docKonsultacje zewnetrzne stanowisko IZ TCA list intencyjny
download 
Reklamacja Transkrypt
Konsultacje zewnetrzne stanowisko IZ TCA list intencyjny
UWAGI ZGŁOSZONE W WYNIKU KONSULTACJI ZEWNĘTRZNYCH do dokumentu Projekt wzoru umowy o współpracy ponadnarodowej oraz wzoru listu intencyjnego dotyczącego nawiązania współpracy ponadnarodowej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 1. Zgłaszane uwagi, postulaty, propozycje Lp. Osoba / instytucja zgłaszająca Rodzaj dokumentu (oraz jego część), do którego odnosi się uwaga Treść uwagi Uzasadnienie uwagi Stanowisko IZ LIST INTENCYJNY ŚBRR 1. Wzór Listu intencyjnego, cały dokument Wzór Listu intencyjnego powinien być równieŜ w angielskiej wersji językowej. Wzór Listu intencyjnego W przypadku gdy wzór Listu intencyjnego dotyczącego współpracy ponadnarodowej w ramach PO KL będzie w wersji angielskiej, wówczas proponuje się umieścić zapis: „Niniejszy List intencyjny (lub jakikolwiek jego odpowiednik wykorzystywany w innym Kraju Członkowskim lub kraju pochodzenia partnera lub partnerów ponadnarodowych i zawierający niezbędne elementy) musi zostać ŚBRR 2. Uwaga uwzględniona Tak jak umowa o współpracy ponadnarodowej. Kwestie regulowane przez Zasady dokonywania wyboru projektów w ramach PO KL. 1 dostarczony do Instytucji Organizującej Konkurs w jednym oryginalnym egzemplarzu podpisanym przez wszystkich partnerów ponadnarodowych” (przedmiotowy zapis jest równieŜ zawarty we wzorze Umowy o współpracy ponadnarodowej, na str. 1). ŚBRR Wzór Listu intencyjnego 3. NSZZ Solidarność 4. (Wzór) List intencyjny dotyczący współpracy ponadnarodowej w ramach PO KL (Artykuł 1) List intencyjny musi zostać przetłumaczony przez tłumacza przysięgłego. Tylko list przetłumaczony przez tłumacza przysięgłego jest wiarygodny. Zapis: ”…w terminie 2 miesięcy od dnia otrzymania informacji o zatwierdzeniu wniosku o dofinansowanie projektu / w terminie 2 miesięcy od dnia otrzymania informacji o zatwierdzeniu zmian w projekcie.” jest nieprecyzyjny i mylący. NaleŜy doprecyzować co oznacza sformułowanie: „zmiany w projekcie”. NaleŜy określić sytuację, kiedy dany wybór ma miejsce. Zapis w obecnej formie dotyczy dwóch róŜnych kategorii zdarzeń. Konieczność wyboru jednej z moŜliwości nasuwa wątpliwości jakiej kategorii zdarzenie jest opisywane przez Art.1. O ile pierwsza część zapisu „ … w terminie 2 miesięcy od dnia otrzymania informacji o zatwierdzeniu wniosku o dofinansowanie projektu…” jest precyzyjna, o tyle druga część zapisu: „…/ w terminie 2 miesięcy od dnia otrzymania informacji o zatwierdzeniu zmian w projekcie.” nie precyzuje Kwestie regulowane przez Zasady dokonywania wyboru projektów w ramach PO KL. W opinii IZ tłumaczenie przysięgłe nie jest konieczne – podwyŜsza jedynie koszty opracowania wniosku o dofinansowanie oraz wydłuŜa proces przygotowań. Wprowadzono natomiast ograniczenia co do języków roboczych. Uwaga uwzględniona 2 WUP Rzeszów List intencyjny (artykuł 1) Zapis krótki opis projektu w kontekście działań ponadnarodowych jest zbyt ogólny. KPRM Wzór listu intencyjnego, Artykuł 1, akapit: „Strony oświadczają, iŜ podpiszą umowę o współpracy ponadnarodowej w terminie 2 miesięcy od dnia otrzymania informacji o zatwierdzeniu wniosku o dofinansowanie projektu / w terminie 2 miesięcy od dnia otrzymania informacji o zatwierdzeniu zmian w projekcie” List intencyjny, art.1 Proponujemy wprowadzenie zapisu, iŜ podpisanie umowy jest warunkiem rozpoczęcia w projekcie działań będących przedmiotem umowy ponadnarodowej z danym partnerem. Zawarcie umowy o współpracy ponadnarodowej powinno nastąpić przed rozpoczęciem przez partnerów działań w ramach współpracy ponadnarodowej, które regulowane są przez przedmiotową umowę. MoŜe to oznaczać konieczność zawarcia umowy ponadnarodowej w terminie innym niŜ 2 miesiące. Termin 2 miesięcy od otrzymania informacji o zatwierdzeniu projektu jest terminem zbyt długim jeŜeli chodzi o czas na zawarcie umowy o współpracy ponadnarodowej. Zawarcie umowy o współpracy ponadnarodowej powinno nastąpić przed dniem podpisania umowy o dofinansowanie projektu 5. 6. UM Lubelskie 7. jakiego rodzaju zmian w projekcie dotyczy, nie określa sytuacji, w której ma zastosowanie, jest zbyt ogólnikowy i wieloznaczny. Sugeruje nonsensowną konieczność podpisywania umowy o współpracy kaŜdorazowo po zatwierdzeniu wszelkich zmian pojawiających się w czasie realizacji projektu. NaleŜy jasno zaznaczyć, aby w opisie zawarte były cele projektu, główne działania i rezultaty oraz okres realizacji. Uwaga uwzględniona – zapis został doprecyzowany bez konieczność wskazywania zaproponowanych w uwadze szczegółów, które będą przedstawione we wniosku. Uwaga nieuwzględniona IZ, podobnie jak w przypadku umowy o dofinansowanie projektu dopuszcza, iŜ działania podejmowane przed podpisaniem umowy o współpracy ponadnarodowej będą kwalifikowane, o ile będą zgodne z umową o dofinansowanie projektu. Uwaga uwzględniona 3 PARP List intencyjny art. 1 drugi akapit 8. Proponujemy rozszerzenie zapisu: „Strony poświadczają, iŜ podpiszą umowę o współpracy ponadnarodowej w terminie 2 miesięcy od dnia otrzymania informacji o zatwierdzenie wniosku o dofinansowanie, nie później jednak niŜ w dniu podpisania umowy o dofinansowanie/w terminie 2 miesięcy od dnia otrzymania informacji o zatwierdzeniu zmian w projekcie” (zgodnie z zapisami w Wytycznych) poniewaŜ umowa ta jest podstawą realizacji projektu lub warunkuje spełnienie kryterium strategicznego deklarowanego we wniosku. Okres 2 miesięcy od decyzji o zatwierdzeniu projektu nie gwarantuje, Ŝe umowa o współpracy ponadnarodowej zostanie podpisana przed dniem podpisania umowy o dofinansowanie projektu. NaleŜy zwrócić równieŜ uwagę na fakt, Ŝe deklaracja zawarcia takiej umowy w postaci listu intencyjnego składana jest razem z wnioskiem aplikacyjnym w związku z czym zagwarantowany jest odpowiedni czas na przygotowanie programowanej we wniosku współpracy (podpisanie listu intencyjnego oznacza proces rozpoczęcia negocjacji umowy) Wymóg podpisania umowy o współpracy ponadnarodowej przed podpisaniem umowy o dofinansowanie wynika z Wytycznych w zakresie wdraŜania projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej w ramach POKL. Uwaga nieuwzględniona Kwestie te będą regulowane przez Zasady. 4 UM Łódzkie Strona 1 List intencyjny Artykuł 1 Zapis „w terminie 2 miesięcy” nie jest precyzyjny Proponuję zapis w terminie 60 dni kalendarzowych. Uwaga uwzględniona na poziomie Zasad. OFOP List intencyjny Strony oświadczają, iŜ podpiszą umowę o współpracy ponadnarodowej w terminie 3 miesięcy. Przy projektach angaŜujących większą liczbę partnerów z róŜnych krajów, 2- miesięczny termin zawarcia umowy moŜe być niewystarczający. UM Lubelskie List intencyjny, art.3 Niepodpisanie umowy o współpracy ponadnarodowej pociąga za sobą konsekwencje wobec Projektodawcy w postaci niepodpisania umowy o dofinansowanie projektu (niezrealizowanie deklaracji współpracy stanowiącej podstawę realizacji projektu). Urząd Miasta Łódź Wzór „List intencyjny dotyczący współpracy ponadnarodowej w ramach POKL” Sformułowanie „W przypadku niepodpisania umowy o współpracy ponadnarodowej, o której mowa w artykule 1, niniejszy list intencyjny nie pociąga jakichkolwiek zobowiązań dla którejkolwiek ze stron” nie uwzględnia faktu, Ŝe list intencyjny podpisywany jest nie tylko w celu podpisania umowy o współpracy ponadnarodowej ale takŜe umowy o dofinansowanie projektu. Niewystarczająca informacja zawarta w art. 4 listu intencyjnego w sprawie wyboru partnerów. Uwaga nieuwzględniona Uwagi w tym zakresie wykluczają się (vide uwaga nr 7). W Zasadach wskazano na termin minimalny i maksymalny, godzący 2 aspekty: czas na opracowanie umowy i niewstrzymywanie kontraktacji. Uwaga nieuwzględniona Stwierdzenie jak najbardziej zasadne w kontekście podpisania umowy o dofinansowanie projektu. Niemniej zapis ten wskazuje na zaleŜność na innym poziomie. 9. 10. 11. 12. Art. 28 a ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju ust. 4 punkt 1 zawiera informację o konieczności ogłoszenia naboru partnerów w dziennikach ogólnopolskich lub lokalnych oraz w Biuletynie Informacji Publicznej. Naszym zdaniem, z uwagi na ograniczenie terytorialne i językowe ogłoszenia, takie działanie utrudnia jednostkom samorządu terytorialnego znalezienie Partnera zagranicznego, poniewaŜ Artykuł został wykreślony z listu intencyjnego, co jednak nie oznacza, iŜ nie musi być stosowany. Zapis ustawowy nie wyklucza szerszego poszukiwania partnerów, wychodzącego poza formę narzuconą ustawą. 5 Krzysztof Jaszczuk WZÓR – List intencyjny dotyczący współpracy ponadnarodowej w ramach PO KL Artykuł 4 Sformułowanie Strony oświadczają, iŜ wybór partnerów został dokonany zgodnie z art. 28a ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. Nr 227, poz. 1658, z późn. zm.) – odnosi się do nieistniejącego w ustawie art. 28a UM Małopolskie List intencyjny, art. 4 UM Lubelskie List intencyjny, art.4 W art. 4 jest mowa o trybie wyboru partnerów projektu, tzn. zgodnie z art. 28a ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju. Zapis precyzuje tryb wyboru partnerów z sektora i spoza sektora finansów publicznych. Jednocześnie zapis taki wskazuje na to, Ŝe wybór partnerów zagranicznych następuje takŜe w trybie art. 28a Artykuł powinien powoływać się na szerszą podstawę prawną uwzględniającą wszystkie proponowane przez IZ uregulowania dotyczące reguł zawierania partnerstw w projekcie. 13. 14. 15. potencjalni Partnerzy nie znający naszych procedur oraz źródeł informacji mogą nie zgłosić się na takie zaproszenie. Uwaga jest podyktowana niemoŜliwością sprawdzenia zasadności artykułu 4 gdyŜ zamieszczony zapis i odniesienie do artykułu 28a w ustawie o rozwoju regionalnym jest prawdopodobnie omyłkowe gdyŜ taki artykuł nie występuje w Ŝadnej z wersji dostępnych ustaw o rozwoju regionalnym. Konieczność doprecyzowania sposobu wyboru partnerów zagranicznych do projektu. IZ proponowała szereg uregulowań dotyczących partnerstwa w projekcie, które miały znaleźć swoje odzwierciedlenie w Zasadach dokonywania wyboru projektów – prawne uregulowania dotyczące zawierania partnerstw przez Uwaga nieuwzględniona Uzasadnienie: Zapis zgodny z nowelizacją ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju, wprowadzoną ustawą z dnia 7 listopada 2008 r. zmianie niektórych ustaw w związku z wdraŜaniem funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności (Dz.U. 2008 nr 216 poz. 1370). Niemniej został usunięty ze wzoru listu intencyjnego jako obowiązek polskiego lidera, a nie zagranicznych partnerów. Artykuł został wykreślony z listu intencyjnego, co jednak nie oznacza, iŜ nie musi być stosowany. Zapis ustawowy nie wyklucza szerszego poszukiwania partnerów, wychodzącego poza formę narzuconą ustawą. Artykuł został wykreślony z listu intencyjnego. 6 samorządy, wyboru potencjalnych partnerów itd. UM Śląskie List intencyjny WUP Kraków Wzór listu intencyjnego dot. współpracy ponadnarodowej w ramach PO KL CRZL Umowa o współpracy ponadnarodowej / List intencyjny CRZL List intencyjny 16. 17. 18. 19. Proponuje się jedynie uzupełnienie zapisu „podpis osoby uprawnionej do podejmowania decyzji wiąŜących w stosunku do Partnera” o Partnerów „podpis osoby uprawnionej do podejmowania decyzji wiąŜących w stosunku do Partnera/Partnerów”. Sugeruje się nadanie numerów porządkowych kolejnym partnerom i wyraźne wskazanie, Ŝe wszyscy partnerzy winni być podpisani na umowie. Propozycja dookreślenia czy list intencyjny będzie stanowił załącznik do umowy, czy raczej załącznik do dokumentów konkursowych sporządzonych przez Instytucję Organizującą Konkurs. Propozycja dodania informacji, czy partner w chwili podpisania umowy realizuje jakieś projekty współfinansowane z EFS. Zapis ma doprecyzowujący. charakter Uwaga techniczna. Doprecyzowanie Obszar doświadczeń partnerów miałby wpływ na wybór projektu. Byłoby to zgodne z obowiązującymi wytycznymi Ministra Rozwoju Regionalnego w tym zakresie (rozdział 3, punkt 1) Uwaga uwzględniona Uwaga częściowo uwzględniona. Zasady regulują kwestie dotyczące podpisania umowy o współpracy ponadnarodowej. List intencyjny będzie załącznikiem do dokumentacji konkursowej i do Zasad. Uwaga nieuwzględniona Uzasadnienie: Doświadczenie partnera wskazywane jest we wniosku. Nie ma potrzeby powtarzania zapisów. UMOWA O WSPÓŁPRACY PONADNARODOWEJ OFOP 20. Ponadto postulujemy, aby w dokumentacji konkursowej doprecyzować zapisy mówiące, iŜ: - do wniosku naleŜy dołączyć kopię potwierdzoną za zgodność z oryginałem listu intencyjnego, Kwestie regulowane w Zasadach. 7 OFOP 21. UM Lubelskie Wzór umowy o współpracy ponadnarodowej, uwaga ogólna UM Lubelskie Wzór umowy o współpracy ponadnarodowej, uwaga ogólna - umowa ma zostać zawarta w ilości egzemplarzy zwiększonej o jeden w stosunku do ilości partnerów - jeden oryginał trafia do IP2. Uwaga generalna: Przygotowanie umowy zgodnie z zaproponowanym wzorem wiąŜe się z koniecznością poniesienia znaczących wydatków. Koniecznym wydaje się takie opracowanie procesu aplikowania, aby koszty związane z przygotowaniem umowy były kwalifikowane Wzór umowy o współpracy ponadnarodowej zbyt mocno powiela strukturę i zakres informacji zawarty we wniosku o dofinansowanie. 22. 23. Zdaniem IP we wzorze umowy brak uregulowania takich kwestii jak: czas obowiązywania umowy, na jakiej podstawie będą zachodziły zmiany w umowie (kogo i w jakim zakresie trzeba poinformować), w kwestiach spornych na podstawie jakich Wytyczne w zakresie wdraŜania projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej w ramach PO KL przewidują taką moŜliwość. Wzór umowy powinien zawierać wystandaryzowane sformułowania z miejscem na uzupełnienie danych określających warunki realizacji konkretnej współpracy ponadnarodowej oraz wzajemne prawa i obowiązki stron. Przedstawiony sposób formułowania zapisów umowy rodzi niebezpieczeństwo powielania zapisów wniosku o dofinansowanie w szczególności w zakresie opisu wspólnych celów realizacji projektu, rezultatów i produktów oraz informacji organizacyjnych. Uwaga nie dotyczy opisu działań i budŜetowania przedsięwzięcia. Biorąc pod uwagę fakt jak bardzo rygorystyczna jest umowa obowiązująca przy standardowych projektach, wprowadzenie tych zapisów przynajmniej w części ureguluje kwestie związane z Umowa o współpracy ponadnarodowej będzie uszczegóławiała zapisy zawarte we wniosku. Uwaga nieuwzględniona Czas obowiązywania umowy wyznaczają poszczególne zadania. Zmiany w umowie i obowiązek informacyjny wskazują Wytyczne MRR. 8 WUP Kraków 24. zapisów prawnych spory będą rozstrzygane, informacji, iŜ wszystkie wersje językowe mają taką sama wartość. partnerstwem ponadnarodowym. Brak jest postanowień co do sposobu przepływu środków finansowych. NaleŜy określić rachunki bankowe, na które będą przelewane środki Takie postanowienia mogą mieć znaczenie przy określaniu terminów realizacji działań wymienionych w umowie, gdyŜ konieczność przestrzegania przepisów prawa w tym zakresie moŜe w istotny sposób wydłuŜyć terminy umowne. Pewnym rozwiązaniem tych problemów byłoby wpisanie zasad przepływu środków na stronie 9 w „Uwagach dot. źródeł finansowania, z których korzystają poszczególni partnerzy ponadnarodowi”, co jednak wymaga wskazania, Ŝe ten punkt tak właśnie Kwestie języka umowy o współpracy ponadnarodowej regulują Zasady. Opracowany wzór zawiera minimum zapisów – moŜe być modyfikowany przez IP w konsultacji z KIW. Kwestia ewentualnych sporów powinna być równieŜ minimalizowana w związku z samodzielnym finansowaniem poszczególnych zadań przez partnerów ponadnarodowych (co do zasady) a takŜe w związku z załoŜeniem, iŜ w przypadku gdy strona polska finansuje pewne zadania partnera ponadnarodowego musi czynić to w sposób bezpośredni (bez przepływów finansowych). Co do zasady partnerzy ponadnarodowi powinni ponosić własne koszty w projekcie proporcjonalnie do wyniesionych korzyści. Finansowanie przez polskiego projektodawcę wszystkich zadań w projekcie oznacza, iŜ pokrywa on wydatki bezpośrednio (nie dochodzi do przepływów finansowych). 9 naleŜy rozumieć. W umowie brak jest postanowień co do skutków niewywiązania się z umowy przez partnerów. Brak postanowienia wskazującego jakiego kraju prawo ma zastosowanie do spraw nieuregulowanych umową. WUP Kraków 25. UM Lubelskie Wzór umowy o współpracy ponadnarodowej, uwaga ogólna UM Lubelskie Wzór umowy o współpracy ponadnarodowej, uwaga ogólna 26. 27. ŚBRR 28. Wzór Umowy o współpracy ponadnarodowej Oddzielnie powinny zostać potraktowane kwestie związane z działaniami realizowanymi w projekcie a oddzielnie z formami działań kwalifikowanymi w ramach projektów współpracy ponadnarodowej Brak miejsca, gdzie uregulowane byłby kwestie związane z zasadami finansowania. Zapisy we wzorze Umowy o współpracy ponadnarodowej są zbyt lakoniczne lub nie zawierają stosownych regulacji w co najmniej kilku kwestiach prawnych (m.in. brak regulacji w zakresie prawa właściwego oraz sposobu (trybu) Powstają wątpliwości czy w takim przypadku moŜe dojść do rozwiązania umowy i z jakich przyczyn? Czy taką umowę moŜna rozwiązać i w jakich okolicznościach? Czy w przypadku nieuzasadnionego rozwiązania umowy przez jednego z parterów inni będą mogli dochodzić odszkodowania? Umowa milczy w tych sprawach, a brak jest postanowień wskazujących jakiego kraju prawo ma zastosowanie do spraw nieuregulowanych umową OdróŜnienie tych kwestii o co dokładnie chodzi (w szczególności na str. 7 i 8) ułatwi IP porównanie zapisów umowy oraz wniosku o dofinansowanie projektu. Zgodnie z Wytycznymi „zasady obowiązujące przy finansowaniu współpracy ponadnarodowej powinny być jasno określone w umowie o współpracy ponadnarodowej” Opracowany wzór zawiera minimum zapisów – moŜe być modyfikowany przez IP w konsultacji z KIW. Kwestie zostaną wyjaśnione w instrukcji wypełniania umowy Umowa wskazuje na zasady finansowania, o których mowa w Wytycznych (wkład partnerów ponadnarodowych w finansowanie poszczególnych zadań) Opracowany wzór zawiera minimum zapisów – moŜe być modyfikowany przez IP w konsultacji z KIW. 10 rozstrzygania sporów wynikłych na tle realizacji umowy). UM Małopolskie 29. UM Mazowieckie 30. Forma przesłanego wzoru umowy o współpracy bardziej przypomina formularz wniosku o dofinansowanie niŜ faktyczną umowę. Wiele projektów z udziałem partnerów zagranicznych realizowano w poprzednim okresie programowania w ramach Inicjatyw Wspólnotowych UE. Dla takich właśnie projektów przygotowywane były umowy o współpracy ponadnarodowej. MoŜe z tych wzorów moŜna skorzystać. Umowa o współpracy ponadnarodowej (wzór) Konsultowany wzór umowy został opracowany na podstawie wzoru obowiązującego w PIW EQUAL. Uwzględniono w nim wszystkie najistotniejsze kwestie. Proponuję wprowadzenie do projektu nie więcej niŜ 3 partnerów, tj. Partner nr 1 (Polski projektodawca) oraz nie więcej niŜ 2 partnerów ponadnarodowych. Udział w projekcie więcej niŜ 3 partnerów niekorzystnie wpływa na intensywność i jakość współpracy oraz utrudnia/komplikuje rozliczanie projektu. Ponadto zaciera się zakres odpowiedzialności partnerów za osiągnięcie rezultatów i celów projektu. Uwaga nieuwzględniona Uzasadnienie: Liczba partnerów moŜe być ograniczona poprzez wskazanie odpowiedniego kryterium szczegółowego. W opinii IZ nie naleŜy wprowadzać odgórnego ograniczenia rzutującego na realizację wszystkich projektów w ramach PO KL. Zasady wprowadzą jedynie ograniczenie co do liczby podpisanych umów o 11 PARP Wzór Umowy o współpracy ponadnarodowej 31. PARP 32. UM Lubelskie 33. UM WarmińskoMazurskie 34. Wzór Umowy o współpracy ponadnarodowej Wzór umowy o współpracy ponadnarodowej, cz. II Opis współpracy ponadnarodowej Wzór umowy o współpracy ponadnarodowej Struktura wniosku o dofinansowanie nie do końca odpowiada strukturze umowy i w praktyce moŜe się okazać, Ŝe będzie bardzo trudno porównać projekt opisany we wniosku z projektem przedstawionym w umowie o współpracy ponadnarodowej (części opisowe). Instrukcja do wniosku lub instrukcja do umowy powinna zawierać wskazówki dla wypełniających, aby maksymalnie zachować spójność. Jest to istotne równieŜ na etapie zatwierdzenia umowy o współpracy ponadnarodowej przez IP, która będzie musiała porównać opisy we wniosku z opisami w umowie. Konieczność określenia kursu wymiany PLN/EUR lub inne waluty/EUR. Wniosek będzie przygotowany w PLN, natomiast umowa w EUR Brak adnotacji wg. jakiego przelicznika Euro powinien być sporządzany budŜet. Tabela 3 „Postanowienia finansowe” str. 8. NaleŜy podać jaki przyjąć kurs Euro, po którym będą przeliczane koszty. współpracy ponadnarodowej, co ograniczać będzie jedynie liczbę partnerów niewspółpracujących ze sobą. Uwaga zostanie uwzględniona w instrukcji wypełniania wniosku i w instrukcji wypełniania umowy. Uwaga uwzględniona na poziomie Zasad. Umowa o dofinansowanie projektu przyznaje kwotę w złotówkach. Jak płynnie przejść z waluty PLN na Euro. Dowolność i brak doprecyzowania kursu Euro będzie powodował problemy z prawidłowym rozliczaniem się pomiędzy partnerami i odpowiedzialnością finansową za realizację poszczególnych działań. 12 UM Małopolskie Wzór Umowy o współpracy ponadnarodowej, pkt 3 Postanowienia finansowe Wymóg wyraŜania pozycji budŜetu w euro. OFOP Umowa część 3. Postanowienia finansowe, budŜet. Zamiana oznaczenia euro na zł. CRZL Umowa o współpracy ponadnarodowej, tabela str. 7 i 8 Propozycja określenia jednej waluty, w szczególności dot. to tabeli dot. źródeł finansowania działań ponadnarodowych UM Łódzkie Str. 8 Postanowienia finansowe Umowa o współpracy ponadnarodowej NSZZ Solidarność (Wzór) Umowa o współpracy (przypis 1 na str.1 oraz punkt 5. Podpisy partnerów) 1. Kwoty podawane będą w euro. NaleŜy zatem jednoznacznie wskazać z jakiego dnia kurs będzie obowiązywał. 2. proponuję w wierszu „budŜet przypadający na kaŜdego partnera ponadnarodowego” usunąć słowo „ponadnarodowego” 1. W krajach wskazanych jako kraje, na których wzorowano się tworząc polską wersję umowy (Czechy, Francja oraz Szwecja) umowa ta udostępniana jest w formacie umoŜliwiającym dostosowywanie wzoru do indywidualnych potrzeb np. liczba partnerów. Czy w Polsce takie rozwiązanie teŜ jest przewidziane? 2. Czy 5 to maksymalna dozwolona liczba partnerów? 3. a) ZałoŜony okres 2 miesięcy jest niewystarczający na przesłanie 35. 36. 37. 38. 39. W krajach, w których euro nie jest walutą obowiązującą, wskazane byłoby umieszczenie przypisu co do zasad zastosowania kursu przeliczeniowego euro. Polscy wnioskodawcy będę otrzymywali transze w złotówkach. Zawarcie umowy z partnerami w euro przerzuca na wnioskodawców ryzyko kursowe. Doprecyzowanie. Ad 1. W przypadku wahań kursów moŜe wystąpić problem z terminowym podpisywaniem umów o współpracy ponadnarodowej (przykładowo ze względu na niekorzystny kurs dla danego partnera). Ad1. Udostępnienie polskim projektodawcom umowy w formacie umoŜliwiającym zmiany np. w zakresie liczby partnerów, liczby działań, szerokości wierszy w tabelach itp., pozwoli uniknąć wielu niepotrzebnych utrudnień wiąŜących się bezpośrednio z brakiem moŜliwości edycji formularza. Ad.2. Jeśli tak, to z czego wynika takie ograniczenie? Ad.3. NaleŜy realistycznie przyjąć, iŜ podróŜ dokumentu w obie strony, wraz z uzyskaniem Uwaga nieuwzględniona Kurs przyjęty we wzorze obowiązującym juŜ w kilku krajach, w tym w Czechach. Waluta wskazywana jest wyłącznie na str. 6. W tabeli na str. 7 kwoty nie są wskazywane. Ad 1 Uwaga uwzględniona na poziomie Zasad. Ad 2Uwaga uwzględniona Ad 1 Tak, moŜliwe jest dostosowane w zakresie liczby partnerów. Ad 2 Nie, liczba partnerów moŜe być modyfikowana. Ad 3 Uwagi dotyczące terminu podpisania umowy wykluczają się wzajemnie. W Zasadach wskazano na termin minimalny i maksymalny, godzący 2 aspekty: czas na opracowanie umowy i niewstrzymywanie kontraktacji. Ponadto wskazano na przedłoŜenie 13 po kolei do kaŜdego z partnerów oryginału umowy celem jej podpisania. b) Ponadto w przypadku większej liczby partnerów np.8, czy choćby 5, o liczbach ok. 15 nie wspominając, po tylu przesyłkach pocztą dokument ten będzie juŜ bardzo zniszczony, UM Łódzkie Str. 1 Przypis Umowa o współpracy ponadnarodowej 40. ŚBRR 41. Wzór Umowy o współpracy ponadnarodowej, str. 1, informacja w pkt. 2 1.Brak informacji o tym, Ŝe przetłumaczona umowa równieŜ musi zostać dostarczona do IOK. O konieczności dostarczenia umowy o współpracy ponadnarodowej do IOK mowa jest tylko w odniesieniu do oryginału podpisanego przez wszystkich partnerów. 2. NaleŜy zaznaczyć, iŜ umowa powinna zostać przetłumaczona na język polski przez tłumacza przysięgłego. 3. Wątpliwości wzbudza takŜe sformułowanie w punkcie 2 przypisu „Umowa w polskiej wersji językowej ma moc obowiązującą” – to będzie tłumaczenie a nie umowa. „Umowa o współpracy ponadnarodowej musi zostać przetłumaczona na język polski przez tłumacza przysięgłego, jeśli oryginał został sporządzony w języku obcym. Umowa w polskiej wersji językowej ma moc obowiązującą”. podpisu (podpisów) trwać będzie ok. 2 tygodni w przypadku jednego tylko partnera. Być moŜe naleŜy rozwaŜyć załoŜenie, iŜ na jednej stronie jest podpis tylko jednego partnera, co pozwoli na przesyłanie pocztą do kaŜdego z partnerów tylko jednej strony przeznaczonej dla danego partnera, a całość umowy byłaby równolegle przesyłana w wersji elektronicznej tak, aby jasnym było pod czym partnerzy się podpisują. Ad 1. IOK powinno dysponować zarówno oryginałem jak i tłumaczeniem – zatem naleŜy doprecyzować konieczność dostarczenia obydwu dokumentów do IOK. kopii umowy a nie oryginału, co powinno zniwelować opisane problemy. Kwestie usunięte ze wzoru umowy – regulowane przez Zasady. ad2. NaleŜy doprecyzować kwestię tłumaczenia, kto poświadczy ten dokument swoim podpisem i zagwarantować prawidłowość i fachowość takiego tłumaczenia. Tylko umowa przetłumaczona przez tłumacza przysięgłego jest wiarygodna. Kwestie usunięte ze wzoru umowy – regulowane przez Zasady. Komentarz – uwaga nr 3. 14 CRZL Umowa o współpracy ponadnarodowej - str. 1, przypis nr 2 Jaki stopień certyfikacji będzie wymagało tłumaczenie umowy? Doprecyzowanie. Kwestie usunięte ze wzoru umowy – regulowane przez Zasady. CRZL Umowa o współpracy ponadnarodowej - str. 1, przypis nr 2 Doprecyzowanie. Kwestie usunięte ze wzoru umowy – regulowane przez Zasady. UM Śląskie Zapisy dot. charakteru umowy JeŜeli oryginał umowy o współpracy ponadnarodowej będzie sporządzony w języku obcym, to w którym momencie naleŜy go przetłumaczyć na język polski - przed czy po podpisaniu tejŜe umowy? JeŜeli przed, to czy tłumaczenie teŜ ma być podpisane/parafowane przez wszystkich partnerów? Proponuje się uzupełnić informację „…lub jakikolwiek jej odpowiednik wykorzystywany w innym Kraju Członkowskim lub kraju pochodzenia partnera lub partnerów ponadnarodowych i zawierający niezbędne elementy…” o następujący zapis: „…lub jakikolwiek jej odpowiednik wykorzystywany w innym Kraju Członkowskim lub kraju pochodzenia partnera lub partnerów ponadnarodowych i zawierający niezbędne elementy ,wskazane w niniejszej umowie…”. Proponowana zmiana ma charakter doprecyzowujący, odnoszący się do zawartości merytorycznej niniejszej Umowy, zawierającej wszystkie niezbędne elementy słuŜące określeniu podstawowej organizacji zasad partnerstwa ponadnarodowego. Kwestie usunięte ze wzoru umowy – regulowane przez Zasady. ŚBRR Wzór Umowy o współpracy ponadnarodowej, str. 1, część ogólna – wstęp, przed pkt. 1 42. 43. 44. 45. Dodać zapis: „Umowa zawarta w dniu …..” oraz „obowiązuje od…” Data zawarcia Umowy nie jest jednoznaczna z datą rozpoczęcia realizacji. Uwaga nieuwzględniona Poszczególne zadania wskazują na daty rozpoczęcia i zakończenia działań. 15 Brak postanowień co do terminu trwania umowy. WUP Kraków 46. UM Małopolskie Wzór Umowy o współpracy ponadnarodowej W umowie nie wskazano okresu realizacji projektu ani okresu obowiązywania umowy, UM Łódzkie Str. 1 pkt.1 Umowa o współpracy ponadnarodowej Zapis „Informacja o Partnerach Ponadnarodowych” moŜe być mylący. UM Łódzkie Str. 1- 4 Umowa o współpracy ponadnarodowej Umowa nie zawiera informacji, który z partnerów będzie liderem. 47. 48. 49. Pomimo wskazania partnerów odpowiedzialnych za konkretne działania ktoś powinien być odpowiedzialny za całość, mimo iŜ za środki angaŜowane w ramach POKL odpowiadać będzie partner polski (wnioskodawca). Z postanowień umowy wynika, Ŝe wspólne działania nakierowane są na osiągnięcie konkretnych celów wobec czego no na stronie 4 w opisie współpracy międzynarodowej konieczne jest wskazanie konkretnej daty, do której cel będzie osiągnięty wobec czego umowa będzie trwała do momentu osiągnięcia ostatecznego celu oraz rozliczenia się partnerów. Konieczność uzupełnienia okresu związania partnerów umową. Proponowany zapis: „Informacja o partnerach w projekcie” - zapis ten wskazuje iŜ chodzi o wszystkich partnerów projektu, w tym równieŜ krajowych, jeśli będzie ich np. dwóch i dwóch zagranicznych. Wnioskodawca nie musi być liderem ,moŜe być partnerem w projekcie a liderem moŜe być partner zagraniczny bądź teŜ inny partner krajowy. Umowa powinna wskazywać lidera projektu / partnera wiodącego. Pozwoli to na dostęp do projektów ponadnarodowych wnioskodawcom, którzy nie mają doświadczenia ale chcieliby je zdobyć poprzez udział w projekcie jako partner a nie jako lider. Uwaga nieuwzględniona Kwestie regulowane przez Zasady – w umowie o współpracy ponadnarodowej występuje wyłącznie projektodawca – lider partnerstwa krajowego. Uwaga nieuwzględniona Kwestie zarządzania wskazywane są w umowie. Nie ma potrzeby wskazywania lidera w początkowych zapisach umowy, gdyŜ moŜe się zdarzyć, Ŝe lider będzie wskazywany w sposób rotacyjny. 16 UM Lubelskie Wzór umowy o współpracy ponadnarodowej, cz. I Informacja o Partnerach UM Dolnośląskie Informacja o Partnerach Ponadnarodowych UM Śląskie Umowa o współpracy ponadnarodowej, pkt 1. Informacja o partnerach ponadnarodowych UM Lubelskie Wzór umowy o współpracy ponadnarodowej, cz. II Opis współpracy ponadnarodowej 50. 51. 52. 53. Formularz dotyczący poszczególnych partnerów nie zawiera informacji nt. osoby uprawnionej do podejmowania decyzji wiąŜących w stosunku do partnera, informacja ta znajduje się na końcu wzoru umowy ale w ten sposób nieuwzględniony został moment reprezentacji podmiotów zawierających umowę. Wzór umowy przewiduje, Ŝe Partnerem nr 1 (Polskim projektodawcą) będzie organizacja. W Wytycznych w zakresie wdraŜania projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej w ramach PO KL istnieje moŜliwość realizacji projektu ponadnarodowego w formie współpracy pomiędzy partnerstwami. Czy w tym przypadku w umowie naleŜy wpisać Lidera danego partnerstwa? Proponuje się uŜyć określenia Lider przy oznaczaniu Partnera nr 1. Rozszerzenie nagłówka tabeli o zapisy „Planowane rezultaty i produkty, których nie udałoby się zrealizować wdraŜając projekt jedynie o zasięgu krajowym) Uzasadnienie w opisie uwagi. Uwaga nieuwzględniona Obecny zapis jest wystarczający dla wskazania reprezentacji. Tak. Kwestie zostaną wskazane w instrukcji do umowy. Ponadto, częściowo regulowane są przez Zasady. Zmiana spowoduję większą czytelność i uniwersalność zapisu, Umowa powinna jednoznacznie wskazywać Lidera projektu, a jeśli ma mieć charakter międzynarodowy, wskazanie Lidera usystematyzuje zapisy Umowy. Modyfikacja ta, będąca zapisem z Wytycznych pozwoli na uzasadnienie kwestii związanych z partnerstwem ponadnarodowym. Uwaga nieuwzględniona Komentarz – uwaga nr 49. Kwestie uwzględnione zostaną w instrukcji do umowy o współpracy ponadnarodowej. 17 Pkt 2 Opis współpracy ponadnarodowej Wspólne cele partnerów realizujących projekt we współpracy ponadnarodowej / Planowane rezultaty i produkty Umowa o współpracy ponadnarodowej Proponuje się rozszerzyć zapis o wskazanie wartości dodanej działań podejmowanych w projekcie. Rezultaty powinny wynikać z celów projektu, dlatego jednoznaczne wskazanie na uzupełnienie opisu o wartość dodaną w projekcie z pewnością wpłynie na czytelność zapisów Umowy, a tym samym na zasadność zawarcia partnerstwa. Propozycja wskazania wartości dodaną partnerstwa, która nie zostałaby osiągnięta bez jego zawarcia. CRZL Umowa o współpracy ponadnarodowej/ List intencyjny Propozycja wskazania jakie cele priorytetu będzie wspierać dane partnerstwo. Zgodność z obowiązującymi wytycznymi Ministra Rozwoju Regionalnego w tym zakresie (9.2 podrozdział 2 - Wybór projektów współpracy ponadnarodowej) Takie cele mogłyby być zapisane w umowie bądź w liście intencyjnym. PARP Umowa o współpracy ponadnarodowej pkt 2, tabela „Planowane rezultaty i produkty”. Proponujemy zmienić tytuł na „Planowane rezultaty i produkty w ramach partnerstwa”. UM WarmińskoMazurskie Wzór umowy o współpracy ponadnarodowej Tabela 2 ,,Opis współpracy ponadnarodowej”- planowane rezultaty i produkty. NaleŜy odwrócić kolejność: Planowane produkty i rezultaty. CRZL Umowa o współpracy ponadnarodowej - pkt 2, opis współpracy ponadnarodowej, tabela 2, str. 4 Propozycja dookreślenia zapisu „planowane rezultaty i produkty” o podział na rezultaty miękkie i twarde. UM Śląskie 54. CRZL 55. 56. 57. 58. 59. Zachowanie spójności z tabelą 1 pkt. 2, która odnosi się do wspólnych celów partnerów realizujących projekt o współpracy ponadnarodowej. Najpierw opisuje się co będzie zrobione - produkty, natomiast rezultaty są efektem podjętych w projekcie działań. Doprecyzowanie. Uwaga nieuwzględniona Uzasadnienie: Wartość dodana będzie opisywana we wniosku o dofinansowanie projektu Uwaga nieuwzględniona Uzasadnienie: Informacje wskazywane we wniosku o dofinansowanie projektu. Uwaga nieuwzględniona Zapisy nie wpływają zasadniczo na treść umowy, a wprowadzają dodatkową zmianę we wzorach funkcjonujących w róŜnych krajach. Kwestie do uwzględnienia w instrukcji wypełniania umowy o współpracy ponadnarodowej oraz wniosku. 18 CRZL Umowa o współpracy ponadnarodowej opis współpracy, str 4 CRZL Umowa o współpracy ponadnarodowej - pkt 2, opis współpracy ponadnarodowej, tabela 2, str. 4 UM Łódzkie Str. 6 Opis działań ponadnarodowych Umowa o współpracy ponadnarodowej OFOP Umowa część 2. Opis współpracy ponadnarodowej, tabela „Opis działań ponadnarodowych” 60. 61. 62. 63. W punkcie 2: Opis współpracy ponadnarodowej naleŜałoby dodać tabelę, ew. podpunkt z prośbą o wskazanie konkretnych (ilościowych i jakościowych) rezultatów twardych i miękkich, które nie zostałyby osiągnięte bez zawarcia partnerstwa ponadnarodowego. Propozycja opisu równieŜ trwałości rezultatów, które zostaną osiągnięte dzięki w/w partnerstwu i zobowiązań partnerów w tym względzie (np. odnośnie utrzymania obiektów, punktów porad etc.) 1. Zapis „daty rozpoczęcia i zakończenia działania” nie jest precyzyjny. 2. zapis „miejsce realizacji działania (Państwo pochodzenia partnera ponadnarodowego) – proponuję wykreślić słowo „ponadnarodowego” i rozdzielić kwestię miejsca realizacji działania od Państwa pochodzenia partnera Jednoznaczne sformułowanie nagłówka 3 kolumny – obecnie „Miejsce realizacji działania (Państwo pochodzenia partnera ponadnarodowego)” Byłoby zgodne z obowiązującymi wytycznymi Ministra Rozwoju Regionalnego w tym zakresie (rozdział 7, punkt 2). Uwaga nieuwzględniona W pkt. 2 są juŜ wskazywane rezultaty. Doprecyzowanie trwałości rezultatów mogłoby mieć wpływ na wybór projektu. Kwestie uwzględnione we wniosku. Ad 1. Warto dodać, iŜ chodzi przykładowo o daty miesięczne tak jak ma to miejsce we wniosku o dofinansowanie w harmonogramie realizacji projektu. Wskazanie przykładowo daty dziennej moŜe powodować duŜo zmian w umowach. Z kolei pozostawienie tego zapisu bez doprecyzowania moŜe skutkować tym, iŜ niektórzy będą wskazywać daty dzienne a inni miesięczne. Ad 2.. Jeśli chodzi o to aby jako miejsce realizacji działania wskazać państwo i nie jest konieczne podanie innych szczegółów wymaga to innego sformułowania nazwy kolumny. Obecne sformułowanie nie jest jednoznaczne. MoŜliwe są sytuacje, gdy partnerzy z róŜnych państw wspólnie będą realizowali działania - Ad. 1 Kwestie do uwzględnienia w instrukcji wypełniania umowy o współpracy ponadnarodowej Ad. 2 Uwaga uwzględniona Uwaga uwzględniona 19 Proponujemy „Kraj realizacji działania” ALBO „Państwo pochodzenia partnera ponadnarodowego” KPRM 64. PARP 65. OFOP 66. Wzór umowy o współpracy ponadnarodowej/opis działań ponadnarodowych, punkt: „Miejsce realizacji działania (Państwo pochodzenia partnera ponadnarodowego)” Umowa o współpracy ponadnarodowej - pkt 2, tabele: „Opis działań ponadnarodowych”, Szczegółowy opis planowanych działań……” oraz pkt 3, tabela: „Postanowienia finansowe”. Umowa część 2. Opis współpracy ponadnarodowej, tabela „Opis działań ponadnarodowych” oraz tabela „Szczegółowy opis planowanych zadań i sposób ich realizacji przez kaŜdego partnera w ramach Zastąpienie sformułowaniem „„Miejsce realizacji działania”, bez doprecyzowania, iŜ jest to państwo pochodzenia partnera ponadnarodowego. wówczas nie da się określić jednego państwa. Poza tym mogą mieć miejsce takie sytuacje, Ŝe działanie będzie realizowane przez jednego z partnerów poza jego krajem pochodzenia. Zatem postulujemy jednoznaczne sformułowanie nagłówka kolumny. Działanie będące przedmiotem współpracy ponadnarodowej nie musi być realizowane w państwie pochodzenia partnera ponadnarodowego (a np. w państwie pochodzenia beneficjenta lub w państwie trzecim). Uwaga uwzględniona Proponujemy dodać w komentarzu do tabel informację, Ŝe tabele powinny zawierać te same nazwy działań. Wyjaśnienie dla przygotowujących umowę, w celu uniknięcia sytuacji, w których mogą pojawić się rozbieŜności. Kwestie do uwzględnienia w instrukcji wypełniania umowy o współpracy ponadnarodowej Usunięcie 7 kolumny „Opis zadań” W projekcie umowy w kolejnym punkcie znajduje się tabela „Szczegółowy opis planowanych zadań i sposób ich realizacji przez kaŜdego partnera w ramach poszczególnych działań ponadnarodowych”. W związku z powyŜszym 7 kolumna w tabeli „Opis działań …” wydaje się zbędna Kwestie do wyjaśnienia w instrukcji wypełniania umowy o współpracy ponadnarodowej 20 poszczególnych działań ponadnarodowych” OFOP 67. UM WarmińskoMazurskie Umowa część 2. Opis współpracy ponadnarodowej, tabela „Opis działań ponadnarodowych” oraz Część 2. Opis współpracy ponadnarodowej, punkt „Planowane rezultaty i produkty” Wzór umowy o współpracy ponadnarodowej 68. OFOP 69. Umowa część 3. Postanowienia finansowe, tabela „Jakie są źródła finansowania działań ponadnarodowych realizowanych przez poszczególnych partnerów …” Usunięcie 8 kolumny „Planowane/zakładane rezultaty i produkty” ALBO Usunięcie punktu „Planowane rezultaty i produkty”. Tabela „Opis planowanych działań” str. 6 wymaga wyszczególnienia działań realizowanych w ramach projektu. NaleŜy wskazać czy działania te powinny być toŜsame z zadaniami wyszczególnionymi we wniosku o dofinansowanie lub teŜ działaniami wyszczególnionymi w harmonogramie zawartym we wniosku z uwagi na późniejszy wymóg powtórzenia szczegółowego opisu. Umiejscowienie szczegółowego opisu zaplanowanych działań w oddzielnej tabeli będzie bardziej czytelne i pozwoli na zawarcie większej ilości informacji. Postulujemy usunięcie tej kolumny ALBO usunięcie punktu wcześniejszego w projekcie umowy „Planowane rezultaty i produkty” – obecny układ umowy wymusza podanie tych samych informacji w dwóch miejscach. Brak wskazania skąd mają wynikać działania pozostawia dowolność interpretacji. Brak doprecyzowania będzie powodował wątpliwości przy wypełnianiu i niespójność pomiędzy umowami róŜnych projektodawców pomimo wykorzystywania jednego wzoru. Wydaje się, Ŝe uzasadniony byłby wymóg określenia, z którego krajowego EFS-u dany partner zapewnia wkład własny. Uwaga nieuwzględniona Uzasadnienie: W części dotyczącej opisu zadań kwestie te zostały rozbite z podziałem na inne, bardziej szczegółowe elementy. Kwestie do wyjaśnienia w instrukcji wypełniania umowy o współpracy ponadnarodowej Kwestie do uwzględnienia w instrukcji wypełniania umowy o współpracy ponadnarodowej 21 CRZL Umowa o współpracy ponadnarodowej tabela str. 8 WUP Kraków Uwagi do umowy dot. współpracy ponadnarodowej w ramach POKL CRZL Umowa o współpracy ponadnarodowej, tabela str. 8 70. 71. 72. Tabela - "jakie są źródła finansowania działań" wydaje się nieprecyzyjna nie wiadomo czy chodzi tylko o zaznaczenie jaki typ źródeł finansowania będzie występował (tak/nie) czy teŜ moŜe o wskazanie procentowe. Wydaje się, być zasadnym o wskazanie i rodzaju i procentu źródeł finansowania W kaŜdej zawieranej umowie powinien być określony przedmiot umowy z jasno określonymi uprawnieniami i obowiązkami stron. Sugerowanym rozwiązaniem jest wpisanie obowiązków i uprawnień w tabelę umieszczoną na stronie 7 w sposobie realizacji działania (co wymagałoby doprecyzowanie takiego właśnie rozumienia pojęcia „sposób realizacji zadań”). Propozycja doprecyzowania pojęcia „wkład rzeczowy” (tabela str. 9) Doprecyzowanie. Uwaga nieuwzględniona Uzasadnienie: IZ nie widzi potrzeby uszczegóławiania wskazanych zapisów tym bardziej, Ŝe inne kraje nie wprowadziły podobnego wymogu. Zdaniem WUP Kraków tabela zawarta na stronie 6 pod nazwą „Opis działań ponadnarodowych” nie spełnia tego wymogu. Umieszczone tam nazwa działania, data jego rozpoczęcia i zakończenia, miejsce realizacji działania oraz partner odpowiedzialny za realizację działania pozwalają na opisanie działań, a nie wskazują na obowiązki i uprawnienia parterów. W przypadku innych partnerów biorących udział w działaniu nie ma nawet takich podstawowych danych jak opis ich zadań. Doprecyzowanie. Kwestie do uwzględnienia w instrukcji wypełniania umowy o współpracy ponadnarodowej Kwestie do uwzględnienia w instrukcji wypełniania umowy o współpracy ponadnarodowej 22 UM Śląskie Pkt Zagadnienia organizacyjne Opis procedur organizacyjnych uzgodnionych dla partnerstwa ponadnarodowego Proponuje się uzupełnić opis o informacje dot. metodologii wymiany informacji, wyników i rezultatów oraz wskazanie narzędzi słuŜących komunikacji i wymianie informacji . UM Śląskie Pkt Zagadnienia organizacyjne Opis procedur organizacyjnych uzgodnionych dla partnerstwa ponadnarodowego Proponuje się doprecyzować zapis dot. procedur obowiązujących partnerów ponadnarodowych przy podejmowaniu decyzji o wskazanie metodologii uzgodnień organizacyjnych i sposobu podejmowania decyzji w projekcie. Art.2 listu intencyjnego zawiera stwierdzenie, iŜ „umowa o współpracy ponadnarodowej określi szczegółowe działania, które będą podejmowane w związku z realizacją i zarządzaniem projektem...” 73. 74. UM Małopolskie Wzór Umowy o współpracy ponadnarodowej 75. Uzupełnienie opisu o wskazanie metodologii pozwoli na określenie ścieŜki komunikowania się i systemu przepływu informacji, czasookresu i narzędzi słuŜących wymianie informacji. Zmiana sposobu podejmowania decyzji spowoduje większą czytelność zapisów Umowy, pozwoli na jednoznaczne określenie zasad decyzyjnych wśród wszystkich partnerów. Sposób i struktura zarządzania projektem nie znajduje odzwierciedlenia w treści przygotowanego wzoru umowy o współpracy ponadnarodowej. Konieczne jest wprowadzenie do punktu 4 „Zagadnienia organizacyjne” wymogu dot. przedstawienia struktury konsorcjum/partnerstwa ponadnarodowego, w tym m.in. • uzasadnienie podziału zadań pomiędzy partnerów, w szczególności partnera wiodącego w danym zadaniu, • partnera koordynującego proces decyzyjny wewnątrz konsorcjum • partnera koordynującego proces komunikacji i wymiany informacji. Uwaga nieuwzględniona IZ nie widzi zasadności nakładania na partnerów obowiązku wskazania metodologii. Tego typu zapisy nie będą jasne i zrozumiałe dla projektodawcy i partnerów. Wskazane kwestie moŜna opisać, uŜywając prostszych zapisów. Kwestie do uwzględnienia w instrukcji wypełniania umowy o współpracy ponadnarodowej 23 PARP 76. Umowa o współpracy ponadnarodowej - pkt 5, oświadczenie. Proponuję zmienić zapis na „ NiŜej podpisani Partnerzy zostali poinformowani, Ŝe projekt współpracy ponadnarodowej / z komponentem ponadnarodowym jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego. Partner polski (wskazany poniŜej jako Partner nr 1 występuje jako projektodawca i lider partnerstwa”. Ponadto w ramach pkt 4 "Zagadnienia organizacyjne”, lub jako osobnego punkt umowy naleŜy wprowadzić kwestie w następujących przypadkach: • postępowania w przypadku odstąpienia od umowy jednego z partnerów na etapie realizacji projektu • nie wywiązywania się z obowiązków przez partnerów lub zwłokę w realizacji zadań. • odpowiedzialności np. odszkodowanie za poniesione straty lub koszty wynikłe z zaniedbania obowiązków określonych w umowie. sporów między partnerami, uniewaŜnienia umowy partnerskiej czy zasad wprowadzania zmian w umowie partnerskiej. Partner polski jest na tym etapie wnioskodawcą / beneficjentem, działającym w imieniu i na rzecz partnerstwa. Zapis „…realizowany przez polskiego partnera ….” wskazuje, Ŝe projekt jest faktycznie realizowany tylko przez polskiego partnera, a pozostali partnerzy nie są aktywnymi wykonawcami Opracowany wzór zawiera minimum zapisów – moŜe być modyfikowany przez IP w konsultacji z KIW. Zapis został usunięty 24 działań. Brak postanowień dotyczących realizatorów projektu. WUP Kraków 77. ŚBRR 78. OFOP Wzór Umowy o współpracy ponadnarodowej, str.11, pkt. 5 „Podpisy partnerów” Umowa część 5. Podpisy partnerów. 79. List intencyjny ŚBRR 80. UM WarmińskoMazurskie 81. CRZL 82. Wzór Umowy o współpracy ponadnarodowej, str.11, pkt. 5 „Podpisy partnerów”, pole pt. „Podpis” Wzór umowy o współpracy ponadnarodowej Umowa o współpracy ponadnarodowej pkt 5, podpisy partnerów, str. 11 Proponuje się zmodyfikowanie pola pt. „Imię, nazwisko i stanowisko osoby uprawnionej do podejmowania decyzji wiąŜących w stosunku do partnera” Dodanie moŜliwości podpisu przez więcej niŜ jedną osobę „Imię, nazwisko i stanowisko osoby/ osób uprawnionych do podejmowania decyzji wiąŜących w stosunku do partnera:” Jaki ma to być podpis? Tabela 5 ,,Podpisy partnerów” – pieczęć organizacji. NaleŜy zamieścić przypis: ,,JeŜeli organizacja posiada pieczęć” Propozycja doprecyzowania miejsca i formy akceptacji przez polską IP. Często stroną umowy są jednostki samorządu terytorialnego posiadające osobowość oprawną, natomiast projekt jest realizowany przez jednostki organizacyjne JST, które nie są samodzielnymi podmiotami prawa. W umowie winne być wskazane obydwa pomioty ze względu na kwestie związane z rozliczeniami projektu etc. MoŜe wystąpić sytuacja, Ŝe do reprezentacji danego Partnera uprawnionych będzie więcej niŜ jedna osoba. Partnerzy mogą mieć róŜny sposób reprezentacji - do zaciągania zobowiązań moŜe być wymagana większa ilość podpisów. Proponuje się doprecyzować zapis: czy ma to być podpis czytelny, czy podpis skrócony – parafka. W niektórych krajach organizacje nie posiadają pieczątek i posługują się wyłącznie papierem firmowym. Zgodność z obowiązującymi wytycznymi Ministra Rozwoju Regionalnego w tym zakresie (podrozdział 9.2, punkt 7) Kwestie rozwiązane analogicznie do rozwiązań przyjętych w przypadku wniosku o dofinansowanie projektu. Uwaga uwzględniona W instrukcji wypełniania umowy kwestie te zostaną wskazane. Kwestie do uwzględnienia na poziomie instrukcji wypełniania umowy o współpracy ponadnarodowej. Uwaga nieuwzględniona Uzasadnienie: Kwestie te są regulowane przez Wytyczne 25 ŚBRR Załącznik do Umowy o współpracy ponadnarodowej, część dotycząca statusu prawnego 83. NSZZ Solidarność 84. (Wzór) Umowa o współpracy ponadnarodowej (Załącznik; Status prawny) Proponuje się zmodyfikować wykaz nazw podmiotów o statusie prawnym Zamienić kategorię „przedsiębiorstwo handlowe” na „przedsiębiorstwo” Załącznik zawiera wykaz nazw podmiotów, których status prawny de facto nie został przez tą nazwę określony tytułem przykładu: Przedsiębiorstwo handlowe – jaki jest jego status prawny? czy jest to spółka prawa handlowego posiadająca osobowość prawną, czy teŜ „ułomną” osobowość prawną, czy moŜe jest to osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą – a te uwagi moŜna jak najbardziej odnieść do systemów prawnych funkcjonujących w innych krajach Unii Europejskiej. W przedmiotowym załączniku błędnie zinterpretowano pojęcia statusu organizacyjnego ze statusem prawnym, które to pojęcia nie są toŜsame. Obecny zapis „przedsiębiorstwo handlowe” w sposób niczym nie uzasadniony dyskryminuje przedsiębiorstwa innego rodzaju np. produkcyjne, czy teŜ usługowe. Zapis „przedsiębiorstwo” obejmuje swoim znaczeniem wszystkie rodzaje przedsiębiorstw. MRR oraz Zasady. Nie ma potrzeby regulowania ich na poziomie wzoru umowy. Uwaga nieuwzględniona Załącznik zawiera listę zgodną z typologią europejską. Wskazywane dane mają charakter orientacyjny. Tak określony katalog funkcjonuje na poziomie innych państw członkowskich i w celu zachowania jednolitego podejścia powinien zostać zachowany. Uwaga nieuwzględniona Zapis przetłumaczony z wersji angielskiej. Katalog ma charakter otwarty, stąd moŜliwość wpisania równieŜ innych podmiotów. 26 PARP Załącznik „Typ organizacji” Proponujemy uzupełnienie zapisu: „(EFS) Instytucja Zarządzająca lub Instytucja Pośrednicząca na poziomie regionalnym lub centralnym lub Instytucja Pośrednicząca II stopnia” Załącznik nie przewiduje jako strony umowy Instytucji Pośredniczącej II stopnia. 85. WUP Gdańsk Umowa o współpracy ponadnarodowej, Informacje o partnerach – typ organizacji W załączniku w tabeli Typ organizacji podano do wyboru opcje, które nie zawsze się wykluczają. W przypadku gdy instytucja jest instytucją pośredniczącą a jednocześnie jednostką samorządu regionalnego, które pole naleŜy wybrać. UM Małopolskie Wzór Umowy o współpracy ponadnarodowej, Załącznik – typ organizacji (wersja angielska) W wersji polskiej, odpowiednik “Organisation providing support and guidance for disadvantaged groups” przetłumaczono jako “Ośrodek Pomocy Społecznej”. Znaczenie angielskie wydaje się szersze. „Ośrodek pomocy społecznej” w wersji angielskiej PO KL jest przetłumaczony jako „social assistance centres. Konieczność ujednolicenia znaczenia. UM Dolnośląskie Załącznik, Typ organizacji Wprowadzenie dodatkowego typu organizacji ze względu na beneficjenta systemowego w Poddziałaniu 7.1.2. UM Lubelskie Wzór umowy o współpracy ponadnarodowej, Załącznik Proponuję zamiast „Ośrodek Pomocy Społecznej” wprowadzić zapis: „Ośrodek Pomocy Społecznej/Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie” Zamknięta lista statusów prawnych oraz typów organizacji wymaga rozbudownia uwzględniającego wszystkich potencjalnych projektodawców oraz ujednolicenia z 86. 87. 88. 89. Wniosek o dofinansowanie zawiera o wiele szerszą listę statusów prawnych (bardziej precyzyjną – ułatwiającą weryfikacje wniosku o Uwaga nieuwzględniona Uzasadnienie: Lista podmiotów jest zgodna z europejskimi kategoriami i obowiązuje w innych krajach. W związku z czym w opinii IZ nie naleŜy wprowadzać zmian w tym zakresie. Poprzez IP naleŜy rozumieć równieŜ IP2, co zostanie uwzględnione w instrukcji do wypełniania umowy. Wyjaśnienia tych kwestii zostaną zawarte w instrukcji wypełniania umowy. Zapis został rozszerzony równieŜ o podmioty niepubliczne Uwaga nieuwzględniona Uzasadnienie: Wskazana lista nie jest listą zamkniętą. 27 listą zawartą we wniosku o dofinansowanie projektu w ramach PO KL WUP Kraków 90. NaleŜy ujednolicić pojęcia uŜyte w załączniku do umowy. Sugeruje się ujednolicenie pojęć zgodnie z SIMIK i GWA. dofinansowanie). Zamknięta lista typów instytucji moŜe nie uwzględniać wszystkich typów instytucji uprawnionych do aplikowania i jest niezgodna z ideą niezamykania listy potencjalnych projektodawców. Załącznik zawiera pojęcia, które nie są zdefiniowane w prawie polskim takie jak – jednostka samorządu regionalnego lub lokalnego, instytucja doradcza czy organizacja rozwoju regionalnego. Być moŜe wynika to z błędu tłumacza wobec czego naleŜałoby zlecić tłumaczenie podmiotowi dającemu gwarancję prawidłowego przetłumaczenia danych pojęć. Jeśli nie, to naleŜałoby wpisać w załącznik instytucje, które są zdefiniowane lub teŜ wyjaśnić w przypisach do umowy co naleŜy rozumieć pod kaŜdym niezdefiniowanym pojęciem. Ponadto w załączniku zawarte są pojęcia wzajemnie się wykluczające – np. Ośrodek Pomocy Społecznej, będący jednostką organizacyjną samorządu, nie posiada osobowości prawnej i nie ma zdolności do podpisania umowy. Uwaga nieuwzględniona Uzasadnianie: Wskazana lista jest zgodna z typologią europejską i dla ułatwienia jej wypełniania przez partnerów ponadnarodowych, w opinii IZ, powinna pozostać niezmieniona. 28
