Dokument obowiązkowy IAF dotyczący ustalania czasu trwania

Transkrypt

IAF MD 5:2013
International Accreditation Forum, Inc.
Dokument obowiązkowy IAF
Dokument obowiązkowy IAF
dotyczący ustalania czasu trwania
auditów QMS i EMS
Wydanie 2
(IAF MD 5:2013)
Wydany: 4 marca 2013 r.
Data wdrożenia: bezzwłocznie
©International Accreditation Forum, Inc. 2013
IAF MD 5:2013 Wydanie 2
IAF MD 5:2013
Wydanie 2
Strona 2 / 18
Dokument obowiązkowy IAF dotyczący ustalania czasu trwania auditów QMS i EMS
International Accreditation Forum, Inc. (IAF) określa kryteria akredytacji jednostek
świadczących usługi w zakresie oceny zgodności, a taka akredytacja ułatwia handel
i zmniejsza zapotrzebowanie na wykonywanie wielokrotnych działań w zakresie oceny
zgodności.
Akredytacja zmniejsza ryzyko przedsiębiorstw i ich klientów poprzez zapewnienie, że
akredytowane jednostki oceniające zgodność (CABs) są kompetentne do wykonywania
pracy, jakiej podejmują się w zakresie posiadanej akredytacji. Wymaga się, aby jednostki
akredytujące (ABs), które są członkami IAF, oraz akredytowane przez nie CABs prowadziły
działalność zgodnie z właściwymi normami międzynarodowymi oraz mającymi zastosowanie,
dokumentami IAF w celu spójnego stosowania tych norm.
Jednostki akredytujące, które są sygnatariuszami Porozumienia o Wielostronnym Uznawaniu
IAF (IAF MLA), są regularnie poddawane ocenie równorzędnej, prowadzonej przez
wyznaczone zespoły, w celu zapewnienia zaufania do funkcjonowania ich programów
akredytacji. Struktura i zakres IAF MLA są szczegółowo przedstawione w dokumencie IAF
PR 4 - Structure of the IAF MLA and List of IAF Endorsed Normative Documents.
Struktura IAF MLA ma pięć poziomów: Poziom 1 określa kryteria obowiązkowe ISO/IEC
17011, które mają zastosowanie do wszystkich ABs. Połączenie działania (działań) Poziomu
2 oraz odpowiedniego(-ich) dokumentu(-ów) normatywnego(-ych) Poziomu 3 jest określane
jako główny zakres MLA, a połączenie dokumentów normatywnych Poziomu 4 (jeżeli ma to
zastosowanie) i Poziomu 5 jest określane jako podzakres MLA.
●
Główny zakres MLA obejmuje działania, np. certyfikacja wyrobów, oraz związane
dokumenty obowiązkowe, np. ISO/IEC 17065. Atestacje wykonane przez CABs na
głównym poziomie zakresu są uznawane jako równie wiarygodne.
●
Podzakres MLA obejmuje wymagania dotyczące oceny zgodności, np. ISO 9001,
oraz specyficzne wymagania programu, jeżeli ma to zastosowanie, np. ISO TS
22003. Atestacje wykonane przez CABs na poziomie podzakresu są uznawane jako
równoważne.
IAF MLA daje zaufanie niezbędne dla akceptacji wyników oceny zgodności przez rynek.
Atestacja wydana w zakresie IAF MLA przez jednostkę, która jest akredytowana przez AB sygnatariusza IAF MLA, może być uznawana na świecie, co ułatwia handel
międzynarodowy.
© International Accreditation Forum, Inc. 2013
IAF MD 5:2013
Wydanie 2
Strona 3 / 18
Wprowadzenie do dokumentów obowiązkowych IAF
Słów „zaleca się”1 użyto w niniejszym dokumencie do wskazania uznanych sposobów
spełnienia wymagań normy. Jednostka certyfikująca (CB) może spełnić te wymagania
w równoważny sposób, pod warunkiem, że potrafi to wykazać jednostce akredytującej (AB).
Słów „powinien; należy”2 użyto w niniejszym dokumencie do wskazania tych postanowień,
które, odzwierciedlając wymagania stosownej normy, są obowiązkowe.
1
2
Przypis PCA: w oryginalnej, angielskiej wersji dokumentu występuje słowo „should”;
Przypis PCA: w oryginalnej, angielskiej wersji dokumentu występuje słowo „shall”;
IAF MD 5:2013
Wydanie 2
Strona 4 / 18
Spis treści
Punkt
Temat
Strona
0
WPROWADZENIE .................................................................................................5
1
DEFINICJE.............................................................................................................5
2
ZASTOSOWANIE ..................................................................................................6
3
METODYKA USTALANIA CZASU TRWANIA AUDITU.........................................7
4
CZAS TRWANIA AUDITU CERTYFIKACJI POCZĄTKOWEJ (ETAP 1 + ETAP 2)8
5
NADZÓR ................................................................................................................9
6
PONOWNA CERTYFIKACJA ..............................................................................10
7
ZINDYWIDUALIZOWANE, DRUGI ORAZ KOLEJNE, CYKLE CERTYFIKACJI .10
8
CZYNNIKI DO KORYGOWANIA CZASU TRWANIA AUDITU (QMS I EMS).......10
9
ODDZIAŁY TYMCZASOWE.................................................................................11
10
CZAS TRWANIA AUDITU W ORGANIZACJI WIELOODDZIAŁOWEJ................12
Załącznik A – Systemy Zarządzania Jakością ...........................................................13
Załącznik B – Systemy Zarządzania Środowiskowego .............................................15
Wydanie Nr 2
Przygotowane przez Komitet Techniczny IAF
Zatwierdzone przez Członków IAF
Data wydania: 4 marca 2013 r.
Osoba do kontaktu: Elva Nilsen,
Sekretarz IAF
Telefon: 1+613 454-8159
Email: [email protected]
Data: 14 stycznia 2013 r.
Wprowadzenie do tłumaczenia
Tłumaczenie dokumentu: IAF MD 5:2013 IAF Mandatory Document for Duration of QMS and EMS Audits, Issue 2
of 4 March 2013
Tłumaczenie: Polskie Centrum Akredytacji, 19.07.2013 r., www.pca.gov.pl
Tekst tłumaczenia nie może być kopiowany w celu sprzedaży. Wersją oficjalną (rozstrzygającą) jest wersja
w języku angielskim. Tekst tłumaczenia uzupełniono przypisami PCA, które dodatkowo go objaśniają.
IAF MD 5:2013
Wydanie 2
Strona 5 / 18
DOKUMENT OBOWIĄZKOWY IAF DOTYCZĄCY USTALANIA CZASU TRWANIA
AUDITÓW
QMS I EMS
Niniejszy dokument, jest dokumentem obowiązkowym dla spójnego stosowania rozdziału
9.1.4.1 ISO/IEC 17021:2011 w zakresie auditów systemów zarządzania jakością oraz
zarządzania środowiskowego i jest oparty na wytycznych wcześniej podanych w IAF
GD2:2005 Załącznik 2 oraz IAF GD6:2006 Załącznik 1. Wszystkie postanowienia normy
ISO/IEC 17021:2011 mają w dalszym ciągu zastosowanie, a niniejszy dokument nie
zastępuje żadnego wymagania tej normy. Chociaż liczba personelu klienta (stałego,
tymczasowego oraz pracującego na część etatu) jest stosowana jako punkt wyjściowy przy
ustalaniu czasu trwania auditu, nie jest to jedyny aspekt i należy wziąć pod uwagę inne
czynniki wpływające na czas trwania auditu.
0
WPROWADZENIE
0.1
W niniejszym dokumencie podano obowiązkowe postanowienia i wytyczne dla CAB3,
aby opracowały własne udokumentowane procedury dotyczące ustalania czasu
potrzebnego do auditowania szerokiego zakresu działań klientów różniących się
wielkością i złożonością. Celem tego jest doprowadzenie do spójności czasu trwania
auditów pomiędzy CABs, jak również pomiędzy podobnymi klientami tej samej CAB.
0.2
CAB powinna zidentyfikować czas trwania etapu 1 i etapu 2 auditu certyfikacji
początkowej, auditów nadzoru oraz auditów ponownej certyfikacji dla każdego
wnioskującego i certyfikowanego klienta.
0.3
Niniejszy dokument obowiązkowy nie ustala minimalnego/ maksymalnego czasu, ale
wskazuje ramy czasowe, które powinny być zastosowane w udokumentowanych
procedurach CAB, w celu określenia właściwego czasu trwania auditu
z uwzględnieniem specyfiki klienta, który ma być auditowany.
0.4
Należy zwrócić uwagę, że, dla celów akredytacji, niezgodność z niniejszym
dokumentem (i/lub zamieszczonymi w nim tabelami) w jednostkowych przypadkach
nie prowadzi automatycznie do niezgodności z ISO/IEC 17021. Jednak sytuacja taka
może uzasadniać przeprowadzenie dalszego badania kompletności auditu. Zaleca
się zastosowanie szczególnej staranności w badaniu przyczyn odstępstw od
niniejszego dokumentu obowiązkowego.
0.5
W przypadku stwierdzenia regularnego powtarzania się niespójności z niniejszym
dokumentem obowiązkowym, może to być podstawą do sformułowania niezgodności
z normą ISO/IEC 17021, ponieważ CAB nie jest w stanie racjonalnie zapewnić, że
przydziela swoim zespołom auditującym czas na przeprowadzenie wystarczająco
kompletnych auditów będących częścią procesu certyfikacji.
1
DEFINICJE
1.1
Czas trwania auditu
Czas trwania wszystkich rodzajów auditów jest to efektywny czas mierzony liczbą
auditoro-dni potrzebnych do przeprowadzenia działań auditowych.
3
Przypis PCA: CAB – (ang. conformity assessment body) jednostka oceniająca zgodność
IAF MD 5:2013
Wydanie 2
1.2
Strona 6 / 18
Auditoro-dzień
Czas trwania auditoro-dnia to na ogół 8 godzin i może obejmować, lub nie, czas
podróży lub przerwę na posiłek w zależności od ustawodawstwa krajowego.
1.3
Efektywna liczba personelu
Na efektywną liczbę personelu składa się cały personel pełnoetatowy zaangażowany
w ramach zakresu certyfikacji, w tym personel pracujący na każdej zmianie. W liczbie
tej powinien być uwzględniony personel niepracujący na stałe (personel sezonowy,
tymczasowy i kontraktowy oraz podwykonawcy) oraz personel pracujący na część
etatu, który będzie obecny w czasie auditu.
1.4
Oddział tymczasowy
Oddział tymczasowy jest ustanowiony przez organizację w celu wykonywania
określonych prac lub usług w ograniczonym okresie czasu, a który nie stanie się
oddziałem stałym (np. plac budowy).
1.5
Kategoria złożoności (tylko EMS)
W odniesieniu do systemów zarządzania środowiskowego, postanowienia podane
w niniejszym dokumencie są oparte na pięciu podstawowych kategoriach złożoności
uzależnionych od charakteru, liczby i znaczenia aspektów środowiskowych
organizacji, które w sposób zasadniczy wpływają na czas pracy auditora.
2
ZASTOSOWANIE
2.1
Czas trwania auditów
Czas trwania wszystkich rodzajów auditów obejmuje czas na miejscu w obiektach
klienta oraz czas poza jego obiektami, poświęcony na planowanie, przegląd
dokumentacji, komunikowanie się z personelem klienta i pisanie raportu.
Oczekuje się, że czas trwania auditu, obejmujący te działania łącznie (bez względu
na to, czy działania te są wykonywane poza obiektami klienta czy na miejscu), zwykle
nie zmniejszy całkowitego czasu trwania auditu na miejscu poniżej 80 % czasu
obliczonego zgodnie z metodyką opisaną w punkcie 3. Odnosi się to do auditów
certyfikacji początkowej, nadzoru i ponownej certyfikacji. Jeżeli jest potrzebny
dodatkowy czas na planowanie i/lub pisanie raportu, nie może to być uzasadnieniem
zmniejszenia czasu trwania jakiegokolwiek auditu na miejscu.
2.2
Auditoro-dni
W Tabelach QMS 1 oraz EMS 1 przedstawiono czasy trwania auditów, obliczone
w auditoro-dniach, których podstawą jest 8-godzinny dzień pracy. Aby uzyskać tę
samą całkowitą liczbę godzin auditowych jak podano w Tabelach QMS 1 i EMS 1,
może być potrzebne skorygowanie liczby dni dla zapewnienia zgodności
z ustawodawstwem krajowym dotyczącym podróży, przerw na posiłek i godzin pracy.
IAF MD 5:2013
Wydanie 2
Strona 7 / 18
Liczba przydzielonych auditoro-dni nie powinna być zmniejszana na etapach
planowania poprzez przyjmowanie większej liczby godzin w dniu pracy.
2.3
Efektywna liczba personelu
Podstawą obliczania czasu trwania auditu jest efektywna liczba personelu. Liczba
personelu zatrudnionego na część etatu może być zmniejszona i przeliczona na
równoważną liczbę personelu pełnoetatowego na podstawie liczby godzin pracy.
Zaleca się, aby dokonać odpowiedniego zmniejszenia w przypadku tymczasowego
personelu niewykwalifikowanego, który może być zatrudniony w znaczącej liczbie
z powodu niskiego poziomu technicznego i automatyzacji w niektórych krajach.
Zaleca się, aby odpowiednio zmniejszyć liczbę personelu także w tych przypadkach,
w których znaczna część personelu organizacji spełnia podobną, prostą funkcję, na
przykład: w transporcie, pracy taśmowej, na liniach montażowych, itd.
CAB powinna uzgodnić z organizacją, która ma być auditowana, harmonogram
auditu, który najlepiej przedstawia pełny zakres działań klienta.
Uwaga: W celu jak najdokładniejszego przedstawienia pełnego zakresu działań
klienta, w harmonogramie auditu można uwzględnić potrzebę przeprowadzenia
auditu poza normalnymi godzinami pracy lub dostosowania auditu do stosowanego
systemu pracy zmianowej.
3
METODYKA USTALANIA CZASU TRWANIA AUDITU
3.1
Metodyka zastosowana jako podstawa do obliczenia czasu trwania auditu dla auditu
certyfikacji początkowej (etap 1+ etap 2) dotyczy interpretacji tablic i wartości
liczbowych podanych w Załączniku A oraz Załączniku B, odpowiednio dla auditu
QMS oraz EMS. Załącznik A (QMS) jest oparty tylko na efektywnej liczbie personelu
(patrz wytyczne w Punkcie 2.3 dotyczące obliczania efektywnej liczby personelu),
lecz nie określa minimalnego lub maksymalnego czasu trwania auditu.
W uzupełnieniu do efektywnej liczby personelu Załącznik B (EMS) jest oparty także
na środowiskowej złożoności organizacji i nie określa minimalnego lub
maksymalnego czasu trwania auditu.
3.2
Stosując odpowiedni mnożnik, te same tabele i wartości liczbowe mogą być użyte
jako podstawa do obliczenia czasu trwania auditów nadzoru (Punkt 5) i ponownej
certyfikacji (punkt 6).
3.3
CAB powinna mieć procedury, które zapewniają przydział odpowiedniego czasu na
auditowanie odpowiednich procesów klienta. Doświadczenie dowodzi, że oprócz
liczby personelu, czas potrzebny na przeprowadzenie skutecznego auditu zależy
również od innych czynników, zarówno dla QMS, jak i EMS. Czynniki te omówiono
dokładniej w punkcie 8.
3.4
Niniejszy dokument obowiązkowy podaje warunki, które zaleca się uwzględnić przy
ustalaniu czasu potrzebnego do przeprowadzenia auditu. CAB powinna
przeanalizować te i inne czynniki w procesie przeglądu umowy pod względem ich
potencjalnego wpływu na czas trwania auditu niezależnie od rodzaju auditu. Dlatego
też odpowiednie tabele, wartości liczbowe i wykresy, zarówno dla QMS jak i EMS,
które pokazują zależność między efektywną liczbą personelu a złożonością, nie
mogą być stosowane w oderwaniu od innych aspektów. Tabele i wartości liczbowe
IAF MD 5:2013
Wydanie 2
Strona 8 / 18
określają ramy czasowe dla dalszego planowania i korygowania czasu trwania
wszystkich rodzajów auditu.
3.5
Dla auditów QMS, na Rysunku QMS 1 przedstawiono poglądowo wytyczne
dotyczące korygowania podstawowego czasu trwania auditu, oraz określono ramy
dla procesu, który zaleca się zastosować w planowaniu auditu przez identyfikowanie
punktu wyjściowego opartego na całkowitej, efektywnej liczbie personelu na
wszystkich zmianach. Jeżeli procesy realizacji wyrobu lub usługi są prowadzone
podczas pracy zmianowej, zakres auditowania każdej zmiany przez CAB zależy od
procesów prowadzonych na każdej zmianie oraz poziomu nadzoru na każdej zmianie
wykazanego przez klienta. Odstąpienie od auditowania każdej zmiany powinno być
udokumentowane.
3.6
Dla auditów EMS, właściwe jest okreslanie czasu trwania auditu na podstawie
efektywnej liczby personelu organizacji oraz charakterze, liczbie i wadze aspektów
środowiskowych w typowej organizacji w danym sektorze przemysłu. Zaleca się, aby
następnie czas trwania auditu był korygowany na podstawie znaczących czynników,
które mają zastosowanie wyłącznie w odniesieniu do organizacji, która ma być
auditowana. Zaleca się, aby CAB robiła to z rozwagą w celu zapewnienia, że
jakakolwiek zmiana czasu trwania auditu nie prowadzi do zmniejszenia skuteczności
auditu. Jeżeli procesy realizacji wyrobu lub usługi są prowadzone podczas pracy
zmianowej, zakres auditowania każdej zmiany przez CAB zależy od procesów
prowadzonych na każdej zmianie oraz poziomu nadzoru na każdej zmianie
wykazanego przez klienta. Uzasadnienie odstąpienia od auditowania każdej zmiany
powinno być udokumentowane.
3.7
Punkt wyjściowy do ustalania czasu trwania auditu powinien być zidentyfikowany na
podstawie efektywnej liczby personelu, a następnie skorygowany na podstawie
znaczących czynników mających zastosowanie w odniesieniu do klienta, który ma
być auditowany, przypisując każdemu czynnikowi wagę zwiększającą lub
zmniejszającą podstawową wartość liczbową. W każdym przypadku podstawa
ustalenia czasu trwania auditu, w tym dokonane korekcje, powinny być zapisane.
3.8
Ustalenie czasu trwania auditu z wykorzystaniem tabeli i wartości liczbowych
w Załącznikach A oraz B nie powinno obejmować czasu auditorów szkolących się
oraz czasu ekspertów technicznych.
3.9
Zmniejszenie czasu trwania auditu nie powinno przekraczać 30 % czasów ustalonych
na podstawie Tabel QMS 1 lub EMS 1.
Uwaga: Punkt 3.9 może nie mieć zastosowania w sytuacjach opisanych w IAF MD1
w odniesieniu do indywidualnych oddziałów w działalności wielooddziałowej, jeżeli
dopuszcza się próbkowanie oddziałów. W takiej sytuacji, w oddziałach tych
prowadzona jest ograniczona liczba procesów, a wdrożenie wszystkich właściwych
wymagań normy(norm) dotyczącej(-ych) systemu zarządzania może być
zweryfikowane.
4
CZAS TRWANIA AUDITU POCZĄTKOWEJ CERTYFIKACJI (ETAP 1 + ETAP 2)
4.1
Zaleca się, aby czas trwania auditu związany łącznie z działaniami poza obiektami
klienta (Punkt 2.1) nie zmniejszał całkowitego czasu trwania auditu na miejscu
poniżej 80 % czasu obliczonego zgodnie z metodyką w Punkcie 3. Jeżeli potrzebny
IAF MD 5:2013
Wydanie 2
Strona 9 / 18
jest dodatkowy czas na planowanie i/lub pisanie raportu, nie uzasadnia to
zmniejszenia czasu trwania auditu na miejscu.
4.2
Tabela QMS 1 i Rysunek QMS 1 oraz Tabele EMS 1 i EMS 2 określają punkt
wyjściowy do szacowania czasu trwania auditu początkowej certyfikacji (etap 1 + etap
2) odpowiednio dla auditu QMS oraz EMS.
CAB powinna ustalić, dla każdego klienta, czas potrzebny na planowanie
i przeprowadzenie kompletnego i skutecznego auditu systemu zarządzania klienta.
Czas trwania auditu ustalony przez jednostkę certyfikującą i uzasadnienie tego
ustalenia powinny być zapisane. Jeżeli CAB zastosowała zmniejszenie lub
zwiększenie czasu podanego w Tabelach QMS 1 lub EMS 1, powinna udostępnić
uzasadnienie tego swojej jednostce akredytującej, w celu dokonania przeglądu
podczas prowadzonych przez jednostkę akredytującą ocen, oraz na wniosek
jednostki akredytującej.
4.3
Czas trwania auditu certyfikacyjnego może obejmować techniki auditowania
zdalnego, takie jak interaktywna komunikacja przy zastosowaniu sieci www,
spotkania internetowe, telekonferencje i/lub elektroniczna weryfikacja procesów
klientów (patrz dokument IAF MD4). Działania te powinny być zidentyfikowane
w planie auditu, a czas poświęcony na te działania może być uwzględniony jako
składowa całkowitego „czasu trwania auditu na miejscu”. Jeżeli CAB planuje
przeprowadzenie auditu, w którym działania w ramach auditowania zdalnego
stanowią więcej niż 30 % planowanego czasu trwania auditu na miejscu, CAB
powinna uzasadnić plan auditu, oraz utrzymywać zapisy dotyczące tego
uzasadnienia, które powinny być dostępne dla jednostki akredytującej w celu
dokonania przeglądu. Jest nieprawdopodobne, aby działania w ramach auditowania
zdalnego stanowiły więcej niż 50 % całkowitego czasu pracy auditorów na miejscu.
UWAGI:
1. Czas pracy auditora na miejscu odnosi się do czasu pracy auditora na
miejscu przydzielonego dla poszczególnych lokalizacji. Audity elektroniczne
odległych miejsc są uważane za audity zdalne nawet wtedy, gdy audit
elektroniczny jest fizycznie przeprowadzany w obiektach organizacji.
2. Niezależnie od stosowanych technik auditowania zdalnego, organizacja
klienta powinna być fizycznie auditowana przynajmniej raz w roku.
3. Jest nieprawdopodobne, aby czas trwania etapu 2 auditu był mniejszy niż
jeden (1) auditoro-dzień.
5
NADZÓR
Zaleca się, aby podczas pierwszego 3-letniego cyklu certyfikacji czas trwania auditu nadzoru
w danej organizacji był proporcjonalny do czasu poświęconego na audit początkowej
certyfikacji (etap 1 + etap 2), przy czym całkowity czas poświęcony na nadzór w ciągu roku
stanowił około 1/3 czasu auditu początkowej certyfikacji. W planowaniu każdego auditu
nadzoru powinny być dostępne uaktualnione dane klienta związane z certyfikacją.
Planowany czas trwania auditu nadzoru powinien być od czasu do czasu poddawany
przeglądowi w celu uwzględnienia zmian w organizacji, dojrzałości systemu, itd., co najmniej
dla każdego auditu nadzoru oraz zawsze przy ponownej certyfikacji. Dowody przeglądu, w
tym dotyczące jakichkolwiek korekcji czasu trwania auditu, powinny być zapisane.
IAF MD 5:2013
Wydanie 2
6
Strona 10 / 18
PONOWNA CERTYFIKACJA
Zaleca się, aby czas trwania auditu ponownej certyfikacji był obliczony na podstawie
aktualnych informacji dotyczących klienta oraz zazwyczaj wynosił około 2/3 czasu, który
byłby potrzebny na audit początkowej certyfikacji (etap 1 + etap 2) w organizacji, jeżeli taki
audit początkowej certyfikacji byłby przeprowadzany w czasie planowanym dla ponownej
certyfikacji (tj. nie 2/3 czasu trwania pierwotnego auditu początkowej certyfikacji). Przy
ustalaniu czasu trwania auditu należy uwzględnić wyniki przeglądu funkcjonowania systemu
(ISO/IEC 17021, rozdział 9.4.1.2). Przegląd funkcjonowania systemu jako taki nie stanowi
części czasu trwania auditów ponownej certyfikacji.
7
ZINDYWIDUALIZOWANE, DRUGI ORAZ KOLEJNE, CYKLE CERTYFIKACJI
W drugim i kolejnych cyklach certyfikacji CAB może podjąć decyzję dotyczącą opracowania
indywidualnego programu nadzoru i ponownej certyfikacji (patrz dokument IAF MD3
dotyczący zaawansowanych procedur nadzoru i ponownej certyfikacji – ASRP). Jeżeli
podejście ASRP nie jest stosowane, zaleca się, aby czas trwania auditu był obliczony
zgodnie z Punktem 5 oraz 6.
8
CZYNNIKI DO KORYGOWANIA CZASU TRWANIA AUDITU (QMS I EMS)
8.1
Dodatkowe czynniki, które należy wziąć pod uwagę obejmują, ale nie są ograniczone
do:
Zwiększenie czasu trwania auditu:

Skomplikowana logistyka obejmująca więcej niż jeden budynek lub lokalizację,
w których prowadzona jest działalność, np. konieczność auditowania
samodzielnego Centrum Projektowania;

Personel mówiący więcej niż jednym językiem (co wymaga tłumacza(-y) lub
uniemożliwia niezależną pracę poszczególnych auditorów);

Duży obszar w porównaniu z liczbą personelu (np. las);

Duży stopień uregulowań prawnych (np. żywność, lekarstwa, lotnictwo,
energetyka jądrowa, itd.);

System obejmuje bardzo skomplikowane procesy lub stosunkowo dużą liczbę
nietypowych działań;

Działania, które wymagają wizytowania oddziałów tymczasowych w celu
potwierdzenia działań oddziału(-ów) stałego(-ych), którego(-ych) system
zarządzania jest przedmiotem certyfikacji.
Zwiększenie czasu trwania auditu tylko dla EMS:

Większa wrażliwość narażonego środowiska w porównaniu z typową lokalizacją
w sektorze przemysłu;

Opinie stron zainteresowanych;

Aspekty pośrednie wymagające zwiększenia czasu pracy auditorów;

Dodatkowe lub nadzwyczajne aspekty środowiskowe lub uwarunkowania
określone przepisami w sektorze.
Zmniejszenie czasu trwania auditu:
IAF MD 5:2013
Wydanie 2
Strona 11 / 18

Klient nie jest „odpowiedzialny za projektowanie”, lub w zakresie nie ma innych
elementów normy (tylko QMS);

Bardzo mały oddział w stosunku do liczby pracowników (np. wyłącznie
kompleks biurowy);

Dojrzałość systemu zarządzania;

Wcześniejsza znajomość systemu zarządzania klienta (np. już certyfikowanego
według innej normy przez tę samą CAB);

Gotowość klienta do certyfikacji (np. klient już jest certyfikowany lub uznany
zgodnie z innym programem strony trzeciej);

Działania o niskiej złożoności, np.:

Procesy związane z jedną ogólną działalnością (np. wyłącznie usługi);

Identyczne działania wykonywane na wszystkich zmianach wraz
z odpowiednimi dowodami równorzędnych wyników działalności na
wszystkich zmianach na podstawie wcześniejszych auditów (audity
wewnętrzne oraz audity CAB);

Gdy znaczna część personelu wykonuje podobną, prostą funkcję.
Uwaga: Procesy EMS o niskiej złożoności są przedstawione w Tabeli EMS 1.

W składzie personelu znajdują się osoby pracujące „poza lokalizacją”, np.
handlowcy, kierowcy, personel wykonujący usługi, itd., oraz możliwe jest
gruntowne auditowanie zgodności ich działań z systemem poprzez przegląd
zapisów.
Zaleca się uwzględnienie wszystkich cech systemu klienta, procesów oraz wyrobów/
usług, oraz dokonanie rzetelnej korekcji z uwzględnieniem tych czynników, które
mogą uzasadniać wydłużenie lub skrócenie czasu pracy auditora, w celu
zapewnienia skutecznego auditu. Czynniki zwiększające mogą być kompensowane
przez czynniki zmniejszające.
Uwaga: Dodatkowe czynniki uwzględniane przy obliczaniu czasu trwania auditów
zintegrowanych systemów zarządzania są przedstawione w IAF MD 11.
9
ODDZIAŁY TYMCZASOWE
9.1
W przypadkach, w których organizacja wnioskująca o certyfikację lub certyfikowany
klient dostarcza wyrób(-y) lub usługę(-i) w oddziałach tymczasowych, oddziały takie
powinny być włączone do programu auditów.
9.2
Oddziały tymczasowe mogą wahać się od głównych oddziałów zarządzania
projektem do drugorzędnych oddziałów usługowych/ instalacji. Zaleca się, aby
potrzeba wizytowania tych miejsc oraz zakres próbkowania były oparte na ocenie
ryzyka związanego z brakiem nadzoru QMS nad wyrobami lub usługami, lub nadzoru
EMS nad aspektami i wpływem na środowisko związanymi z działaniami klienta.
Zaleca się, aby próbka wybranych oddziałów była reprezentatywna dla zakresu
potrzeb klienta odnośnie kompetencji i zmian usług, biorąc pod uwagę rozmiar i
rodzaj działań, różne etapy projektów w trakcie realizacji oraz związane z nimi
aspekty i wpływy na środowisko.
IAF MD 5:2013
Wydanie 2
9.3
Strona 12 / 18
Zwykle w oddziałach tymczasowych przeprowadza się audit na miejscu. Jednakże,
następujące metody mogą być wzięte pod uwagę jako alternatywne do zastąpienia
niektórych auditów na miejscu:
-
rozmowy lub spotkania w sprawie postępów z klientem i/lub jego klientem,
osobiście lub za pomocą telekonferencji;
-
przegląd dokumentów dotyczących działalności oddziału tymczasowego;
-
zdalny dostęp do lokalizacji elektronicznej(-ych), w której(-ych) znajdują się
zapisy lub inne informacje związane z oceną systemu zarządzania i oddziału(ów) tymczasowego(-ych);
-
zastosowanie techniki video i telekonferencji lub innych technologii, które
umożliwiają skuteczne auditowanie prowadzone zdalnie.
9.4
Zaleca się, aby w każdym przypadku metoda auditu była w pełni udokumentowana
i uzasadniona pod względem jej skuteczności.
10
CZAS TRWANIA AUDITU W ORGANIZACJI WIELOODDZIAŁOWEJ
10.1
W przypadku auditów w organizacjach wielooddziałowych, punkt wyjściowy przy
obliczaniu czasu trwania auditu w każdym oddziale powinien być zgodny z Tabelą
QMS 1 i Rysunkiem QMS 1 dla systemów zarządzania jakością, oraz Tabelą EMS 1
dla systemów zarządzania środowiskowego. Jednakże można dokonać zmniejszeń
czasu trwania auditu biorąc pod uwagę sytuacje, gdy określone procesy systemu
zarządzania nie są istotne dla oddziału, a główną odpowiedzialność za te procesy
ponosi oddział nadzorujący.
10.2
Wymagania dotyczące auditów w organizacjach wielooddziałowych są bardziej
szczegółowo podane w IAF MD 1 dla certyfikacji organizacji wielooddziałowych
opartej na próbkowaniu. W tym przypadku, MD1 powinien być zastosowany w celu
wybrania oddziałów w ramach próbkowania przed zastosowaniem MD5
w odniesieniu do każdego wybranego oddziału.
Koniec Dokumentu obowiązkowego IAF dotyczącego ustalania czasu trwania auditów QMS
i EMS.
IAF MD 5:2013
Wydanie 2
Strona 13 / 18
Załącznik A
Załącznik A – Systemy Zarządzania Jakością
Tabela QMS 1 – Systemy Zarządzania Jakością
Zależność pomiędzy efektywną liczbą personelu i czasem trwania auditu (tylko audit
początkowej certyfikacji)
Efektywna liczba
personelu
Czas trwania auditu
Etap 1+ Etap 2
(liczba dni)
Efektywna liczba
personelu
1-5
6-10
11-15
16-25
26-45
46-65
66-85
86-125
126-175
176-275
276-425
1,5
2
2,5
3
4
5
6
7
8
9
10
626-875
876-1175
1176-1550
1551-2025
2026-2675
2676-3450
3451-4350
4351-5450
5451-6800
6801-8500
8501-10700
426-625
11
>10700
Czas trwania auditu
Etap 1+ Etap 2
(liczba dni)
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
Zgodnie z powyższą
progresją
Uwaga 1: Zaleca się, aby liczby pracowników podane w Tabeli QMS 1 traktować jako
wartości zmieniające się w sposób ciągły, a nie skokowo.
Uwaga 2: Procedura CAB może przewidywać określanie czasu trwania auditu dla liczby
personelu przekraczającej 10700. Zaleca się, aby czas trwania takiego auditu zachował
progresję z Tabeli QMS 1 w sposób konsekwentny.
IAF MD 5:2013
Wydanie 2
Strona 14 / 18
Załącznik A
Rysunek QMS 1 – Zależność pomiędzy złożonością i czasem trwania auditu
Rodzaj organizacji
Duża prosta
Wielooddziałowa
Mało procesów
Powtarzalne procesy
Mały zakres
Duża złożona
Wielooddziałowa
Wiele procesów
Duży zakres
Nietypowe procesy
Odpowiedzialna
za projektowanie
Punkt wyjściowy z Tabeli
Czasu Pracy Auditorów
Wiele procesów
Odpowiedzialna
za projektowanie
Duży zakres
Nietypowe procesy
Mała złożona
Mało procesów
Mały zakres
Powtarzalne procesy
Mała prosta
Złożoność systemu klienta
IAF MD 5:2013
Wydanie 2
Strona 15 / 18
Załącznik B
Załącznik B – Systemy Zarządzania Środowiskowego
Tabela EMS 1 – Zależność pomiędzy efektywną liczbą personelu, złożonością i czasem
trwania auditu (tylko audit początkowej certyfikacji)
Efektywna
liczba
personelu
Czas trwania auditu
Etap 1 + Etap 2
(liczba dni)
Efektywna
liczba
personelu
Wysoka
Średnia
Niska
Ograniczona
1-5
6-10
11-15
16-25
26-45
46-65
66-85
86-125
126-175
176-275
276-425
3
3,5
4,5
5,5
7
8
9
11
12
13
15
2,5
3
3,5
4,5
5,5
6
7
8
9
10
11
2,5
3
3
3,5
4
4,5
5
5,5
6
7
8
2,5
3
3
3
3
3,5
3,5
4
4,5
5
5,5
626-875
876-1175
1176-1550
1551-2025
2026-2675
2676-3450
3451-4350
4351-5450
5451-6800
6801-8500
8501-10700
426-625
16
12
9
6
>10700
Czas trwania auditu
Etap 1 + Etap 2
(liczba dni)
Wysoka
Średnia
Niska
Ograniczona
17
13
10
6,5
19
15
11
7
20
16
12
7,5
21
17
12
8
23
18
13
8,5
25
19
14
9
27
20
15
10
28
21
16
11
30
23
17
12
32
25
19
13
34
27
20
14
Zgodnie z powyższą
progresją
Uwaga 1: Czas trwania auditu podany dla wysokiej, średniej, niskiej i ograniczonej
złożoności auditów.
Uwaga 2: Zaleca się, aby liczby pracowników podane w Tabeli EMS 1 traktować jako
wartości zmieniające się w sposób ciągły, a nie skokowo.
Uwaga 3: Procedura CAB może przewidywać określanie czasu trwania auditu dla
liczby personelu przekraczającej 10700. Zaleca się, aby czas trwania takiego auditu
zachował progresję z Tabeli EMS 1 w sposób konsekwentny.
IAF MD 5:2013
Wydanie 2
Strona 16 / 18
Załącznik B
Tabela EMS 2 – Przykłady powiązań sektorów biznesowych z kategoriami złożoności
aspektów środowiskowych
Kategoria
złożoności
Wysoka
Sektor działalności gospodarczej
-
Średnia
-
-
górnictwo i kopalnictwo
wydobycie ropy i gazu
garbowanie wyrobów włókienniczych i odzieży
roztwarzanie na pulpę w procesie wytwarzania papieru, w tym procesy
recyklingu papieru
rafinacja ropy
chemikalia i farmaceutyki
produkcja pierwotna – metale
przetwórstwo niemetali i wyroby obejmujące ceramikę i cement
wytwarzanie energii elektrycznej oparte na spalaniu węgla
budownictwo lądowe i wodne oraz rozbiórka
przetwarzanie odpadów niebezpiecznych i nie zaliczanych do
niebezpiecznych, np. spalanie, itd.
przetwarzanie ścieków i kanalizacja
rybołówstwo/rolnictwo/leśnictwo
wyroby włókiennicze i odzież, z wyłączeniem garbarstwa
wytwarzanie desek, nasycanie/impregnacja drewna i wyrobów z drewna
produkcja papieru i drukarstwo, z wyłączeniem roztwarzania na pulpę
przetwórstwo niemetali i wyroby obejmujące szkło, glinę, wapno, itd.
obróbka powierzchniowa i inna obróbka chemiczna wyrobów metalowych,
z wyłączeniem produkcji pierwotnej
obróbka powierzchniowa i inna obróbka chemiczna w ogólnej budowie
maszyn
wytwarzanie czystych płytek obwodów drukowanych dla przemysłu
elektronicznego
wytwarzanie sprzętu transportowego – drogowego, kolejowego,
lotniczego, statków
wytwarzanie i dystrybucja energii elektrycznej nie opartej na spalaniu
węgla
wytwarzanie, magazynowanie i dystrybucja gazu (uwaga: wydobycie jest
zaliczane do kategorii wysokiej)
pobieranie, oczyszczanie i dostarczanie wody, w tym gospodarka rzeczna
(uwaga: oczyszczanie ścieków przemysłowych jest zaliczane do kategorii
wysokiej)
hurtowa i detaliczna sprzedaż paliw kopalnych
przetwórstwo żywności i tytoniu
transport i dystrybucja – drogą morską, powietrzną, lądową
pośrednictwo w obrocie nieruchomościami komercyjnymi, zarządzanie
nieruchomościami, czyszczenie przemysłowe, czyszczenie higieniczne,
czyszczenie na sucho, zazwyczaj stanowiące część ogólnych usług
IAF MD 5:2013
Wydanie 2
Kategoria
złożoności
Sektor działalności gospodarczej
Niska
-
-
Ograniczona
-
Przypadki
specjalne
Strona 17 / 18
Załącznik B
-
w ramach działalności gospodarczej
recykling, kompostowanie, wysypiska śmieci (odpadów nie zaliczanych
do niebezpiecznych)
badania techniczne i laboratoria
ochrona zdrowia/szpitale/weterynaria
usługi rekreacyjne oraz usługi osobiste, z wyłączeniem hoteli i restauracji
hotele/ restauracje
drewno i wyroby z drewna, z wyłączeniem wytwarzania desek, nasycania
i impregnacji drewna
wyroby z papieru, z wyłączeniem drukarstwa, roztwarzania na pulpę
i produkcji papieru
wytwarzanie wtryskowe, formowanie i montaż wyrobów z gumy i tworzyw
sztucznych, z wyłączeniem wytwarzania surowców do produkcji gumy
i tworzyw sztucznych, które są zaliczane do chemikaliów
obróbka plastyczna na gorąco i na zimno oraz wytwarzanie metali,
z wyłączeniem obróbki powierzchniowej i innych rodzajów obróbki
chemicznej i produkcji pierwotnej
ogólny montaż maszyn, z wyłączeniem obróbki powierzchniowej i innych
obróbek chemicznych
handel hurtowy i detaliczny
montaż sprzętu elektrycznego i elektronicznego, z wyłączeniem
wytwarzania czystych płytek obwodów drukowanych
działania korporacji i zarządzanie korporacjami, centrale oraz
zarządzanie holdingami
transport i dystrybucja – usługi zarządzania bez zarządzania rzeczywistą
flotą transportową
telekomunikacja
ogólne usługi komercyjne, z wyłączeniem pośrednictwa w obrocie
nieruchomościami komercyjnymi, zarządzania nieruchomościami,
czyszczenia przemysłowego, czyszczenia higienicznego, czyszczenia na
sucho
usługi edukacyjne
technika jądrowa
wytwarzanie energii elektrycznej z energii jądrowej
magazynowanie dużych ilości materiałów niebezpiecznych
administracja publiczna
władze lokalne
organizacje z wyrobami lub usługami wrażliwymi na środowisko,
instytucje finansowe
IAF MD 5:2013
Wydanie 2
Strona 18 / 18
Załącznik B
Kategorie złożoności aspektów środowiskowych
Postanowienia niniejszego dokumentu są oparte na pięciu podstawowych kategoriach
złożoności uzależnionych od charakteru i znaczenia aspektów środowiskowych organizacji,
które w sposób zasadniczy wpływają na czas pracy auditora. Są to następujące kategorie:
Wysoka – aspekty środowiskowe o znaczącym charakterze i wadze (zazwyczaj organizacje
typu produkcyjnego lub przetwórstwa ze znaczącymi oddziaływaniami w kilku aspektach
środowiskowych);
Średnia – aspekty środowiskowe o średnim charakterze i wadze (zazwyczaj organizacje
produkcyjne ze znaczącymi oddziaływaniami w niektórych aspektach środowiskowych);
Niska – aspekty środowiskowe o niskim charakterze i wadze (zazwyczaj organizacje
zajmujące się montażem z małą liczbą znaczących aspektów);
Ograniczona – aspekty środowiskowe o ograniczonym charakterze i wadze (zazwyczaj
organizacje prowadzące działalność biurową);
Specjalna – kategoria wymagająca dodatkowego, specjalnego rozważenia na etapie
planowania auditu.
Tabela EMS 1 odnosi się do pierwszych czterech powyższych kategorii złożoności:
wysokiej, średniej, niskiej oraz ograniczonej. Tabela EMS 2 określa powiązanie
pomiędzy podanymi wyżej pięcioma kategoriami złożoności i sektorami przemysłu, które
zazwyczaj zaliczają się do tych kategorii.
Zaleca się, aby CAB wzięła pod uwagę, że nie wszystkie organizacje określonego
sektora będą zawsze zaliczać się do tej samej kategorii złożoności. Zaleca się, aby CAB
uwzględniła elastyczność w swojej procedurze przeglądu umowy, aby zapewnić, że przy
ustalaniu kategorii złożoności brane są pod uwagę specyficzne działania organizacji. Na
przykład, pomimo tego, że wiele przedsiębiorstw w sektorze chemicznym powinno być
zaklasyfikowanych do kategorii „wysokiej złożoności”, organizacja prowadząca
mieszanie bez reakcji chemicznej lub emisji i/lub operacji handlowych, może być
zaklasyfikowana do kategorii złożoności „średniej”, a nawet „niskiej”. CAB powinna
udokumentować wszystkie przypadki, w których obniżyła kategorię złożoności dla
organizacji w określonym sektorze.
Tabela EMS 1 nie obejmuje kategorii „specjalnej złożoności”, w tych przypadkach czas
trwania auditu powinien być oddzielnie zaplanowany oraz uzasadniony.
Dodatkowe informacje
W celu uzyskania dalszych informacji dotyczących niniejszego dokumentu lub innych
dokumentów IAF należy skontaktować się z którymkolwiek członkiem IAF lub Sekretariatem
IAF.
Szczegółowe informacje dotyczące członków IAF można znaleźć na stronach internetowych
IAF: http://www.iaf.nu
Sekretariat:
Sekretarz IAF,
Tel. 1+613 454-8159
Email: [email protected]

Dokument obowiązkowy IAF dotyczący ustalania czasu trwania

Transkrypt

Podobne dokumenty

opis szkolenia

certyfikat

bez tytułu

Załączniku 1E do Regulaminu świadczenia usługi EMS

QMS LAC-PL Opis kursu Zapraszamy!

Wewnętrzne audity jakości

Opis procesu auditowania i certyfikacji