pobierz plik referatu

Rozdział monografii: 'Bazy Danych: Struktury, Algorytmy, Metody', Kozielski S., Małysiak B., Kasprowski P., Mrozek D. (red.), WKŁ 2006
Rozdział 24
w
Analiza porównawcza metodologii wdrożeniowych
systemów ERP: ASAP, IFS AIM i MBS
w
1 Wstęp
da
.b
w
Streszczenie. W rozdziale przedstawiono podstawowe założenia trzech
wybranych metodologii wdrożeń wiodących systemów zarządzania
przedsiębiorstwem klasy ERP: ASAP dla systemu SAP, IFS AIM dla
systemu IFS Applications oraz MBS dla systemu Microsoft Dynamics NAV.
Pomimo specyfiki każdego z systemów ERP opisane metodologie
wdrożeniowe posiadają zbliżony układ kolejnych faz prowadzenia projektu
oraz prowadzonych działań, wykorzystują podobne koncepcje oraz
dostarczają podobnych narzędzi.
pl
s.
Wdrożenie zintegrowanego systemu zarządzania przedsiębiorstwem klasy ERP
(ang. Enterprise Resource Planning) jest przedsięwzięciem o wysokim stopniu złożoności
i ryzyka [1], [2],[3], [14], [15]. Projekty wdrożeniowe tego typu charakteryzują się:
− zaangażowaniem dużych środków finansowych – według badań przeprowadzonych
w 2003 roku przez META Group [4], średnie koszty implementacji systemu SAP
w dużych przedsiębiorstwach amerykańskich wynoszą 68 mln USD, systemu
Peoplesoft – 19 mln USD, Oracle eBusiness Suite – 10 mln USD, J.D. Edwards –
6 mln USD, QAD – 3 mln USD,
− długim okresem trwania – według badań przeprowadzonych w 2003 roku przez
META Group [4], średni czas wdrożenia systemu SAP w dużych przedsiębiorstwach
amerykańskich wynosi 30 miesięcy, systemu J.D. Edwards – 21 miesięcy, Peoplesoft
– 20 miesięcy, Oracle eBusiness Suite – 17 miesięcy, QAD – 13 miesięcy,
− dużą skalą:
− systemy ERP pokrywają różnorodne i zróżnicowane pod względem
realizowanych działań obszary działalności przedsiębiorstwa (finanse, zasoby
ludzkie, produkcja, łańcuch dostaw, dystrybucja, remonty, projektowanie, itp.),
− liczba równocześnie pracujących użytkowników systemów ERP nierzadko
przekracza 1 000 (nie wliczając w to użytkowników udostępnionych
w internecie obsługiwanych przez system ERP witryn typu sklep).
O złożoności przedsięwzięcia wdrożenia systemu ERP świadczy fakt, że w roku 2000
tylko 3,6% wdrożeń zostało zakończonych sukcesem, tzn. w ramach ustalonego czasu,
Jacek Frączek: Politechnika Śląska, Instytut Informatyki,
ul. Akademicka 16, 44-100 Gliwice, Polska
email:[email protected]
(c) Copyright by Politechnika Śląska, Instytut Informatyki, Gliwice 2006
Rozdział monografii: 'Bazy Danych: Struktury, Algorytmy, Metody', Kozielski S., Małysiak B., Kasprowski P., Mrozek D. (red.), WKŁ 2006
J. Frączek
w
budżetu przy uniknięciu poważniejszych problemów technicznych [5]. Wydłużenie czasu
wdrożenia systemu ERP oddala również możliwość realizacji oczekiwanych zysków
rekompensujących nakłady finansowe poniesione w ramach inwestycji związanych nowym
systemem.
Celem zwiększenia prawdopodobieństwa sukcesu wdrożenia, producenci systemów ERP
opracowali dedykowane metodologie prowadzenia projektów tego typu. Metodologie te
powstały na gruncie ogólnych metod zarządzania projektem i posiadanych doświadczeń
zdobytych we wcześniejszych wdrożeniach systemów zarządzania przedsiębiorstwem.
Rozpatrując zagadnienie sukcesu wdrożenia systemu ERP w szerszej perspektywie, można
wskazać następujące motywy zastosowania usystematyzowanej metodologii wdrożeń:
− wypełnienie oczekiwań klienta (wdrożenie systemu przynosi oczekiwane korzyści)
oraz firmy wdrażającej,
− zapewnienie jakości wdrożenia (system niezawodnie i w wymagany sposób
wspomaga realizację procesów biznesowych),
− zakończenie projektu na czas, przy założonych kosztach,
− wzmocnienie komunikacji, zrozumienia i współpracy pomiędzy uczestnikami
wdrożenia,
− zwiększenie przewidywalności podejmowanych działań i możliwości określenia
stanu projektu.
Wiodący dostawcy zintegrowanych systemów zarządzania przedsiębiorstwem
wykorzystują dedykowane metodologie wdrożenia oferowanych systemów:
− SAP AG opracowała metodologię ASAP wykorzystywaną do prowadzenia wdrożeń
systemu SAP R/3 [3], [17],
− IFS AB opracował metodologię IFS AIM przeznaczoną do prowadzenia wdrożeń
systemu IFS Applications [7], [8],
− Microsoft (Microsoft Business Solutions) wykorzystuje metodologię o nazwie
OnTarget do wdrożeń wdrożeń systemów Navision i Axapta (dostępne obecnie pod
marką Microsoft Dynamics) [9], [18].
Szczegółowe dokumentacje i narzędzia metodologii wdrożeń systemów ERP nie są
ogólnodostępne. Niniejszy rozdział poświęcony jest analizie oraz porównaniu metodologii
ASAP, IFS AIM oraz MBS, do których dostępem dysponował autor. W rozdziale
zaprezentowano również uogólniony model faz projektu wdrożeniowego systemu ERP.
Szerszy (ale i odnoszący się do starszych wersji metodologii) opis przedstawionych
w rozdziale zagadnień można znaleźć w pracy [6].
da
.b
w
w
pl
s.
2 Accelerated SAP
ASAP (ang. Accelerated SAP) jest metodologią prowadzenia wdrożeń systemu SAP R/3.
Metoda ta powstała na gruncie potrzeby posiadania przyspieszonej metodologii wdrożeń,
zoptymalizowanej i uproszczonej w stosunku do podstawowej metody wdrożeniowej
nazywanej modelem proceduralnym. Istotą metody, powstałej na potrzeby wdrożeń
systemu SAP w małych i średnich przedsiębiorstwach1 jest zapewnienie pomyślnego
wdrożenia systemu przy zachowaniu optymalnej ilości zasobów, kosztów i co jest
podkreślane w nazwie metodologii – czasu [3]. Według danych SAP, zastosowanie
1
Do prowadzenia wdrożeń systemu SAP R/3 w dużych organizacjach zaleca się stosowanie modelu
proceduralnego [3]
230
(c) Copyright by Politechnika Śląska, Instytut Informatyki, Gliwice 2006
Rozdział monografii: 'Bazy Danych: Struktury, Algorytmy, Metody', Kozielski S., Małysiak B., Kasprowski P., Mrozek D. (red.), WKŁ 2006
Analiza porównawcza metodologii wdrożeniowych systemów ERP: ASAP, IFS AIM i MBS
metodologii ASAP pozwala na zmniejszenie ilości czasu potrzebnego do wdrożenia
systemu SAP R/3 nawet o 50%.
Start procesu
wdrożeniowego
Wdrożony
system ERP
«output»
Przygotow anie
proj ektu
Koncepcj a
biznesow a
Realizacj a
Ostateczne
przygotow ania
Uruchomienie i
obsługa systemu
w
Rys. 1. Mapa procesów ASAP
da
.b
w
w
Metodologia wdrożenia ASAP posiada 5 głównych faz (rys. 1) tworzących tzw. mapę
drogową (ASAP Roadmap):
1) Przygotowanie projektu (ang. project preparation) – zadaniem fazy jest
przygotowanie zaplecza organizacyjnego (struktury, zespoły, zakres obowiązków)
projektu oraz ustalenie misji i głównych celów wdrożenia, przyjęcie strategii ich
realizacji i opracowanie wstępnego planu projektu.
2) Koncepcja biznesowa (ang. business blueprint) – celem fazy jest stworzenie
dokumentu koncepcji, zawierającego szczegółowy zapis wymagań biznesowych
przedsiębiorstwa (głównie na poziomie procesów biznesowych) oraz opis
występujących w przedsiębiorstwie struktur organizacyjnych.
3) Realizacja (ang. realization) – celem fazy jest dostarczenie podstawowego systemu,
działającego zgodnie z wymaganiami zapisanymi w dokumencie koncepcji.
Odpowiedni przebieg procesów biznesowych osiąga się przez konfigurację
parametrów systemu z zastosowaniem tzw. przewodnika wdrożenia IMG (ang. The
Implementation Guide) w oparciu o tzw. listę główną procesów biznesowych BPML
(ang. Business Process Master List). Lista BPML powstaje w fazie koncepcji
biznesowej jako raport z bazy wiedzy. Lista BPML jest używana do identyfikacji,
planowania, harmonogramowania i monitorowania konfiguracji i testów wszystkich
scenariuszy i procesów biznesowych SAP R/3 wchodzących w skład projektu
wdrożeniowego.
4) Ostateczne przygotowania1 (ang. final preparation) – celem fazy jest zakończenie
przygotowań do uruchomienia systemu poprzez szczegółowe zaplanowanie procesu
uruchomienia systemu produkcyjnego, wykonanie niezbędnych migracji danych,
testów oraz przeprowadzenie szkoleń użytkowników końcowych.
5) Uruchomienie i obsługa systemu2 (ang. go live and support) – celem fazy jest
rozpoczęcie eksploatacji wdrożonego systemu. Faza ta trwa zwykle około 2 miesięcy
i obejmuje pierwsze zamknięcie miesiąca w obszarach finansowym i controllingu.
Fazę kończy akceptacja dokumentu zamknięcia projektu (lub etapu projektu, w
przypadku wieloetapowych projektów wdrożeniowych).
W fazie powdrożeniowej realizowane są usługi związane z utrzymaniem i rozwojem
wdrożonego systemu (asysta techniczna, przygotowanie wdrożenia kolejnych części
systemu, szkolenia uzupełniające). Fazę tę wspomaga program tworzenia tzw. centrum
kompetencji klienta CCC (ang. Customer Competency Center).
Każda z faz rozpoczyna się, gdy spełnione zostały określone warunki wejściowe
i kończy się wraz z osiągnięciem jasno określonego w metodyce ASAP wyniku dla danej
fazy, potwierdzonego przeprowadzeniem kontroli jakości przez kierowników projektu.
pl
s.
1
2
Inna spotykana nazwa: Przygotowanie startu produkcyjnego (produktywnego).
Inne spotykane nazwy: Start produkcyjny i wspomaganie po starcie, Start i eksploatacja.
231
(c) Copyright by Politechnika Śląska, Instytut Informatyki, Gliwice 2006
Rozdział monografii: 'Bazy Danych: Struktury, Algorytmy, Metody', Kozielski S., Małysiak B., Kasprowski P., Mrozek D. (red.), WKŁ 2006
J. Frączek
w
Metodologia ASAP obejmuje m.in.:
− bazę wiedzy zbudowaną w oparciu o już zrealizowane projekty,
− mechanizmy wnioskowania i sugerowania działań (w tym tzw. wzorce sukcesu –
listy rekomendowanych działań),
− wzory dokumentów (m.in.: plan projektu, raport postępów),
− listy kontrolne,
− przewodniki,
− narzędzia wspomagające wdrożenie (pakiet Business Engineer, Data Transfer
Workbench i inne).
Wszystkie procesy dostępne w ramach wdrożenia systemu SAP są udokumentowane
w postaci tzw. modelu referencyjnego (ang. The Reference Model). Dostęp do przedstawionych w formie graficznej modeli realizowany jest z poziomu aplikacji R/3 Business
Navigator. Model referencyjny ukazuje działania realizowane w każdym z modułów
systemu i obok funkcji szkoleniowych jest wykorzystywany do analizy różnic między
procesami systemu SAP a procesami klienta. Do modelowania procesów zaleca się użycie
jednego z pakietów: IDS Sheer ARIS [16], MS Visio, IntelliCorp LiveModel lub Enterprise
Charter. W celach dokumentowania projektu używa się aplikacji R/3 Business Engineer.
Konfigurację systemu SAP, zarówno w metodologii proceduralnej jak i ASAP,
wykonuje się z pomocą środowiska przewodnika wdrożenia IMG. Moduł przewodnika
definiuje parametry konfiguracyjne systemu, pozwalając na zmianę zachowania się
systemu w celu osiągnięcia wymaganej funkcjonalności. IMG odzwierciedla
chronologiczny porządek w jakim należy wykonać czynności konfiguracyjne.
Bardzo duża liczba parametrów i brak możliwości szybkiej identyfikacji wszystkich
parametrów istotnych z punktu widzenia konfigurowanego procesu powodują znaczne
skomplikowanie i w rezultacie spowolnienie procesu wdrożenia. Rozwiązaniem tego
problemu jest zastosowanie sprawdzonych, predefiniowanych modeli procesów
biznesowych. Metodologia ASAP ściśle powiązana z IMG, korzysta z bardzo dużej
biblioteki najlepszych modeli procesów i scenariuszy biznesowych. Firma SAP posada
w swojej ofercie 25 prekonfigurowanych rozwiązań branżowych (m.in. dla przemysłu
samochodowego, chemicznego, farmaceutycznego) należących do jednego z następujących
sektorów gospodarki: produkcji procesowej i dyskretnej, usług przemysłowych, produktów
konsumpcyjnych, usług finansowych i sektora publicznego [10]. Na potrzeby małych
i średnich przedsiębiorstw przygotowano program ready-to-run R/3 dostarczający
kompletnego, gotowego do bezpośredniego użycia systemu SAP [3].
W chwili obecnej SAP dostarcza nową, rozbudowaną platformę wdrażania,
uruchamiania i zarządzania produktami SAP – Solution Manager [17]. Występująca
w ASAP, ogólna mapa procesów została w Solution Manager zachowana.
da
.b
w
w
pl
s.
3 IFS AIM
Metodologia IFS AIM (ang. IFS Applications Implementation Method(ology) ) została
opracowana przez firmę IFS do celów prowadzenia wdrożeń oferowanego przez tę firmę
systemu ERP – IFS Applications [11].
Kluczowymi pojęciami metodologii IFS AIM są tzw. punkty kontrolne
(ang. qualification gate) oraz fazy wdrożenia:
− punkt kontrolny jest krytycznym zdarzeniem planu projektu, w którym ocenia się
efekty/produkty danej fazy wdrożenia i podsumowuje bieżący stan projektu,
232
(c) Copyright by Politechnika Śląska, Instytut Informatyki, Gliwice 2006
Rozdział monografii: 'Bazy Danych: Struktury, Algorytmy, Metody', Kozielski S., Małysiak B., Kasprowski P., Mrozek D. (red.), WKŁ 2006
Analiza porównawcza metodologii wdrożeniowych systemów ERP: ASAP, IFS AIM i MBS
− faza wdrożenia to okres pomiędzy dwoma następującymi po sobie punktami
kontrolnymi, w którym wykonuje się zdefiniowane w metodologii działania.
Pozytywna ocena wyników projektu w danym punkcie kontrolnym pozwala klientowi
i firmie wdrażającej system na wspólne podjęcie decyzji o przejściu do następnego etapu
wdrożenia.
Wdrożony
system ERP
Start procesu
wdrożeniowego
w
«output»
Inicj acj a proj ektu
Koncepcj a
rozw iązania
w
PK: Projekt rozpoczęty
Konfiguracj a
rozw iązania
PK: Zaakceptowana
koncepcja rozwiązania
Implementacj a
rozw iązania
PK: Zaakceptowana
konfiguracja rozwiązania
Rozruch systemu
PK: Zaakceptowany
rozruch
PK: Projekt zakończony
w
Rys. 2. Fazy oraz punkty kontrolne metodologii IFS AIM 2004
da
.b
Metodologia IFS AIM definiuje 5 faz wdrożenia oraz 5 tzw. punktów kontrolnych (rys. 2):
1) Faza inicjacji projektu i punkt kontrolny projekt rozpoczęty – celem fazy jest
przejście z procesu sprzedaży i stworzenie takich fundamentów projektu, które
pozwolą uzyskać oczekiwane przez obie strony rezultaty. Faza obejmuje m.in.:
udokumentowanie i zatwierdzenie: zakresu wdrożenia oraz celów projektu, struktur
organizacyjnych, planu wdrożenia, przypisanie zasobów, inicjację infrastruktury
i środowiska projektu.
2) Faza koncepcji rozwiązania i punkt kontrolny zaakceptowana koncepcja rozwiązania
– celem fazy jest udokumentowanie i zatwierdzenie modelów biznesowych klienta,
mapowanie tych procesów w IFS Applications, rozpoznanie i zdefiniowanie
koniecznych do wykonania zmian w systemie, określenie potrzeb związanych
z migracją danych.
3) Faza konfiguracji rozwiązania i punkt kontrolny zaakceptowana konfiguracja
rozwiązania – celem fazy jest zbudowanie i przetestowanie rozwiązania opisanego
w fazie koncepcji. Faza obejmuje m.in. konfigurację systemu, wykonanie i testy
zatwierdzonych zmian w kodzie aplikacji, opracowanie i testy mechanizmów
migracji danych, wprowadzenie danych podstawowych, przygotowanie
dokumentacji użytkownika i programu szkoleń.
4) Faza implementacji rozwiązania i punkt kontrolny zaakceptowany rozruch – celem
fazy jest przeszkolenie końcowych użytkowników systemu, weryfikacja poprawności
działania systemu w docelowym środowisku oraz przygotowanie fazy rozruchu.
5) Faza rozruchu systemu i punkt kontrolny projekt zakończony – celem fazy jest
kontrolowane uruchomienie i rozpoczęcie eksploatacji systemu. Po spełnieniu
zdefiniowanych wcześniej kryteriów rozruchu następuje przekazanie systemu do
działu wsparcia IFS.
Plan projektu podlega weryfikacji w każdej z faz projektu wdrożeniowego. Fazy
posiadają specyficzne dla siebie cele i wynikające z nich zapotrzebowanie na zasoby oraz
odpowiedni harmonogram realizacji. W każdej z faz projektu realizowane są zadania
należące do jednej z 5 grup działań (tzw. perspektyw wdrożenia):
− zarządzanie projektem – działania związane z zarządzaniem zasobami projektu,
harmonogramowaniem, koordynacją działań, kontrolą budżetu, analizą zagrożeń,
opracowaniem standardów jakości, zapewnieniem odpowiedniej komunikacji,
pl
s.
233
(c) Copyright by Politechnika Śląska, Instytut Informatyki, Gliwice 2006
Rozdział monografii: 'Bazy Danych: Struktury, Algorytmy, Metody', Kozielski S., Małysiak B., Kasprowski P., Mrozek D. (red.), WKŁ 2006
J. Frączek
w
motywowaniem osób biorących udział we wdrożeniu, nadzorowaniem wykonania
planu projektu itp.,
− zarządzanie procesami – działania ukierunkowane na zapewnienie optymalnego
wsparcia procesów biznesowych klienta – dokumentacja procesów istniejących,
wdrożenie procesów zoptymalizowanych,
− zarządzanie aplikacją – działania związane z odpowiednią konfiguracją aplikacji oraz
z projektem i implementacją wymaganych modyfikacji,
− zarządzanie danymi – działania związane z migracją danych ze starych systemów
i zarządzaniem danymi w nowym systemie (np. sporządzenie bilansu otwarcia),
− zarządzanie technologią – działania związane z budową i konfiguracją odpowiedniej
platformy technicznej dla uruchomienia systemu.
Metodologia IFS AIM obejmuje następujące komponenty:
− modele procesów dostępne z poziomu:
− aplikacji modelowania procesów – Business Modeler [12],
− aplikacji dostępu do bazy wiedzy – Knowledge Base,
− przeglądarki HTML (podręcznik ORM – Online Reference Manual, [8]),
− szablony dokumentów wdrożeniowych i list kontrolnych (MS Word, MS Excel, MS
Project),
− szablon formatu dokumentów wdrożeniowych (plik .dot dla MS Word),
− przewodniki opisujące sposób wypełnienia głównych dokumentów IFS AIM,
− przykłady wypełnionych dokumentów IFS AIM,
− dodatkowe pliki oraz dokumenty opisujące różne aspekty IFS AIM.
Systemowi IFS Applications towarzyszy biblioteka standardowych modeli procesów IFS
Standard Process Models [7]. Modele to zostały wykorzystane do budowy
prekonfigurowanych rozwiązań branżowych – wersji IFS Applications dedykowanych dla
konkretnych sektorów gospodarki, takich jak: budownictwo, energetyka i przedsiębiorstwa
użyteczności publicznej, kolej i transport, lotnictwo cywilne, lotnictwo i obronność,
medycyna i farmacja, motoryzacja, produkcja procesowa, przemysł maszynowy, przemysł
stoczniowy, telekomunikacja, zaawansowane technologie, zarządzanie obiektami.
Metodologia IFS AIM definiuje dwa podstawowe scenariusze wdrożenia [8]:
− IFS AIM Enterprise – opisujący procedury używane przy wdrożeniu systemu IFS
Applications wraz z wymaganymi przez klienta modyfikacjami,
− IFS AIM Fast Track – opisujący metodologię przyspieszonego wdrożenia bez
modyfikacji.
Rozwinięciem scenariusza IFS AIM Fast Track jest scenariusz IFS AIM Multisite
przeznaczony dla wdrożeń o zasięgu międzynarodowym, wymagających lokalizacji
produktu, ale – podobnie jak w scenariuszu podstawowym – nie wymagających rozbudowy
aplikacji.
Podstawową metodologią wdrożeniową dla IFS Applications jest IFS AIM Enterprise,
zapewniająca uzyskanie pełnej funkcjonalności wymaganej przez klienta. Metodologia IFS
AIM Enterprise zakłada możliwość wykonania modyfikacji w kodzie aplikacji.
Wprowadzane zmiany mogą obejmować: adaptację istniejącej funkcjonalności do
wymagań klienta, wzbogacenie aplikacji o dodatkową funkcjonalność, integrację z innymi
systemami informacyjnymi, itp.
Metodologia przyspieszonego wdrożenia jest używana w przypadku, gdy podstawowa
wersja IFS Applications zaspokaja wszystkie potrzeby klienta lub w sytuacji, gdy jest
pożądane jak najszybsze uruchomienie systemu, a wprowadzenie modyfikacji będzie
rozważane dopiero po pewnym czasie użytkowania systemu. Scenariusz Fast Track nie
przewiduje modyfikacji funkcjonalności aplikacji, ale zakłada wybór i odpowiednią
da
.b
w
w
pl
s.
234
(c) Copyright by Politechnika Śląska, Instytut Informatyki, Gliwice 2006
Rozdział monografii: 'Bazy Danych: Struktury, Algorytmy, Metody', Kozielski S., Małysiak B., Kasprowski P., Mrozek D. (red.), WKŁ 2006
Analiza porównawcza metodologii wdrożeniowych systemów ERP: ASAP, IFS AIM i MBS
w
konfigurację standardowych procesów biznesowych wbudowanych w podstawową wersję
systemu. Unika się w ten sposób czasochłonnego procesu opracowywania, implementacji
i testowania zmodyfikowanych pakietów aplikacji. Ze względu na specyfikę scenariusza
Fast Track, w fazie tworzenia koncepcji rozwiązania należy zwrócić szczególną uwagę na
uświadomienie klientowi konieczności przyjęcia realistycznych, ograniczonych oczekiwań
w stosunku do systemu wdrażanego metodą Fast Track. Test akceptacyjny systemu, który
jest wykonywany pod koniec fazy implementacji, nie koncentruje się na badaniu
funkcjonalności systemu (która w tym przypadku jest znana), ale na sprawdzeniu stopnia
wyszkolenia użytkowników i ich zdolności do zastosowania nowych procedur pracy.
w
4 Microsoft Business Solutions
Start procesu
wdrożeniowego
Analiza
da
.b
w
Microsoft Business Solutions (MBS) powstał w 2002 roku jako dział firmy Microsoft, na
bazie przejęcia duńskiej firmy Navision. Założona w 1984 roku firma Navision, była
producentem szeroko rozpowszechnionego (ponad 45 000 klientów) systemu ERP
Navision-Attain. W chwili obecnej oferta MBS obejmuje kilka linii oprogramowania
sprzedawanych pod wspólną marką Microsoft Dynamics:
− Microsoft Dynamics AX (wcześniej MBS Axapta),
− Microsoft Dynamics NAV (wcześniej MBS Navision),
− Microsoft Dynamics GP (wcześniej MBS Great Plains),
− Microsoft Dynamics CRM (wcześniej MBS CRM).
− Microsoft Dynamics SL (wcześniej MBS Solomon).
Proj ektow anie
Tw orzenie i
testow anie
«output»
Uruchomienie
Ciągła
w spółpraca
pl
s.
Rys. 3. Fazy metodologii Microsoft Business Solutions
Wdrożony
system ERP
Na potrzeby prowadzenia wdrożeń systemów Navision i Axapta, MBS zaadoptowało
metodologię bazującą na wcześniejszej metodologii firmy Navision o nazwie OnTarget [9],
[18]. Metodologia MBS wyróżnia następujące fazy wdrożenia (rys. 3):
1) Analiza (ang. analysis) – celem fazy jest rozpoznanie i udokumentowanie procesów
biznesowych realizowanych w firmie klienta oraz ustalenie potrzeb stawianych
wdrażanemu systemowi. W fazie przygotowany jest plan projektu oraz ramowy
harmonogram działań. Dodatkowej analizie i ewidencji podlegają już istniejące
zasoby (systemy) informacyjne klienta. Potrzebie sprawnej i szybkiej realizacji
wdrożenia odpowiada włączenie do fazy analizy działań pozwalających na jak
najwcześniejsze zapoznanie klienta ze specyfiką nowego systemu. Z tego względu
235
(c) Copyright by Politechnika Śląska, Instytut Informatyki, Gliwice 2006
Rozdział monografii: 'Bazy Danych: Struktury, Algorytmy, Metody', Kozielski S., Małysiak B., Kasprowski P., Mrozek D. (red.), WKŁ 2006
J. Frączek
w
faza ta zakłada instalację (u klienta) podstawowej wersji aplikacji oraz
przeprowadzenie szkoleń dla kluczowych użytkowników.
2) Projektowanie (ang. design) – celem fazy jest opracowanie propozycji implementacji
systemu odpowiadającego potrzebom klienta i określenie sposobu jego wdrożenia. W
ramach fazy określa się konieczne do przeprowadzenia modyfikacje i rozszerzenia
systemu – wspólnie tworzone są prototypy interfejsu użytkownika (formatki
ekranowe) i raportów. Określenie zakresu prowadzonych modyfikacji jest podstawą
do przygotowania szczegółowego projektu wdrożenia określającego budżet
i dokładny harmonogram prac. Na tym etapie przygotowywane są również plany
dotyczące przeniesienia danych z innych systemów, plany integracji aplikacji
z pozostałymi systemami i urządzeniami przedsiębiorstwa oraz plany testów
systemowych.
3) Tworzenie i testowanie (ang. development and testing) – celem fazy jest dostarczenie
systemu realizującego wymagania ustalone w fazach analizy i projektowania. Faza
obejmuje działania związane z konfiguracją systemu, implementacją modyfikacji
(tabele systemowe, formatki, raporty, pakiety funkcji) oraz z wykonaniem testów
działania systemu, procedur migracji danych i integracji z systemami zewnętrznymi.
W fazie tworzenia i testowania prowadzone są dalsze, intensywne szkolenia
pracowników klienta.
4) Uruchomienie (ang. deployment) – celem fazy jest przekazanie odpowiednio
skonfigurowanego, zmodyfikowanego i przetestowanego systemu do eksploatacji.
W zależności od przyjętych założeń, do systemu zostaje wprowadzany – ręcznie lub
przeniesiony z innego systemu – bilans otwarcia i szczegółowa historia
przeprowadzonych transakcji. W fazie tej przygotowana jest dokumentacja
wykonanych modyfikacji systemu oraz kończony jest proces szkolenia
użytkowników.
5) Ciągła współpraca (ang. on-going operations) – faza zakłada wzajemną współpracę
klienta i wdrażającego system partnera MBS, w celu potwierdzenia realizacji
przyjętych wymagań i osiągnięcia zamierzonych celów biznesowych, zapewnienia
pełnego zrozumienia przez klientów sposobu działania systemu (jego standardowej
i zmodyfikowanej funkcjonalności), podnoszenia kwalifikacji i wiedzy użytkowników o systemie (poprzez system szkoleń), optymalizacji wykorzystania systemu do
bieżącej działalności klienta, wspomagania realizacji nowych działań klienta
(poprzez rozszerzenie już wdrożonej funkcjonalności systemu), rozwoju systemu
(poprzez uwzględnienie sugestii i pomysłów klienta).
Metodologia MBS:
− określa reguły postępowania podczas wdrożenia (udokumentowane w postaci
aplikacji WWW),
− opisuje zagadnienia zarządzania projektem wdrożeniowym,
− definiuje zestaw szablonów dokumentacji wdrożeniowej,
− wprowadza narzędzia wspierające proces analizy biznesowej potrzeb klienta.
MBS posiada również prekonfigurowane, dedykowane rozwiązania Microsoft Dynamics
NAV dla branż: sprzedaży hurtowej, przemysłu meblowego, przemysłu maszynowego,
produktów pakowanych oraz zaawansowanych technologii.
da
.b
w
w
pl
s.
236
(c) Copyright by Politechnika Śląska, Instytut Informatyki, Gliwice 2006
Rozdział monografii: 'Bazy Danych: Struktury, Algorytmy, Metody', Kozielski S., Małysiak B., Kasprowski P., Mrozek D. (red.), WKŁ 2006
Analiza porównawcza metodologii wdrożeniowych systemów ERP: ASAP, IFS AIM i MBS
5 Analiza porównawcza metodologii wdrożeń systemów ERP
w
Przedstawione metodologie wdrożeń systemów ERP: ASAP, IFS AIM i MBS pomimo, że
zostały opracowane przez różnych producentów (SAP, IFS, Navision), to opierają są na
bardzo podobnych założeniach. Pomimo faktu, że szczegółowe czynności poszczególnych
procesów wdrożenia są ściśle powiązane ze specyfiką konkretnego systemu ERP (dotyczy
to przede wszystkim konfiguracji), to rodzaj prowadzonych działań, ich kolejność i skala są
bardzo podobne w każdej z przedstawianych metodologii. Uwzględniając istnienie wielu
punktów wspólnych można zbudować uogólniony model faz planu realizacji projektu
wdrożenia. W modelu takim można wyróżnić następujące etapy:
1) Inicjacja projektu.
2) Koncepcja biznesowa.
3) Realizacja systemu (konfiguracja systemu oraz implementacja modyfikacji).
4) Uruchomienie systemu (oraz odbiór i formalne zamknięcie projektu).
Po zakończeniu fazy uruchomienia systemu następuje faza powdrożeniowa,
zorientowana na zagadnienia bieżącego utrzymania i przyszłej rozbudowy systemu.
Ze względu na brak czasowego ograniczenia trwania fazy powdrożeniowej nie powinno się
jej traktować jako fazy projektu wdrożeniowego (definicja projektu mówi wyraźnie
o tymczasowym charakterze podejmowanego działania [13]). Obok wymienionych faz
należy wyróżnić, biegnący z nimi współbieżnie, proces zarządzania projektem.
Tabela 1 zawiera wykaz faz modelu ogólnego ze wskazaniem odpowiadających im faz
metodologii ASAP, IFS AIM oraz MBS. Zaprezentowane przypisanie jest w dużym
stopniu przybliżone, gdyż określone działania jednego modelu mogą kwalifikować się do
różnych faz w przypadku pozostałych modeli (dotyczy to zwłaszcza działań
wykonywanych na styku faz). Faza ciągłej współpracy, która w metodologii MBS jest
wyróżniona jako ostatni etap wdrożenia, w metodologiach ASAP i IFS AIM jest
realizowana przez dedykowane procesy powdrożeniowe.
da
.b
w
w
Tabela 1. Fazy metodologii wdrożeń systemów ERP
Faza
ASAP
1. Inicjacja projektu
3. Realizacja systemu
4. Uruchomienie systemu
Faza powdrożeniowa
Realizacja
Ostateczne
przygotowania
Uruchomienie i
obsługa systemu
Faza powdrożeniowa
(poza ASAP)
IFS AIM
Inicjacja projektu
MBS
Analiza
pl
s.
2. Koncepcja biznesowa
Przygotowanie
projektu
Koncepcja
biznesowa
Koncepcja
rozwiązania
Konfiguracja
rozwiązania
Implementacja
rozwiązania
Projektowanie
Tworzenie i
testowanie
Rozruch systemu
Uruchomienie
Opieka nad klientem
(poza IFS AIM)
Ciągła współpraca
Efektywne wykorzystanie zaprezentowanych metodologii wdrożeń umożliwia bogata
dokumentacja, często dostępna w postaci baz wiedzy oraz szeroki zestaw technik i narzędzi
wspomagających, wśród których można wyróżnić:
− usystematyzowany opis metodologii i podejmowanych działań,
− modele procesów biznesowych,
237
(c) Copyright by Politechnika Śląska, Instytut Informatyki, Gliwice 2006
Rozdział monografii: 'Bazy Danych: Struktury, Algorytmy, Metody', Kozielski S., Małysiak B., Kasprowski P., Mrozek D. (red.), WKŁ 2006
J. Frączek
w
− wzorce dokumentów wdrożeniowych (plan projektu, dokumenty uzgodnień, raporty
postępów, listy kontrolne),
− szablony formatów dokumentów wdrożeniowych (np. w formie pliku .dot dla MS
Word),
− przykładowe, wypełnione dokumenty wdrożeniowe,
− przewodniki i inne dokumenty opisujące różne aspekty stosowanej metodologii,
− dodatkowe aplikacje wspomagające wdrożenie (modelowanie procesów, rejestracja
problemów, zarządzanie wersjami, zarządzanie projektem, zarządzanie dokumentacją).
Metodologie ASAP, IFS AIM, MBS umożliwiają wykorzystanie wbudowanych
w aplikacje (SAP, IFS Applications, Microsoft Dynamics NAV) bibliotek standardowych
procesów
biznesowych
oraz
zastosowanie
prekonfigurowanych
systemów
implementujących modele gospodarcze realizowane w wybranych gałęziach przemysłu
i sektora usług. Wyeliminowanie działań związanych z modyfikacjami funkcjonalności
dostarczanej aplikacji w zasadniczy sposób zwiększa szybkość prowadzonego projektu
wdrożeniowego i zmniejsza ryzyko porażki. Niezależnie od zastosowania dedykowanego
rozwiązania branżowego, przyśpieszenie procesu konfiguracji systemu (np. w IFS
Applications) można uzyskać również poprzez dostarczenie klientowi wypełnionych,
standardowych słowników (słowniki krajów, walut, jednostek miar) oraz predefiniowanych
układów kont księgowych.
Mniejsza funkcjonalność i mniejsze możliwości konfiguracyjne systemu Microsoft
Dynamics NAV (w stosunku do SAP i IFS Applications) powodują, że metodologia MBS
z zasady zakłada konieczność dostosowania kodu systemu do potrzeb klienta. Modyfikację
kodu aplikacji efektywnie wspomaga wbudowanie w aplikację kliencką Microsoft
Dynamics NAV narzędzi programistycznych1. Kod źródłowy aplikacji jest dostępny
z poziomu interfejsu programisty, co w znaczący sposób ułatwia dostosowanie systemu do
indywidualnych potrzeb klienta. Zintegrowane środowisko programistyczne Microsoft
Dynamics NAV pozwala odpowiednio zaawansowanym klientom na samodzielny rozwój
posiadanej wersji aplikacji. W zwykłym trybie wdrożenia czynności implementacyjne są
wykonywane przez firmy partnerskie MBS. W przypadku, gdy wdrażany jest
nieprekonfigurowany system Microsoft Dynamics NAV, konieczne jest wypełnienie
podstawowych struktur systemu – w tym m.in. konieczne jest zdefiniowanie układu kont
księgowych (poprzedzone utworzeniem kalendarzy, serii numeracji, wypełnieniem
ustawień księgi głównej, słowników wymiarów, grup księgowych, stawek VAT, itp.)
W przypadku systemu IFS Applications, który cechuje się złożoną, wielowarstwową
architekturą oprogramowania, wymóg modyfikacji funkcjonalności aplikacji może za sobą
pociągać konieczność dokonania zmian w wielu komponentach systemu: w strukturze
schematu bazy danych (DBMS Oracle), w kodzie procedur składowanych
(przechowywanych również na serwerze Oracle), komponentów biznesowych EJB
(uruchamianych na serwerze aplikacji) lub też w kodzie aplikacji klienckich (Gupta
Centura – w przypadku klienta Windows, stron WWW lub WAP). Proces modyfikacji
systemu jest więc złożony, wymaga posiadania różnorodnych narzędzi programistycznych
i w zasadzie może być wykonany wyłącznie przez konsultantów firmy IFS lub jej
partnerów. W przypadku wdrażania systemów SAP i IFS, jeżeli istnieje możliwość wyboru
pomiędzy modyfikacją sposobu wykonania procesów biznesowych w przedsiębiorstwie
a modyfikacją wdrażanego systemu, to w praktyce – ze względu na zalety standaryzacji
da
.b
w
w
pl
s.
1
Narzędzia programistyczne dostępne w przypadku posiadania odpowiedniej licencji
238
(c) Copyright by Politechnika Śląska, Instytut Informatyki, Gliwice 2006
Rozdział monografii: 'Bazy Danych: Struktury, Algorytmy, Metody', Kozielski S., Małysiak B., Kasprowski P., Mrozek D. (red.), WKŁ 2006
Analiza porównawcza metodologii wdrożeniowych systemów ERP: ASAP, IFS AIM i MBS
w
procesów i eliminację dodatkowych kosztów zmian aplikacji oraz związanych z tym
zagrożeń – niemal zawsze dokonuje się zmiany procesów przedsiębiorstwa.
Mniejszy stopień technicznej i funkcjonalnej złożoności systemu Microsoft Dynamics
NAV przekłada się z kolei wzrost szybkości procesu instalacji systemu, który można
przeprowadzić w przeciągu kilku minut (przy wykorzystaniu tzw. natywnej bazy danych).
Proces instalacji systemu Microsoft Dynamics NAV wydłuża się przy zastosowaniu
serwera bazy danych MS SQL Server. W przypadku systemów SAP i IFS korzystających
z zaawansowanych systemów zarządzania bazami danych oraz serwerów aplikacji proces
instalacji, konfiguracji i optymalizacji serwerów jest czynnością długotrwałą, na którą
standardowo przeznacza się 1-2 dni robocze.
W każdej z opisywanych metodologii szczególne miejsce zajmują procesy szkoleniowe.
W pierwszych fazach wdrożenia szkoleni są tzw. kluczowi użytkownicy, którzy następnie
wchodzą w skład zespołów wdrożeniowych. W przypadku wdrożeń o dużej skali, wśród
pracowników przedsiębiorstwa typuje się instruktorów, którzy po zakończeniu
odpowiednich kursów zostają nauczycielami pozostałych użytkowników systemu.
Szkolenia wykonywane w fazach inicjacji, tworzenia koncepcji i realizacji systemu dotyczą
zazwyczaj ogólnych cech i możliwości wykorzystania aplikacji, gdyż wdrażany system nie
jest jeszcze w pełni skonfigurowany. Finalne szkolenie użytkowników końcowych ma
miejsce w fazie uruchomienia systemu, gdy posiada on pełną, zamierzoną funkcjonalność.
Wszystkie prezentowane metodologie wdrożeń mogą być wykorzystywane przez
partnerów firm SAP, IFS i Microsoft (MBS).
da
.b
w
w
6 Podsumowanie
Literatura
1.
2.
3.
4.
5.
pl
s.
Zaprezentowane metodologie prowadzenia wdrożeń systemów ERP: ASAP, IFS AIM oraz
MBS formalizują proces kierowania wdrożeniem w celu zapewnienia sukcesu
prowadzonego projektu. Metodologie te są przykładem złożonych metodyk wdrożeniowych obejmujących całokształt zagadnień związanych z uruchomieniem systemu
zarządzania przedsiębiorstwem. Metodologiom towarzyszy bogata dokumentacja oraz
szereg narzędzi uzupełniających, które pozwalają przyspieszyć proces wdrożenia przy
utrzymaniu odpowiedniej jakości dostarczanego produktu. Mimo występujących różnic
w stosowanym nazewnictwie oraz w wykonywanych czynnościach szczegółowych –
związanych z konkretnym systemem ERP: SAP, IFS Applications, MBS Microsoft
Dynamics NAV – opisywane metodologie mają wiele cech wspólnych – współdzielą te
same idee, są oparte na podobnych założeniach i wykorzystują podobne techniki i narzędzia
zarządzania projektem.
Adamczewski P.: Zintegrowane systemy informatyczne w praktyce. Wydanie II. Mikom, 2000.
Bojarski R.: Systemy informatyczne w zarządzaniu przedsiębiorstwem. Funkcje, procesy,
standardy. Wydawnictwo Politechniki Śląskiej. Gliwice 2003.
Vivek K.: SAP R/3 Przewodnik dla menadżerów. Helion, 2001.
Forum Ekspertów. Teleinfo 05/2005. Przedruk danych źródłowych z META Group.
Rao S. S.: Enterprise Resource Planning: Business Needs and Technologies, Industrial
Management & Data Systems, Vol. 100 No.2, pp.81-8, 2000.
239
(c) Copyright by Politechnika Śląska, Instytut Informatyki, Gliwice 2006
Rozdział monografii: 'Bazy Danych: Struktury, Algorytmy, Metody', Kozielski S., Małysiak B., Kasprowski P., Mrozek D. (red.), WKŁ 2006
J. Frączek
6.
7.
8.
9.
10.
11.
w
Frączek J.: Zarządzanie projektem wdrożeniowym systemu ERP: metodologie ASAP, IFS AIM
i MBS. Praca dyplomowa. Studia podyplomowe Politechniki Śląskiej Zarządzanie
Organizacjami. Zabrze 2004.
IFS Applications 2002. Materiały informacyjne. IFS Poland Sp. z o.o., 2002.
IFS AIM Online Reference Manual. Version 1.1 IFS AB, 1999.
Navision OnTarget v.2.0 Toolkit. Navision Software. 2002
The Spirit Of Innovation. SAP Annual Report 2003. SAP AG, 2004.
Jagodziński M.: IFS Applications 2000 Wprowadzenie. Wyższa Szkoła Informatyki
i Zarządzania. Bielsko-Biała, 2002.
Business Modeler. Materiały informacyjne. http://www.ifsword.com. IFS AB, 2004.
A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide). 2000 Edition.
Project Management Institute INC, 2000.
Bhatti T.R.: Critical Success Factors For The Implementation Of Enterprise Resource Planning
(ERP): Empirical Validation. 2nd Int. Conference on Innovation in Information Technology
(IIT’05), 2005.
Jiang Yingjie: Critical Success Factors in ERP Implementation in Finland. M.Sc. Thesis In
Accounting. The Swedish School of Economics and Business Administration. 2005.
ARIS for mySAP.com. Process-oriented and tool-supported implementation of mySAP.com
solutions. Product Description and Fact Sheet. IDS Scheer AG 2000.
The Evolution of SAP Implementation Environments: From Value SAP to Solution Manager.
White paper. Enterprise Integration, Inc, IDS Scheer. 2004.
How to Make Your Software Project a Success. Materiały informacyjne. Navision. 2001.
12.
13.
14.
16.
17.
18.
da
.b
w
w
15.
pl
s.
240
(c) Copyright by Politechnika Śląska, Instytut Informatyki, Gliwice 2006