Opis przedmiotu zamówienia - zamowienia.mazovia.pl

SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Przedmiot zamówienia: zakup usługi polegającej na kompleksowym przygotowania, organizacji
i obsłudze konferencji podsumowującej realizację projektu „Budowa systemu energii odnawialnej –
kolektory słoneczne w zakładach opieki zdrowotnej, dla których organem tworzącym jest Samorząd
Województwa Mazowieckiego”
Symbol usług zgodnie z CPV:
55300000-3 – Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków;
79952000-2 – Usługi w zakresie organizacji imprez;
79131000-1 – Usługi w zakresie dokumentów;
39294100-0 – Materiały informacyjne i promocyjne;
79822500-7 – Usługi projektów graficznych;
79800000-2 – Usługi drukowania i powiązane.
Projekt „Budowa systemu energii odnawialnej – kolektory słoneczne w zakładach opieki zdrowotnej, dla
których organem tworzącym jest Samorząd Województwa Mazowieckiego” realizowany był w 12
placówkach zdrowotnych podległych samorządowi Mazowsza. W jego ramach zostały zainstalowane
instalacje solarne, a także przeprowadzone prace termomodernizacyjne. Inwestycja była możliwa dzięki
wsparciu ze środków Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy. Projekt współfinansowany ze
środków budżetu województwa mazowieckiego. Więcej informacji na temat projektu można znaleźć na
stronie www.kolektory.mazovia.pl
Szczegółowy zakres organizacji konferencji podsumowującej realizację inwestycji:
1. Termin: 16 marca 2017 r. (czwartek), godz. rozpoczęcia konferencji: 11:00 planowana godz.
zakończenia: 14:00.
2. Miejsce: Centrum Kreatywności Targowa, ul. Targowa 56, 03-733 Warszawa (dalej „Centrum”)
3. Liczba uczestników: 90 osób.
4. Wykonawca zapewni:
1) kompleksową obsługę organizacyjną i techniczną konferencji w szczególności:
 ustawienie mebli (krzeseł, stołów i innych) na dziedzińcu Centrum oraz w sali, w której
zorganizowana będzie przerwa kawowa oraz podany lunch;
 zapewnienie i montaż podestu scenicznego wraz z wyposażeniem o wymiarach 6 m x 2 m
oraz 2 trybunek dla prelegentów na dziedzińcu Centrum;
 zapewnienie i montaż 3 telewizorów LCD LED o rozdzielczości min. Full HD, w tym 1 szt. –
80” oraz 2 szt. – 50” wraz ze statywami o wysokości co najmniej 200 cm, na których będą
wyświetlane prezentacje prelegentów;
 przygotowanie i obsługę nagłośnienia;
 opiekę techniczną nad przebiegiem konferencji, w tym dbałość o ciągłość w wyświetlaniu
prezentacji występujących prelegentów;
 aranżację wnętrz Centrum, w szczególności opracowanie i przygotowanie wystawy zdjęć;
 posprzątanie miejsca konferencji po jej zakończeniu tj. w dniu konferencji;
 obsługę recepcji konferencji (zapewnienie 2 hostess) – rejestracja uczestników,
przygotowanie i wydawanie zestawów promocyjnych i materiałów konferencyjnych.
Informacje na temat sali (np. dokładne wyposażanie, kwestie techniczne i organizacyjne) można
uzyskać w recepcji Centrum; e-mail [email protected].
2) Wykonawca zapewni wydruk 20 projektów graficznych (zawierających m.in. zdjęcie, opis,
logotypy) przekazanych przez Zamawiającego w formacie A1 (594 mm x 841 mm) wraz
z naklejeniem na piankę o grubości co najmniej 5 mm. Zdjęcia będą wydrukowane w pełnym
kolorze, na matowym papierze. Wszystkie projekty graficzne wymagają akceptacji
Zamawiającego. Zamawiający wymaga zaprezentowania przez Wykonawcę wydruku jednego
projektu graficznego na piance najpóźniej do 6 marca 2017 r.
3) Wykonawca opracuje scenariusz i przygotuje projekt multimedialny dokumentujący przebieg,
realizację i efekty inwestycji o długości od 2:30 do 3 minut. Projekt powinien zawierać elementy
fotograficzne, filmowe i graficzne, być opatrzony komentarzem lektora oraz zawierać podkład
muzyczny z tym, że elementy graficzne, podkład muzyczny oraz głos lektora zapewni
Wykonawca. Elementy zdjęciowe i filmowe udostępni Zamawiający. Zamawiający umożliwi
kontakt z partnerami projektu (tj. szpitalami) w przypadku braku w zasobach Zamawiającego
elementów pozwalających na realizację scenariusza Wykonawcy. Każdy element składowy
projektu multimedialnego i etap realizacji wymaga akceptacji Zamawiającego. Materiał powinien
być przygotowany w uniwersalnym formacie pozwalającym na odtworzenie go przy użyciu
różnego rodzaju oprogramowania. Emisja projektu multimedialnego powinna być możliwa
zarówno przy wykorzystaniu sprzętu o wysokiej rozdzielczości, jak i w Internecie. Projekt
multimedialny po uzyskaniu wszystkich akceptacji Zamawiającego Wykonawca dostarczy
najpóźniej do dnia 10 marca 2017 r. na nośniku elektronicznym (np. pendrive) i na adres e-mail:
[email protected]. Projekt multimedialny będzie wyświetlany podczas konferencji.
4) Zadaniem Wykonawcy będzie opracowanie graficzne materiałów konferencyjnych, w tym ich
skład. Liczba stron: 40. Zamawiający dopuszcza możliwość zmniejszenia albo zwiększenia
liczby stron o 20 proc. najpóźniej na 7 dni przed konferencją. Format: A4. Oprawa zeszytowa.
Druk 4+4 CMYK. Całość publikacji (okładka i zawartość) na papierze kredowym matowym.
Gramatura okładki 200 g/m², a zawartość 115 g/m². Wkład do materiałów konferencyjnych
przekaże Zamawiający. Nakład: 100 szt.
Projekt graficzny materiałów konferencyjnych musi uzyskać akceptację Zamawiającego.
Zamawiający wymaga zaprezentowania przez Wykonawcę jednego próbnego egzemplarza
materiałów przed ich wydrukowaniem w terminie do 6 marca 2017 r.
5) Wykonawca udokumentuje fotograficznie aparatem cyfrowym lustrzanką, minimum 8 mln
pikseli, w możliwie największym formacie (np. RAW) oraz w formacie JPG przebieg konferencji
i przekaże materiały na nośniku elektronicznym Zamawiającemu. Wykonawca wykona co
najmniej 100 zdjęć z przebiegu konferencji. Wykonawca do 2 godzin po zakończeniu konferencji
prześle na adres [email protected] 15 zdjęć z konferencji. Komplet zdjęć, tj. 100
zdjęć Wykonawca dostarczy Zamawiającemu zarówno pocztą elektroniczną na ww. wskazany
adres email, jak i na nośniku (np. pendrive) w terminie do 21 marca 2017 r.
5. Wykonawca wykona i dostarczy na adres:
Departament Nadzoru Właścicielskiego i Inwestycji,
Urząd Marszałkowski Województwa Mazowieckiego w Warszawie,
ul. Okrzei 35, 03-715 Warszawa
pokój 223, II piętro
najpóźniej do 14 lutego 2017 r. do godz. 12.00 materiały promocyjne wg poniższej specyfikacji:
 torba papierowa laminowana czarna z uchwytem – rozmiary ok. 40 x 30 x 11 cm, gramatura
200 g/m², papier dwustronnie kredowany, laminowany matowo, usztywniona zakładka górna
i dno torby, uchwyt bawełniany przewleczony przez górną zakładkę. Kolor uchwytu i torby:
czarny. Nadruk jednokolorowy, czerwony. Liczba: 90 sztuk.
Zdjęcie przykładowe:

zestaw piśmienniczy ze stylusem – zestaw zawiera długopis ze stylusem oraz pióro kulkowe.
Kolor: czarny/grafitowy i srebrny. Czarny wkład premium. Materiał: Metal. Upominkowe
opakowanie. Zestaw firmy Balmain Paris. Liczba: 90 sztuk.
Zdjęcie przykładowe:

teczka konferencyjna – format A4 w lnianej okładce. Teczka z notesem w linię z papieru
z recyklingu, 20 kartek o gramaturze 70 g/m². Z kieszenią na dokumenty A4 i dwoma
dodatkowymi kieszeniami, z uchwytem na długopis. Wymiar: 250 x 320 x 16 mm. Materiał: len,
papier. Kolor: brązowy. Liczba: 90 sztuk.
Zdjęcie przykładowe:

powerbank – ładowarka z baterią litowo-polimerową o pojemności min. 2.000 mAh. Napięcie
wyjściowe: USB 5V,1A. Wymiary: 96x23x22 mm (+/- 10 proc.). Waga: 75g (+/- 10 proc.).
Ładowanie baterii: co najmniej 4 przejściówki (w tym obowiązkowo micro USB i mini USB,
Lightning 8-pin, Apple 30-pin.) Kolor: czarny. Każdy powerbank oddzielnie opakowany.
Liczba: 90 sztuk.
Zdjęcie przykładowe:
Na wszystkich materiałach promocyjnych i konferencyjnych obowiązkowo powinny znaleźć się: logotyp
Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy i logotyp marki Mazowsze. Projekt oznakowania
logotypami powinien każdorazowo uzyskać akceptację Zamawiającego w zakresie zgodności i
poprawności użycia z wytycznymi, w przypadku znaku SWISS CONTRIBUTION z zawartymi w Księdze
identyfikacji wizualnej Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy, a w przypadku logotypu
samorządu województwa mazowieckiego zgodnie z Systemem Identyfikacji Wizualnej Marki Mazowsze.
Wytyczne na temat stosowania odpowiednio logotypów SWISS CONTRIBUTION i marki Mazowsze
znajdują się na stronach: http://www.programszwajcarski.gov.pl/strony/o-programie/wez-udzial-wpromocji/zasady-promocji/ oraz na stronie: http://www.mazovia.pl/marka-mazowsze/.
Wykonawca zorganizuje przewóz materiałów, w tym plansz ze zdjęciami, zestawów promocyjnych
i materiałów konferencyjnych na miejsce konferencji jeden dzień przed organizacją konferencji, a po jej
zakończeniu przewóz do siedziby Zamawiającego.
Wykonawca zwróci w nienaruszonym stanie materiały trwałe i zestawy informacyjne przekazane przez
Zamawiającego w terminie do 20 marca 2017 roku.
6. Wykonawca przygotuje i dostarczy catering dla 90 uczestników konferencji, w tym:
 przerwa kawowa (przez cały czas trwania konferencji oraz podczas lunchu) – kawa
z ekspresu, herbata ekspresowa w torebkach (dodatki: cytryna, cukier), woda mineralna
z cytryną, ciastka (co najmniej 2 rodzaje), ciasta tradycyjne (co najmniej 2 rodzaje);
 lunch (po zakończeniu konferencji) – Lunch powinien składać się z zupy oraz 2 dań
gorących z dodatkami, w tym jedno wegetariańskie oraz deseru i soków owocowych
(pomarańczowy, jabłkowy). Ponadto Wykonawca przygotuje i dostarczy wybór zimnych
wędlin tradycyjnych (co najmniej 4 rodzaje, np. boczek, polędwica, wędzona słonina)
i mazowieckich serów regionalnych (co najmniej 3 rodzaje) oraz dodatków (np. zielone
warzywa oraz warzywa kiszone (po 2 rodzaje każdego typu), a także pieczywo tradycyjne
(2 rodzaje, np. pieczywo tradycyjne razowe na zakwasie lub pieczywo tradycyjne razowe
na zakwasie ze słonecznikiem) i konfitury tradycyjne (3 rodzaje). Zaproponowane
przystawki powinny być wpisane na np. Listę Produktów Tradycyjnych lub nagradzanych
w konkursach produktów i potraw regionalnych takich. jak np. Laur Marszałka
Województwa Mazowieckiego i Mazowiecki Konkurs Serów Zagrodowych;
 Wykonawca przygotuje kartę informującą do każdej potrawy (nazwa potrawy i jej krótki
opis, w tym pochodzenie);
 Wykonawca dostarczy niezbędne urządzenia gastronomiczne do serwowania potraw
gorących, a także cały serwis niezbędny do konsumpcji dań ciepłych, zimnych i napojów.
Wykonawca dostarczy odpowiednią liczbę stołów, na których będą podane potrawy. Jest
również zobowiązany do zapewnienia obrusów na dostarczone przez siebie stoły, jak
i stoliki koktajlowe udostępnione w Centrum. Wykonawca jest również zobowiązany do
zapewniania kompleksowej obsługi kelnerskiej (co najmniej 2 osoby). Szczegółowe
menu będzie ustalone z Zamawiającym na 7 dni roboczych przed terminem konferencji.