docOpracowywanie biznesowego uzasadnienia zastosowania strategii
download 
Reklamacja Transkrypt
Opracowywanie biznesowego uzasadnienia zastosowania strategii
ARTYKUŁ PRZEGLĄDOWY Opracowywanie biznesowego uzasadnienia zastosowania strategii Zarządzania Talentami Jak osiągnąć i zmierzyć efekty działań wynikających z zastosowania rozwiązań dedykowanych zwiększeniu Efektywności Biznesowej (BUSINESS EXECUTION SOFTWARE). Bjorn Eriksson Dyrektor ds. Wyników Klientów Erik Berggren wiceprzewodniczący ds. światowych badań i wyników klientów Steven Hunt starszy specjalista ds. zasobów ludzkich, praktyki prowadzenia działalności SUCCESSFACTORS / ARTYKUŁ PRZEGLĄDOWY Opracowywanie biznesowego uzasadnienia zastosowania strategii Zarządzania Talentami Spis treści Streszczenie 4 Czy i jak Twoja strategia określa sposób jej realizacji 7 Realizacja a Twoje zdolności? 7 Myślenie o zdolnościach 9 Powiązanie realizacji celów z kompetencjami 10 Przejście z miejsca na miejsce 10 Rzeczywiste wyniki osiągane przez klientów SuccessFactors 11 Właściwi ludzie 11 Właściwe rzeczy 12 Właściwy sposób 12 Właściwy rozwój 12 Kumulacja efektów 13 Ilościowa ocena zwrotu z inwestycji w SuccessFactors 14 Monitorowanie wyników i ich pomiary 15 Trzynaście kroków obliczania i pomiarów korzyści z oprogramowania BizX 16 Podsumowanie 2 SUCCESSFACTORS / ARTYKUŁ PRZEGLĄDOWY Opracowywanie biznesowego uzasadnienia zastosowania strategii Zarządzania Talentami Jak osiągnąć i zmierzyć efekty działań wynikające z zastosowania rozwiązań dedykowanych Efektywności Biznesowej Streszczenie Jedną z możliwych odpowiedzi na pytanie „Co może dla mnie zrobić rozwiązanie wspierające efektywność firmy?” może być „A co chciałbyś, aby takie rozwiązanie zrobiło dla Ciebie?”. Aplikacje dedykowane efektywności biznesowej (ang. Business Execution; BizX) mają ogromny wpływ na wiele obszarów funkcjonowania organizacji; od koncentracji pracowników na kluczowych zadaniach w celu zwiększenia ich efektywności, poprzez wspieranie uczenia się i rozwoju, zwiększenie i dopasowanie posiadanych kompetencji, czy umożliwienie przeprowadzenia szybszego i bardziej trafnego procesu rekrutacji. Dysponując tak dużą różnorodnością opcji, nie zawsze od razu wiadomo, jaki jest najlepszy sposób wykorzystania tej technologii. Od czego zacząć? To zadania wymaga głębszego i bardziej złożonego pytania: „Co CHCIAŁBYM, aby oprogramowanie dedykowane efektywności firmy zrobiło dla mnie?”. Odpowiedź brzmi: „Wszystko, co jest potrzebne do realizacji Twojej strategii biznesowej”. Zidentyfikowaliśmy sześć kluczowych nośników biznesowych odpowiedzialnych za funkcjonowanie firmy: Zgodność, Wydajność, Skuteczność, Trwałość, Skalowalność oraz Zarządzanie. Bez względu na sytuację, jeden lub dwa z nich zawsze będą krytyczne do osiągnięcia celów strategicznych, podczas gdy inne pozostaną tylko istotnymi i pożądanymi. Sposób, w jaki firma zarabia pieniądze, powinien dyktować sposób, w jaki należy korzystać z oprogramowania typu BizX. Istnieje bezpośrednie powiązanie pomiędzy nośnikami efektywności a wykorzystaniem posiadanych w firmie kompetencji i Talentów (Zarządzanie Talentami). Na ich identyfikację działy HR powinny kłaść szczególny nacisk, aby jak najlepiej wspierać realizację strategii biznesowej. Nasza analiza skupiła się na tym, jak dział HR wpływa na efektywność pracowników poprzez wybieranie właściwych osób do realizacji właściwych zadań we właściwy sposób, przy zapewnieniu im właściwego rozwoju. Nazwaliśmy to zasadą 4W w obszarze Zarządzania Talentami. Po zdefiniowaniu potrzebnych kompetencji w firmie, trzeba zrozumieć, w jaki sposób oprogramowanie dedykowane zwiększeniu efektywności w firmie wspiera proces zmian. Przykłady wyników osiąganych przez firmy obejmują zmniejszenie rotacji pracowników o 1,5-5%, zwiększenie wydajności o 5%, zwiększenie ilości czasu wykorzystanego na realizację celów strategicznych o 5%, zwiększenie terminowości realizacji projektu o 14% oraz zwiększenie liczby wewnętrznych awansów o 25%. Sposób, w jaki firma zarabia pieniądze, powinien dyktować sposób, w jaki korzysta z oprogramowania BizX. Mimo że najważniejszym powodem zastosowania strategii zarządzania talentami i kompetencjami jest wsparcie celów strategicznych w firmie, często istnieje również potrzeba finansowego uzasadnienia inwestycji. Opracowaliśmy już ponad 1500 dokumentów uzasadnień biznesowych (ang. business case), które potwierdzają takie decyzje oraz przedstawiają ramową ocenę finansowego wpływu aplikacji BizX na rezultat firmy. Model ten odgrywa także kluczową role w monitorowaniu, motywowaniu i utrzymywaniu właściwego tempa zmian, które są potrzebne do osiągnięcia celów stawianych przed organizacją. 3 SUCCESSFACTORS / ARTYKUŁ PRZEGLĄDOWY Opracowywanie biznesowego uzasadnienia zastosowania strategii Zarządzania Talentami Czy i jak Twoja strategia określa sposób jej realizacji? Sposób działania zależy od tego, co próbujesz osiągnąć. Jest to oczywiste, jednak rzeczywistość pokazuje, że rzadko mamy czas, aby pomyśleć, czy realizujemy właściwe zadania we właściwy sposób - w zamian dążymy tak szybko, jak to możliwe w kierunku, który kiedyś już obraliśmy. Wiele firm stosuje takie podejście również w przypadku swoich wyborów strategicznych. Pokazują w ten sposób, że zajmują się każdym aspektem strategii — co oznacza, że każdy cel ma taką samą wartość dla organizacji. Jednak przy ograniczonych środkach, takie podejście może zdecydowanie ograniczyć możliwość osiągnięcia oczekiwanych wyników. W wielu obszarach rozwiązania BizX wykazują wartość dodaną i widocznie wpływają na wynik firmy. Strategia biznesowa i zwrot dla akcjonariuszy Dopasowane nośniki działań Kompetencje Zasobów Ludzkich Rysunek 1. Dopasowując strategię biznesową, działania oraz kompetencje zasobów ludzkich, można poprawić efektywność oraz zwiększyć zwrot dla akcjonariuszy. Górny, żółty trójkąt zwrócony jest ku dołowi, ponieważ strategia biznesowa wskazuje działanie, które określa niezbędne do ich realizacji kompetencje. Dolny niebieski trójkąt zwrócony jest ku górze, ponieważ kompetencje warunkują wykonanie, które z kolei warunkuje osiągane przez firmę wyniki. Nie ma jednego procesu lub zestawu wskaźników, który w pełni określiłby efektywność biznesową firmy. Zamiast próbować znaleźć „ten jeden element”, który na nią wpływa, firmy muszą przeanalizować i opracować wiele procesów wspierających różne aspekty realizacji celów określonych w obranej strategii. Badania przeprowadzone przez firmę SuccessFactors wskazały sześć różnych sposobów1 na realizację danej strategii. Nazywamy je „nośnikami efektywności” (ang. execution drivers). Zostały one opisane na Rysunku 2. Te sześć elementów BizX to oczywiście uproszczenie wszystkich możliwych czynników mających wpływ na realizację, ale uznaliśmy je za przydatną nomenklaturę pomagającą w podjęciu konstruktywnych decyzji przez naszych klientów podczas procesu zmiany ogólnie określonego sposobu realizacji strategii na priorytetowe działania. 1 Driving Business Execution Through Integrated Talent Management; Steven T. Hunt, Ph.D., SPHR, Principal Director, Business Execution Practices; SuccessFactors 4 SUCCESSFACTORS / ARTYKUŁ PRZEGLĄDOWY Opracowywanie biznesowego uzasadnienia zastosowania strategii Zarządzania Talentami 1. Orientacja 2. Wydajność 3. Skuteczność Czy skupiamy się na rzeczach, które mają wpływ na realizację strategii? Czy pracownicy angażują się na optymalnym poziomie? Czy zoptymalizowany jest zwrot z inwestycji? 5. Skalowalność 6. Bezpieczeństwo i zgodność 4. Trwałość Czy możemy utrzymać obecne poziomy wydajności? Czy możemy szybko i skutecznie zwiększać lub zmniejszać działalność w odpowiedzi na kluczowe wymagania? Czy ktoś wykonuje zadania, które tworzą znaczące zobowiązania? Rysunek 2. Czynniki sukcesu. Sześć głównych napędowych elementów działania nazwanych nośnikami efektywności: orientacja, wydajność, skuteczność, trwałość, skalowalność i zarządzanie (bezpieczeństwo i zgodność). Przeanalizujmy bardziej szczegółowo sześć elementów: • Orientacja. Czy wszystkie działy w firmie mają wspólne cele biznesowe? Orientacja wymaga umiejętności szybkiego i systematycznego informowania o celach biznesowych pracowników w całej firmie tak, aby mogli oni zobaczyć związek pomiędzy priorytetowymi celami firmy oraz własną pracą. Czy każdy pracownik w Twojej firmie wie, jakie ma osiągnąć cele? Czy pracownicy rozumieją, dlaczego ich cele są istotne dla ogólnej strategii firmy? Osiągnięcie zgodności wymaga stworzenia procesów komunikacji pomiędzy kadrą zarządzającą i pracownikami dotyczących strategii komunikacji oraz określenia, co każdy pracownik może zrobić, aby wesprzeć strategię biznesową firmy. • Efektywność: Czy pracownicy pracują na optymalnych poziomach efektywności? Podczas analizy działania firmy ważne jest, aby rozróżnić orientację od efektywności. Orientacja oznacza głównie wyznaczanie wartościowych celów i skuteczne informowanie o nich pracowników. Zmiana efektywności dotyczy definiowania, oceny i poprawy efektywności. Różnica pomiędzy orientacją i efektywnością, to różnica pomiędzy wiedzą, co powinieneś zrobić, a co właściwie robisz. Efektywność zależy od liderów, którzy potrafią sprawić, że pracownicy czują się odpowiedzialni za wyniki, a także są zachęcani i otrzymują środki niezbędne do osiągania tych wyników. • Skuteczność: Czy w skuteczny sposób wykorzystujemy nasze inwestycje? Głównym celem prowadzenia działalności jest realizowanie celów firmy. Jednakże istotne jest osiąganie tych wyników przy wykorzystaniu jak najmniejszej ilości środków. Skuteczność polega na posiadaniu właściwych ludzi z odpowiednimi kompetencjami na właściwych stanowiskach, rozpoznawaniu i zatrzymywaniu tych, którzy są najbardziej efektywni, odpowiednim zarządzaniu tych, którzy wymagają wsparcia oraz przydzielaniu nagród i środków w sposób, który maksymalizuje efektywność realizowanych działań. • Trwałość: Czy jesteśmy w stanie utrzymać stały poziom efektywności z upływem czasu? Jednym z największych zagrożeń dla prowadzenia działalności jest nieplanowana utrata utalentowanych pracowników niezbędnych do osiągnięcia strategicznych celów. Określenie, czy wyniki firmy są niezmienne wraz z upływem czasu wymaga sprawdzenia, czy kluczowi pracownicy w firmie są zaangażowani w osiąganie celów oraz czy są w pełni oddani organizacji. Niezbędny jest także rozwój procesów w celu efektywnego zarządzania rotacją pracowników oraz ułatwienia transferu wiedzy. • Skalowalność: Czy istnieją procesy wspierające harmonijny wzrost? Skalowalność jest kluczowym elementem prowadzenia działalności, jeżeli firma znajduje się na etapie wzrostu. Ważne jest także wydajne ograniczenie liczby pracowników lub ich relokacja wobec zmieniających się potrzeb 5 SUCCESSFACTORS / ARTYKUŁ PRZEGLĄDOWY Opracowywanie biznesowego uzasadnienia zastosowania strategii Zarządzania Talentami biznesowych. Wydajne firmy muszą potrafić zwiększyć (lub zmniejszyć) zatrudnienie, aby zarządzać zmianami związanymi z wymaganiami biznesowymi i strategicznymi celami. Wymaga to wypracowania procesów w celu przyciągnięcia, rozwoju i zatrzymania pracowników potrzebnych do wsparcia rosnących potrzeb firmy. Wiąże się to także z potrzebą posiadania metod pozwalających na relokację czy redukcję personelu w sposób wydajny, sprawiedliwy i skuteczny. • Zarządzanie (bezpieczeństwo i zgodność): Czy jest w firmie osoba, która tworzy istotne zobowiązania dla działalności? Istnieje wiele historii o świetnie prosperujących firmach cierpiących z powodu istotnych strat finansowych (lub nawet upadku) z powodu niewłaściwego zachowania kilku pracowników. Zarządzanie opiera się na opracowaniu metod ograniczających prawdopodobieństwo, że pracownicy mogliby poprzez swoje działanie narazić firmę na poważne ryzyko lub długoterminowe utrudnienia. Oznacza to, także opracowanie procesów w celu wyeliminowania ryzyka pozbawienia pewnych grup pracowników świadczeń i możliwości kariery, osiągania krótkoterminowych wyników poprzez stosowanie niewłaściwych metod lub tolerowanie zaniedbań i nieetycznego lub niepewnego zachowania. Kilka szybkich przykładów pozwoli wyjaśnić, jak różne sytuacje biznesowe i cele wymagają różnych strategii prowadzenia firmy. „Musimy dokonać transformacji firmy – od tworzenia produktów do dostarczania rozwiązań” Nośniki efektywności 1. Orientacja 2. Wydajność 3. Skuteczność Czy skupiamy się na rzeczach, które mają wpływ na realizację strategii? Czy pracownicy angażują się na optymalnym poziomie? Czy zoptymalizowany jest zwrot z inwestycji? 5. Skalowalność 6. Bezpieczeństwo i zgodność 4. Trwałość Czy możemy utrzymać obecne poziomy wydajności? Czy możemy szybko i skutecznie zwiększać lub zmniejszać działalność w odpowiedzi na kluczowe wymagania? Czy ktoś wykonuje zadania, które tworzą znaczące zobowiązania? Rysunek 3. Przykład z praktyki biznesowej #1: Firma przechodząca przez proces zmiany modelu biznesowego. Marża pewnej firmy malała, ponieważ jej główny produkt stawał się coraz bardziej dobrem powszechnym (Patrz rysunek 3). W odpowiedzi, w celu podniesienia elementów łańcucha wartości oraz zwiększenia marży na sprzedaży, Zarząd firmy zaproponował Klientom dodatkowy pakiet usług oraz stworzył warunki dla sfinansowania tego przedsięwzięcia. Głównym nośnikiem efektywności potrzebnym do prowadzenia firmy osiągającej sukcesy, w tym przypadku była orientacja. Po dodaniu nowej usługi oraz stworzeniu możliwości finansowych, wszyscy musieli zacząć pracować w tym samym, nowym kierunku. Bez właściwego ukierunkowania istniało prawdopodobieństwo, że duża liczba pracowników nadal pracowałaby w ten sam, co wcześniej sposób. 6 SUCCESSFACTORS / ARTYKUŁ PRZEGLĄDOWY Opracowywanie biznesowego uzasadnienia zastosowania strategii Zarządzania Talentami Drugim nośnikiem w tym przypadku była trwałość. Duże zmiany w kulturze przedsiębiorstwa są trudne dla wszystkich zaangażowanych osób, konsekwencją może być niepożądana rotacja pracowników — przede wszystkim w tych działach firmy, które wcześniej były najważniejsze, a teraz stanowią tylko kolejny element większej całości. Produkt firmy nadal wymagał solidnego, efektywnego wytwarzania, dlatego niezbędne było odpowiednie zmotywowanie i utrzymywanie kluczowych pracowników. „Musimy wejść na rynek Ameryki Południowej i zdobyć 40 % udziałów” Nośniki efektywności 1. Orientacja 2. Wydajność 3. Skuteczność Czy skupiamy się na rzeczach, które mają wpływ na realizację strategii? Czy pracownicy angażują się na optymalnym poziomie? Czy zoptymalizowany jest zwrot z inwestycji? 5. Skalowalność 6. Bezpieczeństwo i zgodność 4. Trwałość Czy możemy utrzymać obecne poziomy wydajności? Czy możemy szybko i skutecznie zwiększać lub zmniejszać działalność w odpowiedzi na kluczowe wymagania? Czy ktoś wykonuje zadania, które tworzą znaczące zobowiązania? Rysunek 4. Przykład z praktyki biznesowej #2: Firma wkracza na nowe rynki Inny przykład został przeanalizowany na rysunku 4. Firma odnosiła sukcesy na swoim rodzimym rynku w Ameryce Północnej i właśnie podjęła decyzję o wejściu na rynek Ameryki Południowej. Nośniki efektywności dla prowadzenia firmy osiągającej sukces, w tym przypadku, były inne niż w poprzednio. Tutaj, najważniejsze okazały się skalowalność i wydajność: znalezienie odpowiedniej liczby właściwych ludzi, którzy pracowaliby nad rozwojem sprawdzonych już produktów firmy oraz opracowanie nowych systemów i procesów umożliwiających jak najszybsze i najbardziej wydajne działania. Nośniki efektywności a Zarządzanie Talentami Co oznaczają poszczególne nośniki efektywności z punktu widzenia zasobów ludzkich? Tak, jak różne strategie biznesowe wymagają rożnych metod realizacji, różne nośniki efektywności wymagają różnych kompetencji i zdolności. Na szczęście istnieją jasne i bezpośrednie powiązania wspomnianych sześciu nośników z różnymi procesami zarządzania talentami. Aby wyjaśnić te powiązania, najpierw musimy wyjaśnić model 4W opracowany przez SuccessFactors. Myślenie o zdolnościach Talent dla każdego z nas może znaczyć, co innego, dlatego warto pomyśleć o różnych sposobach - jak odkryć swój talent. Nasz sposób myślenia skupia się na standardowym modelu obserwacji indywidualnych zachowań, który przedstawia Rysunek 5: To kim jesteś warunkuje, jak postępujesz, co w rezultacie decyduje o tym, co osiągasz. 7 SUCCESSFACTORS / ARTYKUŁ PRZEGLĄDOWY Opracowywanie biznesowego uzasadnienia zastosowania strategii Zarządzania Talentami Kim jesteś Jak postępujesz Co osiągasz Umiejętności Uzdolnienia Zainteresowania Kompetencje, Wartości, Zachowania Cele Rysunek 5. To, kim jesteś warunkuje, jak postępujesz, co w rezultacie decyduje to tym, co osiągasz. Według tego prostego i ogólnie przyjętego modelu efektywności pracownika, to, kim jesteś ma wpływ na Twoje działania, które z kolei decydują o Twoich osiągnięciach. Strategia organizacji oparta na zarządzaniu talentami może wchodzić w interakcję z tym modelem na wszystkich trzech etapach procesu. Przedstawia to rysunek 6: Właściwy sposób Zarządzanie wydajnością, ocena 360 i wynagrodzenie Właściwe działanie Pracownicy, awanse i planowanie zatrudnienia Kim jesteś Jak postępujesz Co osiągasz Umiejętności Uzdolnienia Zainteresowania Kompetencje, Wartości, Zachowania Cele Właściwi ludzie Właściwy rozwój Sukcesja, rozwój kariery, ocena 360, uczenie się, współpraca Zarządzanie celami, współpraca i wynagrodzenie Uczenie się poprzez doświadczenie Rysunek 6. Model 4W SuccessFactors dotyczący Zarządzania Talentami odnosi się do wyboru właściwych ludzi, wykonujących właściwe zadania we właściwy sposób zapewniając im właściwy rozwój. Na zachowania, kompetencje i cele pracowników można wpłynąć na cztery podstawowe sposoby: zatrudnienie właściwych ludzi, przydzielenie im właściwych zadań, upewnienie się, że wykonują swoje zadania we właściwy sposób i wspieranie właściwego rozwoju. Przeanalizujmy każdy z nich bardziej dokładnie: 1. Zatrudnienie właściwych pracowników. Ważne jest zatrudnienie pracowników, których zachowania odpowiadają kompetencjom i celom związanym z ich pracą. Jest to główne założenie rekrutacji, planowania zatrudnienia i pewnych aspektów zarządzania sukcesją. 2. Skupienie uwagi pracowników na właściwych zadaniach. Należy wskazać i poinformować pracowników o celach, które mają osiągnąć, a następnie zmierzyć rezultaty i odpowiednio wynagrodzić za ich realizację. Jest to domena Na zachowania, zarządzania celami. 3. Zapewnienie warunków, aby pracownicy wykonywali swoje zadania we właściwy sposób. Ważne jest aby określić, jakie kompetencje muszą posiadać pracownicy, aby osiągnąć swoje cele oraz wspierać kulturę firmy, a następnie przekazać informację zwrotną i zapewnić system motywacji taki, aby chcieli wykorzystać posiadane kompetencje do realizacji wskazanych celów. Są to podstawowe założenie zarządzania efektywnym zespołem. 4. Stworzenie możliwości zdobywania doświadczenia i dbanie o właściwy rozwój pracowników. Należy stworzyć środowisko pracy, które pomoże pracownikom w rozwoju ich kompetencji mających wpływ na efektywność oraz realizację kompetencje i cele pracowników można wpłynąć na cztery podstawowe sposoby: zatrudnienie właściwych ludzi, przydzielenie im właściwych zadań, upewnienie się, że wykonują swoje zadania we właściwy sposób i wspieranie właściwego rozwoju. 8 SUCCESSFACTORS / ARTYKUŁ PRZEGLĄDOWY Opracowywanie biznesowego uzasadnienia zastosowania strategii Zarządzania Talentami celów. Pomocne będzie przydzielanie pracownikom stanowisk i określanie ich celów tak, aby mogli zdobywać nowe doświadczenia i uczyć się w ramach formalnych i nieformalnych szkoleń przydatnych na przyszłych stanowiskach. Jest to główne założenie rozwoju kariery i pewnych aspektów zarządzania sukcesją. Właściwi pracownicy, właściwe zadania, właściwy sposób i właściwy rozwój to cztery główne filary zintegrowanego systemu Zarządzania Talentami. Odpowiadają one mniej więcej „tradycyjnym” procesom miękkiego HR: zatrudnieniu, zarządzaniu celami, zarządzaniu wydajnością i rozwojowi kariery. Jednakże unikają one problemu używania terminów z zakresu zasobów ludzkich, które zazwyczaj nie są jasno zdefiniowane. Na przykład zarządzanie sukcesją w jednej firmie może oznaczać koncentrowanie się na identyfikacji i promocji pracowników, podczas gdy w innej może skupiać się na budowaniu kompetencji przywódczych (właściwy rozwój). Aby pracownik był w pełni partnerem biznesowym, który realizują cele strategiczne firmy, ważne jest stworzenie ścisłych powiązań pomiędzy strategią biznesową, realizacją oraz posiadanymi kompetencjami i talentem. Powiązanie realizacji celów z kompetencjami Strategiczne priorytety Obecny stan Względne znaczenie Aby pracownik był w pełni partnerem biznesowym, który realizuje cele strategiczne firmy, ważne jest stworzenie ścisłych powiązań pomiędzy strategią biznesową, realizacją oraz posiadanymi kompetencjami i talentem pracownika. Rysunek 7 przedstawia, jak te powiązania mogą funkcjonować: Luka kompetencyjna Luka kompetencyjna Luka kompetencyjna Luka kompetencyjna Właściwi ludzie Właściwy sposób Właściwe rzeczy Właściwy rozwój Zdolności/Talent Rysunek 7. Ważne jest przypisanie poziomu niezbędnych kompetencji w celu rozpoznania ewentualnych braków kompetencyjnych. Aby podać przykład przełożenia czynników napędzających efektywność na zapotrzebowanie na rozwój kompetencji, wróćmy do przykładu pierwszego opisanego tutaj klienta: firmy, która powinna skupić się na orientacji i trwałości w celu wsparcia zmiany swojego modelu biznesowego. Aby naprowadzić firmę na właściwy kierunek, najważniejsze jest wykonywanie właściwych zadań i tak samo, aby wesprzeć trwałość, pracownicy muszą pracować we właściwy sposób i właściwie rozwijać swoje kompetencje. Przejście z miejsca na miejsce W takim razie jak przejść z obecnego stanu do pożądanego stanu, aby w pełni wesprzeć realizację strategii biznesowej? Kluczem do każdej pomyślnej zmiany jest opracowanie stałych wytycznych, gdzie jesteśmy, a gdzie chcemy być, a następnie regularne monitorowanie postępów. Często jest to bardziej skomplikowane niż się wydaje, ponieważ korporacje zmagają się z podstawowymi problemami takimi jak wielkość zatrudnienia (nie mówiąc już, w jakich krajach pracują i jak są opłacane). 9 SUCCESSFACTORS / ARTYKUŁ PRZEGLĄDOWY Opracowywanie biznesowego uzasadnienia zastosowania strategii Zarządzania Talentami Odkryliśmy, że kluczową pomocą jest zastosowanie technologii i analiza zatrudnienia. Dzięki systemom oprogramowania można zgromadzić dane oraz szczegółowo przeanalizować, jakimi pracownikami i jakimi kompetencjami dysponuje firma, a następnie kontrolować postępy i podejmować działania naprawcze. Jeden z klientów porównał to do jazdy po ciemku i nagłego włączenia się świateł. Nagle zdajesz sobie sprawę, gdzie jesteś, gdzie są zakręty i przeszkody. Opracowaliśmy w ten sposób ramy określające działania, które muszą być podjęte w obszarze Zarządzania Kapitałem Ludzkim, aby jak najlepiej wesprzeć strategię biznesową, a także przedyskutowaliśmy możliwości technologiczne, które są pomocne we wdrażaniu zmian. W dalszej części przedstawimy przykłady konkretnych wyników osiągniętych po uzupełnieniu braków. Rzeczywiste wyniki osiągane przez klientów SuccessFactors Gdy masz pewność, że świadomie podejmujesz właściwe działania, jakiej dodatkowej pomocy możesz się spodziewać po zastosowaniu oprogramowania dedykowanego zwiększeniu efektywności? Do przedstawienia wyników używamy schematu SuccessFactors Research Value Matrix©, przedstawionego na Rysunku 8. Wszystkie korzyści Optymalizacja procesu Wpływ optymalizacji procesu Zarządzanie zasobami ludzkimi oraz oszczędność kosztów Oszczędności z tytułu zatrzymanych pracowników i zatrudnienia Przykłady Przykłady Oszczędności z tytułu wykonywanej pracy Spadek rotacji pracowników Bardziej wydajne uczenie się Rozpoznanie i promowanie wewnętrznych talentów Mniej nieudanych rekrutacji oraz znaczący wzrost efektywności Mniej wakatów w ramach najważniejszych stanowisk Czas menedżera oraz oszczędność kosztów Przykłady Oszczędność czasu menedżera (cele, wydajność, płaca, rekrutacja) Łatwość wyszukiwania dokumentów Źródła rekrutacji Korzyści wynikające z zaangażowania i efektywności Zwiększona wydajność Zwiększone zaangażowanie pracowników Rysunek 8. SuccessFactors Research Value Matrix© przedstawia optymalizację procesów oraz ich wpływ na administratorów zarządzania zasobami ludzkimi oraz menedżerów liniowych. Schemat ten rozdziela wartości utworzone przez oprogramowanie dedykowane efektywności na oddzielne obszary w celu uniknięcia nakładania się działań i zwiększenia przejrzystości. Po lewej stronie przedstawiono proces po optymalizacji. Zmiany wynikają z automatyzacji pracy, automatycznego coachingu lidera oraz lepszego ukierunkowania wydatków. Analizując wyniki w tym obszarze zauważamy widoczne zmiany zarówno dla organizacji pracy działu HR jak i dla managerów linii biznesowych. Po prawej stronie przedstawione są korzyści wynikające z zastosowania strategii Zarządzania Talentami i zastosowania oprogramowania dedykowanego poprawie efektywności dla całej organizacji. Przykłady pokazują czytelny przekaz informacji niezbędnej do kontroli i zarządzania biznesem, wyższej klasy pracowników oraz zwiększenie efektywności działań. Teraz spójrzmy na wyniki końcowe, co osiągnęli klienci dzięki inwestycji w SuccessFactors tj. w rozwój w posiadanych w firmie kompetencji. Właściwi ludzie Dzięki korzystaniu z oprogramowania dedykowanego efektywności skoncentrowanego na „właściwych ludziach 10 SUCCESSFACTORS / ARTYKUŁ PRZEGLĄDOWY Opracowywanie biznesowego uzasadnienia zastosowania strategii Zarządzania Talentami wykonujących właściwe działania”, klienci SuccessFactors mogli: • o 10% ograniczyć czas na rekrutację Od momentu, gdy zaczynasz szukać do momentu rozpoczęcia pracy przez pracownika w zespole — oprogramowanie SuccessFactors pozwala na ograniczenie czasu średnio o 10%, z 60 do 55 dni. • o 10% ograniczyć nietrafione rekrutacje Przykładowo w Ameryce Północnej nietrafione rekrutacje pracowników, którzy nie wpisują się w organizację szacuje się na 3,5%. Należy pozwolić im odejść w pierwszym roku. Oprogramowanie SuccessFactors pozwala ograniczyć liczbę nietrafionych rekrutacji średnio o 10%. • o 1,5-5% ograniczyć dobrowolną rotację pracowników Zastosowania oprogramowania SuccessFactors pozwala na ograniczenie liczby pracowników, którzy dobrowolnie odchodzą z pracy - poprzez stworzenie środowiska pracy, gdzie pracownicy są bardziej zaangażowani, gdzie czują, że są sprawiedliwie oceniani, uczciwie wynagradzani oraz wiedzą, że wykonywana przez nich praca jest ważna dla organizacji. Dzięki korzystaniu z oprogramowania SuccessFactors ograniczenie rotacji pracowników, w zależności od sektora, waha się średnio of 1,5 do 5%. • zwiększyć o 5% liczbę pracowników wykazujących wysoką efektywność pracy Dzięki wypracowaniu ścisłego związku pomiędzy właściwie określonymi celami, jasną oceną oraz sprawiedliwymi wynagrodzeniami, stwarza się środowisko, w którym pracownicy są zmotywowani do zwiększenia swojego poziomu zaangażowania, a także zmniejszenia zmęczenia pracą. Jest to wielka korzyść dla firmy, biorąc pod uwagę fakt, że osoby te są zazwyczaj 3,5 razy bardziej efektywne niż pozostali pracownicy. • ograniczyć o 15% liczbę pracowników wykazujących niską efektywność pracy Mając jasno określone cele oraz system monitorowania realizacji celów, do podjęcia działań mających na celu zwiększenie efektywności łatwiej mobilizujemy zarówno pracowników mniej efektywnych jak i ich menedżerów. Klienci SuccessFactors, średnio o 14%, mogą zmniejszyć liczbę pracowników mniej efektywnych— poprzez przeprowadzanie szkoleń lub sesji coachingowych zwiększających poziom kompetencji i zaangażowania lub, po prostu, zwalniając pracownika. Właściwe rzeczy Robiąc właściwe rzeczy, klienci SuccessFactors średnio: • spędzają 5,5% więcej czasu pracując nad strategicznymi priorytetami SuccessFactors pomaga kadrze zarządzającej wyznaczać i komunikować cele strategiczne stawiane przed organizacją. Dodatkowo, system umożliwia komunikowanie nowych celów lub aktualizację starych w ciągu całego roku, jeśli warunki biznesowe zmieniają się, musisz także zaktualizować cele swoich pracowników. SuccessFactors pomaga w procesie komunikacji uaktualnionych celów oraz dopasowaniu właściwych ludzi do zadań ściśle związanych z realizacją celów strategicznych. • o 1-8 tygodni skracają cykl wyznaczania celów SuccessFactors ogranicza także czas trwania cyklu wyznaczania celów średnio o 1-8 tygodni, w zależności od tego, jak efektywny był dotychczasowy proces wyznaczania celów w organizacji przed wdrożeniem pakietu SuccessFactors. Właściwy sposób Zatrudniając właściwych ludzi, robiąc właściwe rzeczy we właściwy sposób, klienci SuccessFactors osiągnęli następujące korzyści: • o 140% zwiększyli współpracę pracowników Klienci SuccessFactors częściej pracują projektowo wykorzystując posiadane kompetencje w organizacji. • o 14% zwiększyli liczbę zespołów projektowych kończących projekt na czas 11 SUCCESSFACTORS / ARTYKUŁ PRZEGLĄDOWY Opracowywanie biznesowego uzasadnienia zastosowania strategii Zarządzania Talentami Klienci SuccessFactors zatrudniają pracowników, którzy są bardziej skupieni na swoich celach dzięki temu kończą projekty w terminie. Wykorzystując funkcjonalność SuccessFactors pracownicy są proporcjonalnie nagradzani za przedterminowe i terminowe zakończenie projektu. • ograniczyli dyskryminację Poprzez gromadzenia podstaw do zwolnienia pracownika, oprogramowanie SuccessFactors ogranicza możliwości dyskryminacji lub niewłaściwych procesów sądowych. Dzięki szczegółowemu monitorowaniu ogranicza się odpowiedzialność. • o 10-50% ograniczyli proces zarządzania szkoleniami Dzięki modułom szkoleniowym oprogramowania SuccessFactors, firmy mogą ograniczyć nawet o połowę czas spędzony na zarządzanie rozwojem kompetencji pracowników. Właściwy rozwój Umożliwiając pracownikom podniesienie poziomu kompetencji przy odpowiednim zaangażowaniu, klienci SuccessFactors: • 25-50% częściej promowali wewnętrzne talenty Oprogramowanie SuccessFactors umożliwia identyfikację pracowników posiadających kluczowe, dla osiągania celów, kompetencje oraz pozwala formułować plan awansu wewnętrznego. W ten sposób, firma ogranicza potrzebę rekrutacji osoby z zewnątrz. Awans wewnętrzny, średnio, dwukrotnie ogranicza koszty związane z procesem rekrutacji. • o 17% zwiększyli liczbę osób odbywających właściwe szkolenia Oprogramowanie SuccessFactors wspiera realizację indywidualnego planu szkoleń i kursów, które zostają zidentyfikowane podczas rocznej oceny pracowniczej. Jeśli zalecone zostało szkolenie, menadżer może sprawdzić czy szkolenie spełniło oczekiwania pracownika i organizacji, a następnie podjąć decyzję o kolejnym etapie szkolenia. • stworzyli łatwy dostęp do możliwości uczenia się, zwiększając dostępność eksperta, w ramach danych tematów do 20% Poprzez umożliwienie ekspertom łatwego tworzenia materiałów szkoleniowych oraz zwiększenie dostępności do materiałów określając ścieżki do ich odszukania, częstotliwość uczenia się wzrosła. Ponadto eksperci znacznie rzadziej przeprowadzali szkolenia indywidualne. • o 30% zwiększyli wydajność urozmaicenia szkoleń Urozmaicenie szkoleń odnosi się do zwiększenia możliwości szkoleniowych, poprzez zamianę tradycyjnych szkoleń na szkolenia online i odwrotnie. Chodzi tu również o przeniesienie części treści online do szkoleń organizowanych przez zewnętrznych dostawców oraz zachęcanie uczestników do dzielenia się wiedzą na wewnętrznych stronach internetowych. Kumulacja efektów Poprzez połączenia właściwych ludzi wykonujących właściwe zadania we właściwy sposób, wykorzystując właściwe możliwości rozwoju, większość klientów SuccessFactors osiąga doskonałe rezultaty. Średnio klienci SuccessFactors: • wykazują 2,2% wyższą efektywność Jak wykazały obliczenia wykonane na podstawie dochodu na jednego zatrudnionego pracownika, po wdrożeniu SuccessFactors, wydajność organizacji wzrasta o 2,2%. Najwyższy wynik kwartalny był ponad dwukrotnie wyższy, bo wyniósł 5,4%. Wynik ten spowodowany jest głównie zwiększeniem liczby pracowników wykazujących się wysoką efektywnością. Z obliczeń wynika, że pracownicy wysokoefektywni wykazują 2 lub 3 razy większą efektywność, niż pracownicy przeciętni. Dochodowość organizacji rośnie dzięki 12 SUCCESSFACTORS / ARTYKUŁ PRZEGLĄDOWY Opracowywanie biznesowego uzasadnienia zastosowania strategii Zarządzania Talentami zwiększeniu proporcji wysoko- i niskoefektywnych pracowników. • wykazują nadwyżkę giełdową SuccessFactors przeprowadził badania wśród swoich klientów i sprawdził wyniki na giełdzie w przeciągu kilku lat. Od 2008 r klienci SuccessFactors od 2 do 4 razy prześcignęli główne indeksy giełdowe. (Patrz rysunek 9.) Od 2008 r. klienci SuccessFactors osiągnęli od 2 do 4 razy większą wydajność niż główne indeksy giełdowe. Luka SF ROX vs. główne wskaźniki, 10/1/2008 – 7/1/2011 Rysunek 9. Stopa zwrotu z inwestycji w SuccessFactors (SF ROX) obejmuje północnoamerykańskie spółki giełdowe, które po wdrożeniu używały więcej niż trzy moduły systemu, dłużej niż przez trzy kwartały, zakładając, że ponad 50% pracowników zostało użytkownikami systemu. Ilościowa ocena zwrotu inwestycji w SuccessFactors Bardzo istotnym aspektem biznesowym wdrożenia oprogramowania SuccessFactors dedykowanego poprawie efektywności jest wyeliminowanie luk pomiędzy prowadzonymi działaniami, a potrzebami organizacji w aspekcie realizacji celów strategicznych. Jednakże często istnieje potrzeba przeprowadzenia analizy stopy zwrotu z inwestycji w celu formalnego jej uzasadnienia. W kolejnej części określimy jak przełożyć inwestycje w SuccessFactors na rezultat finansowy firmy. Według naszego doświadczenia, analizy projektów wykazujących wysoki zwrot z inwestycji dowodzą, że należy jasno oddzielić i określić wpływ otrzymanych danych na działalność operacyjną oraz wskaźniki ilościowe. Na przykład, wiadomo, że po wdrożeniu oprogramowania, średni wskaźnik rotacji pracowników w przypadku szpitali wynosi 1,7%. Jak wycenić tę wielkość? Na podstawie badań obserwujemy, że koszt rotacji pracowników wycenia się na 50-150% średniej płacy w organizacji. Tak, więc, dla szpitala zatrudniającego 3000 pracowników i mających średni, roczny dochód w wysokości 66 000 USD, korzyść będzie wynosić pomiędzy: • 1,7% * 3000 * 50% * 66 000 USD = 1,7 mln USD i • 1,7% * 3000 *150% * 66 000 USD= 5,0 mln USD. 13 SUCCESSFACTORS / ARTYKUŁ PRZEGLĄDOWY Opracowywanie biznesowego uzasadnienia zastosowania strategii Zarządzania Talentami Z praktyki biznesowej wynika, że lepiej być konserwatywnym i korzystać z niższego wyniku tak, aby móc ująć 1,7 mln USD jako zysk z obniżenia wskaźnika rotacji w odniesieniu do finansowego zwrotu z inwestycji. Często słyszymy pytanie, które oszczędności będą materialne, a które niematerialne. Stworzyliśmy schemat SuccessFactors Value Matrix©2 (patrz Rysunek 8), aby móc podzielić różne rodzaje zysków i łatwiej odpowiedzieć na to pytanie. Z naszego doświadczenia, obejmującego ponad 1500 klientów, materialne i niematerialne oszczędności zależą od indywidualnego modelu biznesowego każdego klienta. Niektórzy klienci zakwalifikują niektóre oszczędności do niematerialnych, inni do materialnych. Na przykład: • oszczędność czasu dla menedżerów Jest to bardzo istotna kategoria obejmująca oszczędności materialne dla spółki detalicznej, a nawet bardziej dla profesjonalnych firm usługowych sprzedających swój czas. Oczywistym jest, że dzięki oszczędności czasu, menedżerowie będą mogli wygenerować większe przychody. Jednakże możliwość zaoszczędzenia czasu przez menedżerów w wysokim technologicznie środowisku nie jest łatwa do określenia, ponieważ trudno jest bezpośrednio połączyć godziny pracy menedżerów z przychodami lub kosztami. • zmniejszenie wskaźnika rotacji pracowników Dla niektórych firm koszt rotacji pracowników może być zakwalifikowany jedynie do kosztów materialnych: rotacja pracowników generuje koszty rekrutacji i znacznie ogranicza efektywność. W takim razie, jest to koszt do rozważenia. Natomiast dla innych firm, główny aspekt rotacji pracowników dotyczy kwestii wzrostu firmy. Jeśli firma traci utalentowanego pracownika, nie będzie mogła rozwijać się według wcześniej założonego planu, szczególnie w przypadku firm, gdzie określone talenty czy kompetencje są niezbędne do realizacji celów biznesowych. W takim przypadku będą to koszty niematerialne. Monitorowanie wyników i ich pomiary Tworzenie praktyki biznesowej wraz z oceną ilościową spodziewanego zwrotu z inwestycji to właściwy pierwszy krok (i w wielu przypadkach niezbędny). Często jest on podstawą do udokumentowania potrzeb inwestycyjnych i rozpoczęcia procesu zmian. Jednak ważne jest, aby prace nie zatrzymały się na pierwszym kroku. Solidna analiza przykładu z praktyki biznesowej może być doskonałym bodźcem do wdrożenia niezbędnych zmian. Aby otrzymać najlepsze wyniki, należy skoncentrować się na najważniejszych wskaźnikach użytych w początkowej analizie zwrotu z inwestycji oraz na zestawie wskaźników do monitorowania zmian w czasie. Zastanów się, jakie kryteria mają największy wpływ na realizację Twojej strategii biznesowej. Dzięki zwiększonemu dostępowi do danych, możesz łatwo zwiększyć precyzję i dokładność niezbędnych wskaźników. Na przykład, swoją decyzję dotyczącą inwestycji możesz oprzeć na założeniu, że dzięki niej zmniejszysz wskaźnik rotacji pracowników o 1%. Z biegiem czasu będziesz mieć narzędzia do monitorowania i łączenia prowadzonych analiz. Dzięki temu będziesz mógł, nie tylko ograniczyć rotację pracowników, ale także określić „pożądany wskaźnik rotacji w określonym otoczeniu”. Założeniem mogłoby być zwiększenie rotacji mniej efektywnych pracowników i podjęcie radykalnych działań w celu zatrzymania najefektywniejszych z nich. Wprowadzenie tego typu zmiany może być bardzo przydatne do wykorzystania strategicznych i zintegrowanych danych na temat posiadanych kompetencji i talentów w organizacji. Badania SuccessFactors wskazują możliwość pomiarów możliwego do osiągnięcia poziomu efektywności dzięki indeksowi SuccessFactors Execution Index©2. Indeks przedstawia czteroaspektowy wynik, jak również ogólny wskaźnik efektywności. Indeks pozwala skoncentrować działania na najważniejszych obszarach rozwoju przy uwzględnieniu podjętych już decyzji inwestycyjnych. Dzięki wynikom badań wykazującym, jakie obszary generują wyższy zwrot dla akcjonariuszy, firmy mogą podjąć właściwe decyzje. Ponadto korzystając z oprogramowania w dłuższym okresie czasowym, możemy obliczyć i przeanalizować osiągnięty wynik. 2 SuccessFactors Execution Index© white paper, 2011. Research done in collaboration with Stanford and Wharton business schools. 14 SUCCESSFACTORS / ARTYKUŁ PRZEGLĄDOWY Opracowywanie biznesowego uzasadnienia zastosowania strategii Zarządzania Talentami Trzynaście kroków obliczania i pomiarów korzyści z oprogramowania BizX Oprogramowanie dedykowane efektywności może mieć istotny wpływ na wiele obszarów Twojej firmy, począwszy od skupienia pracowników na rzeczach ważnych, zwiększenia efektywności pracowników, ułatwienia możliwości uczenia się i rozwoju kompetencji, poprawy poziomu kwalifikacji i zaangażowania pracowników, kończąc na skrócenia czasu procesu rekrutacji. Jednak, aby zbudować solidne podstawy do wprowadzenia zmian, należy obliczyć i rozdzielić wyniki, aby móc podjąć przyszłe decyzje inwestycyjne. Trzynaście kroków obliczania i pomiarów korzyści z oprogramowania: Krok 1. Zrozumieć strategię firmy i wskazać nośniki efektywności wspierające jej realizację. Krok 2. Określić kompetencje niezbędne do realizacji celów strategicznych. Krok 3. Na podstawie doświadczeń, zidentyfikować luki kompetencyjne i przygotować plan uzupełnienia braków. Krok 4. Określić jasne wskaźniki operacyjne niezbędne do osiągnięcia celów. Krok 5. Określić benefity związane z realizacją wskaźników operacyjnych ze wskazaniem aspektu ilościowego. Krok 6. Używać wskaźników finansowych i założeń, które były wykorzystane do innych inwestycji w firmie. Krok 7. Wskazać i porównać alternatywne możliwości osiągnięcia celów stawianych przed organizacją. Krok 8. Przy ocenie oprogramowania, porównać całkowity koszt posiadania rozwiązania SaaS i tradycyjnego oprogramowania. Krok 9. Przyjąć konserwatywne podejście do oszacowania zwrotu z inwestycji. Krok 10. W razie potrzeby opracować możliwe scenariusze. Krok 11. Nie starać się wyszukiwać wszystkich potencjalnych korzyści. Skupić się na wskazaniu korzyści kluczowych dla realizacji celów stawianych przed organizacją. Krok 12. Zdobyć poparcie założeń od właścicieli finansowych i biznesowych. (Pamiętać, że wszystkie oferty inwestycji są oparte na założeniach przyszłych zmian, bez względu na to czy inwestujesz w oprogramowania dedykowane efektywności czy budujesz nową fabrykę). Krok 13. Jeśli zainwestowałeś czas w opracowanie wstępnej analizy przykładu z praktyki biznesowej, wykorzystaj ją, jako nośnik wdrożenia zmian i opracuj na jej podstawie metodę pomiarów do monitoringu postępu wprowadzanych zmian. Podsumowanie SuccessFactors udostępnia firmom logiczne i spójne metody pomiarów i systematyzowania wyników otrzymywanych dzięki oprogramowaniu dedykowanemu zwiększeniu efektywności. Analizy otrzymanych danych są istotne przy podejmowaniu przyszłych decyzji inwestycyjnych. Dzięki zastosowaniu SuccessFactors firmy wdrażają strategię Zarządzania Talentami. Już tysiące klientów osiągnęło sukces dzięki SuccessFactors, w tym zwiększając wydajność o 2,2%, na podstawie dochodu na jednego zatrudnionego pracownika , oraz przekraczając dwu- lub czterokrotnie współczynnik giełdowy. Realizując zalecenia opisane powyżej, specjaliści z obszaru zarządzania zasobami ludzkimi mogą w znaczący sposób zwiększyć możliwości firm. O SuccessFactors SuccessFactors jest czołowym producentem oprogramowania dedykowanego zwiększeniu efektywności. Nasz pakiet aplikacji codziennie zyskuje uznanie firm na całym świecie. Dzięki zastosowaniu funkcjonalności SuccessFactors możemy w szybki sposób powiązać prowadzone działania z celami strategicznymi stawianymi przed organizacją. Poprzez wykorzystanie kompetencji i talentów w organizacji wspartych motywacją pracowników firmy osiągają spektakularne wyniki. Więcej informacji jest dostępnych na stronie internetowej www.successfactors. com lub pod numerem telefonu 1-800-9920 15 ARTYKUŁ PRZEGLĄDOWY SuccessFactors Siedziba światowa 1500 Fashion Island Blvd. Suite 300 San Mateo, CA 94404, USA INFOLINIA 800 809 9920 TELEFON FAX 650 645 2000 650 645 2099 EMEA +45 33 349 349 APAC +612 9238 6680 San Mateo, Kalifornia Boston, Massachusetts San Francisco, Kalifornia Kopenhaga, Dania Paryż, Francja Monachium, Niemcy Zurich, Szwajcaria Londyn, Wielka Brytania Pekin, Chiny Hong Kong, Chiny Tokio, Japonia Manila, Filipiny Singapur Seul, Korea Południowa Sao Paulo, Brazylia Mexico City, Meksyk Dublin, Irlandia Szanghaj, Chiny Bangalore, Indie Brisbane, Australia Sydney, Australia
