Przewodnik po redagowaniu pism urzędowych w Kancelarii

Przewodnik
po redagowaniu
pism urzędowych
w Kancelarii Prezesa
Rady Ministrów
Część III
Podstawowe standardy
posługiwania się
pocztą elektroniczną
i programem Outlook
Przewodnik po redagowaniu pism urzędowych w Kancelarii Prezesa Rady Ministrów
to kilkuczęściowy podręcznik, który ma na celu ułatwienie pracownikom Kancelarii Prezesa
Rady Ministrów tworzenia podstawowych dokumentów urzędowych. Przypomina się w nim
o zasadach, które w większości są znane i częściowo opisane w już istniejących
dokumentach, takich jak Instrukcja kancelaryjna Kancelarii Prezesa Rady Ministrów,
Regulamin organizacyjny Kancelarii Prezesa Rady Ministrów czy Zasady techniki
prawodawczej.
Analiza codziennie przygotowywanych w Kancelarii pism wykazała, że potrzebny jest
podręczny instrument, zwięzły i prosty, w którym wskazane zostaną najczęściej spotykane
trudności przy prawidłowym przygotowywaniu projektów dokumentów i propozycje ich
rozwiązania.
W części III prezentowane są najważniejsze zasady posługiwania się pocztą elektroniczną
i programem Outlook. Ta forma porozumiewania się w codziennej pracy jest coraz częściej
stosowana, dlatego powinna stanowić narzędzie precyzyjne i służące sprawnej, skutecznej
komunikacji.
2
Spis treści
I. Informacje podstawowe ..................................................................................................... 4
II. Cechy charakterystyczne korespondencji elektronicznej................................................... 5
III. Tworzenie wiadomości wysyłanych pocztą elektroniczną ................................................. 6
IV. Odpowiadanie na otrzymane wiadomości ........................................................................ 6
V. Ogólne zasady obiegu korespondencji elektronicznej ........................................................ 7
VI. Umawianie spotkań ......................................................................................................... 8
VII. Na zakończenie ............................................................................................................... 8
3
I. Informacje podstawowe
1.
Niniejszy dokument ma na celu ułatwienie pracownikom Kancelarii skutecznej
komunikacji, a tym samym profesjonalnego wykonywania codziennych zadań. Zawiera
informacje o podstawowych zasadach i powszechnie stosowanych standardach,
zebrane na podstawie doświadczeń własnych i innych urzędów administracji
publicznej, oraz porady praktyczne.
2.
Standardy te mają charakter ogólny, tak więc należy dostosować je do wymogów
kierownictwa Kancelarii i specyfiki konkretnej komórki organizacyjnej.
3.
Zasady bezpieczeństwa obowiązujące przy posługiwaniu się systemem
teleinformatycznym określają odrębne przepisy wewnętrzne, przyjęte ze względu
na obowiązującą w Kancelarii politykę bezpieczeństwa informacji. Zostały one
omówione bliżej w Przewodniku dla użytkownika systemu zarządzania systemem
informacji, dostępnym tutaj.
4.
Przydzielony sprzęt oraz konta użytkownika w systemie teleinformatycznym mają,
co do zasady, charakter służbowy i nie mogą być wykorzystywane do innych celów 1.
5.
Korespondencja elektroniczna, podobnie jak korespondencja klasyczna, tworzy
wizerunek kultury zawodowej i osobistej nadawcy.
6.
Poczta elektroniczna jest doskonałym środkiem komunikacji mniej formalnej.
7.
Należy pamiętać, że może zdarzyć się, że korespondencja elektroniczna trafi nie tylko
do adresata, ale też zostanie udostępniona współpracownikom oraz przełożonym.
Może także okazać się, że w niektórych przypadkach będzie podlegać udostępnieniu
w trybie określonym ustawą z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji
publicznej (Dz. U. Nr 112, poz. 1198).
8.
Poczta elektroniczna stanowi podstawowy środek komunikacji w sprawach, które
nie wymagają pilnej reakcji adresata. W sprawach pilnych najlepiej jest skontaktować
się drogą telefoniczną, dającą gwarancję bezpośredniego przekazania informacji.
9.
Nie należy stosować indywidualnej szaty graficznej wiadomości elektronicznych
(tzw. papeterii osobistej), lecz przygotowywać wiadomości zgodnie z polityką
identyfikacji wizualnej Kancelarii, w celu utrwalenia jej wizerunku.
10.
Podpis nadawcy, w szczególności w korespondencji zewnętrznej, powinien być zgodny
z zasadami przedstawionymi w komunikacie z dnia 28 grudnia 2011 r. Jednolita stopka
i podpis poczty elektronicznej. Nie jest wskazane automatyczne wstawianie
1
Przewodnik dla użytkownika systemu zarządzania systemem informacji: Służbowy charakter poczty elektronicznej polega
w szczególności na tym, że nie może być ona wykorzystywana do prowadzenia korespondencji w sprawach
prywatnych/osobistych lub w oczywisty sposób nie związanej z zajmowanym stanowiskiem pracy w KPRM. Adresu poczty
elektronicznej w domenie @kprm.gov.pl nie wolno podawać osobom lub instytucjom, z którymi nie będzie się prowadziło
korespondencji służbowej. Naruszeniem zasad będzie więc na przykład prywatna korespondencja z biurem podróży,
przesyłanie jako załącznik prywatnych zdjęć i filmów (co dodatkowo obciąża system), zapisanie się na listę dyskusyjną lub
do newslettera dotyczącego zainteresowań prywatnych, do portali przesyłających oferty handlowe lub innego rodzaju
ogłoszenia, korzystanie z portali społecznościowych i portali aukcyjnych przy pomocy służbowego adresu poczty
elektronicznej oraz wszędzie tam, gdzie adres mailowy i treść maili będzie ogólnie dostępna dla innych użytkowników
internetu.
4
go do każdej wiadomości. Program Outlook pozwala elastycznie zarządzać tą funkcją.
Optymalnym rozwiązaniem jest dodawanie podpisu nadawcy w korespondencji
kierowanej na zewnątrz, a także w korespondencji wewnętrznej kierowanej do osób,
które mogą nas nie znać.2
11.
Na czas nieobecności w pracy należy aktywować asystenta nieobecności poczty
elektronicznej, zgodnie z § 6 w ust. 2 pkt 18 Regulaminu pracy w KPRM.
12.
W celu utrzymania dobrego wizerunku instytucji zaleca się osobom odchodzącym
z pracy w Kancelarii wysłanie, w miarę możliwości, wiadomości do tych adresatów,
z którymi prowadziły służbową korespondencję elektroniczną. W wiadomości tej
należałoby poinformować o zmianie na stanowisku oraz wskazać pracownika
Kancelarii przejmującego zadania lub sposób dalszego kontaktu (np. przez sekretariat).
II. Cechy charakterystyczne korespondencji elektronicznej
1.
Wiadomość powinna być krótka, zwięzła, na temat. W przypadku konieczności
wysłania informacji bardzo długiej lub/i dotyczącej kilku tematów, najlepiej jest
podzielić ją na kilka mniejszych.
2.
Każda wiadomość musi posiadać wypełnione pole „Temat”, którego właściwe
sformułowanie (odzwierciedlające zawartość wiadomości) ułatwia zrozumienie,
przeglądanie i porządkowanie otrzymywanej korespondencji.
3.
Odrębne pola „Do” oraz „DW”: osoba umieszczona w polu wiadomości „Do” staje się
głównym adresatem wiadomości; jej zadaniem jest podjęcie stosownych działań
wynikających z otrzymanej wiadomości. Dlatego też, w przypadku wysyłania
wiadomości do dwóch i więcej adresatów jednocześnie, nadawca powinien
precyzyjnie określić oczekiwania wobec każdego z nich. Osoba umieszczona w polu
„DW” otrzymuje informację tylko „do wiadomości”, co nie wyklucza oczywiście
możliwości podejmowania przez nią określonych działań.
4.
Możliwe jest dodatkowe wskazanie terminu odpowiedzi przy użyciu tzw. oflagowania.
Dodanie flagi monitującej oraz przypomnienia dla siebie i/lub dla adresata3 ułatwia
szybkie odczytanie intencji nadawcy oraz organizację pracy, własnej i odbiorcy. Użycie
tej funkcji nie zwalnia jednak z precyzyjnego określenia w tekście wiadomości
oczekiwanego terminu odpowiedzi.
2
Ustawienie takie osiągniemy następująco:
Dla programu Outlook 2007 i 2010
W nowej wiadomości e-mail: zakładka „Wstawianie” → Podpis → Podpisy → (1) Nowe wiadomości – wybrać „brak”; (2)
Odpowiedzi/wiadomości przesyłane dalej – wybrać „brak”.
W celu wstawienia podpisu wystarczy w każdej tworzonej wiadomości (nowej bądź będącej odpowiedzią/przesyłanej
dalej) wybrać „Podpis_KPRM” utworzony uprzednio zgodnie z komunikatem z dnia 28 grudnia 2011 r.; ścieżka dostępu:
zakładka „Wstawianie” → Podpis → „Podpis_KPRM”.
3
Outlook: „Nowa wiadomość”, zakładka „Wiadomość”, funkcja „Flaga monitująca”, a w niej też „Dodaj przypomnienie”.
5
III. Tworzenie wiadomości wysyłanych pocztą elektroniczną
1.
W korespondencji elektronicznej obowiązują takie same zasady dotyczące stylu,
ortografii i interpunkcji jak w każdym innym piśmie urzędowym.
2.
Wypowiedzi zapisane w całości wielkimi literami oznaczają podniesiony głos (krzyk) ich
autora. Wielkie litery powinny być zatem używane tylko w takich samych sytuacjach
jak w każdego innego rodzaju wypowiedzi pisemnej – w tytule, podtytule, w celu
podkreślenia danego słowa itp.
3.
Podobnie jak w każdej innej korespondencji, treść powinna być skomponowana
w sposób logiczny, uporządkowany i kompletny; w pierwszych zdaniach należy zwięźle
przedstawić sprawę będącą przedmiotem korespondencji, natomiast zakończenie
powinno zawierać podsumowanie całości, tzn. przedstawienie wyraźnie
sformułowanych oczekiwań nadawcy czy też jego propozycji.
4.
Pliki będące załącznikami wiadomości powinny nosić tytuły umożliwiające ich łatwą
identyfikację i być uporządkowane w kolejności wymienionej w wiadomości.
Na tę zasadę należy zwrócić uwagę szczególnie w przypadku dokumentów
skanowanych, o nazwach nadawanych przy tej okazji automatycznie – niezbędne jest
nadanie im nazw właściwych, ułatwiających identyfikację.
5.
W przypadku konieczności wysłania załączników zajmujących znaczną ilość miejsca
na dysku należy dokonać ich kompresji (za pomocą funkcji „wyślij do folderu
skompresowanego”) lub wysłać w osobnych przesyłkach. Zgodnie z zaleceniami
producenta oprogramowania rozmiar przesyłanych załączników nie powinien
przekroczyć 30 MB/wiadomość.
IV. Odpowiadanie na otrzymane wiadomości
1.
Podobnie jak w każdej korespondencji, na otrzymaną wiadomość należy odpowiadać
we wskazanym terminie (o ile nie zachodzi sytuacja rzeczywiście uniemożliwiająca
dochowanie tej zasady).
2.
Stosowanie poczty elektronicznej w kontaktach roboczych ma między innymi na celu
skrócenie czasu przepływu informacji i ułatwienie pracy. Dlatego też, jeżeli nie jest
możliwe szybkie udzielenie odpowiedzi na korespondencję otrzymaną tą drogą,
powinno się powiadomić nadawcę, kiedy może spodziewać się odpowiedzi z naszej
strony. Sposób i tempo reagowania na wiadomości przesyłane pocztą elektroniczną
świadczą o naszej kulturze pracy.
3.
Jako nadawcy wiadomości powinniśmy się wystrzegać zbyt częstego żądania
odpowiedzi pilnej, bez ważnego powodu.
4.
W przypadku korespondencji obszernej, prowadzonej pomiędzy wieloma osobami
i zawierającej dużo informacji, dobrze jest unikać wielokrotnego przesyłania całości –
6
lepiej zastosować wycinanie fragmentów nieistotnych i pozostawianie tylko tych
elementów wiadomości, które mają znaczenie.
5.
Odpowiadając na wiadomość, nie należy zmieniać tematu wiadomości wpisanego
w korespondencji inicjującej. Należy jednak odpowiednio go zmodyfikować
lub uzupełnić, gdy pojawi się ważny nowy wątek, odbiegający od pierwotnego.
6.
Funkcję „odpowiedz wszystkim” należy stosować w sposób przemyślany, pamiętając
o tym, że ułatwia ona dzielenie się informacją ze wszystkimi, którym może być ona
przydatna. Jednocześnie jednak należy dbać o niewysyłanie wiadomości
niepotrzebnych niektórym adresatom, jeżeli miałoby to tylko „zaśmiecić” ich skrzynki
odbiorcze i/lub wywołać zamieszanie.
7.
Można odnosić się do określonych części otrzymanej wiadomości (komentować)
w tekście wiadomości oryginalnej, stosując odpowiednie, czytelne wyróżnienia
(kolorem, czcionką).
V. Ogólne zasady obiegu korespondencji elektronicznej
1.
W obiegu korespondencji elektronicznej należy pamiętać o zachowaniu normalnej
drogi obiegu korespondencji służbowej, uwzględniając swoich bezpośrednich
przełożonych, chyba że wyższy przełożony wyraźnie zażyczył sobie kontaktów
czy informacji z pominięciem drogi służbowej bądź sytuacja tego wymaga.
2.
Przy przekazywaniu informacji w sytuacjach wyjątkowo pilnych można również
pominąć drogę służbową. W takim przypadku należy jednak równocześnie wysłać
ją do wiadomości bezpośredniego przełożonego.
3.
Posługując się pocztą elektroniczną, należy zawsze mieć na uwadze zasady zawarte
w Instrukcji kancelaryjnej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów 4 określającej sposób
tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania dokumentacji w Kancelarii.
W szczególności należy pamiętać, że sprawy załatwiane w komórkach
organizacyjnych są przedmiotem rejestracji oraz ewidencjonowania w sekretariacie
lub wydziale kancelaryjnym. Dlatego, decydując się na przesłanie drogą elektroniczną
na adres imienny kierującego komórką organizacyjną korespondencji, która powinna
zostać zarejestrowana, należy jednocześnie wpisać w pole odbiorcy adres sekretariatu
danej komórki organizacyjnej, aby dodatkowo nie obciążać kierującego komórką
przekazaniem sprawy do sekretariatu.
4.
Korespondencja kierowana imiennie do kierującej/kierującego komórką organizacyjną
w sprawach, które nie podlegają rejestracji w sekretariacie, stanowi kategorię
odrębną. Kierująca/kierujący komórką organizacyjną może określić bardziej
szczegółowe zasady dotyczące tej kategorii.
4
Załącznik do zarządzenia nr 26 Szefa Kancelarii Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2010 r. w sprawie instrukcji
kancelaryjnej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów.
7
VI. Umawianie spotkań
1.
Za pośrednictwem kalendarza i poczty elektronicznej możliwe jest szybkie i sprawne
umawianie spotkań.
2.
Wysyłając zaproszenie na spotkanie, należy pamiętać, że powinno ono zawsze
zawierać syntetycznie określony temat spotkania, lokalizację (miejsce), godzinę
rozpoczęcia i planowaną godzinę zakończenia spotkania, a także – ewentualnie
w załączniku – wszelkie niezbędne informacje i materiały.
3.
Więcej informacji szczegółowych na temat umawiania spotkań za pośrednictwem
programu Outlook zawierać będzie odrębny komunikat BDG (obecnie
w przygotowaniu).
VII. Na zakończenie
Korzystając z portali, forów internetowych czy grup dyskusyjnych, pracownicy Kancelarii
powinni zawsze mieć na uwadze, że nikt nie występuje w Internecie anonimowo, a sposób
korzystania z sieci powinien być świadectwem kultury osobistej i zawodowej.
W przygotowaniu znajduje się ostatnia, IV część Przewodnika poświęcona poprawności
językowej, w tym najczęściej popełnianym błędom gramatycznym, leksykalnym,
stylistycznym, ortograficznym i interpunkcyjnym, oraz sposobom ich unikania.
8