Czy PRINCE2 może być pomocny w - APMG

Czy PRINCE2® może być pomocny
w zamówieniach publicznych
Roman Dmowski
Centrum Usług Wspólnych
Best Practice Showcase, 10 czerwca 2011
PRINCE2® jest znakiem handlowym Office of Government Commerce zarejestrowanym w Zjednoczonym Królestwie i innych krajach.
MSP® jest znakiem handlowym Office of Government Commerce zarejestrowanym w Zjednoczonym Królestwie i innych krajach.
P3O® jest zarejestrowanym znakiem handlowym Office of Government Commerce
Swirl logo™ jest znakiem handlowym Office of Government Commerce.
Logo OMEC jest znakiem handlowym OMEC Sp. z o.o. Centrum Usług Wspólnych
CUW powstało na początku 2011 r. w skutek przekształcenia gospodarstwa pomocniczego
Centrum Obsługi Kancelarii Prezesa Rady Ministrów
Zadania
• zapewnienie technicznych warunków pracy Kancelarii Prezesa Rady Ministrów poprzez
administrowanie i opiekę nad budynkami, świadczenie usług informatycznych oraz
transportowych.
• wydawanie dzienników urzędowych:Dziennik Ustaw, Monitor Polski, Monitor Polski B
• Pełnienie funkcji Centralnego Zamawiającego:
przygotowywanie i przeprowadzanie postępowań o udzielenie zamówień publicznych,
zawieranie umów ramowych na potrzeby jednostek administracji rządowej.
Centrum Usług Wspólnych
© OMEC Sp. z o.o.
2
Zamówienia publiczne
Problemy
•
Kluczowe wymagania, istotne zapisy umowy muszą zostać stworzone na długo
przed rozpoczęciem wdrożenia, nie można ich zmieniać
Rozwiązanie
• Stosowanie metodyki PRINCE2 ułatwia realizację projektów:
– pozwala na unikanie powszechnie spotykanych błędów
– umożliwia kompleksowe zarządzanie jakością: strategia, kryteria jakości,
kryteria akceptacyjne, egzekwowanie jakości
• Podejście produktowe pozwala precyzyjnie opisać zakres i stworzyć realny plan
wdrożenia
Centrum Usług Wspólnych
© OMEC Sp. z o.o.
3
Nie ma projektów IT, są zmiany biznesowe
Problemy
•
•
•
Rozwiązania i procesy IT nie są zintegrowane ze wszystkimi obszarami firmy
Powstają systemy nikomu nie potrzebne, które utrudniają życie
Podczas wdrożenia pojawia się konflikt IT kontra użytkownicy, biznes zwalcza
inicjatywy IT lub jest pasywny w ich realizacji
Rozwiązanie
• Projekt nie może być postrzegany jako projekt informatyczny – projekt jest dla
całej firmy i wszyscy go wdrażają (jest biznesowy)
• IT nie powinno kierować projektami ?
• Powszechna akcja popularyzująca właściwe sposoby realizacji projektów (także
wśród wyższego kierownictwa)
Centrum Usług Wspólnych
© OMEC Sp. z o.o.
4
Wdrożenie to zawsze dwa projekty: Wykonawcy i Klienta
Różne cele
• Klient chce dostać dużo, a mało płacić,
• Wykonawca chce mało robić, a zarobić dużo
Centrum Usług Wspólnych
© OMEC Sp. z o.o.
5
Wdrożenie to zawsze dwa projekty: Wykonawcy i Klienta
Problemy
•
•
•
Klient chce, aby „wszystko” wykonano za niego, nie angażuje się projekt, nie
zarządza projektem, Klient nie ma swojego Kierownika Projektu
Kierownik Projektu Wykonawcy jest bezradny w środowisku Klienta; nie ma szans
na zaktywizowanie pracowników Klienta do współpracy
Wykonawca może wykorzystać brak kierowania i nadzoru nad projektem po
stronie Klienta
Rozwiązanie
•
•
•
•
Kompetentny Kierownik Projektu ze strony Klienta
Postrzeganie przedmiotu zamówienia jako tylko części projektu Klienta (Grupy
Zadań wg. PRINCE2)
Postrzeganie Wykonawcy jako jednego z zespołów w projekcie Klienta
Odrębne Komitety Sterujące Klienta i Wykonawcy
Centrum Usług Wspólnych
© OMEC Sp. z o.o.
6
Kompetentny Kierownik Projektu
Problemy
•
•
•
Przypadkowy Kierownik Projektu (z „łapanki” albo „honorowy” Kierownik Projektu np. Naczelnik Wydziału IT – osoba na ważnym stanowisku, ale czy będzie miał
czas na codzienne kierowanie projektem)
Brak Kierownika Projektu (lub jest od zewnętrznego Wykonawcy)
Wielu Kierowników Projektów
Rozwiązanie
•
•
Kierownik Projektu - kompetentna osoba, neutralna dla wszystkich stron projektu
(niezwiązana z konkretnym działem), sojusznik użytkownika, informatyka,
prezesa…
Kierownik Projektu z własnego działu Zarządzania Projektami lub z zewnętrz
Centrum Usług Wspólnych
© OMEC Sp. z o.o.
7
Zakres projektu obejmujący wszystkie obszary
Problemy
•
•
Fragmentacja projektu po „działach”
Pewne obszary niczyje lub powielają się
Centrum Usług Wspólnych
© OMEC Sp. z o.o.
8
Ostrzeżenie przed fragmentacją projektu !!!
DZIAŁ 2
DZIAŁ 3
DZIAŁ 1
DZIAŁ 5
?
DZIAŁ 4
A kto dostarczy
pustą część?
Dlaczego niektóre
obszary się
przecinają?
Centrum Usług Wspólnych
© OMEC Sp. z o.o.
9
Zakres projektu obejmujący wszystkie obszary
Problemy
•
•
Fragmentacja projektu po „działach”
Pewne obszary niczyje lub powielają się
Rozwiązanie
•
Całościowy obraz firmy po zakończeniu projektu - POTI (P – procesy, O –
organizacja, T – technologia i narzędzia, I – Informacja)
Centrum Usług Wspólnych
© OMEC Sp. z o.o.
10
Tak !!!
Produkt 3
Produkt 2
Produkt 1
Produkt 5
Produkt 4
PRODUKT KOŃCOWY PROJEKTU
Centrum Usług Wspólnych
© OMEC Sp. z o.o.
11
Zakres projektu obejmujący wszystkie obszary
Problemy
•
•
Fragmentacja projektu po „działach”
Pewne obszary niczyje lub powielają się
Rozwiązanie
•
•
Całościowy obraz firmy po zakończeniu projektu - POTI (P – procesy, O –
organizacja, T – technologia i narzędzia, I – Informacja)
Planowanie oparte na produktach: produktem projektu jest zmieniona firma: nie
tylko system IT, ale nowe sposoby funkcjonowania, nowe/zmienione stanowiska
pracy, działanie marketingowe…)
Centrum Usług Wspólnych
© OMEC Sp. z o.o.
12
Planowanie oparte na produktach
NOWA USŁUGA
Pracownicy
przeszkoleni
Kampania
marketingowa
przeprowadzona
System
informatyczny
zmodyfikowany
Analiza
przeprowadzona
Centrum Usług Wspólnych
Zmiany w
systemie
wprowadzone
© OMEC Sp. z o.o.
13
Jakość nie jest za darmo (1)
Problemy
•
•
Uzyskujemy produkt, który nie spełnia faktycznych potrzeb, zwłaszcza tych
subiektywnych (np. system ma być intuicyjny)
Spory pomiędzy wykonawcą a klientem, czy przedmiot zamówienia został w pełni
zrealizowany
Rozwiązanie
•
Pełna lista kryteriów jakości (np. większość przeszkolonej kadry radzi sobie z
systemem)
• Konkretne kryteria akceptacyjne – mierzalne, pozwalające jednoznacznie ocenić,
czy dane kryterium zostało spełnione ( np. z poziomu menu głównego dotarcie do
dowolnej funkcji w systemie nie wymaga więcej niż 3 kliknięć)
Centrum Usług Wspólnych
© OMEC Sp. z o.o.
14
Jakość nie jest za darmo (2)
Problem
•
Zapis w umowie
np. „Dostarczony system objęty jest gwarancją producenta, każdy błąd zostanie
naprawiony”
nie oznacza, że system będzie niezawodny, stabilny, dostępny do użycia
Rozwiązanie
• Pełna lista kryteriów jakości
• Konkretne kryteria akceptacyjne (poziom zgłoszeń o pomoc na helpdesku wynosi
co najwyżej 10 zgłoszeń w miesiącu)
• Egzekwowanie jakości (np. każde kolejne zgłoszenie powyżej 10-tego powoduje
naliczenie kary; przekroczenie progu 20-stu zgłoszeń rodzi dodatkowo
konieczność powtórzenia szkolenia przez Wykonawcę na jego koszt)
Centrum Usług Wspólnych
© OMEC Sp. z o.o.
15
Jakość nie jest za darmo – testy produktu (1)
Problemy
•
•
Klient nie ma działu kontroli jakości – wszystkie testy przeprowadzają użytkownicy.
Jeżeli testy trzeba wielokrotnie powtarzać pojawia się niechęć do projektu
Wspólne testy przeprowadzane są na bazie planów testów opracowanych przez …
Wykonawcę. Plan testów może pomijać niedopracowane obszary. Nieuznawanie
błędów wywoływanych czynnościami, które nie były zaplanowane do testów
Rozwiązanie
•
•
Klient musi mieć własny (lub zewnętrzny) zespół jakości lub należy wprowadzić
system kar dla Wykonawcy ( np. 50 zł za każdy wykryty błąd w produkcie
przekazanym do odbioru)
Wykonawca najpierw musi przetestować u siebie produkt, zanim przekaże go do
odbioru Klientowi
Centrum Usług Wspólnych
© OMEC Sp. z o.o.
16
Jakość nie jest za darmo – testy produktu (2)
Problemy
•
•
Wykonawca przekonuje, że system należy odebrać mimo błędów, bo „w tak
złożonym systemie zawsze muszą być błędy”
lub
Klient nie chce podpisać protokołu odbioru, bo np. znalazł 1 błędny rekord w bazie
danych zawierającej 24 miliony rekordów
Rozwiązanie
•
Precyzyjny opis poziomu jakości dla dokonania odbioru uzgodniony na początku
projektu, np. w momencie odbioru system ma rozwiązane wszystkie znane błędy
Centrum Usług Wspólnych
© OMEC Sp. z o.o.
17
Jakość nie jest za darmo – testy produktu (3)
Problemy
•
Odbiór produktu zrealizowano na podstawie testów cząstkowych,
przeprowadzonych na środowisku testowym. W środowisku produkcyjnym
pojawiają się problemy z wydajnością, trudno się dodzwonić do serwisu.
Użytkownicy mimo, że byli na szkoleniach nie potrafią korzystać z systemu.
Rozwiązanie
•
Wprowadzenie produktu Po Przejściu (potwierdzenie stabilności pracy w nowym
stanie biznesowym np. 3 miesiące nowej, ustabilizowanej sytuacji).
Dopiero odbiór tego produktu jest podstawą do wypłaty wynagrodzenia dla
wykonawcy
Centrum Usług Wspólnych
© OMEC Sp. z o.o.
18
Planowanie Produktowe jest najważniejsze (1)
•
Pozwala ustalić zakres projektu obejmujący wszystkie obszary
Produkt
końcowy
Centrum Usług Wspólnych
Analiza
Sprzęt
Prototyp systemu
System
Dokumentacja
Szkolenia
Marketing
Przejście
Po Przejściu
Serwis
© OMEC Sp. z o.o.
19
Planowanie Produktowe jest najważniejsze (2)
•
Produkt końcowy i każdy jego produkt są dokładnie opisywane, m.in.:
–
–
–
–
•
Precyzyjny opis produktów pozwala ułożyć precyzyjny plan wdrożenia
–
–
–
–
•
zawartość (np. wszystkie funkcje)
kryterium jakości, akceptacyjne
kompetencje osób zaangażowanych i osób dokonujących odbioru
metoda odbioru
Czas (harmonogram)
Koszty
Zasoby (wszystkie niezbędne osoby)
Działania jakości
Odbieramy produkt końcowy dopiero wtedy, gdy wszystkie jego produkty
składowe są prawidłowe i produkt końcowy spełnia oczekiwania
jakościowe i kryteria akceptacyjne
Centrum Usług Wspólnych
© OMEC Sp. z o.o.
20
Siła produktu końcowego
Nie mogę odebrać
przedmiotu
zamówienia. System
działa, pracownicy
zaliczyli szkolenie, ale
nie potrafią systemu
obsłużyć. Ergo to nie
jest ten produkt
końcowy
Centrum Usług Wspólnych
© OMEC Sp. z o.o.
21
Podsumowanie (1)
• Zamówienia publiczne to trudny obszar dla
realizacji projektów (ograniczenia ustawowe)
dlatego trzeba stosować strukturalne
podejście
• Wykonawca zewnętrzny nie rozwiąże
wszystkich naszych problemów
• Podejście PRINCE2 ułatwia realizację
projektów, pozwala na unikanie powszechnie
spotykanych błędów
Centrum Usług Wspólnych
© OMEC Sp. z o.o.
22
Podsumowanie (2)
•
•
•
•
Traktujemy projekt jako zmianę biznesową
Klient musi mieć Kierownika Projektu
Planujemy produktowo
U zewnętrznego dostawcy przedmiotem
zamówienia są Grupy Zadań z produktami, a
nie cały projekt
• Troska o jakość: strategia, kryteria jakości,
kryteria akceptacyjne, egzekwowanie jakości
Centrum Usług Wspólnych
© OMEC Sp. z o.o.
23
Czy PRINCE2® może być pomocny
w zamówieniach publicznych
Roman Dmowski
Centrum Usług Wspólnych
Best Practice Showcase, 10 czerwca 2011
PRINCE2® jest znakiem handlowym Office of Government Commerce zarejestrowanym w Zjednoczonym Królestwie i innych krajach.
MSP® jest znakiem handlowym Office of Government Commerce zarejestrowanym w Zjednoczonym Królestwie i innych krajach.
P3O® jest zarejestrowanym znakiem handlowym Office of Government Commerce
Swirl logo™ jest znakiem handlowym Office of Government Commerce.
Logo OMEC jest znakiem handlowym OMEC Sp. z o.o.