Warunki techniczne

IPS.272.91.2016
załącznik nr 2 do ogłoszenia (załącznik do umowy)
WARUNKI TECHNICZNE
Informatyzacja powiatowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego poprzez skanowanie
części zasobu oraz włączenie do systemu Ośrodek.
I.
DANE FORMALNO- ORGANIZACYJNE
1. Cel opracowania :




informatyzacja państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego;
zabezpieczenie zasobu, sporządzenie kopii zabezpieczających;
rozbudowa bazy danych służącej internetowemu udostępnianiu zasobu;
utworzenie metadanych.
2. Przedmiot pracy :


Skanowanie i archiwizacja około 200 000 stron formatu A4 operatów technicznych
(dotychczasowe operaty prawne, szkice, bazowo-użytkowe oraz nowe) wraz
z załadowaniem masowym opracowanych materiałów do systemu zarządzania zasobem
geodezyjnym i kartograficznym OŚRODEK wersja 8.25 firmy Geobid Sp. z o. o. Katowice
ul. Kossutha 11 /lub nowszej , jeśli w czasie trwania umowy nastąpi zmiana wersji
oprogramowania wskutek jej wydania przez producenta oprogramowania/.
Określenie zakresów działkowych oraz rastrowych dla w/w zarchiwizowanych operatów
będących w zasobie.
3. Obszar opracowania
Obszarem opracowania objęte zostaną: gmina Krośniewice, miasto Krośniewice, gmina Żychlin,
miasto Żychlin, gmina Strzelce, gm. Kutno wchodzące w skład powiatu kutnowskiego.
4. Obowiązujące podstawowe normy prawne :
● Ustawa z dnia 17 maja 1989 r. – Prawo geodezyjne i kartograficzne (tekst jednolity Dz. U.
z 2016 r., poz. 1629);
Projekt współfinansowany z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2014-2020
Projekt Nr WND-RPLD.07.01.02-10-0024/16-00
„Rozwój e-usług publicznych na terenie powiatu kutnowskiego poprzez przeprowadzenie kompleksowej modernizacji i
rozbudowy infrastruktury teleinformatycznej Starostwa Powiatowego w Kutnie
oraz digitalizacji części zasobu geodezyjnego i kartograficznego”
● Ustawa z dnia 4 marca 2010 r. Infrastruktura informacji przestrzennej (Dz. U. z 2010 r., Nr
76, poz. 489, ze zm.);
● Ustawa o ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 r. (tekst jednolity Dz. U. z
2016 r., poz. 922);
● Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących
zadania publiczne (Dz.U. 2014 poz. 1114);
● Ustawa o ochronie baz danych z dnia 27 lipca 2001 r. (Dz.U. Nr 128, poz. 1402 ze zm.);
● Rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 5 września 2013 r. w sprawie
organizacji i trybu prowadzenia państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego
(Dz. U. 2013 poz. 1183);
● Rozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 2 lipca 2001 r. w
sprawie klasyfikowania , kwalifikowania i porządkowania materiałów wyłączanych z
państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego. (Dz. U. 2001 nr 74 poz. 796);
● Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram
Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany
informacji w formie elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów
teleinformatycznych (tekst jednolity Dz. U. 2016 poz. 113).
II. ZAŁOŻENIA TECHNICZNE I ICH REALIZACJA
1. Opis zamówienia
a) Zamówienie obejmuje materiały formatu od A1 do A4 przeliczane na strony formatu A4, które
b)
c)
d)
e)
f)
stanowią wielokrotności formatu A4.
Skanowaniu podlegać będą materiały zasobu o zróżnicowanym stanie technicznym w
formatach od A4 do A1 i różnych nośnikach takich jak papier, folia, kalka.
W ramach wymienionych prac należy dostosować pliki z nazwami stron operatów (skany) do
dołączonego katalogu nazw materiałów.
Każdy operat (podlegający skanowaniu i uzupełnieniu zakresu), według którego następuje
zmiana numeracji działek (np. każdy podział, scalenie działek) musi zawierać określenie
zakresu działkowego, zgodnie z zasadami obowiązującymi w systemie Ośrodek, w sposób
umożliwiający odtworzenie pełnej historii działki poprzez wykazywanie w osobnej grupie
stanu „przed i po”, na końcu w osobnej grupie działki sąsiednie jako stan „po”. Podajemy
jedynie te działki sąsiednie, dla których w operacie istnieją dane dotyczące ustalenia i
pomiaru.
Skanowaniem należy objąć dokumenty znajdujące się w operacie, bez względu na sposób
zbroszurowania (oprawy) jego dokumentów składowych. Operaty zbroszurowane metodą
introligatorską po zeskanowaniu doprowadzić do stanu pierwotnego.
Skanowanie należy przeprowadzić przy zastosowaniu rozdzielczości zapewniającej czytelność
kopii taką samą jak oryginału. Zamawiający zakłada, że optymalną rozdzielczością będzie
rozdzielczość 300 dpi dla dokumentów zarówno czarno-białych jak i kolorowych formatu od
A4 do A1 włącznie, a dla map bez względu na ich format 600 dpi; głębia koloru od 1 do 8
bitów. Ostateczną rozdzielczość Zamawiający ustali po wykonaniu przez Wykonawcę
2
g)
h)
i)
j)
k)
l)
m)
n)
próbnego skanowania dokumentów. Próbne skanowanie będzie polegało na zeskanowaniu
materiałów zasobu wskazanych przez Zamawiającego w granicach rozdzielczości (300-600
dpi) i dostarczeniu na dowolnym nośniku Zamawiającemu do analizy jakości i czytelności.
Zamawiający o ustaleniu ostatecznej rozdzielczości poinformuje Wykonawcę, dokonując
wpisu do dziennika pracy.
Skanowaniem w kolorze (w 8 bitowej głębi kolorów) objąć należy wszystkie dokumenty
wielobarwne (m.in. szkice graniczne, szkice wyniesienia granic, mapy klasyfikacyjne, mapy
uzupełniającej klasyfikacji gleboznawczej gruntów, projekty podziałów nieruchomości i
inne).
Celem głównym jest czytelność taka jak oryginału, brak jakichkolwiek przebarwień, różnych
kolorów tła oraz jednakowa ostrość na całej powierzchni dokumentu. Niedopuszczalna jest
zmiana proporcji wymiarów dokumentów oraz skali. Ten ostatni wymóg ma zapewnić
wydruk dokumentu takiej wielkości jak oryginał, bez konieczności dopasowywania skali
wydruku dokumentu.
Ze względu na różną jakość techniczną oryginałów materiałów zasobu, Wykonawca jest
zobowiązany do wyboru takiej metody skanowania i wykorzystania takiego sprzętu
skanującego, które zagwarantują jakość i czytelność zeskanowanych dokumentów taką jak
ich oryginały. Skopiowane dokumenty muszą być wyraźne i czytelne. Obrazy dokumentów
muszą być poddane obróbce, która pozbawi je wszelkich zabrudzeń, szumów i innych
zniekształceń spowodowanych złą jakością skanowanego oryginału lub zastosowaniem zbyt
dużej rozdzielczości skanowania. Szczególną uwagę należy zwrócić na staranne skanowanie
dokumentów wypłowiałych, mało kontrastowych, z ciemnym tłem, sporządzonych jasnym
ołówkiem w celu uzyskania czytelności.
Stan oryginałów po zakończeniu procesu skanowania oraz ponownym zbroszurowaniu
nie może ulec pogorszeniu.
W przypadku zniszczenia dokumentów podczas realizacji zamówienia, Wykonawca jest
zobowiązany do naprawy powstałych uszkodzeń, przywrócenia czytelności dokumentów na
własny koszt, w sposób wskazany przez Zamawiającego.
Po wydaniu dokumentów poza siedzibę Zamawiającego, Wykonawca na każde żądanie musi
być w stanie zeskanować wskazane pojedyncze dokumenty i przesłać je elektronicznie do
Zamawiającemu niezwłocznie po zgłoszeniu.
Wymagany format plików musi być zgodny ze standardem określonym w rozporządzeniu
Rady Ministrów z 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności,
minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci
elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych. Musi również
odpowiadać wymogom oprogramowania wykorzystywanego w Starostwie Powiatowym w
Kutnie.
Poprawna archiwizacja zeskanowanych dokumentów elektronicznych musi być poprzedzona
nadaniem wszystkim zeskanowanym materiałom zasobu identyfikatora ewidencyjnego
materiału zasobu. Wszystkie materiały zasobu muszą mieć nadany identyfikator ewidencyjny
materiału zasobu, aby było możliwe przyporządkowanie każdemu materiałowi zasobu jego
elektronicznych dokumentów składowych.
Każdy dokument elektroniczny jako część składowa, określonego identyfikatorem materiału
zasobu zgodnie z § 15. ust. 4 rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji w sprawie
3
organizacji i trybu prowadzenia PZGiK z dnia 5 września 2013 r., otrzymuje nazwę składającą
się z dwóch członów rozdzielonych znakiem podkreślenia. Pierwszy człon jest
identyfikatorem ewidencyjnym materiału zasobu a drugi kolejną liczbą naturalną
wyróżniającą poszczególne dokumenty danego operatu.
o) Dla dokumentu elektronicznego należy utworzyć metadane, o których mowa w § 12 ust. 1
pkt. 2 rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji w sprawie organizacji i trybu
prowadzenia PZGiK z dnia 5 września 2013 r.
p) W przypadku gdy zeskanowany materiał nie jest ujawniony w bazie systemu Ośrodek należy
go ujawnić wraz z datą przyjęcia do zasobu.
2. Zasady udzielania wyjaśnień i uzgodnień
W sprawach wymagających dodatkowych wyjaśnień lub uzgodnień, jak też nie objętych
warunkami technicznymi oraz w przypadku wątpliwości wynikających z warunków technicznych
należy konsultować się z PODGiK w Kutnie a wyjaśnienia te i uzgodnienia dokonywane w trakcie
wykonywania zlecenia pod rygorem nieważności muszą zostać zapisane w dzienniku pracy.
Obowiązek założenia i prowadzenia dziennika pracy spoczywa na Wykonawcy, a każde
uzgodnienie w dzienniku pracy musi zostać potwierdzone przez przedstawiciela PODGiK w Kutnie.
3. Czynności przygotowujące materiał do archiwizacji:
a) Prace
b)
c)
d)
e)
f)
związane z przygotowaniem materiałów do archiwizacji powinny być
przeprowadzane pod kierownictwem osoby legitymującej się uprawnieniami
zawodowymi z dziedziny geodezji i kartografii z zakresu 1 i 2 łącznie, których mowa w
art. 43 ustawie z 17 maja 1989 r. Prawo Geodezyjne i Kartograficzne (tekst jednolity Dz.
U. z 2016 r., poz. 1629).
Prace związane z archiwizacją operatów odbywać się będą w siedzibie Wykonawcy.
Zobowiązuje się Wykonawcę do udziału z Zamawiającym w sporządzeniu zestawień i
spisów materiałów wypożyczonych do realizacji zadania.
Potwierdzenie przez Wykonawcę odbioru materiałów oznacza kompletność zgodną ze
sporządzonym spisem rzeczowym pod kątem ilości dokumentacji oraz liczby stron wg
spisu zawartości. W związku z tym Zamawiający przy udziale przedstawiciela Wykonawcy
przygotuje partię operatów wraz z ich wykazem do przekazania Wykonawcy oraz
potwierdzi przekazanie protokołem przekazania. W ramach czynności przygotowujących
operaty do skanowania Wykonawca zobowiązany jest rozszyć dokumenty (jeżeli ich
jakość na to pozwala) pozbawiając wszelkich elementów uniemożliwiających
przetworzenie wersji analogowej do wersji cyfrowej.
Jeżeli nie jest możliwe rozszycie dokumentów (np. mogłoby to spowodować zniszczenie
dokumentu lub oprawione introligatorsko), Wykonawca jest zobowiązany zeskanować
dokument w takiej postaci w jakiej jest on dostępny, w celu uzyskania najlepszej jakości
oraz pełnej treści dokumentu analogowego stosując sprzęt umożliwiający wykonanie
skanowania / np. skanery płaskie – nie rolkowe /.
Dokumenty uszkodzone (podarte, pogięte itp.) muszą zostać przygotowane do
4
skanowania w sposób, który nie doprowadzi do zniszczenia przy ich przetwarzaniu (np.
okładki foliowe, podklejenie oryginału, wykonanie kserokopii, skaner stołowy).
4. Struktura skanów na dysku:
a) Dane dotyczące jednej gminy powinny znajdować się w jednym katalogu o nazwie
katalogu będącym numerem gminy. W powyższym katalogu powinny znaleźć się
podkatalogi odpowiadające obrębom ewidencyjnym. Należy stosować numerację gmin i
obrębów w formacie zgodnym z używanym przez system Ośrodek.
b) W katalogu z numerem obrębu powinien znaleźć się podkatalog z numerem operatu. W
tym katalogu powinny znajdować się pliki ze skanami oraz plik z opisem. W jednym
katalogu informacje dotyczące jednego operatu.
Przykładowa struktura katalogów powinna wyglądać w poniższy sposób:
c) Dla operatów skompletowanych w arkuszach mapy zasadniczej dopuszcza się
umieszczenie skanów w katalogach oznaczających nr arkusza mapy zasadniczej z
podkatalogami oznaczonymi numerem operatu. W podkatalogach oznaczonych
numerem operatu powinny znajdować się pliki ze skanami oraz plik z opisem.
Przykładowa struktura katalogów powinna wyglądać w poniższy sposób:
5
5. Przykładowa zawartość katalogu z plikami operatu w formie opisowej:
Nr
Opis
u1
2
3
4
rodzaj dokumentu forma
opisowa
Okładka
Spis treści
Sprawozdanie techniczne
Zgłoszenie
Okładka operatu
Spis zawartości operatu
Sprawozdanie techniczne
Zgłoszenie pracy geodezyjnej
5
Zaświadczenia-oświadczenia
Zaświadczenia, oświadczenia
Wstępny projekt podziału
Wstępny projekt podziału, postanowienie o
podziale
Protokół badania ksiąg wieczystych
Wypis z rejestru gruntów
6
7
8
Badanie ksiąg
Wypis z rejestru gruntów
9
Protokół graniczny
10
Zawiadomienia
11
12
Szkice
Dzienniki pomiaru
13
Współrzędne pikiet
Współrzędne granic
Znaczenie
Protokoły ustalenia lub przyjęcia granic,
protokół graniczny
Zawiadomienia stron, zwrotne
poświadczenia odbioru
Szkice osnowy, polowe
Dzienniki pomiaru
17
18
19
20
21
Zarys
Obliczenia
Ugoda
Opinie
Decyzja
Współrzędne osnowy i pikiet
Współrzędne punktów granicznych,
działek, konturów ,użytków
Mapy uzupełniające, prawne, projektu
podziału i inne mapy wynikowe
Wykazy zmian gruntowych, danych
budynku, kartoteka budynku
Zarysy pomiarowe, szkice granic i punktów
Dzienniki obliczeń –wszystkie
Akt ugody
Opinie geodety lub inne
Decyzje administracyjne
22
Inne
Inne dokumenty nieobjęte w/w wykazem
14
15
16
Mapa
Wykaz zmian
Wykonawca przygotowuje pliki pozwalające mu na dokonanie masowego załadowania do
programu OSRODEK.
W oknie DOKUMENT w systemie OSRODEK powinna widnieć lista plików zgodna z powyższą
listą, tak, aby jednoznacznie wiadomo było, co to za dokument wg kolejności ze spisu
zawartości, np. 01.okładka, 09.protokół graniczny, 11.szkic, itp.
W przypadku dokumentów wielostronicowych należy dokonać podziału na poszczególne
strony.
6. Oznaczenie i uporządkowanie materiałów źródłowych
Po zakończeniu archiwizacji Wykonawca zobowiązany jest zszyć dokumenty w sposób trwały w
6
kolejności wymienionej w spisie treści i zgodnej z numeracją. Do każdej części zeskanowanych
materiałów przekazywanych Zamawiającemu,
dołączony zostanie wykaz dokumentów
zarchiwizowanych w danym etapie prac. Zarchiwizowane dokumenty (operaty) zostaną przez
Wykonawcę oznaczone identyfikatorem ewidencyjnym materiału zasobu, o którym mowa w
rozporządzeniu z dnia 5 września 2013 r. w sprawie organizacji i trybu prowadzenia
państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego oraz ostemplowane przy użyciu stempla
(pieczątki) zatwierdzonego przez Zamawiającego.
7. Odbiór i kontrola materiałów
7.1. Wstępna kontrola materiałów
W celu kontroli wstępnej Wykonawca zobowiązany jest w terminie 14 dni od pobrania
pierwszej partii materiałów do skanowania, do przekazania próbnej partii materiałów
skanowanych wraz z ich podłączeniem do próbnej bazy i dokonania kontroli wstępnej. Partia
materiałów kontrolnych powinna zawierać minimum 1000 stron, z uwzględnieniem
różnorodności materiałowej oryginałów. Wykonawca dostarcza również jako wzorcowe pliki
wsadowe oraz płyty DVD z materiałami źródłowymi.
7.2. Końcowy odbiór i kontrola materiałów
Wykonawca jest zobowiązany zasilić automatycznie opracowaniem będącym przedmiotem
umowy, system zarządzania zasobem geodezyjnym i kartograficznym „OŚRODEK” v. 8.25 FB
firmy GEOBID Spółka z o.o. Katowice ul. Kossutha 11 /lub nowszej , jeśli w czasie trwania
umowy nastąpi zmiana wersji oprogramowania w skutek jej wydania przez producenta
oprogramowania/.
Zasilenie systemu „OŚRODEK” nastąpi pod nadzorem upoważnionej przez Zamawiającego
osoby. Przed zasileniem Zamawiający dokona kontroli przekazanej wersji cyfrowej
wykonanego zamówienia. W celu jej dokonania Wykonawca przekaże bazę danych do kontroli
na minimum 15 dni roboczych przed upływem ostatecznego terminu odbioru robót (za dni
robocze przyjmuje się dni od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych
oda pracy). Wybrane w sposób losowy operaty zostaną porównane z materiałem oryginalnym.
Ocenie podlegać będzie minimum 200 stron z nie mniej niż 10 operatów. Zakłada się, że
strona jest jednym dokumentem, co oznacza, że dokumenty wielostronicowe będą
traktowane jako 1 strona. Obliczony zostanie procent stron błędnych w skali [0,1], gdzie 0 niezgodnie, zaś 1 - zgodnie. Zamawiający wyliczy procent błędów w odniesieniu do jednostek
miar przyjmując wartość graniczną odrzucenia prac 5%. Wynik dla próby stanowić będzie
podstawę dla całości materiału. Każda jednostka ewidencyjna będzie podlegać niezależnej
ocenie. Testowanie georeferencji odbędzie się dla minimum 100 operatów. Oceną kryterium
ilościowego jest przypisanie metadanych każdemu plikowi.
W przypadku pozytywnej kontroli Zamawiający wyznaczy termin zasilenia bazy systemu
„OŚRODEK”. Pozytywna ocena zasilenia systemu Ośrodek dokonana w wyznaczonym terminie
stanowić będzie podstawę odbioru całości prac oraz przyjęcia rozliczenia należności za
wykonaną pracę. Prace związane z archiwizacją dokumentacji PODGiK w Kutnie zostaną
wykonane w siedzibie Wykonawcy, przy użyciu należącego do Wykonawcy sprzętu,
7
oprogramowania oraz innych materiałów niezbędnych do prawidłowego zrealizowania
zadania. Materiały do skanowania pobierane będą przez Wykonawcę cyklicznie, w sposób
uzgodniony z Zamawiającym, nie powodujący zakłóceń w bieżącej pracy PODGiK i obsłudze
interesantów. Ilość dokumentów pobieranych jednorazowo należy uzgodnić z upoważnionymi
pracownikami PODGiK. Każde pobranie i zwrot dokumentów będzie potwierdzane protokołem
przekazania materiałów geodezyjnych i kartograficznych.
Materiały te przygotowywane będą przez pracowników Zamawiającego przy udziale
Wykonawcy.
Zobowiązuje się Wykonawcę do:
a) czasowego zwrotu wypożyczonych materiałów niezbędnych do bieżącej działalności
Zamawiającego. Wykonawca zobowiązuje się w terminie 2 dni do ich udostępnienia w
formie elektronicznej lub zwrotu niezbędnej dokumentacji,
b) zwrotu, po zakończeniu realizacji zadania, wszelkich materiałów papierowych oraz
trwałego usunięcia wszystkich danych przekazanych przez Zamawiającego z własnego
sprzętu informatycznego oraz nośników danych,
c) zapewnienia bezpieczeństwa przekazanych mu przez Zamawiającego danych
niezbędnych do realizacji zadania, w tym zwrot udostępnionych mu do realizacji zadania
materiałów analogowych w stanie nienaruszonym, nie gorszym niż w chwili ich pobrania
od Zamawiającego oraz stanie ilościowym, pod rygorem odtworzenia tych materiałów na
koszt własny,
d) nieprzekazywania żadnych udostępnionych mu informacji, danych, ani materiałów i
dokumentacji osobom trzecim,
e) przeprowadzenia prac instalacyjnych i wdrożeniowych lub konsultacji w siedzibie
Zamawiającego,
f) udzielenia na wykonane prace gwarancji i rękojmi na okres co najmniej 60 miesięcy
(ostateczny okres gwarancji i rękojmi wynikał będzie z treści oferty Wykonawcy) od dnia
przekazania całości pracy i usunięcia w terminie określonym w umowie wszystkich
ujawnionych w tym okresie wad i usterek.
III.
MATERIAŁY WYNIKOWE
Wykonawca dokona załadowania danych do baz systemu OŚRODEK oraz przekaże
Zamawiającemu operat techniczny z wykonanej pracy, zawierający m.in.:
a) dziennik pracy,
b) sprawozdanie techniczne z opisem wykonanej pracy, w tym napotkanych problemów i
zastosowanych sposobów ich rozwiązania,
c) raport o stanie ilościowym i jakościowym oraz ewentualnych ubytkach w stanie operatów
w stosunku do pierwotnie wykazanych,
d) dysk USB z zeskanowanym materiałem źródłowym (nośnik o odpowiednich parametrach),
w dwóch egzemplarzach,
e) dysk z kopią danych w formacie, w którym baza danych została zaimportowana do
systemu OŚRODEK w dwóch egzemplarzach,
f) wskazane przez Zamawiającego wydruki kontrolne do oceny jakości wykonanej usługi,
8
g) dokument gwarancyjny potwierdzający jakość i kompletność przedmiotu zamówienia.
ZMIANY WARUNKÓW TECHNICZNYCH
Wszelkie zmiany niniejszych warunków
technicznych
uzgodnionej przez Zamawiającego i Wykonawcę.
IV.
wymagają
formy
pisemnej
9