Protokół z kontroli delegacji krajowych i zagranicznych oraz

Załącznik do uchwały
Nr XXXVIII/404/05
Rady Miasta Oświęcim
z dnia 30.03.2005 r.
Protokół
z kontroli delegacji krajowych i zagranicznych oraz wykorzystanie limitów na samochody
prywatne używane do celów służbowych w Oświęcimskim Centrum Kultury.
Na podstawie uchwały Nr XXXIII/367/04 Rady Miasta Oświęcim z dnia 29 grudnia 2004 r.
Komisja Rewizyjna dokonała kontroli delegacji krajowych i zagranicznych oraz
wykorzystanie
limitów
na
samochody
prywatne
używane
do
celów
służbowych
w Oświęcimskim Centrum Kultury.
Po szczegółowej analizie dokumentów za rok 2003 i 2004 oraz wyjaśnieniami Z-cy Dyrektora
Oświęcimskiego Centrum Kultury Pani Apoloni Maj stwierdza się co następuje:
I. W roku 2003 wydatkowano na delegacje krajowe i zagraniczne kwotę 2.911,11 zł a w 2004
roku 3.357,31 zł.
1. W trakcie kontroli stwierdzono nieprzestrzeganie przepisów rozporządzenia Ministra Pracy
i Polityki Społecznej z dnia 19.12.2003 r. w sprawie wysokości warunków ustalania
należności
przysługujących
pracownikowi
zatrudnionemu
w
państwowej
lub
samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju
( Dz. U. Nr 236, poz 1990 oraz z 2004 r. r 271 poz 2686) poprzez:
a) Zawyżenie należności z tyt. delegacji 28/03 o kwotę 30 zł. z tyt. kosztu noclegu.
Delegowany pracownik złożył pisemne oświadczenie o treści "zapewnione wyżywienie i dwa
noclegi", a mino to w rozliczeniu delegacji uwzględniono ryczałt za nocleg w wysokości
30 zł. Zgodnie z § 7 ust 4 w/w rozporządzenia ryczałt za nocleg nie przysługuje za czas
przejazdu. Pozycja ta nie została zakwestionowana przy zatwierdzeniu rozliczenia kosztów
podróży.
b) We wszystkich przedłożonych do kontroli delegacjach do kosztów wliczane są ryczałty za
dojazdy. Zgodnie z § 6 ust. 2 w/w rozporządzenia ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu nie
przysługuje jeżeli pracownik nie ponosi kosztów dojazdu.
2. Druki „poleceń wyjazdu służbowego” ( delegacji ) wypełnione są bardzo niestarannie
między innymi:
a) brak określenia stanowiska służbowego delegowanego pracownika - delegacje nr 10/03,
14/03, 29/03, 31/03, 4/2004, 5/2004, 23/2004
b) brak daty wystawienia delegacji - 20/2003, 21/2003
c) brak numeru delegacji oraz określenie roku - delegacje z 2004 r. dla Pani Iwony Drabczyk
na "8.03" i "15.03" do Krakowa
3. Nieprzestrzeganie zasad dotyczących kontroli i zatwierdzania operacji finansowych
poprzez:
a) brak dat pod większością adnotacji o zatwierdzeniu do wypłaty przedłożonych przez
pracownika rachunków za delegacje
b) dokonanie kontroli pod względem formalno-rachunkowym wcześniej niż data przedłożenia
rachunku przez pracownika – delegacja 51/03 pracownik przedłożył rachunek 20.10.2003 r.
zaś kontrolę formalno rachunkową przeprowadzono 16.10.2003 r.
c) brak drugiego podpisu (głównego księgowego lub osoby upoważnionej do zatwierdzania
dokumentów księgowych) pod adnotacją o zatwierdzeniu przedłożonego przez pracownika
rachunku nr 6/03, 10/03, 14/03, 49/2004
d) zatwierdzenie rachunku za delegacje przez pracownika, który ten rachunek przedstawił
i sprawdził pod względem formalnym i rachunkowym - 18/04, 32/04, 43/04
e) brak zatwierdzenia przedłożonego przez pracownika rachunku za delegację, ograniczenie
się wyłącznie do adnotacji o sprawdzeniu pod względem merytorycznym i formalnorachunkowym - delegacje 34/03, 33/03 ( Jabłonków)
f) brak adnotacji o dacie i kwocie zatwierdzonej do wypłaty delegacje - 2/04, 3/04, 50/04,
44/04
4. Nieprzestrzeganie zasad dotyczących prowadzenia gospodarki kasowej poprzez:
a) brak adnotacji o dacie odbioru gotówki przez delegowanego pracownika - 6/03, 9/03,
52/03, 28/03, 57/03, 30/03, 38/03, 50/03, 56/03, 4/04, 5/04, 8/04, 9/04, 12/04
5.Brak zgodności z zadaniami statutowymi Oświęcimskiego Centrum Kultury delegacji
wystawionej dla Dyrektora na wyjazd do Warszawy (21/04) . Na blankiecie delegacji nie
określono jej celu, jak również daty wystawienia. Natomiast Dyrektor w części przeznaczonej
na potwierdzenie odbycia podróży służbowej napisał oświadczenie o treści: "Egzamin
państwowy w Ministerstwie Skarbu Państwa". Zaliczenia tego rodzaju wydatków do kosztów
instytucji kultury jest bezzasadne. Delegacje tą do
wypłaty zatwierdził delegowany
pracownik.
II. Ryczałty z tytułu zwrotów kosztów za używanie przez Dyrektora samochodu prywatnego
w celach służbowych na dojazdy lokalne.
Prezydent Miasta Janusz Marszałek na podstawie rozporządzenia Ministra Infrastruktury
z dnia 25.03.2002 w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotów
kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych niebędących własnością
pracodawcy (Dz U. Nr 27 poz 271 oraz z 2004 Nr 237 poz 237) przyznał Dyrektorowi
ryczałt z tytułu kosztów używania w celach służbowych samochodu do jazd lokalnych.
W umowie ustalono limit 300 kilometrów miesięcznie. Podstawą do wypłaty należnego
ryczałtu było comiesięczne oświadczenie dyrektora OCK, które zawierało dane, o których
mowa w § 4 ust 1 w/w rozporządzenia oraz § 3 umowy. W roku 2003 wydatkowano z tego
tytułu 1.153,77 zł zaś w roku 2004 2.505,24 zł. W przedłożonych do kontroli oświadczeniach
za okres od 01.08.2003 do 31.12.2004 nie stwierdzono nieprawidłowości:
Wnioski:
1. Delegacje należy wypełniać w sposób czytelny. Wszystkie rubryki winny być wypełnione
zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.
2. Uważa się za nieuzasadnione kierowanie na kurs kandydatów na członków Rad
Nadzorczych Spółek Prawa Handlowego na koszt samorządowej jednostki organizacyjnej
KONTROLOWANY:
KONTROLUJĄCY: