Wpis zagranicznego aktu stanu cywilnego do rejestru USC

System Zarządzania Jakością wg Normy EN ISO 9001:2008
KI-USC-05-2
Karta informacyjna
Urząd Miasta
Knurów
Data: 16.03.2016r.
Wydanie: 8
Wpis zagranicznego aktu stanu cywilnego do
rejestru USC (transkrypcja/odtworzenie)
Podstawy prawne:
•
Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2014 r. poz. 1741, z późn. zm.).
Wymagane dokumenty:
Wniosek o transkrypcję/odtworzenie.
Dowód wniesienia (uiszczenia) opłaty.
Dowód osobisty lub inny dokument tożsamości (do wglądu).
W sytuacji składania wniosku w postaci dokumentu elektronicznego podpisanego bezpiecznym podpisem
weryfikowanym kwalifikowanym certyfikatem lub podpisem elektronicznym złożonym z wykorzystaniem
Profilu Zaufanego ePUAP (za pośrednictwem PeUP), dostarczenie dokumentu tożsamości do wglądu nie
jest wymagane.
W pozostałych sytuacjach dowód osobisty lub inny dokument tożsamości może być okazywany przy
składaniu wniosku, w trakcie prowadzonego postępowania lub przy odbiorze dokumentu kończącego
sprawę.
•
Zagraniczny odpis aktu stanu cywilnego, który ma być wpisany do polskich ksiąg (oryginał lub kopia
potwierdzona przez organ, który sporządził akt i jest uprawniony do wydawania z niego odpisów) wraz
z urzędowym tłumaczeniem, dokonanym przez tłumacza przysięgłego języka polskiego lub polskiego
konsula.
•
Pełnomocnictwo - w przypadku ustanowienia pełnomocnika (oryginał lub urzędowo poświadczony odpis)
wraz z dowodem uiszczenia stosownej opłaty.
•
•
•
Opłaty:
Opłata skarbowa za wydanie odpisu zupełnego aktu stanu cywilnego potwierdzającego transkrypcję: 50zł,
po odtworzeniu aktu 39zł.
•
Opłata skarbowa za złożenie dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa albo jego odpisu,
wypisu lub kopii: 17zł. Z opłaty zwolnione są pełnomocnictwa udzielane: małżonkowi, wstępnemu,
zstępnemu lub rodzeństwu albo gdy mocodawcą jest podmiot zwolniony od opłaty skarbowej.
•
Opłatę w wymaganej wysokości należy wpłacić na konto Urzędu Miasta Knurów przelewem, przekazem
pocztowym lub bezpośrednio w kasie Urzędu.
•
Termin wniesienia opłaty: najpóźniej w dniu składania wniosku.
•
Termin załatwienia:
Bez zbędnej zwłoki, każda sprawa jest rozpatrywana indywidualnie po zebraniu niezbędnej dokumentacji.
Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego odmawia dokonania transkrypcji, jeżeli:
•
dokument w państwie wystawienia nie jest uznawany za dokument stanu cywilnego lub nie ma mocy
dokumentu urzędowego, lub nie został wydany przez właściwy organ, lub budzi wątpliwości co do
jego autentyczności, lub potwierdza zdarzenie inne niż urodzenie, małżeństwo lub zgon;
•
zagraniczny dokument powstał w wyniku transkrypcji w państwie innym niż państwo zdarzenia;
•
transkrypcja byłaby sprzeczna z podstawowymi zasadami porządku prawnego Rzeczypospolitej
Polskiej.
•
Dokument może być odebrany przez Wnioskodawcę:
•
drogą elektroniczną poprzez skrzynkę kontaktową PeUP;
•
poprzez pocztę tradycyjną;
•
osobiście w siedzibie Urzędu.
•
O formie odbioru decyduje Wnioskodawca w formularzu wniosku.
•
Strona zamieszkała za granicą lub mająca siedzibę za granicą, jeżeli nie ustanowiła pełnomocnika do
prowadzenia sprawy zamieszkałego w kraju, jest obowiązana wskazać w kraju pełnomocnika do doręczeń,
chyba że doręczenie następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej.
•
•
USC-05-2 karta informacyjna. Wpis zagranicznego aktu stanu cywilnego do rejestru
USC(transkrypcja/ odtworzenie)
Strona 1 z 3
•
W razie niewskazania pełnomocnika do doręczeń (w przypadku gdy doręczenie nie następuje za pomocą
środków komunikacji elektronicznej) przeznaczone dla tej strony pisma pozostawia się w aktach sprawy ze
skutkiem doręczenia.
Miejsce złożenia dokumentów:
Złożenie wymaganych dokumentów odbywa się w Urzędzie Stanu Cywilnego, ul. dr. Floriana Ogana 5 na
parterze pokój nr 4 i 5.
Godziny przyjmowania dokumentów:
poniedziałek - wtorek od godz. 7.30 do godz. 15.30
środa od godz.7.30 do godz. 17.30
czwartek od godz. 7.30 do godz. 15.30
piątek od godz. 7.30 do godz. 13.30.
Tryb odwoławczy:
Tryb odwoławczy występuje tylko w przypadku wydania decyzji o odmowie transkrypcji/odtworzenia aktu
stanu cywilnego.
•
Odwołanie wnosi się do Wojewody w terminie 14 dni od dnia doręczenia rozstrzygnięcia, za pośrednictwem
organu, który to rozstrzygnięcie wydał. Odwołanie należy złożyć na jeden z poniższych sposobów:
•
pisemnie pocztą tradycyjną (dla celów dowodowych zaleca się przesłanie listem poleconym);
•
bezpośrednio w siedzibie Urzędu w godzinach jego pracy.
•
O zachowaniu terminu decyduje data złożenia odwołania w Urzędzie lub data jego nadania w polskiej
placówce pocztowej operatora wyznaczonego.
•
Wniesienie odwołania jest wolne od opłaty.
•
Dodatkowe informacje:
Transkrypcji/odtworzenia zagranicznego aktu stanu cywilnego dokonuje się w formie czynności materialnotechnicznej. Wnioskodawca otrzymuje po jej dokonaniu odpis zupełny aktu stanu cywilnego.
•
Zagraniczny dokument stanu cywilnego, będący dowodem zdarzenia i jego rejestracji, może zostać
przeniesiony do rejestru USC w drodze transkrypcji/odtworzenia.
•
Transkrypcja polega na wiernym i literalnym przeniesieniu treści zagranicznego dokumentu stanu cywilnego
zarówno językowo, jak i formalnie, bez żadnej ingerencji w pisownię imion i nazwisk osób wskazanych
w zagranicznym dokumencie stanu cywilnego.
•
Dokonując transkrypcji zagranicznego dokumentu stanu cywilnego, który dotyczy obywateli polskich
posługujących się również aktami stanu cywilnego sporządzonymi w Rzeczypospolitej Polskiej, Kierownik
Urzędu Stanu Cywilnego dostosowuje, na wniosek osoby, której akt dotyczy, w formie czynności materialnotechnicznej, pisownię danych zawartych w zagranicznym dokumencie do reguł pisowni polskiej, jeżeli
wniosek taki został złożony z wnioskiem o dokonanie transkrypcji.
•
Nazwiska i imiona cudzoziemców ustala się na podstawie dokumentu podróży lub innego dokumentu
potwierdzającego tożsamość i obywatelstwo, a nazwiska i imiona rodziców dziecka i nazwisko dziecka
cudzoziemców ustala się na podstawie dokumentu podróży lub innego dokumentu potwierdzającego
tożsamość i obywatelstwo rodziców.
•
Transkrypcji podlega dokument, który w państwie wystawienia jest uznawany za dokument stanu cywilnego
i ma moc dokumentu urzędowego, jest wydany przez właściwy organ oraz nie budzi wątpliwości co do
autentyczności.
•
Wniosek do wybranego kierownika urzędu stanu cywilnego o dokonanie transkrypcji/odtworzenia może
złożyć osoba, której dotyczy zdarzenie podlegające transkrypcji/odtworzeniu, lub inna osoba, która wykaże
interes prawny w transkrypcji/odtworzeniu lub interes faktyczny w transkrypcji/odtworzeniu dokumentu
potwierdzającego zgon.
•
Transkrypcja/odtworzenie jest obligatoryjne, jeżeli obywatel polski, którego dotyczy zagraniczny dokument
stanu cywilnego, posiada akt stanu cywilnego potwierdzający zdarzenia wcześniejsze sporządzony na
terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i żąda dokonania czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego lub
ubiega się o polski dokument tożsamości lub nadanie numeru PESEL.
•
Nazwę miejscowości położonej poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej zamieszcza się w pisowni
ustalonej przez Komisję Standaryzacji Nazw Geograficznych poza Granicami Rzeczypospolitej Polskiej.
•
USC-05-2 karta informacyjna. Wpis zagranicznego aktu stanu cywilnego do rejestru USC
(transkrypcja/ odtworzenie)
Strona 2 z 3
W przypadku gdy transkrypcja zagranicznego dokumentu stanu cywilnego potwierdzającego urodzenie jest
dokonywana na wniosek matki dziecka, a w dokumencie tym są zawarte dane ojca inne niż wynikające
z domniemania pochodzenia dziecka od męża matki, kierownik urzędu stanu cywilnego, który dokonał
transkrypcji, zawiadamia o tym męża matki, pouczając go o prawie do wniesienia do sądu powództwa
o zaprzeczenie ojcostwa, jeżeli jest możliwe ustalenie miejsca pobytu domniemanego ojca.
Ważne: Nie można transkrybować/odtwarzać tego samego aktu dwukrotnie na terenie tego samego kraju.
Transkrypcji/odtworzenia można dokonać bez względu na obywatelstwo wnioskodawcy lub osób, których akt
dotyczy. Akt, który nie zawiera wszystkich danych wymaganych przez prawo polskie ma zmniejszoną moc
dowodową, taki akt może być na odrębnie złożony wniosek uzupełniony/sprostowany.
•
Na podstawie art. 24 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z 2015r., poz.
2135 z późn. zm.), informujemy, że:
• Administratorem Danych Osobowych przetwarzanych w Urzędzie Miasta Knurów jest Prezydent Miasta
Knurów, ul. dr. Floriana Ogana 5, 44-190 Knurów.
• obowiązek podania danych wynika z przepisów prawa.
• Celem przetwarzania danych osobowych jest realizacja obowiązków wynikających z przepisów prawa,
mających zastosowanie w załatwianej sprawie.
• Dane mogą być udostępnione organom upoważnionym na podstawie przepisów prawa.
• Każdy ma prawo dostępu do swoich danych, prawo ich poprawiania oraz prawo do kontroli przetwarzanych
danych osobowych (zgodnie art. 32-35 ustawy o ochronie danych osobowych).
Załącznik: brak załączników w dokumencie.
USC-05-2 karta informacyjna. Wpis zagranicznego aktu stanu cywilnego do rejestru USC
(transkrypcja/ odtworzenie)
Strona 3 z 3