Prezentacja

Jak skutecznie negocjować w biznesie?
Studium przypadku
Katarzyna Rutkowska
PMB Polska
Jak skutecznie negocjować w
biznesie? Studium przypadku
Czym są negocjacje?
•
•
•
•
Negocjacje to gra…
Negocjacje to sposób przekonywania…
Negocjacje to walka…
Negocjacje to manipulacja…
Parametry negocjacji
• Negocjacje angażują co najmniej dwie strony
• Interesy stron są sprzeczne – co najmniej w
jednym obszarze
• Strony przynajmniej częściowo dobrowolnie
przystępują do rozmów
• Negocjuje się zwykle podział bądź wymianę
dóbr, rozstrzygnięcie jednego lub więcej
problemów stron
Cechy dobrego negocjatora
•
•
•
•
•
bezwzględne przestrzeganie zasad etyki
talent do przekonywania innych (znajomość psychologii)
umiejętność obserwacji i słuchania innych
wiedza fachowa
ważne są też korzystne warunki zewnętrzne negocjatora,
jego uprzejmość i takt, a także znajomość elementarnych
zasad wychowania i oprawy rozmów.
Cztery podstawowe pytania
przed negocjacjami:
• Czego chcemy?
• Czego chce druga strona?
• Co, z tego co chcemy, można poddać
wymianie?
• Co, z tego co chcemy, poddamy wymianie?
Sposób prowadzenia rozmowy z
klientem
1. Żadna rozmowa ze stałym czy potencjalnym klientem
nie jest rozmową towarzyską i nie może być
prowadzona spontanicznie bez przygotowania
2. Celem każdej rozmowy powinno być utrwalenie
wierności klienta bądź pozyskanie nowego klienta
3. Klient nie interesuje się kontraktem, produktem czy
usługą, lecz spełnieniem swoich oczekiwań.
4. Ważne jest używanie argumentów
5. Trzeba być zrozumiałym, precyzyjnym, rzeczowym
Struktura argumentu
Zalety
Uzasadnienie
zalet
Konkretny efekt
dla klienta
Zakończenie rozmowy z klientem
•
Propozycja bezpośrednia: zaproponować klientowi np. datę realizacji badania
•
Alternatywa ilości lub jakości: dać klientowi wybór pomiędzy dwiema pozytywnymi
propozycjami
•
Działania konkretne: ponieważ akcja wywołuje reakcję, dlatego należy starać się
zaangażować klienta w konkretne działanie: np.. złożenie zamówienia
•
W moim przypadku staram się by negocjacje nie dotyczyły jednorazowej transakcji,
dlatego staram się o uzyskanie maksymalnie najkorzystniejszego rozwiązanie dla
obu stron, tak by klient był usatysfakcjonowany i zechciał do nas wrócić w
przyszłości
Istota negocjacji
- Wygrana kosztem
przeciwnika
- Istota: agresja,
rywalizacja, dążenie do
dominacji
- Cechy: spryt,
bezwzględność, większa
siła przebicia
- Cel: postawić na swoim i
osiągnąć pożądany efekt
-Korzyści obu stron
-Istota: komunikacja,
współpraca
-Cel: usatysfakcjonowanie
obu stron, tzn.
wprowadzenie
kompromisu, czyli
wyśrodkowanego
rozwiązania na które godzą
się obie strony
Faza prowadzenia negocjacji
Styl negocjatora
Klimat negocjacji
Sympatyczny, otwarty
humor, zaufanie, sympatia,
przyjaźń
wyrozumiały, oczekujący,
twórczy
współpraca, uwaga, zaufanie,
motywacje
Kluczowe zasady negocjacji
wykorzystywane w firmie
 Oddzielenie problemu od ludzi za nim stojących
 Koncentrowanie się na zadaniach, a nie na
prezentowanych poglądach
 Szukanie korzyści dla wszystkich stron
 Stosowanie obiektywnych kryteriów
Wykorzystywany styl negocjacji
DOSTOSOWANIE SIĘ
istotą dostosowania się, będącego
przeciwieństwem dominacji, jest świadoma
rezygnacja z zaspokojenia własnych potrzeb po
to, aby realizować interesy drugiej strony i
utrzymać z nią dobre stosunki.
Styl kompromisu
• W powszechnym odczuciu kompromis
traktowany jest często jako jedyne, najbardziej
sprawiedliwe, a zatem i najlepsze rozwianie
konfliktu między stronami
Techniki manipulacyjne
• Technika gry w kości polega na podzieleniu
całości oferty na dużą liczbę drobnych
elementów. Np. dana oferta sprzedaży może
zawierać tylko jedną pozycję w postaci ceny
lub może obejmować wiele szczegółowych
pozycji z odpowiadającymi im sumami, które
łącznie składają się na cenę
Negocjacje win-win
• „Należy zawsze prowadzić negocjacje tak, aby
obie strony wyszły z nich zwycięsko- to ważne
dla przyszłości waszych stosunków”. To jedyny
rodzaj negocjacji, który się sprawdza.
Skuteczne zasady negocjacji
Zasada 1
„ nie idź na żadne ustępstwa nie prosząc o nic w
zamian”; ważne słowo jeśli…w negocjacjach nie
chodzi o dawanie ale o wymianę
Zasada 2
 „Stawiaj wygórowane pierwsze żądania” wysoka oferta
otwierająca. Moment rozpoczęcia negocjacji jest nie tylko
najważniejszy ale i najbardziej stresujący. Po drugie składasz
ofertę otwierającą właśnie po to by druga strona mogła ją
odrzucić.
• Należy doprowadzić do tego by mieć z klientem jak najwięcej
punktów wspólnych, wtedy celem staje się „wypracowanie”
jak najlepszych warunków umowy.
Skubanie w czasie negocjacji
• Skubnięcie lub podskubywanie nazywamy niewielkie
ustępstwo, o które prosimy pod koniec negocjacji tuż
przed zamknięciem. W przypadku skubnięcia są one
zbyt niewielkie, aby wywołać sprzeciw. Osoby, które
skubną coś na koniec zawsze uzyskają procent, albo
dwa więcej.
• Ofertę dopasowuj odpowiednio do okoliczności.
Zasada 3 Bądź przygotowany do
rozmów
Przygotowana lista kontrolna
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Temat- znać przedmiot negocjacji
Twoja firma
Firma partnera
Osoba partnera
Zakresy negocjacyjne
Zagadnienia związane z władzą
Przygotowanie zespołu
Propozycje skubnięć
Kreatywne ustępstwa
Zasada 4 Utrzymuj pozytywny klimat
rozmów
• Nieodłączną częścią negocjacji jest konflikt interesów- a
czasem także osobowości- miedzy stronami. Oddziel człowieka
od problemu. Bądź twardy w przypadku problemów, a
łagodny dla ludzi. W przyjaznej atmosferze ludzie chętniej idą
na ustępstwa.
• Najlepszym tematem niezobowiązującej rozmowy jest druga
strona. Nie należy jednak naciskać gdy widzi się, że rozmówca
nie chce dać się wciągnąć w rozmowę.
Zasada 5 Zaczynaj powoli
• oznacza żebyś zaczął od chwili
niezobowiązujących pogaduszek z partnerem.
Bądź uprzejmy i zachowaj spokój bez względu
na okoliczności.
• Każda negocjacja jest inna- tak jak i każdy
negocjator jest inny- dlatego tak ważne jest
podejście indywidualne. Nie można tu
zastosować gotowych rozwiązań.
Nieprzewidywalność procesu negocjacji sprawia,
że każda, nawet najlepiej opracowana strategia ,
szybko może okazać się nieadekwatna.
Jak skutecznie negocjować?
Zapamiętaj…
1. Nigdy nie bój się pytać o lepsze warunki
Ludzie tak bardzo boją się, iż usłyszą w odpowiedzi nie, że z reguły
powstrzymuje ich to od zadawania pytań. Nigdy jednak nie dowiesz się,
czy mogłeś kupić coś za lepszą cenę lub czy w danej sytuacji mogłeś
zrobić lepszy interes, jeśli nie będziesz pytał o korzystniejsze warunki.
Pytanie o lepsze warunki powinno stać się dla ciebie nawykiem. Nie
obawiaj się, że usłyszysz w odpowiedzi nie. Zdziwisz się, w jak wielu
przypadkach twój przeciwnik powie tak zgadzając się na twoje żądania,
chociaż ty spodziewałeś się raczej odpowiedzi odmownej.
2. Jeśli usłyszysz nie, spróbuj przynajmniej
jeszcze raz
Nawet, jeśli usłyszysz nie, powinieneś spróbować
przynajmniej raz jeszcze. Nigdy nie zadowalaj się odpowiedzią
odmowną, zwłaszcza, jeśli otrzymałeś ją od kogoś, kto jest
tylko pośrednikiem. Ten, kto próbuje jeszcze raz, znajduje się z
reguły o krok bliżej rozwiązania. Nie zgadzaj się od razu na
odpowiedź odmowną, tylko skonfrontuj problem, przyprzyj
przeciwnika do muru i zrób krok do przodu, a zobaczysz, że
otworzą się przed tobą nowe możliwości.
3. Nie zgrywaj twardziela
• Zwykłym nieporozumieniem jest twierdzenie, że jeśli ktoś chce
być dobrym negocjatorem, powinien być twardy jak głaz, mieć
twarz pokerzysty, nie godzić się na żadne kompromisy i nigdy
nie ustępować z zajmowanego stanowiska. Negocjator, który
postępuje w ten sposób, szybko zorientuje się, że taki styl gry nie
jest specjalnie efektywny.
4. Nie popisuj się.
• Biorąc udział w negocjacjach nie próbuj się popisywać ani sprawiać wrażenia,
że jesteś najlepszym negocjatorem na świecie. W przeciwnym razie twój
przeciwnik nigdy nie przestanie być czujny.
• Spróbuj sprawiać wrażenie trochę roztargnionego i naiwnego. W pewnych
okolicznościach możesz być nawet smutny i zakłopotany, że nie możesz
spełnić oczekiwań przeciwnika. Osoba, która jest roztargniona, naiwna,
smutna czy zakłopotana, budzi w ludziach instynktowną chęć pomocy i
pocieszenia. Natomiast osoba, która ciągle się popisuje i przechwala tym, że
wszystko jej świetnie wychodzi, powoduje, że inni mają ochotę utrzeć jej
nosa.
5. Nigdy nie poddawaj się presji przeciwnika.
Pamiętaj, aby nigdy nie poddawać się presji przeciwnika. Jeśli mu się nie
przeciwstawisz, przeciwnik uzna, że może cię nadal naciskać i wymuszać, abyś
przystał na jeszcze więcej jego żądań.
6. Jeśli przeciwnik prosi cię o ustępstwo - zawsze proś o coś
w zamian.
Pamiętaj, że będziesz automatycznie osiągał lepsze rezultaty w negocjacjach, jeśli
zapamiętasz, aby zawsze prosić o coś w zamian w sytuacji, kiedy ktoś prosi cię o
przysługę lub nie wywiązuje się ze swoich wcześniejszych zobowiązań.
Umiejętności przydatne w czasie
negocjacji
1. Staranne przygotowanie:
- ustalenie celów negocjacji
- analiza sytuacji dwóch stron
- opracowanie strategii postępowania
- ustalenie potencjalnej strategii drugiej strony
- znajomość problemów do omówienia
- sprawdzenie faktów i wyjaśnienie wątpliwości;
- analiza mocnych i słabych stron
- ustalenie formy negocjacji
2.Błyskotliwość
- precyzyjna analiza problemu i szybkie
opracowanie optymalnego rozwiązania
- szybkie udzielanie precyzyjnych odpowiedzi
3. Precyzja wyrażenia
- gromadzenie informacji o naszym stanowisku
- ustalenie kolejności zagadnień
- sporządzenie notatek z kluczowymi słowami, których
będziemy używać
- wyjaśnienie prostym językiem wszystkich zagadnień po
kolei
4. Uważne słuchanie - okazywanie zainteresowania
temu, co mówi druga strona i zadawanie pytań w celu
zdobycia dodatkowych informacji
5. Prawidłowa ocena - ciągłe analizowanie przebiegu
negocjacji
- wydzielanie najważniejszych zagadnień
negocjacyjnych
6. Uczciwość - zakładamy, że podczas negocjacji obie strony
będą postępowały uczciwie z nieuczciwą firmą nikt nie chce
negocjować
7. Perswazja -trafny dobór argumentów
- precyzyjne, spójne i rzeczowe przedstawienie argumentów
8. Cierpliwość - unikanie szybkich decyzji i nie namawianie
do tego drugiej strony; nieokazywanie pośpiechu
Dziękuję za uwagę
Jak skutecznie negocjować w
biznesie? Studium przypadku
Katarzyna Rutkowska
PMB Polska