Najczęściej zadawane pytania - Program Operacyjny Kapitał Ludzki

Pytania i odpowiedzi dotyczące naboru wniosków ogłoszonego
w ramach Działań 6.3, 7.3 oraz 9.5
Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki
1) W przypadku złożenia więcej niż dwóch wniosków w ramach jednej z rund
konkursowych odrzucone zostają wszystkie projekty złożone w ramach konkursu,
także w ramach wcześniejszych rund. Co w przypadku, gdy złożony np. 3 miesiące
wcześniej projekt otrzymał już dofinansowanie?
Kryterium dostępu „Projektodawca składa nie więcej niż 2 wnioski o dofinansowanie
projektu w ramach danej rundy konkursowej” wiąże się z zastrzeżeniem, że „w przypadku
złożenia więcej niż dwóch wniosków przez jednego projektodawcę WUP Kraków odrzuca
wszystkie złożone w odpowiedzi na konkurs wnioski, w związku z niespełnieniem przez
Beneficjenta kryterium dostępu” (uzasadnienie kryterium dostępu zamieszczone w Planach
Działania). Dlatego też w przypadku złożenia w jednej z kolejnych rund trzech lub więcej
wniosków projekt złożony wcześniej nie będzie mógł otrzymać dofinansowania. Jeżeli został
on oceniony pozytywnie, to Wojewódzki Urząd Pracy odstąpi od podpisania umowy
o dofinansowanie. Jeśli taka umowa będzie już podpisana, ze względu na niespełnienie
kryterium dostępu – zgodnie z regułą proporcjonalności – wszystkie wydatki zostaną uznane
za niekwalifikowane.
2) Czy trzeba czekać do zakończenia konkursu (ostatniej listy rankingowej), aby
dostać informację o dofinansowaniu projektu, który został pozytywnie oceniony
w ramach wcześniejszej rundy (np. drugiej)?
Nie. Zgodnie z „Zasadami dokonywania wyboru projektów w ramach Programu
Operacyjnego Kapitał Ludzki” w konkursie otwartym nabór wniosków i ich ocena
prowadzona jest w sposób ciągły. Ocena wniosków odbywa się w ramach systematycznie
organizowanych posiedzeń Komisji Oceny Projektów, podczas których oceniane są wnioski
złożone w ramach dwutygodniowych rund konkursowych (od 1. do 15. dnia miesiąca oraz od
16. do ostatniego dnia miesiąca). Wraz z wynikami oceny Wnioskodawca otrzymuje
informację o przyjęciu jego wniosku do realizacji lub odrzuceniu projektu. Wyniki oceny
porównywane są jedynie w ramach danej rundy konkursowej. Po każdym posiedzeniu KOP
tworzona jest lista rankingowa.
3) Czy w polu 1.9 Obszar realizacji projektu należy wybrać wszystkie gminy danego
powiatu w sytuacji, gdy projekt kierowany jest do mieszkańców całego powiatu?
Czy wystarczy wybrać powiat, a podpole dotyczące gmin można pozostawić puste?
1
W sytuacji kierowania projektu do mieszkańców całego powiatu nie ma potrzeby wybierania
w polu 1.9 z listy rozwijanej wszystkich gmin leżących na terenie tego powiatu.
Wystarczające jest wówczas wybranie jedynie danego powiatu.
4) Czy dany Wnioskodawca może złożyć 2 wnioski w każdej z pierwszych rund
Działania 6.3, 7.3, 9.5 – czyli łącznie 6 wniosków, czy też będzie to uznane za
niespełnienie kryterium dostępu dotyczącego maksymalnie 2 wniosków w danej
rundzie?
Wnioskodawca, składając 2 wnioski w pierwszej rundzie konkursu 6.3, może jednocześnie
złożyć 2 wnioski w pierwszej rundzie konkursu 7.3 i 2 w pierwszej rundzie konkursu 9.5
(czyli łącznie 6 wniosków w 3 konkursach – po 2 w ramach każdej rundy 3 ogłoszonych
naborów). Kryterium dostępu dotyczące maksymalnie 2 wniosków, które Wnioskodawca
może złożyć w danej rundzie konkursowej, rozpatrywane jest w odniesieniu do konkretnego
konkursu, np. ogłoszonego w ramach Działania 6.3.
5) Czy brak doświadczenia instytucji (firma działa od lutego 2011 r.) przekreśla szansę
na uzyskanie dofinansowania projektu?
Nie. Doświadczenie projektodawcy w realizacji podobnych przedsięwzięć jest jednym z kilku
elementów składających się na ocenę Potencjału i doświadczenia projektodawcy oraz
Sposobu zarządzania projektem (pola 3.6 i 3.7 wniosku oceniane są łącznie). Zatem przy
spełnieniu pozostałych wymogów ocenianych w ramach tej części Karty Oceny
Merytorycznej Wnioskodawca może uzyskać wymagane min. 9 pkt.
6) Czy doświadczenie osoby prowadzącej jednoosobową działalność gospodarczą (np.
zawodowe) jest równoznaczne z doświadczeniem tego przedsiębiorstwa?
Doświadczenie właściciela prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą jest
potencjałem kadrowym, nie zaś doświadczeniem jednostki. Wnioskodawca powinien
wykazać jakie przedsięwzięcia zrealizował bądź realizuje i z jakim skutkiem.
7) Czy firma założona w ramach Poddziałania 6.1.3 PO KL (dotacja na rozpoczęcie
działalności gospodarczej) może być Wnioskodawcą w ramach konkursów z zakresu
inicjatyw oddolnych? Czy nie będzie w takiej sytuacji występowało podwójne
finansowanie?
Podmioty, które rozpoczęły działalność gospodarczą w wyniku uzyskania dotacji w ramach
Poddziałania 6.1.3, mogą ubiegać się o dofinansowanie realizacji projektu w ramach
2
inicjatyw oddolnych. Podwójne finansowanie oznacza zrefundowanie całkowite lub
częściowe tego samego wydatku dwa razy ze środków publicznych. Uzyskanie dotacji na
rozpoczęcie działalności gospodarczej w ramach Poddziałania 6.1.3, a następnie uzyskanie
środków np. na prowadzenie szkolenia w ramach projektu z zakresu inicjatyw oddolnych nie
stanowi podwójnego finansowania tego samego wydatku.
8) Czy stowarzyszenie zwykłe (niezarejestrowane w KRS) może być Wnioskodawcą
w Programie Operacyjnym Kapitał Ludzki?
Nie. Wnioskodawca musi mieć zdolność do czynności prawnych, dlatego też projekt złożyć
może jedynie stowarzyszenie rejestrowe. Stowarzyszenie zwykłe może być jednak Partnerem
w projekcie.
9) Jakie informacje są niezbędne przy opisie dotychczas realizowanych projektów?
Zgodnie z „Instrukcją wypełniania wniosku o dofinansowanie projektu w ramach PO KL”
przy opisie potencjału i doświadczenia projektodawca opisuje wszystkie aktualnie
realizowane projekty oraz współfinansowane ze środków UE projekty realizowane w okresie
ostatnich trzech lat wskazując m.in. cele projektu, wielkość grupy docelowej, wartość
projektu, okres realizacji oraz podając informację, czy zostały osiągnięte zakładane rezultaty
(wskaźniki pomiaru celów). Dotyczy to również projektów aktualnie realizowanych
i zrealizowanych, w których projektodawca uczestniczy lub uczestniczył jako Partner.
W opisie należy w pierwszej kolejności uwzględnić przedsięwzięcia ściśle związane z
zakresem planowanego do realizacji projektu (pod względem obszaru, grupy docelowej,
planowanych zadań itp.). Nie zawsze doświadczenie musi się wiązać z realizacją projektów
współfinansowanych ze środków unijnych, jednak ze względu na specyfikę wdrażania
projektów EFS, szczególną uwagę zwrócić trzeba właśnie na tego typu przedsięwzięcia.
10) Jaki jest limit znaków na poszczególne pola wniosku?
Zgodnie z „Instrukcją wypełniania wniosku” w przypadku projektów składanych w ramach
Działania 6.3, 7.3 oraz 9.5 ogólny limit znaków na wypełnienie punktów 3.1, 3.3, 3.6 oraz 3.7
to 15 tysięcy. Poszczególne punkty wniosku nie mają przypisanego odrębnego limitu znaków.
11) W ramach Działania 9.5 premiowane są projekty zawierające elementy szkoleniowe
i ukierunkowane na podnoszenie wiedzy mieszkańców oraz promocję postaw
dotyczących odpowiedzialności ekologicznej. Czy w ramach tego kryterium
strategicznego odpowiedzialność ekologiczna musi nawiązywać do aspektów
powodziowych?
3
Kryterium strategiczne „Projekt zawiera elementy szkoleniowe i jest ukierunkowany na
podnoszenie wiedzy mieszkańców oraz promocję postaw dotyczących odpowiedzialności
ekologicznej” wskazuje, że „Istnieje konieczność dialogu w obszarze odpowiedzialności
ekologicznej mieszkańców regionu, w tym w zakresie zachowań sprzyjających
i ułatwiających dbanie o infrastrukturę przeciwpowodziową po promowanie postaw
pożądanych w trakcie i po wystąpieniu powodzi”. Kryterium wskazuje na promowanie
postaw związanych z odpowiedzialnością ekologiczną, w szczególności dotyczących kwestii
powodzi. Nie wyłącza to jednak realizacji projektu, który zakłada promowanie
odpowiedzialności ekologicznej niezwiązanej z problematyką powodziową.
12) Czy zajęcia z zakresu zachowania się w czasie powodzi wpisują się w kryterium
strategiczne dotyczące promocji postaw odpowiedzialności ekologicznej?
Kryterium strategiczne „Projekt zawiera elementy szkoleniowe i jest ukierunkowany na
podnoszenie wiedzy mieszkańców oraz promocję postaw dotyczących odpowiedzialności
ekologicznej” spełniają projekty, które podnoszą wiedzę mieszkańców nt. odpowiedzialności
ekologicznej. Szkolenie związane z zachowaniem się podczas powodzi musi więc – aby
spełniać kryterium strategiczne – jednocześnie wiązać się z promowaniem postaw
dotyczących odpowiedzialności ekologicznej.
13) Jeżeli rekrutacja stanowi oddzielne zadanie, to jaki cel należy do niej przypisać?
Zadanie rekrutacja powinno być przypisane do tych celów, które odnoszą się do osób.
Osiągnięcie takich celów wiąże się z uczestnictwem w danej formie wsparcia osób, które
uczestniczą w projekcie dzięki rekrutacji. Przykładem może być sytuacja, w której cel
szczegółowy to „uzyskanie kompetencji w zakresie języka angielskiego na poziomie B2 przez
30 osób”. Do osiągnięcia tego celu przyczynia się nie tylko zadanie merytoryczne „kurs
językowy”, ale również zadanie „rekrutacja”, które wyłoni uczestników kursów
podnoszących swoje kompetencje językowe.
14) Czy do każdego zadania należy wskazać wartość dodaną?
Nie. Wartość dodana powinna odnosić się do projektu. Wpisywana jest ona natomiast
w kolumnie trzeciej punktu 3.3 w polu będącym jednocześnie opisem jednego z zadań.
Przypisanie wartości dodanej do jednego z zadań ma jednak tylko charakter techniczny
i wynika z faktu, iż Generator Wniosków nie przewiduje w przypadku przygotowywania
projektów w ramach Działań 6.3, 7.3 oraz 9.5 odrębnego pola przeznaczonego jedynie do
opisu wartości dodanej projektu.
4
15) Gdzie określamy wskaźniki osiągnięcia celu?
Wskaźniki odnoszące się do celów szczegółowych projektu powinny być wskazane
w punkcie 3.3 wniosku.
16) Czy cel można uznać za mierzalny (policzalny), jeżeli określono wskaźnik jego
osiągnięcia?
Zgodnie z „Instrukcją wypełniania wniosku o dofinansowanie projektu w ramach PO KL”
zarówno cel główny, jak i cele szczegółowe projektu powinny być zgodne z koncepcją
SMART, w tym m.in. mierzalne. Policzalność celów może być wyrażona poprzez wskaźnik,
który w sposób jednoznaczny będzie obrazował stopień osiągnięcia konkretnego celu.
17) Czy trzeba określić wartość obecną wskaźnika?
Nie, w przypadku projektów dotyczących oddolnych inicjatyw lokalnych na obszarach
wiejskich nie określa się wartości obecnej wskaźnika.
18) Czy aby spełnić standard minimum wystarczy poprawnie przedstawić analizę
sytuacji kobiet i mężczyzn w polu 3.1? Czy wszystkie projekty muszą zakładać
działania równościowe lub też wskazywać rezultaty (wskaźniki) w podziale na płeć?
Uznanie projektu za spełniający standard minimum równości szans kobiet i mężczyzn wiąże
się z koniecznością uzyskania pozytywnej odpowiedzi przynajmniej na dwa spośród sześciu
pytań wchodzących w zakres standardu. Do decyzji Wnioskodawcy pozostawiono, na które
pytania zostanie udzielona pozytywna odpowiedź. Ważne, aby projekt stanowił spójną całość.
Prawidłowo przeprowadzona analiza sytuacji kobiet i mężczyzn jest punktem wyjścia do
planowania działań o charakterze równościowym czy wskaźników w podziale na płeć.
19) Jak należy rozumieć pojęcie obszaru wiejskiego w inicjatywach oddolnych?
Definicja obszaru wiejskiego podana w SzOP PO KL jest inna niż definicja przyjęta
przez GUS. Zgodnie z SzOP PO KL projekty w ramach Działania 6.3, 7.3, 9.5
skierowane mają być do mieszkańców obszarów wiejskich. Grupę docelową
stanowią mieszkańcy gmin wiejskich, miejsko-wiejskich oraz miast do 25 tysięcy
mieszkańców. Jednocześnie zgodnie z „Instrukcją wypełniania wniosku” oraz
„Podręcznikiem wskaźników PO KL” obszary wiejskie należy rozumieć zgodnie z
definicją GUS, która opiera się na podziale jednostek administracyjnych
zastosowanym w rejestrze TERYT. Według GUS, obszarami wiejskimi są tereny
5
położone poza granicami administracyjnymi miast, tj. obszary gmin wiejskich oraz
część wiejska (leżąca poza miastem) gminy miejsko - wiejskiej. Którą definicję
należy brać pod uwagę, wypełniając tabelę 3.2.1 wniosku (wiersz: „w tym osoby z
terenów wiejskich”)?
W projektach z zakresu inicjatyw oddolnych zgodnie z zapisami SzOP PO KL mogą brać
udział mieszkańcy gmin wiejskich, miejsko-wiejskich oraz miast do 25 tysięcy mieszkańców.
W tabeli 3.2.1 wniosku w wierszu „w tym osoby z terenów wiejskich” oraz na cele
sprawozdawczości - we wniosku o płatność - należy natomiast uwzględniać osoby z obszarów
wiejskich rozumianych zgodnie z definicją GUS, tj. z terenów położonych poza granicami
administracyjnymi miast (gmin wiejskich oraz części wiejskiej gmin miejsko-wiejskich).
20) Czy w tabeli 3.2.1 trzeba wybrać wszystkie kategorie uczestników projektu, np.
pracownicy mikroprzedsiębiorstw?
Wnioskodawca powinien wypełnić tabelę 3.2.1 w zakresie zgodnym ze specyfiką projektu.
Jeżeli nie przewiduje się objęcia wsparciem danej kategorii lub podkategorii – należy wpisać
wartość „0”. W przypadku projektów z zakresu inicjatyw oddolnych nie ma obowiązku
wypełnianiu części dotyczących rodzaju przedsiębiorstw, w których zatrudnieni są uczestnicy
projektu. Jeżeli w projekcie będą brały udział osoby zatrudnione – wystarczy wypełnić
główną kategorię – „Zatrudnieni”, bez podawania danych dla poszczególnych podkategorii.
21) Czy w Działaniu 6.3 mogą być wspierane wyłącznie osoby zarejestrowane jako
bezrobotne, czy też mogą to być osoby nieaktywne zawodowo?
Zgodnie z zapisami Dokumentacji Konkursowej wsparcie w Działaniu 6.3 może być
skierowane m.in. do mieszkańców gmin wiejskich, miejsko-wiejskich oraz miast do
25 tysięcy mieszkańców, pozostających bez zatrudnienia w wieku 15-64 lata. Zgodnie
z definicją zawartą w SzOP PO KL osoba pozostająca bez zatrudnienia to osoba w wieku 1564 lata niezatrudniona, niewykonująca innej pracy zarobkowej, zdolna i gotowa do podjęcia
zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej w co najmniej połowie wymiaru czasu pracy, w tym
osoba zarejestrowana we właściwym dla miejsca zamieszkania (stałego lub czasowego)
powiatowym urzędzie pracy jako bezrobotna. Zatem osoby nieaktywne zawodowo
spełniające wymogi definicji osoby pozostającej bez zatrudnienia mogą być wspierane
w Działaniu 6.3.
22) Czy kryterium strategiczne w ramach Działania 6.3 „Projekt jest realizowany we
współpracy instytucji rynku pracy z instytucją pomocy społecznej” będzie spełnione
w sytuacji, gdy współpraca będzie miała charakter nieformalny (tzn. nie będzie
6
realizowana w sposób przewidziany przez dokument „Zakres realizacji projektów
partnerskich”)?
Współpraca może mieć charakter nieformalny. Partnerstwo jest bowiem jednym z rodzajów
współpracy, więc może, ale nie musi być podjęte w ramach projektu.
23) Czy aby kryterium strategiczne w ramach Działania 6.3 „Projekt jest realizowany
we współpracy instytucji rynku pracy z instytucją pomocy społecznej” mogło zostać
uznane za spełnione, współpraca musi być realizowana pomiędzy instytucją rynku
pracy a instytucją pomocy społecznej, czy też wystarczy, gdy będzie ona
realizowana np. pomiędzy Wnioskodawcą a instytucją pomocy społecznej?
Aby kryterium można było uznać za spełnione, w ramach projektu musi być realizowana
współpraca pomiędzy instytucją rynku pracy a instytucją pomocy społecznej. Oznacza to, że
jeżeli Wnioskodawca nie jest np. instytucją rynku pracy, to jego współpraca z instytucją
pomocy społecznej nie będzie spełniała kryterium strategicznego. Jeżeli z kolei
Wnioskodawca będzie np. instytucją szkoleniową (rodzaj instytucji rynku pracy) i podejmie
współpracę np. z Ośrodkiem Pomocy Społecznej (rodzaj instytucji pomocy społecznej),
wówczas kryterium będzie spełnione. W sytuacji, gdy Wnioskodawca nie jest ani instytucją
rynku pracy, ani instytucją opieki społecznej, a chciałby spełnić przedmiotowe kryterium
strategiczne – może w ramach projektu przewidzieć współpracę takich instytucji w realizacji
konkretnych działań projektowych.
24) Czy usługi kserograficzne na potrzeby uczestników projektu (np. materiały
szkoleniowe) powinny być wykazywane w kosztach pośrednich?
Nie, koszt powielenia materiałów szkoleniowych nie jest bowiem kosztem administracyjnym
związanym z funkcjonowaniem Beneficjenta. Tego rodzaju wydatek powinien być we
wniosku wskazany jako koszt bezpośredni, przypisany do konkretnego zadania
merytorycznego.
25) Czy poprzez koszty zarządu rozumie się również wynagrodzenie kierownika
projektu?
Nie, koszty zarządu będące częścią katalogu kosztów pośrednich nie obejmują wynagrodzenia
kierownika projektu. Wydatek ten powinien być częścią zadania „Zarządzanie projektem”.
7
26) Jak należy postępować w przypadku, gdy większość zadań merytorycznych
w projekcie jest zlecona i istnieje potrzeba zatrudnienia księgowej, a limit kosztów
pośrednich (9%) jest niewystarczający?
9% limit kosztów pośrednich dotyczy jedynie kosztów rozliczanych ryczałtem. Jeżeli kwota
dostępna w ramach limitu jest dla Wnioskodawcy niewystarczająca dla opłacenia kosztów
wskazanych w katalogu kosztów pośrednich i przewidzianych jednocześnie we wniosku, to
powinien wówczas zdecydować się na rozliczanie ich na podstawie rzeczywiście
poniesionych wydatków.
27) Jeżeli dominującą częścią wydatków w jednym z zadań merytorycznych jest
certyfikacja przeprowadzana przez zewnętrzną firmę, to czy należy uznać, że to
zadanie jest zlecone?
Rozstrzygnięcie, czy poniesienie danego wydatku wiąże się z koniecznością
zakwalifikowania zadania merytorycznego jako zleconego nie jest dokonywane na podstawie
wartości tego wydatku i jego procentowego udziału w wartości całego zadania. Kluczowa
kwestia to sprawdzenie, czy wydatek ten jest związany z realizacją całości zadania lub
istotnej jego części. Należy także wziąć pod uwagę, kto ponosi koszty administracyjne
związane z wykonaniem tego zadania.
28) Jeżeli we wniosku nie zaznaczono danego zadania jako zlecone, a oceniający
podczas weryfikacji projektu stwierdzi, że jest to zadanie zlecone, to czy skutkuje to
odrzuceniem wniosku?
Błędne oznaczenie w budżecie szczegółowym danego zadania jako zlecone (bądź też nie), co
do zasady nie skutkuje odrzuceniem projektu. Konsekwencją takiej pomyłki będzie
skierowanie wniosku do negocjacji. Niemniej jednak w sytuacji, gdy Wnioskodawca rozlicza
koszty pośrednie ryczałtem i nie uwzględnił jakiegoś zadania jako zlecone - zmienia się
podstawa wyliczenia % kosztów pośrednich (koszty bezpośrednie pomniejszone o zadania
zlecone). Wówczas w sytuacji, gdy po uwzględnieniu zadań, które powinny być uznane
za zlecone, okaże się, iż zaplanowana w budżecie kwota kosztów pośrednich przekracza
dopuszczalny pułap dla projektu o danej wartości – projekt ten zostanie odrzucony za
niespełnienie kryterium horyzontalnego: Czy wartość kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem
została wyliczona zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL? (pkt
4.1.2 wniosku).
8
29) Czy w ramach inicjatyw oddolnych obowiązuje także 25% limit dopuszczalnego
zmniejszenia wartości projektu?
Tak. Zgodnie z „Zasadami dokonywania wyboru projektów w ramach Programu
Operacyjnego Kapitał Ludzki” na etapie oceny merytorycznej członek Komisji Oceny
Projektów może „zaproponować zmniejszenie wnioskowanej kwoty dofinansowania
o maksymalnie 25%”. Z kolei „zmniejszenie wnioskowanej kwoty dofinansowania ustalone
w wyniku negocjacji nie może być wyższe niż 25% początkowej wartości projektu.
W przypadku, gdy zmniejszenie wnioskowanej kwoty dofinansowania ustalone w wyniku
negocjacji byłoby wyższe niż 25% początkowej wartości projektu IOK odstępuje od
podpisania umowy o dofinansowanie projektu”.
30) Czy jeżeli na etapie wdrażania projektu pojawi się potrzeba zlecenia istotnej części
zadania, a w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie nie zawarto takich
informacji, to czy istnieje możliwość dokonania zmian w tym zakresie?
W sytuacji konieczności wprowadzenia zmian do realizowanego już projektu są one
dokonywane, o ile Wojewódzki Urząd Pracy wyrazi na nie zgodę (istotną kwestią jest
w takiej sytuacji przyczyna zgłoszenia przez Beneficjenta zmian do projektu). Tego rodzaju
zmiana w przypadku rozliczania kosztów pośrednich ryczałtem wiązać się będzie
z koniecznością pomniejszenia kwoty przeznaczonej na poniesienie kosztów pośrednich (9%
poziom kosztów pośrednich liczony będzie bowiem od niższej wartości kosztów
bezpośrednich).
31) We wniosku o dofinansowanie koszty zarządzania stanowiły 20% wartości projektu,
zaś w trakcie realizacji pojawiły się oszczędności. Czy w ostatnim wniosku
o płatność łączne koszty zarządzania nie mogą przekraczać 20% całości
poniesionych wydatków? Czy też możliwy jest wzrost poziomu kosztów zarządzania
np. do 25% końcowej wartości projektu?
Wnioskodawców zarówno na etapie przygotowywania projektu, jak i jego rozliczania,
obowiązuje limit kosztów zarządzania na poziomie 30% wartości projektu. Tym samym
możliwy jest w trakcie realizacji projektu wzrost poziomu kosztów zarządzania w relacji do
całkowitej wartości projektu, nie może on jednak ostatecznie przekroczyć 30%.
32) Czy można kupić w ramach cross-financingu sprzęt, jeżeli szkolenie, podczas
którego będzie on wykorzystywany, zostanie w całości zlecone? Po zakończeniu
szkolenia sprzęt byłby nadal wykorzystywany dla realizacji zajęć (np. edukacyjnych
dla uczniów w szkole).
9
Zgodnie z „Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu
Operacyjnego Kapitał Ludzki” „cross-financing powinien być powiązany wprost z głównymi
zadaniami realizowanymi w ramach danego projektu”. Ponadto wydatek ponoszony w ramach
cross-financingu musi spełniać ogólne wymagania dotyczące kwalifikowalności,
w szczególności być niezbędnym dla realizacji projektu (mieć bezpośredni związek z celami
projektu) oraz spełniać wymogi efektywnego zarządzania finansami (relacja nakład/rezultat).
Jeżeli dla odpowiedniego przeprowadzenia projektu niezbędne jest wykorzystanie
określonego sprzętu i jednocześnie jego zakup będzie efektywny kosztowo (np. rozwiązanie
alternatywne, tj. wynajem danego sprzętu na potrzeby realizacji projektu, wiązałoby się
z porównywalnym do jego zakupu kosztem), to taki wydatek może być uznany za
kwalifikowalny. Jednocześnie należy podkreślić, że wskazanie we wniosku o dofinansowanie,
iż zakupiony sprzęt po zakończeniu realizacji projektu nadal będzie służył np. w szkole do
celów edukacyjnych, może być podczas oceny merytorycznej potraktowane jako dodatkowy
argument przemawiający za uznaniem danego wydatku za niezbędny do poniesienia.
33) Jeżeli do zakresu obowiązków osoby zatrudnionej w ramach projektu należy
jednocześnie przygotowanie wniosków o płatność, obsługa projektu i księgowość
projektu, to czy koszty związane z jego wynagrodzeniem należy ująć w kosztach
bezpośrednich czy pośrednich?
W kosztach pośrednich należy ująć koszty wynagrodzenia przewidzianego do wypłaty tylko
w związku z realizacją czynności wymienionych enumeratywnie w zamkniętym katalogu
kosztów pośrednich (tj. np. koszty wynagrodzenia przewidzianego do wypłaty tylko
w związku z realizacją czynności zakresu obsługi księgowej). Pozostałe koszty
wynagrodzenia (np. koszty wynagrodzenia przewidzianego do wypłaty z tytułu wykonania
czynności związanych z przygotowaniem wniosku o płatność) należy ująć w kosztach
bezpośrednich (koszt zadania Zarządzanie projektem). Na etapie realizacji projektu należy
zwrócić uwagę na fakt, aby w oparciu o dokumenty, na podstawie których zostaną poniesione
wydatki przedstawione do rozliczenia, możliwe było jednoznaczne stwierdzenie, jaka część
wynagrodzenia stanowi wynagrodzenie za poszczególne czynności (rodzaj dokumentów musi
być adekwatny do rodzaju umowy, na mocy której dana osoba jest zaangażowana
w projekcie).
34) Jeżeli projekt będzie rozliczany na podstawie kwot ryczałtowych, to czy w czasie
realizowania trzeba ewidencjonować ponoszone wydatki?
Nie trzeba ewidencjonować ponoszonych wydatków na potrzeby rozliczania projektu.
Rozliczanie kosztów bezpośrednich na podstawie kwoty ryczałtowej jest dokonywane we
10
wniosku o płatność w zależności od wykonanych zadań oraz osiągniętych wskaźników
produktu w ramach projektu w stosunku do założeń zawartych w zatwierdzonym wniosku
o dofinansowanie projektu, zgodnie z warunkami określonymi w umowie o dofinansowanie
projektu.
35) Czy w ramach Działania 6.3 mogą być realizowane staże zawodowe?
Pytanie jest konsultowane z Instytucją Zarządzającą.
36) Na jaką umowę powinien być zatrudniony dyrektor szkoły będący koordynatorem
projektu?
W dokumentach regulujących kwestie wdrażania projektów w ramach PO KL brak
rekomendacji w przedmiotowym zakresie. Oznacza to, że Beneficjent zobowiązany jest do
dokonania samodzielnego rozstrzygnięcia w przedmiotowej kwestii na podstawie
obowiązujących przepisów prawa krajowego (w tym prawa oświatowego), jak również
w oparciu o ewentualne regulacje wewnętrzne (statuty, regulaminy pracy, itd.).
37) Czy właściciel firmy może być jednocześnie koordynatorem i osobą prowadzącą
zajęcia?
Tak.
38) „Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL” wskazują, że
„w przypadku towarów lub usług, dla których porównanie cen nie jest możliwe
zgodnie z pkt. 3, Beneficjent dokonuje wyboru wykonawcy zgodnie z procedurą
obowiązującą dla zasady konkurencyjności, o której mowa w sekcji 3.1.3”. Jak
należy rozumieć ten zapis?
Zasada efektywnego zarządzania finansami obowiązuje w przypadku zakupów towarów lub
usług o wartości powyżej 20 tysięcy zł, nieprzekraczających jednak równowartości 14 tysięcy
euro (w tej sytuacji Wnioskodawca powinien stosować zasadę konkurencyjności). Zasada
efektywnego zarządzania finansami nie zmienia dotychczasowych zapisów dotyczących
zasady konkurencyjności, reguluje bowiem zakupy, których zasada konkurencyjności nie
obejmuje (o wartości poniżej 14 tysięcy euro). Możliwa jest sytuacja, iż Wnioskodawca nie
jest w stanie spełnić wymogów procedury przewidzianej przez zasadę efektywnego
zarządzania finansami i nie może porównać cen u trzech potencjalnych dostawców
(w sytuacji, gdy wie, że oferenci poszukiwanej przez niego usługi bądź towaru działają na
rynku). W takim przypadku Wnioskodawca powinien przeprowadzić procedurę wyboru
11
dostawcy w trybie zgodnym z zasadą konkurencyjności. Przewiduje ona m.in. określony
sposób pozyskiwania ofert (wysłanie zapytania do co najmniej trzech potencjalnych
oferentów, zamieszczenie zapytania ofertowego w siedzibie oraz na stronie internetowej),
który nie występuje w przypadku zasady efektywnego zarządzania finansami. Powyższy
przykład dotyczy podmiotów, które nie są zobowiązane do stosowania ustawy Prawo
zamówień publicznych.
39) Na podstawie jakich dokumentów rozlicza koszty wynajmu własnej sali Partner?
Beneficjent (Lider), składając wniosek o płatność do Wojewódzkiego Urzędu Pracy,
przedstawia w załączniku Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki
koszty poniesione przez Partnera w związku z udostępnieniem sal. Poniesienie wydatków
powinno być udokumentowane w sposób zgodny z wymogami zdefiniowanymi
w dokumencie „Zasady finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki” (dowodem
poniesienia wydatku jest opłacona faktura lub inny dokument księgowy i równoważnej
wartości dowodowej wraz z dowodami zapłaty).
W przypadku wątpliwości ze strony Wojewódzkiego Urzędu Pracy związanych
z dokumentami Partnerów, udzielają oni – za pośrednictwem Beneficjenta (Lidera) –
odpowiednich wyjaśnień, umożliwiających zatwierdzenie wydatków w ramach danego
wniosku o płatność.
40) Czy zarówno Wnioskodawca, jak i Partner muszą posiadać siedzibę na obszarze
realizacji projektu?
Zgodnie z brzemieniem kryterium dostępu: „Wnioskodawcą lub Partnerem w projekcie jest
podmiot działający na obszarze realizacji projektu, tj. posiadający siedzibę, oddział, filię na
terenie gminy lub powiatu, których dotyczy projekt.” W związku z tym warunek posiadania
siedziby na obszarze realizacji projektu nie dotyczy łącznie Wnioskodawcy i Partnera.
41) Czy asystent koordynatora może także prowadzić zajęcia? W jaki sposób powinien
być on zatrudniony, jeżeli praca w charakterze asystenta wiąże się z koniecznością
zawarcia umowy-zlecenia, a prowadzenie zajęć umowy o dzieło?
Zapisy zawarte w dokumentach regulujących kwestie wdrażania projektów w ramach PO KL
nie wykluczają możliwości powierzenia tej samej osobie realizacji zadań zarządczych oraz
zadań operacyjnych (merytorycznych). Oznacza to, że zaangażowanie asystenta koordynatora
do prowadzenia zajęć nie jest wykluczone, o ile tylko osoba pełniąca funkcję koordynatora
dysponuje kwalifikacjami niezbędnymi w związku z prowadzeniem zajęć.
12
Beneficjent zobowiązany jest do dokonania samodzielnego rozstrzygnięcia, jaki rodzaj
umowy winien zostać zawarty. Przy zawieraniu umowy należy wziąć pod uwagę
obowiązujące przepisy prawa krajowego, regulacje wewnętrzne (statuty, regulaminy pracy,
etc.), jak również zapisy zawarte w dokumencie „Zasady finansowania Programu
Operacyjnego Kapitał Ludzki” w sekcji 2.1.1.3. Koszty związane z zatrudnieniem personelu.
Należy zwrócić uwagę na fakt, że w przypadku gdy jednej osobie powierza się w projekcie
kilka zadań na podstawie różnych umów cywilnoprawnych, jest to możliwe wyłącznie wtedy,
gdy spełnione zostaną następujące warunki:
• obciążenie wynikające z wykonywania wszystkich umów nie wyklucza możliwości
prawidłowej i efektywnej realizacji zadań w ramach projektu (np. zadania te nie
nakładają się na siebie);
• osoba ta prowadzi ewidencję godzin zaangażowanych we wszystkie zadania w ramach
tego projektu, która może podlegać kontroli (Beneficjent powinien zapewnić sobie
prawo wglądu w tą ewidencję);
• rozliczenie umowy cywilnoprawnej następuje na podstawie protokołu odbioru
wskazującego szczegółowy zakres wykonywanych czynności oraz liczbę godzin
dotyczących realizacji danej umowy (warunek ten nie dotyczy umów o dzieło).
42) W jakim stopniu przyjęty podział (w tym podział na płeć) w tabeli 3.2.1
Przewidywana liczba osób objętych wsparciem - musi zostać zrealizowany? Czy
Projektodawca będzie z tego rozliczany?
W tabeli 3.2.1 wskazywana jest przewidywana liczba osób planowanych do objęcia
wsparciem. Liczby zamieszczone w tej tabeli nie są w pełni wiążące. Wnioskodawca
rozliczany jest z osiągnięcia wskaźników dotyczących produktów oraz celów projektu
wskazanych w punkcie 3.3.
43) W jaki sposób w projekcie powinny być uwzględniane wydatki związane
z prowadzeniem księgowości?
Koszty obsługi księgowej (koszty wynagrodzenia osób księgujących wydatki w projekcie,
w tym koszty zlecenia prowadzenia obsługi księgowej biuru rachunkowemu) należy wykazać
w ramach kosztów pośrednich projektu. Koszty księgowości nie mogą być uwzględnione
w ramach kosztów bezpośrednich, a w szczególności w zadaniu związanym z zarządzaniem
projektem.
44) W projekcie skierowanym do dzieci w ramach Działania 9.5 zorganizowane zostaną
również odrębne spotkania z zakresu ekologii dla rodziców. Wsparcie dla rodziców
uwzględnione zostało w ramach odrębnego działania projektowego, zaplanowano na
13
nie konkretne środki w budżecie, sformułowano również cele szczegółowe projektu
odnoszące się do podniesienia świadomości ekologicznej rodziców. Czy w tej sytuacji
rodzice powinni być uwzględnieni w ramach grupy docelowej?
Tak, w tej sytuacji rodzice powinni być uwzględnieni w ramach grupy docelowej.
45) Kiedy należy stosować ustawę Prawo zamówień publicznych, a kiedy zasadę
konkurencyjności?
Przy udzielaniu zamówienia w ramach projektu Beneficjent stosuje:
a) ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych oraz Zasady dotyczące
prowadzenia postępowań o udzielenie zamówienia publicznego finansowanych ze środków
EFS, stanowiące załącznik nr 1 do Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków
w ramach PO KL, przy czym dotyczy to podmiotów zobowiązanych do stosowania ustawy
z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych. Kwestia dotycząca podmiotowego
obowiązku stosowania przepisów ustawy PZP została zawarta w art. 3 tej Ustawy (Dz. U.
2004 Nr 19 poz. 177 z późn. zm.)
lub
b) zasadę konkurencyjności, przy czym dotyczy to wszystkich podmiotów, które nie są
zobowiązane do stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień
publicznych.
Zasada konkurencyjności dotyczy zamówień w ramach projektu przekraczających wyrażoną
w złotych równowartość kwoty 14 tys. euro netto, tj. bez podatku od towarów i usług (VAT).
Zasady konkurencyjności nie stosuje się do:
- zamówień dotyczących zadań wykonywanych przez personel zarządzający projektu;
- zamówień dotyczących zadań wykonywanych przez personel projektu, z którym Beneficjent
w okresie co najmniej jednego roku przed złożeniem wniosku o dofinansowanie projektu
współpracował w sposób ciągły lub powtarzalny.
W związku z tym, że zamówienie definiowane jest jako umowa odpłatna dotycząca usług,
dostaw lub robót budowlanych, zasada konkurencyjności nie dotyczy w szczególności
angażowania osób będących pracownikami Beneficjenta zatrudnionymi w ramach stosunku
pracy ani angażowania osób samozatrudnionych.
W przypadku zakupu usługi lub towaru o wartości powyżej 20 tys. zł netto, tj. bez podatku od
towarów i usług (VAT) - przy czym kwota 20 tys. zł dotyczy pojedynczego zakupu w ramach
projektu - Beneficjent zobowiązany jest dokonać rozeznania rynku w celu potwierdzenia ceny
rynkowej zakupu. Nie dotyczy to zakupu towaru lub usługi dokonanego zgodnie z ustawą
z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych lub zasadą konkurencyjności.
14
46) Czy możliwe jest wybranie wykonawcy (np. instytucji szkoleniowej) w oparciu
o zasadę konkurencyjności bądź rozeznanie rynku przed złożeniem wniosku
i wpisanie tej informacji do wniosku? Czy wpisanie takiej informacji spowoduje
odrzucenie wniosku?
Możliwe jest wybranie wykonawcy przed złożeniem wniosku i wpisanie jego nazwy do
wniosku. Należy jednak uwzględnić we wniosku informację, że wykonawca został wybrany
zgodnie z zasadą konkurencyjności bądź też w oparciu o rozeznanie rynku.
47) Czy z daną osobą można zawrzeć tylko 1 umowę na świadczenie usług w projekcie?
Co w sytuacji, gdy wykonuje ona 2 różne czynności, np. księguje wydatki (koszty
pośrednie), a jednocześnie jest asystentem projektu (koszty bezpośrednie)?
Z daną osobą można zawrzeć więcej niż jedną umowę cywilnoprawną. Zgodnie
z „Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków” w przypadku gdy jednej osobie
powierza się w projekcie kilka zadań na podstawie różnych umów cywilnoprawnych, jest to
możliwe wyłącznie gdy spełnione zostaną następujące warunki:
• obciążenie wynikające z wykonywania wszystkich umów nie wyklucza możliwości
prawidłowej i efektywnej realizacji zadań w ramach projektu (np. zadania te nie
nakładają się na siebie);
• osoba ta prowadzi ewidencję godzin zaangażowanych we wszystkie zadania w ramach
tego projektu, która może podlegać kontroli (Beneficjent powinien zapewnić sobie
prawo wglądu w tę ewidencję);
• rozliczenie umowy cywilnoprawnej następuje na podstawie protokołu odbioru
wskazującego szczegółowy zakres wykonywanych czynności oraz liczbę godzin
dotyczących realizacji danej umowy (warunek ten nie dotyczy umów o dzieło).
Należy ponadto pamiętać, że w przypadku zatrudniania personelu projektu na podstawie
umowy o pracę musi ona obejmować wszystkie zadania wykonywane przez tę osobę
w ramach projektu lub projektów realizowanych przez Beneficjenta.
48) Czy wskaźniki, za pomocą których cele szczegółowe będą mierzone mogą być
wskazane w polu 3.1.2 wniosku - w nazwach celów szczegółowych – zamiast w polu
3.3, tak żeby „zaoszczędzić znaki” na inne pola opisowe?
Zgodnie z „Instrukcją wypełniania wniosków” w przypadku projektów dotyczących
oddolnych inicjatyw lokalnych na obszarach wiejskich (Działania 6.3, 7.3 i 9.5)
Projektodawca wypełnia pierwszą kolumnę punktu 3.1.3 (cele szczegółowe projektu).
W punkcie 3.1.3 należy wskazać maksymalnie 5 celów szczegółowych projektu. Informacje
dotyczące wskaźników pomiaru celów należy zawrzeć w kolumnie trzeciej punktu 3.3
15
wniosku. Zawarcie informacji dotyczącej wskaźników w nazwach celów szczegółowych nie
pozwoli na wykorzystanie dodatkowych znaków w polu 3.3, gdyż tekst wpisywany w polu
3.1.2 (cele szczegółowe projektu) liczony jest w ramach limitu liczby znaków.
49) Czy można zawrzeć umowę cywilno-prawną z księgowym szkoły (zatrudnionym na
etat) na prowadzenie księgowości projektu?
Wszystkie zadania, w których realizację zaangażowany jest dany pracownik Beneficjenta
powinny zostać uregulowane w ramach umowy o pracę; oznacza to bezwzględny zakaz
zatrudniania własnych pracowników będących personelem projektu do realizacji innych
zadań na postawie innych umów np. cywilnoprawnych. Jeżeli Beneficjent chce zaangażować
dotychczasowego pracownika będącego personelem projektu do realizacji innych zadań
w ramach projektu, należy zmienić mu zakres obowiązków w ramach stosunku pracy
W przypadku gdy Beneficjent chce zaangażować do projektu osobę na podstawie umowy
cywilnoprawnej, która jest jednocześnie jego pracownikiem zatrudnionym na podstawie
stosunku pracy, ale niebędącym personelem projektu (np. pracownik Beneficjenta
nierealizujący zadań w projekcie miałby być angażowany do jednego zadania w projekcie na
podstawie umowy cywilnoprawnej), jest to możliwe wyłącznie w uzasadnionych
przypadkach, w szczególności gdy charakter zadań wyklucza możliwość ich realizacji
w ramach stosunku pracy (np. są to zajęcia, które można realizować wieczorami lub
w weekendy). Jednocześnie w takim przypadku muszą być spełnione łącznie następujące
warunki:
• jest to zgodne z przepisami krajowymi, tj. praca wykonywana w ramach umowy
cywilnoprawnej jest rodzajowo różna od pracy wykonywanej na podstawie stosunku
pracy;
• zakres zadań w ramach umowy cywilnoprawnej jest precyzyjnie określony;
• zaangażowanie w ramach stosunku pracy pozwala na efektywne wykonywanie zadań
w ramach umowy cywilnoprawnej;
• osoba ta prowadzi ewidencję godzin pracy zaangażowanych w realizację zadań
w ramach umowy cywilnoprawnej.
50) Czy z dyrektorem szkoły można zawrzeć umowę na prowadzenie w ramach
projektu zajęć z dziećmi (dyrektor jest jednocześnie nauczycielem, prowadzi zajęcia
w szkole). Czy zawarcie takiej umowy będzie zgodne z Kodeksem Pracy?
W dokumentach regulujących kwestie wdrażania projektów w ramach PO KL brak
rekomendacji w przedmiotowym zakresie. Oznacza to, że Beneficjent zobowiązany jest do
dokonania samodzielnego rozstrzygnięcia w przedmiotowej kwestii w oparciu
16
o obowiązujące przepisy prawa krajowego (w tym prawa oświatowego), jak również w
oparciu o ewentualne regulacje wewnętrzne (statuty, regulaminy pracy, itd.).
W kwestiach orzekania zgodności przyjętych w projekcie rozwiązań z przepisami z zakresu
prawa pracy właściwym organem jest Państwowa Inspekcja Pracy.
17