Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia

postępowanie znak : ZZP-174/16
załącznik nr 1 do SIWZ
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest usługa dostarczenia cateringu na łącznie maksymalnie
960 spotkań eksperckich grup roboczych w latach 2016-2017 (dalej: spotkania)
organizowanych przez Departament Analiz i Strategii Ministerstwa Zdrowia w ramach
projektu pn.: Mapy Potrzeb Zdrowotnych - Baza Analiz Systemowych i Wdrożeniowych
współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu
Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój.
I.
Harmonogram realizacji zamówienia
Spotkania organizowane będą w siedzibie Zamawiającego (ul. Miodowa 15 oraz ul. Długa 5
w Warszawie), w 2016 i 2017 r. Dokładny harmonogram spotkań w każdym miesiącu
Zamawiający będzie przekazywał Wykonawcy na 3 dni robocze przed początkiem danego
miesiąca. Zamawiający zastrzega, że w jednym dniu może odbywać się do 6 spotkań
równolegle, przy czym na każdym z nich oddzielnie ma zostać zapewniona obsługa zgodna
z niniejszym Szczegółowym opisem przedmiotu zamówienia (SOPZ). Dodatkowo
Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany terminów i liczby spotkań wskazanych na
dany miesiąc lub ich odwołanie, o czym poinformuje Wykonawcę nie później niż na 3 dni
robocze przed wskazanym terminem spotkania.
II.
Szczegóły dotyczące realizacji zamówienia
Łączna liczba uczestników na 1 spotkaniu wyniesie maksymalnie 6 osób. Dokładna liczba
uczestników każdego spotkania, na podstawie której Zamawiający będzie przygotowywał
wybór menu, będzie przekazywana Wykonawcy każdorazowo na dwa dni (2 dni) przed
każdym spotkaniem. W tym samym terminie Zamawiający poinformuje Wykonawcę
o dokładnym miejscu oraz sali, w której organizowane będzie spotkanie.
Usługa dostarczenia cateringu obejmować będzie następujące elementy:
1) bufet kawowy, obejmujący:
o
galanterię cukierniczą - minimum 2 rodzaje pokrojonych ciast serwowanych
równocześnie, po dwa kawałki dla każdego uczestnika, jeden kawałek o wadze
min. 100 gram,
o
świeże sezonowe owoce, pokrojone, w tym co najmniej winogrono białe,
mandarynki, banany, jabłka,
o
samoobsługowy ekspres ciśnieniowy z funkcją spieniania mleka i z wsadem na
kawę ziarnistą lub kapsułki z możliwością parzenia kawy dla każdego uczestnika
spotkania oddzielnie, wyposażony w co najmniej dwa podajniki,
o
herbatę (min. 3 rodzaje herbat w torebkach, w tym zielona, czarna i owocowa)
oraz wrzątek,
o
mleko, cukier (biały oraz brązowy), cytryna,
1
o
soki owocowe (sok 100%) w kartonach (jabłkowy, pomarańczowy),
o
wodę mineralną gazowaną i niegazowaną w szklanych butelkach.
Zamawiający zastrzega, że w przypadku wyczerpania któregokolwiek z produktów
podczas trwania spotkania, Wykonawca będzie zobowiązany do jego niezwłocznego
uzupełnienia na wezwanie Zamawiającego.
Bufet kawowy będzie wyposażony w zastawę porcelanową (talerzyki, filiżanki),
szklanki, sztućce (łyżeczki, widelczyki), serwetki papierowe i obrus materiałowy na
stół (stół zapewnia Zamawiający). Bufet kawowy nie wymaga obsługi kelnerskiej. Po
zakończeniu każdego spotkania, o wskazanej przez Zamawiającego godzinie,
Wykonawca będzie zobowiązany do uprzątnięcia bufetu.
2) lunch serwowany w postaci lunch-boxów, dostarczonych na miejsce spotkania
zgodnie z każdorazowym zgłoszeniem Zamawiającego.
Wykonawca będzie przekazywał Zamawiającemu drogą elektroniczną na adres
mailowy wskazany w umowie, w każdy ostatni dzień roboczy tygodnia, poprzedzający
tydzień, w którym odbywać się będą spotkania, menu na każdy dzień kolejnego
tygodnia, w którym odbywać się będą spotkania. Jeżeli w danym dniu odbywać się
będzie więcej niż jedno spotkanie, menu może być jednakowe na każde z nich. Menu
będzie się składać z:
o
2 rodzajów zup do wyboru,
o
3 rodzajów drugich dań do wyboru, w tym jedno danie jarskie oraz zestaw sałat
i surówek.
o
2 rodzajów deserów do wyboru.
Przedstawione menu musi uzyskać każdorazowo akceptację Zamawiającego.
W przypadku uwag ze strony Zamawiającego, Wykonawca zobowiązany jest je
uwzględnić.
Na podstawie otrzymanego menu, Zamawiający będzie przekazywał Wykonawcy
w każdy dzień, w którym organizowane będą spotkania, do godz. 10.00, dokładną
informację o liczbie każdego z elementów menu lunchowego, jaką Zamawiający ma
dostarczyć zapakowane w opakowania jednorazowe do siedziby Zamawiającego
tego samego dnia do godziny 13.00.
Dodatkowo do każdego lunch-box’a zostaną dołączone jednorazowe sztućce oraz
serwetki. Jedzenie ma być zapakowane w jednorazowe pojemniki, utrzymujące
temperaturę posiłku i umożliwiające konsumpcję. Lunch nie wymaga obsługi
kelnerskiej. Po zakończeniu każdego spotkania, o wskazanej przez Zamawiającego
godzinie, Wykonawca będzie zobowiązany do uprzątnięcia pozostawionych
pojemników.
Ponadto:
•
użyta zastawa będzie czysta, nieuszkodzona i wysterylizowana,
•
użyte obrusy oraz skirtingi muszą być czyste, nieuszkodzone,
2
•
wszystkie posiłki zapewnione przez Wykonawcę muszą być bezwzględnie świeże
i przyrządzone w dniu świadczenia usługi,
•
użyte składniki muszą być wysokiej jakości,
•
Wykonawca zapewni odpowiednią do spożycia temperaturę
w momencie podania ich do spożycia uczestnikom spotkania,
•
wszystkie śmieci powstałe po podaniu cateringu Wykonawca usunie z należytą
starannością,
•
posiłki muszą być serwowane estetycznie,
•
produkty przetworzone (takie jak kawa, herbata, soki i inne) będą posiadały
odpowiednią datę przydatności do spożycia.
III.
dań
ciepłych
Rozliczenie umowy
Wynagrodzenie Wykonawcy zostanie wyliczone jako iloczyn liczby zorganizowanych spotkań
oraz ceny za jedno spotkanie, wskazanej przez Wykonawcę w ofercie. Rozliczenie umowy
będzie odbywało się w trybie miesięcznym. Szczegóły dotyczące rozliczenia zamówienia
podane zostaną w umowie.
3