ZARZĄDZENIE NR 184/WF

ZARZĄDZENIE NR 184/WF/ 2016
BURMISTRZA SKARSZEW
z dnia 5 sierpnia 2016 roku
w sprawie wprowadzenia w życie zasad obiegu i kontroli dokumentów oraz zakładowego
planu kont w Gminie Skarszewy i Urzędzie Miejskim w Skarszewach związanych
z realizacją Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Pomorskiego na lata
2014 – 2020 z udziałem środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Oś
Priorytetowa 10. Energia, Działanie 10.2. Efektywność energetyczna, Poddziałanie 10.2.1.
Efektywność energetyczna, Projekt „Termodernizacja budynków użyteczności publicznych
na terenie Gminy Skarszewy”
Na podstawie art. 10 ust.2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U.
z 2013r. poz.330 ze zmianami), art. 17 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach
publicznych (Dz. U z 2013 r. poz. 885 ze zmianami) oraz § 15 Rozporządzenia Ministra
Finansów z dnia 05 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów
kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek
budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz
państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej
Polskiej (Dz. U z 2013r. poz. 289 ze zm.) zarządza się, co następuje:
§1
1. Wprowadza się Zasady (politykę) rachunkowości, Zakładowy plan kont oraz zasady kontroli
i obiegu dokumentów księgowych wraz z Procedurą kontroli zarządczej w celu wyodrębnienia
w dokumentacji Gminy Skarszewy projektu „„Termodernizacja budynków użyteczności
publicznych na terenie Gminy Skarszewy”, stanowiące Załącznik Nr 1 do niniejszego
zarządzenia.
2. Realizację zasad i procedur, o których mowa w ust.1 powierza się Skarbnikowi Gminy oraz
pracownikom Urzędu Miejskiego w Skarszewach wskazanym w Załączniku Nr 1 do
zarządzenia.
§2
1. Wprowadza się zmiany w Zarządzeniu Burmistrza Skarszew Nr 285/WF/2009 z dnia 24
marca 2009r. ze zm. w sprawie wprowadzenia „Instrukcji dotyczącej sporządzania, obiegu
i kontroli dokumentów księgowych w Urzędzie Miejskim w Skarszewach” oraz w Zarządzeniu
Nr 125/WF/2016 Burmistrza Skarszew z dnia 23 maja 2016r. ze zm. w sprawie wprowadzania
„Zasad Rachunkowości i Zakładowego Planu Kont w Gminie Skarszewy”, stanowiące załącznik
Nr 2 do niniejszego zarządzenia.
2. Realizację zasad, o których mowa w ust.1 powierza się Naczelnikowi Wydziału Finansowego
oraz pracownikom Urzędu Miejskiego w Skarszewach wskazanym w Załączniku Nr 2 do
zarządzenia.
§3
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania i obowiązuje na czas realizacji projektu
„Termodernizacja budynków użyteczności publicznych na terenie Gminy Skarszewy”
2
Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 184/WF/2016
Burmistrza Skarszew z dnia 5 sierpnia 2016r.
ZASADY (POLITYKA) RACHUNKOWOŚCI,
ZAKŁADOWY PLAN KONT
ORAZ ZASADY KONTROLI I OBIEGU DOKUMENTÓW
KSIĘGOWYCH
WRAZ Z PROCEDURĄ KONTROLI ZARZĄDCZEJ PROJEKTU
W GMINIE SKARSZEWY
Regionalny Program Operacyjny dla Województwa Pomorskiego na lata 2014 – 2020
z udziałem środków
Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego.
Numer i nazwa osi
Oś priorytetowa 10. Energia.
Numer i nazwa działania
10.2. Efektywność energetyczna.
Numer i nazwa poddziałania
10.2.1. Efektywność energetyczna.
Tytuł projektu
„Termodernizacja budynków użyteczności publicznych na terenie Gminy Skarszewy”
Numer umowy
RPPM.10.02.01-22-0018/16-00 z dnia 28 czerwca 2016 roku
Okres realizacji projektu
1 stycznia 2014 roku – 30 listopada 2017 roku
Do okresu realizacji projektu dolicza się okres archiwizowania dokumentacji.
Wprowadza się następujące zasady wyodrębnienia w dokumentacji Gminy Skarszewy projektu
„Termodernizacja budynków użyteczności publicznych na terenie Gminy Skarszewy”
3
I. ZASADY (POLITYKA) RACHUNKOWOŚCI
1. Gmina Skarszewy prowadzi rachunkowość zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29
września 1994 roku o rachunkowości (DzU z 2013r. poz. 330 ze zm.), z uwzględnieniem
zasad zawartych w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 05 lipca 2010 roku
w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa,
budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych
zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek
budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U.
z 2013r. poz. 289 ze zm.) oraz zasad zawartych w Rozporządzeniu Ministra Finansów
z dnia 25 października 2010r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla
organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (DzU Nr 208 poz. 1375 ze
zm), a także z uwzględnieniem regulacji wprowadzonych niniejszym zarządzeniem w
celu ewidencji operacji związanych z realizacją projektu współfinansowanego ze
środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, budżetu państwa i budżetu
samorządowego.
2. Księgi rachunkowe prowadzi się z uwzględnieniem zasad wynikających z umowy
o dofinansowanie projektu oraz z uwzględnieniem właściwych przepisów i wytycznych
określonych w artykule 13 załącznika nr 1 umowy o dofinansowanie projektu.
3. Pracownicy służb finansowo – księgowych zobowiązani są dokonywać pełnych,
bieżących i uzgodnionych księgowań operacji gospodarczych w celu zapewnienia
rzetelnego przedstawienia przepływów finansowych związanych z realizacją projektu.
4. Księgi rachunkowe prowadzi się w języku polskim, w siedzibie Urzędu Miejskiego
w Skarszewach, Plac Gen. J. Hallera 18.
5. Rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy, natomiast okresem sprawozdawczym jest
okres ustalony we właściwych przepisach o sprawozdawczości a także okresy,
o których mowa w umowie o dofinansowanie projektu.
II.
ZAKŁADOWY PLAN KONT
1. KLASYFIKACJA BUDŻETOWA
Wprowadza się następujące zasady prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej dla
projektu:
Dział: 400
Rozdział 40001
Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2014 roku w sprawie
szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków
pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U z 2014r poz. 1053 ze zm) czwarta cyfra
dodana do paragrafu rodzajowego wskazuje źródło pochodzenia środków finansowych
i źródło sfinansowania wydatku.
W związku z powyższym do ewidencji realizacji projektu stosuje się odpowiednio:
- cyfrę „7” do wydatków finansowanych z Europejskiego Funduszu Rozwoju
Regionalnego w ramach budżetu środków europejskich
- cyfrę „9” do wydatków finansowanych z budżetu samorządowego.
4
2. ORGAN FINANSOWY GMINY SKARSZEWY
Dofinansowanie projektu z środków pochodzących z Europejskiego Funduszu Rozwoju
Regionalnego
przekazane będzie przez Instytucję Zarządzającą, czyli przez Urząd
Marszałkowski Województwa Pomorskiego w formie dotacji celowej . Dla potrzeb
otrzymywania refundacji wskazano rachunek bankowy Organu Finansowego Gminy Skarszewy
Nr 85 8340 0001 0100 0143 2000 0030, dla operacji związanych z zaliczką wyodrębniono
rachunek Nr 32 8340 0001 2011 0100 0143 0029 prowadzonych przez Bank Spółdzielczy
Starogard Gd. Oddział w Skarszewach. Wyodrębnienie ewidencyjne rachunku dla projektu:
„133/000/00000/0000/73”. Zwrot niewykorzystanych środków odbywać się będzie analogiczną
drogą powrotną.
W księgach Organu Finansowego Gminy Skarszewy zapisy księgowe dokonywane są
w rejestrze na wyodrębnionych kontach przy użyciu programu komputerowego Firmy
RADIX na podstawie:
a)
b)
c)
d)
wyciągów bankowych z wyodrębnionych rachunków Organu Finansowego,
sprawozdań RB 28 Urzędu Miejskiego w Skarszewach jako jednostki budżetowej
o zrealizowanych wydatkach,
poleceń księgowania dla operacji związanych z ewidencją planu finansowego projektu,
poleceń księgowania dla operacji związanych z okresowym przeksięgowaniem
dochodów i wydatków projektu.
Plan kont
133
223
224
240
901
902
Rachunek budżetu
Budżetu gminy
Pochodzące z budżetu środków europejskich
Rozliczenie wydatków
Budżetu gminy
Pochodzące z budżetu środków europejskich
Rozrachunki budżetu
Pozostałe rozrachunki
Dochody budżetu
Pochodzące z budżetu środków europejskich
Wydatki
Budżetu gminy
Pochodzące z budżetu środków europejskich
909
960
961
991
Rozliczenia międzyokresowe
Skumulowane wyniki budżetu
Wynik wykonania budżetu
Plan dochodów budżetu
133/000/00000/0000/73
133/073/00000/0000/73
223/000/00000/0000/73
223/073/00000/0000/73
224/030/40001/2057/73
224/030/40001/2059/73
224/030/40001/6257/73
224/030/40001/6259/73
240/000/00000/0000/73
901/400/40001/2057/73
901/400/40001/6257/73
902/400/40001/paragrafy
rodzajowe z cyfrą 9/73
902/400/40001/paragrafy
rodzajowe z cyfrą 7/73
991/030/40001/2057/73
991/030/40001/2059/73
991/030/40001/6257/73
5
992
Plan wydatków
991/030/40001/6259/73
992/400/40001/paragrafy
rodzajowe z cyfrą 7/73
992/400/40001/paragrafy
rodzajowe z cyfrą 9/73
Ewidencja księgowa głównych operacji
Lp.
1
2
3
4
5
6
8
9
10
11
1
2
Treść
Ewidencja bilansowa
Przekazanie zasilenia na wydatki projektu „9”
„7” (odtworzenie zasilenia)
Sprawozdanie okresowe RB28 „9”
„7”
Przeksięgowanie roczne zrealizowanych wydatków
„9”
„7”
Należność z tytułu dofinansowania projektu
(refundacji) na dzień 31.12. „9”
„7”
Wpływ dofinansowania (refundacji) na
wyodrębniony rachunek Organu Finansowego „9”
„7”
Oprowadzenie otrzymanego dofinansowania na
rachunek podstawowy Organu Finansowego „9”
„7”
Przeniesienie dofinansowania na dochody „9”
(dokonywane w następnym roku budżetowym)
„7”
Przeniesienie dofinansowania na dochody „9”
(dokonywane w bieżącym roku budżetowym)
„7”
Zwrot niewykorzystanego dofinansowania na
rachunek Instytucji Zarządzającej „9”
„7”
Przeksięgowanie roczne zrealizowanych dochodów
„9”
„7”
Ewidencja pozabilansowa
Planowane dochody projektu
Planowane wydatki projektu
Wn *)
Ma *)
223
223/073
902
902/73
133
133/073
223
222/73
961
961
902
902
224
224
909
909
133/73
133/073
224
224
133
133
909
133/73
133/073
901
909
901
224
224
901
901
224
224
133
133/073
901
901
961
961
991
992
*) z rozwinięciem analitycznym – jak w planie kont
6
III. ZASADY KONTROLI I OBIEGU DOKUMENTÓW
KSIĘGOWYCH
ORGAN FINANSOWY GMINY SKARSZEWY
Podstawowe wymogi dotyczące dowodów księgowych projektu
Dowody księgowe powinny być rzetelne, zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji,
którą dokumentują, powinny być kompletne i bez błędów rachunkowych. Oprócz ogólnych cech
charakteryzujących dowód księgowy na podstawie ustawy o rachunkowości, dowód księgowy
dotyczący realizacji projektu „Rewitalizacja parku przy zbiegu ulic Młyńskiej i Dworcowej w
Skarszewach”, powinien zawierać nazwę zadania, w ramach którego dokonywana jest operacja.
Opis dokumentu powinien zawierać potwierdzenie poszczególnych etapów kontroli
(merytorycznej, formalno-rachunkowej). Dowody powinny być zatwierdzone poprzez
podpisanie, ponumerowane, powinny zawierać dekretację – adnotację o sposobie ujęcia
w księgach rachunkowych, wskazanie miesiąca księgowania, wskazanie kont księgowych, na
których dokonano zapisu oraz nadanie numeru ewidencji księgowej a także podpis osoby
dokonującej wpisu do ewidencji.
Wykaz podstawowych dowodów księgowych i ich obieg
a) Polecenie przelewu
- Stosuje się w celu przekazania środków na realizację projektu na rachunek bankowy Urzędu
Miejskiego w Skarszewach (zasilenie) oraz w celu dokonania zwrotu niewykorzystanego
dofinansowania.
Polecenie przelewu wystawia Katarzyna Pielecka - Podinspektor w Wydziale Finansowym
Urzędu Miejskiego w Skarszewach, (w zastępstwie: Marlena Muchowska – Podinspektor w
Wydziale Finansowym Urzędu Miejskiego w Skarszewach) na podstawie dokumentu
uzasadniającego przygotowanie polecenia przelewu zatwierdzonego przez Sabinę Spierewka Skarbnika Gminy (w zastępstwie: Mirosławę Drzymalską – Naczelnika Wydziału Finansowego
Urzędu Miejskiego).
- Polecenie przelewu zatwierdzają do realizacji dwie osoby w składzie określonym w Bankowej
karcie wzorów podpisów osób upoważnionych do składania dyspozycji finansowych. Osobami
upoważnionymi do podpisywania przelewów są: Jacek Pauli – Burmistrz Skarszew, Marcin
Byczkowski - Zastępca Burmistrza, Andrzej Janikowski – Sekretarz Gminy, Sabina Spierewka –
Skarbnik Gminy, ( w zastępstwie: Mirosława Drzymalska – Naczelnik Wydziału Finansowego
Urzędu Miejskiego w Skarszewach.
- Obsługa bankowego systemu elektronicznego – osobami upoważnionymi do akceptowania,
zatwierdzania, złożenia indywidualnego podpisu elektronicznego i przetransportowania drogą
elektroniczną przelewów są pracownicy wskazani zgodnie z bankową kartą wzorów podpisów
obowiązującą w Gminie Skarszewy.
7
b) Wyciąg bankowy
Wyciąg bankowy odzwierciedlający przepływy pieniężne na rachunku bankowym
Organu Finansowego Gminy Skarszewy oraz na rachunku wyodrębnionym do przyjęcia
dofinansowania „Termodernizacja budynków użyteczności publicznych na terenie Gminy
Skarszewy” sprawdza pod względem
merytorycznym, formalnym
i
rachunkowym
Katarzyna Pielecka – Podinspektor w Wydziale Finansowym. Osobą odpowiedzialną za
zakwalifikowanie dowodów do ujęcia w księgach rachunkowych jest Katarzyna Pielecka
– Podinspektor w Wydziale Finansowym. Postępowanie z
wyciągiem bankowym
w zastępstwie przypisuje się Marlenie Muchowskiej – Podinspektorowi w Wydziale
Finansowym.
c) Sprawozdanie Rb 28 o wydatkach projektu
- Sprawozdanie RB 28 o wydatkach poniesionych w ramach projektu przez Urząd Miejski
w Skarszewach jako jednostkę budżetową wstępnie sprawdza Sabina Spierewka– Skarbnik
Gminy.
- Kserokopia sprawozdania, o którym wyżej mowa, jest podstawą wystawienia przez Katarzynę
Pielecką
–
Podinspektora
w
Wydziale
Finansowym,
polecenia
księgowania
w sprawie częściowego lub końcowego rozliczenia środków na realizację projektu
przekazanych w formie zasilenia na rachunek bankowy Urzędu Miejskiego w Skarszewach
w Skarszewach.
d) Polecenie księgowania
- Polecenie księgowania wystawia się w celu przeniesienia otrzymanej pomocy na dochody
gminy w ciągu roku, ujęcia należnej pomocy w ewidencji międzyokresowej z tytułu dochodów
przyszłych okresów (pod datą 31 grudnia) oraz
w celu rocznego przeksięgowania
zrealizowanych dochodów i wydatków projektu a także w celu ujęcia w ewidencji Organu
Finansowego Gminy Skarszewy planu dochodów i planu wydatków związanych z realizacją
projektu. Pracownikiem upoważnionym do wystawienia „PK – Polecenia księgowania” jest
Katarzyna Pielecka – Podinspektor w Wydziale Finansowym (w zastępstwie: Marlena
Muchowska – Podinspektor w Wydziale Finansowym.
Polecenia księgowania zatwierdza Burmistrz Skarszew i Skarbnik Gminy (w zastępstwie:
Zastępca Burmistrza i Naczelnik Wydziału Finansowego Urzędu Miejskiego)
e) Dowody kasowe.
-
W realizacji projektu nie mają zastosowania operacje i dowody kasowe.
Nadzór finansowo – księgowy w zakresie ewidencji operacji dotyczących projektu w księgach
Organu Finansowego Gminy sprawuje Sabina Spierewka – Skarbnik Gminy.
8
PRZECHOWYWANIE I ARCHIWIZOWANIE DOKUMENTÓW
Siedziba Gminy Skarszewy
Dokumenty związane z ewidencją projektu w księgach Organu Finansowego Gminy
Skarszewy, takie jak: polecenia przelewu, wyciągi bankowe, sprawozdania RB 28 o wydatkach,
polecenia księgowania, księgi rachunkowe wraz z zestawieniem obrotów i sald, wydruki oraz
pozostała dokumentacja, która powstała w siedzibie Gminy Skarszewy w związku z realizacją
przez Urząd Miejski w Skarszewach projektu „Termodernizacja budynków użyteczności
publicznych na terenie Gminy Skarszewy” są przechowywane w siedzibie Urzędu Miejskiego
w Skarszewach, Plac Gen. J. Hallera 18.
- Oryginały dowodów księgowych dotyczących projektu przechowywane są w Wydziale
Finansowym w czasie realizacji projektu oraz dwa lata po zakończeniu i rozliczeniu projektu.
- Wszystkie dokumenty finansowe dotyczące projektu przechowywane są w odrębnym
segregatorze (segregatorach).
- Po upływie okresu, o którym mowa powyżej, całość oryginalnej dokumentacji przekazuje się
do Archiwum Urzędu Miejskiego w Skarszewach, Plac Gen. J. Hallera 18, które zobowiązane
jest do wyznaczenia jednego miejsca w składnicy, w którym przechowuje się dokumentację
projektu. Dokumentację archiwizuje się zgodnie z instrukcją kancelaryjną obowiązującą
w Urzędzie Miejskim w Skarszewach.
- Dokumentację związaną z projektem opisaną na teczkach, oznaczoną numerem projektu oraz
informacją o wymaganym okresie przechowywania, przekazuje się za potwierdzeniem
pracownikowi Urzędu Miejskiego w Skarszewach prowadzącemu składnicę archiwum.
- Całość dokumentacji związanej z przyznaną pomocą przechowuje się do dnia 31 grudnia 2028
roku.
- Za przekazanie dokumentacji projektu do archiwum zakładowego odpowiedzialna jest
Katarzyna Pielecka – Podinspektor w Wydziale Finansowym, natomiast za przyjęcie
dokumentacji do archiwum odpowiedzialna jest Maryla Zbroch - Inspektor d/s obsługi
burmistrza i rady miejskiej.
IV.
PROCEDURA KONTROLI ZARZĄDCZEJ PROJEKTU
Dla zapewnienia prawidłowego ujęcia w ewidencji Organu Finansowego Gminy Skarszewy
projektu „Termodernizacja budynków użyteczności publicznych na terenie Gminy Skarszewy”
konieczne jest wykonanie czynności kontrolnych przez niżej wymienionych pracowników
Urzędu Miejskiego w Skarszewach:
1. Katarzyna Pielecka – Podinspektor w Wydziale Finansowym, w zastępstwie
Marlena Muchowska – Podinspektor w Wydziale Finansowym
9
a) Kontrola merytoryczna, formalna i rachunkowa wyciągów bankowych,
b) Kontrola dokumentów zakwalifikowanych do ujęcia w księgach
rachunkowych,
c) Kontrola operacji bankowych wykonanych drogą elektroniczną.
d) Kontrola stanu rozliczenia środków finansowych przeznaczonych na
realizację projektu na podstawie sprawozdania RB 28 o wydatkach,
e) Kontrola stanu dokumentów przekazywanych do archiwum Urzędu
Miejskiego w Skarszewach.
2. Sabina Spierewka – Skarbnik Gminy, w zastępstwie Mirosława Drzymalska –
Naczelnik Wydziału Finansowego
a) Kontrola dokumentów stanowiących podstawę wystawienia polecenia
przelewu,
b) Kontrola pod względem formalnym sprawozdań RB 28 o wydatkach na
realizację projektu złożonych przez Urząd Miejski w Skarszewach,
c) Kontrola przygotowanych poleceń księgowania dotyczących dochodów
i wydatków projektu,
d) Kontrola kompletności dokumentu przed zatwierdzeniem do przelania –
zapłaty.
e) Kontrola wykonywana w ramach ogólnego nadzoru finansowo –
księgowego w zakresie ewidencji operacji dotyczących projektu
w księgach Organu Finansowego.
3. Kontrola następna sprawowana przez Inspektora d/s kontroli finansowej
upoważnionego przez Burmistrza Skarszew.
10
Załącznik Nr 2 do Zarządzenia Nr 184./WF/2016
Burmistrza Skarszew z dnia 5 sierpnia 2016r.
ZASADY OBIEGU I KONTROLI DOKUMENTÓW
ORAZ ZAKŁADOWY PLAN KONT
W URZĘDZIE MIEJSKIM W SKARSZEWACH
Realizację projektu prowadzi się na podstawie i zgodnie z:
- umową o dofinansowanie Projektu Nr RPPM.10.02.01- 22-0018/16-00 z dnia 28 czerwca
2016r.
- zaleceniami Instytucji Zarządzającej, zwłaszcza w zakresie zamówień publicznych,
kwalifikalności wydatków, oznaczania projektu, opisu faktur i innych dokumentów księgowych
o równoważnej wartości dowodowej, zasad finansowania, sprawozdawczości,
- obowiązującymi Gminę i Urząd przepisami prawnymi,
- wewnętrznymi uregulowaniami.
Powołuje się zespół zarządzający projektem oraz zakres odpowiedzialności zespołu, w skład
którego wchodzą:
1. Pani Ewa Myśkow – Naczelnik Wydziału Funduszy Europejskich - odpowiedzialność
w zakresie:
- nadzorowania poprawności realizacji projektu w zakresie określonym umową
o przyznaniu pomocy,
- składania wniosków o płatność oraz wymaganych sprawozdań z realizacji projektu
i innych wymaganych dokumentów,
- prowadzenie działań informacyjnych i promocyjnych w ramach realizacji projektu,
- kontakt z Samorządem Województwa Pomorskiego oraz innymi instytucjami
nadzorującymi poprawność realizacji projektu,
- dotrzymania terminów i rozliczeń
2. Pan Andrzej Janikowski – Sekretarz Gminy – odpowiedzialność w zakresie:
- nadzoru nad wyborem wykonawców zgodnie z Ustawą z dnia 29 stycznia 2009r. Prawo
Zamówień Publicznych,
- poprawności zawieranych umów z wykonawcami,
4. Pani Joanna Rzepka – Naczelnik Wydziału Inwestycyjnego – odpowiedzialność w zakresie:
- nadzorowanie poprawności przebiegu realizacji robót budowlanych, zgodnie z zawartą
umową na realizację,
- nadzorowania odbioru końcowego robót,
- nadzorowania prawidłowego przygotowania protokołów OT
5. Pani Mirosława Drzymalska – Naczelnik Wydziału Finansowego – odpowiedzialność
w zakresie:
11
- nadzoru finansowo – księgowego nad ewidencją księgową operacji gospodarczych
związanych z realizacją projektu
6. Pani Maryla Zbroch – stanowisko ds. obsługi burmistrza i rady miejskiej
- odpowiedzialność w zakresie archiwizowania i przechowywania dokumentów
Burmistrz Skarszew ( w zastępstwie Zastępca Burmistrza Skarszew lub Sekretarz Gminy):
- podpisuje umowy o dofinansowaniu projektu,
- podpisuje umowy w ramach realizacji projektów,
- zatwierdza i podpisuje wnioski o płatność,
- zatwierdza i podpisuje sprawozdania z realizacji projektów,
- potwierdza dokumenty za zgodność z oryginałem,
- wydaje odpowiednie, niezbędne upoważnienia.
Skarbnik Gminy (w zastępstwie Naczelnik Wydziału Finansowego Urzędu Miejskiego):
- kontrasygnuje umowę o dofinansowaniu projektu,
- kontrasygnuje wnioski benificjenta o płatność,
- kontrasygnuje sprawozdanie z realizacji projektu.
Uszczegóławia się zapisy „ Instrukcji dotyczącej sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów
księgowych w Urzędzie Miejskim w Skarszewach” w części
Obieg i kontrola dowodów zewnętrznych zakupu towarów i usług
Rodzaje dowodów księgowych
1. Faktura VAT
2. Faktura korygująca
3. Nota korygująca
4. No księgowa
5. Rachunek za wykonanie umowy – zlecenie lub umowy o dzieło
Ogniwo początkowe
- Sekretariat Urzędu Miejskiego – Pani Małgorzata Hering
w obiegu
Stawia na dowodzie zakupu pieczątkę wpływu dokumentu.
dokumentów zakupu
Termin przekazania - następnego dnia po otrzymaniu dowodów i wpisaniu
do rejestru korespondencji przekazuje do Wydziału Finansowego, gdzie
dowody zostają ponownie rejestrowane i przekazane na stanowisko ds.
inwestycji
Ogniwo drugie
Kontrola merytoryczna
Upoważniony pracownik, stanowisko ds. inwestycji lub w zastępstwie
Naczelnik Wydziału Inwestycyjnego sprawdza pod względem
merytorycznym informacje zawarte w dowodzie. Opisuje dowód.
* zgodnie z treścią proponowaną na fakturze lub jako załącznik trwale
związany z fakturą ( rachunkiem) jeżeli faktura nie zawiera wystarczająco
miejsca na kompletny opis.
Stwierdza, że operacja została ujęta wcześniej w zaangażowaniu wydatków
budżetowych. Przyporządkowuje wydatek do wydatków strukturalnych
poprzez wpisanie na pieczątce odpowiedniego nr kodu, bądź poprzez
skreślenie słowa zakwalifikowano stwierdza, ze wydatek nie jest wydatkiem
12
Ogniwo trzecie
Ogniwo czwarte
Ogniwo piąte
Ogniwo szóste
strukturalnym. Składa podpis. Załącza pozostałe dokumenty związane
z fakturą lub rachunkiem, jak: dokumentację podstawowych czynności
postępowania o zamówienie publiczne(wynik postępowania), zlecenie bądź
umowę, protokół odbioru. Na dowód sprawdzenia pod względem
merytorycznym wpisuje datę i składa pieczątkę imienną i podpis.
Naczelnik Wydziału Inwestycyjnego lub w zastępstwie Burmistrz Skarszew,
jego Zastępca lub Sekretarz Gminy podpisując dowód potwierdza
wykonanie kontroli legalności, celowości i gospodarności w związku
z ponoszonym wydatkiem.
W przypadku zakupu pozostałych środków trwałych pracownik ds.
organizacyjnych Pani Małgorzata Hering wpisuje zakup do księgi
inwentarzowej, ze wskazaniem miejsca użytkowania i osoby użytkownika.
Opisuje dowód. Pracownik, któremu powierzono nabyty przedmiot
podpisuje jego odbiór.
Termin przekazania – następnego dnia po otrzymaniu przekazuje do
Wydziału Finansowego, stanowisko ds. księgowości budżetowej Pani
Marlena Muchowska – komórki księgowości budżetowej (po uprzednim
sprawdzeniu dokumentu przez Sekretarza Gminy w zakresie stosowania
przepisów o zamówieniach publicznych)
Sekretarz Gminy sprawdza, czy operacja jest zgodna z ustawą
o zamówieniach publicznych, lub podaje podstawę prawną nie stosowania
przepisów tej ustawy. Składa podpis i pieczątkę.
Kontrola formalno – rachunkowa
Pracownicy komórki księgowości budżetowej Pani Katarzyna Pielecka lub
w zastępstwie Pani Marlena Muchowska stempluje dowody na dowód
przeprowadzenia kontroli pod względem formalnym i rachunkowym –
wpisuje datę i stawia podpis.
Termin przekazania – następnego dnia po otrzymaniu, przekazuje do
zatwierdzenia.
Zatwierdzenie dokumentu (akceptacja) Burmistrz Skarszew, Zastępca
Burmistrza lub Sekretarz Gminy na dowód zatwierdzenia do zapłaty
składają podpisy
Dowód księgowy wymaga sprawdzenia przez Głównego Księgowego.
Główny Księgowy Urzędu Miejskiego lub w zastępstwie Skarbnik Gminy
sprawdza czy właściwe osoby opisały i podpisały dowód księgowy. Fakt
sprawdzenia dokumentu potwierdza podpisem. Podpis Głównego
Księgowego oznacza, że sprawdził, czy operacja została uznana przez
właściwych rzeczowo pracowników
- za prawidłową pod względem merytorycznym, legalności, celowości
i gospodarności,
- za zgodną z ustawą o zamówieniach publicznych, w przypadku gdy dana
operacja gospodarcza podlega przepisom tej ustawy,
- za nie podlegającą przepisom ustawy o zamówieniach publicznych, gdy
operacja nie wymaga stosowania przepisów tej ustawy,
- zakwalifikowana do odpowiednich kodów wydatków strukturalnych,
- nie zakwalifikowana jako wydatek strukturalny,
- nie zgłasza zastrzeżeń, co do rzetelności i kompletności dowodu
księgowego,
- stwierdza, że w planie finansowym przewidziano środki finansowe na
ponoszony wydatek,
- stwierdza, że dowód stanowiący podstawę wypłaty ze środków
publicznych został zatwierdzony przez Burmistrza Skarszew, Zastępcę
13
Ogniwo końcowe
Burmistrza lub Sekretarza do wypłaty.
Komórka księgowości- stanowisko ds. księgowości budżetowej Pani
Katarzyna Pielecka lub w zastępstwie Pani Marlena Muchowaka
- dokonuje zapłaty z wydzielonego do realizacji zadania konta bankowego
na wskazane w dowodzie konto bankowe kontrahenta nie później niż
w terminie przewidzianej w umowie lub fakturze. Realizacja działania nie
przewiduje operacji gotówkowych
- przeprowadza pełną kontrole wtórną dowodu,
- dekretacja dowodu – wskazująca sposób rejestracji dowodu
w urządzeniach syntetycznych i na kontach pomocniczych,
- księguje dowód w programie komputerowym na wydzielonych w tym celu
kontach.
Czas przechowywania –do dnia 31 grudnia 2028 roku. (dotyczy całości
dokumentacji) w archiwum zakładowym. Osobą odpowiedzialną za
przechowywanie dokumentów jest Pani Maryla Zbroch – stanowisko ds.
obsługi burmistrza i rady miejskiej .
Protokół przyjęcia środka trwałego (OT)
Po zrealizowaniu całego projektu jeżeli realizacja dotyczy inwestycji
w Wydziale
Inwestycyjnym wystawia się w dwóch egzemplarzach dowód „OT” z przeznaczeniem:
Oryginał – podpięty do ostatniej faktury dokumentującej zakupy w ramach projektu
przekazywany do komórki księgowości budżetowej – Pani Ewa Stolz ujmuje środek trwały
w księgach inwentarzowych zgodnie z Klasyfikacją Środków Trwałych.
Pierwsza kopia pozostaje w komórce merytorycznej jednostki.
Dowód „OT” wypełnia się według wskazań na druku z podpisem osoby sprawującej pieczę nad
przyjętym środkiem trwałym.
Zakładowy Plan Kont
Dla celów realizacji Projektu „Termodernizacja budynków użyteczności publicznych na terenie
Gminy Skarszewy” obowiązują ogólne zasady zarządzenia Nr 125/WF/2016 Burmistrza
Skarszew z dnia 23 maja 2016r. w sprawie wprowadzania „ Zasad Rachunkowości
i Zakładowego Planu Kont w Gminie Skarszewy”
Dla spełnienia warunku odrębnej ewidencji zdarzeń dla realizowanego projektu w Urzędzie
Miejskim w Skarszewach w ramach ksiąg analitycznych wyodrębniono subkonta do kont:
011/020 – środek trwały ( część) z projektu w części dotyczącej udziału środków pomocowych
130/020 – rachunek bieżący dla projektu
223/001 – rozliczenie wydatków budżetowych w części dotyczącej udziału środków własnych
dla projektu
223/020 - rozliczenie wydatków budżetowych w części dotyczącej środków pomocowych dla
projektu
800/120 – fundusz środków trwałych dla projektu
800/320 – fundusz inwestycyjny projektu
14
800/420 – fundusz obrotowy projektu
Dla kont księgowych bilansowych oraz pozabilansowych ( plany finansowe, zaangażowanie
wydatków) ewidencjonowanych w pełnej szczegółowości klasyfikacji budżetowej zastosowano
poniższą strukturę:
AAA BBB CCCCC DDDD EF
gdzie:
AAA – numer konta księgowego
BBB - dział klasyfikacji budżetowej
CCCCC- rozdział klasyfikacji budżetowej
DDDD- paragraf klasyfikacji budżetowej
E – podział wydatku na kwalifikowane i niekwalifikowane, gdzie
1 – wydatki kwalifikowane – – pomoc finansowa z budżetu środków europejskich
2- wydatki kwalifikowane – udział własny
3 -wydatki niekwalifikowane
4- wydatki niekwalifikowane towarzyszące projektowi
F- uszczegółowienie wydatków wg harmonogramu rzeczowo-finansowego gdzie:
1234567-
Urząd Miejski
Gminny Ośrodek Sportu i Rekreacji
Zespół Szkół Publicznych w Godziszewie filia Demlin
Zespół Szkół Publicznych w Godziszewie
Zespół Szkół Publicznych w Pogódkach
Zespół Szkół Publicznych w Pogódkach „ mały budynek”
Publiczna Szkoła Podstawowa w Szczodrowie
15
* Opis do faktury VAT Nr .................................... z dnia .........................................
powinien zawierać co najmniej informacje:
1.
2.
3.
Numer umowy o dofinansowanie: RPPM.10.02.01-22-0018/16-00 z dnia 28 czerwca
2016r..
Tytuł projektu: „Termodernizacja budynków użyteczności publicznych na terenie
Gminy Skarszewy”
Kategoria wydatku wg Umowy o dofinansowanie: ..................................................
Wydatek inwestycyjny / bieżący:
Kwota wydatku brutto:
W tym VAT:
Koszty kwalifikowane:
W tym VAT:
Środki z EFRR (… ....% kosztów kwalifikowanych):
Wkład własny (…....% kosztów kwalifikowanych)
Koszty niekwalifikowane:
W tym VAT:
4.
Wydatek realizowany w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego dla
Województwa Pomorskiego na lata 2014-2020, os priorytetowa 10. Energia, działanie
10.2. Efektywność energetyczna, poddziałanie 10.2.1. Efektywność energetyczna
Współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
5.
Numer i data umowy lub zlecenia z wykonawcą .....................................................
6.
Wydatku dokonano zgodnie z zapisami ustawy Prawo Zamówień Publicznych ( tj. Dz.U
z 2015 poz. 2164 z późn.zm.) w trybie ...................................... na mocy art.
.......................... .
7.
Sprawdzono pod względem legalności, celowości i gospodarności wydatku
8. Opis merytoryczny wydatku – kwota na fakturze dotyczy:
.....................................................................................................................................................
...................................................................................................................................................
9. Sprawdzono pod względem merytorycznymi formalno –rachunkowym.
Dodatkowo na pierwszej stronie faktury należy umieścić zapis:
Projekt jest współfinansowny ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
w ramach RPO WP na lata 2014 -2020.
Ujęto we wniosku o płatność za okres od………. do……………..
16