Oprogramowanie dla biznesu

Oprogramowanie dla biznesu
Numer 4 (62) Kwiecień 2009
DLACZEGO WARTO UśYWAĆ MODUŁU ROZLICZENIE UMOWY?
ROZLICZENIE
UMOWY LEASINGOWEJ, ZWŁASZCZA TEJ KOŃCZONEJ NIEREGULARNIE, MOśE
NASTRĘCZAĆ TRUDNOŚCI.
TRZEBA ZAJRZEĆ DO HARMONOGRAMU,
KOSZTY, A TAKśE ZDYSKONTOWAĆ PRZYSZŁE
ROZRACHUNKÓW,
WSZYSTKIE
TE CZYNNOŚCI W SPOSÓB CAŁKOWICIE ZAUTOMATYZOWANY PRZEPROWADZA MODUŁ CSC
(CONTRACT SETTLEMENT CALCULATION), POLECANY PAŃSTWU W TYM MIESIĄCU.
DOLICZYĆ DODATKOWE
RATY.
Z problemem rozliczenia umowy spotkałam się po raz pierwszy dawno temu, gdy
pracowałam w firmie leasingowej. Firma korzystała z LEO, oczywiście, w wersji 2, który
wtedy miał zdecydowanie mniejszą funkcjonalność niŜ teraz. Pamiętam z tamtych czasów
koleŜankę Anię, która pracowała w dziale operacyjnym i zajmowała się miedzy innymi
rozliczaniem umów. Nie wiedziałam wtedy co to znaczy „rozliczyć umowę”, byłam jednak
przekonana, Ŝe rozliczenie umowy to praca trudna, wielogodzinna, wymagająca duŜej
wiedzy (nikt bowiem, poza Anią, nie umiał zrobić tego dobrze). Pamiętam teŜ, niestety,
skwaszoną i udręczoną minę Ani, gdy na moje pytanie: „Co robisz?” odpowiadała
„Rozliczam umowę”.
To było jednak dawno temu. Teraz pracuję w firmie, która tworzy LEO, wiem na czym
polega rozliczenie umowy i z niekłamaną przyjemnością propaguję wśród klientów
świetne narzędzie, które jest pomocne w tej pracy. Myślę oczywiście o module
Rozliczenie umowy (Contract Settlement Calculation – CSC). Aniu, Tobie
szczególnie polecam!
DLACZEGO WARTO POSŁUśYĆ SIĘ TYM NARZĘDZIEM?
Rozliczenie umowy naleŜy wykonać do kaŜdej umowy, która kończy się nieregularnie.
W dobie ostatniego spadku koniunktury z pewnością więcej umów wymaga właśnie
takiego rozliczenia niŜ przed rokiem. Rozliczenie moŜna wykonywać z róŜnych powodów:
•
•
•
moŜe być to jedynie symulacja, o którą klient prosi, bo zastanawia się nad
wcześniejszym zakończeniem umowy,
moŜe to być rozliczenie w wyniku szkody całkowitej na przedmiocie leasingu,
albo sytuacja przejęcia umowy przez innego korzystającego.
Powodów, dla których robimy rozliczenia jest wiele i z pewnością nie wymieniłam
wszystkich, zawsze jednak chodzi o to samo: na chwilę obecną trzeba zajrzeć do
rozrachunków oraz harmonogramu, wyciągnąć stamtąd informacje, dodać do tego swoje
ewentualne koszty i ostatecznie podać jedną kwotę, którą klient ma zapłacić nam lub my
jemu.
CAŁKOWITA AUTOMATYZACJA CZYNNOŚCI
Moduł CSC wszystkie te czynności ma zautomatyzowane. Rozliczenie umowy
wykonujemy na dwóch prostych ekranach, jeden słuŜy do konfiguracji, drugi – do
prezentacji danych, które moduł wybrał z bazy. Na drugim ekranie dodatkowo moŜemy
doliczyć sobie koszty, np. za czyszczenie autostrady w Niemczech po wypadku, jaki
spowodował leasingowany przez nas samochód.
DYSKONTOWANIE PRZYSZŁYCH RAT
UwaŜam, Ŝe największym hitem modułu Rozliczenie umowy jest dyskontowanie
przyszłych rat na datę wykonywania rozliczenia, co jest konieczne przy wykonywaniu
rozliczenia. Oczywiście sposób dyskontowania przyszłych naleŜności nie jest wiedzą
tajemną. Stosujemy w tym celu wzór matematyczny, który pamiętam jeszcze
z wykładów podstaw matematyki finansowej:
n
kwotai
∑
( i −1)
(
1
+
stopa
)
i =1
MoŜna teŜ posłuŜyć się funkcją dostępną w Excelu. Moduł Rozliczenie umowy robi to
jednak w locie i co więcej, radzi sobie z trudniejszymi przypadkami dyskontowania, kiedy
to przyszłe naleŜności nie są równymi kwotami.
Przy wykonywaniu rozliczenia zaglądamy do rozrachunków. Oczywiście zawsze moŜemy
stamtąd bez problemu odczytać saldo. W rozliczeniu jednak samo saldo to nie wszystko.
Kwoty wynikające z rozrachunków wykazywane są w rozbiciu na róŜne grupy naleŜności
i walutę naleŜności. Ręczne wykonywanie tego rozbicia z pewnością jest moŜliwe, ale …
coraz bardziej rozumiem biedną Anię, która tak to właśnie robiła.
USTALENIE KWOTY NA NOCIE OBCIĄśENIOWEJ LUB UZNANIOWEJ
KaŜde rozlicznie ostateczne na koniec gneruje jedną kwotę, która widnieje na nocie
obciąŜeniowej lub uznaniowej wystawianej dla klienta. Wyliczenie tej kwoty tylko na
pierwszy rzut oka wydaje się proste. Jak się okazuje, wynik ten nie zawsze powstaje
z prostego odejmowania kwoty po stronie finansowej od kwoty po stronie ekonomicznej.
Tak jest w większości przypadków, ale nie zawsze. Ustalenie kwoty na nocie i jej strony
(obciąŜeniowa czy uznaniowa) nie jest oczywiste, dlatego nasi konsultanci chętnie ten
algorytm przedstawiają na bezpośrednich spotkaniach.
RÓśNICE MIĘDZY CSC W LEO 2, A W LEO III
Warto wspomnieć, Ŝe moduł Rozliczenie umowy w LEO III jest udoskonalony w stosunku
do tego samego modułu w LEO 2. Przede wszystkim nota, która jest generowana
w wyniku rozliczenia jest automatycznie księgowana do systemu FK. Tego
automatycznego księgowania bardzo brakowało w LEO 2. Wszystkie operacje
księgowania w LEO III są w pełni konfigurowalnie, oparte na AWL.
KSIĘGOWANIA PROCESOWE
Do operacji workflow, poprzez którą dokonywane jest rozliczenie, moŜliwe jest podpięcie
wzorca księgowania. We wzorcu moŜna wykorzystać zmienne (wartość i strona oraz
numer i treść noty) z danymi z zatwierdzonego rozliczenia. Dlaczego zatwierdzonego?
MoŜna przygotować dowolną liczbę rozliczeń jako pewne warianty lub symulacje, ale
jedno z zapisanych naleŜy zatwierdzić jako obowiązujące. Dzięki podpiętemu do operacji
wzorcowi księgowania, tworzony jest od razu dokument księgowy z odpowiednio
zadekretowanymi wartościami, w zaleŜności czy jest to nota uznaniowa czy
obciąŜeniowa.
RAPORTY CR DLA MODUŁU ROZLICZENIE UMOWY
Chyba juŜ nie muszę wspominać, Ŝe do modułu rozliczenia jak ulał pasują wszelkie
wydruki Crystal Reports, które prezentują rozliczenie przejrzyście i tak szczegółowo, jak
tylko chcemy to przedstawić klientowi. Co więcej, robienie takich wydruków, właśnie
z zakresu modułu Rozliczenie Umowy, jest wyjątkowo proste – wszystkie dane do
jednego rozliczenia są zgromadzone w jednym rekordzie. To wymarzony układ dla
wszystkich „raportowców”. MoŜe właśnie dlatego ten moduł tak lubię!
Jadwiga Nowak, Michał Skrzypczak