Często zadawane pytania

Często zadawane pytania
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Dlaczego nawiązano współpracę z firmą NAVEX Global w zakresie zgłaszania problemów?
Jaka jest rola NAVEX Global?
Czy jako pracownik mam obowiązek zgłosić problem za pośrednictwem NAVEX Global, do mojego bezpośredniego przełożonego czy do przedstawiciela działu kadr?
Jak mogę zgłosić problem do NAVEX Global?
Czy muszę podać swoją tożsamość?
Czy mogę zgłaszać problemy anonimowo?
W jaki sposób NAVEX Global zachowuje poufność?
Jak można sprawdzić postępy prowadzonego dochodzenia?
Co robić, jeśli zgubię mój klucz zgłoszenia lub ID rekordu?
W jaki sposób firma Takeda prowadzi dochodzenie?
Co robić, jeśli spotkam się z działaniami odwetowymi?
Dokąd trafiają te zgłoszenia? Kto ma do nich dostęp?
Czy kierownictwo naprawdę liczy na moje zgłoszenie?
Dlaczego nawiązano współpracę z firmą NAVEX Global w zakresie zgłaszania problemów?
Firma Takeda nawiązała współpracę z firmą NAVEX Global, która oferuje niezależne, bezpieczne i poufne mechanizmy telefonicznego i internetowego zgłaszania
zaistniałych lub podejrzewanych nielegalnych lub nieetycznych zachowań oraz naruszeń zasad prowadzenia działalności biznesowej. Poza świadczeniem usług 24
godziny na dobę firma NAVEX Global oferuje usługi tłumaczeniowe, pozwalając na telefoniczne i internetowe składanie zgłoszeń w różnych językach. (Uwaga:
poufne zgłaszanie problemów może być niedozwolone w niektórych krajach).
Jaka jest rola NAVEX Global?
Kluczowe zadania NAVEX Global to:
•
•
•
•
•
•
Udostępnianie poufnych mechanizmów telefonicznych i internetowych do zgłaszania zaistniałych lub podejrzewanych nielegalnych lub nieetycznych
zachowań oraz naruszeń zasad prowadzenia działalności biznesowej.
Ochrona tożsamości zgłaszających, którzy pragną pozostać anonimowi (tam, gdzie jest to dozwolone przez lokalne prawo).
Zapewnienie tłumaczeń osobom, które chcą złożyć zgłoszenie w innym języku niż angielski.
Przekazywanie informacji o problemach do firmy Takeda w celu umożliwienia przeprowadzenia dochodzenia.
Pełnienie roli pośrednika pracowników i partnerów biznesowych w celu anonimowego zgłaszania problemów (tam, gdzie jest to dozwolone).
Przekazywanie anonimowym osobom zgłaszającym dalszych pytań i odpowiedzi oraz informacji o rozwiązaniu problemu.
Firma NAVEX Global nie podejmuje działań zmierzających do rozwiązania problemu, a jedynie przekazuje informacje firmie Takeda.
Czy jako pracownik mam obowiązek zgłosić problem za pośrednictwem NAVEX Global, do mojego bezpośredniego przełożonego czy do
przedstawiciela działu kadr?
O sprawach delikatnej natury warto w pierwszej kolejności porozmawiać bezpośrednio z przełożonym, kierownikiem, przedstawicielem działu kadr lub pracownikiem
działu prawnego czy ds. zgodności. Jeśli nie chcesz prowadzić bezpośredniej rozmowy o swojej sprawie, jeśli uważasz, że rozmowa nie doprowadziła do rozwiązania
problemu lub jeśli chcesz zachować poufność i anonimowość, skorzystaj z infolinii globalnego programu zgodności firmy Takeda.
Jak mogę zgłosić problem do NAVEX Global?
•
Korzystanie z globalnej infolinii jest proste: Wystarczy przejść na stronę www.Takeda.ethicspoint.com, gdzie dostępne są opcje Ask a Question (Zadaj
pytanie), Report a Violation (Zgłoś naruszenie) i Call Takeda Hotline/Helpline (Zadzwoń pod numer infolinii/telefonu zaufania firmy Takeda).
•
W przypadku wybrania opcji Call Takeda Hotline/Helpline (Zadzwoń pod numer infolinii/telefonu zaufania firmy Takeda) zostanie wyświetlony monit o
wybranie kraju aktualnego pobytu w celu znalezienia konkretnego bezpłatnego numeru infolinii.
•
Po dokonaniu zgłoszenia sprawa zostanie zbadana przez niezależnego członka zespołu ds. zgodności, przy pomocy w razie potrzeby kompetentnych
specjalistów.
•
W niektórych przypadkach osoby prowadzące dochodzenie mogą zwrócić się do Ciebie w celu uzyskania dodatkowych informacji, które umożliwią im
drobiazgowe zbadanie problemu.
W większości przypadków domyślnym językiem infolinii jest język angielski. Specjalista infolinii odpowiadający na telefon może połączyć się z tłumaczem ustnym,
jeżeli osoba dzwoniąca chce złożyć zgłoszenie w języku innym niż angielski.
Czy muszę podać swoją tożsamość?
To zależy tylko od Ciebie. Firma Takeda stawia sobie za cel zachowanie poufności osób zgłaszających problemy za pośrednictwem infolinii.
Zostaniesz poproszony(a) o podanie swojej tożsamości, która będzie traktowana jako informacja poufna i przekazana wyłącznie osobom prowadzącym dochodzenie,
o ile po Twojej stronie nie zostanie odkryte umyślne działanie na szkodę. Nie będą podejmowane żadne próby ustalenia Twojej tożsamości za pomocą środków
elektronicznych. Jednakże podanie swoich danych kontaktowych może przyspieszyć dochodzenie.
Czy mogę zgłaszać problemy anonimowo?
Problemy można zgłaszać anonimowo poprzez formularz internetowy lub infolinię firmy NAVEX Global, o ile pozwala na to prawo lokalne. Po zakończeniu rozmowy
telefonicznej lub po złożeniu zgłoszenia przez Internet otrzymasz klucz zgłoszenia oraz prośbę o utworzenie ID rekordu.
Zachowaj klucz i ID na przyszłość. Pozwoli to na śledzenie postępu w rozwiązywaniu sprawy lub na przekazanie dalszych informacji, gdyby było to konieczne.
Pozwala to także osobie prowadzącej dochodzenie na zadanie dalszych pytań z zachowaniem anonimowości osoby zgłaszającej.
Gdyby doszło do wysunięcia roszczeń prawnych przeciwko firmie Takeda lub obejmujących tę firmę, firma Takeda zobowiązuje się podjąć wszelkie racjonalne
starania zmierzające do zachowania anonimowości osoby składającej zgłoszenie. Jednak w przypadku dochodzeń rządowych dotyczących danego zgłoszenia lub
wskutek procedur postępowania sądowego możemy zostać zmuszeni do ujawnienia tożsamości osoby, która złożyła dane zgłoszenie.
W jaki sposób NAVEX Global zachowuje poufność?
Firma NAVEX Global nie namierza rozmów telefonicznych i nie korzysta z identyfikacji dzwoniącego. Zgłoszenia internetowe przechodzą przez bezpieczny portal,
który nie śledzi ani nie pokazuje nazw ekranowych użytkowników. Co więcej firma NAVEX Global nie generuje i nie przechowuje wewnętrznych dzienników połączeń
zawierających adresy IP.
Innymi słowy nie są dostępne żadne informacje, które pozwolą na skojarzenie komputera osoby zgłaszającej z firmą NAVEX Global.
Jak można sprawdzić postępy prowadzonego dochodzenia?
Po zakończeniu rozmowy telefonicznej lub po złożeniu zgłoszenia przez Internet otrzymasz od firmy NAVEX Global klucz zgłoszenia oraz prośbę o utworzenie ID
rekordu. Prosimy, aby w ciągu 7–10 dni roboczych od dokonania pierwotnego zgłoszenia ponownie zadzwonić na infolinię lub wejść na stronę serwisu. Będzie
wówczas można sprawdzić stan swojego zgłoszenia i dowiedzieć się, czy potrzebne są jakiekolwiek informacje uzupełniające, umożliwiające profesjonalne
rozpatrzenie sprawy.
Co robić, jeśli zgubię mój klucz zgłoszenia lub ID rekordu?
Ze względu na wysoki stopień poufności obowiązujący przy zgłoszeniach w przypadku zgubienia klucza zgłoszenia lub ID rekordu należy złożyć nowe zgłoszenie. W
nowym zgłoszeniu można nadmienić, że sprawa dotyczy wcześniejszego zgłoszenia.
W jaki sposób firma Takeda prowadzi dochodzenie?
Firma NAVEX Global powiadamia firmę Takeda o otrzymaniu zgłoszenia. Firma następnie podejmuje odpowiednie działanie przy użyciu wewnętrznych lub
zewnętrznych zasobów doświadczonych w prowadzeniu dochodzeń.
Informacje zawarte w zgłoszeniu przekazywane są odpowiednim członkom zespołu dochodzeniowego, a problemy są badane szybko i dyskretnie. Status
dochodzenia można śledzić, dzwoniąc do infolinii lub klikając dostępne w witrynie łącze Follow Up (Dalsze działania).
Dokąd trafiają te zgłoszenia? Kto ma do nich dostęp?
Zgłoszenia trafiają bezpośrednio na bezpieczny serwer NAVEX Global, aby zapobiec ryzyku naruszenia bezpieczeństwa. Firma NAVEX Global udostępnia zgłoszenia
tylko tym osobom z globalnego działu zgodności firmy Takeda, które odpowiadają za ich analizę oraz za przeprowadzenie dochodzenia.
Co robić, jeśli spotkam się z działaniami odwetowymi?
W żadnej sytuacji nie są tolerowane groźby ani działania odwetowe przeciwko osobom, które w dobrej wierze zgłosiły działania niezgodne z zasadami firmy Takeda
lub przedstawiły informacje dotyczące zgłoszeń złożonych przez inne osoby.
Osoby, które podejmą działania odwetowe przeciwko innemu pracownikowi, będą podlegały postępowaniu dyscyplinarnemu. Jego skutkiem może być nawet
natychmiastowe rozwiązanie umowy o pracę.
Czy kierownictwo naprawdę liczy na moje zgłoszenie?
Oczywiście, że tak. Co więcej, pracownicy firmy Takeda są zobowiązani do zgłaszania wszystkich znanych im zachowań zabronionych lub bezprawnych. Globalny
kodeks postępowania firmy Takeda stwierdza, że pracownicy, którzy wiedzą o zabronionych lub bezprawnych działaniach, powinni je natychmiast zgłosić.