Załącznik nr 2 do obiegu dokumentów w sprawie zasad

Załącznik nr 2 do obiegu dokumentów w sprawie zasad przyjmowania
korespondencji do wysłania.
I
Zasady przyjmowania korespondencji do wysłania za pośrednictwem urzędu
pocztowego.
1) Korespondencję przeznaczoną do wysłania w danym dniu należy złożyć w kancelarii
urzędu
do godziny 12.00. Poczta złożona po tej godzinie będzie wysłana w
dniu następnym.
2) Dokumenty przeznaczone do wysłania muszą być zakopertowane:
Na kopercie należy umieścić:
• czytelny adres odbiorcy,
• w lewym górnym rogu koperty należy umieścić pieczątkę firmową urzędu,
• pod pieczątką firmową musi znajdować się nr pisma,
• na odwrocie koperty należy przykleić prawidłowo wypełnione zwrotne
potwierdzenie odbioru.
Prawidłowe wypełnienie zwrotnego potwierdzenia odbioru polega na umieszczeniu na
nim następujących informacji:
a) pierwsza strona potwierdzenia odbioru:
• rodzaj pisma,
• nr pisma
• datę pisma
• nr pokoju pracownika, który wysyła dany dokument,
• pieczątka firmowa urzędu.
b) druga strona potwierdzenia odbioru:
• czytelny adres odbiorcy.
3) Na kopii wysyłanego dokumentu pracownik kancelarii umieszcza pieczątkę z datą
potwierdzającą wysłanie korespondencji.
4) W wyjątkowych wypadkach (z uwzględnieniem dobra urzędu i dla zachowania
terminowości załatwiania spraw) poczta może być przyjęta do wysłania po godzinie
12.00 nie później jednak niż do godziny 14.00. Przyjęcie poczty w tych godzinach
następuje na wyraźne polecenie Naczelnika, Z-ców Naczelnika.
II
Zasady przyjmowania korespondencji do przekazania za pośrednictwem Izby
Skarbowej.
1) Korespondencja przeznaczona do przekazania za pośrednictwem Izby Skarbowej
powinna być dostarczona do kancelarii niezwłocznie, nie później niż do godziny 10.00
dnia, w którym upływa termin jej dostarczenia.
2) Dokumenty przeznaczone do przekazania za pośrednictwem izby skarbowej muszą być
zakopertowane w/g wyżej podanych zasad.
3) Na kopii przekazywanego dokumentu pracownik kancelarii umieszcza pieczątkę z datą
potwierdzającą przekazanie.