Wystapienie pokontrolne Starostwo Powiatowe w Siedlcach z dnia

Siedlce, 26 lutego 2016 r.
WOJEWODA MAZOWIECKI
WG-S.431.6.2015
WG-IV.431.7.2015
Pan
Dariusz Stopa
Starosta Siedlecki
ul. Piłsudskiego 40
08-110 Siedlce
WYSTĄPIENIE POKONTROLNE
W związku z zakończeniem kontroli problemowej w Starostwie Powiatowym w Siedlcach,
nawiązując do Projektu Wystąpienia Pokontrolnego z dnia 22 grudnia 2015 r., do którego
nie wniesiono zastrzeżeń, działając na podstawie art. 47 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. O kontroli
w administracji rządowej1, przekazuję Panu Staroście Wystąpienie Pokontrolne.
Na podstawie art. 6a ust. 1 pkt 1 lit. b i ust. 2 oraz art. 7b ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 17 maja
1989 r. - Prawo geodezyjne i kartograficzne2, ustawy z dnia 15 lipca 2011 roku o kontroli
w administracji rządowej3, art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 roku o wojewodzie
i administracji rządowej w województwie4, z upoważnienia Mazowieckiego Wojewódzkiego
Inspektora Nadzoru Geodezyjnego i Kartograficznego, Pani Magdalena Suwara inspektor
wojewódzki Wydziału Geodezji Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie oraz
Pani Ewelina Kułakowska inspektor wojewódzki Wydziału Geodezji Mazowieckiego Urzędu
Wojewódzkiego w Warszawie przeprowadziły w dniach od 15 lipca 2015 r. do 31 lipca 2015 r.
kontrolę problemową w Starostwie Powiatowym w Siedlcach. /akta kontroli karta nr 1-6/
Dz. U. z 2011 r. Nr 185 poz. 1092
Dz. U. z 2015 r. poz. 520 j.t. ze zm.
3 Dz. U. z 2011 r. Nr 185 poz.1092
4 Dz. U. z 2015 r. poz. 525 j.t.
1
2
WG-S.431.6.2015
WG-IV.431.7.2015
Kontrola obejmowała realizację zadań z zakresu administracji rządowej, dotyczących
prawidłowości
prowadzenia
państwowego
zasobu
geodezyjnego
i
kartograficznego,
ze szczególnym uwzględnieniem wypełniania przez organ obowiązków, o których mowa w art. 12,
12a, 12b ustawy z dnia 17 maja 1989 r. Prawo geodezyjne i kartograficzne5
Kontrolą objęte zostały dokumenty zgromadzone w powiatowym zasobie geodezyjnym
i kartograficznym od dnia wejścia w życie ustawy z dnia 5 czerwca 2014 r. o zmianie ustawy –
Prawo geodezyjne i kartograficzne oraz ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji6,
tj. od dnia 12 lipca 2014 r. do dnia 28 lutego 2015 r.
Odstąpiono od kontroli dokumentów zgromadzonych w powiatowym zasobie geodezyjnym
i kartograficznym w okresie od dnia 1 stycznia 2014 r. do dnia 11 lipca 2014 r. z uwagi
na kontrolę problemową nr WG-S.431.7.2014 przeprowadzoną w dniach od 23 czerwca 2014 r.
do 18 lipca 2014 r., obejmującą dokumenty zgromadzone w zasobie w okresie od dnia 1 stycznia
2013 r. do dnia 23 czerwca 2014 r. Protokół Kontroli Problemowej z ww. kontroli
nr WG-S.431.7.2014 został przekazany Staroście Siedleckiemu, podpisany bez zastrzeżeń przez
Starostę Siedleckiego i zwrócony do tutejszego organu w dniu 26 sierpnia 2014 r. Wystąpienie
Pokontrolne nr WG-S.431.7.2014 przekazano Staroście Siedleckiemu w dniu 16 września 2014 r.
Starosta Siedlecki upoważnił do udzielania wyjaśnień zespołowi kontrolującemu:

Pana Stanisława Kaczmarskiego – Kierownika Powiatowego Ośrodka Dokumentacji
Geodezyjnej i Kartograficznej – zastępcę Kierownika Wydziału Geodezji i Gospodarki
Nieruchomościami w Starostwie Powiatowym w Siedlcach.
Kontrolą objęto następujące zagadnienia:
1. Ustalenia formalno – organizacyjne.
1.1
Kierownik jednostki kontrolowanej w okresie objętym kontrolą.
Kierownikiem Starostwa Powiatowego w Siedlcach z siedzibą przy ul. Piłsudskiego 40,
08-110 Siedlce, jest Pan Dariusz Zbigniew Stopa Starosta Siedlecki wybrany Uchwałą
Nr III/22/2015 Rady Powiatu w Siedlcach z dnia 22 stycznia 2015 r. w sprawie wyboru Starosty
Siedleckiego.
W poprzedniej kadencji funkcję Starosty Siedleckiego, w okresie od dnia 10 grudnia 2010 r.
do dnia 22 stycznia 2015 r., pełnił Pan Zygmunt Jakub Wielogórski wybrany Uchwałą Nr II/4/10
Rady Powiatu w Siedlcach z dnia 10 grudnia 2010 r. w sprawie wyboru Starosty Siedleckiego.
/akta kontroli karta nr 14-15/
1.2
5
6
Struktura organizacyjna jednostki kontrolowanej.
Dz. U. z 2015 r. poz. 520 j.t. ze zm.
Dz. U. z 2014 r. poz. 897
2
WG-S.431.6.2015
WG-IV.431.7.2015
a)
Na stanowisku Geodety Powiatowego – Kierownika Wydziału Geodezji i Gospodarki
Nieruchomościami zatrudniona została od dnia 5 września 2007 r., na podstawie umowy o pracę,
Pani Teresa Wasiluk. Pani Teresa Wasiluk posiadając wykształcenie wyższe w zakresu geodezji
i kartografii oraz uprawnienia zawodowe Nr 15496 zakres 1 i 2 spełnia wymogi określone
w § 4 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 9 listopada 2004 r. w sprawie określenia
wymagań,
jakim
powinni
odpowiadać
wojewódzcy
inspektorzy
nadzoru
geodezyjnego
i kartograficznego, geodeci województw, geodeci powiatowi i geodeci gminni7.
/akta kontroli karta nr 36-38/
b)

Organizację i zasady funkcjonowania Starostwa Powiatowego w Siedlcach regulują:
Statut Powiatu Siedleckiego stanowiący Załącznik do Uchwały Nr III/10/98 Rady Powiatu
w Siedlcach z dnia 12 grudnia 1998 r. ze zm.,

Regulamin Organizacyjny Starostwa Powiatowego w Siedlcach stanowiący Załącznik
do Uchwały Nr XVII/93/2012 Rady Powiatu w Siedlcach z dnia 27 kwietnia 2012 r.,

Schemat Organizacyjny Starostwa Powiatowego w Siedlcach stanowiący, zgodnie z § 8 ust. 5
Regulaminu Organizacyjnego, Załącznik do niniejszego Regulaminu Organizacyjnego,

Zarządzenie Nr 12/2012 Starosty Siedleckiego z dnia 25 maja 2012 r. w sprawie określenia
struktury wewnętrznej i liczby stanowisk pracy w wydziałach Starostwa Powiatowego
w Siedlcach, wydane na podstawie § 8 ust. 4 Regulaminu Organizacyjnego, zm. Zarządzeniem
Nr 11/2015 Starosty Siedleckiego z dnia 13 maja 2015 r.
Zgodnie z § 7 ust. 1 pkt 9 Regulaminu Organizacyjnego w skład Starostwa wchodzi Wydział
Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami. Jak wynika z § 28 Regulaminu Organizacyjnego,
Kierownicy wydziałów organizują pracę w wydziałach i ponoszą odpowiedzialność za realizację
zadań przed Starostą. W Schemacie Organizacyjnym Starostwa Powiatowego określona została
podległość służbowa: Wydział Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami – Kierownik – Starosta.
Na podstawie ww. Zarządzenia Nr 12/2012 Starosty Siedleckiego z dnia 25 maja 2012 r.
w Wydziale Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami utworzono, między innymi, stanowiska:
1) Geodeta Powiatowy – kierownik Wydziału Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami,
2) zastępca kierownika Wydziału Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami wykonujący
jednocześnie zadania dotyczące zlecania i odbioru prac geodezyjnych i kartograficznych,
3) kierownik Powiatowego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej będący
jednocześnie zastępcą kierownika Wydziału Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami oraz
7
Dz. U. z 2004 r. Nr 249 poz. 2498
3
WG-S.431.6.2015
WG-IV.431.7.2015
wykonujący
zadania
dotyczące
kontroli
i
ewidencjonowania
prac
geodezyjnych
i kartograficznych, w tym opracowań numerycznych.
W § 19 Regulaminu Organizacyjnego wyszczególniono podstawowe zadania Wydziału
Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami, do których w zakresie prowadzenia powiatowego
zasobu geodezyjnego i kartograficznego należy: zgodnie z pkt. 4 - zakładanie i aktualizacja baz
danych, zgodnie z pkt. 28 - przyjmowanie, ewidencjonowanie i opracowywanie zgłoszeń robót
geodezyjnych, zgodnie z pkt. 29 - opracowywanie wytycznych do warunków technicznych
wykonywania zgłoszonych prac geodezyjnych, zgodnie z pkt. 30 - koordynacja robót zgłoszonych
przez różnych wykonawców dotyczących tego samego terenu, zgodnie z pkt. 31 - kontrola
przyjmowanych opracowań geodezyjnych i kartograficznych powstałych w wyniku wykonywania
robót i nadawanie klauzul potwierdzających włączenie tych opracowań do państwowego zasobu
geodezyjnego i kartograficznego, zgodnie z pkt. 32 - ewidencjonowanie, przechowywanie,
wypożyczanie i zabezpieczanie dokumentów powierzanego zasobu oraz okresowa ich ocena,
zgodnie z pkt. 33 - aktualizacja numerycznych baz danych dotyczących mapy ewidencyjnej, mapy
zasadniczej, osnów geodezyjnych oraz systemu Ośrodek obrazującego stan zasobu, zgodnie
z pkt. 34 - aktualizacja zasobu zabezpieczającego, zgodnie z pkt. 35 - opracowywanie i bieżąca
aktualizacja map przeglądowych dla Powiatu, zgodnie z pkt. 36 - opracowywanie zbiorczych
zestawień, sprawozdań statystycznych dla Powiatu dotyczących PODGiK, zgodnie z pkt. 37
- udostępnianie danych państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, naliczanie opłat
za udostępnienie zasobu oraz inne czynności związane z prowadzeniem zasobu.
/akta kontroli karta nr 16-35/
Analiza przedłożonych dokumentów wykazała:
1) niespójność zapisów w Regulaminie Organizacyjnym w zakresie organizacji jednostki
kontrolowanej polegająca na utworzeniu i funkcjonowaniu stanowiska Kierownik
Powiatowego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej będący jednocześnie
zastępcą kierownika Wydziału Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami, przy braku
wyodrębnienia
z
Wydziału
Geodezji
i
Gospodarki
Nieruchomościami
komórki
organizacyjnej Powiatowy Ośrodek Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej,
2) stosowanie nazwy Powiatowy Ośrodek Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej
w wydanych dokumentach formalnych, np. Upoważnieniach Starosty, Zakresach czynności,
uprawnień i odpowiedzialności, w pieczęci wpływu stosowanej na wpływających
dokumentach związanych ze zgłaszanymi pracami geodezyjnymi, np. Zgłoszeniach prac
geodezyjnych, Zawiadomieniach o wykonaniu zgłoszonych prac geodezyjnych, itp.,
w dokumentach wystawianych w procesie obsługi zgłoszonych prac geodezyjnych,
4
WG-S.431.6.2015
WG-IV.431.7.2015
np. w Licencjach, Protokołach weryfikacji, itp., jak również w klauzulach określonych
w Załącznikach nr 3, nr 4 i nr 5 do rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji
z dnia 5 września 2013 r. w sprawie organizacji i trybu prowadzenia państwowego zasobu
geodezyjnego i kartograficznego.8
1.3.
Dokumenty wewnętrzne regulujące tryb i obieg dokumentacji dotyczącej obsługi
zgłoszeń prac geodezyjnych lub prac kartograficznych oraz przekazywania materiałów
i informacji powstałych w wyniku tych prac do państwowego zasobu.
Pan Stanisław Karczmarski Kierownik Powiatowego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej
i Kartograficznej - Zastępca Kierownika Wydziału Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami
w piśmie z dnia 31 lipca 2015 r. /akta kontroli karta nr 10-13/ stanowiącym odpowiedź na pismo
zespołu kontrolującego z dnia 15 lipca 2015 r. /akta kontroli karta nr 7-9/, udzielił szczegółowych
informacji dotyczących funkcjonowania jednostki kontrolowanej w zakresie trybu i obiegu
dokumentacji dotyczącej obsługi zgłoszeń prac geodezyjnych oraz przekazywania materiałów
i informacji powstałych w wyniku tych prac do państwowego zasobu.
Jak wynika z ww. pisma z dnia 31 lipca 2015 r. oraz ustaleń zespołu kontrolującego,
w jednostce kontrolowanej nie zostały wydane zarządzenia i inne dokumenty regulujące zasady
prowadzenia powiatowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego.
1.4.
Zasoby pracownicze realizujące zadania administracji rządowej objęte kontrolą.
Jak wynika z ww. pisma z dnia 31 lipca 2015 r. Pana Stanisława Karczmarskiego Kierownika
PODGiK - Zastępcy Kierownika WGiGN /akta kontroli karta nr 10-13/ zatrudnionego
na ww. stanowisku od dnia 1 grudnia 2008 r. /akta kontroli karta nr 39-42/ oraz przedłożonych
na potrzeby kontroli Zakresów czynności, uprawnień i odpowiedzialności /akta kontroli karta
nr 43-65/, 10 pracowników „Powiatowego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej
w Wydziale Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami” realizowało czynności w procesie obsługi
zgłoszeń prac geodezyjnych – co ilustruje poniższa Tabela nr 1.
Czynność
Pracownik
wykonujący
czynność – wg
zestawienia sporz.
przez Kierownika
PODGiK
Data złożenia
podpisu przez
Starostę pod
Zakresem
czynności
sporz. przed
12.07.2014
Data odbioru
zakresu
czynności
sporz. przed
12.07.2014
Czynność w
zakresie
czynności
sporz. przed
12.07.2014
(tak / nie)
Data złożenia
podpisu przez
Starostę pod
Zakresem
czynności
sporz. po
12.07.2014
Data odbioru
zakresu
czynności
sporz. po
12.07.2014
Czynność w
zakresie
czynności
sporz. po
12.07.2014
(tak / nie)
przyjmowanie
zgłoszeń
1. Sebastian Cibor referent
2. Małgorzata
Zadrużna - pomoc
administracyjna
nie dotyczy
nie dotyczy
nie dotyczy
1. 18.06.2015
2. brak daty
1. 18.06.2015
2. 14.07.2014
1. nie
2. nie
nadawanie
Identyfikatora
zgłoszeniom
1. Sebastian Cibor
– referent
2. Małgorzata
Zadrużna – pomoc
administracyjna
8
nie dotyczy
nie dotyczy
nie dotyczy
1. 18.06.2015
2. brak daty
1. 18.06.2015
2. 14.07.2014
1. nie
(współudział w
prowadzeniu
zbioru danych
w systemie
Dz. U. z 2013 r. poz. 1183
5
WG-S.431.6.2015
WG-IV.431.7.2015
Ośrodek)
2. nie
prowadzenie
rejestru
zgłoszeń
Teresa
Piwowarczyk podinspektor
uzgadnianie z
wykonawcą
listy mat.
zasobu
niezbędnych
do wyk. prac
przygotowanie
kopii
materiałów
zasobu na
potrzeby
realizacji prac
1. Teresa
Piwowarczyk podinspektor
2. Małgorzata
Zadrużna – pomoc
administracyjna
1. Teresa
Piwowarczyk podinspektor
2. Małgorzata
Zadrużna – pomoc
administracyjna
1. Teresa
Piwowarczyk podinspektor
2. Małgorzata
Zadrużna – pomoc
administracyjna
brak ww.
czynności w
oświadczeniu
1. Teresa
Piwowarczyk podinspektor
2. Małgorzata
Zadrużna – pomoc
administracyjna
naliczanie
opłat
wystawianie
DOO
wydawanie
Licencji
wydawanie /
przygotowanie
decyzji dot.
opłat za mat.
udostępniane
przyjmowanie
zawiadomień
wraz z
dokument.
zasilenie baz
numerycznych
- wstępna
weryfikacja
przekazywany
ch zbiorów
danych
weryfikacja
dokumentacji
wynikowej
przyjmowanie
dokumentacji
do zasobu i
ewidencjonow
mat. zasobu
przyjmowanie
wniosków o
uwierzytelnien
ie
uwierzytelnian
ie dokum. i
wydawanie
dokum.
uwierzytelnion
ych
przygotowanie
decyzji dot.
odmowy
przyjęcia
dokum. do zas.
brak daty
1. brak daty
14.05.2013
1. 14.05.2013
tak
(prowadzenie
bieżącej ewid.
zgłoszeń)
1. tak
(opracowyw. i
wydawanie
wytycznych do
wyk. prac)
2. nie przedł.
1. brak daty
1. 14.05.2013
1. tak
(wydawanie inf.
i dokum. wyk.)
1. brak daty
.
1. 14.05.2013
.
1. tak
(wystawianie
rachunków)
.
nie przedł.
nie przedł.
nie przedł.
1. nie przedł.
2. 14.07.2014
1. nie przedł.
2. tak
(opracowyw. i
wydawanie
wytycznych do
wyk. prac )
1. nie przedł.
2. brak daty
1. nie przedł.
2. 14.07.2014
1. nie przedł.
2. tak
(wydawanie
inf. i dokum.
zgłaszającemu)
1. nie przedł.
2. brak daty
1. nie przedł.
2. 14.07.2014
1. nie przedł.
2. nie
1. nie przedł.
2. brak daty
brak ww.
czynności w
zakr. czynn.
1. brak daty
.
1. 14.05.2013
1. nie
.
1. nie przedł.
2. brak daty
1. nie przedł.
2. 14.07.2014
brak ww.
czynności w
zakresach
czynności
brak ww.
czynności w
oświadczeniu
1. Renata Kukla –
młodszy referent
1. Maria
Muszyńska –
referent
(2. Małgorzata
Zadrużna - pomoc
amin. – wyszczeg.
w prot. weryfik.)
1. nie przedł.
2. nie
1. 18.02.2008
1. 03.04.2014
1. 18.02.2008
1. tak
1. 03.04.2014
1. tak
(współudział w
kontroli
opracowań)
1. nie przedł.
1. nie przedł.
1. nie przedł.
1. nie przedł.
(2. brak daty)
1. nie przedł.
(2.14.07.2014)
1. nie przedł.
(2. nie)
1. nie przedł.
2. nie przedł.
1. nie przedł.
2. nie przedł.
1. nie przedł.
2. nie przedł.
1. Stanisław
Karczmarski –
Kier. PODGiK
2. Danuta WeredaIndyka – poinsp.
1. brak daty
2. brak daty
1. 05.12.2008
2. 15.01.2009
1. tak
(kontrolowanie
opracowań)
2. tak
(współudział w
kontroli)
1. Danuta WeredaIndyka poinspektor
1. brak daty
1. 15.01.2009
1. tak
(współudział w
ewidencji mat.)
1. nie przedł.
1. nie przedł.
1. nie przedł.
1. Renata Kukla –
młodszy referent
1. 18.02.2008
1. 18.02.2008
1. nie
1. nie przedł.
1. nie przedł.
1. nie przedł.
1. Stanisław
Karczmarski –
Kierownik
PODGiK
2. Danuta WeredaIndyka – poinsp.
1. brak daty
2. brak daty
1. 05.12.2008
2. 15.01.2009
1. nie
2. nie
1. nie przedł.
2. nie przedł.
1. nie przedł.
2. nie przedł.
1. nie przedł.
2. nie przedł.
1. Stanisław
Karczmarski –
Kierownik
PODGiK
1. brak daty
1. 05.12.2008
1. nie
1. nie przedł.
1. nie przedł.
1. nie przedł.
6
WG-S.431.6.2015
WG-IV.431.7.2015
Jadwiga Izdebska –
podinspektor
Katarzyna
Chojecka – pomoc
administracyjna
Monika Kozak –
pomoc
administracyjna
1.03.04.2014
1.03.04.2014
pracownik nie
wyszcz. w zest.
1. nie przedł.
1. nie przedł.
nie dotyczy
nie dotyczy
nie dotyczy
1. brak daty
1. 01.09.2014
nie dotyczy
nie dotyczy
nie dotyczy
1. 18.06.2015
1. 18.06.2015
pracownik nie
wyszcz. w
zest.
pracownik nie
wyszcz. w
zestawieniu pr.
pracownik nie
wyszcz. w
zestawieniu pr.
Analiza przedłożonych Zakresów czynności wykazała:
1) brak dat sporządzenia Zakresów czynności – w połowie przypadków Zakresy czynności
zawierały podpis Starosty wraz z datą złożenia podpisu, wszystkie Zakresy czynności
zawierały podpisy pracowników wraz z datą odbioru,
2) nie dostosowanie Zakresów czynności do znowelizowanej ustawy Pgik.
1.5. Wydane przez organ administracji geodezyjnej i kartograficznej dla pracowników
upoważnienia do załatwiania spraw w imieniu organu w ustalonym zakresie czynności.
Zestawienie przedłożonych na potrzeby kontroli Upoważnień Organu do załatwiania spraw
w imieniu Organu /akta kontroli karta nr 43-65/ wydanych, na podstawie art. 38 ust. 2 ustawy
z dnia 5 czerwca 1998 r. O samorządzie powiatowym9, dla 6 pracowników Wydziału Geodezji
i Gospodarki Nieruchomościami realizujących czynności związane z obsługą zgłoszonych prac
geodezyjnych oraz zgodność z Zakresami czynności, uprawnień i odpowiedzialności, ilustruje
Tabela nr 2
Czynność
wykonywana –
Imię i nazwisko,
Data
wg
l
stanowisko pracownika
wydania
Określenie czynności w
zestawienia
p upoważnionego przez
Upoważnieni
Zakresie czynności
sporz. przez
Organ
a
Kierownika
PODGiK
(tak / nie)
Upoważnienie do podpisywania informacji o posiadanym zasobie, sposobach jego wykorzystania i udostępniania
nadzór nad
ewidencjonowaniem,
Stanisław Karczmarski –
05.12.200
1
14.07.2014
tak
przechowywaniem,
nie
Kier. PODGiK
8
wypożyczaniem,
zabezpieczaniem zasobu
współudział w wydawaniu
Danuta Wereda-Indyka –
15.01.200
2
14.07.2014
tak
dokumentów i informacji
nie
poinspektor
9
wykonawcy
Teresa Piwowarczyk –
14.05.201
wydawanie dokumentów i inf.
3
14.07.2014
tak
tak
podinspektor
3
wyk.
Maria Muszyńska –
03.04.201
wydawanie dokumentów i inf.
4
14.07.2014
tak
nie
referent
4
wyk.
Upoważnienie do podpisywania wypisów z rejestrów i kartotek z operatu ewidencyjnego wydawanym wykonawcom
zgłoszonych prac geodezyjnych
czynność nie
Stanisław Karczmarski –
05.12.200
brak czynności w Zakresie
1
14.07.2014
nie
wyszczeg. w
Kierownik PODGiK
8
czynności
Data
sporz. lub
odbioru
Zakresu
czynności,
uprawnień
i odpow.
9
Czynno
ść w
Zakresi
e
czynnoś
ci (tak /
nie)
Dz. U. z 2013 r. poz. 595 z późn. zm.
7
WG-S.431.6.2015
WG-IV.431.7.2015
2
Teresa Piwowarczyk –
podinspektor
14.07.2014
14.05.201
3
tak
wydawanie dokumentów i
informacji wykonawcy
3
Renata Kukla – młodszy
referent
14.07.2014
18.02.200
8
tak
wydawanie dokumentów i
informacji wykonawcy
4
Małgorzata Zadrużna pomoc administracyjna
14.07.2014
14.07.201
4
tak
wydawanie dokumentów i
informacji wykonawcy
zest.
czynność nie
wyszczeg. w
zest.
czynność nie
wyszczeg. w
zest.
czynność nie
wyszczeg. w
zest.
Upoważnienie do podpisywania wytycznych do wykonania zgłoszonych robót
czynność nie
wyszczeg. w
zest.
czynność nie
Danuta Wereda-Indyka –
15.01.200
współudział w opracowaniu
2
14.07.2014
tak
wyszczeg. w
poinspektor
9
wytycznych
zest.
czynność nie
Teresa Piwowarczyk 14.05.201
współudział w opracowaniu
3
14.07.2014
tak
wyszczeg. w
podinspektor
3
wytycznych
zest.
czynność nie
Maria Muszyńska –
03.04.201
opracowanie i wydawanie
4
14.07.2014
tak
wyszczeg. w
referent
4
wytycznych
zest.
Upoważnienie do podpisywania pod stosownymi klauzulami na dokumentach udostępnianych z państwowego
zasobu / za wyjątkiem klauzuli zawartej w załączniku nr 5 do rozporządzenia w sprawie prowadzenia zasobu
nadzór nad
ewidencjonowaniem,
Stanisław Karczmarski –
05.12.200
1
14.07.2014
tak
przechowywaniem,
nie
Kierownik PODGiK
8
wypożycz., zabezpieczaniem
zasobu
współudział w wydawaniu
Danuta Wereda-Indyka –
15.01.200
2
14.07.2014
tak
dokumentów i informacji
nie
poinspektor
9
wykonawcy
Teresa Piwowarczyk 14.05.201
wydawanie dokumentów i
3
14.07.2014
tak
tak
podinspektor
3
informacji wykonawcy
Renata Kukla – młodszy
18.02.200
wydawanie dokumentów i
4
14.07.2014
tak
nie
referent
8
informacji wykonawcy
Maria Muszyńska –
03.04.201
wydawanie dokumentów i
5
14.07.2014
tak
nie
referent
4
informacji wykonawcy
Małgorzata Zadrużna 14.07.201
wydawanie dokumentów i
6
14.07.2014
tak
tak
pomoc administracyjna
4
informacji wykonawcy
Upoważnienie do podpisywania wydawanych licencji udostępnianych materiałów
Danuta Wereda-Indyka –
15.01.200
brak czynności w Zakresie
1
14.07.2014
nie
nie
poinspektor
9
czynności
Teresa Piwowarczyk 14.05.201
brak czynności w Zakresie
2
14.07.2014
nie
tak
podinspektor
3
czynności
Renata Kukla – młodszy
18.02.200
brak czynności w Zakresie
3
14.07.2014
nie
nie
referent
8
czynności
Maria Muszyńska –
03.04.201
brak czynności w Zakresie
4
14.07.2014
nie
nie
referent
4
czynności
Małgorzata Zadrużna 14.07.201
brak czynności w Zakresie
5
14.07.2014
nie
tak
pomoc administracyjna
4
czynności
Upoważnienie do podpisywania Dokumentu Obliczenia Opłaty w Wydziale Geodezji i Gospodarki
Nieruchomościami
Stanisław Karczmarski –
05.12.200
1
14.07.2014
tak
wystawianie faktur
nie
Kierownik PODGiK
8
Danuta Wereda-Indyka –
15.01.200
2
14.07.2014
tak
wystawianie faktur
nie
podinspektor
9
3 Teresa Piwowarczyk 14.07.2014
14.05.201 tak
wystawianie rachunków
tak
1
Stanisław Karczmarski –
Kier. PODGiK
14.07.2014
05.12.200
8
tak
opracowanie wytycznych
8
WG-S.431.6.2015
WG-IV.431.7.2015
podinspektor
3
Renata Kukla – młodszy
18.02.200
brak czynności w Zakresie
4
14.07.2014
nie
nie
referent
8
czynności
Maria Muszyńska –
03.04.201
5
14.07.2014
tak
wystawianie rachunków
nie
referent
4
Małgorzata Zadrużna 14.07.201
brak czynności w Zakresie
6
14.07.2014
nie
tak
pomoc administracyjna
4
czynności
Upoważnienie do podpisywania pod stosownymi klauzulami na dokumentach wpisanych do ewidencji materiałów
zasobu
nadawanie klauzul
Stanisław Karczmarski –
05.12.200
1
14.07.2014
tak
potwierdzających włączenie
nie
Kierownik PODGiK
8
opracowań do zasobu
współudział w ewidencji
Danuta Wereda-Indyka –
15.01.200
materiałów przekazywanych
2
14.07.2014
tak
tak
poinspektor
9
do zasobu
współudział w ewidencji
Maria Muszyńska –
03.04.201
3
14.07.2014
tak
materiałów przekazywanych
nie
referent
4
do zasobu
Upoważnienie do podpisywania udostępnianych materiałów zasobu ich uwierzytelnianie
Stanisław Karczmarski –
05.12.200
brak czynności w Zakresie
1
14.07.2014
nie
tak
Kierownik PODGiK
8
czynności
Danuta Wereda-Indyka –
15.01.200
brak czynności w Zakresie
2
14.07.2014
nie
tak
poinspektor
9
czynności
Maria Muszyńska –
03.04.201
brak czynności w Zakresie
3
14.07.2014
nie
nie
referent
4
czynności
Analiza przedłożonych dokumentów wykazała:
1) brak spójności zapisów pomiędzy Upoważnieniami wydanymi przez Organ, Zakresami
czynności, uprawnień i odpowiedzialności, a faktycznie wykonywanymi czynnościami
przez pracowników realizujących zadania objęte kontrolą,
2) Upoważnienia do realizacji zadań związanych z prowadzeniem powiatowego zasobu
geodezyjnego i kartograficznego zostały wydane wyłącznie na podstawie art. 38 ust. 2
ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. O samorządzie powiatowym10.
W trakcie kontroli przedłożono upoważnienia wydane na podstawie art. 37 ustawy z dnia
29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych11 do przetwarzania danych osobowych dla
10 pracowników Wydziału Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami realizujących zadania
związane z prowadzeniem powiatowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego w zakresie
objętym kontrolą. Zestawienie przedłożonych upoważnień ilustruje Tabela nr 3 /akta kontroli karta
nr 66-78/
lp
1
10
11
Imię nazwisko,
stanowisko
Stanisław
Karczmarski –
Data
wydania
upoważnieni
a
1)
15.09.2009
Nr
upoważ
nienia
1) 54/09
2) 59/11
Organ wydający
upoważnienie
1) i 2) Sekretarz
Starostwa
Upoważnienie do przetwarzania danych
osobowych w zbiorze informatycznym:
1) OŚRODEK, EWOPIS
2) EDICTA
Dz. U. z 2013 r. poz. 595 z późn. zm.
Dz. U. z 2002 r. poz. 926 z późn. zm. i Dz. U. z 2014 r. poz.1182 z późn. zm.
9
WG-S.431.6.2015
WG-IV.431.7.2015
Kier. PODGiK
Danuta WeredaIndyka –
poinspektor
Teresa
Piwowarczyk podinspektor
2
2)
03.03.2011
Powiatowego w
Siedlcach
Sekretarz Starostwa
Powiatowego w
Siedlcach
Sekretarz Starostwa
Powiatowego w
Siedlcach
Sekretarz Starostwa
Powiatowego w
Siedlcach
15.09.2009
58/09
15.09.2009
56/09
15.09.2009
57/09
09.11.2012
63/12
Starosta Siedlecki
OŚRODEK, EWOPIS
15.09.2009
59/09
Sekretarz Starostwa
Powiatowego w
Siedlcach
OŚRODEK, EWOPIS
7
Jadwiga
Izdebska –
podinspektor
1)
16.05.2012
2)
09.05.2013
1) 27/12
2) 18/13
1) w/z Starosty
Wicestarosta
2) Starosta Siedlecki
8
Sebastian Cibor
– referent
01.07.2015
40/2015
Starosta Siedlecki
9
Katarzyna
Chojecka –
pomoc aministr.
1)
01.09.2014
2)
07.01.2015
1) 36/14
2) 1/15
1) i 2) Starosta
Siedlecki
1) i 2) w Systemie Zarządzania
Zasobem Geod. w sposób tradycyjny i
w syst. OŚRODEK
10
Monika Kozak –
pomoc administr.
Starosta Siedlecki
w Systemie Zarządzania Zasobem
Geod. w sposób tradycyjny i w syst.
OŚRODEK, w EGiB w sposób
tradycyjny i w syst. EWOPIS
3
Renata Kukla –
młodszy referent
4
Maria
Muszyńska –
referent
Małgorzata
Zadrużna pomoc administr.
5
6
1.6.
01.07.2015
39/2015
OŚRODEK, EWOPIS
OŚRODEK, EWOPIS
OŚRODEK, EWOPIS
1) dla gminy Zbuczyn: OŚRODEK,
EWOPIS, EDICTA, REJESTR CEN,
EWMAPA
2) OŚRODEK
w Systemie Zarządzania Zasobem
Geod. w sposób tradycyjny i w syst.
OŚRODEK, w EGiB w sposób
tradycyjny i w syst. EWOPIS
Infrastruktura (techniczna/informatyczna/programowa) wspomagająca prowadzenie
powiatowej części państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego.
Z ww. pisma Pana Stanisława Kaczmarskiego Kierownika PODGiK - Zastępcy Kierownika
WGiGN z dnia 31 lipca 2015 r. /akta kontroli karta nr 10-13/ oraz przedłożonych na potrzeby
kontroli licencji oprogramowań /akta kontroli karta nr 79-82/ wynika, iż infrastrukturę
wspomagającą prowadzenie państwowego zasobu stanowią:

aplikacja OŚRODEK 8.17 (licencja bezterminowa z dnia 19.12.2013 r.) - przyjmowanie
zgłoszeń, prowadzenie rejestru zgłoszeń, naliczanie opłat i sporządzanie Dokumentów
Obliczania Opłaty (DOO), udostępnianie materiałów, ewidencjonowanie pzgik,

EWMAPA v. FB 11.20 (licencja bezterminowa z dnia 20.08.2013 r.) - udostępnianie danych
graficznych zgromadzonych w powiatowych bazach danych,

BANK OSNÓW v. 3 (licencja bezterminowa z dnia 4.11.2014 r.) - prowadzenie baz danych,

EWOPIS 6.14 (licencja bezterminowa z dnia 4.11.2014 r.) - prowadzenie części opisowej bazy
danych ewidencji gruntów i budynków,
10
WG-S.431.6.2015
WG-IV.431.7.2015

ww. aplikacje tworzą zintegrowany system powiatowej baz danych.
2.
Ustalenia szczegółowe.
2.1.
Procedura obsługi zgłoszonych prac geodezyjnych i kartograficznych przez podgik
- w okresie od dnia 1 stycznia do dnia 11 lipca 2014 r.
2.2.
Procedura
przyjmowania
dokumentacji
wynikowej
do
powiatowego
zasobu
geodezyjnego i kartograficznego - w okresie od dnia 1 stycznia 2014 r. do dnia 11 lipca 2014 r.
2.3.
Przekazywanie materiałów i informacji, powstałych w wyniku prac geodezyjnych
do zasobu, a wykonawcy w części przeznaczonej dla zamawiającego – wykonawcy - w okresie
od dnia 1 stycznia 2014 r. do dnia 11 lipca 2014 r.
Odstąpiono od kontroli obejmującej zagadnienia pkt 2.1., pkt 2.2., pkt 2.3., z uwagi
na wymienioną powyżej kontrolę problemową nr WG-S.431.7.2014 przeprowadzoną w dniach
od 23 czerwca 2014 r. do 18 lipca 2014 r., dotyczącą ww. zagadnień.
3.1
Procedura obsługi zgłoszeń prac geodezyjnych lub prac kartograficznych przez
powiatowy ośrodek w okresie od dnia 12 lipca do dnia 31 grudnia 2014 r.
3.1.1 Przyjmowanie zgłoszeń prac geodezyjnych i kartograficznych.
Z ww. pisma Pana Stanisława Karczmarskiego Kierownika PODGiK - Zastępcy Kierownika
WGiGN z dnia 31 lipca 2015 r. /akta kontroli karta nr 10-13/ oraz wyników kontroli zawartych
w Załączniku nr 2 „Poprawność treści zgłoszeń prac geodezyjnych” /akta kontroli karta nr 91-94/,
przekazanym Panu Kierownikowi PODGiK i podpisanym w dniu 31 lipca 2015 r., wynika, iż:
a) zgłoszenia prac geodezyjnych przyjmowane były w formie papierowej, bezpośrednio przez
pracowników Wydziału Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami realizujących czynności
związane z obsługą zgłoszeń prac geodezyjnych, w siedzibie w Siedlcach Skwer
Niepodległości 2 mieszczącej się poza siedzibą Starostwa Powiatowego w Siedlcach przy
ul. Piłsudskiego 40 i opatrywane były pieczęcią wpływu „STAROSTWO POWIATOWE
w
SIEDLCACH
Wydział
Geodezji
i
Gospodarki
Nieruchomościami
PODGiK
…”
tj. pieczęcią wpływu do Powiatowego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej
– komórki organizacyjnej nie wyodrębnionej w strukturze Starostwa,
b) Identyfikator zgłoszenia prac geodezyjnych nadawany był w dniu przyjęcia zgłoszenia
w programie OŚRODEK 8.17 zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia
18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt
oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych12 i oznaczany
był symbolem „6640.X-nr zgłoszenia.2014”,
c) kontrola poprawności sporządzenia 50 zgłoszeń prac geodezyjnych wykazała, iż:
12
Dz. U. z 2011 r. Nr 14 poz. 67
11
WG-S.431.6.2015
WG-IV.431.7.2015

przyjęte zgłoszenia sporządzone były na formularzach zgodnych z wzorem określonym
w Załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 8 lipca 2014
w sprawie formularzy dotyczących zgłaszania prac geodezyjnych i prac kartograficznych,
zawiadomienia o wykonaniu tych prac oraz przekazywania ich wyników do państwowego
zasobu geodezyjnego i kartograficznego13,

przyjęte zgłoszenia nie zawierały wszystkich informacji, do podania których zobowiązany
był
podmiot
zgłaszający
pracę
lub
zawierały
informacje
nieprawidłowe,
tj.:
w 50 zgłoszeniach jako „Adresat zgłoszenia - nazwa i adres organu prowadzącego pzgik”
wpisano „Powiatowy Ośrodek Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Siedlcach
08-110 SIEDLCE Skwer Niepodległości 2” (komórka nie wyodrębniona w strukturze
Starostwa) - niezgodnie z art. 7d. ust. 1 ustawy Pzgik, wg którego, do zadań Starosty należy
prowadzenie państwowego zasobu, w 6 zgłoszeniach stwierdzono brak oznaczenia rodzaju
zgłoszenia: pierwotne/uzupełniające; w 17 zgłoszeniach w rubryce „Imię i nazwisko/Nazwa
wykonawcy prac geodezyjnych” zamieszczona była pieczątka wykonawcy, w tym
w 2 zgłoszeniach na pieczątce nie był podany „Adres miejsca zamieszkania/siedziby
wykonawcy”; w 23 zgłoszeniach stwierdzono niepełne „Dane identyfikujące osoby, którym
przedsiębiorca lub kierownik jednostki organizacyjnej powierzył samodzielne wykonanie
czynności składających się na zgłaszane prace geodezyjne lub funkcję kierownika tych
prac”, w tym w 1 zgłoszeniu brak numeru uprawnień zawodowych, w 4 zgłoszeniach brak
zakresu uprawnień zawodowych, w 15 zgłoszeniach brak zakresu powierzonych czynności;
w 5 zgłoszeniach uzupełniających nie był oznaczony „Podmiot, na zamówienie którego
realizowane będą zgłaszane prace geodezyjne”; w 7 zgłoszeniach „Dane określające
położenie obszaru/obszarów, które będą objęte zgłaszanymi pracami geodezyjnymi” były
niepełne, tj. nie był oznaczony „Sposób określenia położenia obszaru”; w 4 zgłoszeniach
stwierdzono brak podpisu wykonawcy prac geodezyjnych,
d) zgłoszenia prac geodezyjnych z licencją, oraz DOO, przechowywane są w segregatorach,
według numeru Identyfikatora zgłoszenia.
3.1.2
Rejestr zgłoszeń prac geodezyjnych lub prac kartograficznych.
Zespół kontrolujący ustalił, iż nie wszystkie dane składające się na treść Rejestru Zgłoszeń
określonego w § 8 pkt 1-14 rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia
5 września 2013 r. w sprawie organizacji i trybu prowadzenia państwowego zasobu geodezyjnego
i kartograficznego14 były rejestrowane w systemie OŚRODEK 8.
13
14
Dz. U. z 2014 r. poz. 924
Dz. U. z 2013 r. poz. 1183
12
WG-S.431.6.2015
WG-IV.431.7.2015
3.1.3 Dane statystyczne odnośnie ilości zarejestrowanych zgłoszeń prac geodezyjnych
lub prac kartograficznych.
a) Z zestawień prac geodezyjnych sporządzonych w dniu 24 lipca 2015 r. przez pracownika
upoważnionego do wykonania ww. czynności /akta kontroli karta nr 83-86/ wynika, iż od dnia
12 lipca 2014 r. do dnia 31 grudnia 2014 r. zostało zgłoszonych 1681 prac (1877 prac - wg
zestawienia prac z podziałem na asortymenty), w tym 1476 prac geodezyjnych (1655-wg
zestawienia prac z podziałem na asortymenty) zostało zakończonych do 31 grudnia 2014 r.
b) z Załącznika nr 1 „Dane statystyczne – cel pracy geodezyjnej” /akta kontroli karta nr 88-90/
sporządzonego przez zespół kontrolujący na podstawie ww. zestawień, przekazanego
Panu Kierownikowi PODGiK i podpisanego w dniu 31 lipca 2015 r., wynika, iż prace
geodezyjne rejestrowane były niezgodnie z Katalogiem Obiektów Klasa: PZG_CelPracy
do rozporządzenia w sprawie organizacji i trybu prowadzenia zasobu; liczba oraz udział
procentowy prac w poszczególnych celach nie był możliwy do jednoznacznego wyliczenia.
3.1.4 Kontrola obsługi zgłoszeń prac geodezyjnych lub prac kartograficznych.
Z ww. pisma Pana Stanisława Karczmarskiego Kierownika PODGiK - Zastępcy Kierownika
WGiGN z dnia 31 lipca 2015 r. /akta kontroli karta nr 10-13/ oraz wyników kontroli obsługi
50 zgłoszeń prac geodezyjnych - zawartych w Załączniku nr 6 „Terminowość uzgadniania listy
materiałów zasobu” i Załączniku nr 7 „Poprawność sporządzenia Dokumentu Obliczenia Opłaty
i Licencji” /akta kontroli karta nr 105-108, 109-112/, przekazanych Panu Stanisławowi
Karczmarskiemu Kierownikowi PODGiK i podpisanych w dniu 31 lipca 2015 r., wynika, iż:
a) w okresie objętym kontrolą uzgadnianie przez Organ z wykonawcą prac listy materiałów
niezbędnych do wykonania zgłoszonej pracy nie było dokumentowane w formie odrębnego
dokumentu, w przypadku 22 zgłoszeń podpis złożony przez wykonawcę pod „Wytycznymi
do zgłoszenia” zawierającymi między innymi informacje o materiałach zasobu (tj. mapie
zasadniczej, podstawowym operacie ewidencyjnym – do wykorzystania na miejscu, operatach
do celów prawnych, osnowie geodezyjnej) świadczył o dokonaniu „uzgodnienia listy
materiałów” – pisemne dokumentowanie uzgodnień listy materiałów rozpoczęto podczas
niniejszej kontroli; eksport danych z baz numerycznych realizowano w formacie plików
tekstowych z programów: EWMAPA FB 11.20, EWOPIS 6.14, BANK OSNÓW 3;
b) art. 12 ust. 3 ustawy Pgik nie był w pełni przestrzegany:

w 15 z 22 przypadków dla których dokonano ww. „uzgodnienie listy materiałów”,
uzgodnienie zostało zrealizowane z przekroczeniem terminu 10 dni roboczych,

w 28 przypadkach brak było możliwości wyliczenia terminu uzgodnienia materiałów
w związku z brakiem udokumentowania uzgodnienia z wykonawcą listy materiałów zasobu,
13
WG-S.431.6.2015
WG-IV.431.7.2015
c) Dokumenty Obliczenia Opłaty za materiały udostępniane, skontrolowane w ilości 51 sztuk,
zostały sporządzone w dniu przygotowania kopii materiałów zasobu,
d) Dokumenty Obliczenia Opłaty za materiały udostępniane, skontrolowane w ilości 51 sztuk:

sporządzone były na formularzu zgodnym ze wzorem określonym w Załączniku Nr 9
do rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 9 lipca 2014 r. w sprawie
udostępniania
materiałów
państwowego
zasobu
geodezyjnego
i kartograficznego,
wydawania licencji oraz wzoru Dokumentu Obliczenia Opłaty15,

zawierały jako nazwę i adres organu lub jednostki organizacyjnej, która w imieniu organu
prowadzi państwowy zasób: „POWIAT SIEDLECKI, Powiatowy Ośrodek Dokumentacji
Geodezyjnej i Kartograficznej, Skwer Niepodległości 2, 08-110 Siedlce”,
e) opłaty za udostępniane wykonawcom prac kopie materiałów zasobu wnoszone były przez
wykonawców w kasie Starostwa lub przelewem na konto bankowe,
f) kopie materiałów zasobu wydawane były wykonawcom prac geodezyjnych po okazaniu
dowodu zapłaty lub po okazaniu potwierdzenia przelewu,
g) Licencje sporządzane były w dniu przygotowania kopii materiałów zasobu,
h) numery Licencji były nadawane zgodnie z § 2 ust. 2 pkt 1, pkt 2, pkt 3 lit. c
rozporządzenia w sprawie udostępniania materiałów państwowego zasobu, np. „Licencja
nr 6640.2573.2014_1426_K05”,
i) terminowość wydania Licencji i zgodność sporządzenia z wzorem:

tryb i terminowość wydawania licencji opisano w pkt 3.1.4.g.,

kontrola 51 Licencji wykazała, iż: 27 Licencji zostało sporządzonych zgodnie
z „Wzorem licencji upoważniającej wykonawcę prac geodezyjnych do wykorzystywania
udostępnionych materiałów zasobu w pracach geodezyjnych objętych obowiązkiem
zgłoszenia” określonym w Załączniku nr 7 do rozporządzenia w sprawie udostępniania
materiałów
państwowego
zasobu,
24
Licencje
zostały
sporządzone
niezgodnie
z ww. Załącznikiem nr 7, tj. w formularzach licencji zamieszczony był dodatkowo
pkt 5. „Nie narusza licencji udostępnianie materiałów zasobu przez licencjobiorcę innym
podmiotom dla realizacji celu i w granicach uprawnień określonych w ust. 4” przeniesiony
z Załącznika 6 do ww. rozporządzenia stanowiącego „Wzór licencji określającej zakres
uprawnień licencjobiorcy innego, niż wykonawca prac geodezyjnych i kartograficznych”,

kontrola prawidłowości wypełnienia formularzy Licencji wykazała, iż: jako nazwę organu
wydającego licencję w 27 przypadkach wpisywano „Starosta Siedlecki”, a w 24
15
Dz. U. z 2014 r. poz. 917
14
WG-S.431.6.2015
WG-IV.431.7.2015
przypadkach wpisano „POWIAT SIEDLECKI”. Obszar do którego odnosi się licencja
określany był jako nazwę obrębu i numer działki ewidencyjnej. W 24 licencjach nie
wyszczególniono
identyfikatorów
punktów
osnowy
geodezyjnej
jak
również
identyfikatorów punktów granicznych. W treści licencji w pkt 4. zamieszczano zapis, iż
zgłoszenie prac geodezyjnych zostało złożone w „Powiatowym Ośrodku Dokumentacji
Geodezyjnej Kartograficznej w Siedlcach” tj. komórce nie wyodrębnionej w strukturze
Starostwa, bądź nie zostało określone miejsce złożenia zgłoszenia prac geodezyjnych,
j) klauzula stosowana na kopiach materiałów zasobu udostępnianych w formie papierowej
/akta kontroli karta nr 87/ była zgodna z „Wzorem klauzuli, którą opatruje się materiał zasobu,
w tym kopie dokumentów, które wchodzą w skład operatów technicznych wpisanych
do ewidencji materiałów zasobu” określonym w Załączniku nr 4 do ww. rozporządzenia
w sprawie prowadzenia zasobu, z uchybieniem polegającym na zamieszczeniu nieprawidłowej
nazwy organu prowadzącego państwowy zasób geodezyjny i kartograficzny „Starosta Siedlecki
Powiatowy Ośrodek Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej” jako komórka nie
wyodrębniona w strukturze Starostwa.
3.2.
Procedura przekazywania wyników prac geodezyjnych lub prac kartograficznych
do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego.
3.2.1. Zawiadomienie organu lub jednostki organizacyjnej, która w imieniu organu prowadzi
powiatową część pzgik o zakończeniu zgłoszonych prac geodezyjnych lub kartograficznych.
Z ww. pisma Pana Stanisława Karczmarskiego Kierownika PODGiK - Zastępcy Kierownika
WGiGN z dnia 31 lipca 2015 r. /akta kontroli karta nr 10-13/ oraz wyników kontroli
dokumentów dotyczących 50 przekazanych do państwowego zasobu zbiorów danych i innych
materiałów, zawartych w Załączniku nr 8 „Poprawność sporządzenia zawiadomienia o wykonaniu
zgłoszonych prac geodezyjnych” /akta kontroli karta nr 113-115/, przekazanym Panu Kierownikowi
PODGiK i podpisanym w dniu 31 lipca 2015 r., wynika, iż:
a) „Zawiadomienia o wykonaniu zgłoszonych prac geodezyjnych/kartograficznych” składane były
przez wykonawców prac w postaci papierowej, analogicznie, jak opisano w pkt 3.1.1.a.,
b) na zawiadomieniach stemplowano datę wpływu do jednostki o nazwie „Starostwo Powiatowe
w Siedlcach Wydział Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami PODGiK” jako komórka
organizacyjna nie wyodrębniona w strukturze Starostwa, datę wpływu zawiadomienia
rejestrowano w systemie OŚRODEK 8, w którym prowadzony był Rejestr Zgłoszeń,
c) ilość prac zgłoszonych i zakończonych w okresie od 12.07.2014 do 31.12.2014 (1476 prac)
w stosunku do wytypowanej próby zgłoszonych prac (50 prac) stanowi 3,4%,
d) kontrola poprawności sporządzenia zawiadomień o wykonaniu prac wykazała, iż:
15
WG-S.431.6.2015
WG-IV.431.7.2015

zawiadomienia sporządzone były na formularzu zgodnym z wzorem określonym
w Załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 8 lipca
2014 r. w sprawie formularzy dotyczących zgłaszania prac geodezyjnych i prac
kartograficznych, zawiadomienia o wykonaniu tych prac oraz przekazywania ich wyników
do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego16,

kontrola treści 50 zawiadomień wykazała, iż: w 45 zawiadomieniach jako nazwę organu
prowadzącego państwowy zasób wpisano „Starostwo Powiatowe Powiatowy Ośrodek
Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej … adres” lub „PODGiK w Siedlcach” w 2
zawiadomieniach nie wpisano nazwy organu prowadzącego zasób; w 14 zawiadomieniach
brak Identyfikatora wykonawcy prac geodezyjnych, tj. nr REGON, w tym w 4
zawiadomieniach w miejsce nr REGON wpisano nr NIP; w 19 zawiadomieniach rubryki
dotyczące wykonawcy nie były wypełnione – w ich miejscu wykonawca wstawił pieczęć
firmy;
w
13
w
2
zawiadomieniach
zawiadomieniach
brak
brak
informacji
wykazu
zbioru
o
zakresie
danych
wykonanych
zmodyfikowanych
prac;
lub
zweryfikowanych; w 13 zawiadomieniach nieprawidłowo określony zbiór danych
zmodyfikowanych: ”warstwy modyfikujące”, „plik modyfikujący” lub „plik txt”,
e) „Zawiadomienia o wykonaniu zgłoszonych prac geodezyjnych” przechowywane były w formie
papierowej w segregatorach, wraz z innymi dokumentami dotyczącymi danego zgłoszenia,
f) w skład przekazywanych do PZGiK operatów technicznych wchodziły dokumenty
wyszczególnione w § 71 ust. 2 pkt 1-5 i pkt 7-9 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 9 listopada 2011 r. w sprawie standardów technicznych wykonywania
geodezyjnych pomiarów sytuacyjnych i wysokościowych oraz opracowywania i przekazywania
wyników tych pomiarów do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego17,
oraz pliki tekstowe bądź pliki modyfikujące wg formatu EWMAPA - dla obszaru gdzie
funkcjonuje mapa numeryczna oraz pliki tekstowe z pikietami - dla obszaru gdzie funkcjonuje
mapa hybrydowa,
g) forma przekazywanych dokumentów (papierowa/elektroniczna): wykonawcy przekazywali
zbiory danych i inne materiały w postaci tradycyjnej (papierowej) oraz w postaci dokumentów
elektronicznych podpisanych podpisem kwalifikowanym pocztą elektroniczną,
h) format plików wygenerowanych z roboczej bazy danych – eksportów danych przekazanych
do PZGiK (GML lub inny-uzgodniony z ośrodkiem) - opisano w pkt. 3.2.1.f.
3.2.2 Weryfikacja zbiorów danych oraz innych materiałów przekazywanych do pzgik.
16
17
Dz. U. z 2014 r. poz. 924
Dz. U. z 2011 r. Nr 263 poz.1572
16
WG-S.431.6.2015
WG-IV.431.7.2015
Z ww. pisma Pana Stanisława Karczmarskiego Kierownika PODGiK - Zastępcy Kierownika
WGiGN z dnia 31 lipca 2015 r. /akta kontroli karta nr 10-13/, przedłożonych na potrzeby kontroli
opisanych w pkt 1.4 i pkt 1.5 Upoważnień Starosty Siedleckiego oraz Zakresów czynności,
uprawnień i odpowiedzialności /akta kontroli karta nr 43-65/, jak również wyników kontroli
zawartych w Załączniku nr 4 „Poprawność sporządzenia Protokołów weryfikacji” /akta kontroli
karta nr 99-102/ i Załączniku nr 3 „Terminowość realizacji czynności weryfikacji i terminowość
przyjęcia materiałów do zasobu” /akta kontroli karta nr 95-98/, przekazanych Panu Kierownikowi
PODGiK i podpisanych w dniu 31 lipca 2015 r., wynika, iż:
a) wymóg posiadania przez pracowników realizujących weryfikację dokumentacji stosownych
Upoważnień Starosty do ww. czynności oraz wpisania ww. czynności w Zakresie czynności,
uprawnień i odpowiedzialności nie był w pełni realizowany:

weryfikację zbiorów danych i innych materiałów realizowało w jednostce kontrolowanej:
w zakresie weryfikacji ostatecznej - dwóch pracowników, w zakresie wstępnej weryfikacji
zbiorów danych przy zasilaniu bazy numerycznej - dwóch pracowników,

dla ww. pracowników nie zostały przedłożone na potrzeby kontroli Upoważnienia Organu
do czynności weryfikacji - w upoważnieniach z dnia 14.07.2014 czynność weryfikacji
nie została wyszczególniona (nie zostały przedłożone Upoważnienia Organu sprzed
12.07.2014 – zespół kontrolujący nie mógł ocenić, czy osoby realizujące kontrolę
opracowań przed 12.07.2014 posiadały stosowne upoważnienia do ww. czynności),

czynność „kontrolowanie opracowań” została wyszczególniona wyłącznie w Zakresie
czynności sporządzonym przed 12.07.2014 dla Pana Kierownika PODGiK; w Zakresach
czynności sporządzonych przed 12.07.2014 dla dwóch pracowników wpisany był
„współudział w kontroli” (jedna z ww. osób realizowała kontrolę ostateczną samodzielnie),
w Zakresie czynności z 14.07.2014 sporządzonym dla jednego z pracowników realizujących
weryfikację przy zasileniu bazy czynność weryfikacji nie została wpisana,

w pkt 2 Protokołów weryfikacji wpisywano jako osoby dokonujące weryfikacji: pracownika
realizującego weryfikację ostateczną - który wypełniał formularz protokołu weryfikacji oraz
składał podpis „Z up. Starosty ….” pod protokołem oraz pracownika realizującego
„weryfikację przy zasilaniu bazy” – który nie dokumentował wyników weryfikacji
w protokole i nie składał podpisu pod protokołem,
b) kontrola sposobu dokumentowania wyników weryfikacji, w tym ilości sporządzanych
egzemplarzy „Protokołu weryfikacji” i zgodności z wzorem wykazała, iż:
17
WG-S.431.6.2015
WG-IV.431.7.2015

Protokół weryfikacji dla wykonawcy, w przypadku prac składanych w formie papierowej,
sporządzany był w formie papierowej - drugi egz. protokołu w formie elektronicznej
przechowywany w bazie OŚRODEK 8, w przypadku operatów przekazywanych
elektronicznie
protokół
dla
wykonawcy
podpisany
elektronicznie
przekazywany
był wykonawcy pocztą elektroniczną - drugi egz. elektroniczny w bazie OŚRODEK 8,

formularze Protokołów weryfikacji były sporządzane przez pracowników dokonujących
weryfikacji lub przez wykonawców prac i załączane wraz z przekazywanymi materiałami,

formularze Protokołów weryfikacji sporządzone przez pracowników prowadzących pzgik
były zgodne z Załącznikiem nr 4 do rozporządzenia w sprawie formularzy stanowiącym
„Wzór PROTOKOŁU weryfikacji zbiorów danych oraz innych materiałów przekazywanych
do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego”, z uchybieniem polegającym
na braku podpunktów w postaci cyfr określających poszczególne elementy protokołu,
np. „1. Data przekazania dokumentacji, 2. Osoba dokonująca weryfikacji”; formularze
Protokołów weryfikacji sporządzone przez wykonawców były zgodne z Załącznikiem nr 4,

w treści Protokołów weryfikacji sporządzonych przez wykonawców wpisywane były
obligatoryjnie: nazwa Organu, Identyfikator zgłoszenia pracy geodezyjnej, data przekazania
dokumentacji (tj. sporządzenia protokołu) – w 11 przypadkach różniąca się od daty wpływu
dokumentacji do Starostwa, w tym w 6 przypadkach skorygowana przez weryfikującego,

kontrola prawidłowości wypełnienia formularzy 50 Protokołów weryfikacji wykazała, iż:
w 12 protokołach jako organ prowadzący państwowy zasób wpisano „Starostwo Powiatowe
Powiatowy Ośrodek Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej…” lub „Powiatowy
Ośrodek Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Siedlcach”, która to komórka nie
jest wyodrębniona w strukturze Starostwa. W 36 protokołach nie został wpisany
Identyfikator, tj. nr REGON wykonawcy prac; w 8 protokołach spośród 10 protokołów
w których stwierdzono nieprawidłowości dotyczące pkt 5. - zgodności wykonania pracy
z przepisami prawa geodezyjnego podano wyłącznie nazwę naruszonego przepisu prawa
z pominięciem konkretnego numeru art. lub §; występowały przypadki, iż w pkt 5.
protokołu wpisywano obligatoryjnie „rozp. o EGiB z 2001r.” - również w sytuacji
pozytywnego wyniku weryfikacji, w 1 protokole w pkt 4. dotyczącym kompletności
przekazywanych materiałów oraz w 1 protokole w pkt 5. dotyczącym zgodności
z przepisami nie oznaczono wyniku weryfikacji i nie wyszczególniono braków,

ponowne Protokoły weryfikacji zawierające pozytywny wynik weryfikacji po usunięciu
przez wykonawcę prac nieprawidłowości stwierdzonych w Protokole zawierającym
18
WG-S.431.6.2015
WG-IV.431.7.2015
negatywny wynik weryfikacji nie były sporządzane; wykonawcy prac w Protokole
negatywnym potwierdzali usunięcie usterek wraz z datą i podpisem; pracownik dokonujący
weryfikacji dokumentował pozytywny wynik ponownej weryfikacji w pkt 6. Protokołu
negatywnego poprzez adnotację np.: „zweryfikowano pozytywnie, data, pieczęć, podpis
weryfikującego”, „data, pieczęć i podpis weryfikującego”, itp.,
c) kontrola przestrzegania art. 12b. ust 1 ustawy Pgik, tj. niezwłocznej weryfikacji, na podstawie
50 skontrolowanych dokumentacji, wykazała, iż: weryfikację realizowano w terminie od 0 – do
28 dni roboczych, weryfikację powtórną realizowano w terminie od 0 - do 22 dni roboczych,
d) data weryfikacji zakończonej wynikiem pozytywnym była odnotowywana w rejestrze zgłoszeń,
e) ilość przypadków weryfikacji zbiorów danych oraz innych materiałów przekazywanych
do zasobu zakończonej wynikiem negatywnym: 12 dokumentacji z 50-ciu skontrolowanych,
f) sposób zawiadomienia wykonawcy prac i zwrotu przekazanych zbiorów lub innych materiałów
wraz z negatywnym protokołem weryfikacji: o negatywnym wyniku weryfikacji wykonawca
prac dowiadywał się bezpośrednio podczas wizyty w siedzicie Starostwa (wykonawcy
z powiatu siedleckiego) lub był powiadamiany poprzez wysłanie wiadomości e-mail (głównie
wykonawcy zamiejscowi),
g) terminy zwrotu dokumentacji (ilość dni pomiędzy datą weryfikacji a datą zwrotu dokumentacji
wykonawcy odnotowaną w rejestrze zgłoszeń) nie podlegały ocenie zespołu kontrolującego
z uwagi na fakt, iż jak wynika z ww. oświadczenia, w rejestrze zgłoszeń nie były
odnotowywane daty zwrotu dokumentacji wykonawcy,
h) sposób dokumentowania usunięcia nieprawidłowości w pkt 6. Protokołu „Informacje
dodatkowe”, w którym zgodnie z wyjaśnieniem „**)” do „Wzoru protokołu weryfikacji”
określonego w Załączniku Nr 4 do rozporządzenia w sprawie formularzy, winny być zawarte
informacje o tym, że protokół zawiera wyniki weryfikacji usunięcia nieprawidłowości
stwierdzonych we wcześniejszym protokole weryfikacji: opisano w pkt 3.2.2.b.,
i) w okresie objętym kontrolą, jak wynika z ww. oświadczenia oraz opracowań podlegających
kontroli, nie wpłynęły od wykonawców prac wystąpienia zawierające sprzeciw wobec
nieprawidłowości stwierdzonych w protokole weryfikacji, do czego uprawnia wykonawcę
art. 12b. ust. 7 ustawy Pgik,
j) decyzje administracyjne o odmowie przyjęcia do państwowego zasobu zbiorów danych oraz
innych materiałów (art.12b. ust. 8 ustawy Pgik), w związku z pkt 3.2.2.i., nie były wydawane,
k) sposób przechowywania dokumentów dotyczących weryfikacji zbiorów danych i innych
materiałów: protokoły weryfikacji przechowywane były w operatach technicznych oraz
19
WG-S.431.6.2015
WG-IV.431.7.2015
systemie OŚRODEK 8; dotychczas nie było potrzeby przechowywania wystąpień wykonawców
oraz decyzji dotyczących odmowy przyjęcia dokumentacji do zasobu (pkt 3.2.2.i., pkt 3.2.2.j.).
l)
3.2.3. Przyjęcie zbiorów danych i innych materiałów powstałych w wyniku zrealizowanych
prac geodezyjnych lub kartograficznych do pzgik.
Z ww. pisma Pana Stanisława Karczmarskiego Kierownika PODGiK - Zastępcy Kierownika
WGiGN z dnia 31 lipca 2015 r. /akta kontroli karta nr 10-13/ oraz wyników kontroli zawartych
w Załączniku nr 3 „Terminowość realizacji czynności weryfikacji i terminowość przyjęcia
materiałów do zasobu” /akta kontroli karta nr 95-98/, w którym zawarte zostały również informacje
dotyczące uwierzytelniania dokumentów, przekazanym Kierownikowi PODGiK i podpisanym
w dniu 31 lipca 2015 r., wynika, iż:
a) w jednostce kontrolowanej nie wdrożono systemu teleinformatycznego, o którym mowa
w § 7 rozporządzenia w sprawie prowadzenia zasobu, jego rolę pełni system OŚRODEK 8,
b) Identyfikatory ewidencyjne nadawane materiałom zasobu były zgodne z wymogami
§ 15 rozporządzenia w sprawie prowadzenia zasobu,
c) klauzula stosowana na materiałach zasobu wpisanych do ewidencji materiałów zasobu
/akta kontroli karta nr 87/ była zgodna z wzorem określonym w Załączniku nr 3
ww.
rozporządzenia
w
sprawie
prowadzenia
zasobu,
z
uchybieniem
polegającym
na zamieszczeniu nieprawidłowej nazwy organu prowadzącego państwowy zasób geodezyjny
i kartograficzny „Starosta Siedlecki Powiatowy Ośrodek Dokumentacji Geodezyjnej
i Kartograficznej” (dodatkowo komórka nie wyodrębniona w strukturze Starostwa),
d) kontrola 50 dokumentacji pod względem przestrzegania § 13 ust. 1 ww. rozporządzenia
w prowadzenia zasobu, zgodnie z którym, materiały zasobu, w przypadku dokumentacji objętej
rejestrem zgłoszeń, wpisuje się do ewidencji materiałów zasobu - niezwłocznie po odnotowaniu
pozytywnego wyniku kontroli tej dokumentacji, wykazała, iż: 29 przypadkach materiały
przyjęto do zasobu w dniu pozytywnej weryfikacji, w 12 przypadkach w dniu następnym, w 4
przypadkach 2 dni po weryfikacji, w 1 przypadku 3 dni po weryfikacji, w 2 przypadkach brak
możliwości wyliczenia ww. terminu (w protokole brak daty weryfikacji), w 1 przypadku błędna
data weryfikacji w protokole (przed datą wpływu zawiadomienia o wykonaniu prac), w 1
przypadku błędna data przyjęcia materiału do zasobu (przed datą weryfikacji).
3.3.
Opatrzenie klauzulami dokumentów przeznaczonych dla zamawiającego.
Z ww. pisma Pana Stanisława Karczmarskiego Kierownika PODGiK - Zastępcy Kierownika
WGiGN z dnia 31 lipca 2015 r. /akta kontroli karta nr 10-13/ oraz wyników kontroli zawartych
w Załączniku nr 5 „Poprawność sporządzenia wniosków o uwierzytelnienie” /akta kontroli karta
20
WG-S.431.6.2015
WG-IV.431.7.2015
nr 103-104/ oraz Załączniku nr 3 „Terminowość realizacji czynności weryfikacji i terminowość
przyjęcia materiałów do zasobu” /akta kontroli karta nr 95-98/, przekazanych Kierownikowi
PODGiK i podpisanych w dniu 31 lipca 2015 r., wynika, iż:
a) w zakresie zgodności z wzorem, poprawności sporządzenia i rejestracji 51 wniosków
o uwierzytelnienie dokumentów:
 wnioski sporządzone były zgodnie z wzorem określonym w Załączniku do rozporządzenia
Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 8 lipca 2014 r. w sprawie sposobu i trybu
uwierzytelniania przez Organy Służby Geodezyjnej i Kartograficznej dokumentów
na potrzeby postępowań administracyjnych, sądowych lub czynności cywilnoprawnych18,
 przyjęte wnioski nie zawierały wszystkich informacji, do podania których zobowiązany
wnioskujący lub zawierały informacje nieprawidłowe: w 4 wnioskach stwierdzono brak
daty i miejsca sporządzenia wniosku, w 44 wnioskach jako nazwę organu wpisano
„Starostwo
Powiatowe
Powiatowy
Ośrodek
Dokumentacji
Geodezyjnej
i Kartograficznej w Siedlcach” lub „Powiatowy Ośrodek Dokumentacji Geodezyjnej
i Kartograficznej w Siedlcach”, w 27 wnioskach dane identyfikujące wnioskodawcę nie
zostały wpisane – w ich miejscu wnioskodawca wstawił pieczęć firmy, w 24 wnioskach
stwierdzono brak pełnych informacji o dokumentach których dotyczy wniosek,
 wnioski o uwierzytelnienie przekazywane były wraz z zawiadomieniami o wykonaniu prac,
 wniosków o uwierzytelnienie nie rejestrowano w systemie OŚRODEK 8,
 na wnioskach nie stemplowano dat wpływu,
 wnioskom o uwierzytelnienie nie nadawano niezależnych Identyfikatorów (w DOO jako
Identyfikator wniosku zamieszczano Identyfikator zgłoszenia),
 wnioski przechowywano w segregatorach wraz z dokumentami dotyczącymi zgłoszenia,
b) Dokumenty Obliczenia Opłaty za uwierzytelnienie, skontrolowane w ilości 49 sztuk, zostały
wystawione w dniu przyjęcia materiałów i innych zbiorów danych do państwowego zasobu,
pokrywającym się z dniem uwierzytelnienia dokumentów,
c) opłaty za uwierzytelnienie dokumentów były uiszczane przez wnioskodawców w kasie
Starostwa lub przelewem elektronicznym; pracownicy wykonujący czynności związane
z prowadzeniem państwowego zasobu potwierdzali wniesienie opłaty na podstawie okazanych
dowodów wpłaty lub poprzez potwierdzenie dokonania przelewu; w treści DOO
nie dokumentowano numerów dowodów wpłat,
18
Dz. U. z 2014 r. poz. 914
21
WG-S.431.6.2015
WG-IV.431.7.2015
d) uwierzytelnienie dokumentów realizowano w dniu przyjęcia materiałów do państwowego
zasobu, zgodnie z § 4 ust. 1 ww. rozporządzenia w sprawie uwierzytelniania,
e) kontrola
przestrzegania
§
4
ust.
2
rozporządzenia
w
sprawie
uwierzytelniania,
tj. uwierzytelniania dokumentów w terminie 7 dni od złożenia wniosku niezależnie
od dokumentacji przekazywanej wraz zawiadomieniem o wykonaniu pracy nie podlegała ocenie
zespołu kontrolującego – ww. przypadki nie występowały,
f) klauzula, którą opatrywane były dokumenty uwierzytelniane /akta kontroli karta nr 87/ była
zgodna z Wzorem klauzuli, którą opatruje się dokumenty będące rezultatem geodezyjnych
pomiarów
ww.
sytuacyjnych
rozporządzenia
w
oraz
wysokościowych
sprawie
prowadzenia
określonym
zasobu,
z
w
Załączniku
uchybieniem
nr
5
polegającym
na zamieszczeniu nieprawidłowej nazwy organu prowadzącego państwowy zasób geodezyjny
i kartograficzny „Starosta Siedlecki Powiatowy Ośrodek Dokumentacji Geodezyjnej
i Kartograficznej” (dodatkowo komórka nie wyodrębniona w strukturze Starostwa).
Przedstawiając
powyższe,
uwzględniając
założony
próg
negatywności
informuję,
że realizację zdania polegającego na prowadzeniu państwowego zasobu geodezyjnego
i kartograficznego w zakresie:
1. poprawności treści Zgłoszeń prac geodezyjnych – oceniono pozytywnie z uchybieniami,
2. poprawności i kompletności prowadzenia Rejestru Zgłoszeń - oceniono negatywnie,
3. terminowości uzgadniania z wykonawcami materiałów zasobu niezbędnych lub przydatnych
do wykonania prac oraz pisemnego dokumentowania uzgodnień - oceniono negatywnie,
4. poprawności sporządzania Dokumentów Obliczenia Opłaty za materiały udostępniane oceniono pozytywnie,
5. poprawności i kompletności Licencji - oceniono pozytywnie z nieprawidłowościami,
6. poprawności treści Zawiadomień o wykonaniu zgłoszonych prac geodezyjnych lub prac
kartograficznych - oceniono pozytywnie z uchybieniami,
7. poprawności sporządzenia Protokołów weryfikacji zbiorów danych lub innych materiałów
przekazywanych do powiatowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego – oceniono
pozytywnie z nieprawidłowościami,
8. terminowości przyjmowania zbiorów danych lub innych materiałów do powiatowego
zasobu geodezyjnego i kartograficznego– oceniono pozytywnie,
9. poprawności treści wniosków o uwierzytelnienie dokumentów – oceniono pozytywnie
z uchybieniami,
22
WG-S.431.6.2015
WG-IV.431.7.2015
10. poprawności
i
terminowości
sporządzenia
Dokumentów
Obliczenia
Opłaty
za uwierzytelnienie dokumentów przeznaczonych dla podmiotu, na rzecz którego
wykonawca prac zrealizował prace geodezyjne - oceniono pozytywnie z uchybieniami,
11. poprawności
i
terminowości
uwierzytelniania
dokumentów
opracowanych
przez
wykonawców prac geodezyjnych – oceniono pozytywnie,
12. poprawności stosowanych klauzul – oceniono pozytywnie z uchybieniami.
Nawiązując do powyższych ustaleń zobowiązuję Pana Starostę do podjęcia działań
mających na celu wyeliminowanie stwierdzonych w trakcie kontroli nieprawidłowości, poprzez:
1) Ujednolicenie zapisów Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Siedlcach,
w którym nie została wyodrębniona komórka organizacyjna „Powiatowy Ośrodek
Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej” z nieformalnym funkcjonowaniem
ww. komórki organizacyjnej, dla której utworzone zostało stanowisko „Kierownik
Powiatowego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej”, jak również
z przywołaną nazwą „Powiatowy Ośrodek Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej”
w „Zakresach czynności, uprawnień i odpowiedzialności”, w pieczęci nagłówkowej
PODGiK, w pieczęci wpływu dokumentów do PODGiK, w pieczęciach sporządzonych
zgodnie z Załącznikami Nr 3, Nr 4 i Nr 5 do rozporządzenia z dnia 5 września 2013 r.
w sprawie organizacji i trybu prowadzenia państwowego zasobu geodezyjnego
i kartograficznego19 oraz w innych dokumentach sporządzanych podczas wykonywania
czynności objętych kontrolą, np. Licencjach, Dokumentach Obliczenia Opłaty za materiały
udostępniane wykonawcy prac geodezyjnych, Protokołach Weryfikacji, itp.
2) Dostosowanie obowiązujących Zakresów czynności, uprawnień i odpowiedzialności
pracowników, jak również wydanych Upoważnień do realizacji zadań objętych kontrolą
do zapisów ustawy z dnia 17 maja 1989 r. Prawo geodezyjne i kartograficzne20
znowelizowanej z dniem 12 lipca 2014 r. ustawą z dnia 5 czerwca 2014 r. o zmianie ustawy
– Prawo geodezyjne i kartograficzne oraz ustawy o postępowaniu egzekucyjnym
w administracji21
3) Dokonywanie starannej weryfikacji dokumentów wpływających do organu prowadzącego
państwowy zasób geodezyjny i kartograficzny składanych przez wykonawców prac
geodezyjnych i kartograficznych, tj. „Zgłoszeń prac geodezyjnych” oraz „Zawiadomień
Dz. U. z 2013 r. poz. 1183
Dz. U. z 2015 r. poz. 520 z późn. zm.
21 Dz. U. z 2014 r. poz. 897
19
20
23
WG-S.431.6.2015
WG-IV.431.7.2015
o wykonaniu zgłoszonych prac geodezyjnych/kartograficznych” w zakresie prawidłowości
sporządzenia i wypełnienia zgodnie z Załącznikami Nr 1 i 2 oraz Załącznikiem Nr 3
do rozporządzenia z dnia 8 lipca 2014 r. w sprawie formularzy dotyczących zgłaszania prac
geodezyjnych
i kartograficznych,
zawiadomienia o wykonaniu tych prac oraz
przekazywania ich wyników do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego22,
jak również „Wniosków o uwierzytelnienie dokumentów opracowanych przez wykonawcę
prac geodezyjnych lub prac kartograficznych” w zakresie prawidłowości sporządzenia
i wypełnienia zgodnie z Załącznikiem do rozporządzenia z dnia 8 lipca 2014 r.
w sprawie sposobu i trybu uwierzytelniania przez Organy Służby Geodezyjnej
i Kartograficznej dokumentów na potrzeby postępowań administracyjnych, sądowych lub
czynności cywilnoprawnych23.
4) Prowadzenie „Rejestru Zgłoszeń” zgodnie z wymogami § 8 rozporządzenia z dnia
5 września 2013 r. w sprawie organizacji i trybu prowadzenia państwowego zasobu
geodezyjnego i kartograficznego24.
5) Pisemne dokumentowanie uzgadniania z wykonawcą prac geodezyjnych listy materiałów
zasobu niezbędnych lub przydatnych do wykonania zgłoszonej pracy w ustawowym
terminie 10 dni roboczych zgodnie z art. 12 ust. 3 ustawy Prawo geodezyjne
i kartograficzne25.
6) Sporządzanie i wypełnianie „Licencji upoważniającej wykonawcę prac geodezyjnych /
kartograficznych do wykorzystywania udostępnionych materiałów zasobu w pracach
geodezyjnych/kartograficznych objętych obowiązkiem zgłoszenia” zgodnie z Załącznikiem
Nr 7 do rozporządzenia z dnia 9 lipca 2014 r. w sprawie udostępniania materiałów
państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, wydawania licencji oraz wzoru
Dokumentu Obliczenia Opłaty26.
7) Stosowanie „Klauzuli, którą opatruje się kopie materiału zasobu, w tym kopie
dokumentów, które wchodzą w skład operatów technicznych wpisanych do ewidencji
materiałów zasobu” sporządzonej zgodnie z Załącznikiem Nr 4 do rozporządzenia Ministra
Administracji i Cyfryzacji z dnia 5 września 2013 r. w sprawie organizacji i trybu
prowadzenia państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego27 na kopiach
materiałów zasobu udostępnianych w ramach obsługi zgłoszeń prac geodezyjnych.
Dz. U. z 2014 r. poz. 924
Dz. U. z 2014 r. poz. 914
24 Dz. U. z 2013 r. poz. 1183
25 Dz. U. z 2015 r. poz. 520 z późn. zm.
26 Dz. U. z 2014 r. poz. 917
27 Dz. U. z 2013 r. poz. 1183
22
23
24
WG-S.431.6.2015
WG-IV.431.7.2015
8) Sporządzanie i wypełnianie „Protokołów weryfikacji zbiorów danych oraz innych
materiałów przekazywanych do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego”
zgodnie z Załącznikiem Nr 4 do rozporządzenia z dnia 8 lipca 2014 r. w sprawie
formularzy dotyczących zgłaszania prac geodezyjnych i prac kartograficznych,
zawiadamiania o wykonaniu tych prac oraz przekazywania ich wyników do państwowego
zasobu geodezyjnego i kartograficznego28.
Przedstawiając powyższe informuję, że zgodnie z art. 48 ustawy z dnia 15 lipca 2011 roku
o kontroli w administracji rządowej29, od Wystąpienia Pokontrolnego nie przysługują środki
odwoławcze oraz zobowiązuję Pana Starostę do przekazania w terminie 30 dni od daty
otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego pisemnej informacji o sposobie wykonania
zaleceń albo o innym sposobie usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości.
z up. Wojewody Mazowieckiego
Aneta Konieczna
Dyrektor Wydziału Geodezji
28
29
Dz. U. z 2014 r. poz. 924
Dz. U. z 2011 r. Nr 185 poz. 1092
25