INSTRUKCJA OBSŁUGI PROGRAMU AudaShare

Transkrypt

INSTRUKCJA OBSŁUGI
PROGRAMU
AudaShare
Wersja 2.8.4
Audatex Polska Sp. z o.o.
2009
Spis Treści
1.
WPROWADZENIE.......................................................................................................................... 4
1.1.
1.2.
1.3.
1.4.
1.5.
1.5.1.
1.5.2.
1.5.3.
1.5.4.
SPOSÓB DZIAŁANIA ............................................................................................................................... 4
ADMINISTRACJA I KONFIGURACJA PROGRAMEM ................................................................................... 4
WYMAGANIA SPRZĘTOWE..................................................................................................................... 4
WYMAGANE OPROGRAMOWANIE .......................................................................................................... 5
SKRÓTY I PRZYJĘTE OZNACZENIA ......................................................................................................... 5
OKNA DIALOGOWE I INSTRUKCJE .......................................................................................................... 5
POLECENIA MENU ................................................................................................................................. 5
POLECENIA WINDOWS .......................................................................................................................... 5
OZNACZENIA KLAWIATURY .................................................................................................................. 5
2.
INSTALACJA PROGRAMU........................................................................................................... 6
3.
KONFIGURACJA PROGRAMU .................................................................................................. 11
3.1.
3.2.
3.3.
3.4.
3.5.
3.6.
3.6.1.
3.6.2.
3.6.3.
3.6.4.
3.7.
3.8.
3.9.
4.
PIERWSZE LOGOWANIE ....................................................................................................................... 11
ZARZĄDZANIE UŻYTKOWNIKAMI ........................................................................................................ 11
DZIENNIK ZDARZEŃ W SPRAWIE.......................................................................................................... 15
ZMIANA HASŁA UŻYTKOWNIKA .......................................................................................................... 16
MIGRACJA Z AUDAPAD ...................................................................................................................... 18
OPCJE PROGRAMU ............................................................................................................................... 21
OPCJE PROGRAMU ............................................................................................................................... 21
USTAWIENIA KALKULACJI AUDATEX .................................................................................................. 23
ADMINISTRACJA ................................................................................................................................. 24
POŁOŻENIE PLIKÓW ............................................................................................................................ 28
SZABLONY .......................................................................................................................................... 29
ZARZĄDZANIE PARTNERAMI ............................................................................................................... 32
UWAGI ................................................................................................................................................ 34
PRACA Z PROGRAMEM............................................................................................................. 37
4.1.
4.2.
4.2.1.
4.2.2.
4.2.3.
4.3.
4.4.
4.5.
4.6.
4.7.
4.7.1.
4.7.2.
4.7.3.
4.7.4.
4.7.5.
4.7.6.
4.8.
4.9.
4.10.
4.11.
4.12.
4.13.
4.14.
4.15.
4.16.
4.17.
4.18.
4.19.
LOGOWANIE ....................................................................................................................................... 37
EKRAN GŁÓWNY ................................................................................................................................. 37
MENU ................................................................................................................................................. 38
LISTWA PRZYCISKÓW ......................................................................................................................... 40
LISTA SPRAW ...................................................................................................................................... 40
STANY AKTYWNOŚCI SPRAWY ............................................................................................................ 41
STAN DOMYŚLNEJ KALKULACJI W SPRAWIE ........................................................................................ 41
STATUSY SPRAWY ............................................................................................................................... 42
NOWA SPRAWA ................................................................................................................................... 42
EDYCJA SPRAWY ................................................................................................................................. 58
NOWA KALKULACJA ........................................................................................................................... 59
EDYCJA KALKULACJI .......................................................................................................................... 59
USUŃ KALKULACJĘ ............................................................................................................................. 59
IMPORT Z AUDAPAD ........................................................................................................................... 60
KOPIUJ KALKULACJĘ .......................................................................................................................... 60
PODGLĄD KALKULACJI ....................................................................................................................... 60
PRZELICZ KALKULACJĘ ....................................................................................................................... 61
OZNACZ JAKO DOMYŚLNĄ .................................................................................................................. 61
ZMIANA NAZWY KALKULACJI ............................................................................................................. 61
IMPORT ZAŁĄCZNIKÓW ....................................................................................................................... 62
PORÓWNANIE KALKULACJI ................................................................................................................. 62
WYBÓR PŁYTY DO PRZELICZENIA ....................................................................................................... 63
WYSYŁANIE DANYCH DO SYSTEMU WYCENY WARTOŚCI POJAZDU INFO-EKSPERT ............................. 63
USUŃ SPRAWĘ .................................................................................................................................... 64
KOPIUJ SPRAWĘ .................................................................................................................................. 64
PRZYPISZ PRACOWNIKA ...................................................................................................................... 64
WYŚLIJ ZLECENIE (OPCJONALNE)........................................................................................................ 65
WYŚLIJ KALKULACJĘ (PDF) (OPCJONALNE) ....................................................................................... 66
2
4.20.
4.21.
4.22.
4.23.
4.24.
4.25.
5.
KOMUNIKACJA AUDANET ........................................................................................................ 71
5.1.
5.2.
6.
WCZYTAJ ZLECENIE Z PLIKU (OPCJONALNE) ....................................................................................... 66
ZAPISZ SPRAWĘ DO PLIKU (OPCJONALNE) ........................................................................................... 67
FILTROWANIE I WYSZUKIWANIE SPRAW .............................................................................................. 67
GRUPOWANIE SPRAW WG UŻYTKOWNIKÓW ........................................................................................ 68
STATYSTYKI SPRAW............................................................................................................................ 69
WYDRUK LISTY SPRAW ....................................................................................................................... 70
IMPORT SPRAWY Z AUDANET ............................................................................................................. 71
EKSPORT SPRAWY DO AUDANET ........................................................................................................ 73
PRACA Z AKTÓWKĄ .................................................................................................................. 75
6.1.
6.2.
6.3.
6.4.
6.5.
KONFIGURACJA AKTÓWKI................................................................................................................... 75
WYBIERANIE SPRAW DO PRACY Z AKTÓWKĄ ...................................................................................... 78
SYNCHRONIZACJA............................................................................................................................... 79
PRACA ZE SPRAWĄ .............................................................................................................................. 79
NOWA SPRAWA W AKTÓWCE .............................................................................................................. 79
3
1. Wprowadzenie
Program AudaShare jest następcą produktu AudaStation firmy Audatex
Polska Sp. z o.o.. Program rozszerza możliwości AudaStation o zarządzanie
kalkulacjami oraz eksport i import danych do systemów zewnętrznych.
1.1.
Sposób działania
Program Sieciowe Zarządzanie Kalkulacjami Audatex AudaShare powstał
w odpowiedzi na zapotrzebowanie rynku polskiego na produkt spełniający
wymogi funkcjonalne i technologiczne dzisiejszych systemów komputerowych,
takich jak:
- praca w środowisku sieciowym,
- wymiana danych pomiędzy użytkownikami,
- wymiana danych z systemami zewnętrznymi
i uzupełnieniu braków funkcjonalnych oprogramowania AudaStation o:
-
wyszukiwanie / sortowanie kalkulacji,
usunięcie limitu ilości przechowywanych kalkulacji w systemie (1000
kalkulacji w AudaPad),
rozwiązuje problem drukowania polskich znaków na dowolnej drukarce.
Ponadto program AudaShare jest zintegrowany pozostałymi modułami
oferowanymi przez Audatex Polska tj.: AudaVin, AudaHistory, AudaOptima,
AudaSalvage.
1.2.
Administracja i konfiguracja programem
Sieciowe
Zarządzanie
Kalkulacjami
Audatex
AudaShare
dysponuje
rozbudowanym modułem do zarządzania programem. Moduł administracyjny
składa się z dwóch opcji:
- Administracji użytkowników
– Opcja umożliwia definiowanie nowych
i administrację istniejących użytkowników;
- Dziennika zdarzeń w sprawie
– przeglądania wszystkich zdarzeń
dotyczących szkód.
Sugerujemy, aby w pierwszej kolejności dokładnie zapoznać się z rozdziałem
poświęconym administracji programu, definicji użytkowników i nadawaniu praw
dostępu. Zagadnienia administracyjne i konfiguracyjne opisano w rozdziale 3.
1.3.
Wymagania sprzętowe
Do prawidłowej pracy, niezbędny jest komputer kompatybilny z IBM PC,
spełniający następujące wymagania:
256 MB RAM;
Sieciowe Zarządzanie Kalkulacjami Audatex AudaShare – Instrukcja obsługi programu
Strona 4
1.4.
1,5 GB obszaru na dysku twardym (zajęty obszar będzie wzrastał wraz
z przyrostem bazy danych oraz archiwum płyt);
Karta sieciowa;
Modem lub stałe łącze z Internetem;
Monitor SVGA (1024 x 768).
Wymagane oprogramowanie
Poza wymaganiami wymienionymi w punkcie 1.3.,
zainstalowania jest oprogramowanie wymienione poniżej.
1.5.
niezbędne
do
Windows 2000/XP/Vista;
AudaStation, jeżeli na stanowisku będą przeliczane kalkulacje;
Dostęp do Internetu;
W przypadku pracy wielostanowiskowej (kilka licencji AudaShare)
wymagany jest protokół TCP/IP;
System bazy danych (FireBird).
Skróty i przyjęte oznaczenia
W niniejszej instrukcji wykorzystano następujące oznaczenia w celu lepszego
zorganizowania materiału.
1.5.1. Okna dialogowe i instrukcje
Nazwy okien dialogowych i instrukcji zapisano czcionką pochyłą. Na przykład:
Kliknij klawisz Cofnij w oknie Logowanie.
1.5.2. Polecenia menu
Znak „>” oznacza ścieżkę dostępu do pozycji w menu. Na przykład, aby
uruchomić import danych, podane zostaną następująca instrukcja:
Wybierz Plik > Importuj.
1.5.3. Polecenia Windows
Znak „→” oznacza ścieżkę dostępu do pozycji w menu. Na przykład, aby
uruchomić import danych, podana zostanie następująca instrukcja:
Uruchom Start → Panel sterowania → ODBC Manager.
1.5.4. Oznaczenia klawiatury
Nazwy klawiszy oznaczono dużymi literami. Znak „+” oznacza kombinację
klawiszy. I tak na przykład:
Naciśnij klawisz Ctrl+I w celu zaimportowania wykonanych kalkulacji.
Strona 5
2. Instalacja programu
Warunkiem koniecznym do zainstalowania oprogramowania jest podpisanie
umowy najmu.
Program AudaShare może zostać zainstalowany na komputerze pracującym
w sieci jak i na pojedynczej stacji roboczej. Ten rozdział zawiera informacje na temat:
1. Instalacji pełnej
2. Instalacji niestandardowej
Proces instalacji oprogramowania rozpoczyna się poprzez uruchomienie pliku
z płyty programowej. Po uruchomieniu procedury, należy wybrać język,
w którym dokonywana będzie instalacja.
Rysunek 2.1. Wybór języka
Po kliknięciu na przycisk Dalej pojawia się ekran jak na rysunku 2.2, na którym
należy wprowadzić dane użytkownika:
• Nazwa użytkownika
• Firma
• Numer seryjny – numer licencji podany przez Audatex Polska
UWAGA: dane wpisane w polu Nazwa użytkownika oraz Firma będą pojawiały się
w nagłówku kalkulacji, użytkownicy, którzy nie otrzymają prawa edycji nagłówka nie
będą mogli modyfikować wprowadzonych podczas instalacji danych.
Strona 6
Rysunek 2.2. Wprowadzenie danych o kliencie
Podczas instalowania oprogramowania po raz pierwszy, pojawia się
dodatkowe okno, w którym należy wpisać m.in. miejscowość.
UWAGA: dane wpisane w polu Miejscowość będą pojawiały się
w nagłówku kalkulacji, użytkownicy, którzy nie otrzymają prawa edycji nagłówka nie
będą mogli modyfikować wprowadzonych podczas instalacji danych.
Po uzupełnieniu danych i wybraniu przycisku Dalej użytkownik wybiera typ
instalacji
.
Rysunek 2.3. Wybór typu instalacji
Po wybraniu typu instalacji należy wskazać dysk twardy, na którym oprogramowanie
ma zostać zainstalowane. W poniższym przykładzie użytkownik ma do wyboru dwa
dyski C oraz D.
Strona 7
Rysunek 2.4. Wybór dysku
W przypadku wyboru instalacji niestandardowej, po wskazaniu miejsca lokalizacji
oprogramowania użytkownik ma również możliwość wyboru składników do
instalacji.
Rysunek 2.5. Wybór instalacji niestandardowej
I tak np. jeżeli nie chcemy kopiować bazy danych na dysk, wystarczy odhaczyć opcję
Data
Strona 8
Rysunek 2.6. Wybór składników do instalacji
Kolejne kroki instalacji zarówno pełnej jak i niestandardowej są takie same. Pojawia
się okno informujące o gotowości do instalacji, a po wybraniu przycisku Instaluj
widoczny jest ekran z informacją o stanie instalacji.
Rysunek 2.7. Instalacja systemu
Kolejny krok to rejestracja licencji ON-Line
procesu instalacji.
i zakończenie
Strona 9
Rysunek 2.8. Zakończenie procesu instalacji
Strona 10
3. Konfiguracja programu
3.1.
Pierwsze logowanie
Logując się pierwszy raz należy zalogować się jako Administrator (hasło
Audatex). Następnie hasło Administratora (patrz punkt 3.4) powinno zostać
zmienione.
3.2.
Zarządzanie użytkownikami
Z racji poufności danych przechowywanych w programie, dostęp do bazy
danych jest chroniony hasłem. Dla każdego z użytkowników można
zdefiniować konto i hasło oraz ściśle określić prawa dostępu do pozycji
w menu.
Aby
dodać
nowego
użytkownika,
trzeba
wybrać
menu
>
Rysunek 3.1. Lista użytkowników
Kliknięcie myszką w oknie Lista użytkowników na klawiszu
,
powoduje wyświetlenie się okna, w którym można zdefiniować nazwę
użytkownika oraz hasło. Definiowany użytkownik otrzymuje na wstępie pełne
prawa. Jeżeli chcemy dodać lub usunąć uprawnienia, oznaczamy je klikając
myszą na danym uprawnieniu jak przedstawiono na rysunku 3.2.
Zarządzając użytkownikami można ich również dezaktywować z wyjątkiem
Administratora.
Strona 11
Rysunek 3.2. Definiowanie nowego użytkownika
Wprowadzając dane o nowym użytkowniku należy wypełnić następujące pola:
⇒ Nazwa użytkownika – nazwa podawana przez użytkownika podczas
logowania.
⇒ Hasło użytkownika – hasło podawane podczas logowania do systemu.
⇒ Potwierdź hasło – takie samo jak hasło użytkownika – wprowadzane celem
weryfikacji.
⇒ Istnieje możliwość zmiany hasła wybierając przycisk
⇒ Opis użytkownika
⇒ Użytkownik aktywny
Definiując nowego użytkownika możemy nadawać mu następujące prawa:
Zarządzanie użytkownikami i licencjami
Zakładanie i edycja spraw
Edycja kalkulacji w Audatex
Przydzielanie zleceń
Eksport zleceń (E-mail)
To prawo umożliwiające tworzenie nowych
i edycję istniejących kont użytkowników, jak
również definiowanie zakresu licencji Audatex
z którymi użytkownicy będą pracować.
Umożliwia użytkownikowi zakładanie i edycję
szkód.
Pozwala na przeliczanie i edycję kalkulacji
w AudaStation.
Przypisywanie użytkownika-rzeczoznawcy do
spraw(y). Sprawa może być prowadzona tylko
przez jednego użytkownika.
Umożliwia przesyłanie spraw z załączonymi
kalkulacjami w formacie PDF lub edytowalnym
przez odbiorcę.
Strona 12
Zarządzanie statusami aktywności
Usuwanie spraw
Widok wszystkich spraw (obcych)
Usuwanie kalkulacji
Import/Migracja danych z AudaPad
Import (Wczytywanie) zleceń z pliku
Zarządzanie monitami (przypomnienia)
Dozwolone puste hasło
Zarządzanie szablonami
Zarządzanie firmami naprawczymi
Zmiana nagłówka kalkulacji
Edycja spraw otrzymanych z AudaNet
Umożliwia zamknięcie i otwieranie sprawy.
Pozwala to na łatwiejsze zarządzanie sprawą
poprzez ukrycie spraw załatwionych.
Usuwanie spraw dopiero możliwe jest po
zamknięciu sprawy i może robić to użytkownik
posiadający nadane w tej opcji uprawnienia.
Pozwala określić, czy użytkownik programu ma
widzieć tylko sprawy do niego przypisane, czy
też wszystkie.
Pozwala na usuwanie kalkulacji w ramach
każdej sprawy.
Opcja umożliwiająca importowanie kalkulacji
wykonanych przy pomocy starego interfejsu
użytkownika, tj. programu AudaPad.
Służy
do
wczytywania
wcześniej
wyeksportowanych z programu AudaShare
zleceń przesłanych pocztą elektroniczną.
Umożliwia ustawianie przypomnień o dacie
wykonania
zlecenia.
Prezentowane
są
w postaci graficznej jako flagi
Pozwala na logowanie do systemu bez
konieczności wprowadzania hasła
Pozwala
na
tworzenie
szablonów
ze
zdefiniowanymi
stawkami
godzinowymi
i kodami warunkowymi oraz parametrami
wydruku kalkulacji
Pozwala na tworzenie gotowych wzorców dla
konkretnych firm naprawczych.
Pozwala na edycję nagłówka użytkownika
Umożliwia edycję spraw otrzymanych poprzez
platformę internetową AudaNet
Strona 13
Program AudaShare umożliwia eksport danych do Internetowej Giełdy
Pojazdów Uszkodzonych Audatex AudaSalvage oraz współpracę z systemem
AudaPad WEB. W przypadku, gdy użytkownik jest uprawniony do
wprowadzania pojazdów na aukcję, należy w zakładce „Parametry
użytkownika” (rys. 3.3.) wypełnić następujące pola:
- Nazwę użytkownikana platformie AudaNet,
- Hasło dostępu,
- Domyślny region, w którym znajduje się pojazd uszkodzony.
Rysunek 3.3. Definicja parametrów do eksportu na Platformę AudaNet i optymalizacji
części
Strona 14
Zawansowane:
Lista regionów znajduje się w pliku regions.txt w katalogu programu
AudaShare. Jeżeli użytkownik chce używać innego podziału stref niż podział
na województwa należy zmienić zawartość pliku regions.txt.
UWAGA: Konfiguracja i sposób wykorzystywania modułu „Optymalizacja części AudaOptima” został omówiony w oddzielnej instrukcji
poświęconej modułowi Optymalizacji kalkulacji z wykorzystaniem
alternatywnych części zamiennych AudaOptima, znajdującej się na
płytach aktualizacyjnych Program w katalogu „Instrukcje”, plik
(AX_AudaOptima – instalacja.PDF).
Kwestie dotyczące Nagłówka użytkownika zostały omówione w punkcie 3.4.
niniejszej instrukcji.
Nowa wersja AudaShare umożliwia wprowadzenie Autonumerowania spraw.
Użytkownik może ustawić następujące parametry:
• Przedrostek numeru sprawy np. AX/
• Ostatnia używana wartość np. 1
• Przyrostek numeru sprawy np. /08
• Liczba cyfr np. 2
Takie ustawienia spowodują, iż sprawy zostaną automatycznie numerowane
począwszy od AX/01/08
Rysunek 3.4. Autonumerowanie spraw
3.3.
Dziennik zdarzeń w sprawie
Opcja ta umożliwia przeglądanie wszystkich zdarzeń dotyczących szkód.
W kolumnie opis zdarzenia zapisuje się tekst rezultatu każdej operacji.
Po wysłaniu sprawy przez AudaNet dodawany jest prefiks „AXN”
Strona 15
Rysunek 3.5. Dziennik zdarzeń sprawie
3.4.
Zmiana hasła użytkownika
Pracując z programem każdy z użytkowników powinien posiadać sobie tylko
znane hasło. Zmiana hasła możliwa jest po wybraniu z menu
>
. W celu zmiany hasła należy podać stare,
a następnie dwukrotnie wprowadzić nowe.
Rysunek 3.6. Definiowanie nowego hasła użytkownika
Dodatkowo wprowadzono możliwość definiowania hasła do AudaNet (rys
3.7.), do AudaHistory oraz ustawienia własnego nagłówka użytkownika do
kalkulacji (rys 3.8.).
w pierwszej sekcji użytkownik wpisuje nazwę
W zakładce
użytkownika oraz obecne hasło na AudaNet.
Strona 16
Rysunek 3.7. Definiowanie nowego hasła do AudaNet
W kolejnej sekcji istnieje możliwość zmiany hasła, aby to uczynić należy
, po czym pojawi się ekran służący do logowania, po
wybrać przycisk
wpisaniu nazwy użytkownika i hasła, możliwa jest zmiana dotychczasowego
hasła.
W polu
oraz
należy wpisać stare hasło, następnie nowe hasło w polu
. Nowe ustawienia zapisuje się poprzez wybranie
przycisku
W kolejnej zakładce
istnieje możliwość definiowania nagłówka
użytkownika dla kalkulacji:
• niemieckiej On-line,
• kalkulacji wykonywanej bezpośrednio z okienka listy kalkulacji
w sprawie,
Maksymalna ilość linii w pliku nagłówkowym to 12. Użytkownicy posiadający
prawo zmiany nagłówka kalkulacji mają możliwość jego edycji.
Strona 17
Rysunek 3.8. Ustawienie własnego nagłówka użytkownika do kalkulacji
UWAGA: Konfiguracja i sposób wykorzystywania modułu „AudaHistory”
został omówiony w oddzielnej instrukcji.
3.5.
Migracja z AudaPad
Uruchamiając program po raz pierwszy, użytkownicy pracujący dotychczas
z innymi produktami Audatex mają możliwość zaimportowania wykonanych
spraw z programu AudaPad/AudaStation.
Kalkulacja może zostać zaimportowana bezpośrednio do założonej uprzednio
w AudaShare sprawy lub poprzez funkcję migracji danych z AudaPad.
Kalkulacje można zatem importować na 2 sposoby. Jeżeli użytkownik
>
to
uruchomi import kalkulacji z menu głównego
kalkulacje będą importowane do listy spraw. Można również zaimportować
kalkulację bezpośrednio do sprawy. Należy otworzyć sprawę i z menu
>
można wczytać kalkulacje do konkretnej sprawy. Ponadto
istnieje
możliwość
ograniczenia
listy
kalkulacji
do
zgodnych
z liczonym modelem w danej sprawie.
Import z AudaPad – funkcja dostępna z okienka edycyjnego sprawy.
Umożliwia ona dodanie kalkulacji do listy dostępnych kalkulacji w otwartej
sprawie.
Migracja z AudaPad Naciśnięcie klawisza Ctrl+A spowoduje zaznaczenie wszystkich kalkulacji.
Po naciśnięciu klawisza
, dla wszystkich kalkulacji
zostaną utworzone niezależne sprawy. Dane zdefiniowane na kalkulacji takie
jak: numer kalkulacji, numer akt, nazwisko, itd., zostaną przepisane do sekcji
administracyjnej sprawy. Domyślnie kalkulacje importowane są z katalogu
Strona 18
Audatex\AudaPad, niemniej jednak istnieje możliwość określenia katalogu
), z którego zostaną zaimportowane
(poprzez naciśnięcie klawisza
kalkulacje.
Po zaimportowaniu możliwe jest wydrukowanie kalkulacji bezpośrednio
z programu AudaShare bez konieczności jej przeliczania.
Rysunek 3.9. Import istniejących kalkulacji z AudaPad
Ustawienia importu przedstawione na rysunku 3.10. umożliwiają określenie
dodatkowych parametrów usprawniających wczytywanie kalkulacji. Znaczenie
poszczególnych opcji jest następujące:
- Pokaż tylko modele zgodne – opcja przydatna do importu kalkulacji
do konkretnej sprawy – ogranicza wyświetlaną listę tylko do kalkulacji modelu
pojazdu takiego samego, jak w sprawie np. VW Golf IV (kod pojazdu 62901).
- Wczytaj sprawy jako nieaktywne – wczytane sprawy automatycznie
otrzymają status zamkniętych. Zawsze jednak istnieje możliwość otwarcia sprawy
w sposób opisany w punkcie 4.3 niniejszej instrukcji.
Duplikaty spraw - opcja ta działa w następujący sposób:
• pytaj użytkownika – jeżeli w trakcie importu pojawi się duplikat
system zapyta czy nadpisać taką sprawę,
• pomiń podczas naczytywania – w przypadku, gdy w bazie danych
znajduje się już sprawa o takim samym numerze jak importowana,
nie zostanie ona zapisana w bazie danych,
• uaktualniaj sprawę - spowoduje dopisanie kalkulacji do istniejącej
sprawy.
Strona 19
Rysunek 3.10. Ustawienia importu kalkulacji
UWAGA: Proces zaimportowania kalkulacji do AudaShare jest
nieodwracalny. Przeliczenie kalkulacji po uprzednio wprowadzonych
zmianach, będzie możliwe tylko za pomocą programu AudaShare.
Istnieje możliwość importu z AudaPad informacji dotyczących firm
naprawczych. W tym celu należy z menu Administracja wybrać opcję „Migracja
z AudaPad”. Następnie przejść do zakładki Import firm naprawczych i wybrać
przycisk
, po czym wszyscy partnerzy (firmy naprawcze) zostają
zaimportowani. Dane pobierane są automatycznie z pliku o nazwie
DSNREPFA.
Po
imporcie
jego
nazwa
zostaje
zmieniona
na
DSNREPFA_imported.
W przypadku gdyby użytkownik po raz kolejny próbował wczytać dane
z AudaPad, system nie mogąc odnaleźć prawidłowego pliku, pyta o ścieżkę
dostępu do pliku, z którego dane mają być pobrane.
Rysunek 3.11. Import danych firm naprawczych
Strona 20
3.6.
Opcje programu
Program AudaShare posiada kilka parametrów, których ustawienie pozwala
dostosować program do preferencji użytkownika. Opcje programu można
wywołać z menu
>
.
3.6.1. Opcje programu
Rysunek 3.12. Opcje programu
⇒ Potwierdzenie wyjścia z programu – domyślnie program pyta się, czy
wyjść z programu. Wyłączenie parametru powoduje opuszczenie
programu bez potwierdzenia.
⇒ Potwierdzenie przejęcia danych z AudaStation
–
domyślnie
parametr włączony. Wyłączenie opcji powoduje przejmowania bez
pytania użytkownika.
⇒ Ostrzeżenie o eksporcie sprawy bez kalkulacji – jeżeli w ramach
sprawy nie utworzono kalkulacji, a następnie wysyła się ją pocztą
elektroniczną, program ostrzega o zaistniałym fakcie.
Strona 21
⇒ Wyróżniaj sprawy z AudaNet
⇒ Wygląd – włączenie parametru powoduje pojawienie się dodatkowych
kolumn:
o Kolumna statusu kalkulacji - widoczny jest stan domyślnej
kalkulacji w sprawie (patrz punkt:4.4)
o Kolumna nadawcy AXN - Widoczne sa dane kontrahenta od
którego otrzymano sprawę poprzez AudaNet
o Kolumna „Kwota brutto” w sprawie – zaznaczenie tej opcji
powoduje pojawienie się dodatkowej kolumny przedstawiającej
wartość brutto kalkulacji w oknie Dane sprawy
o Kolumna Nazwa firmy
⇒ Synchronizacja załączników z Aktówką - umożliwia zdefiniowanie
zakresu synchronizacji danych z aktówki z bazą główną.
Synchronizacja załączników odbywa się jedynie z Aktówki do bazy
głównej
o Nie synchronizuj – brak synchronizacji
o Kopiuj pliki (pozostaw oryginały) – załączniki zostają
skopiowane do bazy głównej, pozostają również w Aktówce
o Przenieś pliki (usuń oryginały) – załączniki zostają
przeniesione z Aktówki do bazy głównej, przy zaznaczeniu tej
opcji po synchronizacji oryginały z Aktówki zostają usunięte
⇒ Domyślnie – nazwa kalkulacji pozostaje taka, jaką wpisał użytkownik
⇒ Pierwsze Litery Wielkie – pierwsze litery każdego wyrazu w nazwie
kalkulacji automatycznie zostaną zmienione na wielkie litery, nawet jeśli
użytkownik wpisał je z małej
⇒ Wielkie litery - wszystkie litery w nazwie kalkulacji zostają zmienione na
wielkie litery, nawet jeśli użytkownik wpisał je z małej
⇒ Użyj kolorów alternatywnych – włączenie tej opcji powoduje
wyświetlenie listy szkód w innych kolorach: podświetlona na liście
szkoda jest koloru jasno zielonego, szkoda innego użytkownika
podświetlona jest kolorem jasno żółtym
⇒ Pamiętaj nazwę użytkownika podczas logowania – przy logowaniu
wyświetlana jest nazwa użytkownika ostatnio logującego się
do systemu.
⇒ Otwórz sprawę po utworzeniu – automatycznie otwiera sprawę po
utworzeniu sprawy, tj. wprowadzeniu danych administracyjnych.
⇒ Otwórz sprawę po wczytaniu z pliku – otwiera sprawę po
zaimportowaniu pliku axx.
⇒ Importuj sprawy z AudaPad z datą modyfikacji pliku – domyślnie
data utworzenia kalkulacji po zaimportowaniu kalkulacji jest bieżącą
datą. Jeżeli zaznaczymy tą opcję, data utworzenia sprawy będzie taka
sama jak data ostatniej modyfikacji kalkulacji w AudaPad.
Strona 22
⇒ Pokaż stopkę listy spraw – wyświetla stopkę w liście spraw –
w obecnej wersji programu w stopce wyświetlana jest liczba
wyświetlonych kalkulacji.
⇒ Zapamiętaj ostatnio otwartą bazę danych – zaznaczenie tej opcji
powoduje, że system pamięta ostatnio otwarta bazę danych (Serwer,
Aktówka) i przy ponownym otwarciu proponuje tę bazę. Gdy opcja jest
nieaktywna zawsze proponowane jest połączenie z bazą główna na
serwerze. Opcja nie ma zastosowania w przypadku instalacji
jednostanowiskowej opartej na jednej bazie.
⇒ Pokaż raport importu danych SAXIF (AUDANET) - po
zaimportowaniu spraw z platformy internetowej AudaNet na ekranie
pojawia się Raport importu kalkulacji zawierający podstawowe dane
dotyczące importowanych spraw, jak na rysunku poniżej
⇒ Odczyt danych bezpośrednio z bazy dla widoku wszystkich spraw
⇒ Podgląd kalkulacji po przeliczeniu – po przeliczeniu kalkulacji na
ekranie automatycznie pojawia się okno z podglądem kalkulacji
⇒ Pokaż liczbę kalkulacji na liście spraw – po zaznaczeniu tej opcji, na
liście spraw widoczna jest dodatkowa kolumna Liczba kalkulacji
⇒ Pokazuj listę załączników
⇒ Import tylko zaznaczonych kalkulacji
⇒ Importuj tylko ostatnią kalkulację
⇒ Limit czasu oczekiwania na AXN (w sek) – domyślnie ustawiono 150
sek. – parametr ten określa na jak długo ustawiony jest czas
oczekiwania na otwarcie platformy internetowej AudaNet
⇒ Sprawdzaj AudaVin bez pytania użytkownika – System automatycznie
sprawdza czy usługa Vin jest dostępna dla danego pojazdu.
3.6.2. Ustawienia kalkulacji Audatex
W zakładce Ustawienia kalkulacji Audatex użytkownik może zdefiniować
w jakiej formie drukować czołówkę kalkulacji w AudaStation. Istnieje również
możliwość ustawienia, czy przeliczona kalkulacja w sprawie ma stać się
Strona 23
kalkulacją domyślną oraz czy wyśrodkować nagłówek użytkownika. Dostępne
opcje przedstawia rysunek 3.13.
Rysunek 3.13. Opcje programu – ustawienia kalkulacji Audatex
3.6.3. Administracja
Zakładka Administracja podzielona jest na 6 sekcji:
•
AudaNet
•
Parametry Sprawy
•
Monit o dacie wykonania
•
AudaOptima
•
Automatyczne sprawdzanie AudaVin
•
Ustawienia Archiwum CD
Strona 24
Rysunek 3.14. Opcje programu – Administracja
gdzie
należy
wpisać
nazwę
serwera
AudaNet
(https://www.audanet.pl). W tej sekcji możliwa jest również definicja rodzaju
komunikatu pojawiającego się po poprawnym wysłaniu sprawy na platformę
internetową AudaNet. Istnieją trzy warianty:
a. Bez dialogu potwierdzenia – użytkownik nie otrzymuje informacji
o poprawnym wysłaniu sprawy na platformę internetową AudaNet
b. Dialog potwierdzenia prosty [OK] – po wysłaniu sprawy na ekranie
pojawia się informacja, że sprawa została pomyślnie przesłana na
platformę internetową AudaNet
c. Dialog potwierdzenia z otwarciem AXN - po wysłaniu sprawy na ekranie
pojawia się informacja, że sprawa została pomyślnie przesłana na
platformę internetową AudaNet, użytkownik może od razu otworzyć
AudaNet
Strona 25
Opcja „Zamknij okno po skutecznym wysłaniu” powoduje natychmiastowe
zamknięcie
okna
po
udanym
wysłaniu
sprawy
na
AudaNet
– w sekcji tej możliwe jest ustawienie maksymalnej liczby
kalkulacji w sprawie. W przypadku gdy parametr ustawiony jest na 0 liczba
kalkulacji jest nieograniczona. Limit ilości kalkulacji w sprawie dotyczy:
- nowych kalkulacji,
- kopiowania kalkulacji,
- importu kalkulacji z AudaPad
- użytkownicy, którzy mają nadane prawo zarządzania
monitami mają możliwość ustawienia przypomnienia o dacie wykonania
zadania. Domyślny termin wykonania zadania można ustawić za pomocą
parametru
Takie ustawienie oznacza, iż
użytkownik ma (w podanym przykładzie) 5 dni na wykonanie zadania. W tym
czasie przy danej sprawie na ekranie będzie widoczna zielona flaga
.
Kolejny parametr:
powoduję, iż 3 dni przed
domyślnym terminem wykonania zadania flaga z koloru zielonego zmienia się
na żółty
, co informuje użytkownika o zbliżającym się terminie wykonania
zadania. Wszystkie sprawy, których termin wykonania mija danego dnia
, natomiast te dla których termin
zaznaczone są flagą koloru czerwonego
już upłynął flagą koloru czerwonego z wykrzyknikiem
. Najeżdżając myszką
na daną flagę użytkownik otrzymuje informacje o planowanej dacie
zakończenia sprawy:
.
Domyślny termin wykonania zadania można również zmienić wybierając
z menu
>
. Po pojawieniu się okna przedstawionego na
rysunku 3.15. użytkownik posiadający dane prawo ma możliwość zmiany
terminu zakończenia zadania.
Strona 26
Rysunek 3.15. Monit o dacie wykonania
Na ekranie widoczna jest bieżąca data, domyślny termin wykonania zadania
(informacja
pobierana
z
ustawień
parametru:
)
data utworzenia sprawy oraz data
wykonania, którą to można zmienić wybierając odpowiednia datę
w kalendarzu lub usunąć monitowanie sprawy wybierając opcję Wyczyść.
W sekcji
można m.in. zdefiniować domyślny szablon wydruku
zoptymalizowanej kalkulacji oraz szablon wydruku dokumentu optymalizacji.
Możliwy jest wybór progu tolerancji ceny dla zamienników - jest to parametr
sterujący optymalizacją części zamiennych. Części alternatywne, których
różnica ceny pomiędzy oryginałem a zamiennikiem jest mniejsza niż ustalony
procent nie są brane pod uwagę. Margines jest analizowany tylko dla
obliczania algorytmu „cen maksymalnych” czyli optymalizacji bezwzględnej
(zawsze od cen producenta ignorując modyfikacje cen części) Jeżeli margines
zostanie ustalony na poziomie 0% nie będzie brany pod uwagę. (patrz „Uwagi”
Rozdział 3.2.).
użytkownik może włączyć bądź wyłączyć opcję
automatycznego sprawdzania AudaVin dla danego pojazdu. Przy włączonej
opcji, po wprowadzeniu numeru VIN i opuszczeniu strony
bez
uprzedniego wysłania zapytania VIN, na ekranie pojawi się następujące okno:
opcja umożliwia ustawienie lokalizacji Archiwum CD po
naciśnięciu na przycisk
preferowaną lokalizację.
pojawia się okno, w którym można wskazać
Strona 27
3.6.4. Położenie plików
Definicja położenia plików umożliwia użytkownikowi określenie domyślnych
ścieżek (rys. 3.16):
•
importu przysłanych plików w formacie AudaShare o rozszerzeniu
„axx”;
•
domyślnego katalogu eksportu danych do systemu Info-Ekspert.
W sekcji załączniki
zdefiniowania:
i
dokumenty
PDF
istnieje
również
•
schematu ścieżki zapisu załączników,
•
domyślnej ścieżki zapisu dokumentów PDF
•
domyślnej nazwy pliku dokumentów PDF(bez rozszerzenia),
•
domyślnej ścieżki zapisu zdjęć,
•
domyślnej ścieżki zapisu dokumentów,
•
domyślnej ścieżki zapisu korespondencji,
•
domyślnej ścieżki zapisu rachunków.
możliwość
Załączniki podzielone są na 4 rodzaje: zdjęcia, korespondencja, rachunki,
dokumenty. Ich klasyfikacja wykonywana jest przez nadawcę podczas załączania
ich do przesyłki. Oprócz definiowania stałych ścieżek możliwe jest ustawienie
dynamicznego wyznaczania lokalizacji na podstawie parametrów sprawy. Tworząc
dynamiczne ścieżki zapisu dla poszczególnych dokumentów należy przeciągnąć
myszką dany parametr tak jak przedstawiono na rys 3.16. Przyciski ułatwiające
tworzenie dynamicznych ścieżek znajdują się po prawej stronie ekranu w zakładce
Położenie plików są nimi m.in. :
,
,
.
Strona 28
Rysunek 3.16. Opcje programu – Położenie plików
3.7.
Szablony
Użytkownicy posiadający uprawnienie do zarządzania szablonami po
wybraniu z menu
>
mają możliwość zdefiniowania
szablonów parametrów kalkulacji i wydruku, które zostaną zapamiętane.
Dzięki temu podczas wykonywania kalkulacji nie będzie konieczne
definiowanie na nowo wszystkich parametrów, wystarczy jedynie wskazać
szablon z którego dane mają być pobrane.
Po naciśnięciu przycisku
szablonowi
należy nadać nazwę tworzonemu
Strona 29
Wybranie przycisku OK powoduje pojawienie się, ekranu przedstawionego na
rysunku 3.17. na którym widoczne są wszystkie możliwe do zdefiniowania
parametry.
Rysunek 3.17. Definiowanie parametrów dla nowego szablonu
Po wybraniu żądanych parametrów, użytkownik ma możliwość zdefiniowania
stawek oraz kodów warunkowych dla danego szablonu. W tym celu należy
wybrać przycisk
po czym pojawi się ekran przedstawiony na
rysunku 3.18.
Strona 30
Rysunek 3.18. Wprowadzenie stawek oraz kodów warunkowych
Naciśnięcie przycisku
w sekcji Stawki godzinowe powoduje
pojawienie się ekranu jak na rysunku 3.19. na którym można wprowadzić
preferowane stawki godzinowe.
Rysunek 3.19. Wprowadzenie stawek godzinowych
Podobnie, po wybraniu przycisku
w sekcji Kody warunkowe pojawia
się ekran umożliwiający wprowadzenie danych.
Strona 31
Rysunek 3.20. Wprowadzenie kodów warunkowych
Każdy szablon może zostać usunięty, służy do tego przycisk
.
Opcja
umożliwia ustawienie szablonu jako domyślnego
w wykonywanych kalkulacjach. Domyślny szablon wyróżniony jest na liście
pogrubioną czcionką
3.8.
Zarządzanie partnerami
Użytkownik posiadający prawo zarządzania partnerami ma możliwość
stworzenia bazy partnerów z którymi współpracuje. Aby do listy dodać firmę
naprawczą, należy wybrać z menu
jak na rysunku 3.21.
>
. Pojawia
się ekran
Strona 32
Rysunek 3.21. Zarządzanie partnerami
Chcąc dodać nowy warsztat należy wybrać przycisk
, następnie
pojawi się ekran na którym należy uzupełnić dane ogólne firmy naprawczej
takie jak:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Firma / Tytuł
Tytuł
Nazwa
Adres
Kod, Miasto
Osoba kontaktowa
Telefon
Fax
Uwagi
Użytkownik AXN
E-mail
Szablon
Rysunek 3.22. Wprowadzenie danych ogólnych firmy naprawczej
Po uzupełnieniu danych ogólnych, możliwe jest zdefiniowanie stawek oraz
kodów warunkowych dla danego partnera. Aby to uczynić należy wybrać
Strona 33
przycisk
, po czym pojawia się ekran jak na rysunku poniżej.
W sytuacji, gdy dane będą pobierane z konkretnego szablonu, przycisk
jest nieaktywny, ponieważ stawki i kody definiowane są
podczas tworzenia szablonu.
Rysunek 3.23. Wprowadzenie stawek oraz kodów warunkowych
Zasady edycji oraz wprowadzania stawek i kodów zostały wyjaśnione
w kolejnym rozdziale. Po uzupełnieniu wszystkich danych i wybraniu przycisku
firma naprawcza zostaje dodana do listy partnerów.
Rysunek 3.24. Firma naprawcza dodana do listy partnerów
Klikając na przycisk
wybranego partnera można ustawić
jako domyślnego w wkonywanych kalkulacjach.
3.9.
Uwagi
Użytkownicy mają możliwosć definiowania szablonów z uwagami . Aby to
uczynić z menu należy wybrac
>
. Pojawia się okno
służące do zarządzani listami komentarzy jak na rysunku poniżej
Strona 34
Rysunek 3.25. Zarządzanie listami komentarzy
Po wybraniu przycisku
uwag.
użytkownik ma możliwość wpisania lub edycji
Rysunek 3.26. Wprowadzenie nowego komentarza
Po wpisaniu danych i wybraniu przycisku OK wprowadzony komentarz zostaje
dodany do listy. Dzięki temu podczas opracowywania sprawy nie ma potrzeby
ponownego wpisywania komentarzy. Użytkownik musi jedynie wskazać
szablon z którego komentarze mają być pobierane. Uwagi widoczne są na
stronie
.
Po kliknięciu na przycisk
pojawia się okno z listą zdefiniowanych
komentarzy jak na rysunku poniżej
Strona 35
Rysunek 3.27. Lista komentarzy
Użytkownik musi jedynie wybrać preferowany komentarz i “kliknąć” na nim, po
czym wybrana uwaga zostaje dodana do sprawy .
Rysunek 3.28. Komentarze dodane do sprawy
Strona 36
4. Praca z programem
4.1.
Logowanie
Rozpoczynając pracę z programem, należy się do niego zalogować, to
znaczy podać nazwę i hasło użytkownika. Jeżeli użytkownik loguje się
pierwszy raz i nie zna nazwy użytkownika i hasła, należy zwrócić się do
administratora programu celem uzyskania w/w informacji. Domyślnie nazwa
użytkownika to Administrator natomiast hasło - Audatex.
Rysunek 4.1. Logowanie do programu
W przypadku instalacji przenośnej, dodatkowo użytkownik musi zdecydować,
czy będzie pracować z bazą lokalną czy z sieciową.
4.2.
Ekran główny
Po zalogowaniu się do programu, wyświetlony zostanie ekran główny. Składa
się on z następujących części:
⇒ Menu
⇒ Listwy przycisków
⇒ Listy spraw.
Strona 37
Rysunek 4.2. Ekran główny
4.2.1. Menu
Pełna struktura menu jest następująca:
Dokumenty
,
Stan
Administracja
Strona 38
Pomoc
W zakładce tej należy zwrócić uwagę na dwie nowe funkcje:
• Odnowienie licencji – umożliwia aktywację nowych opcji programu
przez Internet oraz odnowienie licencji;
• Asysta Online – pozwala na czasowe przejęcie kontroli nad
komputerem użytkownika przez pracownika Audatex Polska.
AudaNet
Użytkownicy posiadający odpowiednie uprawnienia mogą korzystać
z dodatkowej funkcji Wydruki. Opcja ta dostępna jest z menu głównego.
Tematy dotyczące menu Dokumenty i Stan zostały omówione w dalszej
części rozdziału. Kwestie administracji programu omówiono w rozdziale 2.
Strona 39
4.2.2. Listwa przycisków
Znajduje się po lewej stronie ekranu. Zawiera następujące opcje:
⇒
’
⇒
’
⇒
⇒
’
⇒
’
⇒
4.2.3. Lista spraw
Wyświetla informacje o wszystkich sprawach o ile użytkownik nie zadecyduje
inaczej. Lista zawiera następujące kolumny:
⇒ ACT – stany aktywności sprawy (opisano w punkcie 4.3.)
⇒ STAT – status sprawy (opisano w punkcie 4.5.)
⇒ C – stan domyślnej kalkulacji w sprawie (opcjonalnie - opisano
w punkcie 4.4)
⇒ Numer sprawy
⇒ Numer Akt
⇒ Nazwisko – imię i nazwisko właściciela samochodu
⇒ Utworzona – data i godzina wprowadzenia sprawy
⇒ Nr rejestr – numer rejestracyjny samochodu
⇒ Marka – kod marki pojazdu wg Audatex
⇒ Model – kod modelu pojazdu wg Audatex
⇒ VIN - numer nadwozia VIN
⇒ Nadawca AXN (opcjonalne)
⇒ M - (opcjonalne) – przypomnienie o dacie zakończenia zadania,
prezentowane w formie graficznej w postaci flag
⇒ Liczba kalkulacji (opcjonalnie) – informacja o ilości kalkulacji w danej
sprawie
Jak wcześniej wspomniano, użytkownik może w pewnym stopniu decydować
o wyświetlanych sprawach, oznaczając odpowiednio poprzez wybranie myszą,
jedną z dwóch opcji znajdujących się w lewej dolnej części ekranu:
⇒ Wyświetl tylko moje szkody
⇒ Wyświetl tylko aktywne szkody
Wybranie pierwszej opcji powoduje wyświetlenie tylko spraw przypisanych do
użytkownika. Wybranie drugiej powoduje dodatkowo wyświetlenie
niezamkniętych spraw, podlegających ciągle procesowi szacowania wysokości
szkody.
Strona 40
Listę spraw można sortować klikając myszką na opisie kolumny. Spowoduje to
ułożenie spraw alfabetycznie wg wskazanej kolumny. Dodatkowo istnieje
możliwość wyszukiwania określonej sprawy np. jeżeli klikniemy na kolumnę
Numer sprawy i wpiszemy literę S na liście podświetlony zostanie element
rozpoczynający się od tej litery. Wpisanie kolejnych znaków spowoduje
zawężenie selekcji.
4.3.
Stany aktywności sprawy
Program dopuszcza dwa możliwe stany aktywności sprawy:
- kółko koloru zielonego) – Oznacza sprawę w trakcie
⇒ Aktywna (
opracowywania. Możliwe czynności na sprawie to:
o Otwarcie sprawy do edycji
o Otwarcie sprawy do odczytu
o Zamknięcie sprawy
o Przypisanie sprawy pracownikowi
o Wysłanie zlecenia na zewnątrz do opracowania
o Odebranie wyników zlecenia z poczty
o Pobranie sprawy do Aktówki
o Odesłanie wyników z Aktówki do bazy macierzystej
⇒ Zamknięta (
- kółko koloru szarego)– oznacza sprawę wykonaną lub
zaniechaną. Dopuszczalne jest:
o Otwarcie sprawy w trybie tylko do odczytu
o Usunięcie sprawy
o Ponowne uaktywnienie sprawy
Dla wszystkich zakończonych szkód zaleca się wykonanie operacji
zamknięcia. Operacja spełnia dwie funkcje:
⇒ informacyjną – oznacza zakończenie pracy nad sprawą i może być
jednocześnie sygnałem do pobrania ostatecznej wersji do systemu
zewnętrznego
⇒ porządkową - zmniejsza ilość otwartych spraw na ekranie osoby
zarządzającej sprawami ułatwiając ich administracje. Opcja ta
przyspiesza pracę programu.
Jeżeli sprawa wymaga ponownego otwarcia można to zrobić poprzez
wybranie z menu opcji Stan > Uaktywnij sprawę ponownie
4.4.
Stan domyślnej kalkulacji w sprawie
Stan domyślnej kalkulacji widoczny jest w kolumnie „C” Statusy spraw
pokazywane są w postaci ikon graficznych i mają następujące znaczenia:
Sprawa nie zawiera kalkulacji domyślnej, lub jest ona pusta
Sprawa zawiera kalkulację domyślą zawierającą dane ale
kalkulacja ta nie została przeliczona
Sprawa zawiera kalkulację domyślą zawierającą dane
Strona 41
i przeliczoną
Domyślnie opcja wyświetlania stanu domyślnej kalkulacji jest wyłączona.
Widoczność kolumny można włączyć i wyłączyć w opcjach programu
4.5.
Statusy sprawy
Poniższa lista zawiera wszystkie możliwe statusy sprawy.
Edycja
Opis
Kod
bazy
głównej
0
5
9
21
66
70
71
72
73
77
90
4.6.
Sprawa nowo założona, nieprzypisana do
żadnego użytkownika. Taka sprawa wymaga
przypisania przed przystąpieniem do jej obróbki.
Sprawa przypisana do użytkownika. Może być
przetwarzana przez przypisanego użytkownika
Sprawa założona w trybie pracy aktówkowej wymaga
specjalnego
traktowania
podczas
synchronizacji.
Musi
zostać
jej
nadany
identyfikator systemowy bazy głównej
Status może zaistnieć tylko na serwerze. Sprawa
została pobrana do Aktówki i zablokowana. Tylko
administrator może zmienić ten status w bazie
głównej (serwera) w przypadku, gdy zawartość
aktówki została zniszczona i nie można szkody
odblokować inaczej
Sprawa wczytana posiadała status żądania
odesłania odpowiedzi. Taka sprawa w lokalnym
systemie oznaczana jest jako „wymagane
odesłanie wyników sprawy”.
Sprawa po pobraniu wyników
Edycja
aktówki
NIE
NIE
TAK
NIE
NIE
TAK
NIE
TAK
TAK
TAK
TAK
TAK
NIE
NIE
Kalkulacje zweryfikowane
Wyniki kalkulacji zapisane
Kalkulacje zatwierdzone
Sprawa została wysłana z systemu lokalnego do
systemu zewnętrznego (np.: do systemu
ubezpieczyciela lub mailem do rzeczoznawcy) z
żądaniem odesłania wyników.
Sprawa została załatwiona całkowicie.
Nowa sprawa
Nowa
sprawa
może
zostać
. Pojawi się ekran:
wprowadzona
po
naciśnięciu
przycisku
. Rozpoczynając nową sprawę
Strona 42
użytkownik musi najpierw podać Numer kalkulacji (przed podaniem numeru
kalkulacji edycja pozostałych pól jest niemożliwa).
Rysunek 4.3. Tworzenie nowej sprawy
Dopiero po wpisaniu numeru kalkulacji, i wciśnięciu przycisku Enter lub
tabulatora, wszystkie pola stają się aktywne, użytkownik może je kolejno
uzupełniać przechodząc do kolejnych sekcji wybierając przycisk
znajdujący się na dole ekranu.
Ekran
podzielony jest na 3 części:
Zawiera następujące informacje:
• Numer sprawy - unikalny, zdefiniowany przez użytkownika ciąg
maksymalnie dziesięciu znaków. Jest to również jedyne wymagane
pole przy wprowadzaniu nowej sprawy. Pozostałe pola mogą zostać
wypełnione podczas edycji wybranej kalkulacji. Zdefiniowany numer jest
unikalny w ramach instalacji sieciowej lub pojedynczego,
autonomicznego stanowiska. W ramach jednego numeru sprawy
można wykonać dowolną ilość kalkulacji
• Numer referencyjny (Akt) - dodatkowe pole używane do wpisania
numeru
akt
w ramach organizacji np.: towarzystwa ubezpieczeniowego lub jego
przedstawicielstwa, rzeczoznawcy czy warsztatu
• Typ szkody – możliwość wyboru z listy rozwijanej:
Strona 43
•
Opis kalkulacji – domyślnie jest to data i godzina stworzenia sprawy
Wszystkie daty uzupełnia się poprzez wybór odpowiedniej daty z kalendarza
lub wpisując datę w formacie RRRRMMDD
•
•
•
•
Data zdarzenia
Data oględzin
Data kalkulacji
Data cen części zamiennych
Ogólne dane dotyczące właściciela pojazdu takie jak:
• Firma
• Tytuł
• Nazwisko i imię
• Adres
• Kod pocztowy, miasto
Rysunek 4.4. Uzupełnienie danych dotyczących nowej sprawy
Strona 44
Po wprowadzeniu wszystkich danych i wybraniu przycisku
kliknięciu na opcję
pojawia się kolejne okno
w którym należy wprowadzić dane dotyczące pojazdu.
lub
,
•
Numer rejestracyjny - numer rejestracyjny samochodu
•
Numer VIN - numer nadwozia samochodu. Przycisk
aktywny jest
tylko wtedy, gdy program stwierdzi, że wprowadzany numer VIN jest
rozpoznawalny – to znaczy, że występuje prawdopodobieństwo jego
istnienia w bazie danych
Rysunek 4.5. Identyfikacja pojazdu za pomocą programu AudaVin
Po wykonaniu zapytania, kody pojazdu według Audatex zostają
automatycznie wprowadzone do systemu, użytkownik otrzymuje również
informacje dotyczącą wersji wyposażenia pojazdu. Wybierając przycisk
otwiera się okno jak na rysunku 4.6.
Strona 45
Rysunek 4.6. Wersje wyposażenia
Klikając na przycisk
, istnieje możliwość modyfikacji wyposażenia
które zostało automatycznie uzupełnione po wysłaniu zapytania AudaVin.
Rysunek 4.7. Warianty wyposażenia
Po wprowadzeniu zmian na ekranie
widoczne są
wszystkie różnice w porównaniu z wyposażeniem, które zostało uzupełnione
po wysłaniu zapytania AudaVin. Wszystkie zmiany zaznaczone są na kolor
różowy tak jak jest to zaprezentowane na rysunku poniżej.
W przypadku, gdy do wersji wyposażenia wprowadzono zmiany,
a użytkownik chciałby wrócić do stanu pierwotnego należy wybrać przycisk
Strona 46
. System zapyta czy użytkownik chce dokonać zmian, w przypadku
odpowiedzi „Tak” zmiany zostaną wprowadzone.
Rysunek 4.8. Powrót do ustawień po wysłaniu zapytania AudaVin
Identyfikacja pojazdu poprzez zdefiniowanie:
o Producenta
o Modelu
o Typu
Użytkownicy, którzy nie korzystają z programu AudaVin, kod pojazdu wg
Audatex niezbędny do identyfikacji pojazdu mogą wpisać w odpowiednie pola
lub wybrać z listy po naciśnięciu na przycisk
, po pojawieniu się
ekranu użytkownik może wprowadzić filtr szukając tylko wybranych pojazdów:
•
- samochody osobowe’
•
- jednoślady’
•
- samochody dostawcze i ciężarowe’
- tylko z grafiką elektroniczną
•
•
Rysunek 4.9. Identyfikacja pojazdu
•
•
Rodzaj silnika
Moc silnika
Strona 47
•
•
Pojemność
Jednostka mocy
•
•
•
Przebieg
Jednostka
Źródło danych
•
•
•
•
Pierwsza rejestracja
Ostatnia rejestracja
Następne badanie techniczne
Następna kontrola spalin
•
•
•
Dopuszczalna masa całkowita
Poprzedni właściciele
Ładowność
Rysunek 4.10. Dane pojazdu
Dla użytkowników, którzy nie korzystają z usługi AudaVin, kolejny krok stanowi
wybór wersji wyposażenia. Po wybraniu przycisku
pojawia się okno
.
Strona 48
Rysunek 4.11. Wersje wyposażenia
, Pojawia się okno Wybór wariantów
Po naciśnięciu na przycisk
wyposażenia AV, w którym, jeśli wcześniej nie zostało to zdefiniowane przy
użyciu programu AudaVin, użytkownik może zdefiniować typ oraz
wyposażenie pojazdu
Rysunek 4.12. Wybór wariantów wyposażenia
Po dokonaniu wyboru typu oraz wariantów wyposażenia i kliknięciu na
przycisk
pojawia się strona
podzielona jest ona na
3 sekcje:
Strona 49
Rysunek 4.13. Stan pojazdu
•
•
Zgoda na naprawę - możliwość wyboru opcji: tak/nie
Czas naprawy – szacowany czas naprawy
Maksymalnie można zaznaczyć 3 opcje.
• Nierozłożony
• Rozłożony
• Częściowo naprawiony
• Naprawiony
• Zdolny do jazdy
• Bezpieczny dla ruchu
• Rozbrojony
• Częściowo rozłożony
• Naprawa konieczna
Maksymalnie można zaznaczyć 5 opcji. Wybrane obszary uszkodzeń zostają
podświetlone na kolor różowy.
Strona 50
Kolejna strona to
na której widnieją informacje dotyczące
danych ogólnych, lakierowania i opon tak jak na rysunku 4.14.
Rysunek 4.14. Opis stanu pojazdu
Po uzupełnieniu danych dotyczących pojazdu, na stronie
użytkownicy, którzy nie posiadają uprawnień do zarządzania firmami
naprawczymi mogą wprowadzić informacje o Firmie naprawczej tak jak to
zostało przedstawione na rysunku poniżej
Strona 51
Rysunek 4.15. Wprowadzenie danych firmy naprawczej
W przypadku użytkowników posiadających możliwość zdefiniowania grup
partnerów, nie ma konieczności wprowadzania wszystkich danych od nowa.
Użytkownikom tym po kliknięciu na przycisk „Wybierz” wyświetla się lista
wszystkich zdefiniowanych firm naprawczych.
Rysunek 4.16. Wybór firmy naprawczej z listy
Wystarczy jedynie wybrać preferowaną firmę naprawczą i wcisnąć przycisk
OK
Kolejna część dotyczy kalkulacji.
są wszystkie parametry kalkulacji.
. Po jej otwarciu widoczne
Strona 52
Rysunek 4.17. Parametry kalkulacji
W przypadku, gdy użytkownik chciałby zmienić ustawienia należy wybrać
przycisk
, po czym otworzy się strona przedstawiona na rys. 4.18.
Rysunek 4.18. Edycja parametrów kalkulacji
Strona 53
Możliwa jest edycja następujących parametrów:
Kody tekstów:
Strona kontrolna
Jedn. czasowe prod.
Kalk. naprawy oszklenia
Czołówka
Numer strony – parametr ten umożliwia zdefiniowanie od jakiego numeru
strony będzie rozpoczęta numeracja stron kalkulacji.
Strona wynikowa/czołówka
Wydruk kolej. kalkulacji
Wydruk wyposażenia
Robocizna
Kolejny krok stanowi wprowadzenie lub modyfikacja stawek i kodów
warunkowych. Otwarcie strony możliwe jest z menu
Strona 54
Rysunek 4.19. Konfiguracja stawek i kodów warunkowych
możliwe jest wprowadzenie stawek
Po wybraniu przycisku
godzinowych
Rysunek 4.20. Edycja stawek godzinowych
Wprowadzenie lub edycja kodów warunkowych możliwa jest również po
wybraniu przycisku
, sekcji kody warunkowe
Strona 55
Rysunek 4.21. Edycja kodów warunkowych
Użytkownicy posiadający prawo zarządzania szablonami mogą jedynie wybrać
z listy rozwijanej odpowiedni szablon, w którym wcześniej zdefiniowano już
parametry kalkulacji.
Po zdefiniowaniu pojazdu oraz wprowadzeniu stawek godzinowych możliwe
jest graficzne określenie zakresu uszkodzeń, w tym celu należy przejść na
pozycję menu:
, po czym otworzy się strona z grafiką.
Rysunek 4.22. Wybór stref
Na ekranie widoczne są wszystkie strefy. Po lewej części ekranu znajdują się
ich nazwy, natomiast po prawej stronie wyświetlana jest grafika. I tak np. jeżeli
Strona 56
użytkownik wybierze drzwi, po prawej stronie widoczne są one w wersji
graficznej.
Rysunek 4.23. Wybór stref
Po wybraniu danej części na dole ekranu pojawiają się przyciski z możliwymi
rodzajami. Po wybraniu rodzajów operacji dla konkretnych części wyróżniane
są one domyślnie kolorem czerwonym
Rysunek 4.24. Wyróżnienie ujętych części
Wybór stref opuszcza się klikając na ikonę
należy wybrać przycisk
. Chcąc przeliczyć kalkulację
.
Strona 57
Rysunek 4.25. Przeliczenie kalkulacji
Kalkulacja zostaje przeliczona, system automatycznie przechodzi na stronę
służąca do edycji sprawy Dane sprawy i opcjonalnie zależności od wybranej
opcji w ustawieniach, automatycznie wyświetla podgląd kalkulacji.
Rysunek 4.26. Podgląd kalkulacji
UWAGI:
⇒ W ramach jednego numeru sprawy dopuszcza się dowolną ilość
wykonanych kalkulacji. Zaleca się jednak wykonywanie ograniczonej
liczby kalkulacji, co ułatwi zarządzanie i organizację procesu likwidacji
szkody.
⇒ W ramach jednej sprawy mogą istnieć kalkulacje z różnymi markami
samochodów.
4.7.
Edycja sprawy
Sprawa może być otwarta poprzez zaznaczenie sprawy na liście i dwukrotne
kliknięcie myszą lub naciśnięcie klawisza
. Po wykonaniu
czynności pojawi się nowy ekran Dane sprawy, na którym wyświetlone są
dane klienta, pojazdu i kalkulacji. W dolnej części ekranu znajduje się lista
zawierająca wszystkie wykonane kalkulacje dotyczące sprawy. Na samym
dole okienka wyświetlone są wyniki kalkulacji takie jak ceny części
zamiennych, lakierowania, robocizny oraz kwota ogółem. Po lewej stronie
okna znajdują się przyciski opisane w kolejnych podpunktach.
Strona 58
Rysunek 4.27. Edycja sprawy
4.7.1. Nowa kalkulacja
powoduje otwarcie okna z zapytaniem o opis
Wybranie przycisku
kalkulacji. Po zaakceptowaniu numeru poprzez naciśnięcie klawisza OK.,
otwiera się okno
. W tym momencie możemy wpisać dane
administracyjne, stawki godzinowe itd. Po wprowadzeniu wszystkich danych,
przeliczyć kalkulację, która zostanie dopisana do listy.
Rysunek 4.28. Stworzenie nowej kalkulacji
4.7.2. Edycja kalkulacji
powoduje otwarcie
Wybranie sprawy i naciśnięcie klawisza
strony
. Pozostałe operacje na sprawie nie różnią się od
czynności przedstawionych w punkcie 4.6.
4.7.3. Usuń kalkulację
Tylko uprawniona osoba posiada tą opcję. Umożliwia ona trwałe usunięcie
kalkulacji z bazy danych. Funkcja powinna być używana ze szczególną
ostrożnością.
Strona 59
4.7.4. Import z AudaPad
Umożliwia zaimportowanie istniejących kalkulacji z AudaPad do aktualnie
edytowanej sprawy. Po zaznaczeniu opcji „Pokaż tylko zgodne modele”
program wyświetla listę ograniczoną do kalkulacji samochodów tej samej
marki i typu głównego wskazanej wcześniej w bieżącej sprawie. Po
zaznaczeniu kalkulacji i naciśnięciu klawisza „Importuj zaznaczone”, zostaną
one zaimportowane. Podczas importu należy zdefiniować opis dla każdej
importowanej kalkulacji.
4.7.5. Kopiuj kalkulację
Powoduje utworzenie kopii kalkulacji na bazie istniejącej w ramach jednej
szkody. Użytkownik może ustalić, które dane z kalkulacji mają być kopiowane
do nowej, a które nie. Dostępne są następujące opcje kopiowania:
Rysunek 4.29. Kopiowanie kalkulacji
4.7.6. Podgląd kalkulacji
W zależności od ustawień wyświetlona kalkulacja może być podzielona na
4 części:
⇒ Czołówkę
⇒ Kalkulację
⇒ Podsumowanie
⇒ Stronę kontrolną
Wybranie z menu
>
umożliwia
użytkownikowi zmianę czcionki na wydruku kalkulacji. Zaleca się stosowanie
czcionek o tzw. stałej szerokości, w przeciwnym razie kalkulacja jest
„rozsypana”. Przycisk
spowoduje wyświetlenie wersji do
wydruku. Natomiast naciśnięcie klawisza
zapisanie kalkulacji do pliku w formacie Adobe Acrobat Reader.
spowoduje
Strona 60
Rysunek 4.30. Podgląd przeliczonej kalkulacji
4.8.
Przelicz kalkulację
Wybranie z
przycisku
znajdującego się po lewej stronie
w oknie Dane sprawy, umożliwia przeliczenie kalkulacji bez konieczności
edycji.
4.9.
Oznacz jako domyślną
Oznaczenie kalkulacji jako domyślnej powoduje uznanie jej do rozliczenia
szkody. Aby to uczynić należy wybrać z menu
>
Dane z tej kalkulacji mogą zostać przesłane do systemu zewnętrznego.
4.10. Zmiana nazwy kalkulacji
Nazwa każdej kalkulacji może zostać zmieniona, aby to uczynić należy wybrać
z menu
>
. Po czym zostaje wyświetlone okno
jak na rysunku 4.31. w którym należy dokonać zmian. Po wciśnięciu przycisku
OK. opis / nazwa kalkulacji zostaje zmieniony.
Rysunek 4.31. Zmiana nazwy kalkulacji
Strona 61
4.11. Import załączników
>
możliwy jest import
Po wybraniu z menu
załączników. Pojawia się okno jak na rysunku poniżej. W górnej części ekranu
znajdują się kategorie załączników, w oknie poniżej można wybrać z jakiej
lokalizacji , będą pobierane załączniki, ich miniatury widoczne są po prawej
stronie ekranu. Chcąc dodać załącznik np. do kategorii Dokumenty , należy
ustawić się na tej kategorii, następnie wybrać złącznik lub załączniki
(ponieważ można dodawać kilka jednocześnie) do dodania i wybrać przycisk
, dodanie możliwe jest również poprzez przeciągnięcie załącznika do danej
kategorii.
Rysunek 4.32. Import załączników
można przesuwać załączniki między kategoriami.
Wybierając przycisk
Istnieje również możliwość modyfikacji szerokości zdjęcia. Po naciśnięciu na
przycisk
pojawia się lista rozwijana, z której
użytkownik może wybrać preferowana szerokość. Importowane fotografie
zostaną wówczas automatycznie przeskalowane do wybranego wymiaru
szerokości.
4.12. Porównanie kalkulacji
System pozwala na porównanie wybranych kalkulacji. W tym celu należy
wybrać z menu
>
, po czym pojawia się ekran
widoczny poniżej. Widoczne są na nim wszystkie różnice między wybranymi
kalkulacjami. Użytkownik, korzystając z filtra może zadecydować co zostanie
wyświetlone na ekranie:
• Części zmienione
Strona 62
•
•
•
Części usunięte
Części identyczne
Wszystkie
Filtr włącza się wybierając z menu
>
Rysunek 4.33. Porównanie kalkulacji
4.13. Wybór płyty do przeliczenia
Jeżeli istnieje taka konieczność, użytkownik może przeliczyć kalkulacje wg
dowolnie wybranej płyty aktualizacyjnej, znajdującej się na serwerze/dysku
użytkownika. Wystarczy po naciśnięciu klawisza
i wybraniu potrzebnej płyty, przeliczyć kalkulację. Wskazując:
⇒ <LOCAL> - używamy dane w bieżącej instalacji AudaStation,
⇒ <CD-ROM> - korzystamy z napędu CD-ROM;
Wskazując np. płytę P09/2002 korzystamy z danych zgromadzonych na
serwerze.
UWAGA: Decydując się na gromadzenie danych na serwerze należy wziąć po
uwagę, iż każdego miesiąca dane wzrastają o około 1 GB.
4.14. Wysyłanie danych do systemu wyceny wartości pojazdu Info-Ekspert
Po wykonaniu kalkulacji można ją przesłać do systemu Info-Ekspert. Po
wejściu do sprawy i kliknięciu prawym klawiszem myszy na wybranej kalkulacji
pojawia się menu. Wybranie Eksport danych do Info-Ekspert spowoduje
Strona 63
utworzenie pliku w katalogu Audatex/Audapad skąd system wyceny wartości
pobiera informacje niezbędne do wyceny wartości pojazdu.
4.15. Usuń sprawę
To ostatnia czynność w całym łańcuchu pracy ze sprawą. Po przesłaniu
danych do systemu zewnętrznego i/lub zakończeniu sprawy, bądź też
omyłkowym założeniu sprawy, uprawniony użytkownik może ją wykasować
.
trwale przez naciśnięcie klawisza
UWAGA: można usuwać tylko zamknięte sprawy
4.16. Kopiuj sprawę
Utworzoną wcześniej sprawę można skopiować do nowej. Czynność tą można
wykonać z głównego ekranu programu poprzez wybranie z menu
Dokumenty ->
. Następnie w wyświetlonym oknie należy
wpisać nową nazwę sprawy i nacisnąć klawisz OK. Podczas kopiowania
sprawy kopiuje się tylko domyślna kalkulacja.
Rysunek 4.34. Kopiowanie sprawy
4.17. Przypisz pracownika
Każda sprawa może zostać przypisana do konkretnego użytkownika . Jest to
znajdującego się po lewej
możliwe po wciśnięciu przycisku
stronie ekranu głównego. Pojawia się ekran na którym widoczni są tylko
aktywni użytkownicy. Lista użytkowników posortowana jest alfabetycznie
według opisów. Możliwe jest również sortowanie listy według nazwy lub ilości
przypisanych spraw.
Strona 64
Rysunek 4.35. Okno przypisywania pracowników do sprawy
4.18. Wyślij zlecenie (opcjonalne)
możliwe jest
Wybierając z menu > Dokumenty >
przesłanie sprawy w formie załącznika do wiadomości do dowolnej osoby
posiadającej zainstalowany program AudaShare. Po wybraniu wyżej
wymienionej opcji program zapyta, czy żądać od Adresata zwrotnego
„odesłania” wyników.
W przypadku wybrania opcji TAK sprawa zostaje domyślnie zablokowana i
niemożliwa jest jej edycja (tzn. do czasu odesłania lub ręcznej zmiany statusu
sprawy. Następnie automatyczne uruchomi się domyślny program pocztowy.
Do otwartej wiadomości automatycznie zostaje dodany załącznik o
rozszerzeniu axx i nazwie takiej jak numer wysyłanej sprawy. W pole tematu
wiadomości zostanie wpisany numer sprawy. Wystarczy tylko wpisać adres
odbiorcy wiadomości i po naciśnięciu klawisza Wyślij, kalkulacja zostanie
wysłana.
Program automatycznie dołącza do tekstu wiadomości opis
zalogowanego obecnie do systemu AudaShare użytkownika jako podpis.
Strona 65
Rysunek 4.36. Wysyłanie zlecenia
4.19. Wyślij kalkulację (PDF) (opcjonalne)
Kolejnym elementem menu Dokumenty jest możliwość wysłania sprawy
dowolnej osobie w formacie PDF (Adobe Acrobat Reader) jako załącznik do
wiadomości. Należy z menu Dokumenty wybrać
.
Naciśnięcie klawisza spowoduje automatyczne uruchomienie domyślnego
programu pocztowego, załączenie pliku do wiadomości oraz w pole tematu
wiadomości zostanie wpisany numer sprawy. Wystarczy tylko wpisać adres
odbiorcy wiadomości i po naciśnięciu klawisza Wyślij, kalkulacja zostanie
wysłana. Tak przesłaną kalkulację będzie można zachować na dysku
i w dowolnym momencie wydrukować.
4.20. Wczytaj zlecenie z pliku (opcjonalne)
Służy do wczytania sprawy przysłanej e-mailem. Po odebraniu sprawy należy
zachować załącznik wiadomości w dowolnym katalogu, a następnie
wybierając w menu Dokumenty >
, zaimportować sprawę.
Strona 66
Rysunek 4.37. Importowanie szkody z pliku
Importując sprawę system umożliwia przed wczytaniem modyfikację numeru
sprawy i akt. Po naciśnięciu klawisza Importuj szkodę, dane zostaną wczytane
do bazy.
Jeżeli sprawa o podanym numerze istnieje w bazie danych, użytkownik przed
wczytaniem zostanie o tym poinformowany i będzie mógł zdecydować czy
chce zastąpić istniejącą w bazie sprawę, czy też utworzyć nową pod
określonym przez użytkownika numerze.
4.21. Zapisz sprawę do pliku (opcjonalne)
Każda sprawa może zostać zapisana jako plik o rozszerzeniu axx. Możliwe
jest to po wybraniu z menu Dokumenty >
. Plik axx
automatycznie otrzymuje taką nazwę jak numer zapisywanej sprawy. Możliwa
jest jednak zmiana nazwy pliku na dowolną wybraną przez użytkownika.
4.22. Filtrowanie i wyszukiwanie spraw
Użytkownicy pracujący z długimi listami spraw mają możliwość wyszukania
dowolnej sprawy. Wyszukiwanie spraw można wybrać z ekranu głównego
lub przez
programu w menu Administracja >
naciśnięcie kombinacji klawiszy Ctrl+F. Spowoduje to wyświetlenie ekranu
przedstawionego poniżej.
Rysunek 4.38. Filtrowanie spraw
Strona 67
Użytkownik programu ma do dyspozycji wyszukiwanie spraw wg określonych
kryteriów:
Numer sprawy – w tym polu można podać konkretny numer sprawy - zostanie
wyszukana konkretna sprawa. Podanie pierwszych znaków numer sprawy ze
znakiem * na końcu spowoduje wyszukanie wszystkich spraw
rozpoczynających się od znaków podanych do *, np.: wpisanie 394*
spowoduje wyświetlenie wszystkich spraw rozpoczynających się od cyfr 394.
Zaznaczenie pola Zaprzecz. Spowoduje wyświetlenie wszystkich spraw, które
nie spełniają podanych warunków.
Numer akt , nazwisko, data utworzenia, numer rejestracyjny, numer VIN,
użytkownik i status sprawy – zasada działania jest analogiczna jak
w przypadku numeru sprawy.
Marka pojazdu – w polu tym należy wpisać markę pojazdu według kodów
Audatex.
Na przykład, jeżeli chcemy wyszukać sprawy dotyczące następujących marek
i modelu pojazdów:
VW
VW Passat model B3
VW Passat B3 Variant
– należy wpisać 6
W filtrze można zadawać jednocześnie wiele kryteriów wyszukiwania, np.:
numer sprawy i rodzaj
Wyłączenie filtru można wykonać poprzez naciśnięcie klawisza Wyczyść.
4.23. Grupowanie spraw wg użytkowników
możliwe
Po wybraniu z menu Administracja >
jest sortowanie wszystkich spraw według przypisanych do nich użytkowników.
Po
wybraniu
tej
opcji
program
wyświetla
opis
użytkownika
i liczbę przypisanych do niego spraw. Chcąc zobaczyć wszystkie sprawy
przypisane do danego użytkownika należy nacisnąć krzyżyk i lista zostanie
rozwinięta tak jak na rysunku 4.39.
Strona 68
Rysunek 4.39. Grupowanie spraw wg użytkowników
4.24. Statystyki spraw
Użytkownicy
mają
możliwość
otrzymania
informacji
o wykonanych sprawach. Po wybraniu z menu
pojawia się ekran widoczny poniżej:
>
statystycznych
Rysunek 4.40. Statystyki
Strona 69
Ekran podzielony jest na 5 sekcji
- w sekcji tej podane są informacje dotyczące ilości spraw
aktywnych i zamkniętych. Ponadto widoczna jest informacja dotycząca
monitów.
- sekcja ta zawiera informacje o łącznej
ilości kalkulacji przeliczonych przez danego użytkownika
- w tym miejscu wszystkie sprawy podzielone są
według statusów jakie aktualnie posiadają
- informacje zawarte w tej sekcji dają użytkownikowi
możliwość sprawdzenia ile spraw zostało wysłanych na platformę AudaNet do
poszczególnych odbiorców
- sekcja ta zawiera informacje ile spraw
otrzymano od poszczególnych użytkowników z platformy AudaNet
Wybierając z menu opcję
użytkownicy mogą
otrzymać informacje, które zostały opisane powyżej zawężając kryteria do
następujących:
4.25. Wydruk listy spraw
Istnieje możliwość wydruku listy spraw, aby to uczynić z menu należy wybrać
>
po czym pojawia się dokument jak na rysunku
poniżej.
Rysunek 4.41. Lista spraw
Strona 70
Po naciśnięciu przycisku
lista zostaje wydrukowana.
5. Komunikacja AudaNet
5.1.
Import sprawy z AudaNet
Wybranie menu AudaNet > Import sprawy z AudaNet powoduje otwarcie okna
umożliwiającego pobranie z AudaNet spraw przesłanych do danego
użytkownika. Po zalogowaniu się, użytkownik może ustawić konkretne
parametry wyszukiwania spraw. Po ich ustawieniu można pobrać listę spraw
naciskając przycisk Pobierz listę spraw. Na liście wyszukanych spraw
użytkownik ma możliwość zaznaczenia spraw, które zamierza pobrać poprzez
odznaczenie pola wyboru w pierwszej kolumnie. Naciśnięcie przycisku Pobierz
zaznaczone sprawy spowoduje pobranie spraw do systemu AudaShare.
Podczas pobierania zlecenia system AudaShare zakłada nową sprawę oraz
zapisuje dokumenty zlecenia. Miejsce zapisu dokumentów można określić
w Opcjach programu (patrz punk 3.6.4.). Tak pobrana sprawa będzie
posiadała status „Sprawa po pobraniu wyników”. W przypadku, gdy w opcjach
programu zostanie zaznaczona opcja Pokazuj listę załączników, po wybraniu
przycisku Pobierz zaznaczone sprawy pojawi się okno Zapisywanie
załączników. Użytkownik może odznaczyć wybrane załączniki, których nie
chce zapisywać, ma również możliwość zmiany domyślnej ścieżki zapisu
załączników poprzez przycisk Wybierz katalog. Aby zapisać załączniki należy
wybrać przycisk Zapisz załączniki, chcąc pominąć zapisywanie plików należy
wybrać przycisk Zamknij. W sytuacji, gdy w opcjach programu nie jest
zaznaczona opcja Pokazuj listę załączników, załączniki zapisują się w tle,
a ekran Zapisywanie załączników jest pomijany.
Rysunek 5.1. Lista spraw na AudaNet
W zakładce Parametry wyszukiwania w sekcji Wyszukiwanie spraw możliwe
jest zdefiniowanie następujących parametrów:
Strona 71
•
•
•
•
•
•
Data od – data graniczna wyświetlanych spraw,
Data do – data graniczna wyświetlanych spraw,
Tylko zaznaczone w AudaPad/ Web,
Wyświetl sprawy zablokowane - na liście spraw do pobrania zostaną
wyświetlone również te sprawy, które wcześniej były pobierane i zostały
zablokowane na AudaNet,
Wyświetl tylko sprawy przysłane - na liście spraw do pobrania zostaną
wyświetlone jedynie sprawy przysyłane od innych użytkowników.
Sprawy, które użytkownik założył sam na AudaNet, nie zostaną
wyświetlone,
Wyświetl tylko dzisiejsze - widoczne będą sprawy, które zostały
utworzone lub przekazane na AudaNet w dniu dzisiejszym,
W sekcji Pobranie spraw:
• Pobierz załączniki - załączniki zostaną pobrane do zapisania
w domyślnej lokalizacji,
• Pobierz kalkulacje - w systemie AudaShare zapisana zostanie
kalkulacja,
• Zablokuj na AudaNet po pobraniu - po pobraniu, status sprawy na
platformie AudaNet zostanie zmieniony na “Przekazano”. Spowoduje
to, iż sprawa nie będzie widoczna przy kolejnej próbie pobrania z
platformy Auda.Net, chyba że użytkownik zaznaczy dodatkowo opcję
„Wyświetl sprawy przekazane”,
• Usuń zaznaczenie po pobraniu.
Możliwe jest również wybranie opcji - Wczytaj zaznaczenie z pliku,
Zaznaczenie wymienionych parametrów spowoduje wyświetlenie tylko tych
spraw, które spełniają wybrane kryteria.
Strona 72
Rysunek 5.2. Parametry wyszukiwania
W zakładce Parametry połączenia widoczne są dane dotyczące użytkownika
oraz nazwa serwera
Rysunek 5.3. Parametry połączenia
5.2.
Eksport sprawy do AudaNet
Chcąc wysłać sprawę na serwer AudaNet należy wybrać menu AudaNet
>Eksport sprawy do AudaNet. Po wybraniu tej opcji zostanie wyświetlone
okno jak na rysunku 5.3. Na wstępie użytkownik powinien zalogować się czyli
podać nazwę serwera, użytkownika oraz hasło.
Wysyłając sprawę do AudaNet możliwe jest zdefiniowanie danych jakie mają
zostać wysłane na serwer są nimi:
• Numer sprawy
• Identyfikacja pojazdu
• Dane administracyjne pojazdu (zaw. Właściciela)
• Dane właściciela pojazdu
• Wykonane kalkulacje
Nie jest możliwe wysyłanie nowej sprawy na serwer AudaNet bez numeru
sprawy. Jeżeli wysyłana sprawa jest nowa program nie pozwoli odznaczyć
pola numer sprawy.
Obok elementu „Wykonane kalkulacje” podawana jest informacja o ilości
kalkulacji w formacie (m/n) gdzie „m” jest liczbą kalkulacji nieprzeliczonych
a „n” kalkulacji przeliczonych.
Zaznaczając opcję odeślij sprawę do… można odesłać daną sprawę
do innego użytkownika lub organizacji oraz wpisać krótką wiadomość
do odbiorcy.
Strona 73
Wysyłając sprawę użytkownik może również załączyć pliki poprzez naciśniecie
przycisku załącz pliki do wysłania. Istnieje możliwość wybrania jakiego rodzaju
maja to być załączniki (pliki graficzne, korespondencja, rachunki czy
dokumenty).
Na samym dole ekranu znajduje się nowa opcja umożliwiająca
przeskalowanie fotografii i innych załączników w formacie jpg, w celu
zoptymalizowania wielkości przesyłki.
Gdy wszystkie dane zostaną wprowadzone sprawa może zostać wysłana na
serwer AudaNet za pomocą przycisku Wyślij.
Rysunek 5.4. Eksport spraw na AXN
Użytkownicy systemu AudaNet posiadają indywidualny limit wielkości
wysyłanej sprawy. Jeżeli zostanie on przekroczony, to AudaShare wyświetli
komunikat „The file is too large”. Domyślny rozmiar wysyłanej sprawy łącznie
z wszystkimi załącznikami jest ograniczony do ok. 20MB. Jeżeli istnieje
potrzeba przesłania większej ilości załączników przesyłkę należy podzielić na
mniejsze. W tym celu, przygotowując pierwszą przesyłkę, niezbędne jest
odznaczenie pola „odeślij sprawę do …”. Wtedy wysyłane załączniki zostaną
umieszczone na serwerze bez odsyłania do odbiorcy. Następnie należy
zamknąć okno B2B interface i ponownie otworzyć (wciąż będąc na
zaznaczonej sprawie). Za drugim razem należy załączyć pozostałe załączniki
i wysyłać ponowie. W miarę potrzeby można wysłać kolejne części sprawy.
Należy pamiętać, że przy wysyłaniu ostatniej części musi być zaznaczone
i uzupełnione pole „odeślij sprawę do …”. Dopiero wtedy sprawa zostanie
odesłana do odbiorcy.
Strona 74
6. Praca z aktówką
System AudaShare dopuszcza 2 tryby współpracy użytkownika z bazą danych:
⇒ sieciowy – użytkownik pracuje podłączony bezpośrednio do bazy znajdującej
się w lokalizacji serwera bazy danych AudaShare,
⇒ aktówkowy – po wybraniu tej opcji, użytkownik pracuje z lokalną bazą
AudaShare zawierającą sprawy pobrane z sieciowej bazy danych AudaShare.
Po zakończeniu obróbki zleceń użytkownik posiada możliwość synchronizacji
(przeniesienia spraw) znajdujących się w aktówce z bazą znajdującą się na
tzw. serwerze.
6.1.
Konfiguracja aktówki
Przed przystąpieniem do pracy w trybie aktówki, niezbędna jest rekonfiguracja
programu AudaShare. Proces ten rozpoczyna się poprzez wybranie
w Windows komendy ze Start->Uruchom i wpisanie nazwy regedit tak jak
przedstawiono na rysunku 6.1.
Rysunek 6.1. Uruchamianie regedit
Po wykonaniu tej operacji otwiera się okno Edytor rejestru. Następnie
użytkownik
otwiera
katalog
AudaShare,
który
znajduje
się
w HKEY_LOCAL_MACHINE > Software >Audatex > AudaShare. Pojawia się
okno jak przedstawiono na rysunku 6.2. .
Strona 75
Rysunek 6.2. Edytor rejestru
Po naciśnięciu prawym przyciskiem myszy po prawej stronie ekranu, pojawia
się przycisk Nowy i z menu użytkownik powinien wybrać Wartość ciągu.
W polu Nazwa należy wpisać DataBaseLocalName, w polu Dane wartości
należy wpisać ścieżkę dostępu do bazy danych aktówki. Przykład
przedstawiono na rysunku 6.3.. Pusta baza danych znajduje się w katalogu
AUDATEX \ INSTAU \ PROGRAM \ AUDASHARE \ DB na dysku na którym
jest zainstalowany AudaShare i może zostać skopiowana w dowolne miejsce.
Rysunek 6.3. Edytowanie ciągu
Kolejny krok stanowi stworzenie nowej wartości DWORD. Podobnie jak
poprzednio, należy kliknąć prawym przyciskiem myszy i wybrać z menu
Wartość DWORD i wprowadzić wartość 1 tak jak przedstawiono na rysunku
6.4.
Strona 76
Rysunek 6.4. Edytowanie wartości DWORD
Po uruchomieniu AudaShare użytkownik powinien mieć możliwość wyboru
dwóch baz danych: serwera lub aktówki. Jeżeli nie, oznacza to że popełniono
błąd podczas wykonywania rekonfiguracji systemu AudaShare i całą
procedurę należy rozpocząć od początku.
Logując się do serwera bazy danych użytkownik posiada możliwość
skopiowania wybranych spraw do Aktówki
Rysunek 6.5. Logowanie do wybranej bazy danych
Do poprawnej pracy z aktówką, niezbędne jest również zaktualizowanie
danych użytkowników Aktówki możliwe jest to poprzez wybranie z menu
Administracja > Zarządzanie użytkownikami. Po wybraniu tej opcji pojawia się
okno Lista użytkowników, a naciśnięcie przycisku Aktualizacja użytkowników
aktówki spowoduje, że wszystkie dane użytkowników zostaną zaktualizowane.
Strona 77
Rysunek 6.6. Aktualizacja użytkowników aktówki
6.2.
Wybieranie spraw do pracy z aktówką
Podczas pracy w terenie, użytkownik nie ma możliwości podłączenia swojego
notebook’a do tzw. serwera AudaShare. Dlatego stworzono możliwość
pobrania spraw do aktówki, celem pracy bez podłączenia do bazy sieciowej.
Jest to możliwe poprzez wybranie z menu Dokumenty > Synchronizacja
Aktówki. Po wybraniu tej opcji pojawia się ekran jak na rysunku 6.7..
Rysunek 6.7. Synchronizacja aktówki
Strona 78
Chcąc skopiować sprawę do aktówki wystarczy przeciągnąć myszką daną
sprawę do okna Sprawy w aktówce. Sprawa ta zostaje automatycznie
zablokowana do edycji w głównej bazie danych. Możliwy jest jedynie podgląd
kalkulacji. Po zakończeniu prac nad daną sprawą i przeniesieniu jej do
głównej bazy danych, sprawa ta ponownie otrzymuje status umożliwiający jej
edycję.
6.3.
Synchronizacja
To proces wymiany danych pomiędzy tzw. serwerem bzy AudaShare,
a komputerem pracującym w trybie aktówki. W pierwszym etapie wszystkie
zaznaczone sprawy do pracy z aktówką są kopiowane na komputer
przenośny. Na serwerze status takich spraw zmieniony jest na 90 i żaden
użytkownik nie może modyfikować takiej sprawy. W drugim etapie użytkownik
decyduje, które ze spraw zakończył i podczas synchronizacji wybrane sprawy
przenoszone są do bazy głównej znajdującej się na serwerze.
6.4.
Praca ze sprawą
Sposób w jaki pracuje się ze sprawą w wersji aktówkowej AudaShare, nie
różni się od pracy ze sprawą na tzw. serwerze sieciowym.
6.5.
Nowa sprawa w aktówce
Z nową sprawą założoną w aktówce pracuje się tak samo jak z założoną na
serwerze. Podczas synchronizacji sprawa zostanie skopiowana na serwer.
Jeżeli na serwerze istnieje już sprawa o takim numerze, użytkownik będzie
poproszony o wprowadzenie nowej nazwy sprawy, pod którą zostanie ona
zapisana na serwerze.
Strona 79

INSTRUKCJA OBSŁUGI PROGRAMU AudaShare

Transkrypt

Podobne dokumenty

CENNIK Promocyjny AUDATEX

Rzeczoznawcy

AudaSPA - audatex.lt

Tworzenie animacji postaci z wykorzystaniem klatek - Gimp

INWESTOR Państwowe Muzeum Auschwitz

Załącznik nr 5 ZAŁOŻENIA WYJŚCIOWE DO