polska rzeczywistość
Przede wszystkim standaryzacja
Bez względu na branżę, w firmach podejmowanych jest szereg aktywności związanych z pozyskiwaniem Klientów i realizacją projektów. Na poczet tych działań zazwyczaj pobierane
są zaliczki lub pracownicy wydają prywatne środki. Zaliczka
wiąże się z obawą pracodawcy czy zostanie wykorzystana
zgodnie z przeznaczeniem. Natomiast pracownicy niechętnie chcą angażować własne środki, ponieważ czas oczekiwania na ich zwrot jest zbyt długi i mają poczucie, że kredytują
działalność pracodawcy.
Dodatkowo proces rozliczania zaliczek, delegacji i naliczania diet jest długotrwały i dla każdej ze stron uciążliwy,
a im dłużej trwa tym staje się dla firmy bardziej kosztowny.
Większe firmy wprowadzają systemy obiegu dokumentów,
a i tak nie eliminują one gotówkowej formy rozliczeń. Dlatego wprowadzane są karty, np. paliwowe dla osób z autami służbowymi, a dla wyższej kadry menadżerskiej – karty
bankowe. Karty paliwowe mają jednak swoje ograniczenia,
a karty bankowe ze względu na koszty traktowane są jako
produkt elitarny. W firmach, gdzie delegacji, zwłaszcza tych
zagranicznych jest dużo, funkcjonują systemy wspierające
zgłaszanie wyjazdów i naliczanie diet oraz systemy tzw. self
Skuteczne zarządzanie wydatkami służbowymi
Na naszym rynku jest dostępne nowoczesne narzędzie, dostosowane do polskiej specyfiki, system Spendeo by Edenred®,
który opiera się na połączeniu dwóch elementów w jedno
zintegrowane narzędzie: karty płatniczej oraz platformy obsługującej proces rozliczeń między pracodawcą i pracownikiem.
W takich krajach jak USA czy Wielka Brytania tego typu systemy są standardem rozliczeń wydatków służbowych. Firma
Edenred ma wieloletnie doświadczenie w rozwiązaniach dedykowanych zarządzaniu wydatkami służbowymi na takich
rynkach jak Ameryka Łacińska, a w Europie – Hiszpania czy
Włochy. Kontynuując swoją strategię, w 2014 roku odbyła
się premiera Ticket Travel Pro® we Francji, w Polsce – Spendeo by Edenred®. Korzystając z doświadczeń globalnych, ale
dostosowując narzędzie do lokalnego rynku, firma Edenred
buduje polski standard zarządzania wydatkami służbowymi.
Przedsiębiorcy przy pomocy jednego narzędzia Spendeo, mogą
usprawnić wiele procesów, co pozwala na redukcję kosztów
operacyjnych dzięki predefiniowanym księgowaniom, minimalizacji papierowej dokumentacji oraz integracji Spendeo
z systemami finansowo-księgowymi. Spójna i przejrzysta
informacja oraz bieżąca kontrola zasadności wydatków pozwalają zaoszczędzić konkretne kwoty. Korzyści, jakie otrzymuje
pracownik to realizacja zadań podczas delegacji, bez angażowania prywatnych środków, lub pobierania zaliczek, za to
z nowoczesną kartą płatniczą Spendeo oraz platformą, która
ułatwia i przyspiesza proces rozliczeń.
Agnieszka Dolka
Dyrektor linii biznesowej
„Expense Management” w Edenred Polska
Wygoda i funkcjonalność
A jak to narzędzie sprawdza się w rzeczywistości? Wyobraźmy sobie, że pracownik wybiera się w delegację. Zgłasza
na platformie Spendeo wniosek delegacyjny wraz z kwotą
szacowaną na pokrycie wydatków. Po akceptacji, przydzielona zostaje mu karta płatnicza, która zastępuje uciążliwe
zaliczki i minimalizuje ryzyko związane z obrotem gotówkowym. Dodatkowo jedna karta Spendeo jest wygodną
alternatywą do kilku innych kart: paliwowych, taksówkowych czy bankowych. Pracownik używa karty korzystając z największej na świecie sieci akceptacji MasterCard®.
W razie nieprzewidzianych sytuacji np. konieczności naprawy auta czy przedłużenia podróży, zgłasza wniosek
o doładowanie karty, które następuje w czasie rzeczywistym. Użytkownik karty korzysta także z wersji mobilnej
platformy, co w podróży jest wygodne.
Kontrola i bezpieczeństwo
Wprowadzenie Spendeo oszczędza czas konieczny na
rozliczanie wydatków służbowych, zarówno z punktu widzenia pracownika, jak i działów operacyjnych. Spendeo
przeciwdziała również ewentualnym nadużyciom, ponieważ wszystkie transakcje są na bieżąco monitorowane,
a płatności niezgodne z ustalonymi zasadami, są wyróżnione w systemie. Tym samym menedżer kontroluje budżet
swojego zespołu. Platforma porządkuje wszystkie wydatki
w jednym miejscu, co pozwala pracodawcy z jednej strony
na bieżącą kontrolę ich zasadności, a z drugiej przyspiesza
procesy rozliczeń z pracownikiem. Ponadto, dzięki konsolidacji danych, Spendeo jest narzędziem analitycznym za
pomocą, którego można m.in. analizować strukturę wydatków, porównywać koszty pomiędzy pracownikami. Analiza wydatków ponoszonych z tytułu pozyskania czy obsługi Klientów pomaga w konstruowaniu ofert oraz badaniu
rentowności projektów.
Zainteresowało Cię rozwiązanie Edenred? Skantaktuj się z nami: Tel.: 22 209 82 09, e-mail: [email protected]
Nowoczesna karta płatnicza – alternatywa
do kart bankowych i paliwowych
Platforma obsługująca proces rozliczeń między
pracodawcą a pracownikiem
Aplikacja mobilna gwarantuje szybki dostęp
do salda karty i historii transakcji