Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia
Transkrypt
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia
Załącznik nr 1 do Zapytania Ofertowego nr 1/POIG82 z dnia 03-07-2014 SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Realizowany projekt polegał będzie na: optymalizacji procesów biznesowych, poprzez integrację systemu informatycznego firmy ZWSE Rzeszów Sp. z o.o. z systemami firm partnerskich. Efektem wdrożenia skalowalnego i wydajnego systemu B2B będzie automatyzacja wymiany danych pomiędzy systemami informatycznymi współpracujących podmiotów oraz koordynacja zadań pomiędzy nimi. System B2B opierał się będzie na wdrożeniu rozwiązań informatycznych mających na celu poprawę następujących procesów biznesowych: przetargi, ofertowanie, zamawianie i rozliczanie. Stworzony system będzie wykorzystywać technologie elektronicznej wymiany danych, prowadzące do eliminacji obiegu dokumentacji w formie papierowej w przynajmniej dwóch procesach. W ramach systemu B2B ZWSE Rzeszów Sp. z o.o. świadczyć będzie na rzecz partnerów biznesowych zaawansowane usługi elektroniczne automatycznego przetwarzania danych oraz w formule Software-as-a-Service. Projekt dotyczy współpracy o zasięgu międzynarodowym. W ramach projektu zostaną wdrożone nowoczesne rozwiązania informatyczne lub instalacje techniczne optymalizujące efektywność energetyczną systemu informatycznego i zwiększające bezpieczeństwo ekologiczne inwestycji. Projekt zakłada zakup wartości niematerialnych i prawnych, nowych środków trwałych, usług informatycznych i technicznych, usług modernizacyjnych, usług doradczych oraz szkoleń specjalistycznych z zakresu funkcjonowania wdrożonej platformy B2B. Przedmiot niniejszego zapytania ofertowego wykonany zostanie w czterech ETAPACH. Przystąpienie do ETAPU II poprzedzone musi być akceptacją ETAPU I dokonaną przez Zamawiającego. W przypadku braku akceptacji ETAPU I Zamawiający zastrzega sobie prawo odstąpienia od umowy. ETAP I – SZCZEGÓŁOWA ANALIZA PRZEDWDROŻENIOWA WRAZ Z PROJEKTEM FUNKCJONALNYM SYSTEMU B2B Realizacja do 30.09.2014 W celu efektywnego wdrożenia systemu B2B niezbędne jest przeprowadzenie szczegółowej analizy przedwdrożeniowej. Jest to jeden z najistotniejszych etapów każdego procesu wdrażania systemu informatycznego, którego jakość wykonania wpływa bardzo istotnie na czas, koszty i jakość procesu. W wyniku przeprowadzonej analizy przedwdrożeniowej powstanie opis procesów biznesowych zachodzących w firmie Wnioskodawcy, powstaną założenia do implementacji nowego systemu informatycznego, powstanie opracowanie wymaganych funkcjonalności, stworzony zostanie projekt funkcjonalny oraz opisana szczegółowa architektura planowanego systemu. W ramach zadania wykonana zostanie weryfikacji standardów elektronicznej wymiany danych, możliwości oprogramowania i sprzętu oraz kompatybilności zakładanych rozwiązań. Analiza zawierała będzie m.in. określenie schematów plików do wymiany, określenie struktury budowy plików, określenie cyklu wymiany danych pomiędzy partnerami, w tym m.in. określenie zasad wymiany danych za pomocą drugiego kanału wymiany informacji - Web Service. System automatyzować ma główne procesy biznesowe zachodzące pomiędzy ZWSE, a jej partnerami biznesowymi tj.: Przetargi; Ofertowanie; Zamawianie; Rozliczanie. Wykonawca prac wdrożeniowych będzie zobowiązany zaproponować metodologię wdrażania gwarantującą utrzymanie zakresu, harmonogramu i budżetu projektu. Oparta będzie o uznane standardy w obszarze implementacji projektów informatycznych. Projekt „Wdrożenie elektronicznej platformy B2B umożliwiającej automatyzację procesów biznesowych pomiędzy ZWSE Rzeszów Sp. z o.o. a partnerami biznesowymi” współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka str. 1 z 4 Załącznik nr 1 do Zapytania Ofertowego nr 1/POIG82 z dnia 03-07-2014 Wnioski z tego etapu będą podstawą dla realizacji zadań wdrożeniowych, a powstała dokumentacja pozwoli na sprawne wdrożenie systemu B2B odpowiadającego na zidentyfikowane potrzeby firmy. ETAP II – PRZYGOTOWANIE INFRASTRUKTURY FUNKCJONOWANIA SYSTEMU B2B NIEZBĘDNEJ DO PRAWIDŁOWEGO Realizacja do 30.11.2014 W tym etapie realizowane będą prace przygotowujące środowisko niezbędne do poprawnego funkcjonowania systemu B2B: Zadanie 1. Instalacja i konfiguracja platformy serwerowej. Prace zawarte w tej pozycji dotyczyć będą wszystkich zadań związanych z instalacją i konfiguracją serwerów, systemów operacyjnych oraz urządzeń peryferyjnych niezbędnych do poprawnej pracy systemu B2B. W szczególności, zakres prac obejmuje instalację, konfigurację i uruchomienie platformy sprzętowej niezbędnej do prawidłowej, ergonomicznej a przede wszystkim bezpiecznej pracy na opracowywanym systemie B2B, instalacja systemów operacyjnych klasy Windows Server, konfiguracja urządzenia UTM pod kątem wydajnej i bezpiecznej wymiany informacji przez platformę B2B, konfiguracja serwera NAS. Przeprowadzone zostanie również uruchomienie oraz testy wydajnościowe środowiska serwerów. UWAGA: Zakup środków trwałych planowany jest do realizacji w ramach osobnego zapytania ofertowego. Zadanie 2. Zakup bazy danych. W pozycji tej został ujęty zakup baza danych klasy Oracle (licencja na 2 procesory bez limitu użytkowników) – 2 szt. Zadanie 3. Zakup oprogramowania klasy ERP. W celu zapewnienia wymaganych funkcjonalności systemu oraz wysokiej jakości realizowanych zautomatyzowanych procesów, platforma B2B opierała się będzie na systemie klasy ERP. Wymagana liczba licencji – 40 użytkowników. System powinien obejmować rozbudowane funkcjonalności następujących modułów: Księgowość, Środki Trwałe, Handel-Sprzedaż, Zakupy, Kadry Płace, Zarządzanie Relacjami z Klientem, Zarządzanie Obiegiem Informacji, Zarządzanie Obiegiem dokumentów, Zarządzanie Projektami. Szczegółowy opis funkcjonalności będzie zaakceptowany przez Zamawiającego na etapie opracowania Analizy Przedwdrożeniowej. Oferowany system powinien pozwalać na automatyzację procesów biznesowych pomiędzy ZWSE i partnerami biznesowymi bazując na najnowocześniejszych, innowacyjnych koncepcjach i technologiach informatycznych, gwarantujących m.in. skalowalność, elastyczność, optymalizację wydajności i wykorzystania zasobów. Wdrażany na bazie ERP system B2B będzie zawierał kompleksowe rozwiązania obejmujące wszystkie istotne obszary funkcjonowania Wnioskodawcy i działających w jego obrębie wydziałów, których funkcjonowanie związane jest z realizacją zewnętrznych procesów biznesowych. Istotną zaletą cechą systemu powinna być modułowa budowa, która równocześnie umożliwi wybór odpowiedniego interfejsu. ETAP III - STWORZENIE PLATFORMY B2B, WDROŻENIE MODUŁÓW ERP Realizacja do 31.05.2015 W ramach etapu wdrożona zostanie platforma B2B, która umożliwi automatyzację procesów biznesowych zachodzących pomiędzy wnioskodawcą, a jego partnerami biznesowymi. Projekt „Wdrożenie elektronicznej platformy B2B umożliwiającej automatyzację procesów biznesowych pomiędzy ZWSE Rzeszów Sp. z o.o. a partnerami biznesowymi” współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka str. 2 z 4 Załącznik nr 1 do Zapytania Ofertowego nr 1/POIG82 z dnia 03-07-2014 Zadanie 1. Wdrożenie modułów ERP, konfiguracja pod potrzeby platformy B2B. W ramach etapu przeprowadzona zostanie instalacja i konfiguracja systemu klasy ERP na dedykowanym serwerze oraz na stacjach roboczych. Planowana jest instalacja i konfiguracja systemu zarządzania bazą danych na dedykowanym serwerze, konfigurację systemu zarządzania bazą danych na końcówkach, instalacje klientów SQL. Nastąpi konfiguracja oraz wdrożenie poszczególnych modułów wchodzących w skład systemu klasy ERP niezbędnych do budowy wymiany informacji w systemie B2B. (Księgowość, Środki Trwałe, Handel-Sprzedaż, Zakupy, Kadry Płace, Zarządzanie Relacjami z Klientem, Zarządzanie Obiegiem Informacji, Zarządzanie Obiegiem dokumentów, Zarządzanie Projektami). Zostanie również wygenerowana oraz zainstalowana baza firmowa oraz wykonana będzie migracja danych z wcześniej używanych aplikacji. Zadanie 2. Programowanie i konfiguracja platformy B2B. Usługi te związane będą z programowaniem i konfiguracją poszczególnych funkcjonalności systemu B2B. Każdy z modułów oprogramowania klasy ERP będzie konfigurowany pod kątem realizacji określonych zadań w ramach systemu. W ramach zadania wykonywane będą prace związane z integracją i parametryzacją funkcjonalności B2B. Zadania obejmować będą m.in. parametryzację ról, wydzielanie kanałów bezpiecznej komunikacji, definiowanie struktur i standardów wymiany danych elektronicznych, itp. W ramach tego zadania planuje się przygotowanie dedykowanych interfejsów wymiany danych według projektu opartego na analizie przedwdrożeniowej. Interfejsy umożliwią automatyczną komunikację i wymianę danych przede wszystkim finansowo-księgowych oraz ofertowych – takich które swoim obszarem obejmują systemy ERP Zamawiającego oraz partnerów biznesowych. Interfejsy będą oparte na API – odpowiednim interfejsie programowania aplikacji, dzięki czemu po zdefiniowaniu odpowiedniego kodu źródłowego – możliwy będzie automatyczny przesył danych między systemami informatycznymi. Interfejsy stanowić mają formatki pracujące w środowisku popularnych systemów operacyjnych, pozwalające korzystać z wszystkich możliwości funkcjonalnych systemu B2B, a także zapewnić systemowi B2B dostarczanie danych z systemu użytkowanego u partnera. Interfejsy te muszą zapewnić utrzymanie wysokiej dostępności usług i bezpieczeństwa. Wymagać to będzie opracowania odpowiednich składników oprogramowania takich jak np. wspólne biblioteki. Zadaniem API będzie dostarczenie odpowiednich struktur danych, ustalonych w projekcie funkcjonalnym wraz z odpowiednimi protokołami komunikacyjnymi. Po przygotowaniu interfejsów API zostanie wykonana ocena wydajności systemu B2B i wykrycie ewentualnych niedociągnięć w zakresie efektywności procesów. W ramach zadania nastąpi przygotowanie dodatkowego kanału wymiany informacji za pomocą Web Service. Ze względu na szeroką współprace Wnioskodawcy z partnerami biznesowymi, istnieje potrzeba aby systemy informatyczne wnioskodawcy oraz partnerów zintegrowane były również w obszarach związanych z przygotowywaniem ofert, budżetowaniem projektów budowlanych oraz współpracą w zakresie wykorzystania sprzętu i transportu. W związku z powyższym konieczne będzie stworzenie kanału wymiany danych w formie elektronicznej między partnerami biznesowymi, który będzie oparty o technologię Web Services. Do zdefiniowania usług sieciowych wykorzystany będzie standardowy język opisu oparty na XML. Przesył danych między systemem Zamawiającego, a systemami partnerów biznesowych odbywał będzie się z wykorzystaniem odpowiednich protokołów zdalnego dostępu. Kanał automatycznej dystrybucji informacji za pomocą Web Services będzie pełnił rolę dodatkowego, uzupełniającego w stosunku do głównego kanału jakim będą interfejsy API. W ramach zadania wdrożony zostanie webportal dla dostawców materiałów i usług pod adresem www.sup.zwse.rzeszow.pl. Portal umożliwiać ma przede wszystkim dostęp do systemu ofertowania usług i dostaw w ramach realizowanych przez ZWSE projektów inwestycyjnych. Każdy zarejestrowany dostawca będzie informowany Projekt „Wdrożenie elektronicznej platformy B2B umożliwiającej automatyzację procesów biznesowych pomiędzy ZWSE Rzeszów Sp. z o.o. a partnerami biznesowymi” współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka str. 3 z 4 Załącznik nr 1 do Zapytania Ofertowego nr 1/POIG82 z dnia 03-07-2014 w sposób zautomatyzowany o nowym zapytaniu ofertowym, będzie mógł przygotować i złożyć ofertę, uzyskać informacje o statusie postępowania, o wyborze jego oferty. System będzie dodatkowo posiadał funkcjonalność harmonogramowania i zlecania dostaw, aktualnego stanu realizacji dostawy itp. Zarejestrowani dostawcy będą mogli mieć wgląd w historię dostaw i rozliczeń z zamawiającym. Dodatkowo, użytkownicy portalu otrzymać mają możliwość oceny terminowości dostaw jak i jakości dostaw przy wykorzystaniu metodologii opracowanej we współpracy z Zamawiającym. Oparta ona będzie o zestaw kluczowych wskaźników jakości (KQI), umożliwiających porównanie terminów oraz jakości dostaw w stosunku do innych dostawców Zamawiającego. Stworzony system „benchmarkingowy” będzie gwarantował pełne bezpieczeństwo i ochronę danych. Portal umożliwiać powinien monitoring przypadków niezgodności z wymaganiami. ETAP IV – TESTOWANIE SYSTEMU, SZKOLENIA PRACOWNIKÓW ORAZ NADZÓR NAD URUCHOMIENIEM Realizacja do 30.09.2015 Zadanie 1. Testowanie platformy B2B Zadanie obejmuje przeprowadzenie końcowego audytu bezpieczeństwa weryfikującego bezpieczeństwo przesyłu informacji za pomocą platformy. W ramach usługi zakłada się następujących czynności: − przeprowadzenie profesjonalnej analizy zagrożeń aplikacji i przepływu danych; − określenie poziomu ryzyka zewnętrznego i wewnętrznego; − przeprowadzenie testów w formie realizowania scenariuszy kryzysowych; − wygenerowanie dokumentacji bazowej dla zdefiniowania polityki bezpieczeństwa platformy B2B. W ramach zadania wprowadzane będą ewentualne poprawki w sytuacji wykrycia błędów. Zadanie 2. Szkolenie pracowników z zakresu funkcjonalności platformy B2B W celu wdrożenia platformy niezbędny jest zakup specjalistycznego szkolenia dla pracowników z zakresu obsługi systemu B2B. Szkolenie będzie zadedykowane wyłącznie dla pracowników firmy Zamawiającego celem ich przygotowania do skutecznej i sprawnej obsługi systemu B2B i możliwych funkcjonalności. Podstawowym celem szkolenia będzie ich przygotowanie do sprawnej i prawidłowej obsługi poszczególnych funkcjonalności, w szczególności: obsługa automatycznej wymiany danych pomiędzy partnerami biznesowymi, sposoby kodowania informacji, czynności diagnostyczne wymagane przez system itp. Projekt „Wdrożenie elektronicznej platformy B2B umożliwiającej automatyzację procesów biznesowych pomiędzy ZWSE Rzeszów Sp. z o.o. a partnerami biznesowymi” współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka str. 4 z 4