Narzędzia IT w Zarządzaniu Zasobami Ludzkimi

Narzędzia IT w Zarządzaniu Zasobami
Ludzkimi
Na rynku dostępnych jest coraz więcej ciekawych i mniej lub bardziej rozbudowanych narzędzi IT,
dedykowanych różnym procesom Zarządzania Zasobami Ludzkimi (ZZL), w tym także systemom
kompetencji. Spróbujmy przyjrzeć się proponowanym rozwiązaniom w tym zakresie, gdyż decyzje,
dotyczące narzędzi IT, mogą istotnie wpłynąć na wszystkie procesy zarządzania kompetencjami
pracowników w organizacji.
Rola narzędzi IT w zarządzaniu kompetencjami
Zacznijmy od podstawowej kwestii – w jakich aspektach zarządzania kompetencjami warto sięgać po
rozwiązania informatyczne. Wydaje się, że możemy wyróżnić co najmniej kilka zagadnień:
1. Spójność - zarządzanie zasobami ludzkimi w oparciu o kompetencje, wymaga spójnego
połączenia wielu opracowań i konkretnych rozwiązań. Jednym z podstawowych błędów
popełnianych przez wiele organizacji jest rozczłonkowanie rozwiązań w obszarze ZZL. Jeśli
chcemy tego uniknąć, to warto sięgnąć po narzędzia IT. Połączenie opisów stanowisk, ocen
okresowych z systemem szkoleń i rozwoju to jedno z przykładowych wyzwań w tym zakresie.
Jeśli każde z tych opracowań prowadzimy w formie papierowej, to ich spójne połączenie jest
po prostu bardzo trudne.
2. Myślenie i działanie w kategoriach kompetencji powoduje, że dowiadujemy się wielu
ciekawych rzeczy, co jednak ma swój efekt uboczny w postaci olbrzymiej ilości różnorodnych
danych, których, bez wsparcia informatycznego, po prostu nie jesteśmy w stanie
przetworzyć. Same profile kompetencji dla stanowisk w organizacji to już rozbudowany zbiór
opracowań. Jeśli do tego dodamy dane z ocen kompetencji, plany szkoleń i rozwoju, ścieżki
karier, informacje o kandydatach do pracy itd., to otrzymamy pokaźny zbiór materiałów i
danych, nad którym po prostu trudno jest zapanować. System IT powinien nam w tym
wydatnie pomóc.
3. Bez archiwizacji danych szybko je tracimy. Oczywiście – najważniejsze jest to, co dzieje się
w chwili obecnej oraz planowane działania rozwojowe. Z drugiej strony warto czasem
zobaczyć, jak w dłuższej perspektywie czasowej rozwijają się kompetencje poszczególnych
osób, zespołów, a nawet całej firmy. System IT powinien zatem ułatwiać archiwizowanie
ważnych danych oraz dowolne ich wykorzystanie.
4. Wyciąganie wniosków z dostępnych danych jest bardzo trudne. Wszelkiego rodzaju analizy –
jeśli robimy je „ręcznie”, zajmują mnóstwo czasu. Mniejsze problemy występują jeśli chcemy
porównać wyniki ocen realizowane tą samą metodą, ale jeśli już chcemy sprawdzić korelację
rozwoju kompetencji ze zmianami efektywności, to bez odpowiedniego wsparcia IT może to
być bardzo uciążliwe.
5. Czas wdrożenia narzędzi i rozwiązań z obszaru zarządzania kompetencjami ma wielokrotnie
kluczowe znaczenie. Jeśli np. zależy nam na szybkiej ocenie realizowanego procesu
szkoleniowego i chcielibyśmy wykonać pre- i posttest kompetencji, to sięganie po wersje
„papier – ołówek” jest po prostu czasochłonne. System IT może i powinien zminimalizować
czas wszelkich działań do absolutnie niezbędnego minimum.
6. Dostęp do danych i opracowań jest następną kwestią często decydującą o jakości
funkcjonowania systemu badania kompetencji zawodowych. Jeśli pracownik ma utrudniony
dostęp do opisu swojego stanowiska pracy, wyników ocen okresowych, materiałów
rozwojowych etc., to znacznie trudniej jest wykorzystać wypracowane narzędzia w
doskonaleniu własnej pracy. Odpowiednie narzędzia IT mogą całkowicie zrewolucjonizować
ten obszar.
Spójność
Zarządzanie
danymi
Dostępność
IT
Archiwizacja
Czas
Analizy
Obszary wykorzystania
Do podstawowych obszarów wykorzystania systemów IT, wspierających zarządzanie kompetencjami
w organizacji należy zaliczyć:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Opisy kompetencji i bazy wiedzy z zakresu kompetencji.
Kompetencyjne opisy stanowisk pracy.
Rekrutacja i selekcja.
System Ocen Pracowniczych.
Audyt kompetencji.
Szkolenia i rozwój.
Ścieżki karier.
Opis
stanowisk
Ścieżki karier
Rekrutacja
Opisy
kompetencji
Oceny
pracownicze
Szkolenia i
rozwój
Audyt
Można zaryzykować twierdzenie, że jeśli chcemy wdrożyć systemowe narzędzie wspomagające
proces zarządzania kompetencjami pracowników w firmie, to powinniśmy szukać rozwiązania, które
obejmuje wszystkie lub znakomitą większość tych obszarów.
Oczywiście można do tej kwestii podejść zupełnie inaczej i wykorzystywać narzędzia dedykowane
poszczególnym procesom. Jeśli zależy nam głównie na audycie kompetencji za pomocą testów, to
można poszukać znacznie prostszego narzędzia zbudowanego i wykorzystywanego wyłącznie w tym
celu. Jeśli z kolei chcemy wsparcia głównie w procesie oceny (np. 360 stopni), to możemy sięgnąć po
rozwiązanie przygotowane do tego celu.
Problemem, z którym należy się liczyć przy tym podejściu jest to, że poszczególne narzędzia mogą
być niekompatybilne między sobą, co znacząco utrudnia realizację znacznej części zaleceń, opisanych
w pierwszej części opracowania. Niemniej jednak w pewnych sytuacjach warto pomyśleć o tego typu
narzędziach – szczególnie jeśli zależy nam na czasie, a wdrożenie bardziej rozbudowanego systemu
informatycznego tego czasu wymaga znacznie więcej.
A co z treściami merytorycznymi?
Innym zagadnieniem, nad którym warto się zastanowić, to kwestia materiałów i opracowań
merytorycznych (czyli tzw. kontentu) powiązanych z narzędziem IT.
Zdecydowana większość dostawców tego typu narzędzi w Polsce proponuje rozwiązania puste, bez
własnego kontentu. Wychodzą oni z założenia, że każda firma może, a nawet powinna wypełnić
narzędzie własnymi opracowaniami. Nieco inaczej do tej kwestii podchodzi wiele firm amerykańskich,
proponując platformy IT oparte o własne koncepcje i rozwiązania z zakresu zarządzania
kompetencjami. Dzięki temu dostajemy „dwa w jednym”: dobre narzędzie IT oraz gotowy system
kompetencji. Można oczywiście kręcić nosem na tego typu rozwiązania, twierdząc, że system
kompetencji to bardzo indywidualna sprawa każdej organizacji i nie można stosować ogólnych
opracowań. Z drugiej strony często przeceniamy naszą unikatowość i po dokładnym przyjrzeniu się
proponowanym rozwiązaniom, może okazać się, że to co dostajemy, niemal w pełni spełnia nasze
oczekiwania.
Jeśli mamy już gotowy, indywidualnie wypracowany system kompetencji, to z pewnością warto
sięgnąć po sam system IT, jeśli jednak dopiero się przymierzamy do systemu zarządzania
kompetencjami, to być może warto poszukać takiego rozwiązania, które także w tym zakresie
oszczędzi nam pracy.
W dalszej części opracowania przedstawimy przykładowy system informatyczny, przygotowany do
wsparcia procesów zarządzania kompetencjami. Jest to opracowanie w całości powstałe w Polsce
i rozwijane w oparciu o doświadczenia z polskich firm, co dodatkowo zwiększa jego potencjał.
Platforma HR_sys
Ogólna charakterystyka
System HRsys.pl, to aktualnie jeden z najbardziej zaawansowanych i przede wszystkim
kompleksowych systemów do zarządzania procesami miękkimi w organizacji. System jest
przeznaczony dla pracowników działów personalnych, menedżerów i dyrektorów, a także dla
wszystkich osób odpowiedzialnych w organizacji za realizowanie projektów badawczych
i rozwojowych, dedykowanych dla jej pracowników. Narzędzie, które na polskim rynku jest dostępne
do 2005 r. daje organizacjom wiele korzyści.
Optymalizacja pracy. Dzięki swojej rozbudowanej funkcjonalności pomaga w optymalizacji – szybszej
organizacji, łatwiejszej koordynacji, lepszej dostępności do wyników – wszystkich projektów HR.
Dostęp do danych prezentowanych na różnych szczeblach zarządzania, daje menedżerom szerokie
możliwości. Pozwala m.in. na analizę informacji o pracownikach na każdym poziomie organizacji, co
wpływa na efektywne wykorzystanie ich potencjału w swoich działach. HRsys.pl dostarczy informacji
na temat luk kompetencyjnych, dzięki czemu łatwiej będzie można uzupełnić wiedzę i umiejętności
pracowników w stosunku do wymagań na danym stanowisku pracy. W rezultacie będzie można
skupić się na rozwoju wybranych kompetencji, bez konieczności inwestowania czasu i pieniędzy
w niepotrzebne szkolenia.
Pełna dostępność. Zgodnie z aktualnymi trendami platforma HRsys.pl jest aplikacją webową, do
której dostęp jest możliwy w każdym miejscu i czasie. Aby się na nią zalogować wystarczy każda,
powszechnie stosowana przeglądarka internetowa i dostęp do Internetu. Można to zrobić
z dowolnego komputera na świecie, co pozwala na przyśpieszenie realizowanych w organizacji
projektów HR. Platforma HRsys.pl oferowana jest zarówno jako aplikacja instalowana na serwerach
Klienta, ale także w trybie SaaS (Software as a Service – rozwiązanie polegające na udostępnianiu
użytkownikom oprogramowania bezpośrednio przez producenta poprzez Internet, bez potrzeby jego
instalowania na własnych komputerach). Firma HRtec odpowiada za utrzymanie i administrację
platformy na własnych serwerach, czyli nie potrzebne jest żadne dodatkowe oprogramowanie, ani
sprzęt po stronie Klienta.
Kompleksowe narzędzie. Platforma HRsys.pl pozwala na zarządzanie wszystkimi procesami HR
w organizacji. Posiada budowę modułową: badania 180/360, oceny okresowe, szkolenia, elearning,
monitoring personalny, rekrutacje, rozmowy rozwojowe, badanie satysfakcji pracowników,
zarządzanie poprzez cele. Dla pracowników został zaprojektowany specjalny pulpit personalny, gdzie
mają dostęp do swoich wyników, a także mogą uczestniczyć w różnych projektach. Dla
administratorów są dostępne banki kompetencji, ankiet, testów i dokumentów. Zaawansowany
kalendarz pozwala zarządzać wszystkimi projektami w czasie i śledzić proces ich realizacji.
Filozofia HR. HRsys.pl to także pewna koncepcja, która wyznacza politykę zarządzania zasobami
ludzkimi w firmie. Rdzeń platformy został oparty na opisach stanowisk pracy, które uzupełnione
o modele kompetencyjne ułatwiają i przyśpieszają realizację poszczególnych projektów tj. – ocen
okresowych, monitoringu personalnego, badania 180/360, procesu rekrutacji i innych. Na bazie
naszych doświadczeń zdobytych podczas wdrażania tego typu projektów w wielu organizacjach,
zaprojektowaliśmy platformę tak, by wszystkie projekty można było zaprojektować i przeprowadzić
samodzielnie bez wsparcia zewnętrznej firmy doradczej – na każdej podstronie dostępne są
instrukcje i opcja pomocy, która pomoże przeprowadzić dany proces szybko i łatwo.
Wsparcie merytoryczne. Wybierając aplikację warto wziąć pod uwagę zaplecze eksperckie jej
dostawcy. Jesteśmy jedną z nielicznych firm w Polsce, która oferuje Klientom zarówno aplikację, ale
także wsparcie w zakresie zaprojektowania wszystkich procesów, jakie będą na niej prowadzone.
Nasi konsultanci i trenerzy doradzą najlepsze rozwiązania, które przy wykorzystaniu platformy
HRsys.pl pozwolą na maksymalizację korzyści, wynikających z prowadzonych projektów w organizacji.
Dla naszych Klientów oferujemy również możliwość administrowania platformą zarówno na poziomie
technicznym, jak również merytorycznym. Realizując projekty doradcze lub szkoleniowe wszystkie
raporty i dane są automatycznie wprowadzane na platformę naszego Klienta.
Dopasowanie funkcjonalności. – Pomimo, iż procesy takie jak: oceny okresowe, badanie 360,
rozmowy rozwojowe, które są identycznie nazywane w większości organizacji, bardzo często są
zupełnie inaczej realizowane. Dlatego też, w prawie każdej organizacji istnieje potrzeba dopasowania
platformy do istniejących procesów. Platforma HRsys.pl jest narzędziem w pełni adaptacyjnym - w
łatwy, a przede wszystkim szybki sposób można ją modyfikować, a także dodawać nową
funkcjonalność. Każda nowa opcja zamówiona przez Klienta pojawia się bezpłatnie także
dotychczasowym użytkownikom platformy, co czyni ją szczególnie atrakcyjnym i dynamicznie
rozwijającym się narzędziem tego typu.
Sprawdzone narzędzie. Platforma HRsys.pl zdobyła uznanie już wielu organizacji. Modułowa
struktura platformy pozwala wykorzystać zarówno jej wszystkie funkcje, jak również wybrane
moduły. Dzięki elastycznej polityce cenowej jest wykorzystywana zarówno w dużych firmach, jak
również w małych i średnich organizacjach. Platforma otrzymała już dwie nagrody za najbardziej
innowacyjne narzędzie HR. Według naszych Klientów jest najbardziej rozbudowanym tego typu
narzędziem w Polsce. Przyjazny wygląd, intuicyjny panel, pomoc na każdej podstronie to tylko
niektóre z wielu funkcji, które sprawiają, iż korzystanie z platformy jest łatwe i przyjemne.
Oszczędność pracy. Nasze narzędzie to oszczędność czasu i pracy, a za tym idąca oszczędność
pieniędzy. Wdrażając platformę HRsys.pl nie będzie już potrzebne przygotowywanie raportów dla
Zarządu lub menedżerów, nie będzie trzeba pytać się menedżerów czy dokonali już oceny lub spotkali
się z pracownikiem, nie będzie trzeba wysyłać dokumentów lub wiadomości do pracowników. To
wszystko i wiele innych praktycznych funkcji dostarczy Ci HRsys.pl. Automatyczne raporty, statystyki,
zestawienia, monitorowanie logowania, przypomnienia dla pracowników o ich zadaniach lub
postawionych celach – w ten i na wiele innych sposobów platforma pomoże Ci w efektywnym
zarządzaniu pracownikami w organizacji.
Zakres wykorzystania
Jak zostało już to zauważone dzisiaj system HRsys.pl pozwala na zarządzanie wszystkimi procesami
HR w organizacji. Dodatkową funkcjonalnością jest tzw. portal pracowniczy, który umożliwia
pracownikom dostęp do wszystkich danych i procesów z jakich korzystają w swojej pracy. HRsys.pl
można zatem traktować jako nakładkę na system kadrowo-płacowy, który do tej pory był wyłącznie
wykorzystywany do wewnętrznej pracy działu personalnego.
System HRsys.pl posiada budowę modułową – każdy moduł odpowiada za realizację określonego
procesu HR-owego - i w zależności od potrzeb Klienci mogę korzystać z wybranych modułów lub
całego systemu. Do najczęściej wykorzystywanych modułów w organizacjach należą:
1. Rekrutacja i selekcja - moduł archiwizacji i preselekcji aplikacji kandydatów o pracę. Pozwala
na efektywne zarządzanie całym procesem rekrutacji na różne stanowiska, począwszy od
zaprojektowania formularza aplikacyjnego, aż do archiwizacji i filtrowania aplikacji w oparciu
o precyzyjne kryteria wyszukiwania.
2. Badania 180/360 - moduł tworzenia i realizacji systemu ocen pracowników w organizacji.
Badanie z wykorzystaniem tej metody jest spojrzeniem na pracę i kompetencje pracownika z
perspektywy innych osób, zatrudnionych na różnych poziomach organizacji.
3. Szkolenia bezpośrednie - moduł dostępu do materiałów i informacji o szkoleniach. Każdy
z pracowników posiada dostęp do swoich lub wszystkich zarchiwizowanych szkoleń i kursów,
zrealizowanych w organizacji – może je oceniać, pobierać materiały szkoleniowe,
kontaktować się z trenerami.
4. Szkolenia on-line- moduł projektowania i administracji szkoleń e-learning. Kreator szkoleń elearning, to intuicyjne narzędzie, pozwalające na łatwe i szybkie tworzenie szkoleń on-line dla
pracowników organizacji, a także proste administrowanie ich wynikami.
5. Monitoring personalny - moduł oceny procesu rozwoju kompetencji pracowników. Stosując
to rozwiązanie, menedżerowie mogą cyklicznie archiwizować wszystkie opinie i oceny na
temat swoich pracowników, monitorując poziom realizacji zdefiniowanych celów
biznesowych.
6. Badania satysfakcji klientów - moduł badania opinii obecnych i przyszłych Klientów. To
zaawansowane narzędzie dostarcza informacji na temat oferowanych usług lub produktów,
a także pozwala na weryfikację, obowiązujących w organizacji standardów obsługi Klienta.
7. Badania pracowników - moduł analizy satysfakcji i motywacji pracowników zatrudnionych w
organizacji. Pozwala na stworzenie ankiety o dowolnej treści, która dostarczy informacji na
temat preferencji pracowników w wybranym temacie.
8. Zarządzanie przez cele - moduł monitorowania celów strategicznych organizacji na różnych
poziomach zarządzania. Przy wykorzystaniu różnych wskaźników platforma dostarcza
aktualnych danych o poziomie ich realizacji.
9. Rozmowy rozwojowe - moduł wspomagający realizację projektów rozwojowych, opartych na
metodzie coachingu. Cele indywidualne są określane poprzez cykl działań, które pomagają
w osiągnięciu zdefiniowanego celu głównego.
Kontent
System jest w wersji podstawowej wdrażany w organizacjach bez żadnej zawartości. Innymi słowy
Klient otrzymuje system „pusty” i cała jego zawartość – opisy stanowisk pracy, modele
kompetencyjne, arkusze oceny, testy kompetencyjne, itd. – są wprowadzane do system przez Klienta.
Oczywiście w przypadku pojawienia się takiej potrzeby po stronie Klienta system może zawierać
wszystkie niezbędne materiały i opracowania merytoryczne, które powodują, że jest on gotowy do
automatycznego wykorzystywania w organizacji. Jak już zostało to wcześniej zauważone wybór opcji
jest zawsze po stronie Klienta i jednocześnie nie zawsze jest prosty, ale z pewnością jest on
uzależniony od funkcjonujących w danym momencie rozwiązań HR w firmie.
Grzegorz Filipowicz
HRport