Komisja socjalna a regulamin zfśs.......................................................

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych
ZFŚS
Spis treści
Komisja socjalna a regulamin zfśs.......................................................................................................2
Tryb przyznawania świadczeń..............................................................................................................2
Komisja socjalna jako organ opiniodawczy.........................................................................................2
Komisja socjalna jako organ przyznający świadczenia........................................................................2
Skład komisji socjalnej.........................................................................................................................3
Wprowadzenie komisji nie narusza uprawnień związków zawodowych.............................................4
ZFŚS
Kto ma obowiązek tworzyć regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych?......................5
ZFŚS tworzą:........................................................................................................................................5
Zasady ustalania regulaminu ZFŚS......................................................................................................5
Zapis dotyczący ustalania sytuacji materialnej pracownika.................................................................8
„Zasady i warunki przyznawania świadczeń socjalnych......................................................................8
Na co środki z ZFŚŚ?...........................................................................................................................9
Jakie zdarzają się nieprawidłowe zapisy w ZFŚS?............................................................................12
Powołanie w regulaminie ZFŚS komisji socjalnej (komisji ZFŚS)...................................................13
Zmiana regulaminu ZFŚS...................................................................................................................13
Likwidacja ZFŚŚ................................................................................................................................14
Według wyroku SN z dnia 18.4.2001 r., I PKN 359/00 (OSNP z 2003 r., nr 3, poz. 60) sprzeczne
z prawem rozwiązanie umowy o pracę nie uzasadnia natychmiastowej wymagalności
pożyczki udzielonej z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, chociażby regulamin
zakładowy określał taką wymagalność na skutek wypowiedzenia umowy przez pracodawcę.
Jeżeli nie uregulowano w nich możliwości natychmiastowej wymagalności pożyczki w przypadku
rozwiązania umowy o pracę, to w dalszym ciągu będzie obowiązywać spłata w miesięcznych
ratach zgodnie z ustalonym harmonogramem. Z kolei ustalenie w regulaminie zfśs
natychmiastowej wymagalności pożyczki bez względu na sposób rozwiązania umowy jest
nieprawidłowe (wyrok Sądu Najwyższego z 18 kwietnia 2001 r., I PKN 359/00, OSNP
2003/3/60).
Sądu Pracy pierwszej instancji, a następnie po przyznaniu pozwanej odszkodowania według jej
wyboru przez Sąd drugiej instancji, uznanie przez Sądy obu instancji, iż pożyczka mieszkaniowa
podlega natychmiastowej spłacie, z powodu wypowiedzenia stosunku pracy przez zakład
pracy, sprzeczne jest z zasadami współżycia społecznego (art. 5 KC). Zakład pracy
wykorzystał bowiem swoją przewagę ekonomiczną i usytuował się w roli właściciela
środków zgromadzonych na funduszu podczas gdy zgodnie z art. 10 ustawy jest jedynie ich
administratorem. funduszu wprowadził do regulaminów i umów klauzule sprzeczne z celem
1/14
ustawy
Komisja socjalna a regulamin zfśs
Stan prawny: 2010-03-02 13:50
Anna Martuszewicz
Regulamin zfśs powinien ściśle wskazywać osoby wchodzące w skład komisji socjalnej.
Nieprecyzyjne określenie członków komisji, bez wskazania ich liczby i funkcji, może stać się
podstawą konfliktu między organizacjami związkowymi.
Przepisy ustawy o zfśs nie regulują tworzenia i działania komisji socjalnych (nazywanych też
służbą socjalną). Ich tworzenie, działanie i zakres uprawnień może wynikać jedynie z przepisów
wewnątrzzakładowych i nie może naruszać postanowień ustawy.
Tryb przyznawania świadczeń
Tryb przyznawania świadczeń z funduszu nie jest uregulowany przepisami. Prawo do określenia
tych zasad przysługuje pracodawcy i organizacjom związkowym (lub przedstawicielowi
pracowników) w regulaminie funduszu. Jednak jeden aspekt został unormowany w art. 27 ustawy
o związkach zawodowych. Określa on obowiązek pracodawcy uzgadniania z zakładową
organizacją związkową przyznania pracownikom świadczeń z funduszu, co sprowadza się do
niemożności przyznania świadczenia przy sprzeciwie organizacji związkowej (albo przy sprzeciwie
pracodawcy).
W przypadku działania u pracodawcy kilku organizacji związkowych uzgodnienie przyznania
świadczeń powinno nastąpić ze wszystkimi organizacjami. W imieniu związku zawodowego działa
organ określony w statucie do reprezentowania związku (z reguły zarząd) lub osoby przez ten
organ upełnomocnione do działania. Jeżeli w zakładzie związki nie działają – świadczenia może
przyznawać samodzielnie pracodawca.
Komisja socjalna jako organ opiniodawczy
W praktyce często w regulaminie funduszu powołuje się tzw. komisję socjalną. Jej rola sprowadza
się zazwyczaj do zebrania wniosków o przyznanie świadczenia oraz innych wymaganych
dokumentów. Zajmuje się również wstępną kwalifikacją wniosków, przedstawia pracodawcy i
związkom (jako przydzielającym świadczenia) rekomendacje w zakresie przyznania bądź
nieprzyznania świadczenia. Taka rola komisji jest jak najbardziej dopuszczalna w świetle
przepisów ustawy o funduszu.
Komisja socjalna jako organ przyznający świadczenia
Komisja socjalna może mieć prawo przyznawania świadczeń tylko, gdy spełnione są następujące
warunki:
2/14
 taką rolę nadaje jej regulamin funduszu,
 w skład komisji wchodzą:
– uprawnieni reprezentanci pracodawcy,
– osoby działające w imieniu związku zawodowego, uprawnione do działania w zakresie
przyznawania świadczeń.
Uprawnionym do reprezentowania pracodawcy w tym zakresie będzie osoba lub organ
zarządzający lub inna wyznaczona do tego osoba. Wyznaczenie to może nastąpić bądź w
przepisach
organizacyjnych
firmy
(statut,
regulamin
organizacyjny),
bądź
w
drodze
pełnomocnictwa. Co do zasady uprawniony do działania w zakresie funduszu z ramienia związków
jest zarząd organizacji. Nie można jednak wykluczyć, że będzie on działał przez pełnomocnika.
Jeżeli powyższe warunki nie zostaną spełnione, komisja taka może być traktowana jedynie jako
ciało wstępnie kwalifikujące wnioski. Przyznanie świadczeń wymaga uzgodnienia między
upoważnioną osobą ze strony pracodawcy a organem tego związku wskazanym w statucie.
Oczywiście u pracodawcy, u którego nie działa organizacja związkowa, w skład komisji będą mogli
wejść jedynie przedstawiciele pracodawcy jako przyznającego świadczenia, chyba że regulamin
nada
jakieś
uprawnienia
w
zakresie
przyznawania
świadczeń
także
przedstawicielom
pracowników.
Skład komisji socjalnej
Skład komisji każdorazowo powinien wynikać z regulaminu funduszu świadczeń socjalnych.
Jednak w przypadku gdy komisja miałaby pełnić rolę ciała przyznającego świadczenia, jej ramowy
skład wynika z przepisów. Będą do niej należeć zawsze przedstawiciele pracodawcy i związków
zawodowych ustaleni zgodnie z regułami, o których mowa wyżej. W przypadku gdy komisja
miałaby pełnić rolę pomocniczą, strony ustalające treść regulaminu funduszu mają większą
dowolność. Do składu komisji można wprowadzić wówczas inne osoby, np. przedstawicieli
emerytów i rencistów, przedstawiciela pracowników.
Redagując zapisy regulaminu w tym zakresie, należy pamiętać, aby wskazywały osoby wchodzące
w skład komisji w sposób precyzyjny, nie imiennie (choć w takim przypadku w razie konieczności
dokonania zmian niezbędna byłaby zmiana regulaminu). Przykładowo może to nastąpić przez
wskazanie stanowisk (np. członek zarządu spółki, pracownik działu personalnego) lub funkcji
(zarząd związku zawodowego, osoba wyznaczona przez zarząd związku zawodowego).
Konkretyzacja imienna nastąpi wówczas poza regulaminem w trybie poleceń służbowych,
zarządzeń itp. W szczególności należy brać pod uwagę, że nieprawidłowe może być ogólne
wskazanie „przedstawiciele związku”. Może się wówczas okazać, że zapis taki zostanie
zakwestionowany przez organizacje związkowe, które różnie zinterpretują taki wpis.
3/14
Wprowadzenie komisji nie narusza uprawnień związków zawodowych
W zakładach, w których działa kilka organizacji związkowych, zdarza się, że nie są one w stanie
uzgodnić wspólnego stanowiska w zakresie treści regulaminu funduszu. Wtedy regulamin
wprowadzany jest samodzielnie przez pracodawcę, niekiedy przy akceptacji niektórych związków.
Praktyczna realizacja zapisów powołujących komisję socjalną uzależniona jest od dobrej woli
organizacji związkowych.
Warunkiem działania komisji socjalnej, w skład której będą wchodzić upełnomocnieni
przedstawiciele związków (w miejsce jej organu statutowego), jest zgoda organizacji związkowych
na takie rozwiązanie. Pracodawca nie może sam, nawet przy prawidłowym samodzielnym
wprowadzeniu regulaminu funduszu, ograniczyć uprawnień związku wynikających z ustawy o
związkach zawodowych w omawianym zakresie.
Ani ustawa o funduszu, ani ustawa o związkach zawodowych nie uprawniają do zawarcia w
regulaminie postanowień wykraczających poza zakres przedmiotowy regulaminu określony w
ustawie o funduszu. W związku z tym ograniczenie uprawnień statutowego organu związku może
nastąpić jedynie za jego zgodą.
Przykład
Pracodawca ustalił w regulaminie zfśs, że świadczenia przyznaje komisja socjalna, której
członkami są po jednym przedstawicielu każdej organizacji związkowej oraz 2 przedstawicieli
pracodawcy. Trzy organizacje podpisały regulamin, jedna zaś nie chce brać udziału w pracach
komisji, domagając się, aby pracodawca uzgadniał przyznawanie świadczeń z jej zarządem.
W tej sytuacji przy założeniu, że regulamin został wprowadzony w prawidłowym trybie, związki
zawodowe, które wyraziły zgodę na dokonywanie uzgodnień w ramach komisji socjalnej, dokonują
uzgodnień w ten sposób, uzgodnienia zaś z organizacją, która na taki tryb nie wyraziła zgody,
powinny być dokonywane odrębnie w trybie art. 27 ustawy o związkach zawodowych.
Podstawa prawna:
 art. 27 i 30 ust. 5 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (DzU z 2001 r. nr 79,
poz. 854 ze zm.),
 art. 8 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (DzU z 1996
r. nr 70, poz. 335 ze zm.).
Źródło: INFOR
Artykuł z dnia: 2010-03-03
4/14
ZFŚS
Kto ma obowiązek tworzyć regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych?
Pracodawca, który tworzy zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, ma obowiązek ustalić
regulamin korzystania z tego funduszu. Regulamin ZFŚS określa zasady i warunki korzystania z
usług oraz świadczeń finansowanych z ZFŚS, jak również zasady przeznaczania środków ZFŚS
na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej. Z tekstu dowiesz się, na jakie cele
przeznacza się środki ZFŚS, jak zlikwidować ZFŚS oraz znajdziesz przykładowe zapisy
regulaminu.
Kto tworzy zakładowy fundusz świadczeń socjalnych?
ZFŚS tworzą:
1. pracodawcy zatrudniający co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty,
2. pracodawcy zatrudniający mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, którzy
wybrali tworzenie ZFŚS zamiast wypłacania świadczenia urlopowego,
3. jednostki sektora finansów publicznych, prowadzące działalność w formie państwowej lub
samorządowej jednostki budżetowej, zakładu budżetowego lub gospodarstwa pomocniczego
jednostki budżetowej. Mają one obowiązek tworzyć fundusz socjalny niezależnie od liczby
zatrudnianych pracowników (nawet wtedy, gdy zatrudniają poniżej 20 pracowników w przeliczeniu
na pełne etaty).
Pracodawca, który tworzy fundusz, ma obowiązek ustalić regulamin korzystania z tego funduszu.
Regulamin ZFŚS określa:
- zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z ZFŚS,
- zasady przeznaczania środków ZFŚS na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej.
Zasady ustalania regulaminu ZFŚS
Regulamin ZFŚS pracodawca ustala z działającą w firmie zakładową organizacją związkową.
Także przyznawanie pracownikom świadczeń z funduszu dokonywane jest w uzgodnieniu z
zakładową organizacją związkową.
5/14
Jeżeli w firmie działa więcej niż jedna organizacja związkowa i w sprawie ustalenia regulaminu
ZFŚS organizacje związkowe nie przedstawią wspólnie uzgodnionego stanowiska w terminie 30
dni, decyzję w tej sprawie podejmuje pracodawca, po rozpatrzeniu odrębnych stanowisk
organizacji związkowych.
Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, uzgadnia regulamin z
pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.
Firma sama określa tryb wybierania takiego przedstawiciela.
Przykładowe zapisy:
„I. Regulacje wstępne.
Art. 1. Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych zwany dalej „Funduszem” tworzy się na
podstawie przepisów:
- ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity: Dz.U. z
1996 r. nr 70, poz. 335 z późn. zm.),
- rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 14 marca 1994 r. w sprawie sposobu
ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz
świadczeń socjalnych (Dz.U. nr 43, poz. 168).
Art. 2. Fundusz tworzy się z corocznego odpisu podstawowego obciążającego koszty działalności
przedsiębiorstwa.
Art. 3. Środki Funduszu mogą być zwiększone poprzez:
a) darowizny oraz zapisy osób fizycznych oraz prawnych,
b) odsetki z oprocentowania pożyczek udzielonych na cele mieszkaniowe,
c) odsetki od środków funduszu,
d) dochody z tytułu sprzedaży, dzierżawy i likwidacji środków trwałych służących działalności
socjalnej na rzecz pracowników zakładu, w części nieprzeznaczonej na utrzymanie lub
odtworzenie zakładowych obiektów socjalnych,
6/14
e) wierzytelności likwidowanego zakładowego funduszu socjalnego,
f) inne środki określone w odrębnych przepisach.
Art. 4. Środki niewykorzystane w danym roku kalendarzowym przechodzą na rok następny.
Art. 5. Środki Funduszu są gromadzone na odrębnym rachunku bankowym.
Art. 6. Środki Funduszu na poszczególne formy pomocy socjalnej są przyznawane w formie
pieniężnej”.
Kryterium socjalne
Ustalając treść regulaminu ZFŚS, trzeba pamiętać, że musi on uwzględniać socjalne kryterium
przyznawania
świadczeń
pracownikom
i
innym
upoważnionym
osobom,
np.
dzieciom
pracowników, emerytom danego pracodawcy. To pracodawca w regulaminie (po wymaganych
uzgodnieniach) wskazuje, kto jest osobą uprawnioną do korzystania ze środków ZFŚS.
Przykładowe zapisy:
„Osoby uprawnione do korzystania zakładowego funduszu świadczeń socjalnych
Art. 1. Ze świadczeń Funduszu mają prawo korzystać:
a) pracownicy zatrudnieni na podstawie umowy o pracę w .................................. niezależnie od
rodzaju umowy o pracę oraz od wymiaru czasu pracy,
b) pracownicy przebywający na urlopach wychowawczych,
c) emeryci i renciści, którzy rozwiązali z ........................................ umowę o pracę w związku z
przejściem na emeryturę lub rentę,
d) członkowie rodzin osób wymienionych w pkt a–c.
e) osoby świadczące pracę na rzecz ............................................ na innej podstawie prawnej niż
stosunek pracy oraz pracownicy agencji pracy tymczasowej wykonujący pracę w …………………
*.
7/14
Art. 2. Członkami rodzin, o których mowa w art. 1 lit. d, są:
a) współmałżonkowie,
b) dzieci własne, dzieci przysposobione oraz przyjęte na wychowanie w ramach rodziny
zastępczej, dzieci współmałżonka, wnuki i rodzeństwo pozostające na utrzymaniu osoby
uprawnionej do 18 lat, a jeżeli kształcą się w szkole – do ukończenia nauki,
c) członkowie rodzin po zmarłych pracownikach – jeżeli byli na ich utrzymaniu”.
* dobrowolnie, pracodawca może, ale absolutnie nie musi, obejmować tych osób regulaminem
ZFŚS.
Zapis dotyczący ustalania sytuacji materialnej pracownika
Pracodawca, żeby zrealizować postanowienia zawarte w regulaminie ZFŚS, musi posiadać
dokumenty opisujące sytuację materialną pracownika i jego rodziny. Bardziej odzwierciedli
kryterium socjalne uwzględnianie dochodu na osobę w rodzinie lub w gospodarstwie domowym
osoby uprawnionej ubiegającej się o świadczenie niż sama wysokość wynagrodzenia pracownika
czy tej osoby.
W regulaminie ZFŚS może więc być zapis, na podstawie którego pracodawca ma prawo wymagać
od pracownika (lub innej osoby uprawnionej) oświadczenia o dochodach. Najpraktyczniej jest
ustalić, że złożenie takiego oświadczenia jest wymagane w momencie ubiegania się o świadczenie
z ZFŚS .
Przykładowe zapisy:
„Zasady i warunki przyznawania świadczeń socjalnych.
Art. 1. Przyznanie i wysokość pomocy (dofinansowania) za środków Funduszu uzależniona jest od
sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej, a w przypadku pomocy mieszkaniowej również od
sytuacji mieszkaniowej.
Art. 2. Świadczenia udzielane są na wniosek osób uprawnionych, o których mowa w art. ……”.
8/14
Art. 3. Podstawę do przyznania ulgowych usług i świadczeń stanowi dochód przypadający na
osobę w rodzinie, wskazany w oświadczeniu pracownika składanym w chwili ubiegania się o
konkretne świadczenie.
Art. 4. Podstawą ustalenia średniego dochodu przypadającego na członka rodziny są łączne
dochody brutto współmałżonków z 6 miesięcy poprzedzających wniosek o uzyskanie świadczenia
socjalnego”.
UWAGA
Przyznaje się tylko takie świadczenia, jakie są wymienione w obowiązującym w firmie regulaminie
ZFŚŚ. Dlatego warto mieć w nim również zapisy ogólne pozwalające na elastyczną reakcję na
wystąpienie trudnej życiowo sytuacji po stronie pracownika czy innej osoby uprawnionej.
Przykładowe zapisy:.
„(…) W wypadkach losowych pomoc materialna przyznawana będzie do wysokości ..... -krotności
minimalnego wynagrodzenia za pracę obowiązującego w danym roku kalendarzowym na
podstawie odrębnych przepisów”.
Na co środki z ZFŚŚ?
Regulamin ZFŚS może przewidywać przeznaczanie środków funduszu na:
- usługi świadczone na rzecz różnych form wypoczynku (krajowego i zagranicznego), np.
dofinansowanie tego wypoczynku, organizowanie kolonii czy obozów dla pracowników firmy itp.,
- działalność kulturalno-oświatową ,
- działalność sportowo-rekreacyjną,
- udzielanie pomocy materialnej, rzeczowej lub finansowej.
Oczywiście pracodawca nie musi przeznaczać środków ZFŚŚ na każdą z wymienionych form
pomocy. Może np. obniżyć wysokość odpisu na ZFŚŚ i ograniczyć się tylko do dofinansowania
wypoczynku. Regulacja w tym zakresie musi znaleźć się w dwóch aktach:
- o obniżeniu wysokości odpisu na ZFŚŚ – w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie
wynagradzana,
- o tym, że pomoc z ZFŚŚ obejmie tylko dofinansowanie do wypoczynku w regulaminie ZFŚS.
9/14
W ramach pomocy finansowej mogą być dofinansowywane lub kupowane leki dla pracownika,
który przewlekle choruje, czy też paczki dla rodzin uboższych pracowników na święta będące
tradycyjnie okresem większych wydatków.
Przykładowe zapisy:
„Przeznaczenie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.
1. Środki Funduszu przeznacza się na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz
osób uprawnionych do korzystania z Funduszu, w tym:
a) pomoc materialną przyznawaną osobom znajdującym się w szczególnie trudnej sytuacji
życiowej,
b) zapomogi pieniężne bezzwrotne,
c) dofinansowanie wczasów pracowniczych, leczniczych, profilaktyczno-leczniczych zakupionych
przez osoby uprawnione,
d) dofinansowanie zorganizowanego wypoczynku dzieci i młodzieży w formie wczasów, kolonii,
zimowisk, obozów, kolonii zdrowotnych,
e) dofinansowanie wypoczynku urlopowego organizowanego we własnym zakresie,
f) dofinansowanie wypoczynku sobotnio-niedzielnego,
g) finansowanie działalności kulturalno-oświatowej w postaci zakupu biletów na imprezy
artystyczne, kulturalne, rozrywkowe i sportowe oraz sprzętu sportowego do wspólnego użytku,
h) pożyczki zwrotne na cele mieszkaniowe.
2. 1. Pomoc materialna może być przyznana w formie:
a) bonu towarowego, uprawniającego do nabycia artykułów żywnościowych, odzieży lub
podręczników szkolnych (dla uczących się dzieci pracowników),
b) paczki żywnościowej,
c) lekarstw dla pracowników i dla byłych pracowników – emerytów i rencistów).
2.2. Pomoc przysługuje w łącznej wysokości w roku kalendarzowym do:
a) 600 zł dla pracowników i emerytów (rencistów) przy przeciętnym średniomiesięcznym dochodzie
na jedną osobę w gospodarstwie domowym z okresu 3 miesięcy poprzedzających złożenie
10/14
wniosku o pomoc rzeczową wynoszącym do 550 zł,
b) 300 zł przy dochodzie od 551 do 800 zł na jedną osobę”.
3.1. Pożyczki zwrotne na cele mieszkaniowe mogą być udzielone na:
a) uzupełnienie wkładów mieszkaniowych do spółdzielni mieszkaniowych,
b) budowę domu jednorodzinnego albo lokalu w domu mieszkalnym,
c) zakup budynku mieszkalnego od jednostek, które wybudowały budynek w ramach prowadzonej
działalności gospodarczej,
d) nadbudowę i rozbudowę budynku mieszkalnego,
e) przebudowę strychu, suszarni bądź pomieszczenia niemieszkalnego na cele mieszkalne,
f) pokrycia kosztów wykupu lokali na własność oraz uzupełnienie zaliczki na wkład budowlany w
związku z przekształceniem spółdzielczego lokatorskiego prawa do zajmowanego lokalu na
spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu,
g) przystosowanie mieszkań do potrzeb osób o ograniczonej sprawności fizycznej,
h) remont i modernizację lokalu mieszkalnego lub budynku mieszkalnego,
i) kaucję i opłaty wymagane przy uzyskiwaniu i zamianie mieszkań.
3.2. Warunkiem przyznania pożyczki na cele mieszkaniowe przeznaczonej na remont i
modernizację mieszkania lub domu jest posiadanie własnego mieszkania lub domu bez względu
na tytuł prawny do zajmowanego lokalu lub domu.
3.3. Pożyczka na cele mieszkaniowe, o której mowa w punkcie 3.1 lit. h, może być udzielona nie
częściej
niż
jeden
raz
na
..............
lata,
a
na
pozostałe
cele
mieszkaniowe ................................................................
3.4. Warunkiem przyznania pożyczki jest całkowita spłata poprzednio uzyskanej pożyczki.
3.5. Jako zabezpieczenie spłaty pożyczki wymagane jest udzielenie poręczenia przez dwóch
pracowników .................................................................
3.6. Oprocentowanie pożyczki wynosi ...........% w stosunku rocznym.
3.7. Spłata pożyczki następuje w ratach miesięcznych w ilości nie większej niż .............
3.8. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, gdy osoba zobowiązana do spłaty pożyczki
znajduje się w trudnej sytuacji życiowej, pożyczka może być częściowo umorzona.
3.9. Pracownik otrzymujący pożyczkę zobowiązuje się do wyrażenia pisemnej zgody na potrącanie
przypadających od spłaty rat pożyczki z wynagrodzenia za pracę.
11/14
3.10. Szczegółowe warunki przyznania i spłaty pożyczek na cele mieszkaniowe zostaną określone
w umowie między pracodawcą a pożyczkobiorcą”.
Jakie zdarzają się nieprawidłowe zapisy w ZFŚS?
Wydatki, które nie są objęte działalnością socjalną pracodawcy, np.
- prezenty dla pracowników odchodzących na emeryturę,
- imprezy świąteczne dla pracowników lub klientów firmy,
- imprezy integracyjne,
- środki na podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracownika, np. czesne za szkołę,
- paczki świąteczne, w jednakowej wartości dla wszystkich pracowników,
nie mogą być finansowane z ZFŚS i nie mogą być regulowane w regulaminie ZFŚS.
Ponadto nieprawidłowe jest:
1. przyznawanie określonych świadczeń pewnym grupom pracowników (bez względu na ich
sytuację socjalną), np. przyznawanie konkretnych świadczeń wszystkim pracowniom produkcji, co
spowoduje, że świadczenie uzyskają zarówno zamożni, jak i biedniejsi pracownicy;
2. przyznawanie świadczeń ze względu na ogólny lub zakładowy staż pracy, lub ze względu na
rodzaj umowy o pracę, np. zapis, że pracownicy zatrudnieni przez okres do 6 miesięcy (lub
pracownicy zatrudnieni na okres próbny) nie mają prawa do korzystania z ZFŚŚ. Tymczasem
pracownik zatrudniony np. na okres próbny może znaleźć się w trudnej sytuacji życiowej, np. gdy
spłonie jego mieszkanie;
Jak podkreśla SN, wydatkowanie środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych z
zastosowaniem kryterium stażu pracy, bez uwzględnienia kryterium socjalnego jest niezgodne z
ustawą o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (wyrok Sądu Najwyższego z 16 sierpnia
2005 r., I PK 12/05, OSNP 2006/11-12/182).
3. uzależnianie prawa do świadczenia, np. wysokości dofinansowania do wypoczynku, od wymiaru
etatu. Spowoduje to, że np. pracownik zatrudniony na mniejszą część etatu ma niższe
dofinansowanie, mimo że np. ma większą liczbę dzieci na utrzymaniu, w tym jedno
niepełnosprawne.
12/14
Powołanie w regulaminie ZFŚS komisji socjalnej (komisji ZFŚS)
Nie ma obowiązku powołania w regulaminie ZFŚŚ tego typu organu kolegialnego. Niemniej jednak
pracodawca może powołać komisję socjalną lub komisję funduszu jako organ opiniotwórczy i
służący pomocą techniczną (przyjmowanie wniosków, przygotowywanie umów dotyczących zasad
udzielania pożyczek z ZFŚŚ itp.). Natomiast decyzje w kwestiach ZFŚS, w tym dotyczące tego,
komu przyznać świadczenie, podejmuje pracodawca. On bowiem administruje środkami funduszu,
co oznacza m.in. odpowiedzialność za właściwe (zgodne z ustawą) wydatkowanie tych środków, a
także obowiązek zapewnienia obsługi funduszowi. Jeżeli więc świadczenie zostanie przyznane np.
z
pominięciem
kryterium
socjalnego,
pracodawca
nie
będzie
mógł
się
uwolnić
od
odpowiedzialności, twierdząc, że taką decyzję podjęła komisja socjalna (komisja funduszu).
Zmiana regulaminu ZFŚS
Treść regulaminu ZFŚS może być zmieniona w ciągu roku. Jednak procedura jego zmiany nie
reguluje ustawa o ZFŚS. A zatem, zmiany powinny się odbywać na takiej samej drodze jak
ustalanie nowego regulaminu.
Oznacza to konieczność ustalenia zmian z przedstawicielem załogi, a jeśli w firmie działają związki
zawodowe, wprowadzenie zmian w regulaminie ZFŚS wymaga uzgodnienia ich treści ze
wszystkimi organizacjami związkowymi działającymi w firmie. W sytuacji gdy u pracodawcy działa
kilka organizacji związkowych i nie mogą one przez 30 dni dojść do porozumienia w kwestii
nowego brzmienia regulaminu ZFŚS, zmiany wprowadza sam pracodawca po rozpatrzeniu
stanowisk organizacji związkowych.
Kiedy zmiany wchodzą w życie?
Kwestię tę musi regulować sam regulamin ZFŚS, ponieważ nie ma powszechnie obowiązujących
regulacji w tym zakresie. Można skorzystać ze sprawdzonych już rozwiązań i ustalić np., że
zmiany w regulaminie ZFŚŚ wchodzą w takim trybie, jak np. przez zmianę regulaminu pracy, tj. po
upływie 14 dni od podania ich do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego
pracodawcy (np. poprzez wywieszenie na tablicy ogłoszeń).
13/14
Likwidacja ZFŚŚ
Pracodawca, który do tej pory tworzył ZFŚS, może podjąć decyzję o likwidacji ZFŚS (wyjątek
stanowi jednostka budżetowa, która z tworzenia ZFŚS nie może zrezygnować). Decyzję o
rezygnacji z ZFŚS trzeba uzgodnić z zakładowymi organizacjami związkowymi, a w razie ich braku
z pracownikiem wybranym przez załogę do jej reprezentacji w sprawach ZFŚS. Następnie
postanowienie o nietworzeniu ZFŚS trzeba zawrzeć w układzie zbiorowym, a jeżeli go nie ma – w
regulaminie wynagradzania.
Nie można tego postanowienia wpisać do regulaminu ZFŚS, gdyż ustawa wymaga wpisania tego
do wewnętrznego aktu płacowego, a regulamin ZFŚS jest tylko aktem wewnętrznym o charakterze
technicznym. Z chwilą likwidacji ZFŚS regulamin również przestaje obowiązywać.
Jest jednak wyjątek, kiedy regulamin ZFŚS będzie obowiązywał, chociaż pracodawca zrezygnuje z
tworzenia ZFŚS. Mianowicie jeśli po likwidacji ZFŚS na jego koncie pozostaną jakieś
niewykorzystane środki, to muszą one zostać do wyczerpania wykorzystane na cele socjalne,
zgodne z przepisami ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, na zasadach
określonych w obowiązującym w firmie regulaminie ZFŚŚ.
A zatem, dopiero po wykorzystaniu tych środków regulamin ZFŚS przestanie obowiązywać.
Podstawa prawna:
- ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 1996 r. nr 70,
poz. 335 ze zm.),
- art. 27 oraz art. 30 ust. 5 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (Dz.U. z 2001 r. nr
79, poz. 854 ze zm.).
Autor: Monika Frączek, starszy specjalista z Departamentu Prawa Pracy, Ministerstwo Pracy i
Polityki Społecznej
14/14