Pozyskiwanie sponsorów

Człowiek – najlepsza inwestycja
Pozyskiwanie sponsorów
Sponsoring jest jednym z najbardziej wyrafinowanych narzędzi wspierających wizerunek
organizacji/instytucji/firmy. Jego zadaniem jest zdobywanie przychylności i zmiana
nastawienia dla tych osób, do których nie sposób dotrzeć za pomocą tradycyjnych form
promocji. Sponsoring jest relacją partnerską, w wyniku której obie strony powinny czerpać
określone korzyści. Sponsor, przekazując na rzecz wybranej inicjatywy środki finansowe,
oczekuje w zamian przede wszystkim możliwości wykorzystania jej promocyjnego
potencjału. Sponsoring może być nowym sposobem komunikacji przedsiębiorstwa
z otoczeniem, a decyzja o wspieraniu sfery społecznej może dać sponsorom, oprócz
wymiernych korzyści, także poczucie spełnienia i nobilitacji.Za pomocą sponsoringu
możliwe jest promowanie tych produktów, których reklama jest prawnie zabroniona za
pomocą tradycyjnych środków masowego przekazu (alkohol, wyroby tytoniowe).
Nasycenie mediów reklamami powoduje, że firmom coraz trudniej dotrzeć do odbiorców
z przekazem, który byłby wiarygodny i nieskażony znamionami nachalnej promocji.
Działalność sponsorska pozwala ominąć te rafy i wzmocnić rozpoznawalność marki,
a także zdobyć dla niej uznanie i przychylność. Sponsor może też liczyć na pozytywne
skojarzenia, które wywołuje wspierana przez niego inicjatywa, a które w świadomości
odbiorców połączą się z firmą sponsora. Znana marka może też pomóc samemu
przedsięwzięciu – jeśli wywołuje ona pozytywne skojarzenia, to często przenoszą się one na
sponsorowane wydarzenie”. Czyli korzyści wizerunkowe mogą odnosić obie strony umowy
sponsorskiej.
Firmy działające w segmencie ekonomii społecznej z racji prowadzenie niezarobkowej
działalności i konieczności poszukiwania możliwości pozyskania funduszy na działalność
często starają się pozyskać sponsorów na różnego rodzaju przedsięwzięcia. Poszukiwanie
sponsorów jest zazwyczaj procesem czasochłonnym i trudnym. Może okazać się
łatwiejsze, jeśli starannie zostanie przygotowane i zostaną dobrze wykorzystane wszystkie
możliwości.
W pierwszej kolejności należy opracować KONCEPCJĘ, którą można przedstawicie
konkretnemu potencjalnemu sponsorowi /potencjalnym sponsorom.
Im bardziej zgodna koncepcja zostanie stworzona i im dokładniej zostanie zdefiniowany
w niej cel przeznaczenia pieniędzy, tym szybciej zainteresują się nim sponsorzy. W trakcie
planu tworzenia, należy pomyśleć tak jak „oni”:
- w jaki sposób można przedstawić swój projekt w najlepszym świetle?
Projekt „Centrum Ekonomii Społecznej” współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Człowiek – najlepsza inwestycja
- jakie korzyści mógłby osiągnąć sponsor?
Koncepcja powinna zawierać następujące treści:
1. Szkic projektu: pomysł, opis grupy docelowej, działanie PR, korzyści dla sponsora.
2. Terminy, obowiązki, ewentualnie osoby kontaktowe w Twojej organizacji
3. Co oferujemy, a czego chcemy w zamian?
W szkicu projektu należy opisać czego dotyczy oferta sponsoringu ale w taki sposób, aby
jego lektura nie była nużąca. Poza ogólnym opisem, ze szkicu powinno wynikać,
czy szukasz jednego czy więcej sponsorów.
Opis grupy docelowej powinien potencjalnym sponsorom wyjaśnić, że dzięki swemu
udziałowi doskonale do niej przemówi, lub że dzięki swoim działaniom będzie w stanie
pozyskać nowe grupy klientów. Opisz grupę docelową tak dokładnie, jak tylko się da tak, aby sponsor miał przed oczyma konkretny obraz.
W planowaniu terminów nie chodzi o samo wydarzenie, lecz o rzetelne rozplanowanie
towarzyszącym jemu prac. Sponsor może z niego wyczytać, na kiedy zaplanowane są np.
akcje prasowe, kiedy i jakich mediach pojawią się zapowiedzi, gdzie i w jaki sposób
będzie on mógł się zaprezentować na imprezie, o której godzinie odbędzie się
konferencja prasowa i kto jest dla niego osobą kontaktową.
W punkcie usługi sponsora i twoje usługi w zamian za sponsorowanie należy jeszcze raz
dokładnie określić korzyść, którą będzie miał sponsor dzięki swojemu wsparciu w twój
projekt. W przypadku, gdy chcesz pozyskać większą ilość sponsorów (sponsor główny oraz
mniejsi sponsorzy),wymień wszystkie poszczególne usługi.
Warto zaprezentować indywidualną listę usług oraz korzyści z nich wynikających dla
konkretnego sponsora. Wówczas sponsor będzie miał większe pole do popisu, a tym
samym wzrośnie prawdopodobieństwo, uzyskania wsparcia. Ważne jest, aby w liście usług
oraz korzyści dokładnie wszystko obliczyć, gdyż zmiana kalkulacji po przyjęciu projektu
w większości przypadków nie jest możliwa.
Lista potencjalnych sponsorów może nie mieć końca, gdyż musimy się liczyć z wieloma
odmowami. Lista powinna zawierać około stu adresów. Żelazna zasada powiada, że
musisz dopytać się 40 razy, aby otrzymać akceptację. Przeprowadź poszukiwania
w Internecie, skorzystaj z żółtych Stron, zbuduj jak największą siatkę kontaktów, aby dojść
do adresów potencjalnych sponsorów.
Pierwszy kontakt ze sponsorami z reguły nawiązujemy TELEFONICZNIE, aby się upewnić, czy
są wstępnie zainteresowani udziałem w projekcie. Następnie wysyłamy listem poleconym
nasz koncept sponsorowania i dzwonimy ponownie, o ile adresat sam się do nas nie
odezwie. Gdy mamy osobisty kontakt z pracownikiem jakiejś firmy, nie wahajmy się go
wykorzystać!
Projekt „Centrum Ekonomii Społecznej” współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Człowiek – najlepsza inwestycja
Na SPOTKANIE ze sponsorem, która będzie wynikiem wysłanej oferty, należy się starannie
przygotować, gdyż „chemia“ panująca podczas spotkania może zadecydować
o udziale sponsora w twoim przedsięwzięciu. Rozmowa ze sponsorem ma podobny
charakter, jak podczas sprzedaży. W tym przypadku jednak nie sprzedajemy usług, ale
swój koncept sponsorowania. Gdy z wyglądu i zachowania będziemy odpowiadać
oczekiwaniom i zwyczajom sponsora, wówczas pierwsze wrażenie będzie pozytywne. Jeśli
podczas rozmowy udowodnimy, że rzetelnie się zapoznaliśmy się z firmą, jej działalnością,
osiągnięciami, zbieramy dodatkowe plusy. Uzasadnijmy jeszcze raz korzyści, które wypłyną
dla niego ze współpracy i wytłumaczmy punkt po punkcie działania PR’owe związane
z projektem. Taka prezentacja może zostać przygotowana w formie multimedialnej – ale
nie powinna trwać dłużej niż 10 minut. Potencjalny sponsor i tak będzie zadawał pytania
dodatkowe.
W przypadku umawiania spotkań nie możemy sobie pozwolić na to, by prezentacji naszej
organizacji i celu zbierania funduszy dokonywały przypadkowe osoby. Należy pamiętać,
że czynnik „ludzki” ma ogromny wpływ na efekty naszych działań. Dlatego też w procesie
pozyskiwania pieniędzy nie mogą uczestniczyć osoby, które maja trudności
w nawiązywaniu relacji, nie znają naszej firmy, nie są zaangażowane w naszą pracę.
Nawet najlepszy projekt może nie mieć szansy realizacji jeśli przedstawi go
nieodpowiednia osoba lub w nie odpowiedni sposób.
Gdy obie strony dojdą do porozumienia, powinniśmy zawrzeć wszystkie omówione
korzyści, zobowiązania oraz usługi w UMOWIE ze sponsorem. Ta umowa zabezpiecza obie
strony i jest pomocna szczególnie w przypadku na początku współpracy w celu uniknięcia
możliwych konfliktów.
Po przeprowadzeniu całej akcji pozyskiwania funduszy, niezależnie od jej wyniku, tak jak
w przypadku innych akcji marketingowych, powinna nastąpić krytyczna analiza
poniższych punktów:
• Które działania się powiodły, a które nie? Co należy w przyszłości zrobić inaczej/ lepiej?
• Jak wysoka jest liczba osób, do których dotarliśmy
• Jak prezentuje się nasz sukces ze strony medialnej (np. relacje w mediach, udzielone
wywiady)?
Wyniki powinny zostać spisane i udokumentowane e raporcie i mogą zostać
udostępnione wszystkim sponsorom. W ten sposób zyskujemy zarówno ich zaufanie, jak
i chęć do wspierania kolejnych projektów.
O czym należy pamiętać pisząc list/ofertę do potencjalnych sponsorów:
1. należy stworzyć bazę adresową potencjalnych sponsorów
i korzystać
z korespondencji seryjnej. Jeśli na liście nie ma konkretnego adresata i zwrotu
Projekt „Centrum Ekonomii Społecznej” współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Człowiek – najlepsza inwestycja
2.
3.
4.
5.
6.
7.
grzecznościowego a list jest skierowany do „kogokolwiek” - nie będzie traktowany
poważnie przez potencjalnych sponsorów.
należy sprawdzić, czy w tekście nie ma „literówek” . Osoby czytające oferty i pisma
przychodzące z zewnątrz zwracają na nie uwagę i mogą poczuć się traktowani
niezbyt poważnie jeśli zauważy w tekście pisma błędy, literówki itp. Trzeba dołożyć
wszelkich starań (kilka osób powinno taki tekst przeczytać przed wysłaniem) by
pismo stało się profesjonalne. Pisząc pismo w imieniu organizacji wystawiamy opinię
o nas i naszej organizacji.
w ofertach powinno się mówić „językiem korzyści” wówczas taki tekst układa się
w głowie potencjalnego sponsora nie jako „wydatek” ale jako to co może
osiągnąć, czyli korzyść, jaką osiągnie wykładając pieniądze.
należy koniecznie podać nazwę akcji/ imprezy, celu zbiórki pieniędzy, co oferujemy
w zamian, grupę docelową (liczbę osób i kim są te osoby, które dowiedzą się kto
jest sponsorem – wg naszych szacunków). Sponsor może wtedy zorientować się czy
jest to dla niego „odpowiednia” grupa odbiorców.
w przypadku imprez masowych trzeba postarać się o patronaty, w tym honorowy
i medialny (wszystkie media) i napisać o tym w piśmie. Będzie to sygnałem dla
potencjalnego sponsora, że jego sponsoring będzie zauważony nie tylko przez
osoby, które wezmą udział w imprezie/akcji ale i te, które przeczytają relacje lub
zobaczą ją w telewizji. Trzeba uzgodnić z mediami że będą na naszej imprezie/akcji
i coś napiszą lub „puszczą” w TV albo radio. Patronów trzeba wymienić w piśmie
(warto też zamieścić ich loga na materiałach).
należy przedstawić program imprezy/akcji. Jeśli jest to impreza masowa, warto
spróbować przyciągnąć kogoś znanego , kto swoja osoba „wzbogaci” imprezę.
Sponsor musi dokładnie wiedzieć i znać główne elementy (filary) imprezy.
warto zastanowić się nad stworzeniem czegoś w rodzaju ulotki załączonej do
pisma, tzn. swego rodzaju tekstu promującego imprezę (na papierze a4, kolorowej,
marketingowej informacji o przedsięwzięciu.
Projekt „Centrum Ekonomii Społecznej” współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego