Załącznik nr 1 do SIWZ OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Załącznik nr 1 do SIWZ OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Załącznik nr 1 do SIWZ
OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Świadczenie usług serwisowych (przegląd, diagnostyka, konserwacja, naprawa)
drukarek, urządzeń wielofunkcyjnych oraz dostawa materiałów eksploatacyjnych do
drukarek, urządzeń wielofunkcyjnych , kserokopiarek oraz risografu. (kod CPV
5032300-5; 30125110-5; 30125120-8)
1.
2.
3.
4.
5.
Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi serwisowej drukarek i urządzeń
wielofunkcyjnych eksploatowanych w Powiatowym Urzędzie Pracy w Gdyni,
obejmująca diagnostykę, konserwację, przeglądy i naprawy wraz z sukcesywną
dostawą materiałów eksploatacyjnych.
Wykonawca zobowiązany jest do świadczenia pełnej obsługi serwisowej obejmującej
diagnostykę, konserwację, przeglądy i naprawy wraz z dostarczeniem i wymianą
części i podzespołów do napraw, niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania
urządzeń przez cały okres obowiązywania umowy. Zamawiający zastrzega sobie,
użycie podzespołów tj. bębny, pas transferu, zespół utrwalający, będących w
posiadaniu Zamawiająco, do czasu ich wykorzystania. Informację na temat
urządzeń zawiera załącznik nr 1 do opisu przedmiotu zamówienia.
Wykonawca dostarczy do Zamawiającego materiały eksploatacyjne do urządzeń.
Dostawy będą odbywać się zgodnie z zamówieniami szczegółowymi składanymi
przez Zamawiającego w okresie obowiązywania umowy. Zamawiający zastrzega
sobie, użycie materiałów eksploatacyjnych, będących w posiadaniu Zamawiająco,
do czasu ich wykorzystania. Szczegółowy opis zamówienia zawiera załącznik nr 2
do opisu przedmiotu zamówienia.
Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia i udostępnienia bezpiecznej platformy
internetowej do pełnej obsługi urządzeń drukujących – szczegółowe wymogi
dotyczące platformy internetowej określa pkt 7 przedmiotu zamówienia.
Obsługa serwisowa dla urządzeń wykazanych w załączniku nr 1 do opisu
przedmiotu zamówienia, obejmuje:
5.1. Wykonanie
pierwszorazowej
konserwacji
urządzeń,
w
terminach
uzgodnionych z Zamawiającym, a w szczególności:
a) sprawdzenie urządzenia pod względem uszkodzeń mechanicznych,
b) ocenę (ekspertyzę) stanu technicznego urządzeń,
c) dokładne czyszczenie wewnętrzne i zewnętrzne drukarki z wszelkich
nieczystości (toner, pył z papieru i kurz),
d) oczyszczenie układu napędowego drukarki, czyszczenie elementów
gumowych, metalowych i plastikowych (wałki, rolki, paski, łożyska itp.),
e) oczyszczenie toru prowadzenia papieru (rolki poboru papieru, rolki
wyjścia),
f) sprawdzenie prawidłowości poboru papieru oraz wszystkich podzespołów
drukarki,
g) konserwacja i smarowanie mechaniki drukarki,
h) wykonanie wydruków próbnych w celu sprawdzenia jakości wykonanej
usługi,
5.2. Wykonanie przeglądów technicznych, nie rzadziej niż jeden raz w okresie
trwania umowy, w terminach uzgodnionych z Zamawiającym lub jeśli będzie
tego wymagał stan urządzenia (przestanie prawidłowo funkcjonować –
wymaga naprawy, urządzenie sygnalizuje wymóg serwisu), a w szczególności:
a) zdiagnozowanie usterki,
b) wykonanie odpowiednich czynności serwisowych w celu usunięcia
usterki,
c) dokonanie odpowiednich regulacji w celu doprowadzenia urządzenia do
pełnej sprawności,
d) dostarczenie
i
wymianę
odpowiednich
części/podzespołów
na
części/podzespoły, oryginalnych certyfikowanych przez producenta
urządzenia, zgodnych z zaleceniem i specyfikacją techniczną producenta
urządzenia, niezbędnych do naprawy urządzenia.
5.3. Wystawienie dla urządzeń szczegółowej „karty serwisowej”, będącej
jednocześnie kartą gwarancyjną;
5.4. Wykonawca po każdorazowo wykonanej czynności serwisowej zobowiązany
jest przedstawić Zamawiającemu raport z wykonanych czynności.
5.5. Każdorazowa wymiana części zamiennych, podzespołów itp., niezbędnych do
prawidłowej pracy urządzenia będzie płatna osobno. Poprzedzona ona będzie
indywidualnym kosztorysem. Koszt samej usługi nie będzie dodatkowo płatny
(tylko koszt wymaganych części). Decyzję o podjęciu naprawy podejmie
Zamawiający.
5.6. Ceny części do kosztorysu nie będą odbiegać od średniej ceny rynkowej. W
przypadku przekroczenia cen Zamawiający może odstąpić od naprawy.
5.7. Kosztorys przesłany będzie na adres e-mail [email protected] z dopiskiem:
kosztorys dot. „drukarek” . Po zapoznaniu się z nim Zamawiający podejmie
decyzje o ewentualnej naprawie.
5.8. Czas reakcji serwisowej nie dłuży niż 5 godziny od momentu zgłoszenia
telefonicznego, mailowego lub poprzez udostępniony system informatyczny;
5.9. Czas naprawy nie dłuższy niż 48 godziny od momentu przystąpienia do jej
wykonania;
5.10. Zamawiający wymaga, by dostarczone przez Wykonawcę części były zgodne z
zaleceniami producenta urządzenia, najwyższej jakości i wolne od wad (ich
użycie nie może powodować utraty gwarancji producenta urządzenia).
5.11. Czynności serwisowe realizowane będą w siedzibie Zamawiającego, w dni
robocze i w godzinach urzędowania. W szczególnych wypadkach Zamawiający
dopuszcza możliwość realizowania czynności serwisowych po godzinach
urzędowania.
5.12. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za utratę lub uszkodzenia
urządzeń, powstałe z jego winy w czasie wykonania naprawy i innych
czynności serwisowych oraz za dostarczone i wymienione części niezbędne do
sprawnego działania urządzenia, w sposób zapewniający ciągłość pracy.
5.13. W razie konieczności wykonania naprawy, konserwacji w siedzibie
Wykonawcy, przed przetransportowaniem urządzenia do jego siedziby,
konieczne jest uzyskanie zgody Zamawiającego na wykonanie usługi oraz
dokumentu (protokołu) zezwalającego na jego wywóz.
5.14. Wszelkie koszty związane z transportem urządzeń pokrywa Wykonawca.
5.15. W przypadku niemożności dokonania naprawy urządzenia – niezależnego od
Wykonawcy (brak możliwości pozyskania części – zaniechanie produkcji,
urządzenie niezdatne do dalszej eksploatacji z uwagi na nadmierne zużycie,
itp.) Wykonawca przedstawi ekspertyzę techniczną dotycząca stanu
technicznego danego urządzenia celem wycofania sprzętu z eksploatacji.
5.16. Wykonawca zobowiązany jest do odbioru i utylizacja zużytych części i
materiałów eksploatacyjnych;
6.
Wymagania Zamawiającego dotyczące materiałów eksploatacyjnych
6.1. Przedmiotem zamówienia są sukcesywne dostawy fabrycznie nowych
materiałów eksploatacyjnych do drukarek, urządzeń wielofunkcyjnych,
kserokopiarek oraz risografu na potrzeby Powiatowego Urzędu Pracy w Gdyni.
6.2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, ilość asortymentu zawiera załącznik
nr 2 do opisu przedmiotu zamówienia.
6.3. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca zagwarantował, że wszystkie
dostarczone materiały eksploatacyjne będą fabrycznie nowe, oryginalnie
fabrycznie zamknięte. Dodatkowo materiały eksploatacyjne powinny
być
fabrycznie opakowane w sposób chroniący kasetę z tonerem po wyjęciu z
opakowania zewnętrznego (opakowania wewnętrzne). Każda kaseta oraz
opakowanie z tonerem muszą ponadto posiadać zabezpieczenie umożliwiające
rozpoznanie czy materiał eksploatacyjny był otwierany/używany.
6.4. Zamawiający wymaga, aby wszystkie dostarczone materiały eksploatacyjne
były
oznakowane
kodem
producenta
umożliwiającym
jednoznaczną
identyfikację producenta oraz typ materiału eksploatacyjnego. Oznaczenia
muszą być umieszczone trwale na opakowaniach zewnętrznych oraz
bezpośrednio na kasecie z tonerem.
6.5. Zamawiający wymaga, aby wszystkie materiały eksploatacyjne, posiadały
bezpośrednio na opakowaniu, listę urządzeń kompatybilnych z oferowanym
materiałem eksploatacyjnym. Tonery wraz z kasetą nie mogą pochodzić z
procesu regeneracji i być wtórnie użyte w dostarczonym
materiale
eksploatacyjnym.
6.6. Zamawiający wymaga, aby
na
dostarczone materiały eksploatacyjne
wykonawca udzielił gwarancji w wymiarze nie krótszym niż 12 miesięcy, licząc
od dnia podpisania protokołu odbioru.
6.7. Ilekroć w treści SIWZ, w tym w opisie przedmiotu zamówienia, użyte są znaki
towarowe, patenty lub pochodzenie, a także normy, Zamawiający dopuszcza
materiały (produkty) równoważne.
6.8. Przez materiał
(produkt) równoważny
Zamawiający
rozumie produkt
kompatybilny ze sprzętem, do którego jest zamówiony (tj. że równoważne kasety
z tonerem nie powodują ograniczeń funkcji i możliwości sprzętu oraz jakości
wydruku opisanych w warunkach technicznych producenta sprzętu, pełną
kompatybilność z oprogramowaniem drukarki, informowanie o liczbie
wydrukowanych stron oraz poziomie zużycia tonera, itp.), o parametrach takich
samych bądź lepszych (wydajność i jakość wydruku) w stosunku do typu
zamawianego produktu fabrycznie nowego (nowo wytworzonego w całości),
pochodzącego od producenta urządzenia, do którego materiał jest
przeznaczony.
6.9. Produkt równoważny nie może być produktem regenerowanym i nie może być
poddany procesowi ponownego napełniania. Wszystkie elementy wchodzące w
skład materiałów eksploatacyjnych muszą być fabrycznie nowe, nie
regenerowane, nie refabrykowane, nie wchodzące wcześniej (pierwotnie) w
całości, jak również w części, w skład innych materiałów.
6.10. W przypadku zaoferowania materiału (produktu) równoważnego, na
Wykonawcy spoczywa obowiązek wykazania w treści oferty, że zaoferowane
materiały eksploatacyjne do drukarek oraz urządzeń wielofunkcyjnych są
równoważne w stosunku do produktów określonych przez Zamawiającego,
zgodnie z art. 30 ust. 5 ustawy.
6.11. Stosowanie materiałów eksploatacyjnych nie może powodować uszkodzeń,
awarii eksploatowanego sprzętu oraz wysypywania się tonera z kasety do
wnętrza drukarki.
6.12. Wykonawca
będzie zobowiązany realizować zamówienie zgodnie z SIWZ,
zawartą umową i ofertą przetargową.
6.13. Termin realizacji zamówienia: dostawy sukcesywne od daty podpisania umowy
do 31.12.2014r.
6.14. Zamawiający nie przewiduje możliwości udzielenia zamówień uzupełniających.
7.
Szczegółowe wymogi dotyczące Bezpiecznej Platformy internetowej do pełnej
obsługi urządzeń drukujących
Zamawiający wymaga aby platforma internetowa wyposażona była w następujące
funkcjonalności i zabezpieczenia:
a)
Dostęp z dowolnego komputera z dostępem do Internetu;
b)
Bezpieczny dostęp poprzez logowanie zabezpieczone hasłem;
c)
Dostęp do portalu tylko dla osób wskazanych przez Zamawiającego;
d)
Możliwość ustalenia dostępu w następujący sposób: użytkownik zgłasza
zapotrzebowanie na usługę, a następnie o tym zgłoszeniu zostaje powiadomiony
przedstawiciel Zamawiającego potwierdzający dane zapotrzebowanie na usługę
do Wykonawcy;
e)
Platforma musi mieć możliwość stworzenia wykazu urządzeń według numerów
inwentarzowych Zamawiającego wraz z przypisaniem do nich poszczególnych
drukarek;
f)
g)
h)
i)
j)
k)
Możliwość składania zamówień poprzez wybór z listy która zawiera wyłącznie
materiały pasujące do urządzeń pracujących u Zamawiającego według modelu
urządzenia z przypisanym numerem inwentarzowym.
Możliwość natychmiastowego uzyskiwania wglądu w historię zamówień, która
powinna zawierać między innymi: numer zamówienia, rodzaje zamawianych
materiałów zgodne z ofertą Wykonawcy, dane osoby zamawiającej, datę
zamówienia oraz model urządzenia zgody z numerem inwentarzowy;
Możliwość zgłaszania awarii sprzętu (zamówienia naprawy dla danego
urządzenia);
Wgląd w szczegółowe informacje dotyczące realizowanych bieżących zgłoszeń,
w tym: data przyjęcia, numer zlecenia, obecny status zlecenia, model
urządzenia wraz z numerem inwentarzowym, oraz asortyment (w przypadku
zlecenia na materiały eksploatacyjne);
Możliwość uzyskiwania natychmiastowego wglądu w historię napraw, z
dostępem do takich danych jak: numer zgłoszenia, data zgłoszenia i naprawy,
lista wymienionych części, zalecenia serwisowe, przebieg wg licznika danego
urządzenia;
Możliwość tworzenia statystyk i raportów dla wszystkich istotnych danych
dotyczących przeprowadzonych akcji serwisowych.