Kancelaria MADAR

Kancelaria MADAR
INSRUKCJA OBSŁUGI
Zabrze, grudzień 2003
Spis treści
1.Wymagania sprzętowe.........................................................................................................5
1.1.Instalacja...................................................................................................................... 5
1.2.Ogólne informacje o obsłudze..................................................................................... 6
1.3.Katalogi........................................................................................................................7
Wyszukanie elementu ..............................................................................................8
Przeglądanie zawartości, wyszukiwanie.................................................................. 9
Kasowanie elementu z listy......................................................................................9
Sortowanie................................................................................................................9
1.3.1.KONTRAHENCI.................................................................................................9
FUNKCJE ............................................................................................................. 11
1.3.2.PRACOWNICY.................................................................................................12
DANE PERSONALNE .........................................................................................12
DANE PŁACOWE................................................................................................ 13
1.3.3.TOWARY.......................................................................................................... 14
Okienko podstawowe - nazwa................................................................................14
Okienko wycena..................................................................................................... 15
Poziomy cen........................................................................................................... 16
Cennik dewizowy .................................................................................................. 16
FUNKCJE.............................................................................................................. 17
2.Ewidencja poczty...............................................................................................................19
2.0.1.Dopisanie nowego pisma do ewidencji .............................................................20
2.1.Bezpośrednie redagowanie pisma..............................................................................22
2.2.Tworzenie nowego pisma na bazie starego............................................................... 22
2.3.Tworzenie szablonów w Word for Windows............................................................ 22
2.3.1.Wybieranie szablonów....................................................................................... 23
2.3.2.Skojarzenie z treścią dokumentu....................................................................... 23
2.3.3.Edycja pisma...................................................................................................... 24
3.Analiza...............................................................................................................................24
3.1.Selekcje......................................................................................................................24
Selekcja według kontrahenta .................................................................................24
Selekcja według sprawy ........................................................................................ 25
Selekcja według teczki .......................................................................................... 25
3.1.1.Wydruki zestawień.............................................................................................25
3.1.2.Nowe pismo....................................................................................................... 27
3.1.3.Wywołanie starego pisma – edycja pisma......................................................... 27
3.1.4.Menu.................................................................................................................. 27
3.1.5.Kopiowanie........................................................................................................ 28
MOŻLIWOŚCI
Program Kancelaria może pracować jako osobna aplikacja, niezależnie od pozostałych
wykorzystywanych systemów. Atutem jest możliwość analizy prowadzonej korespondencji
w instytucji, łatwy dostęp do treści pism oraz automatyzacja w procesie tworzenia
korespondencji.
✔
Rejestracja w dzienniku korespondencji (wraz z pełnymi treściami), automatyzacja
tworzenia pism – wykorzystanie szablonów MS-Word i OpenOffice. Pismo są
ewidencjonowane we właściwym dzienniku korespondencji lub rejestrze spraw.
Wprowadzane są takie informacje jak: data, korespondent, rodzaj wysyłanego dokumentu,
opis przesyłki, operator, data załatwienia. Możliwe są wydruki dziennika podawczego za
dany okres, zestawienia kosztów.
Możliwość umieszczenia dyspozycji dotyczących osoby bądź działu, sposobu i terminu
załatwienia sprawy, aprobaty bądź podpisania.
✔
Dekretacja, podpisywanie i przekazywanie pism wchodzących.
Istnieje możliwość przekazywanie korespondencji do kontroli bądź aprobaty do innych
sekretariatów, kancelarii bądź referentów. Określanie terminu załatwienia czy podpisu oraz
wykorzystanie operatorów pozwala na wprowadzenie kontroli wykonania zadań – na
przykład podpisania odbioru przez odpowiednie działy. Zestawienia spraw niezałatwionych
czy bez podpisu ułatwiają dodatkowo to zagadnienie.
✔
Zabezpieczenia przed dostępem niepowołanych osób do wprowadzonej informacji,
poprzez system haseł i praw dostępu na poziomie pisma.
✔
Automatyzacja tworzenia korespondencji.
Dzięki współpracy z innymi edytorami istnieje możliwość wykorzystania funkcji, jakie one
oferują. Szablony dokumentów (*.doc, *sxw) mogą być podstawą tworzenia określonej
grupy dokumentów. Również łatwość wyszukiwania pozwala na szybki dostęp
i wykorzystanie istniejącej już korespondencji w procesie tworzenia nowych.
✔
Dołączania pełnych treści pism - w postaci pliku z programów tekstowych bądź
graficznych – na przykład skanowanych. Wbudowana przeglądarka umożliwia podgląd
i wydruk wybranych dokumentów. Uprawnione osoby mogą również dokonać korekty.
✔
Baza korespondentów.
Wszystkie dane na temat instytucji, osób czy firm, z którymi prowadzona jest
korespondencja gromadzone są w jednej bazie, przyspieszając proces tworzenia
i umożliwiając analizę dokumentów.
✔
Dodatkowe możliwości.
W programie istnieje możliwość wydruku dziennika korespondencji, list do podpisu czy do
odbioru korespondencji. Adresowanie kopert i wydruk nalepek adresowych, obliczanie
opłat, wysyłanie wiadomości e-mail to niektóre z dodatkowych możliwości programu.
Mechanizmy selekcji i agregacji informacji, według zadanych parametrów:
korespondentów, daty, operatorów, teczki, tematu, rodzaju wysyłki.
WYMAGANIA TECHNICZNE
1. Wymagania sprzętowe
Do zainstalowania programu wymagany jest WINDOWS 95 lub wersje wyższe. Sam
program zajmuje około 10 MB, na bazę danych należy przeznaczyć 10 MB. Przy tworzeniu
bazy dokumentów (dla małej firmy) należy się liczyć z zajęciem 100 MB dysku na bazę.
Komputer powinien być wyposażony w drukarkę, skaner (o ile ma się zamiar wprowadzać
treści dokumentów obcych), kartę faks/modem (przy korzystaniu z Internetu) .
System operacyjny
Sieć
Baza danych
Wymagania pamięci
Skalowalność
Ochrona danych
Obsługiwane formaty
Współpracujące
urządzenia
Współpracujące
aplikacje
Microsoft Windows 95/98/2K/Me/XP/NT
Windows NT,2k,XP, Novell Netware 3.12 /4/5/6, Linux+Samba
Program nie wymaga instalacji dodatkowych baz danych.
Dane i program instalowane na serwerze. Wymagane około 100 MB wolnej
pamięci na dysku na program. Podstawowa baza danych (bez załączonych
dokumentów) – 10 MB / rok. Przy używaniu opcji dołączania załączników
konieczne jest zarezerwowanie dodatkowo pamięci na bazę załączników.
System przystosowany jest do pracy na wielu stanowiskach, również w wielu
sekretariatach równocześnie.
Dostęp do programu i poszczególnych funkcji chroniony systemem haseł
(na poziomie użytkownika).
Ochrona na poziomie rekordu (pisma, dokumentu, korespondentów) dzięki
systemowi przepustek, definiujących uprawnienia poszczególnych
użytkowników do czytania, modyfikacji czy wydruku.
Dokumenty tekstowe: *.txt, *.rtf, *.doc, *.sxw.
Obsługiwane dołączane pliki graficzne: *.bmp, *.gif, *.jpg, *.png.
Dołączanie skanowanych dokumentów.
Eksport zestawień do formatów: *.pdf, *.gif, *.xls
Z programem mogą współpracować: skaner, drukarka
Edytory tekstów:
✔ MS Word
• wywoływanie z poziomu programu Kancelaria
• wypełnianie pól zawartych w szablonach
✔ OpenOffice
• wywoływanie z poziomu programu Kancelaria
• wypełnianie pól zawartych w szablonach
✔ Edytor wewnętrzny MADAR
• obsługuje formaty *.txt, *.rtf, *.txm
• możliwość
zaprojektowania
szablonów,
wypełnianych
automatycznie na podstawie danych wprowadzonych do
ewidencji pisma
✔ Acrobat Reader (*.pdf)
Programy graficzne
• wbudowana przeglądarka dla formatów: *.bmp, *.gif, *.jpg, *.png
1.1.
Instalacja
Program instaluje się z CD-ROM.
1. Włożyć CD-ROM do napędu.
2. Wybrać plik kan_ins.exe. Na ekranie pojawi się okienko do instalacji. W pola:
Do – należy wpisać miejsce,
gdzie program ma zostać
zainstalowany (dysk i folder).
Domyślnie program instaluje
się w c:\madar.
Pliki – zaznaczone pliki
podlegają instalacji:
CZYTAJS.TXT - kategorie, opisy
KNACEL.EXE - program
KANCEL.HLP - pomocnik
Instalacja rozpoczyna się po
wybraniu przycisku
<Instalacja>.
1.2.
Uruchamianie
Instalator programu umieszcza na pulpicie ikonę umożliwiające łatwe i szybkie
uruchomienie programu. Po uruchomieniu ikony program wyświetla okienko
sprawdzające hasło użytkownika. Po poprawnym podaniu nazwy użytkownika oraz hasła,
uruchamiane jest okno główne programu.
W przypadku pierwszego uruchomienia lub
przy pracy bez kontroli użytkowników w polu
użytkownik wyświetlane jest ****
(odpowiada to wejściowemu hasłu demo) –
należy po prostu nacisnąć przycisk
<zatwierdź>.

Nazwę użytkownika i hasło wprowadza się opcji użytkownicy. Nazwę użytkownika
(górne pole) ustawia administrator przy zakładaniu użytkownika. Hasło (dolne pole)
nadawane jest w tej samej opcji (przez samego użytkownika) za pomocą przycisku
<hasło>.
1.3.
Ogólne informacje o obsłudze
Program obsługuje się za pomocą myszy lub klawiszy.
- wybranie opcji
wskazanie kursorem myszy na dany przycisk, ikonę lub opcję
i kliknięcie dwa razy lewym klawiszem myszy
- przesuwanie się po menu kliknięcie myszy lub przy użyciu klawiszy strzałek
Po uruchomieniu programu za pomocą ikony na ekranie monitora pojawia się okienko,
w którym w prawym górnym rogu znajduje się menu główne.
Po wybraniu jednej z pozycji menu u góry okienka (za pomocą myszy) pojawia się menu
pomocnicze dotyczące tej właśnie opcji, pod którym znajduje się zestaw ikon najczęściej
wykorzystywanych funkcji.
Poniżej w tabeli opisane są poszczególne opcje menu głównego wraz z menu pomocniczymi.
Opcja główna
Sekretariat
Administracja
systemem
Menu pomocnicze
Rejestr dokumentów
Dziennik
Rejestr kancelaryjny
Dziennik korespondencji
Opis
Ewidencja we właściwym dzienniku korespondencji lub rejestrze spraw.
Wprowadzane są takie informacje jak: data, korespondent, rodzaj wysyłanego
dokumentu, opis przesyłki, operator, data załatwienia.
Konfiguracja
Ustawienia programu dotyczące m.in. danych firmy, rodzaju drukarki, standardu
polskich liter itp.
Firma
Zmiana firmy – możliwość pracy na innych danych. Pozwala na pracę z wieloma
firmami (fizycznie katalogami zawierającymi osobne dane dla różnych firm)
Operacje
Okresowe porządkowanie wszystkich danych
Użytkownicy
Pozwala na założenie użytkowników programu, wraz z prawami dostępu do opcji
oraz hasłami wejściowymi.
Zawsze w górnej części okienka znajdują się ikony najczęściej używanych funkcji. Ikony są
zaprojektowane razem ze skróconymi nazwami funkcji. Pełniejszy opis pojawi się, gdy
przytrzyma się nieruchomo mysz dłużej na ikonie.
W dolnej części okienka znajdują się zawsze widoczne (bez względu na opcję) ikony –
wejścia do katalogów. W przypadku pracy z programem System Zarządzania MADAR są to
te same bazy, co w module magazynowym czy księgowym.
Operator
Korespondent
Tematy
katalog operatorów – użytkowników programu
katalog firm / instytucji / kontrahentów
katalog nazw / klasyfikacji / działów
Pracownicy
katalog pracowników
Szczegółowo poszczególne katalogi opisane są w końcowym rozdziale.
1.4.
Obsługa baz
W programie wszystkie bazy danych są zapisywane w postaci list. Szczególnymi bazami
są katalogi (np. Kontrahentów, operatorów ale również baza korespondencji). Sposób obsługi
katalogów jest taki sam, ponadto w każdym miejscu, w którym zostały wywołane katalogi,
możliwe są wszystkie operacje opisane poniżej. Pozwala to na modyfikację katalogów
podczas innych operacji, bez potrzeby kończenia dotychczasowej pracy.
Podstawowe operacje (dopisanie, modyfikacja, szukanie) wykonuje się za pomocą przycisków
u dołu okienka:
lub za pomocą klawiszy na klawiaturze. Dokładny sposób opisano w tabeli:
Obsługa myszą
Obsługa
klawiszami
< dopisz>
<F2>
<F3>
<F4>
<F7>
<podgląd>
< edycja>
< szukaj>
Znaczenie
Dopisanie elementu do katalogu.
Podgląd informacji o elemencie z katalogu.
Modyfikacja informacji o elemencie z katalogu.
Wyszukiwanie elementu katalogu zawierającego
podany tekst
<F6>
Sortowanie elementów w katalogu (według
alfabetu)
<Home> Przejście na początek katalogu.
<End>
Przejście na koniec katalogu.
Zakończenie pracy w okienku
Po wywołaniu okienka z danymi (przy dopisaniu nowego elementu lub modyfikacji) - pojawia
się okienko robocze, zawierające pola do wypełnienia, charakterystyczne dla każdego rodzaju
katalogu. Pola należy wypełnić - jedno z nich ukazuje się jako hasło na liście. Po
wprowadzeniu danych należy zapisać je wybierając myszą przycisk <zatwierdź> lub
naciskając klawisz <F9>.
Katalogi są wykorzystywane przy wypełnianiu pól – wtedy zamiast ręcznego wpisywania
danych stosowany jest wybór z listy. Polega on na podświetleniu odpowiedniej pozycji
i wybraniu przycisku <zatwierdź>. Pozycja zostaje automatycznie wpisana w pole, z którego
lista była wywołana.
Wyszukanie elementu
Wyszukanie elementu jest możliwe poprzez:
wybór według pierwszych liter hasła
Wpisane dane po posortowaniu są ułożone alfabetycznie, a wyszukiwanie odpowiedniego
elementu ułatwia możliwość wyboru według wpisanych pierwszych liter elementu podświetlony zostaje pierwszy element zaczynający się na wpisane litery. Można również
wpisać początkowe litery następnych wyrazów nazwy - po spacji. Na przykład poszukujemy
firmy TURBOPOWER SOFTWARE. Na ekranie jest wyświetlona lista kontrahentów.
Naciskamy „wpisując” litery T U R, następnie naciskamy klawisz <Spacja> i wpisujemy S O
F. Jeżeli nie została wpisana wcześniej firma np. TURAPOL SOFT powinna zostać
podświetlona poszukiwana firma TURBOPOWER SOFTWARE. Wpisywane litery pojawiają
się u dołu listy.
szukanie według wpisanego wyrazu kluczowego
Po wybraniu przycisku <szukaj> lub naciśnięciu klawisza <F7> można podać wyraz do
wyszukania na liście. Jeżeli istnieje taki element zawierający ten wyraz pojawi się on na
podglądzie (tzn. pojawi się cały opis), po czym pojawi się pytanie:
<znaleziono> – po wybraniu tej odpowiedzi dana pozycja zostanie podświetlona
<szukać dalej> – program będzie wyszukiwał dalej
Jeżeli element ten nie zostanie znaleziony pojawi się odpowiedni komunikat. Wykorzystując
podany wyżej przykład w celu znalezienia firmy TURBOPOWER SOFTWARE po
naciśnięciu przycisku <szukaj> lub <F7> należy wpisać np. TURBOPOW.
Przeglądanie zawartości, wyszukiwanie
Możliwe jest przeglądanie listy wraz ze wszystkimi danymi. Po wybraniu przycisku
<podgląd> lub naciśnięciu klawisza <F3> obok listy pojawia się okienko z danymi elementu
wyróżnionego na liście. Klawisze strzałki lub mysz powodują poruszanie się po liście, przy
automatycznej aktualizacji okienka. Opcja ta nie umożliwia zmiany danych dotyczących
elementu – w tym celu należy nacisnąć dodatkowo przycisk <edycja> lub klawisz <F4>
Sortowanie
Sortowanie danych na liście ułatwia przeglądanie listy i wyszukiwanie elementu. Kolejność
wpisywania jest dowolna, należy jednak pamiętać, że kolejność na liście decyduje również o
kolejności na wykazach. Można wykonywać sortowanie na liście (klawisz <F6>), zaleca się
jednak wykonywanie ogólnego sortowania poprzez wywołanie opcji sortowanie w części
administracja. Przed sortowaniem program upewnia się, czy posortować dane.
Po potwierdzeniu program powiadamia, że posortowano listę i porządkuje wszystkie
elementy, usuwając puste linie powstałe po skasowaniu pozycji.
KORESPONDENCJA
W opcji sekretariat zawarte są te funkcje, które ułatwiają prace biurowe w zakresie
prowadzenia i rejestracji dokumentów i korespondencji. Wyszukiwanie, dekretacja,
podpisywanie, zestawienia, dołączanie treści pism (bądź w postaci napisanego wcześniej
pisma, bądź graficznie – skanowany dokument) – to najważniejsze możliwości programu.
2. REJESTRACJA I ANALIZA KORESPONDENCJI
Opcja sekretariat pozwala na rejestrację korespondencji we właściwym dzienniku
korespondencji lub rejestrze spraw. Wprowadzane są takie informacje jak: data, korespondent,
rodzaj wysyłanego dokumentu, opis przesyłki, operator, data załatwienia. Możliwe są
wydruki dziennika podawczego
za dany okres,
zestawienia kosztów.
Możliwość umieszczenia dyspozycji dotyczących osoby bądź działu, sposobu i terminu
załatwienia sprawy, aprobaty bądź podpisania.
W programie udostępnione są cztery podstawowe rejestry:
Dziennik korespondencji
Rejestr kancelaryjnych
Dziennika
Rejestr dokumentów
Ich przeznaczenie i wykorzystuje zależne jest indywidualnie od każdej firmy czy instytucji,
która wykorzystuje program Kancelaria. Zasady rejestracji i analizy pism w każdej z opcji są
podobne. Wszelkie operacje są wywoływane po wybraniu i kliknięciu na przycisku - u dołu
okienka lub pozycję z menu pomocniczego - u góry okienka. Szczegółowy sposób
dopisywania pism do ewidencji, poprawy i analizy opisują następne rozdziały.
Funkcjami bardzo wygodnymi w programie jest możliwość
Dekretacji
- przekazywania pism do wiadomości bądź wykonania,
- prowadzenie większej ilości sekretariatów.
Dołączania do każdej pozycji w ewidencji zawartości pism:
- jako pliki powstałe wcześniej napisane np. w Word for Windows – przycisk <dołącz>
- w wyniku skanowania – przycisk <skanuj>
Napisanie nowego pisma wywołując edytor bezpośrednio z poczty
- w edytorze MADAR – przycisk <Edytor>
- w edytorze Word for Windows (o ile jest zainstalowany w komputerze) – przycisk
<Word>
Dostęp do treści pisma dołączonego do ewidencji
- dołączone pismo można wyświetlić na ekranie - przycisk <podejrzyj>
- jeżeli jest to pismo dołączone przez skanowanie to można go obejrzeć na ekranie
lub wydrukować,
- jeżeli jest to pismo z edytora to można go nie tylko obejrzeć na ekranie
i wydrukować, ale dokonać również zmian (bez możliwości odtworzenia pisma
w pierwotnej wersji).
Tworzenie nowego pisma na bazie starego
– przy wykorzystaniu przycisku <dodaj podobny> można stworzyć nowy dokument
wykorzystując treść wcześniej napisanego dokumentu (jednocześnie nie niszcząc
poprzedniej wersji).
2.1.
Ewidencja
Po wybraniu właściwej ewidencji dopisanie nowego pisma jest możliwe po wybraniu
przycisku <dopisz> u dołu ekranu lub naciśnięciu klawisza F2. Po wybraniu tej opcji otwiera
się okno, które będzie zawierać informacje o nowym piśmie. Po wpisaniu danych do pól
należy nacisnąć przycisk <zatwierdź>, po czym dane zostaną dopisane do ewidencji.
Poszczególne pola oznaczają:
pozycja
Określa kolejny numer pisma, pole to jest wypełniane automatycznie przez
program kolejnym numerem.
teczka
Jest to symbol teczki (do czterech znaków), w której znajduje się dane
pismo. Pole to można wypełnić zarówno literami jak i cyframi lub innymi
znakami. Symbol ten powinien odpowiadać symbolom teczek fizycznie
prowadzonych z wydrukami. Daje to również możliwość wykonywania
zestawień według teczki.
data
Pole to zawiera datę otrzymania lub wysłania pisma. Datę tą można
zmienić ręcznie lub przy pomocy kalendarzyka który ukaże się po
kliknięciu na przycisk [v].
korespondent
Nazwa kontrahenta (wybierana z katalogu), którego dotyczy pismo. Listę
kontrahentów wywołuje się przyciskiem [V]. Jeżeli lista jest obszerna to
odszukanie właściwego kontrahenta umożliwia przycisk <szukaj>
(w oknie lista kontrahentów). Po wyszukaniu go i zaznaczeniu
(podświetleniu) do poczty wprowadza się przyciskiem <zatwierdź>.
Dopisanie nowego kontrahenta do listy umożliwi nam przycisk <dopisz>
(w oknie lista kontrahentów) po zatwierdzeniu przyciskiem <zatwierdź>
zostanie dopisany on w oknie: lista kontrahentów.
temat
Pozwala na wybranie odpowiedniego tematu z listy. Temat taki może
dotyczyć celu, tematu lub problemu, do którego prowadzona jest
wieloskładnikowa i rozległa w czasie korespondencja lub dokumentacja.
sygnatura,
treść i uwagi
Pole to zawiera informacje o piśmie lub jego treści. Linie z tego pola są
automatycznie przepisywane do pisma według szablonu – o ile został
zaprojektowany.
Ponadto pole to może służyć do zapisywania wszelkiego rodzaju uwag
dotyczących załatwienia spraw związanych z daną pocztą (stopień
zaawansowania, sposób wysyłki np. ekspres, nr listu poleconego, e-mail
itp.)
Dodatkowe informacje
rodzaj
Rodzaj przesyłki, np. list polecony, paczka.
godzina
Godzina przyjęcia / wysłania.
il.zał.
Miejsce do wpisania ilości załączników do korespondencji.
opłaty
Poniesione opłaty na znaczki, przesyłki itp.
3. Dekretacja
Dekretacja korespondencji możliwa jest tylko w przypadku korzystania z funkcji
użytkowników i operatorów. Bazuje bowiem na danych tam wprowadzonych oraz
informacjach o aktualnym użytkowniku (opcja: administracja – użytkownik). Więcej
informacji na temat baz operatorów i użytkowników znajduje się w następnym rozdziale.
Informacje dotyczące odebrania, załatwienia czy zakończenia ustawiane za pomocą
przełączników sprawiają, że można ustalić status danej pozycji.
Aby status nie sprawiał zbytnich trudności, należy zrozumieć ogólną zasadę: korespondencja
ma zawsze status zamknięte, chyba że jest nie odebrana bądź nie zakończona.
3.1.
Zasady dostępu do korespondencji
W tym podrozdziale zajmiemy się mechanizmami w programie dotyczącymi współpracy
wielu użytkowników, z pominięciem przepustek.
1. Korespondencję może zarejestrować każdy, kto ma uprawnienia do odpowiedniej opcji.
Administracja - użytkownik
Dostęp do opcji w programie
Dziennik korespondencji
Rejestr kancelaryjny
Dziennik
Rejestr dokumentów
2. Korespondencję może przeglądać i modyfikować każdy, kto wprowadził korespondencję
bądź jest do niego skierowana (zadekretowana) o ile ma włączone uprawnienia
Możliwość edycji i wprowadzenia zmian do WCZEŚNIEJ ZAPISANYCH pism.
Możliwość edycji i wprowadzenia zmian do ZAPISANYCH pism w okresie
OSTATNICH 3 DNI
3. W innych przypadkach konieczne jest włączenie opcji:
obcych – czyli wprowadzonych przez innego operatora
przyjętych – otrzymanych w wyniku dekretacji.
4. Możliwość dekretacji regulują przełączniki:
3.2.
Dekretacja - przekierowanie
Każde pismo można skierować do odpowiedniego operatora, który może być zarówno
konkretną osobą, jak i operatorem grupowym, do którego należą konkretne osoby. Za
dekretację i przekazywanie odpowiedzialne są pola, pokazane na rysunku.
Dopóki dany operator nie potwierdzi odbioru korespondencja ma status nie odebrane
komu dano
Można „skierować” pismo do konkretnego pracownika wybierając
odpowiedniego operatora pojedynczego bądź grupowego. Jeżeli wybierze się
operatora (np. pracownik Jan Kowalski) – uaktywnia się wtedy kontrolę
odbioru poczty.
Możliwe jest wybranie trzech operatorów.
3.2.1.
Odebranie korespondencji
Odebranie korespondencji polega na oznaczeniu pola termin odebrania, przy odpowiednim
operatorze.
termin
odebrania
Jeżeli jest wybrany operator można ustalić datę załatwienia – brak odbioru do
tej daty będzie sygnalizowany operatorowi prowadzącemu.
Można wykonać to na dwa sposoby:
– ręcznie – edytując i wpisując datę,
– korzystając z opcji podpisywanie odbioru, wybieranej z menu lokalnego.
W tym drugim przypadku termin odebrania zostaje wypełniony automatycznie przez program.
Po wybraniu opcji program pyta się o hasło użytkownika (operator musi być taki sam, jak
wybrany w polu komu dano lub należeć do grupy – jeśli jest to operator grupowy) i pojawia
się komunikat:
3.2.2.
Załatwienie
Wprowadzenie daty załatwienia spowoduje uaktywnienie opcji kontroli realizacji.
Dopóki nie wprowadzi się zakończenia korespondencja ma status nie zakończone
data
załatwienia
Termin załatwienia sprawy – np. skierowania odpowiedzi do wysyłki. Brak
załatwienia będzie sygnalizowany ikoną oraz odpowiednim kolorem.
zakończone
-  załatwianie korespondencji zakończone. Znacznik, czy dana sprawa
została załatwiona (pojawia się nie załatwione na zestawieniu tylko
w przypadku poczty terminowej)
3.3.
Przepustki
Przepustki służą do określania praw dostępu do poszczególnych rekordów (elementów
w bazie). Umożliwiają blokowanie dostępu do kontaktów, spraw oraz poczty. Zasada
działania jest następująca:
1. Domyślnie program przyjmuje brak kontroli dostępu (przepustka pusta)
2. Na życzenie użytkownika można ustawić przepustkę. W odpowiednim okienku w polu
przepustka pojawia się lista przepustek – wcześniej określona dla użytkowników.
3. W zależności od zdefiniowanych uprawnień użytkownika, który wszedł do programu –
dany element będzie / lub nie widoczny i dostępny do modyfikacji, czytania itp.
W programie kancelaria poszczególne kolumny
odpowiadają dostępowi do pism / dokumentów – co
obrazuje tabela poniżej.
poczta I
poczta II
czytanie
Podgląd, bez możliwości
modyfikacji
pisanie
Edycja i podgląd, z
możliwością zapisu zmian.
czytanie
Podgląd, bez możliwości
modyfikacji
pisanie
Edycja i podgląd, z
możliwością zapisu zmian.
Dotyczy dziennika
korespondencji
Dotyczy pozostałych
opcji sekretariatu
Przepustkę wybiera się na poziomie każdego pisma /
korespondencji. Można wybrać do trzech przepustek,
zwiększając tym sposobem ilość możliwych zabezpieczeń.
Nazwy przepustek, które pojawiają się na liście w poczcie – projektowane są
w użytkownikach.
3.4.
Bezpośrednie redagowanie pisma
Nowe pismo czy ofertę, które trzeba napisać i wysłać rejestruje się najpierw w poczcie, po
czym wywołuje edytor (z poziomu poczty) i zapisuje pismo.
Po wywołaniu właściwej ewidencji i wybraniu przycisku <dopisz> otwiera się okno do
zapisania informacji o piśmie. Należy wprowadzić podstawowe dane: kontrahenta, datę, opis.
Aby wywołać edytor i wpisać treść pisma należy:
- wybrać się ikonę
- <Word> wywołuje się edytor MS Word (pliki typu *.doc)
- <Edytor> wywołuje się edytor MADAR (pliki typu *.rtf)
- po napisaniu treści i wydrukowaniu następuje powrót do ewidencji poczty i zapis
pełnej treści pisma (jako dołączony plik).
Pismo zostanie automatycznie dołączone do ewidencji po zapisaniu go w edytorze.
Jeżeli wykorzystywany jest do pisania korespondencji edytor MS Word – można korzystać
z zaprojektowanego szablonu. We wzorze tym umieszczony jest zazwyczaj:
- na stałe umieszczony nagłówek firmowy
- automatycznie wypełniające się pola (na podstawie danych wpisanych do ewidencji):
odbiorca pisma, data i treści (czego dotyczy).
Można zaprojektować kilka szablonów, np. szablon do faksów, oferty czy zwykłego pisma.
Szablon przypisany jest do sprawy – stąd zmiana szablonu wykonywana jest po wybraniu
odpowiedniej pozycji z listy spraw Szczegółowy opis tworzenia szablonów oraz ich wyboru
opisuje dalsza część instrukcji.
Tworzenie nowego pisma na bazie starego
Jeżeli pismo bądź oferta jest bardzo podobna do wcześniejszej – można na jej podstawie
stworzyć nowe pismo / ofertę, bez zmiany treści starej. Aby wykonać to w programie należy:
- po wywołaniu właściwej ewidencji i po podświetleniu pisma w oknie ewidencji należy
wybrać przycisk <d. podobny>. Otworzy się edytor wraz z pismem
- poprawić tekst, a po zakończeniu zapisać – nastąpi powrót do programu Kancelaria
- pismo w ewidencji należy zatwierdzić przyciskiem <zatwierdź> - zostanie on dołączony
do ewidencji jako drugie pismo
Tworzenie szablonów w Word for Windows
Szablony projektuje się zgodnie z zasadami przyjętymi w Word for Windows. Poniżej
pokrótce sposób ich tworzenia dla edytora z Office 98:
1. Wybrać Plik – Nowy, u dołu okienka zaznaczyć szablon 
2. Wpisać nagłówek firmowy oraz inne stałe elementy szablonu
3. Zaprojektować pola szablonu (do kogo, datę, dotyczy):
- ustawić się w miejscu, gdzie mają zostać wprowadzone dane
- wybrać opcję Widok – paski narzędzi i zaznaczyć Formularze
- z paska narzędzi Formularze wybrać ikonę „Pole tekstowe formularza” – na ekranie
w piśmie pojawi się szara kratka
- następnie zaznaczyć je (ustawić się na nim kursorem myszy) i kliknąć prawym
klawiszem myszy. Z menu wybrać Właściwości. W polu Zakładka (prawy dolny
róg) wpisać nazwę odpowiedającą polom w programie Kancelaria MADAR:
Nazwa1
1 linia opisu kontrahenta z pola nazwa
Nazwa2
2 linia opisu kontrahenta z pola nazwa
Nazwa3
3 linia opisu kontrahenta z pola nazwa
Adres
Kontrahent - pole miasto
Tresc
1 linia opisu z pola opis w poczcie
Data
pole data w poczcie
Czynności powtórzyć dla wszystkich zakładanych pól.
4. Zapisać szablon pod dowolną nazwą np. pismo.dot, w tym samym katalogu, co dane.
Domyślnie dla programu szablon znajduje się w pliku tes.dot.
Wybieranie szablonów
Szablony są wybierane według nazwy wpisanej w tematach. Po wybraniu ikony <word>
wywoływany jest edytor MS Word oraz pismo według szablonu:
- standardowo – zapisanego w pliku tes.dot
- jeżeli w poczcie jest wybrany temat (w polu temat) i ma ono wpisane w polu szablon
nazwę szablonu – wywołuje się pismo według tego szablonu.
Dla pism, które nie mają specjalnego zadania, a konieczne jest skorzystanie z innego
szablonu, można założyć sprawę tylko w tym celu.
Na przykład dla pisanych ofert zaprojektowano inny szablon w pliku oferta.dot – można
założyć sprawę o nazwie SZABLON-OFERTA i w polu szablon wpisać oferta.dot. Sprawę
tę należy wybrać dla danego pisma w polu temat - wtedy pisma tworzone bezpośrednio
z poczty i wywoływane za pomocą ikony <word> będą tworzone na podstawie szablonu
oferta.dot.
- jeżeli brak szablonu tes.dot i nie wybrany jest temat z wpisaną prawidłową nazwą szablonu
(istniejącego) to pojawia się pusta kartka
3.4.1.
Skojarzenie z treścią dokumentu
W okienku znajdują się również ikony, pozwalające na skojarzenie dokumentu z wpisaną
pocztą, to znaczy możliwy będzie podgląd (i modyfikacja - w przypadku pism) wysyłanego
bądź otrzymanego dokumentu bezpośrednio z pozycji w poczcie:
- przy pomocy przycisku <dołącz> istnieje możliwość dołączenia gotowego już pliku
(*.txt, *.doc, *.rtf, *.bmp) do poczty
- przycisk <skanuj> umożliwia nam skanowanie dokumentu i dołączenie go do poczty
- przycisk <word> – wywołanie edytora Word for Windows i po zredagowaniu nowego
pisma - dołączenie do poczty
- przycisk <edytor> – wywołanie edytora MADAR i po zredagowaniu nowego pisma dołączenie do poczty
Możliwe jest dołączanie do każdej pozycji w ewidencji dokumentów zapisanych
w komputerze w formie *.doc (word), *.txt (pliki tekstowe), *.rtf (edytor MADAR), *.awd
(bitmapy).
Po wybraniu właściwej ewidencji i zaznaczeniu pisma, do którego dołączany jest plik należy
nacisnąć przycisk <dołącz plik>. Następnie z pojawiającej się listy plików wybrać właściwy
i nacisnąć przycisk <otwórz> .
UWAGA !
Bez względu na to, czy do poczty są dołączane pliki w opisany powyżej sposób, czy są
bezpośrednio redagowane z programu MADAR – są one kopiowane do podkatalogu:
POCZWCH
Dziennik korespondencji
POCZWY
Rejestr kancelaryjny
FAKSY
Dziennik
DOKUM
Rejestr dokumentów
pod nazwą nr.roz (nr-numer w ewidencji; roz – rozszerzenie (*.doc, *.rtf itp.) np. dla
pierwszego 1.roz ).
Odczytanie zawartości pliku jest możliwe po wybraniu i zaznaczeniu (podświetleniu) pozycji
w ewidencji, do której zastał dołączony i naciśnięciu przycisku <podejrzyj>. W przypadku
pism (nie skanowanych, lecz pisanych w komputerze) możliwa jest modyfikacja treści pisma.
3.4.2.
Edycja pisma
Pismo napisane w komputerze i dołączone do poczty (bądź za pomocą przycisku
<dołącz>, bądź pisane poprzez bezpośrednie wywołanie edytora) można podejrzeć,
wydrukować ponownie czy wprowadzić poprawki. Nazwane to jest edycją pisma. Edycję
w już zatwierdzonym piśmie (typu *.doc, *.rtf,) możemy wykonać następująco:
-
po wywołaniu właściwej ewidencji i po podświetleniu pisma w oknie ewidencji należy
wybrać przycisk <podejrzyj> otworzy się nam edytor wraz z pismem,
należy poprawić tekst, a po zakończeniu zapisać
następnie zatwierdzić w ewidencji poczty – po wybraniu przycisku <zatwierdź> –
zmienione pismo zostanie dołączone do ewidencji, a jego pierwotna wersja zostanie
utracona.
4. ANALIZY
Analizę wprowadzonej dokumentacji do ewidencji można przeprowadzić dwojako:
- w postaci selekcji na liście – na ekranie komputera
- w postaci zestawienia, które można wydrukować
Analizę można wykonywać na podstawie kilku różnych danych – opisujących pismo i
wprowadzonych przy okazji ewidencji pisma.
4.1.
Selekcje
Selekcje pozwalają na uzyskanie na ekranie listy pism spełniających wybrane kryterium.
Selekcje można łączyć ze sobą.
Selekcja według kontrahenta
Pozwala na wybranie z listy tych pozycji, które dotyczą wybranego kontrahenta. Wykaz taki
pojawi się w oknie po wykonaniu następujących czynności:
- należy wybrać jedną z opcji (poczta wychodząca; poczta wchodząca; dokumenty;
faksy )
- należy wywołać listę kontrahentów przyciskiem [V] (pierwszym od góry)
- z listy tej wybrać kontrahenta poprzez kliknięcie na nazwie i zatwierdzeniu przyciskiem
<zatwierdź> lub klawiszem <Enter>
Nazwa kontrahenta przepisuje się w miejsce kresek obok przycisku [V], a poniżej pojawia się
zestawienie wszystkich dokumentów dotyczących tylko tego kontrahenta.
Selekcja według sprawy
Pozwala na wybranie z listy tych pozycji, które dotyczą wybranej sprawy. Wykaz taki
uzyskuje się postępując tak samo, jak przy selekcji według kontrahenta tylko wywołując
listę spraw przyciskiem [V] (drugim od góry).
Selekcja według teczki
Pozwala na zestawienie wszystkich dokumentów według symbolu teczki.
1. Dla wszystkich kontrahentów
- w polu teczka wpisuje się symbol (numer, nazwę), którą oznaczone zostało pewna grupa
dokumentów
- zatwierdza przyciskiem <zatwierdź>
W oknie pojawia się zestaw dokumentów o podanym symbolu dla wszystkich
kontrahentów. Należy przypomnieć, że program rozróżnia duże i małe litery stąd teczka
dok to nie ta sama teczka co DOK.
2. Dla wybranego kontrahenta / sprawy
- należy wybrać kontrahenta / sprawę z listy - przycisk [V]
- w polu teczka wpisać symbol (numer, nazwę), którą oznaczona została pewna grupa
dokumentów
- zatwierdzić przyciskiem <zatwierdź>
Pojawia się zestaw dokumentów o podanym symbolu tylko dla tego kontrahenta / sprawy.
4.1.1.
Wydruki zestawień
Możliwe jest w programie uzyskanie zestawień wybranych pozycji w postaci wydruku (na
ekranie bądź na drukarce), według ustalonych kryteriów. Oprócz omawianych w poprzednim
rozdziale selekcji według kontrahenta, zadania czy teczki możliwe jest uzyskanie zestawień
pism z danego okresu, nie odebranych lub bez odpowiedzi. Po wywołaniu opcji agregacja
z menu na górze okienka pojawia się okienko dialogowe, w którym poszczególne pola
oznaczają:
od dnia, do dnia
kontrahent,
zadanie
wg dat
nie odebrał
bez odpowiedzi
okno do wpisania dat. Aby na zestawieniu pojawiły się pozycje tylko
z podanego zakresu należy dodatkowo zaznaczyć pole według dat.
w polach wpisuje się odpowiednie dane, tak jak w przypadku selekcji.
Jeżeli w polu obok kontrahenta pozostawimy kreski to zestawienie
będzie dotyczyło wszystkich kontrahentów
 - zestawienie będzie dotyczyło tylko tych pozycji, które są z
wpisanego wcześniej zakresu (w polach od dnia, do dnia)
 - zestawienie będzie dotyczyło poczty, która nie została odebrana
 - zestawienie będzie dotyczyło poczty, do której nie wysłano
odpowiedzi
Po naciśnięciu przycisku <start> na monitorze pojawi się zestawienie, które można
wydrukować po naciśnięciu przycisku <drukuj> oraz ustawieniu parametrów drukarki.
4.2.
Druk list do podpisu
W programie można drukować zestawienie korespondencji w postaci list.
Służy do tego opcja z menu lokalnego: operacje – druk list do podpisu.
W wyniku wykonania tej funkcji ustawiany jest znacznik w każdej wydrukowanej
korespondencji podpisane.
OPIS KATALOGÓW
5. BAZY KORESPONDENTÓW, TEMATÓW
I PRACOWNIKÓW
5.1.
KORESPONDENCI
Katalog kontrahentów jest bazą gromadzącą wszelkie dane (adresowe, kontaktowe, numery
telefonów itp.) na temat firm, instytucji i osób prywatnych, z którymi prowadzona jest
korespondencja czy przeprowadzane są transakcje.
Katalog jest wywoływany po wybraniu pokazanej powyżej ikony, znajdującej się zawsze na
dole ekranu.
Po wybraniu ikony na ekranie ukazuje się okienko zawierające listę wszystkich kontrahentów
(tylko nazw - jako nazwa w tym przypadku traktowana są dwie pierwsze linie pola nazwa z
okna wypełnionego przy dopisywaniu kontrahentów), dopisanych do tej pory do katalogu
kontrahentów. Przy pierwszym wywołaniu - pojawia się puste okienko.
Wszelkich operacji dokonuje się za pomocą przycisków u dołu okienka, szczegółowy sposób
obsługi został opisany na początku rozdziału.
W czasie operacji dopisywania, podglądu czy edycji na ekranie pojawia się okienko opisujące
kontrahenta. Wypełnianie ankiety w czasie edycji kończy wybranie przycisku
Wypełnianie pól okna w czasie edycji kończy naciśnięcie klawisza
<zatwierdź> lub <F9>
- zapisanie zmian
< porzuć > lub <Esc>
- rezygnacja z wprowadzanych zmian
Po wybraniu przycisków <dopisz> (lub edycji wcześniej dopisanego kontrahenta) pojawia się
okienko, w którym poszczególne pola oznaczają:
nazwa,
miasto
tel/fax
e-mail
skrót
bank
konto
regon
NIP
rabat
kredyt
konto
rodzaj
płatność
cennik
region
cechy
uwagi
Pięć linii do wpisania danych. Pola te służą do wpisania nazwy i adresu
kontrahenta. Jako nazwa (ukazywana na liście) traktowane są pierwsze dwa
wiersze pola nazwa, następne wiersze program przyjmuje jako adres kontrahenta
(zawartość tych pól jest drukowana na dokumentach ). Nazwę i adres można
wykorzystać w wykazach, przy pisaniu dokumentów, adresowaniu kopert.
W pole wpisywane są numery telefonu i fax-u
Numer konta e-mail kontrahenta
Skrócona nazwa kontrahenta. Na liście pojawia się przed nazwą.
Nazwa banku, w którym kontrahent posiada konto
Numer konta
Numer regonu kontrahenta.
Numer NIP kontrahenta - jeżeli jest wypełnione pole to kontrahent jest uważany
za płatnika VAT. Jeżeli kontrahent posiada numer NIP w innym układzie, niż
proponuje komputer należy wpisać go tak, jak proponuje komputer i następnie
zaznaczyć w polu rodzaj FV+nip 3223
Pole to wykorzystywane jest w przypadku, kiedy dany kontrahent ma przyznany
stały rabat na wszystkie transakcje. W pole to należy wpisać wysokość tego
rabatu. Wówczas we wszystkich transakcjach przeprowadzanych z takim
kontrahentem automatycznie zostaje mu udzielony rabat w wysokości określonej
w tym polu.
Pole to wykorzystywane jest w przypadku, gdy dany kontrahent ma przyznany
kredyt. Należy wpisać wysokość kredytu.
Numer konta F-K dla danego kontrahenta
Po naciśnięciu klawisza <Enter> w polu pojawi się okienko z wykazem rodzajów
dokumentów sprzedaży. Wybranie z listy rodzaju dokumentu spowoduje
automatyczne powiązanie danego kontrahenta z rodzajem dokumentu sprzedaży
zgodnie z wybranym rodzajem z listy
Sposób płatności kontrahenta - do samodzielnego wpisania (gotówka, przelew)
Numer cennika stosowany dla kontrahenta (związany z poziomami cen)
Nazwa województwa, gminy lub innego terytorium
Pole cechy ma na celu ułatwienie wyszukiwania, tworzenia wykazów
dotyczących klientów. Daje ono możliwość grupowania pozycji w katalogach,
poprzez zaznaczenie wspólnych cech dla danej grupy. Po wybraniu przycisku [V]
pojawia się okienko z listą dotychczas wpisanych cech. Możliwe operacje na
cechach:
edycja
wprowadzenie opisu cechy, można wpisać 32 różne pozycje
zaznacz
„przypisanie” danej cechy klientowi (nazwa cechy w kolorze
zielonym)
kasowanie przypisania (nazwa cechy w kolorze czarnym)
zatwierdzenie w polu pojawiają się pierwsza litera zaznaczonych cech.
Możliwe jest zaznaczenie kilku cech jednocześnie. Po wybraniu
i zaakceptowaniu cech z listy w polu cechy pojawi się pierwsza litera
Dodatkowe informacje o kontrahencie np. prywatny numer telefonu, osoba
odpowiedzialna za kontakt itp.
FUNKCJE
U góry okienka znajduje się dodatkowe menu:
Funkcja
Znaczenie
Po jej wybraniu pojawia się lista funkcji, tych samych co
wybieranych za pomocą klawiszy na dole
Zestawienia wykaz adresów - nazwy i adresy firm
wykaz całość - wszystkie informacje o kontrahencie
wykaz kodów - dodatkowo numer własny kontrahenta
Adresowanie Wybranie tej opcji pozwala na zaadresowanie koperty
według danych wpisanych do pól nazwa/adres kontrahenta.
Możliwe jest adresowanie kopert formatu 11x22 cm (mała)
lub 17x25 cm (duża)
Przy współpracy z innymi programami dla Windows 95/98
Schowek
możliwe jest „przepisywanie” danych kontrahenta (nazwa
i adres) przez schowek. Wystarczy podświetlić kontrahenta
na liście i wybrać funkcję schowek. W programie, do
którego dane są przepisywane należy skorzystać z opcji
Wklej.
Baza
Niektóre zestawienia są wykonywane według cech kontrahentów (zaznaczanych dla każdego
kontrahenta w polu cechy) – sposób ich zaznaczania przy zestawieniach jest taki sam, jak w
przypadku wprowadzania.
UWAGA !
Należy zwrócić uwagę, że w przypadku zaznaczenia kilku cech równocześnie program
interpretuje to standardowo jako „i”, tzn. wybierze kontrahentów posiadających zaznaczoną
wszystkie cechy na raz.
5.2.
TEMATY
Baza tematów wykorzystywana jest pomocniczo. Temat ma za zadanie łączyć poszczególne
sprawy w grupę. Może dotyczyć:
• informacji z danego zakresu
• wydziału, działu
• złożonego zadania, na które składa się kilka spraw
• kategorii - np. klienta lub sprawy
W programie tematy wykorzystuje się do klasyfikacji korespondencji według innych,
zdefiniowanych zagadnień np. dotyczących „przetargu XXX”.
5.3.
PRACOWNICY
Osobno prowadzoną ewidencją jest katalog pracowników. Przechowywane w nim są dane
o pracownikach w firmie, ich adresy oraz dane kadrowe. W programie katalog pracowników
jest rozbudowany tak, by wystarczał przy pracy w systemie kadrowo-płacowym.
Katalog pracowników jest wywoływany po naciśnięciu ikony pokazanej powyżej. Po jej
wybraniu otwiera się okienko zawierające wszystkich wpisanych do tej pory pracowników.
Sposób obsługi jest taki sam, jak pozostałych katalogów. Wszelkich operacji dokonuje się za
pomocą przycisków u dołu okienka lub klawiszy funkcyjnych.
ADMINISTRACJA
6. OBSŁUGA PROGRAMU
6.1.
Zmiana firmy
Program zawiera mechanizmy umożliwiające obsługę
wielu firm przez wielu operatorów. Dzięki temu, przy
pomocy jednego programu można obsługiwać wiele
podmiotów. Do przełączania się pomiędzy
obsługiwanymi firmami służy przycisk <zmiana
firmy> w sekcji ADMINISTRACJA. Naciśnięcie tego
przycisku powoduje otwarcie okna zmiana firmy.
Okno to pozwala na wybór odpowiedniego podmiotu
lub na dodanie nowego. Wybrana firma wyświetlana
jest w dolnej części okna głównego.
Dodanie nowego podmiotu sprowadza się do wskazania pustego miejsca na liście
i naciśnięcia <edycja>. W taki sam sposób dokonuje się zmian – wskazuje się zmieniany
podmiot i wybiera ten przycisk. Za każdym razem powoduje to otwarcie prostego okna,
w którym można ustalić lokalizację danych oraz nazwę firmy.
Nazwę firmy można podać dowolną, jednak zawartość pola katalog powinna spełniać pewne
założenia.
1. Jest to katalog podrzędny względem głównych danych.
2. Nazwa musi mieć maksymalnie 8 znaków i nie
powinna zawierać znaków innych niż litery od A do Z
oraz cyfry.
3. Pole katalog nie może zostać pusty, oznacza to
bowiem, że program będzie przechowywał dane
Rysunek 1. Dane podmiotu
w swoim katalogu głównym. Tylko jeden podmiot
może mieć tak ustawione to pole.
4. Dla każdego podmiotu wpis musi być unikalny, gdyż program nie może trzymać danych
dwóch podmiotów w jednym miejscu!
Poza nazwą i katalogiem, okienko zawiera również pozycję główny oddział. Określa ona
numer podmiotu, który ma być ładowany przy logowaniu. Najczęściej jest to numer 0, czyli
numer oddziału wpisanego jako pierwszy. Numer jest widoczny zawsze na spisie firm, zaś
ustawienie tego pola jest obowiązujące dla całego programu.
Okienko zawiera jeszcze opcję dodaj do centrali VAT 7. Opcja ta jest nieistotna w przypadku
programu CRM i jej umieszczenie wynika zastosowanego systemu wykorzystywania pewnych
elementów przez wszystkie produkty firmy MADAR.
6.2.
Konfiguracja
Opisana wyżej procedura ma za zadanie wskazanie programowi miejsca przechowywania
danych. Dokładniejszych ustawień dokonuje się w innym miejscu, już po przełączeniu
podmiotu. Dlatego pierwszą czynnością, jaką należy wykonać przed zmianą danych jest
upewnienie się, że program pracuje na właściwych danych. Nazwa obsługiwanego podmiotu
wyświetlana jest w prawym dolnym rogu okna głównego.
Zmianę konfiguracji aktywnego podmiotu
dokonuje się przyciskiem <konfiguracja>
umieszczonym w sekcji administracja
programu, tam gdzie przyciski ustawień
użytkowników oraz zmiany firmy. Jego
wybranie otwiera okno z trzema zakładkami
definiującymi dane podmiotu.
Zakładka „dane adresowe”
Zakładka ta zawiera podstawowe dane takie
jak: pełna nazwa firmy, adres, regon, NIP,
telefon, faks, adres WWW oraz kilka opcji
związanych z księgowaniem
i fakturowaniem.
Zakładka „dane bankowe”
Służy do ustawienia parametrów
koniecznych do przelewów bankowych.
Ustawia się tu dane rachunków bankowych
(do trzech banków) oraz wzory przelewów.
Rysunek 2. Dane adresowe podmiotu
Zakładka „inne”
Na tej zakładce umieszczono pewne specjalistyczne parametry związane z wydrukiem faktur
oraz współpracą z urządzeniami zewnętrznymi. Dla potrzeb programu Kancelaria nie
powinno się tam nic zmieniać.
7. UŻYTKOWNICY I HASŁA
Opcja administracja ->
użytkownicy pozwala na określenie
listy użytkowników programu,
określenie im praw dostępu do
poszczególnych części systemu oraz
wejściowych haseł do programu.
Możliwe jest również ustalenie
indywidualnych przepustek – czyli
praw dostępu do poszczególnych
rekordów.
Rysunek 3. Użytkownicy programu
Stosowanie tej opcji pozwala na:
ochronę danych - do programu ma dostęp tylko użytkownik znający hasło wejściowe
i posiadający uprawnienia do danego modułu, do poszczególnych elementów bazy
(rekordów) ma dostęp tylko osoba uprawniona.
kontrolę operacji - przy każdej operacji zapisywany jest numer użytkownika
Okno z danymi użytkownika jest bardzo rozbudowane i służy głównie do określenia
uprawnień do różnych działań w programie. Poprzez zaznaczenie odpowiednich uprawnień,
można kreować profil danego operatora.
7.1.
Dane o użytkowniku
Zmiana danych użytkownika oraz dodanie nowego odbywa się przy pomocy dwóch
przycisków. Przycisk <dopisz> wywołuje nowe okno, bez danych zaś <edycja> pozwala
modyfikować już istniejący wpis. Możliwość tę ma tylko administrator systemu lub
użytkownik z odpowiednimi uprawnieniami. W opcji tej ustala się parametry dotyczące
zakresu uprawnień użytkowników. Administrator poprzez odpowiednie ustawienie
przełączników definiuje zakres uprawnień dla danego użytkownika.
Rysunek 4. Wprowadzanie użytkowników
Użytkownik
Pełna nazwa
Kod
Nazwa identyfikatora. Każdorazowo po uruchomieniu programu użytkownik
musi podać swój identyfikator (zawartość pola skrót) oraz swoje hasło (jeżeli
ma je założone - sposób zakładania hasła opisany jest poniżej ). Z chwilą
poprawnego wprowadzenia identyfikatora i hasła użytkownik otrzymuje
uprawnienia zadane mu przez administratora systemu (dostęp do
odpowiednich programów). W przypadku błędnego podania hasła użytkownik
nie ma możliwości uruchomienia programu. Pole to ma szczególne znaczenie
w przypadku administratora. Wpisanie w to pole jakiejś nazwy spowoduje
uaktywnienie opcji kontroli użytkowników przez administratora.
Jest to nazwa, przez którą identyfikuje się użytkownika systemu.
Wykorzystuje się ją w niektórych dokumentach np. jako wystawiający na
fakturze czy KP.
Jest to kod, za pomocą którego program identyfikuje danego użytkownika.
Program nadaje każdemu użytkownikowi numer kodu. Administrator ma
nadany numer 0. Każdemu nowo dopisanemu użytkownikowi program nadaje
kolejny numer porządkowy (począwszy od numeru 1). Istnienie tego pola
umożliwia identyfikację osoby wypisującej dany dokument (numer kodu
zostaje umieszczony przy każdej wypisywanej transakcji.
Operator

......
Pole wiążące użytkownika z operatorem. Z punktu widzenia programu
użytkownik to pewien logiczny tryb i sposób nadawania uprawnień (np.
główny księgowy, kierownik itp.) zaś operator to fizyczny pracownik. Dany
operator (pracownik) może być przypisany do wielu użytkowników i logować
się do programu na różne sposoby. Możliwe jest również, np. po zmianie na
stanowiskach, przeorganizowanie powiązań, przy pozostawieniu tych samych
użytkowników.
Jeżeli nie zostanie wybrany operator – zostanie on automatycznie dopisany
przez program.
Nadawanie uprawnień. W programie Kancelaria ustawia się przełączniki
w zakładce administracja.
Aby dokonać zmian dotyczących wpisanego poprzednio użytkownika należy najechać
kursorem na liście na odpowiednią pozycję (nazwa użytkownika) i nacisnąć klawisz edycja.

UWAGA!
W programie jest założony standardowo użytkownik o nazwie administrator,
posiadający dostęp do wszystkich części programu. Nie posiada on początkowo
wpisanego identyfikatora, co program interpretuje jako wyłączenie opcji kontroli
użytkowników. Oznacza to, że każdy „wchodzi” do programu jako administrator.
Dopiero określenie administratorowi identyfikatora uaktywnia opcję identyfikacji
użytkowników.
7.1.1.
Hasło
Każdy użytkownik ma możliwość założenia (zmiany) hasła. Aby to zrobić należy najechać
kursorem na liście na danego użytkownika, nacisnąć klawisz hasło i wprowadzić dwukrotnie
nowe hasło. Należy zwrócić szczególną uwagę na różnicę pomiędzy zawartością pola
użytkownik, a hasłem użytkownika. Przy uruchamianiu programu (w przypadku kontroli
dostępu użytkowników) należy podać identyfikator danego użytkownika (pole skrót),
a następnie podać hasło (jeżeli jest ono założone).
7.2.
Dostęp do opcji
Dostęp do opcji w programie ustalany jest w zakładkach administracja. Ustala się go
indywidualnie dla każdego użytkownika. Wpisanie:
 – oznacza zezwolenie na korzystanie z opcji
 - brak zezwolenia.
Nazwa pola w użytkownikach
Opcja w programie
poczta wchodząca
Dziennik korespondencji
poczta wychodząca
Rejestr kancelaryjny
nadane faksy
Dziennik
dokumenty
Rejestr dokumentów
użytkownik
Administracja - użytkownicy
kontrahenci
korespondent
ODDZIAŁ
Zmiana firmy
tematy (zakładka: funkcje)
Baza tematów
administracja
Funkcje administracyjne (sortowanie, konfiguracja itp.)
7.3.
Dostęp do pojedynczej transakcji
Dostęp do poszczególnych pism chroniony jest na dwa sposoby. Pierwszy zakłada
nieograniczony dostęp i modyfikację pism wprowadzonych przez tego samego użytkownika
przy równoczesnej kontroli dokumentów innych użytkowników. Drugi sposób bazuje na
przepustkach – pozwalających na precyzyjne określenie dostępów do danego pisma, bez
względu na operatora wprowadzającego.
7.3.1.
Czytanie i modyfikacja pism
Ustawia się pola w użytkownikach.
Nazwa pola w użytkownikach
Znaczenie
poprawa stare
Możliwość edycji i wprowadzenia zmian do WCZEŚNIEJ ZAPISANYCH pism.
poprawa bieżące
Możliwość edycji i wprowadzenia zmian do ZAPISANYCH pism w okresie
OSTATNICH 3 DNI.
czytanie obcych
Podgląd / edycja (bez możliwości zapisania zmian) pism wprowadzonych.
pisanie obcych
Podgląd / edycja.
pisanie przyjętych
Podgląd / edycja pism zadekretowanych dla tego użytkownika.
ustawienie dekretacji
Możliwość dekretacji wprowadzanych i innych pism.
zmiana dekretacji
Możliwość zmiany dekretacji.
7.3.2.
Przepustki
Przepustki służą do określania praw dostępu do poszczególnych rekordów (elementów
w bazie). Umożliwiają blokowanie dostępu do kontaktów, spraw oraz poczty. Zasada
działania jest następująca:
4. Domyślnie program przyjmuje brak kontroli dostępu (przepustka pusta)
5. Na życzenie użytkownika można ustawić przepustkę. W odpowiednim okienku w polu
przepustka pojawia się lista przepustek – wcześniej określona dla użytkowników.
6. W zależności od zdefiniowanych uprawnień użytkownika, który wszedł do programu –
dany element będzie / lub nie widoczny i dostępny do modyfikacji, czytania itp.
Każdy użytkownik może posiadać własne ustalone prawa do czytania i pisania dla
każdego pisma czy dokumentu osobno. Opisy przepustek, a więc i znaczenie, są takie same
dla wszystkich użytkowników. Ta lista pojawi się zresztą przy każdej sprawie czy kontakcie.
Każdemu użytkownikowi natomiast – poprzez wstawienie znaku  zezwala się (lub zabrania)
na wykonywanie odpowiedniej czynności z elementem, który ma wprowadzoną tę przepustkę.
W programie kancelaria poszczególne kolumny odpowiadają dostępowi do pism /
dokumentów – co obrazuje tabela poniżej.
poczta I
poczta II
7.4.
czytanie
Podgląd, bez możliwości modyfikacji
pisanie
Edycja i podgląd, z możliwością zapisu zmian.
czytanie
Podgląd, bez możliwości modyfikacji
pisanie
Edycja i podgląd, z możliwością zapisu zmian.
Dotyczy dziennika korespondencji
Dotyczy pozostałych opcji sekretariatu
Operator
Baza operatorów pozwala na rozszerzenie funkcjonalności użytkowników, wprowadzając
pojęcie operatora grupowego.
Dzięki temu możliwe jest wydzielenie
korespondencji kierowanej do osób –
pracowników określonego działu.
Operator jest łączony
z użytkownikiem, jeżeli
w użytkowniku nie zostanie wybrany
operator – zostanie on automatycznie
dopisany przez program.
Pierwsze pola mają charakter
informacyjny, opisujący operatora:
pseudonim
pełna nazwa
ulica,miasto, telefony
Pola po prawej stronie oznaczają:
rodzaj
Może być to osoba, bądź grupa. Jeżeli osoba należy do grupy – grupę
(operatora grupowego) wybiera się w polu grupa.
kod
Kod operatora, nadawany przez program.
uwagi
Dodatkowe uwagi.
przepustka
Domyślna przepustka dla operatora.
kolor
Można wskazać inny kolor niż czarny – na przykład dla operatorów
należących do tej samej grupy.
grupa
Wskazuje się operatora grupowego, do którego należy dany operator.
7.5.
Wykaz zbiorów z danymi
Zbiory będące wykonywalnym programem stanowiącym księgi rachunkowe:
kancel.exe
- program główny, zawierający moduły opisywane w instrukcji
Zbiory zawierające dane tworzone są przez program MADAR we własnym formacie,
z następującymi rozszerzeniami:
*.dat
*.idx
*.log
*.rem
*.d33
*.wza
*.rtf, *.txt, *.dot
*. … (liczba)
I. zawierają dane
II. zbiory indeksowe
III.zawierają historię niektórych wykonywanych operacji (np.
kasowanie, poprawa) oraz sytuacji nieprawidłowych. Zbiory te
można oglądać również pod dowolnym pod edytorem czytającym
format txt.
IV.zbiory remanentów
V. tymczasowe zbiory tworzone podczas sortowania. Zawierają kopie
plików przed sortowaniem
VI.wzorce wydruków (np. umowy o pracę, zlecenia)
VII.pliki wykorzystywane przez program, możliwe do tworzenia i
edycji w dowolnym edytorze danego formatu
VIII.ustawienia dla poszczególnych użytkowników i stanowisk
plik
dane.dat
etap.dat
faksy.dat
hho.dat
hhs.dat
klasa.dat
kontakt.dat
kontakt.idx
kontakt.idy
kontrah.dat
kontrah.idx
oferta.dat
ofertabi.dat
operat.dat
poczwch.dat
poczwy.dat
pracow.dat
setup.dat
towar.dat
towar.idx
twr_cech.dat
Znaczenie
plik konfiguracyjny
lista etapów (procedur)
księga wysłanych pism faksem
kontrole dostępu użytkowników
baza kontaktów
katalog kontrahentów
sprawy CRM
etapy – sprawy w CRM
lista operatorów
poczta wchodząca
poczta wychodząca
katalog pracowników
dane konfiguracyjne
katalog towarów
cechy w katalogu towarów
ELEMENTY INSTRUKCJI
KANCELARYJNEJ
Instrukcja kancelaryjna określa zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych,
zapewniający jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania oraz ochronę
przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą dokumentów. Instrukcja kancelaryjna jest
dokumentem oficjalnym, szczególnie w przypadku urzędów, ministerstw czy dużych
przedsiębiorstw. Warto jednak zapoznać się z najistotniejszymi zaleceniami w niej zawartymi
- ich wykorzystanie może bowiem w istotny sposób poprawić jakość i bezpieczeństwo pracy
w sekretariatach, nawet w małych firmach.
1. Czynności kancelaryjne wykonują:
– kancelarie,
– sekretariaty,
– pracownicy odpowiedzialni za merytoryczne załatwienie danej sprawy.
2. Do podstawowych czynności kancelaryjnych należy:
– przyjmowanie i rozdział korespondencji oraz przesyłek,
– prowadzenie ewidencji wpływów specjalnych i wartościowych,
– wysyłanie korespondencji i przesyłek,
– udzielanie informacji interesantom, a w razie potrzeby kierowanie ich do właściwych
wydziałów lub stanowisk pracy.
3. Korespondencję przyjmuje kancelaria, rejestrując ją ilościowo w rejestrze.
4. Przyjmując przesyłki przekazywane drogą pocztową, zwłaszcza polecone i wartościowe,
kancelaria sprawdza prawidłowość zaadresowania oraz stan opakowania. W razie
stwierdzenia uszkodzenia, kancelaria sporządza adnotacje na kopercie lub opakowaniu
oraz na potwierdzeniu odbioru i żąda od pracownika urzędu pocztowego spisania
protokołu o doręczeniu przesyłki uszkodzonej.
5. Przesyłki specjalnego rodzaju (telegramy, telefonogramy, dalekopisy, faksy, poczta
elektroniczna, pisma organów naczelnych i centralnych, pisma procesowe, paczki, listy
polecone, ekspresowe, przesyłki wartościowe) kancelaria wpisuje do rejestru przesyłek
specjalnego rodzaju.
6. Po otwarciu koperty sprawdza się czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego lub czy
dołączone są wymienione w piśmie załączniki.
7. Po wykonaniu powyżej wymienionych czynności kancelaria segreguje wpływającą
korespondencję według jej treści i przekazuje zainteresowanym osobom.
8. Na przeglądanej korespondencji, przewidzianej do załatwienia, umieszcza się dyspozycje
dotyczące:
– sposobu załatwienia sprawy,
– terminu załatwienia sprawy,
– aprobaty załatwienia sprawy bądź podpisania czystopisu.
9. Nie podlegają rejestracji:
– publikacje (gazety, czasopisma, książki, afisze, ogłoszenia, prospekty itp.),
– potwierdzenia odbioru, które dołącza się akt właściwej sprawy,
– zaproszenia, życzenia i inne pisma o podobnym charakterze.
10.Korespondencja może być przekazywana odbiorcy w postaci pisma wysyłanego:
– przesyłką listową,
– faksem,
– teleksem lub dalekopisem,
– na nośniku informatycznym wysyłanym przesyłką listową,
– pocztą elektroniczną.
11.Pismo załatwiające sprawę powinno być pod względem formy zewnętrznej dostosowane
do blankietów korespondencyjnych formatu A4 lub A5 w układzie pionowym lub
poziomym i powinno zawierać:
– nagłówek - druk lub podłużną pieczęć nagłówkową,
– powołanie się na znak i datę pisma, którego odpowiedź dotyczy,
– datę podpisania pisma przez osobę upoważnioną,
– określenie odbiorcy w pierwszym przypadku wraz z adresem,
– treść pisma,
– podpis (imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe).
12.Kopia pisma załatwiającego powinna ponadto zawierać:
– parafę referenta i datę sporządzenia pisma (z lewej strony pod treścią pisma),
– termin wznowienia sprawy lub oznaczenie dołączenia jej do akt pod treścią pisma
w lewej dolnej części arkusza.
13.W razie potrzeby pismo i jego kopia powinny również zawierać dalsze następujące
określenia:
– nad adresem z prawej strony - wskazówki dotyczące sposobu wysyłania czystopisu: ,,
polecony", ,,ekspres", ,,za zwrotnym dowodem doręczenia", ,,pilne", ,,poufne" itp.,
– pod treścią załatwienia z lewej strony arkusza - liczbę przesyłanych załączników
(Zał. ...) lub wymienia się je z podaniem liczb porządkowych; na każdym załączniku
wpisuje się w prawym górnym rogu kolejny numer załącznika (Zał. nr ... do pisma
znak ...),
– adresy tych instytucji lub osób umieszcza się pod treścią pisma z lewej strony pod
klauzulą: ,,Otrzymują do wiadomości" - jeżeli treść pisma ma być poza adresatem
podana do wiadomości innym instytucjom lub osobom przez przesłanie im kopii
pisma,
– pod treścią pisma z lewej strony - termin wyznaczony do załatwienia sprawy (Termin
do dnia ...),
– ewentualne wskazówki dla kancelarii.
14.Kancelaria jest stałym punktem wymiany korespondencji przeznaczonej do obiegu
wewnętrznego. Pojedyncze przesyłki, wymagające natychmiastowego doręczenia, wydziały
przekazują sobie za pośrednictwem swoich pracowników bez pokwitowań.
15.Akta spraw ostatecznie załatwionych wydziały przechowują na nośnikach papierowych
w archiwach zakładowych.
Od producenta oprogramowania
MADAR Sp. z o.o.
41-819 Zabrze
ul. M.C. Skłodowskiej 12d/3
MADAR
zostaje udzielona:
LICENCJA
na używanie oprogramowania Kancelaria MADAR
numer seryjny: ....................................................
ilość stanowisk.....................................................
Oryginalna Karta Licencyjna jest świadectwem posiadania legalnej kopii programu.
Program jest chroniony Ustawą o prawie autorskim i prawach pokrewnych z 23 lutego 1994 r (Dz.U. 1994, nr 24, poz 83).
Uprawnienia posiadacza Karty Licencyjnej :
1. Producent gwarantuje:
1 roczny serwis
1 nieodpłatną wymianę wadliwego programu po zgłoszeniu reklamacji
1 możliwość zakupu nowych wersji programu w cenie upgrade (20% ceny sprzedaży)
2. Posiadacz legalnej wersji ma prawo do zwrotu programu do 7 dni od daty zakupu.
4. Zabrania się wypożyczania lub oddawania w dzierżawę programu osobom trzecim.
5. Wszystkim zarejestrowanym klientom będą przesyłane aktualne informacje o wersjach programu oraz o nowych produktach firmy.
UWAGA !
Producent nie gwarantuje właściwej pracy programu w przypadkach szczególnych oraz nie
bierze odpowiedzialności za jakiekolwiek szkody (m.in. powodujące utratę zysku, informacji
lub inne straty finansowe), powstałe w wyniku używania programu.