Jak usprawnić raportowanie zarządcze w firmie Pobierz plik
Transkrypt
Jak usprawnić raportowanie zarządcze w firmie Pobierz plik
JAK USPRAWNIĆ PROCES RAPORTOWANIA ZARZĄDCZEGO W FIRMIE WYKORZYSTUJĄC NARZĘDZIA Microsoft Business Intelligence 01 Czy w dzisiejszych czasach możliwe jest efektywne funkcjonowanie przedsiębiorstwa bez sprawnego controllingu? Idee controllingu rozwijają się od ponad stu lat. Controlling to proces sterowania przedsiębiorstwem zorientowany na jego wynik i jest realizowany przez planowanie, raportowanie zarządcze i kontrolę menedżerską. Ilość danych i informacji, które controlling musi codziennie przetwarzać stale rośnie. Niezmiernie ważne jest w tej sytuacji właściwe zorganizowanie procesu i zastosowanie wydajnych narzędzi nawet w stosunkowo niewielkich firmach. CZEGO POTRZEBUJEMY? Dobrze zarządzane przedsiębiorstwo to dobrze podejmowane decyzje przekładające się na wymierne dla firmy rezultaty. Dobre decyzje opierają się o dobrze przygotowane informacje. Dobrze przygotowane informacje to dobrze przetworzone dane. Dobrze przetworzone dane to rzetelne dane u źródła a więc wiarygodne. To takie dane, do których mamy zaufanie. Dostarczone są w odpowiednim czasie i w odpowiedniej formie. Jeśli to posiadamy, możemy skupić się na analizie i podejmowaniu najlepszych dla firmy decyzji. 02 JAK MOŻE WYGLĄDAĆ EFEKTYWNY SYSTEM INFORMACJI CONTROLLINGOWEJ? NAJWAŻNIEJSZE ELEMENTY 1/ Dane źródłowe z funkcjonujących w firmie informatycznych systemów transakcyjnych (sprzedaż, magazyn, księga główna, system zarządzania produkcją, CRM, system planowania budżetu, inne źródła danych itd.). 2/ Repozytorium danych (hurtownia danych) – odpowiednio zaprojektowana główna baza danych. Do niej w sposób zautomatyzowany migrujemy z systemów transakcyjnych, z wymaganą częstotliwością, potrzebne dla controllingu dane. Otrzymujemy w ten sposób jednolite, spójne i rzetelne źródło danych. Możemy je obecnie z powodzeniem wykorzystać do raportowania zarządczego. 3/ Przetwarzanie i migracja danych (ETL) – dane źródłowe podlegają oczyszczeniu, przetworzeniu i automatycznej migracji do hurtowni danych z wybraną częstotliwością (1 x na dobę, co godzinę itd.). 4/ Model analityczny (tzw. logika biznesowa) – koncepcja układów danych wykorzystywana podczas tworzenia raportów zarządczych. 5/ Narzędzia wizualizujące (Microsoft Reporting Services, Power View itd.) pobrane z hurtowni i przetworzone dane w różnorodne układy wykresów i tabel. 6/ Raporty zarządcze dedykowane dla poszczególnych odbiorców – końcowy rezultat całego systemu. 03 JAK TO WYGLĄDA OBECNIE? Obecnie w wielu przedsiębiorstwach raportowanie cechuje się w następujący sposób: 1/ stosowane powszechnie narzędzie to wyłącznie arkusz kalkulacyjny, 2/ tworzenie raportów odbywa się poprzez ręczne wprowadzanie danych (lub pół – automatyczne przenoszenie danych) – wysoka pracochłonność, 3/ zauważalny nikły stopień automatyzacji przetwarzania danych, 4/ występują wielodniowe opóźnienia w dostępie do raportów ze względu na pracochłonność ich tworzenia w stosunku do terminów aktualności danych, 5/ menedżerowie mają niskie zaufanie do otrzymywanych raportów ze względu na pojawiające się w nich błędy (ręczne przetwarzanie i aktualizacja raportów), 6/ występuje zjawisko dublowania raportów powstających w wielu miejscach firmy – brak centralnego miejsca zarządzania systemem, 7/ utrata integralności danych – te same dane przechowywane w różnych plikach przestają być spójne (modyfikacje ręczne) i aktualne, 8/ Każda aktualizacja raportu wymaga ręcznego przenoszenia danych, z tego powodu nie można sobie pozwolić na częstą analizę danych (np. co godzinę). 04 JAK TO MOŻNA ZROBIĆ? Poniżej przedstawiamy ścieżkę, którą można podążyć i bardzo pozytywnie zmienić sytuację firmy w zakresie raportowania zarządczego. KROK 1 Określenie potrzeb występujących w Twojej firmie w zakresie raportowania zarządczego – można to zrobić wspólnie ze wszystkimi menedżerami. Oto lista rzeczy do uzgodnienia: 1/ osoby, które powinny otrzymywać raporty, 2/ inwentaryzacja obecnie tworzonych w firmie raportów (jakie powstają raporty, kto je tworzy, jaka jest częstotliwość ich dystrybucji i aktualizacji itd.), 3/ zakresy raportów dla poszczególnych menedżerów, które należy tworzyć, 4/ częstotliwość tworzenia i przesyłania poszczególnych raportów. KROK 2 W oparciu o zaprojektowane w kroku 1. raporty projektujemy hurtownię danych, która będzie w odpowiedniej strukturze gromadzić dane źródłowe. KROK 3 Po zbudowaniu hurtowni należy stworzyć model ETL, który zbierze dane z różnych systemów informatycznych w firmie, oczyści je z elementów niepotrzebnych, przetworzy i będzie migrował je do hurtowni danych. Istotnym elementem funkcji ETL jest również możliwość automatycznego migrowania danych do hurtowni danych. 05 JAK TO MOŻNA ZROBIĆ? KROK 4 Stworzenie modelu analitycznego (logika biznesowa) – surowe dane z hurtowni zostają przetworzone w konkretne zestawy danych, wskaźniki, itp. KROK 5 W kolejnym działaniu tworzymy raporty zgodne z opracowaną specyfikacją wymagań. Współczesne systemy raportowania zarządczego dostarczają wiele różnorodnych narzędzi raportujących. Ich dobór jest uzależniony od oczekiwanej formy raportów, doświadczenia, wiedzy i umiejętności przyszłego użytkownika a także wymagań w zakresie funkcjonalności (np. zdalna praca z raportami poza siedzibą firmy). 06 CO MOŻENA OSIĄGNĄĆ? Czy warto podjąć wysiłek i odpowiednio zorganizować proces raportowania w firmie? Naszym zdanie jak najbardziej tak. Co może zyskać firma i menedżerowie, gdy nastąpi automatyzacja i centralizacja zarządzania procesem controllingu? Korzyści są następujące: 1/ firma – poprzez konsekwentną pracę z raportami – stwarza sobie możliwość podnoszenia swojej efektywności w wielu jej obszarach działania – przekłada się to wprost na osiągane wyniki, 2/ proces controllingu jest o wiele mniej pracochłonny – osiągamy konkretne oszczędności ponoszonych dotychczas kosztów, a także otrzymujemy o wiele wyższą jakość za niższy koszt, 3/ proces controllingowy znacznie przyspiesza, co powoduje, że menedżerowie pracują na stale aktualnych danych i raportach, 4/ zapadają lepsze decyzje w zarządzaniu – podejmujemy decyzje szybciej i opieramy je o rzetelne raporty pojawiające się na czas, 5/ osiągamy znaczną poprawę w komunikacji między menedżerami, 6/ pracujemy na wspólnym i spójnym źródle danych. Dane w raportach, niezależnie od używanego narzędzia raportującego, będą zawsze takie same.