Regulamin targów IAF Warsaw 2017 -

IAF Warsaw
International Art Fair
REGULAMIN
IAF Warsaw - International Art Fair Warsaw 2017
(dalej zwany “Regulaminem”)
I. PODSTAWOWE INFORMACJE
1. Założenia
a. Przepisy niniejszego regulaminu (dalej „Regulamin”) obowiązują uczestników Targów
International Art Fair (dalej IAF Warsaw) odbywających się w Warszawie w dniach 30 marca - 2
kwietnia 2017 r. zorganizowanych przez Art Fair sp. z o. o. w Warszawie (dalej „Art Fair lub
Organizator”) na terenie stadionu PGE Narodowego w Warszawie (dalej „Stadion Narodowy”).
b. Termin IAF Warsaw: 30 marca - 2 kwietnia 2017 roku. Oficjalne otwarcie IAF Warsaw 29
marca (środa) godzina: 18:00.
Godziny otwarcia IAF Warsaw:
dla Wystawców:
•
28 marca godz. 16.00 - 22.00 objęcie stanowisk i ich aranżacja; 29 marca 8:00-16:00
aranżacja stanowisk; 29 marca – 17:00 gotowość stanowisk do przyjęcia zwiedzających; 2 kwietnia 17:00 – 24:00 oraz 3 kwietnia 6:00 - 9.00 demontaż Stoisk i ich zdanie Art Fair;
29 marca – 17:00 – 20:30
30 marca – 10:30 – 19:00 31 marca - 10.30 - 19.00
1 kwietnia –10:30 – 19:00
2 kwietnia – 10:30 – 17:00
dla Zwiedzających
•
29 marca - 18.00 - 20.00 - Wernisaż
30 marca – 11.00 – 18.30
31 marca - 11.00 - 18.30
1 kwietnia – 11:00 – 18.30
2 kwietnia – 11:00 – 16:30
c. Dla skutecznego złożenia formularza zgłoszeniowego (dalej „Zgłoszenie”) wymagana jest
akceptacja Regulaminu. Skuteczne złożenie Zgłoszenia jest jednoznaczne z zawarciem przez
Zgłaszającego z Organizatorem umowy najmu przestrzeni wystawowej (dalej „Umowa”) zgodnie
z danymi zawartymi w Zgłoszeniu i na warunkach wskazanych w Regulaminie, chyba że Komisja
1
Przyjęć podejmie decyzję o niezakwalifikowaniu Zgłoszenia. Umowa dotyczy najmu przestrzeni
wystawowej (dalej „Stoiska”) w czasie trwania IAF Warsaw odbywających się na terenie Stadionu
Narodowego w Warszawie w dniach 30 marca - 02 kwietnia 2017 roku. Akceptacja Regulaminu
jest równoznaczna z zapoznaniem się z jego treścią oraz zobowiązaniem do jego przestrzegania. d. Wszyscy uczestnicy IAF Warsaw są zobowiązani do przestrzegania przepisów technicznych,
sanitarnych i przeciwpożarowych obowiązujących na terenie stadionu PGE Narodowego (Zasady
funkcjonowania i Regulamin stadionu PGE Narodowego stanowią załącznik nr 1 do niniejszego
Regulaminu). Regulamin obowiązuje także pracowników i partnerów biznesowych wystawców w
związku z uczestniczeniem w IAF Warsaw, w tym osób działających na zlecenie wystawców (tj.
m.in. osoby dokonujące innych prac specjalistycznych). e. Podmiotem odpowiedzialnym za organizację IAF Warsaw oraz uprawnionym do wynajęcia
Stoiska jest Art Fair.
2. Cele Targi IAF Warsaw
to międzynarodowe targi sztuki 20. i 21. wieku, których celem jest
pośrednictwo w sprzedaży sztuk wizualnych oraz nowoczesnego wzornictwa Cel ten jest
realizowany poprzez:
• dostarczenie Stoisk dedykowanych poszczególnym działom tematycznym targów • stworzenie płaszczyzny biznesowej mającej na celu umożliwić wystawcom kontakt z partnerami
biznesowymi
• upowszechnienie informacji na temat IAF Warsaw w opinii publicznej. Art Fair przykłada olbrzymią wagę do zachowania wysokich standardów podczas prezentacji ofert
wystawców i przejrzystości struktury całego wydarzenia. Art Fair będzie dbało o zachowanie
wysokiego poziomu merytorycznego IAF Warsaw dzięki współpracy z dyrektorem IAF Warsaw
oraz Radą Programową IAF Warsaw. Rada Programowa działa we współpracy z organizatorem
targów. Rada Programowa podejmuje decyzję o tym, które zgłoszenia nadesłane przez wystawców
spełniają wszystkie warunki i zostaną dopuszczone do prezentacji podczas IAF Warsaw. W IAF
Warsaw mogą uczestniczyć tylko i wyłącznie podmioty prezentujące ofertę zgodną z zakresem
tematycznym IAF Warsaw. Art Fair zastrzega sobie prawo do odmowy zawarcia Umowy w
przypadku podmiotów, które nie prezentują oferty zgodniej z zakresem tematycznym lub
odbiegają od standardów przyjętych przez IAF Warsaw.
WARUNKI ZGŁOSZENIA
1. Formularz zgłoszeniowy
Każdy wystawca, który wyraża chęć udziału w targach IAF Warsaw zobowiązany jest do
wypełnienia w całości Zgłoszenia dostępnego na stronie internetowej www.art-fair.pl oraz wysłania
go do Art Fair w terminie do 17.10.2016 roku. 2. Kategorie Stoisk a. Sztuki wizualne. Wielkości Stoisk: Przestrzeń standardowa
(XS) X-Small: 8 m² , 10 m², 11 m², 12 m²
(S) – Small: 14 m² , 17 m², 18 m², 19 m²
(M)- Medium: 20 m² , 21 m², 22 m²
2
Przestrzeń Premium
(S) - Small: 16 m², 18 m², (M) - Medium: 22 m², (L) - Large: 28 m², 45 m²
Przestrzeń standardowa oraz Premium dostępna dla:
- galerii, 8 m² / 10 m² / 11 m² / 12 m² / 14 m² / 16 m² / 17 m² / 18 m² / 19 m² / 20 m² / 21 m²/ 22
m²/ 28 m²/ 45 m²
- grup artystycznych, 20 m² / 21 m² / 22 m² / 28 m² / 45 m² - indywidualnych artystów 8 m², 10 m², 11 m²
*Galeria sztuki, grupa artystyczna, producent wzornictwa: nie więcej niż dwóch artystów (2)
może być prezentowanych na Stoisku o wielkości XS, nie więcej niż czterech artystów (4) może
być prezentowanych na Stoisku o wielkości S, i nie więcej niż sześciu (6) artystów może być
prezentowanych na Stoisku o wielkości M. Na stoisku o wielkości L możne zostać zaprezentowanych więcej niż sześciu (6) artystów.
Istnieje możliwość łączenia sąsiadujących ze sobą Stoisk.
b. Wzornictwo nowoczesne
Wielkość Stoisk: 8 m² / 11 m² / 18 m² / 19 m² / 20 m² /
Przestrzeń dostępna dla:
- projektantów wzornictwa nowoczesnego posiadających własny warsztat produkcyjny lub
zlecający podwykonawcom produkcję swoich projektów, prowadzących sprzedaż produktów w
sklepach w pełnym wymiarze godzin,
- producentów wzornictwa nowoczesnego współpracujących na stałe z projektantami,
prowadzących sprzedaż produktów w sklepach stacjonarnych czynnych w pełnym wymiarze
godzin.
Istnieje możliwość łączenia sąsiadujących ze sobą Stoisk.
c. Przestrzeń otwarta:
Przestrzeń bez przydziału światła i ścian dostępna dla galerii prezentujących rzeźbę, instalację lub
projektantów design, producentów design. Istnieje możliwość łączenia sąsiadujących ze sobą
Stoisk.
d. Wydawnictwa. Przestrzeń dostępna dla instytucji kultury i wydawców publikacji poświęconych sztukom
wizualnym i przedmiotom designerskim.
Dostępna przestrzeń: lady sprzedażowe L1 i L2 o powierzchni 33 m².
3. Wymagania a. Art Fair będzie przyjmowało Zgłoszenia dotyczące wyłącznie sztuki 20. i 21. wieku. Będą brane
pod uwagę tylko te Zgłoszenia, w których proponowany program wystawienniczy jest zbieżny z
celami IAF Warsaw określonymi powyżej. b. IAF Warsaw będzie rozpatrywało Zgłoszenia zawierające pełne informacje tzn. uzupełnione
wszystkie pola formularza zgłoszeniowego oraz przesłane wymagane załączniki zgodnie z instrukcją opracowaną dla poszczególnych grup wystawców.
c. Wymagane załączniki do Zgłoszenia dla wystawców z kategorii sztuki wizualnych i wzornictwa
nowoczesnego:
- indywidualny artysta lub projektant wzornictwa zobowiązany jest przesłać: • portfolio swojej działalności w formacie PDF., 3
w przypadku prac video film dokumentujący te prace w formie linku do strony na Vimeo lub
kanale YouTube.
• potwierdzenie dokonania opłaty zgłoszeniowej
- galeria/ grupa artystyczna zobowiązana jest przedstawić:
• trzy (3) zdjęcia z wystawy galerii/ grupy artystycznej prezentujące dotychczasowy sposób
prezentowania ekspozycji prac (800 pixels, 72 dpi),
• w przypadku prac artysty video film dokumentujący te prace w formie linku do strony na Vimeo
lub kanału YouTube.
• potwierdzenie dokonania opłaty zgłoszeniowej
- producent wzornictwa nowoczesnego zobowiązany jest przedstawić:
• pięć (5) do dziesięciu (10) zdjęć obiektów do prezentacji na IAF Warsaw (800 pixels, 72 dpi),
• od jednego (1) do dwóch (2) katalogów w formie elektronicznej w formacie .pdf
• potwierdzenie dokonania opłaty zgłoszeniowej
g. Formularz zgłoszeniowy należy pobrać ze strony www.art-fair.pl. Wypełnione Zgłoszenie wraz
z załącznikami oraz potwierdzeniem dokonania opłaty zgłoszeniowej należy przesłać w
następujący sposób:
• komplet dokumentów wysyłając na adres poczty [email protected] – waga poczty nie
może przekroczyć 25MB lub • umieszczając na dysku zewnętrznym np. „Dropbox” wypełniony formularz zgłoszeniowy wraz
z niezbędnymi plikami i przesyłając udostępnienie do folderu na adres [email protected].
h. Zgłoszenie nie zawierające potwierdzenia dokonania opłaty zgłoszeniowej dokonanej na konto
Art Fair w kwocie czterysta trzydzieści złotych brutto (430,00 PLN z VAT) / sto dziesięć euro
brutto (110,00 EUR z VAT) nie będzie rozpatrywane. Opłat zgłoszeniowa jest bezzwrotna również
w sytuacji niezakwalifikowania składającego wniosek do udziału w IAF Warsaw. Rozpatrywane
będą wyłącznie Zgłoszenia złożone z całą wymaganą dokumentacją. Przesłane w Zgłoszeniu
dokumenty nie będą zwracane nawet wówczas, gdy składający nie zostanie zakwalifikowany do
udziału w IAF Warsaw. i. Organizator zastrzega, że warunki Zgłoszenia, o których mowa powyżej w punkcie II. Regulaminu są ostateczne i nie podlegają modyfikacjom. Uprawnienia oraz obowiązki Wystawcy w
zakresie uczestniczenia w IAF Warsaw powstają wraz z wysłaniem skutecznego Zgłoszenia do
udziału w IAF Warsaw oraz dokonaniem przez Wystawcę opłaty zgłoszeniowej. Z chwilą wysłania Zgłoszenia, Zgłaszający dokonuje wstępnej rezerwacji Stoiska oraz: • wyraża zgodę na warunki udziału w IAF Warsaw przedstawione przez organizatora w Regulaminie, ofercie handlowej oraz akceptuje kalendarium wydarzeń.
• obowiązany jest przestrzegać wyznaczonych terminów dokonywania opłaty za dokonaną rezerwację Stoiska, a także terminów i warunków związanych z usługami dodatkowymi jak:
broszury, materiały informacyjne, reklamy i inne:
• obowiązany jest przestrzegać warunków montażu i demontażu Stoiska, wyposażenia Stoiska
dostarczanego przez Organizatora targów, poboru energii, odbioru śmieci, i innych usług.
• wyraża zgodę na przyjmowanie faktur w wersji elektronicznej.
4
4. Cennik powierzchni wystawowej IAF Warsaw edycja 2017 stanowi załącznik nr 2 Regulaminu.
III. PRZYJMOWANIE ZGŁOSZEŃ
1. Komisja Przyjęć
a. Komisja Przyjęć podejmuje decyzje dotyczące przyjmowania zgłoszeń do udziału w targach na
podstawie założonych celów dotyczących IAF Warsaw. W skład Komisji Przyjęć wchodzą
członkowie Rady Programowej oraz Dyrektor Targów IAF Warsaw. Decyzje podjęte przez Komisję
Przyjęć są ostateczne dla Organizatora i dla Zgłaszającego.
2. Decyzje o przyjęciu lub niezakwalifikowaniu Zgłoszenia a. Komisja Przyjęć podejmuje decyzje o przyjęciu lub niezakwalifikowaniu Zgłoszenia w oparciu o
przesłane Zgłoszenie oraz załączone do niego dokumenty wymienione w punkcie II.3. Regulaminu
złożone w terminie określonym w punkcie II.1. Regulaminu. Jakiekolwiek dokumenty lub informacje
złożone po terminie nie będą brane pod uwagę. b. Zgłaszający, który nie spełni warunków przyjęcia do IAF Warsaw może być przyjęty na podstawie
wyjątku w przypadku gdy, Komisja Przyjęć: jednogłośnie zagłosuje za składającym wniosek;
przedstawi ważne powody, dla których udział danego wystawcy w IAF Warsaw jest ważny z punktu
widzenia korzyści dla prezentowanej oferty wystawowej. c. Wypełnione Zgłoszenie oraz załączone dokumenty będą oceniane jako całość. Komisja Przyjęć nie
ma obowiązku wprowadzania zmian do nieczytelnego programu wystawowego podmiotu
składającego Zgłoszenie. Jednakże Komisja ma prawo do ograniczenia ilości wystawianych
obiektów w ramach zaproponowanego programu Wystawcy.
d. Zgłoszenie może zostać niezakwalifikowane jeśli:
• zawiera elementy programu wystawowego, co do którego mogą występować podejrzenia o
roszczenia osób trzecich
• zawiera prace złej jakości lub uszkodzone
• jeżeli nie została dokonana opłata zgłoszeniowa lub opłata za zarezerwowane Stoisko • składający Zgłoszenie podejmuje działania na niekorzyść IAF Warsaw
• złożone Zgłoszenie pod względem programu wystawowego nie jest zbieżne ze standardami IAF
Warsaw, o których wysoki poziom dba Komisja Przyjęć.
f. Komisja Przyjęć informuje o podjętej decyzji o przyjęciu lub niezakwalifikowaniu Zgłoszenia do
udziału w IAF Warsaw niezwłocznie po jej podjęciu wysyłając stosowną informację pocztą
elektroniczną na podany w Zgłoszeniu adres e-mail.
3. Decyzje Komisji Przyjęć
Każdy składający Zgłoszenie do udziału w IAF Warsaw, który nie został zakwalifikowany ma prawo
domagać się pisemnego uzasadnienia decyzji Komisji Przyjęć. Wniosek o uzasadnienie decyzji
należy złożyć drogą mailową na adres: [email protected] w ciągu 7 dni od daty otrzymania pocztą
elektroniczną informacji o niezakwalifikowaniu Zgłoszenia. Komisja Przyjęć obowiązana jest
sporządzić uzasadnienie w terminie 14 dni od dnia otrzymania wniosku o uzasadnienie. Uzasadnienie
wysyłane jest drogą elektroniczną na adres e-mail wskazany w Zgłoszeniu. Odwołanie od decyzji
Komisji Przyjęć o niezakwalifikowaniu Zgłoszenia można składać w ciągu 14 dni od dnia
otrzymania uzasadnienia Komisji Przyjęć. Wszystkie odwołania od decyzji Komisji Przyjęć muszą
być umotywowane. Odwołanie od decyzji Komisji Przyjęć należy składać pisemnie i powinno
odnosić się wyłącznie do uzasadnienia Komisji Przyjęć. Komisja Przyjęć nie przyjmuje żadnych
nowych dokumentów. Jeżeli Komisja Przyjęć utrzyma w mocy wydaną negatywną decyzję wówczas
podmiot składający odwołanie otrzyma informację o utrzymaniu decyzji w mocy bez ponownego
pisemnego uzasadnienia.
5
4. Zastrzeżenia
Organizator nie ponosi odpowiedzialności za żadne koszty poniesione przez składającego Zgłoszenie
w udziale w IAF Warsaw.
IV. TERMINY 1. Wynajmowanie Stoisk
a. Przesłanie wypełnionego Zgłoszenia na adres [email protected] jest deklaracją uczestniczenia
w IAF Warsaw oraz powoduje wstępną rezerwację Stoiska określonego w Zgłoszeniu. Wstępna
rezerwacja Stoiska trwa do dnia, w którym zgodnie z pkt b. i c. poniżej powinna zostać uiszczona
stosowna opłata lub do dnia poinformowania Zgłaszającego, iż nie został zakwalifikowany do
udziału w IAF Warsaw, względnie do dnia poinformowania o negatywnym rozpatrzeniu odwołania.
Wysłanie Zgłoszenia rodzi po stronie Zgłaszającego obowiązek dokonania opłaty z tytułu najmu
zadeklarowanego w Zgłoszeniu Stoiska na warunkach opisanych w Regulaminie. Obowiązek
dokonania opłaty ustaje z chwilą poinformowania o decyzji o niezakwalifikowaniu Zgłoszenia do
udziału w IAF Warsaw. b. Potwierdzenie najmu Stoiska następuje po dokonaniu wpłaty 100% kwoty wartości Stoiska oraz
obowiązkowej opłaty rejestracyjnej w wysokości tysiąca czterystu siedemdziesięciu złotych brutto
(1470,00 PLN cena z VAT) / trzysta pięćdziesiąt euro brutto (350,00 EUR z VAT). Całkowita kwota
za najem Stoiska oraz opłatę rejestracyjną powinna zostać uiszczona w terminie 7 dni od dnia
wystawienia faktury proforma, wysłanej do Zgłaszającego wraz z informacją o decyzji o przyjęciu
Zgłoszenia do udziału w IAF Warsaw na wskazany w Zgłoszeniu adres e-mail. Faktura zaliczkowa
zostanie wystawiona w ciągu 7 dni od otrzymania płatności przez Art Fair. Faktura zaliczkowa
będzie uwzględniała opłatę zgłoszeniową, sto procent (100%) wartości zamawianego Stoiska oraz
opłatę rejestracyjną. Wystawienie faktury końcowej nastąpi po zakończeniu IAF Warsaw i będzie
uwzględniało koszt usług dodatkowych dostępnych odpłatnie na podstawie pisemnego zamówienia
Wystawcy. Warunkiem korzystania z usługi dodatkowej jest przesłanie do dnia 31.01.2017 roku
wypełnionego formularza zamówień usług dodatkowych (dalej „Usługi dodatkowe”) na adres:
[email protected] .
c. Wszystkie faktury, które zostaną wystawione po 31.01.2017 r. muszą zostać opłacone w ciągu 7
dni od dnia wystawienia. Art Fair może wymagać zaliczki za wszystkie dodatkowe zamówienia
związane z wyposażeniem Stoiska.
e. Ceny podane w Zgłoszeniu oraz w katalogu handlowym obowiązują przez cały czas zbierania
Zgłoszeń i uwzględniają podatek VAT.
f. Organizator zastrzega sobie prawo do przesunięcia terminu rozpoczęcia targów i ich zakończenia.
2. Zasady przyznawania powierzchni
a. Wystawca wypełniając Zgłoszenie zaznacza preferowaną dla siebie lokalizację Stoiska. Wskazanie
to nie jest wiążące dla Organizatora. Organizator podejmuje decyzję o przyznaniu konkretnego
Stoiska na piśmie, wskazując na planach ogólnych sali lokalizację oraz wielkość Stoiska. O
przyznaniu przestrzeni wystawowej Organizator informuje pisemnie przesyłając stosowne
zawiadomienie na adres email wskazany w Zgłoszeniu. Stoisko zostanie przekazana wystawcy
protokołem zdawczo-odbiorczym w dniu 28.03.2017 r. (od 16.00 do 22.00) , b. Art Fair zastrzega sobie prawo do jednostronnej zmiany Stoiska dokonując zawiadomienia
wystawcy na piśmie. Wystawcy – w związku ze zmianą Stoiska – nie przysługuje prawo do
odszkodowania. Wystawcy przysługuje prawo do odstąpienia od umowy bez ponoszenia kosztów
wynikających z rezygnacji z uczestnictwa w IAF Warsaw. Jeżeli Organizator dokonuje zmiany
lokalizacji Stoiska i wystawca otrzyma mniejsze niż wskazane przez niego w Zgłoszeniu wówczas
Organizator zwraca wystawcy różnicę kosztów wynikającą z tytułu najmu przestrzeni wystawowej o
ile Wystawca nie zdecyduje się na odstąpienie od umowy. 6
c. Wystawca ma obowiązek udostępnić listę obiektów jakie będą eksponowane na Stoisku.
Przedmioty nie uwzględnione na liście nie będą mogły zostać zaprezentowane na wystawie.
d. Wystawca nie może w żaden sposób wykorzystywać swoje obecności na IAF Warsaw do
propagowania politycznych przynależności. 3. Wycofanie ze zgłoszenia
a. Rezygnacja z uczestnictwa w IAF Warsaw, która następuje po uzyskaniu przez Wystawcę pisemnej
informacji o zakwalifikowaniu do udziału w IAF Warsaw może nastąpić na podstawie oświadczenia
złożonego przez Wystawcę na piśmie pod rygorem nieważności.
b. Wystawca wycofując się z dokonanego Zgłoszenia zobowiązany jest do uiszczenia na rzecz Art
Fair opłaty anulacyjnej w wysokości pięćdziesięciu procent (50%) kwoty wartości zarezerwowanego
Stoiska, w sytuacji gdy anulacja rezerwacji dokonana jest do 8 tygodni przed rozpoczęciem targów
oraz w wysokości stu procent (100%) wartości zarezerwowanego Stoiska, gdy anulacja dokonana
jest później niż 8 tygodni do rozpoczęcia targów. Opłata anulacyjna jest naliczana automatycznie w
momencie wycofania Zgłoszenia. c. Wystawca jest zobowiązany do uiszczenia opłaty anulacyjnej nawet w sytuacji, gdy Organizator
zlicytuje Stoisko osobie trzeciej. 4. Faktury i terminy płatności
a. Całkowita kwota za najem Stoiska powinna zostać uiszczona w terminie 7 dni od dnia wystawienia
faktury proforma, wysłanej do Zgłaszającego wraz z informacją o decyzji o przyjęciu Zgłoszenia do
udziału w IAF Warsaw na wskazany w Zgłoszeniu adres e-mail. Faktura zaliczkowa zostanie
wystawiona w ciągu 7 dni od otrzymania płatności przez Art Fair. Faktura zaliczkowa będzie
uwzględniała opłatę zgłoszeniową, 100% wartości zamawianego Stoiska. a także obowiązkową
opłatę rejestracyjną w wysokości tysiąca czterystu siedemdziesięciu złotych brutto (1470,00 PLN
cena z VAT)/ trzysta pięćdziesięciu euro brutto (350,00 EUR z VAT). Wystawienie faktury końcowej
nastąpi po zakończeniu IAF Warsaw i będzie uwzględniało koszt usług dodatkowych dostępnych
odpłatnie na podstawie pisemnego zamówienia Wystawcy. Warunkiem korzystania z usługi
dodatkowej jest przesłanie do dnia 31.01.2017 roku wypełnionego formularza zamówień usług
dodatkowych (dalej „Usługi dodatkowe”) na adres: [email protected] .
c. Art Fair wyznacza miejsce Stoiska dopiero po wpłynięciu na konto organizatora równowartości
100% ceny za zarezerwowane Stoisko.
d. Za opóźnione w terminowej realizacji wystawionej faktury Art Fair będzie doliczał kary w
wysokości dwunastu procent (12%) w skali rocznej. Odsetki będą naliczane od dnia następującego
po upływie terminu ważności faktury. e. Wysłanie listu ponaglającego dokonanie opłaty wiąże się z naliczeniem Wystawcy opłaty w
wysokości stu dwudziestu trzech złotych brutto (123,00 PLN cena z VAT)/ trzydziestu euro brutto
(30,00 EUR z VAT).
f. Art Fair zastrzega, że koszty Organizatora wynikające z dokonania przez Wystawcę anulacji
Zgłoszenia będą przenoszone na Wystawcę. 5. Podatki i opłaty
Wszystkie opłaty wynikające ze Zgłoszenia, rezerwacji i najmu Stoiska, anulacji Zgłoszenia,
rejestracji podane w regulaminie oraz w ofercie handlowej (prospekt sprzedażowy) są kwotami
obciążającymi Wystawcę. Wszystkie podane kwoty są kwotami brutto.
6. Opłata rejestracyjna Opłata rejestracyjna, jest opłatą dokonywaną przez Wystawcę w kwocie tysiąca czterystu
siedemdziesięciu złotych brutto (1470,00 PLN cena z VAT)/ trzysta pięćdziesiąt euro brutto (350,00
7
EUR z VAT) i jest opłatą stałą obejmującą: umieszczenie nazwy Wystawcy w standardowym
indeksie galerii na stronie www targów (link do strony Wystawcy), oznaczenie nazwą Wystawcy
stoiska, edycję informacji o Wystawcy do katalogu drukowanego, pakiet drukowanych materiałów
dla Wystawców w tym katalog targów, mapa, program targów, pakiet kołków montażowych do
wkręcania w ściany, udział w wydarzeniach dedykowanych Wystawcom, zestaw biletów
uprawniających do wejścia jednego dowolnego dnia targów (20 sztuk), identyfikatory dla Wystawcy
(ilość uzależniona od wielkości stoiska), opłatę za wywóz śmieci.
7. Rozwiązanie umowy Art Fair zastrzega sobie prawo do rozwiązania Umowy ze skutkiem natychmiastowym w przypadku
gdy:
a. Wystawca nie uiścił wszystkich opłat wynikających z wystawionych mu faktur zgodnie z
terminem, lub
b. realizacja montażu Stoiska jest niezgodna z przepisami prawa, Umową, regulacjami
wewnętrznymi Stadionu Narodowego, oraz wymogami bezpieczeństwa, lub
c. w momencie instalowania ekspozycji Stoiska w przestrzeni tragów okaże się, że prezentowana
ekspozycja nie odzwierciedla założeń tematycznych targów, materiały wykorzystane przy aranżacji
Stoiska są niezgodne z przepisami prawa, Umową, regulacjami wewnętrznymi Stadionu Narodowego
oraz wymogami bezpieczeństwa, lub
d. montaż Stoiska wykracza poza przyznaną przestrzeń wystawową, lub
e. w sytuacjach opisanych w punkcie IV. 3. Regulaminu, gdy Art Fair nałoży na Wystawcę opłatę
karną w wysokości pięćdziesięciu procent (50%) lub stu procent (100%) wartości wynajętego
Stoiska. Wystawca ma obowiązek dokonać wpłaty nałożonej kary. Wystawca jest zobowiązany do
uiszczenia opłaty anulacyjnej nawet w sytuacji, gdy Organizator zlicytuje stoisko osobie trzeciej, lub
f. Wystawca narusza przepisy obowiązującego prawa lub prawa osób trzecich, lub
g. każdego innego przypadku naruszenia Regulaminu oraz lub regulacji sanitarnych, budowlanych i
przeciwpożarowych, pomimo upomnienia ze strony Art Fair. W przypadku wypowiedzenia Umowy ze skutkiem natychmiastowym przez Art Fair, Art Fair nie jest
zobowiązany do pokrycia poniesionych przez Wystawców kosztów w celu realizacji przedmiotu
Umowy. Wystawcy nie przysługuje prawo do zwrotu wpłaconych na rzecz Art Fair przedpłat.
8. Wyjątkowe okoliczności
Art Fair zastrzega sobie prawo do odwołania IAF Warsaw w wyniku zaistnienia wyjątkowych
okoliczności uniemożliwiających przeprowadzenie wydarzenia. W celu uniknięcia wątpliwości,
Strony ustalają, że Wystawcy nie przysługuje zwrot poniesionych kosztów związanych z
wykonaniem Umowy ani obowiązek naprawienia szkody powstałej po stronie Wystawcy w związku
z odwołaniem lub zmianą terminu IAF Warsaw. W razie zmiany terminu IAF Warsaw, Wystawca ma
prawo do uczestniczenia w IAF Warsaw w nowym terminie, na zasadach określonych w niniejszym
Regulaminie. Dopiero jeśli uczestnictwo w IAF Warsaw w nowym terminie jest niemożliwe,
Wystawcy przysługuje zwrot wpłaconego przez niego wynagrodzenia oraz przedpłat.
9. Sprzedaż
IAF Warsaw jest wydarzeniem otwartym dla publiczności. Art Fair umożliwia Wystawcy
prowadzenie sprzedaży bezpośrednio kupującym, jednakże Wystawca nie może prowadzić sprzedaży
głośnej ani przestrzennej charakterystycznej dla sprzedaży aukcyjnej. Wystawca nie może prowadzić
na terenie wystawowym cateringu. Catering będzie prowadzony wyłącznie przez Art Fair lub jego
partnera biznesowego. Art Fair ma prawo do zamknięcia Stoiska lub odmowy sprzedaży
wystawionych produktów przez Wystawcę z chwilą stwierdzenia łamania warunków zawartych w
punkcie IV. 9. Regulaminu.
8
10. Identyfikacja Wystawcy (oznaczenie)
Każdy Wystawca otrzyma bezpłatnie identyfikator dla siebie i dla swoich pracowników. Liczba
przyznanych Wystawcy identyfikatorów będzie uzależniona od wielkości Stoiska (stoiska (XS) - dwa
identyfikatory; stoisko (S) - 3 identyfikatory i stoisko (M) i (L) - cztery identyfikatory). Każdy
dodatkowy identyfikator może być nabyty u organizatora IAF Warsaw za dodatkową opłatą. Osoby,
które nie posiadają identyfikatorów będą wpuszczane wyłącznie za okazaniem ważnego biletu. Ekipa
montażowa Wystawcy otrzymuje identyfikatory wyłącznie na czas montażu i demontażu stoiska.
11. Montaż, demontaż stoiska i prezentacja oferty
a. Art Fair dopuszczając Wystawcę do udziału w IAF Warsaw udostępnia Wystawcy Stoisko w
sposób zgodny z obowiązującymi przepisami prawa, regulacjami wewnętrznymi Stadionu
Narodowego oraz wymogami bezpieczeństwa. W podstawowej ofercie handlowej są dostępne trzy
rodzaje Stoisk:
• Stoisko Standardowe z zabudową według projektu Art Fair w postaci ścian z oświetleniem
• Stoisko Premium z zabudową według projektu Art Fair w postaci ścian z dodatkowym
oświetleniem
• Przestrzeń wystawowa bez zabudowy i bez dodatkowego oświetlenia
b. Elementy budujące ściany w ofercie Standardowej jest płyta wiórowa o wysokości 250 cm i 100
cm długości oraz 13,20 cm grubości. Elementem budującym ściany w ofercie Premium jest płyta
gipsowa z ramą drewnianą o wysokości 300 cm, długości 100 cm .Wystawca, który dokonuje zakupu
przestrzeni wystawowej z zabudową według projektu Organizatora może dokonać w nim zmian po
przedstawieniu Organizatorowi pisemnej prośby przynajmniej na 4 miesiące przed rozpoczęciem
IAF Warsaw. Do pisemnej prośby należy dołączyć rzut i wizualizację zmienionego projektu Stoiska.
Realizacja zmienionego projektu jest możliwa wyłącznie po uzyskaniu zgody od Art Fair. Koszt
modyfikacji zabudowy Stoiska wiąże się z dodatkową opłatą w wysokości pięćdziesięciu procent
(50%) ceny wynajętego Stoiska.
Wystawca, który dokonuje zakupu przestrzeni wystawowej bez ścian i oświetlenia może ustawić
własny system wystawienniczy po przedstawieniu Organizatorowi pisemnej prośby przynajmniej na
3 miesiące przed rozpoczęciem targów. Do pisemnej prośby należy dołączyć wizualizację projektu
Stoiska. Realizacja własnej zabudowy jest możliwa wyłącznie po uzyskaniu zgody od Art Fair. Koszt
realizacji własnej zabudowy stoiska wiąże się z dodatkową opłatą w wysokości pięćdziesięciu
procent (50%) ceny wynajętego Stoiska. c. Na ściankach Stoiska udostępnionego przez Art Fair dozwolone jest używanie linek oraz
haczyków montowanych do szyny ściany, kołków wkręcanych w powierzchnię ściany oraz używanie
nadruków na klejach niepermanentnych. Na ściankach Stoiska udostępnionej przez Art Fair
zabronione jest używanie gwoździ, spawania, malowania ścian, używania ozdobnych pisaków,
tapetowania ścian oraz wszelkich innych montaży, których podstawą jest klej permanentny.
d. Wystawca na ścianach wynajętego Stoiska może dokonać montażu elementów dekoracyjnych,
jednak zobowiązany do ich usunięcia po zakończeniu targów. Niezastosowanie się do warunków
regulaminu i nie usunięcie ze ścian elementów dekoracyjnych wiązać się będzie z obciążeniem
opłatą w wysokości pięciuset pięćdziesięciu złotych brutto (550,00 PLN cena z VAT)/ stu trzydziestu
euro brutto (130,00 EUR z VAT) za mkw wynajętego Stoiska. W przypadku stwierdzenia
uszkodzenia udostępnionego Stoiska z uwzględnieniem normalnego zużycia w przypadku montażu
bezpośrednio do ściany Stoiska, zostanie wystawiona faktura obciążająca Wynajmującego obliczona
na kwotę naprawy.
e. Wystawca korzystający ze stoiska samodzielnie stojące lub narożnego może dokonać montażu
obiektów sztuki po stronie zewnętrznej Stoiska wyłącznie po dokonaniu dodatkowej opłaty zgodnie z
Cennikiem powierzchni wystawowej IAF Warsaw 2017 stanowiącej załącznik nr 2 regulaminu. f. Wystawca jest zobowiązany do stosowania się do wyznaczonych dni i godzin montażu i
9
demontażu Stoiska określonej w punkcie I.1.b Regulaminu. Niedostosowanie się do wyznaczonych
terminów i prowadzenie montażu lub demontażu poza wyznaczoną porą może powodować nałożenie
na Wystawcę dodatkowych kosztów. Niedozwolony jest jakikolwiek demontaż oraz usuwanie
Stoiska oraz jego ekspozycji przed oficjalnym zamknięciem IAF Warsaw. Demontaż przed godziną
17.00 w dniu 02.04.2017 r. skutkować będzie naliczaniem kary umownej w wysokości pięciuset
pięćdziesięciu złotych brutto (550,00 PLN cena z VAT)/ stu trzydziestu euro brutto (130,00 EUR z
VAT) za każdą wcześniejszą godzinę demontażu. Zarówno montaż, jak i demontaż Stoiska następuje
na koszt i ryzyko Wystawcy.
g. Montaż Stoiska może się odbywać najpóźniej do godz. 22.00 dnia poprzedzającego otwarcie
targów, tj. do dnia 28 marca 2017. Jeżeli wynajmowana przestrzeń wystawowa nie będzie do tego
czasu używana lub Art Fair nie będzie powiadomiony o późniejszym montażu to Art Fair ma prawo
ją udostępni na inny cele bez powiadomienia Wystawcy. W tej sytuacji cała kwota z tytułu wynajęcia
przestrzeni wystawowej przypada Art Fair.
h. Wystawca jest zobowiązany do zakończenia montażu Stoiska i prac na Stoisku do godzi. 16.00 w
dniu otwarcia wystawy, tj. 29 marca 2017. Każde opóźnienie w zakończeniu montażu Stoiska
uprawniało będzie do nałożenia przez Art Fair kary umownej w wysokości pięciuset pięćdziesięciu
złotych brutto (550,00 PLN cena z VAT)/ stu trzydziestu euro brutt (130,00 EUR z VAT) za każdą
rozpoczętą godzinę opóźnienia. Za zakończenie montażu uważa się gotowość Stoiska do
udostępnienia zwiedzającym. Odbiór Stoiska odbędzie się w formie pisemnej. Jakiekolwiek
zniszczenia czy ubytki w udostępnionej przestrzeni wystawowej będą obciążały Wystawcę. i. Jakiekolwiek zmiany, żądane przez Wystawców dotyczące czasu montażu i demontażu nie będą
brane pod uwagę. W przypadku, gdy Wystawca nie dostosuje się do czasu wyznaczonego na
demontaż Stoiska, Organizator samodzielnie oczyści stoisko i będzie przechowywał rzeczy ze
stoiska jednocześnie obciążając Wystawcę dodatkowymi opłatami. j. Wystawcy ponoszą wyłączną odpowiedzialność za niewłaściwe użytkowanie przydzielonej
przestrzeni wystawowej. Wystawca zobowiązany jest do zwrotu Stoiska w stanie pierwotnym i nie
pogorszonym, z uwzględnieniem normalnego zużycia. Jakiekolwiek ubytki czy szkody
spowodowane przez Wystawcę w przestrzeni wystawowej wynikające z niedbalstwa czy
niedozwolonego montażu zostaną wycenione przez Organizatora i będą obciążały Wystawcę.
k. Z chwilą rozpoczęcia montażu Wystawca ponosi pełną odpowiedzialność za stan Stoiska. W
przypadku braku zastrzeżeń Wystawcy co do stanu Stoiska przyjmuje się, że jest on dobry,
pozbawiony jakichkolwiek wad, uszkodzeń lub usterek. Wszelkie nieprawidłowości Wystawca
zobowiązany jest zgłaszać Art Fair niezwłocznie, do momentu rozpoczęcia montażu Stoiska.
l. Na terenie całego pawilonu wystawowego, w których odbywa się IAF Warsaw obowiązuje
całkowity zakaz wkręcania, przybijania, przyklejania jakichkolwiek przedmiotów do ścian i innych
konstrukcji stałych budynku. ł. Wystawca dokonuje transportu oraz montażu obiektów sztuki na Stoisku we własnym zakresie.
Wystawca w zakresie transportu i montażu obiektów sztuki może skorzystać z usług partnera
spedycyjnego Organizator na własny koszt, zgodnie z cennikiem usług Spedytora.
12.Stan techniczny stoiska
Dostosowanie instalacji elektrycznych będą wyłącznie prowadzone przez Art Fair pod nadzorem
Stadionu Narodowego. Dostęp do sieci elektrycznej i inne elektryczne podłączenia będą
udostępniane za dodatkową opłatą. Instalacje elektryczne mogą być wyłącznie zainstalowane przez
firmy licencjonowane. Podłączenia i nadzór nad instalacjami może być prowadzony wyłącznie przez
osoby posiadające odpowiednie uprawnienia.
13. Wystawa maszyn i urządzeń technicznych
Na teren Stoiska nie można wnosić przedmiotów, maszyn lub urządzeń technicznych, które mogą
10
stanowić zagrożenie dla życia. W szczególnych wypadkach urządzenia, maszyny które mogą być
niebezpieczne dla życia lub zdrowia mogą być wniesione na teren wystawowy wyłącznie po
uzyskaniu pisemnej zgody Organizatora. Wystawca jest zobowiązany do umieszczenia na nich
informacji, że są niebezpieczne. Uruchamianie maszyn i urządzeń nie odpowiadających wymogom bezpieczeństwa oraz obsługiwanie
ich przez personel nieuprawniony jest zabronione, a wszelkie szkody stąd wynikłe obciążają
Wystawcę, odpowiedzialnego za użycie sprzętu niebezpiecznego na terenie wystawowym. W
sprawach nieuregulowanych powyżej, zastosowanie mają przepisy ogólne dotyczące bezpieczeństwa
i higieny pracy, których Wystawcy, ewentualnie każdy z dalszych podnajemców Stoiska a także
wykonawcy Stoiska powinni przestrzegać.
14. Szkody i odpowiedzialność prawna
a. Organizator nie bierze odpowiedzialności za kradzież rzeczy, które zostały pozostawione przez
Wystawcę lub osobę trzecią na Stoisku i za szkody wyrządzone przez osobę trzecią, a także szkody w
mieniu Wystawcy powstałe na skutek działania siły wyższej, w szczególności pożaru, wichury,
zalania, uderzenia pioruna, eksplozji, strajku, manifestacji, innej imprezy masowej, ataku
terrorystycznego. Odnosi się, to do całego Stoiska i jego wyposażenia, a także do przestrzeni
dodatkowych jak magazyn, sale panelowe. Art Fair pozostaje bez winy w wyżej wymienionych
sytuacjach.
b. Podczas montażu i demontażu Stoiska Wystawca zobowiązany jest do zadbania o bezpieczeństwo
wszystkich swoich rzeczy i obiektów sztuki. Cenne obiekty, Wystawca zobowiązany jest
zabezpieczyć przed uszkodzeniem i kradzieżą we własnym zakresie, w szczególności dotyczy to
okresu po zamknięciu IAF Warsaw dla zwiedzających, oznaczonego w punkcie I.1.b Regulaminu.
Pozostawienia niezabezpieczonych przedmiotów na Stoisku oraz w magazynach zarówno w dzień
jaki i w porze nocnej Wystawca dokonuje na własne ryzyko. c. Wystawca ponosi odpowiedzialność za szkody spowodowane w związku z uczestnictwem w IAF
Warsaw na mieniu należącym do Art Fair lub będącym w posiadaniu Art Fair. W związku z
powstaniem szkody spowodowanej przez Wystawcę na mieniu będącym w posiadaniu Art Fair,
Organizator zastrzega sobie prawo do skierowania roszczeń osobie trzeciej przysługującej tej osobie
względem Art Fair na podstawie odrębnej umowy lub przepisów prawa, bezpośrednio do Wystawcy.
W przypadku naprawienia szkody przez Art Fair spowodowanej przez Wystawcę, Art Fair dochodzić
będzie regresu od Wystawcy. Wystawca zobowiązany jest do natychmiastowego powiadomienia Art
Fair o powstaniu szkody. Wystawca bierze odpowiedzialność za szkody wyrządzone przez siebie lub
swoich pracowników i partnerów biznesowych a także obiekty i wyposażenie, które znajduje się na
jego Stoisku, jak również za zachowanie osób trzecich korzystających z Stoiska Wystawcy.
Wystawca ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie szkody i zniszczenia powstałe na skutek
działania/zaniechania osób wskazanych w zdaniu powyższym. Wystawca ponosi odpowiedzialność
za korzystanie z utworów lub przedmiotów praw pokrewnych, do których autorskie prawa
majątkowe lub prawa pokrewne przysługują osobom trzecim oraz naruszenia innych praw własności
intelektualnej osób trzecich. Wystawca ponosi odpowiedzialność za podłączenie posiadanego przez
siebie urządzenia do sieci elektrycznej i nie spełniania przez ww. urządzenie wymagań
przewidzianych przepisami obowiązującego prawa. Art Fair pozostaje bez winy w wyżej
wymienionych sytuacjach.
d. Każdy z Wystawców a także wykonawcy Stoiska ponoszą całkowitą odpowiedzialność za
bezpieczeństwo i higienę pracy swoich pracowników, osób współpracujących oraz wykonujących na
ich rzecz prace na terenie IAF Warsaw i odpowiadają za wszelkie szkody i wypadki wynikłe wskutek
braku nadzoru lub zaniedbania wymogów i norm bezpieczeństwa pracy w czasie podnajmu Stoiska
(tj. w czasie montażu, ekspozycji oraz demontażu przestrzeni wystawowej).
e. Art Fair nie bierze odpowiedzialności za szkody na zdrowiu lub mieniu, które mogą być
11
wyrządzone w czasie trawina IAF Warsaw, a spowodowane z winy Wystawcy, jego pracowników czy
partnerów biznesowych. Art Fair nie jest odpowiedzialny za jakiekolwiek utraty zysków.
f. Art Fair ponosi jedynie odpowiedzialność za szkody wyrządzone intencjonalnie przez niego lub
jego pracowników. W takich sytuacjach, osoba która doznała szkody zobowiązana do przedstawienia
dowodów winy. Wystawca nie może dochodzi roszczeń wobec Art Fair w stosunku do czynów lub
braku czynów spowodowany przez innych Wystawców lub ich pracowników czy biznesowych
partnerów. g. Wystawca, który stwierdzi wady Stoiska jest zobowiązany poinformować Art Fair o nich na piśmie
i umożliwić Organizatorowi usunięcia wskazanych wad. Niedostosowanie się do tego punktu umowy
nie rodzi po stronie Wystawcy żadnych roszczeń wobec Organizatora. Reklamacje Wystawców
powinny być zgłaszane Art Fair na piśmie do przedstawiciela Art Fair jedynie w czasie trwania IAF
Warsaw czyli do 02.04.2017 r. do godz. 17.00. Po upływie tego terminu reklamacje nie będą
rozpatrywane. h. Art Fair zastrzega, że nie ponosi odpowiedzialności za błędy lub nieprawdziwe informacje zawarte
w oficjalnym katalogu IAF Warsaw i w innych materiałach drukowanych, które mają związek z IAF
Warsaw (błędy ortograficzne, semantyczne, itp.).
i. Wystawca zobowiązany jest do pokrycia pełnej szkody jaką Art Fair poniesie w wyniku naruszenia
przez Wystawcę Regulaminu i/lub przepisów obowiązującego prawa. Pod pojęciem szkody należy
rozumieć szkodę rzeczywiście poniesioną („daminum emergens”) oraz utracone korzyści („lucrum
cessans”).
j. W przypadku stwierdzenia uszkodzeń w udostępnionych Wystawcy pomieszczeniach, w których
odbywa się IAF Warsaw w ścianach lub innych konstrukcjach stałych budynku Wystawca
zobowiązany jest do ich niezwłocznego usunięcia w terminie wyznaczonym przez Art Fair, nie
dłuższym niż 10 dni. W przypadku nieusunięcia przez Wystawcę uszkodzeń w wyznaczonym
terminie, Art Fair będzie uprawniony do usunięcia uszkodzeń na koszt Wystawcy, w ramach
wykonania zastępczego, na co Wystawca wyraża zgodę.
k. Uprawnienia wynikające z Regulaminu nie wyłączają możliwości dochodzenia przez Art Fair
naprawienia szkody na zasadach ogólnych.
15. Ubezpieczenie Targów
a. Ubezpieczenie za Stoisko nie obejmuje materiałów, obiektów, rzeczy, które są wnoszone przez
wystawcę.
b. Ubezpieczenie IAF Warsaw nie obejmuje wyposażenia wykupionego Stoiska. c. Art Fair nie podpisuje żadnych polis ubezpieczeniowych na jakiekolwiek przedmioty, które będą
przyniesione na IAF Warsaw i nie jest odpowiedzialny za szkody tych przedmiotów. d. W czasie trwania montażu i demontażu Stoiska oraz w okresie trwania IAF Warsaw Art Fair
korzysta z usług profesjonalnej firmy ochroniarskiej stadionu PGE Narodowego wynajętej na
podstawie umowy pomiędzy Art Fair a stadionem PGE Narodowym. Stosowane zabezpieczenia to:
zewnętrzne kamer i osoby. Nie mniej jednak Wystawca nie może oczekiwać i wymagać od Art Fair
ochrony lub bezpośredniego nadzoru jego Stoiska. Wystawca, który chciałaby wyposażyć się w
dodatkową ochronę osób lub Stoiska musi zadbać o nią sam na własny koszt. Wystawca, który chce
wynająć dodatkowo dla siebie ochronę podczas IAF Warsaw i lub przed IAF Warsaw zobowiązany
jest powiadomić o tym fakcie Art Fair na piśmie. Podczas montażu i demontażu Stoiska Wystawca
zobowiązany jest do zadbania o bezpieczeństwo wszystkich swoich rzeczy i obiektów sztuki. Cenne
obiekty, Wystawca zobowiązany jest zabezpieczyć przed uszkodzeniem i kradzieżą we własnym
zakresie, w szczególności dotyczy to okresu po zamknięciu IAF Warsaw dla zwiedzających,
oznaczonego w punkcie I.1.b Regulaminu a także w okresie montażu i demontażu. Pozostawienie
niezabezpieczonych przedmiotów na Stoisku oraz w magazynach zarówno w dzień jaki i w porze
nocnej Wystawca dokonuje na własne ryzyko.
12
16. Materiały reklamowe Art Fair
a. Każdy Wystawca obowiązany jest udostępnić informacje na swój temat w celu użycia ich w
katalogu targów, który będzie publikowany na IAF Warsaw. Za dokonanie wpisu do katalogu
pobierana jest opłata, która jest wliczona w opłatę rejestracyjną zgodnie z warunkami i cenami, które
są podane w ofercie handlowej oraz w Regulaminie punkt IV. 6. W ten sposób wystawca ma
możliwość zaprezentowania się klientom targów IAF Warsaw. Jakiekolwiek formy reklamy inne niż
oferowane przez Art Fair wymagają pisemnej zgody Organizatora.
b. Elementy reklamy Wystawcy nie mogą przekraczać przyznanej przestrzeni wystawowej i nie
mogą być wyższe niż 250 cm. Wystawca ma prawo do reklamowania swoich towarów wyłącznie w
obrębie Stoiska i wyłącznie jeśli reklama nie zakłóca normalnego toku pracy innych wystawców jaki
i funkcjonowania IAF Warsaw. Wystawca, który chce prowadzić działania reklamowe poza swoim
miejscem wystawowym wymagają pisemnej zgody Art Fair i wiążą się z uiszczeniem stosownej
opłatę dodatkowej. Art Fair zastrzega prawo do zamknięcia Stoiska Wystawcy stosującego w tym
względzie nieuczciwe praktyki. c. Formy reklamy, w szczególności optyczne, akustyczne lub zapachowe nie mogą stanowić
zagrożenia dla bezpieczeństwa i porządku publicznego oraz nie mogą powodować jakichkolwiek
zakłóceń na Stoiskach sąsiednich oraz w obszarach wspólnych.
17. Dystrybucja materiałów i gadżetów
a. Dystrybucja materiałów reklamowych i detalicznych Wystawcy może odbywać się wyłącznie na
Stoisku Wystawcy. Dystrybucja materiałów reklamowych i detalicznych Wystawcy prowadzona poza
Stoiskiem wymaga pozwolenia pisemnego Art Fair i wiąże się z opłatą dodatkową.
b. Zabronione jest Wystawcom i firmą z nim współpracującym prowadzenie na terenie IAF Warsaw
badań opinii społecznych. c. Wystawca, który chce prowadzić w ramach swojego Stoiska sprzedaż małych gadżetów musi
uzyskać pisemną zgodę Art Fair. Rozdawanie na Stoisku małych gadżetów przez Wystawcę nie
wymaga zgody Art Fair.
18. Imprezy towarzyszące
a. Wystawca, który chce w ramach swojego Stoiska prowadzić wydarzenie towarzyszące jak, np.
pokazy, pokazy artystyczne, prezentacje, spotkania zobowiązany jest uzyskać zgodę Art Fair. Jeśli
Organizator stwierdzi, że prowadzona przez wystawcę impreza wywołuje hałas, brud, zamieszanie i
wpływa negatywnie na przebieg IAF Warsaw, Organizator może zamknąć wydarzenie towarzyszące
Wystawcy.
b. Na Stoisku zabronione jest używanie migającego światła, a także gazu, pary. Jeżeli w wyniku
przeprowadzanego przez Wystawcę wydarzenia towarzyszącego nastąpi konieczność użycia gaśnic
lub służb bezpieczeństwa (straż pożarnej, policja, służby medyczne) wówczas kosztami użycia służb
zostanie obciążony Wystawca.
c. Prezentacje audiowizualne – głośność prezentacji nie może przekraczać 70 dBA (głośność
prezentacji mierzone na krańcu stoiska).
19. Maszyny do gier
Instalowanie na terenie wystawowym IAF Warsaw maszyn do grania, do których mogą być
wrzucane pieniądze i wygrywane pieniądze są niedozwolone.
20. Film i Fotografia
Art Fair zastrzega sobie prawo wykonywania zdjęć zarówno przez siebie jaki i współorganizatorów
IAF Warsaw w czasie trwania całego wydarzenia i wykorzystywania ich do własnych publikacji, na
co Wystawca automatycznie wyraża zgodę akceptując warunki niniejszego Regulaminu. Wystawca
poza Stoiskiem nie może robić filmów i zdjęć obiektów, które są wystawiane na Stoiskach innych
13
uczestników IAF Warsaw.
21. Sprzątanie
Art Fair za pośrednictwem służb Stadionu Narodowego zapewnia bieżące sprzątanie części
wspólnych nieruchomości w czasie trwania IAF Warsaw. Art Fair nie zajmuje się utrzymaniem
czystości na Stoisku Wystawcy. Wystawca jest obowiązany do utrzymania czystości w wynajętej
przestrzeni wystawowej. Wystawca obowiązany jest do uporządkowania Stoiska i opróżnienia jej z
rzeczy stanowiących jego własność oraz do dokonania demontażu zgodnie z zasadami określonymi
w punkcie IV. 11. Regulaminu. Wszelkie opakowania, kartony do pakowania Wystawca ma
obowiązek wyrzucić lub przechowywać na terenie swojego Stoiska. Wystawca może zwrócić się do
Organizatora z prośbą o udostępnienie przestrzeni magazynowej na terenie IAF Warsaw w takiej
sytuacji Art Fair udostępnia przestrzeń magazynową za dodatkową opłatą, zgodnie z cennikiem usług
dodatkowych. 22. Transport i parking
W przestrzeni ekspozycyjnej tragów nie ma możliwości poruszania się zmotoryzowanymi pojazdami
mechanicznymi kierowanymi przez operatorów, jak np. wózki widłowe, wózki nożycowe. Parking w czasie montażu i demontażu jest płatny zgodnie z cennikiem usług Stadionu Narodowego.
Wjazd na parking podziemny (poziom -3) jest możliwy dla pojazdów o wysokości maksymalnej 2m,
z kolei na poziom (parkingu - 2) do wysokości 3,80 m. Z uwagi na ograniczoną ilość miejsc
parkingowych Art Fair zastrzega sobie prawo do wyznaczania godzin montażu dla poszczególnych
wystawców. Po zakończeniu montażu Wystawca nie ma możliwości pozostawienia samochodów
osobowych ani towarowych na terenie parkingu. Wszystkie ciężarówki które ważą więcej niż 3,5
tony nie mogą parkować na miejscach parkingowych. Jeśli nie będzie to przestrzegane wówczas
samochód może być holowany na koszt właściciela pojazdu. 23. Zabezpieczenie Stoiska
a. Podczas IAF Warsaw, w czasie montażu i demontażu Stoisk Art Fair zapewnia bezpieczeństwo w
postaci zewnętrznych kamer i osób. Art Fair będzie reagowało w sytuacjach naruszenia porządku,
pilnowanie dostępu do poszczególnych stref IAF Warsaw (strefa targowa, strefa forum) udzielania
wskazówek (co i gdzie się znajduje – toalety, catering, itp.). W uzasadnionych wypadkach Art Fair
może ingerować w wystrój Stoiska, reklamę i wyposażenie Stoiska w szczególności zapobiegać
niszczeniu wypożyczonych przedmiotów, usuwać przedmioty niebezpieczne, wydzielające
nieprzyjemny zapach, demontować urządzenia zakłócające pracę innym wystawcom na koszt i
ryzyko Wystawcy. b. Wystawca nie może oczekiwać i wymagać od Art Fair ochrony lub bezpośredniego nadzoru jego
Stoiska. Wystawca, który chciałaby wyposażyć się w dodatkową ochronę osób lub Stoiska musi
zadbać o nią sam na własny koszt. Wystawca, który chce wynająć dodatkowo dla siebie ochronę
podczas IAF Warsaw i/ lub przed IAF Warsaw zobowiązany jest powiadomić o tym fakcie Art Fair
na piśmie. 24. Wykroczenia wobec warunków uczestnictwa lub wobec praw
Wystawca oraz jego współpracownicy i partnerzy są zobowiązani do przestrzegania warunków
uczestnictwa w IAF Warsaw opisanych w niniejszym Regulaminie oraz do przestrzegania przepisów
powszechnie obowiązujących. Jeśli Art Fair będzie zmuszone z winy Wystawcy wezwać
jakiekolwiek służby (straż pożarną, policję, karetkę, itp.) kosztami zostanie obciążony Wystawca.
25. Ochrona danych Wystawca wyraża zgodę na używanie przez Art Fair wszystkich danych jakie zostały udostępnione w
14
Zgłoszeniu. Art Fair może używać udostępnionych przez Wystawcę danych do celów
marketingowych swoich i swoich partnerów. Informacje te mogą być również przekazane do mediów
i innych firm z jakimi Art Fair współpracuje w ramach IAF Warsaw. Zgoda na używanie danych Wystawcy może być w każdym momencie wycofana w sytuacji, gdy Art
Fair będzie je wykorzystywał do celów innych niż związanych z IAF Warsaw. Wystawca wyraża
również zgodę na otrzymywanie od Art Fair wiadomości dotyczących tego i innych wydarzeń
organizowanych przez niego i przez innych jego partnerów.
26. Korzystanie z przestrzeni wystawowej a. Wystawca nie jest uprawniony do oddawania w najem, dzierżawę lub do nieodpłatnego używania
osobie trzeciej Stoiska, bez uprzedniej zgody Art Fair
wyrażonej na piśmie pod rygorem
nieważności.
b. Wystawca jest zobowiązany do korzystania ze Stoiska w sposób odpowiadający jej właściwościom
i przeznaczeniu.
c. Wystawca jest uprawniony do wystawienia na Stoisku wyłącznie obiektów określonych w
Zgłoszeniu oraz liście obiektów określonej w punkcie IV. 2. c. Regulaminu.
V. ZAMÓWIENIE USŁUG DODATKOWYCH
1. Zamówienie usług dodatkowych. Zamówienie usług dodatkowych będzie realizowane przez Art Fair gdy: • zamówienie zostało złożone w formie pisemnej na formularzu zamówień usług dodatkowych i
zostało zaakceptowane przez Art Fair,
• zamawiający zrealizowała przedpłatę za usługi dodatkowe w wysokości 50% kwoty złożonego
zamówienia.
2. Wypożyczone przedmioty.
Wszystkie wypożyczone przez Zamawiającego przedmioty muszą zostać zwrócone w takim stanie w
jakim były wypożyczone w szczególności: wkrętarki, kołki, oświetlenie,itp. VI. PRZEPISY PORZĄDKOWE
1. Do wejścia na teren IAF Warsaw w okresie ich przygotowania, trwania i likwidowania upoważnia
Wystawcę i obsługę identyfikator wydany przez Art Fair. Goście IAF Warsaw mogą przebywać na
terenie IAF Warsaw wyłącznie w godzinach otwarcia IAF Warsaw. Podczas montażu i demontażu
stoisk będzie powadzona kontrola osób zgłoszonych do montażu przez Wystawcę.
2. Przed rozpoczęciem IAF Warsaw, każdy z wystawców obowiązany jest uprzątnąć pozostałości po
montażu Stoiska. Każdy wystawca ma obowiązek utrzymania w czystości Stoisko, zabronione jest
pozostawianie śmieci w otoczeniu Stoiska. Wystawca, który pozostawi śmieci w otoczeniu Stoiska
lub na korytarzu będzie obciążony kosztami wynikającymi z ich usunięcia.
3. Sprzątanie. Czas przewidziany na sprzątanie Stoiska to trzydzieści minut(30 min.) przed
otwarciem pawilonu wystawowego oraz trzydzieści minut (30 min.) po zamknięciu pawilonu
wystawowego.
4. W czasie trwania targów zabronione jest wprowadzanie na teren wystawowy psów i kotów,
niedopuszczalna jest głośna praca maszyn i głośne zachowanie wystawców.
5. Jeśli Wystawca planuje udział gościa VIP w ramach działania swojego Stoiska ma obowiązek
zgłosić ten fakt Art Fair.
VII. PRZEPISY PRZECIWPOŻAROWE
15
1. Jeżeli na terenie Stoiska Wystawca planuje postawienie pawilonu, kiosku, systemu grzewczego,
wyjątkowych dekoracji zobowiązany jest wówczas przedstawić projekt Organizatorowi i uzyskać
jego zgodę na ich posadowienie.
2. Zabronione jest używanie na terenie wystawowym podgrzewaczy elektrycznych, butli z gazem
palnym, prowizorycznych instalacji elektrycznych, lutownic, klejów permanentnych, korzystanie z
materiałów łatwopalnych do zabudowy Stoiska, otwartego ognia. Ponadto, zabronione jest
zasłanianie dojścia do drzwi, wyjść ewakuacyjnych, alarmów pożarowych, hydrantów, gaśnic,
klimatyzacji. Jeżeli Wystawca zagrodzi wyżej wymienione miejsca Art Fair ma prawo żądać ich
odsłonięcia. W przypadku nie dostosowania się do żądania Organizatora, elementy zasłaniające
dojścia do drzwi, wyjścia ewakuacyjne, alarmy, pożarowe, hydranty, gaśnice, klimatyzacje zostaną
usunięte na koszt Wystawcy. Ponadto, Wystawcom zabrania się, używania sprzętu
przeciwpożarowego do innych celów niż jest do tego przeznaczony, przechowywania poza Stoiskiem
wszelkiego rodzaju opakowań, papierów i innych materiałów stwarzających zagrożenie pożarowe,
zakładania na żarówki i inne punkty świetlne osłon z materiałów łatwopalnych.
3. Jakiekolwiek modyfikacje Stoiska wykonywane przez Wystawcę muszą być zaakceptowane przez
Art Fair. Sprawdzanie bezpieczeństwa konstrukcji zmodyfikowanego Stoiska musi być
przeprowadzone przez inspektora współpracującego z Art Fair przed otwarciem IAF Warsaw dla
gości.
4. Wystawca może posiadać dodatkowe oznaczenia Stoiska (inne niż te wykonane przez Art Fair) ale
nie mogą one być wyższe niż wysokość Stoiska i nie mogą wychodzić poza obręb wykupionego
przez Wystawcę Stoiska.
5. Palenie papierosów może odbywać się tylko w wyznaczonych przez Art Fair miejscach.
6. Prace elektryczne mogą być dokonywane wyłącznie przez elektryka posiadającego odpowiednie
uprawnienia elektryczne, wskazanego przez Art Fair. Dostępna moc w gniazdach elektrycznych
(gniazda 32 A CEE w skrzynkach) to 20 Kw., w gniazdach trójfazowych (niezależnie od wielkości
gniazda) 10-12 Kw.
7. Wystawcy są zobowiązani do udostępnienia swojego Stoiska wystawowego wszystkim osobom
nadzorującym przebieg IAF Warsaw i reprezentantom ustalonym przez Art Fair. Wystawcy i ich
pracownicy oraz partnerzy biznesowi a także zwiedzający mają obowiązek dostosować się do
regulaminu IAF Warsaw. W sytuacji pożaru lub zagrożenia życia wszyscy zobowiązani są do
opuszczenia terenu na którym odbywa się IAF Warsaw.
8. Wszystkie elementy scenografii użyte przez Wystawców muszą posiadać aktualne atesty
klasyfikujące ich odporność ogniową, użytych materiałów, w stopniu przynajmniej trudno zapalnym.
Atesty muszą być wystawione przez instytuty badawcze mieszczące się w Polsce bądź w państwach
członkowskich Unii Europejskiej. Dodatkowo dopuszcza się użycie materiałów, które zostały
poddane zabezpieczeniu przeciwogniowemu co udokumentowano protokołem określającym
wspomniany stopień odporności ogniowej. Wspomniane atesty czy protokoły muszą być dodatkowo
parafowane przez Art Fair, za zgodność z oryginałem i potwierdzaniem, iż dotyczą one użytych przez
wystawcę materiałów.
9. Wyłączona jest możliwość zastosowania przez Wystawcę zabezpieczenia przeciwogniowego
(impregnacji) w stosunku do elementów scenografii z materiałów, których produkty rozkładu
termicznego są bardzo toksyczne lub intensywnie dymiące.
16
10. Art Fair jest uprawnione do natychmiastowej interwencji oraz uniemożliwienia dalszego
korzystania ze Stoiska jeśli stwierdzi, że zostały naruszone przepisy przeciwpożarowe lub inne
przepisy bezpieczeństwa.
11. Z uwagi na skuteczność działania zainstalowanej instalacji tryskaczowej oraz elementów
detekcyjnych systemy ppoż., nie jest możliwe podwieszanie tkanin czy innych materiałów pod
sufitem. 12. Elementy scenografii nie mogą zasłaniać oznaczeń dróg i wyjść ewakuacyjnych a także utrudniać
dostępu do sprzętu gaśniczego (gaśnice, hydranty) rozmieszczonych w pawilonie wystawowym oraz
we foyer a także ręcznych przycisków powiadamiania o pożarze.
VIII. POSTANOWIENIA KOŃCOWE
Art Fair zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu. Prawem właściwym dla Regulaminu oraz
Umowy jest prawo obowiązujące na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Umowa zawierana jest w
języku polskim lub angielskim. Wystawcy mogą uzyskać dostęp do niniejszego Regulaminu w
każdym czasie. Art Fair, w razie zaistnienia wypadków losowych niezależnych od Art Fair, zastrzega
sobie prawo do odwołania (w całości lub w części), skrócenia lub zmiany terminu IAF Warsaw.
Wszelkie spory mogące wyniknąć z tytułu uczestnictwa w IAF Warsaw będą rozstrzygane przez sąd
właściwy miejscowo dla Art Fair w Warszawie.
Załącznik:
Załącznik nr 1. Zasady funkcjonowania i Regulamin stadionu PGE Narodowego.
Załącznik nr 2. Cennik powierzchni wystawowej IAF Warsaw 2017.
17