Pruszków, dnia 01.03.2012 Nr ref.: numer zapytania: BRAZ/1

Pruszków, dnia 01.03.2012 Nr ref.: numer zapytania: BRAZ/1

Pruszków, dnia 01.03.2012
Nr ref.: numer zapytania: BRAZ/1/2013
Nazwa firmy GTV sp. z o.o. S.K.A.
Ulica Przejazdowa 21
Miejscowość Pruszków
Adres e-mail [email protected]
Osoba kontaktowa Karol Stankiewicz
Telefon osoby kontaktowej 22 444 75 59
ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT
w związku z zapytaniem ofertowym dotyczącym ORGANIZACJI UDZIAŁU FIRMY GTV
W TARGACH FIMMA BRASIL 2013 w Bento Goncalves w Brazylii w dn. 18-22.03.2013 r.
Zwracamy się z prośbą o przedstawienie oferty na realizację usługi kompleksowej organizacji udziału firmy
GTV Sp. z o.o. S. k.a.. jako wystawca w MIĘDZYNARODOWYCH TARGACH URZĄDZEŃ, SUROWCÓW
I AKCESORIÓW DLA PRZEMYSŁU MEBLOWEGO – FIMMA BRASIL 2013, odbywających się w Bento
Goncalves w Brazylii w dniach 18-22.03.2013, i organizowanych przez STOWARZYSZENIE PRZEMYSŁU
MEBLOWEGO STANU RIO GRANDE DO SUL – MOVERGS na terenach wystawienniczych
zorganizowanych wewnątrz i na zewnątrz pawilonów Event Park, 481 Alameda Fenavinho, Bento Gonçalves,
RS – Brazylia.
1.
WYMOGI WOBEC OFERENTÓW
Zamawiający oczekuje, że Oferent dysponuje odpowiednim potencjałem, doświadczeniem i kompetencjami
umożliwiającymi zrealizowanie niniejszego zamówienia z jak najwyższą starannością oraz efektywnością.
2.
OPIS PRZEDMIOTU ZAPYTANIA OFERTOWEGO
Przedmiotem zapytania jest kompleksowa obsługa w zakresie wynajmu powierzchni wystawienniczej wewnątrz
pawilonu wystawienniczego, przygotowanie, zabudowa i demontaż stoiska targowego, obsługa organizacyjnotechniczna stoiska, organizacji transportu i pobytu delegacji firmy GTV Sp. z o.o. S. k.a.. oraz organizacja
wybranych działań promocyjnych związanych z udziałem wystawcy w targach FIMMA 2013 w Bento
Gonclaves.
3.
SZCZEGÓŁOWA SPECYFIKACJA PRZEDMIOTU ZAPYTANIA OFERTOWEGO
W ramach niniejszego zapytania, oczekuje się, iż oferenci uwzględnią w ofercie następujące elementy:
1.
Zapewnienie powierzchni wystawienniczej 50 m2 wewnątrz pawilonu wystawienniczego, wraz z
podłączeniem do mediów (woda, odprowadzenie ścieków, prąd do 5 kW).
2.
Wykonanie projektu oraz kompleksowej zabudowy targowej o charakterze NIESYSTEMOWYM wraz
przyłączami. Stoisko musi spełniać min. następujące wymogi w zakresie technicznym oraz
wyposażenia:

powierzchnia zabudowy 22 m2

typ zabudowy: niestandardowa

przynajmniej jedna ściana musi zostać wzmocniona na tyle, aby możliwy był bezpieczny montaż
prezentacyjnej zabudowy meblowej częściowo podwieszanej, z elementami oferty produktów GTV

2 stoliki oraz 8 krzesł, 2 sofy w centralnej części stoiska

zapewnienie możliwości montażu i ekspozycji na ścianach bocznych produktów GTV
prezentowanych na displayach lub ściankach wystawienniczych

oznakowanie stoiska z wykorzystaniem:
a.
logotypów firmowych dostarczonych przez GTV oraz umieszczenie informacji o finansowaniu
stoiska z projektu unijnego "Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z
Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego,
b.
emblematu
Unii
Europejskiej,
spełniającego
normy
graficzne
określone
w załączniku I do rozporządzenia 1828/2006, oraz odniesienie do Unii Europejskiej,
c.
hasła określonego, podkreślającego wartość dodaną pomocy Wspólnoty, „Fundusze
Europejskie – dla rozwoju innowacyjnej gospodarki” lub „Dotacje na innowacje”, najlepiej z
wyrażeniem „Inwestujemy w waszą przyszłość”.
d.
elementów oznakowania stoisk wynikających z systemu identyfikacji Marki Polskiej
Gospodarki
2.
Zapewnienie obsługi organizacyjno-technicznej stoiska, codziennego sprzątania oraz ochrony.
3.
Zapewnienie transportu i spedycji produktów GTV (akcesoriów i okuć meblowych) oraz materiałów
reklamowych, w tym publikacji oraz gadżetów, z Polski na stoisko targowe na targach FIMMA
BRASIL 2013 odbywających się w Bento Goncalves w Brazylii i z powrotem. Usługa musi obejmować
koszty transportu, ubezpieczenia oraz wszelkie, wymagane prawem opłaty celne związane z docelową
odprawą celną. Szacowana waga i wielkość przesyłek to 2 palety po 200 kg każda.
4.
Zapewnienie biletów lotniczych w klasie ekonomicznej, oraz dojazdów do/z lotniska do hotelu oraz
transporty lokalne (do/z hotelu na targi w czasie trwania targów) dla 2 osób, przy założeniu
następujących terminów lotów:

5.
wylot z Polski (Warszawa) 14.03.2013 – wylot z Brazylii (Porto Alegre) 23.03.2013
Zapewnienie noclegów wraz ze śniadaniem w hotelu o standardzie minimum 3 gwiazdkowym w
następującej ilości:

6.
dwie osoby: 7 noclegów w terminie 15.03.2013 – 23.03.2013
Zapewnienie usługi tłumaczenia, przez co zamawiający rozumie zapewnienie dyspozycji na czas
trwania wystawy FIMMA 2013, tłumacza posługującego się językiem polskim oraz portugalskim,
posiadającego min. 5-letnie doświadczenie w tłumaczeniu rozmów biznesowych w Brazylii w systemie
symultanicznym lub konsekutywnym.
6.
Zapewnienie ubezpieczenia OC stoiska na kwotę min. 50 tys. PLN
7.
Zapewnienie wpisu dotyczącego firmy GTV do katalogu targowego targów FIMMA 2013
8.
Zapewnienie kart wstępu na targi FIMMA 2013.
9.
Zapewnienie minimum 1 publikacji artykułu na temat firmy GTV przed targami oraz minimum
1 artykułu po targach w tytule branżowym o ogólnokrajowym zasięgu.
10. Wykonanie następujących produkcji reklamowych:

Projekt, skład i produkcja 1000 sztuk katalogów produktowych w języku portugalskim w
formacie 3xA4 (6 stron po złożeniu), wydrukowanych na papierze kredowym (połysk) o
gramaturze 250g, kolory 4/4 CMYK, foliowanych jednostronnie folią matt, lakierowanych
jednostronnie lakierem offsetowym matt, uszlachetnionych wybiórczo lakierem UV
dwustronnie;

Projekt i produkcja 200 długopisów firmowanych, metalowych z naniesionymi logo GTV oraz
oznaczeniami wynikającymi z rozporządzeń KE w związku z dofinansowaniem projektu,
metodą grawerowania;

Projekt i produkcja 200 ołówków firmowanych logo GTV oraz oznaczeniami wynikającymi z
rozporządzeń KE w związku z dofinansowaniem projektu, metodą dowolną;

Projekt i produkcja 100 miar automatycznych o długości 3m firmowanych logo GTV oraz
oznaczeniami wynikającymi z rozporządzeń KE w związku z dofinansowaniem projektu,
metodą dowolną;

Projekt i produkcja 100 eleganckich pen-drive’ów w skórzanym etui firmowanych logo GTV
oraz oznaczeniami wynikającymi z rozporządzeń KE w związku z dofinansowaniem projektu,
metodą dowolną;

Projekt i produkcja 50 notatników w formacie A5, 50 kartek klejonych blokowo z zadrukiem
4/0 CMYK o gramaturze 90g., z okładką wydrukowaną na papierze kredowym 200 g. 4/0
CMYK.
4.
KRYTERIA WYBORU OFERT
Oferty zostaną ocenione przez Zamawiającego w oparciu o następujące kryteria i ich znaczenie:
Nazwa kryterium
Znaczenie (%)
Maksymalna liczba punktów
możliwych do uzyskania w
danym kryterium
1. Cena
70%
70
2. Doświadczenie
30%
30
1. Opis kryterium „1. Cena” (1), którym będzie się kierował składający zapytanie przy wyborze oferty:
Kryterium zostanie ocenione w skali punktowej do 70 punktów, w taki sposób, że oferta najtańsza uzyska 70
punktów, a pozostałe oferty otrzymają proporcjonalnie mniej punktów, wg wzoru:
cena najniższa
liczba punktów = ------------------------------------------------------- x 70 pkt
cena badanej oferty
Punkty zostaną zaokrąglone do dwóch miejsc po przecinku.
2. Opis kryterium „1. Cena” (1), którym będzie się kierował składający zapytanie przy wyborze oferty:
Składający zapytanie dokona oceny kryterium „2. Doświadczenie” na podstawie załączonego do oferty
oświadczenia, z którego powinno wynikać, ile w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert,
a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, Oferent wykonał zabudów targowych wraz
z wykonaniem projektu, na targach i imprezach wystawienniczych odbywających się na terenie Brazylii. Na
potwierdzenie spełniania warunków oceny, Oferent zobowiązany jest przedłożyć referencje potwierdzające
wykonanie każdego ze wymienionych w oświadczeniu stoisk targowych, z których wynikać będzie co najmniej
to, że usługi zostały wykonane zgodnie z umową zawartą z zamawiającym, tj. w odpowiedniej jakości oraz
terminie.
Kryterium zostanie ocenione w skali punktowej do 30 punktów, w taki sposób, że oferta prezentująca
udokumentowane doświadczenie w zakresie zabudowy największej liczby stoisk uzyska 30 punktów, a pozostałe
oferty otrzymają proporcjonalnie mniej punktów, wg wzoru:
badana liczba zabudów
liczba punktów = ------------------------------------------------------- x 30 pkt
największa liczba zabudów
Punkty zostaną zaokrąglone do dwóch miejsc po przecinku.
W razie uzyskania przez dwie lub więcej firmy takiej samej ilości punktów, zamawiający przeprowadzi
dodatkową rozmowę kwalifikacyjną w celu wyłonienia zwycięzcy. Firma zastrzega prawo do anulowania lub
zmiany zapytania ofertowego bez podania przyczyny zgodnie z art. 701 § 3. Kodeksu Cywilnego.
5.
Oferta
TRYB SKŁADANIA OFERT:
powinna
zostać
[email protected]
przesłana
za
pośrednictwem
poczty
elektronicznej
na
adres
mailowy:
lub faksem na numer: 224447501, lub przesłana za pośrednictwem poczty na adres
siedziby firmy GTV Sp. z o.o. S. k.a. tj. 05-800 Pruszków, ul. Przejazdowa 21., lub dostarczona do siedziby
Zamawiającego (adres j.w.) w formie pisemnej do dnia 05 marca 2013.
Oferta musi zawierać:
1.
Nazwę i adres oferenta.
2.
Datę sporządzenia oferty.
3.
Spis elementów wymienionych w pkt.3, p.pkt.1-9 niniejszego zapytania, wraz z wskazaniem cen netto
oraz brutto poszczególnych pozycji oraz podsumowaniem wartości łącznej oferty.
4.
Oświadczenie wynikające z pkt. 4, p.pkt. 2 niniejszego zapytania.
5.
Warunki i termin płatności
6.
Podpisy Oferenta na ofercie oraz załącznikach, wraz z pieczątką firmową oraz imienną osoby
upoważnionej do składania oferty w imieniu Oferenta zgodnie z wpisem do właściwego rejestru lub
Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej; lub przez osobę umocowaną do
podpisania oferty. Pełnomocnictwo powinno być w takim przypadku dołączone do oferty o ile nie
wynika z innych załączonych dokumentów.
Termin związania z ofertą:
Oferta powinna zawierać siedmiodniowy termin związania ofertą. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się
w dniu upływu terminu składania ofert.
W uzasadnionych przypadkach, na co najmniej 2 dni przed upływem terminu związania ofertą Składający
Zapytanie może zwrócić się do Oferentów o wyrażenie zgody na przedłużenie terminu związania ofertą na
oznaczony czas, nie dłuższy jednak niż 20 dni.
Warunki, uzupełniające, które spełniać musi oferta składana w odpowiedzi na niniejsze zapytanie
ofertowe:
a.
Podane przez Oferenta w formularzu ofertowym wynagrodzenie obejmuje wszystkie koszty
związane z wykonaniem przedmiotu umowy w tym ryzyko Oferenta z tytułu oszacowania
wszelkich kosztów związanych z realizacją przedmiotu umowy, a także oddziaływania innych
czynników mających lub mogących mieć wpływ na koszty.
b.
Cenę oferty należy określać z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Cenę oferty
zaokrągla się do pełnych groszy, przy czym końcówki poniżej 0,5 gr pomija się, a końcówki
0,5 grosza i wyższe zaokrągla się do 1 grosza.
c.
Podana cena, po przyjęciu oferty przez składającego zapytanie, będzie obowiązująca w czasie
trwania umowy. Cenę należy podać w PLN.