Centrum Usług Biznesowych - sposób na budowanie

Centrum Usług Biznesowych
– sposób na budowanie przewagi
konkurencyjnej
„Jeśli jest coś, czego nie potrafimy zrobić wydajniej, taniej i lepiej niż konkurenci, nie ma sensu, żebyśmy to
robili i powinniśmy zatrudnić do wykonania tej pracy kogoś, kto zrobi to lepiej niż my.”
H. Ford
Podążając za dynamicznie postępującą globalizacją
rynków, firmy rewidują swoje modele organizacji
i wprowadzają nowe metody działania oraz współpracy
z otoczeniem. Potrzeba transformacji szczególnie
zauważalna jest w organizacjach o rozproszonych
funkcjach wsparcia (tzw. procesów „back-office”),
których integracja niezbędna jest przy zmianie
modelu biznesowego lub w przypadku fuzji i przejęć.
Dla coraz większej liczby firm kluczową kwestią staje
się budowanie przewag konkurencyjnych
i możliwości dalszego rozwoju na dynamicznie
zmieniającym się rynku, poprzez koncentrowanie się na
aktywnościach biznesowych wpieranych przez
sprawnie funkcjonujący model usług wspólnych.
Centralizowanie wybranych „nieprodukcyjnych” obszarów
działalności takich jak księgowość, zakupy, obsługa/wsparcie
klienta, logistyka, IT czy zarządzanie kapitałem ludzkim
zapewnia nie tylko redukcję kosztów, ale również pozwala
na zwiększenie poziomu kontroli, podniesienie
efektywności i jakości realizowanych procesów (poprzez
ich standaryzację), zapewnienie przejrzystości danych, ich
porównywalność oraz szybszy dostęp do nich, a w efekcie
przyśpieszenie podejmowania decyzji biznesowych.
Dlaczego Centrum?
Standaryzacja i uproszczenie
procesów
Efektywne wykorzystanie
systemów informatycznych
(automatyzacja)
Wyższa jakość danych
wspierających decyzje zarządcze
Zwiększona kontrola
jakości realizacji procesów
(transparentność)
Redukcja kosztów
Lepiej-taniej-skuteczniej
Zakres oszczędności dla organizacji, mierzony na początku
drogi transformacji poszczególnych procesów wsparcia
Transformacja usług do Centrum umożliwia:
40%
• zarządzanie operacjami i procesami w sposób
bardziej efektywny,
35%
25%
• uwolnienie zasobów, które mogą dedykować swój
czas i energię na bardziej złożone działania,
20%
• skupienie się na wspieraniu procesów decyzyjnych
oraz bezpośrednią współpracę z biznesem.
15%
Przeprowadzone przez KPMG badanie wśród
największych międzynarodowych korporacji pokazuje
trendy dotyczące specyfiki i rozwoju Centrum Usług
Biznesowych. Do najczęściej centralizowanych usług
zaliczają się procesy działów IT, Finansów oraz HR.
5%
Proces ten wymaga pewnej i skutecznej transformacji,
jakim jest Nowoczesny Model Operacyjny (Target
Operating Model), pozwalający Liderom Finansowym
na konfrontację stanu obecnego z wizją zespołu, jaką
chcieliby zrealizować w przeciągu 2-3 lat.
20%
15%
10%
Raportowanie
finansowe i kontrola
Operacje finansowe
20%
Finanse
i Księgowość
50%
HR
Zakupy
pośrednie
IT
Źródło: Opracowanie KPMG Polska na podstawie raportu KPMG International
„Get more value”, 2013
Typowe funkcje wsparcia biznesu przenoszone do
Centrum Usług Biznesowych
IT
56%
Finanse i Księgowość
54%
HR
41%
Analiza danych
34%
Administracja
26%
Obsługa klienta
22%
Obsuga biura
Zaopatrzenie
REFM
B+R
18%
14%
12%
11%
Źródło: Opracowanie KPMG w Polsce na podstawie raportu KPMG International
„The Global Sourcing Advisory Pulse Survey”, 2013
Nowoczesny model operacyjny
(Target Operating Model)
Redukcja kosztów
Standaryzacja procesów
30%
8%
0%
Standardowy model operacyjny
Strategiczne partnerstwo
biznesowe
13%
15%
10%
Z uwagi na najwyższy (20-40%) poziom oszczędności,
najbardziej opłacalną decyzją jest centralizacja
operacji finansowych (księgowość i rachunkowość,
płace, rozliczenia podatkowe).
Oczekiwania względem departamentu finansów nie
obejmują wyłącznie redukcji kosztów i zwiększenia
efektywności realizowanych procesów, lecz mają także
wymiar zarządczy i dotyczą ich kompleksowej roli
jako partnera biznesowego dla organizacji oraz kadry
zarządczej. Liderzy Finansowi stoją przed koniecznością
reorganizacji obecnego modelu w kierunku dostarczania
wysokiej jakości danych i dogłębnych analiz w czasie
rzeczywistym oraz oceny ryzyka, przy jednoczesnej
redukcji kosztów.
30%
30%
• podniesienie jakości procesów,
Transformacja Funkcji Finansów
40%
Poprawa jakości danych
Automatyzacja i kontrola jakości
50%
30%
20%
Źródło: Opracowanie KPMG w Polsce na podstawie raportu KPMG International „Being the best: Inside the intelligent finance function”, 2013
Celem transformacji Funkcji Finansów jest zwiększenie znaczenia ich roli jako partnera biznesowego, przy jednoczesnej
poprawie efektywności procesowania transakcji i redukcji kosztów (co obrazuje odwrócenie piramidy, przy jednoczesnym
jej zmniejszeniu).
Propozycja podejścia KPMG
KPMG opracowało odpowiednie narzędzia i metodyki
pozwalające na skuteczną i szybką realizację
projektów, efektywnie dostarczając wysokiej jakości
rozwiąz
ania na każdym etapie rozwoju Centrum
Usług Biznesowych: zaczynając od realizacji strategii
i wyboru podejścia do centralizacji / outsourcingu, poprzez
zaprojektowanie i przeprowadzenie transformacji, po
wdrożenie mechanizmów kontroli i optymalizacji; oferując
wsparcie w zarządzaniu projektem dla maksymalizacji
efektu i redukcji ryzyka.
Strategia
Monitoring
i optymalizacja
Źródło: Opracowanie KPMG w Polsce na podstawie
KPMG International, „Service Delivery Lifecycle”
Scenariusze
– centralizacja
Zarządzanie
projektem
Wdrożenie
– outsourcing
Scenariusze
– outsourcing
Wdrożenie
– centralizacja
Zakres wsparcia KPMG w poszczególnych fazach rozwoju
Centrum Usług Biznesowych:
FAZA 1:
STRATEGIA
• Przegląd modelowych rozwiązań centrów usług
• Opracowanie modelu operacyjnego i finansowego
• Studium lokalizacyjne
• Analiza i pełna dokumentacja procesów (mapy i opisy)
FAZA 2:
SCENARIUSZE
• Oszacowanie kosztów i oszczędności (Business Case)
• Przygotowanie katalogu usług i zakresu odpowiedzialności (Blueprint)
• Analiza ryzyka, regulacji prawnych i podatkowych
• Określenie zasad współpracy organizacji i Centrum Usług (przygotowanie
umowy serwisowej SLA, zdefiniowanie wskaźników efektywności KPI)
FAZA 3:
WDROŻENIE
• Przygotowanie planu migracji i transformacji wewnątrz organizacji
• Wsparcie procesu migracji i stabilizacji (Interim Management,
testy gotowości)
• Opracowanie koncepcji infrastruktury technicznej (IT)
• Pomoc w zakresie budowy zespołu (określenie kompetencji, transfer wiedzy)
FAZA 4:
MONITOROWANIE
I OPTYMALIZACJA
• Wdrożenie mechanizmów kontroli i monitorowania
(np. Service Performance Dashboards)
• Ocena dojrzałości organizacyjnej
• Analiza porównawcza procesów (analiza kluczowych wskaźników efektywności KPI)
• Standaryzacja i optymalizacja procesów
ZARZĄDZANIE
PROJEKTEM
• Przygotowanie planu zarządzania zmianą oraz komunikacją
• Wsparcie procesu podejmowania decyzji
• Koordynacja działań projektowych
• Wdrożenie mechanizmów kontroli działalności organizacji w warunkach
implementacji
Korzyści utworzenia Centrum Usług Biznesowych
10% - 35%
Poziom oszczędności przy centralizacji
głównych funkcji wsparcia
10% - 15%
Poziom redukcji kosztów infrastruktury
(powierzchnia biurowa, wyposażenie)
8% - 13%
0,1% - 1,9%
Oszczędności
organizacyjne
Kontrola
i zgodność
z przepisami
Ograniczenie wydatków pośrednich w wyniku
poprawy jakości i efektywności procesów
Centrum
Usług
Biznesowych
Usprawnienia
procesów
i usług
Wzrost przychodów
Skalowalność
i elastyczność
Orientacja
biznesowa
Źródło: Opracowanie KPMG w Polsce na podstawie raportu
KPMG International „Get more value”, 2013
Dlaczego KPMG?
KPMG jest uznanym liderem na rynku doradztwa dla centrów usług i outsourcingu.
Globalne centrum kompetencyjne KPMG
(Global SSOA Centre of Excellence) na bieżąco prowadzi analizy i ekspertyzy, określając najlepsze praktyki z zakresu
centrów usług i outsourcingu. Eksperci z całego świata pracują nad udoskonaleniem metodyki, dostosowując ją do
zmieniających się trendów, potrzeb i oczekiwań organizacji.
W 2011 roku EquaTerra Inc. i jej spółki zależne została nabyta przez KPMG. Korzystając z efektu synergii,
oferują wysokiej jakości wsparcie w transformacji usług biznesowych w celu poprawy organizacji, zwiększenia
elastyczności i zapewnienia zrównoważonego wzrostu.
Od 2009 roku KPMG jest wyróżniane w prestiżowym rankingu IAOP Global Outsourcing jako najlepsi doradcy dla
sektora usług wsparcia biznesu. W 2012 roku KPMG zostało nagrodzone pierwszym miejscem.
KPMG zostało wyróżnione w raporcie HfS jako wiodący ekspert rozwiązań zarządczych z zakresu centrum usług
i outsourcingu (Governance Solution HfS Blueprint Report, 2014).
KPMG przekazuje swoją wiedzę i doświadczenie w eksperckich publikacjach, które wspierają przedsiębiorstwa
w zakresie tworzenia i zarządzania centrami usług.
Kontakt
KPMG Advisory
Spółka z ograniczoną
odpowiedzialnością sp. k.
ul. Inflancka 4A
00-189 Warszawa
T: +48 22 528 11 00
F: +48 22 528 10 09
E: [email protected]
Violetta Małek
Dyrektor
Management Consulting
T: +48 22 528 38 15
E: [email protected]
© 2015 KPMG Advisory Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp.k. jest polską
spółką komandytową i członkiem sieci KPMG składającej się z niezależnych spółek
członkowskich stowarzyszonych z KPMG International Cooperative (“KPMG
International”), podmiotem prawa szwajcarskiego. Wszelkie prawa zastrzeżone.
Wydrukowano w Polsce.
Paweł Rychlik
Starszy Menedżer
Management Consulting
T: +48 22 528 14 85
E: [email protected]
Zeskanuj kod, aby
przejść do strony
kpmg.pl