plik 23160 - pomorski urząd wojewódzki w gdańsku

Załącznik nr 1 do zarządzenia Nr 107/13
Wojewody Pomorskiego
z dnia 18.03.2013
w sprawie ustanowienia systemu
teleinformatycznego do elektronicznego
zarządzania dokumentacją jako podstawowego
sposobu dokumentowania przebiegu
załatwiania spraw i wykonywania czynności
kancelaryjnych, zasad użytkowania systemu
EZD oraz powołania Zespołu
ds. obsługi systemu EZD w Pomorskim
Urzędzie Wojewódzkim w Gdańsku
Procedura dotycząca szczegółowych zasad zarządzania dokumentacją
w Pomorskim Urzędzie Wojewódzkim w Gdańsku.
Rozdział 1
Zasady ogólne
§ 1. Określenia użyte w załączniku oznaczają:
1) system EZD - system teleinformatyczny do elektronicznego zarządzania dokumentacją
umożliwiający wykonywanie w nim czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu
załatwiania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych;
2) akta sprawy - dokumentację, w szczególności tekstową, fotograficzną, rysunkową, dźwiękową,
filmową, multimedialną, zawierającą informacje potrzebne przy rozpatrywaniu danej sprawy
oraz odzwierciedlającą przebieg jej załatwiania i rozstrzygania;
3) kierownik komórki organizacyjnej - dyrektor wydziału, biura oraz kierujący zespołem
wchodzącym w skład Urzędu;
4) kod techniczny – numer identyfikacyjny generowany w systemie EZD, nadawany dokumentowi
w postaci papierowej zarejestrowanemu w składzie chronologicznym, umożliwiający
zarządzanie nim;
5) metadane - zestaw usystematyzowanych informacji, logicznie powiązanych z przesyłką, sprawą
lub inną dokumentacją, ułatwiających ich wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie i długotrwałe
przechowanie oraz zarządzanie;
6) odwzorowanie cyfrowe - dokument elektroniczny będący kopią elektroniczną dowolnej treści
zapisanej w postaci innej niż elektroniczna, umożliwiający zapoznanie się z tą treścią
i jej zrozumienie, bez konieczności bezpośredniego dostępu do pierwowzoru;
7) prowadzący sprawę - osobę załatwiającą merytorycznie daną sprawę, realizującą w tym zakresie
przewidziane czynności kancelaryjne, w szczególności rejestrowanie sprawy, przygotowywanie
projektów pism w sprawie, dbanie o terminowość załatwienia sprawy i kompletowanie
akt sprawy;
8) przesyłka - dokumentację otrzymaną lub wysyłaną przez podmiot, w każdy możliwy sposób,
w tym dokumenty elektroniczne przesyłane za pośrednictwem elektronicznej skrzynki
podawczej, określonej w art. 3 pkt 17 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji
działalności podmiotów realizujących zadania publiczne ( j.t. Dz. U. z 2013 r. poz. 235);
9) skład chronologiczny - uporządkowany zbiór dokumentacji w postaci nieelektronicznej,
w układzie wynikającym z kolejności wprowadzenia do systemu EZD, utworzony w podmiocie,
w którym wprowadzono system EZD;
10) sprawa - zdarzenie lub stan rzeczy, w tym z zakresu postępowania administracyjnego,
wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych lub przyjęcia do wiadomości;
11) system tradycyjny - system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania
przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci
nieelektronicznej, z możliwością korzystania z narzędzi informatycznych do wspomagania
procesu obiegu dokumentacji w tej postaci;
12) Urząd – Pomorski Urząd Wojewódzki w Gdańsku.
§ 2. Podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania spraw oraz wykonywania
czynności kancelaryjnych w Urzędzie jest teleinformatyczny system do
elektronicznego
zarządzania dokumentacją – system EZD.
§ 3. Podstawowym sposobem wymiany korespondencji wewnętrznej między komórkami
organizacyjnymi Urzędu jest system EZD, z zastrzeżeniem załącznika nr 4 do zarządzenia.
§ 4. Podstawowym sposobem dekretowania dokumentacji przez kierowników komórek
organizacyjnych jest dekretacja za pośrednictwem systemu EZD, z zastrzeżeniem załącznika
nr 6 do zarządzenia.
§ 5. Dekretacja dokumentów papierowych, dokonana w systemie EZD, jest przenoszona
na dokument w formie dekretacji zastępczej, z zastrzeżeniem załącznika nr 6 do zarządzenia.
§ 6. Obowiązującym sposobem akceptacji dokumentów w Urzędzie jest akceptacja
wielostopniowa, polegająca na uzyskaniu przez pracownika merytorycznego wymaganych
niniejszymi procedurami akceptacji i podpisu elektronicznego.
§ 7. 1. Zapisy zarządzenia Wojewody Pomorskiego w sprawie ustanowienia systemu
do elektronicznego zarządzania dokumentacją jako podstawowego sposobu dokumentowania
przebiegu załatwiania spraw i wykonywania czynności kancelaryjnych, zasad użytkowania systemu
EZD oraz powołania Zespołu ds. obsługi systemu EZD w Pomorskim Urzędzie Wojewódzkim
w Gdańsku, weryfikowane są raz na kwartał.
2. Weryfikację, o której mowa w ust. 1 wszczyna Przewodniczący Zespołu.
§ 8. Wszelkie propozycje zmian zapisów zarządzenia, o których mowa w § 7 ust. 1, wymagają
szczegółowego uzasadnienia i zaakceptowania ich przez Zespół.
§ 9. Podteczki w systemie EZD zakłada koordynator wydziałowy lub inny pracownik wskazany
przez kierownika komórki organizacyjnej.
§ 10. Ustala się obowiązek rejestrowania w systemie EZD spraw prowadzonych w systemie
tradycyjnym, z zastrzeżeniem załącznika nr 5 zarządzenia.
§ 11. Kancelaria Ogólna rozdziela dokumentację, nie biorąc udziału w dekretacji.
§ 12. Pracownik merytoryczny zgłasza się do sekretariatu Wydziału po korespondencję,
na podstawie koszulek elektronicznych otrzymanych w systemie EZD od dekretującego.
§ 13. Przed założeniem sprawy w EZD, komplet dokumentacji wpływającej do Urzędu, należy
złożyć do składu chronologicznego.
§ 14. Korespondencja zarejestrowana do wysyłki w danym dniu w systemie EZD przez
pracownika merytorycznego, wysyłana jest przez Kancelarię Ogólną w dniu następnym.
§ 15. 1. W Urzędzie przyjmuje się możliwość testowania systemu elektronicznego, prowadząc
daną teczkę JRWA w sposób tradycyjny.
2. W sytuacji, o której mowa w ust. 1, sprawy z testowanej teczki JRWA prowadzone
są równocześnie w sposób tradycyjny i elektroniczny.
3. O zamiarze testowania elektronicznego sposobu prowadzenia danej teczki JRWA, kierownik
komórki organizacyjnej, pismem elektronicznym informuje Przewodniczącego Zespołu, w sytuacji
gdy:
1) w sprawach z danej teczki JRWA udział bierze więcej niż jedna komórka organizacyjna
(poprzez np. wkład własny, składanie wniosków wszczynających procedurę/postępowanie);
2) sprawy z danej teczki JRWA prowadzi więcej niż jedna komórka organizacyjna.
4. W sytuacji, o której mowa w ust. 3 pkt 2 na rozpoczęcie testowania wymagana jest zgoda
wszystkich zainteresowanych komórek.
5. Zamiar testowania elektronicznego sposobu prowadzenia teczki JRWA zgłasza tylko
komórka organizacyjna prowadząca sprawy z danej teczki JRWA.
6. Okres trwania testu, o którym mowa w ust. 1 wynosi minimalnie 5 dni roboczych.
7. W przypadku, o którym mowa w ust. 3 i 5 Dyrektor Generalny Urzędu informuje
o rozpoczęciu testowania wszystkich pracowników zainteresowanych komórek organizacyjnych
za pośrednictwem kierowników komórek organizacyjnych Urzędu.
8. Informacja, o której mowa w ust. 7 publikowana jest na stronie intranetowej Urzędu
„Aktualności”.
9. O zakończeniu testu i jego efektach, kierownik komórki organizacyjnej zgłaszającej teczkę
JRWA do testu, informuje pismem elektronicznym Przewodniczącego Zespołu ds. obsługi systemu
EZD.
Rozdział 2
Obowiązki pracowników Urzędu wynikające z elektronicznego zarządzania dokumentacją
§ 16. Pracownicy merytoryczni zobowiązani są do:
1) dbania o kompletność odzwierciedlania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw
elektronicznych w systemie EZD;
2) dbania o kompletność akt spraw elektronicznych;
3) pomocniczego zakładania w systemie EZD spraw prowadzonych w systemie tradycyjnym
i odzwierciedlania przebiegu ich załatwiania, co najmniej w zakresie określonym w rozdziale 7;
4) sumiennego i rzetelnego wypełniania metadanych wszystkich dokumentów w systemie EZD;
5) dbania o uzyskanie akceptacji i podpisów zgodnie z niniejszymi procedurami;
6) sumiennego i bieżącego oznaczania jako zakończone w systemie EZD spraw faktycznie
zakończonych, znajdujących się w folderze „W realizacji”;
7) nadawania nazw koszulek i dokumentów umożliwiających ich szybką identyfikację, zarówno
przez pracownika merytorycznego, jego zastępcę, jak i innych współpracowników;
8) weryfikacji z systemem EZD kompletności otrzymanych dokumentów w postaci papierowej;
9) zgłaszania koordynatorom wszelkich propozycji, pomysłów i projektów zmierzających
do usprawnienia systemu EZD;
10) zgłaszania koordynatorom wszelkich innych istotnych informacji (awarie, usterki) o systemie
EZD.
Rozdział 3
Zasady prowadzenia spraw elektronicznych
§ 17. Sprawę zakłada tylko pracownik ją prowadzący.
§ 18. Prowadzący sprawę udostępnia całość lub określoną przez siebie część dokumentacji
tej sprawy do wiadomości innej komórce organizacyjnej, lub celem uzyskania stanowiska (tzw.
wkład własny) tej komórki w zakresie niezbędnym do załatwienia sprawy.
§ 19. Pracownik merytoryczny, prowadzący sprawę, przekazuje koszulkę z dokumentami
lub aktami sprawy, celem uzyskania wymaganych akceptacji i podpisów na dokumentach.
§ 20. Pracownik merytoryczny udostępniając lub przekazując dokument w systemie EZD,
zamieszcza bezpośrednio w treści tego dokumentu lub w polu "uwagi" jasne, niebudzące
wątpliwości, czytelne informacje, wyjaśniające pracownikowi otrzymującemu dokument cel
udostępnienia go lub przekazania.
Rozdział 4
Zasady akceptowania i podpisywania dokumentów elektronicznych
§ 21. 1. Pracownik merytoryczny zobowiązany jest do zaakceptowania wytworzonego przez
siebie dokumentu, a następnie przekazania go bezpośredniemu przełożonemu celem akceptacji
lub podpisania. Po uzyskaniu akceptacji, pracownik zobowiązany jest pamiętać zadbać o uzyskaniu
podpisu elektronicznego.
2. Zasady akceptacji, o których mowa w ust. 1, kierownik komórki organizacyjnej może
rozszerzać o kolejne akceptacje.
3. Zasady akceptacji, o których mowa w ust. 1, kierownik komórki organizacyjnej może
ograniczyć do uzyskania wyłącznie akceptacji pracownika merytorycznego i podpisu
elektronicznego tylko w sytuacji, gdy kierownik komórki organizacyjnej jest bezpośrednim
przełożonym pracownika merytorycznego.
4. Kierownik komórki organizacyjnej, wykonujący czynności merytoryczne, zatwierdza
dokument za pomocą podpisu elektronicznego, co stanowi jego równoczesną akceptację.
§ 22. 1. Kierownik komórki organizacyjnej lub osoba upoważniona, podpisuje podpisem
elektronicznym tylko zaakceptowane wcześniej dokumenty.
2. Pisma w sprawach prowadzonych w systemie EZD, przeznaczone do wysyłki w postaci
papierowej, tworzy się poprzez wydrukowanie przez pracownika merytorycznego ostatecznie
podpisanego podpisem elektronicznym pisma oraz podpisanie odręcznie wydruku przez osobę,
która podpisała je w systemie EZD podpisem elektronicznym.
§ 23. Każdy dokument elektroniczny, udostępniany lub przekazywany do innych komórek
organizacyjnych, winien być podpisany podpisem elektronicznym, z zastrzeżeniem § 25.
§ 24. 1. Podpisany dokument elektroniczny udostępnia się lub przekazuje innym komórkom
organizacyjnym za pośrednictwem sekretariatów.
2. Podpisany dokument elektroniczny w zakresie spraw pracowniczych lub kadrowych może
być udostępniany lub przekazywany pomiędzy komórkami organizacyjnymi Urzędu z pominięciem
sekretariatów.
3. Dokument, o którym mowa w ust. 1, podlega w systemie EZD dekretacji kierownika komórki
organizacyjnej, której dokument został udostępniony lub przekazany, w celu wyznaczenia
pracownika właściwego do jego załatwienia, z zastrzeżeniem § 25.
§ 25. 1. Dopuszcza się udostępnianie nie podpisanych dokumentów elektronicznych
bezpośrednio na stanowisko właściwego pracownika innej komórki organizacyjnej w przypadku
współpracy między komórkami, polegającej na tworzeniu wspólnie ostatecznego kształtu
dokumentu (tzw. dokumenty robocze).
2. Dopuszcza się przekazywanie nie podpisanych dokumentów elektronicznych bezpośrednio
na stanowisko właściwego pracownika innej komórki organizacyjnej celem uzyskania, zgodnie
z odrębnymi procedurami, podpisu elektronicznego, mając na uwadze § 22.
3. Dokumentacja systemu ISO przebiega zgodnie z procedurami systemowymi.
§ 26. 1. W przypadku otrzymania dokumentu z innej komórki organizacyjnej, pracownik
merytoryczny zobowiązany jest do zweryfikowania, czy dokument jest podpisany podpisem
elektronicznym.
2. W przypadku braku podpisu elektronicznego, pracownik merytoryczny zobowiązany jest
zwrócić dokument osobie, od której go otrzymał (dekretującemu).
§ 27. 1. W przypadku wnioskowania, za pośrednictwem systemu EZD, o wszczęcie procedury
wewnętrznej, wynikającej z odrębnych procedur obowiązujących w Urzędzie w Gdańsku
(np. zapotrzebowanie na samochód służbowy), pracownik zobowiązany jest uzyskać akceptację
i podpis elektroniczny, zgodnie z § 21 ust. 1.
Rozdział 5
Zasady dotyczące dekretacji
§ 28. 1. Wojewoda, Wicewojewoda, Dyrektor Generalny oraz kierownicy komórek
organizacyjnych dokonują dekretacji wyłącznie w systemie EZD.
2. Dokumentację do dekretacji przekazują pracownicy sekretariatów.
3. Treść dekretacji, dekretujący umieszcza w polu uwagi.
4. Zadekretowane dokumenty, dekretujący zwraca do sekretariatu, celem przekazania
na stanowisko pracy wskazane w dekretacji lub przekazuje bezpośrednio właściwemu
pracownikowi.
5. Pracownik sekretariatu, sprawdza w systemie EZD dekretację naniesioną przez dekretującego
i dołączoną do dokumentu elektronicznego oraz przenosi jej treść na właściwy dokument w postaci
papierowej, jako dekretację zastępczą, z zastrzeżeniem załącznika nr 6 do zarządzenia.
6. Dekretacja zastępcza, wynikająca z kolejnych etapów dekretacji, nanoszona jest przez
dekretujących.
7. Za treść dekretacji przyjmuje się imię i nazwisko osoby, na którą została dokonana
dekretacja.
8. Dekretacja zastępcza zawiera, oprócz treści dekretacji z systemu EZD, własnoręczny podpis
pracownika dokonującego dekretacji zastępczej.
9. Za kompletność treści dekretacji zastępczej odpowiada ostatecznie pracownik prowadzący
sprawę.
10. Pracownik sekretariatu, po otrzymaniu koszulek z odwzorowaniem cyfrowym dokumentów
w postaci papierowej, zarejestrowanych w Rejestrze przesyłek wpływających w systemie EZD
przez Kancelarię Ogólną, edytuje nazwę koszulki i nazwę pliku z odwzorowaniem cyfrowym przed
przekazaniem do dekretacji oraz zapisuje metadane.
11. Nazwy, o których mowa w ust. 10, powinny informować dekretującego o tym, czego
dokument dotyczy.
12. Dekretacji w systemie EZD podlegają również koszulki, do których nie zostało dołączone
odwzorowanie cyfrowe dokumentu w postaci papierowej, zawierające jedynie informacje
o zarejestrowaniu tego dokumentu w Rejestrze przesyłek wpływających.
13. W przypadku, o którym mowa w ust. 12, dekretacja odbywa się na podstawie dokumentu
w postaci papierowej, przedłożonego dekretującemu do zapoznania przez pracownika sekretariatu.
14. Po dokonaniu dekretacji dokumentacji nie podlegającej skanowaniu i stanowiącej wyjątek
zgodnie z załącznikiem nr 2, dekretujący kierownik komórki organizacyjnej zwraca dokument
w postaci papierowej pracownikowi sekretariatu, w celu dokonania dekretacji zastępczej.
15. W przypadku udostępnienia lub przekazania dokumentu elektronicznego innej komórce
organizacyjnej, pracownik wykonujący te czynności w systemie EZD jest odpowiedzialna
o właściwe nazwanie koszulek i plików podlegających udostępnieniu lub przekazaniu.
§ 29. 1. W przypadku nieobecności osoby właściwej do dokonania dekretacji lub podpisywania
dokumentów w systemie EZD, pracownik sekretariatu przekazuje dokumentację na konto tej osoby.
2. Pracownik zastępujący osobę, o której mowa w ust. 1 dekretuje i podpisuje swoim podpisem
elektronicznym dokumenty w systemie EZD, działając w zastępstwie osoby nieobecnej.
Rozdział 6
Zasady postępowania w przypadku błędnej dekretacji
§ 30. Pracownik, który otrzymał dokumenty błędnie zadekretowane zobowiązany jest
do ich zwrotu w systemie EZD na konto osoby, od której je otrzymał, z informacją o błędnej
dekretacji.
Rozdział 7
Zasady prowadzenia spraw w systemie tradycyjnym
§ 31. Pracownik merytoryczny zobowiązany jest zachować w postaci papierowej kompletną
dokumentację odzwierciedlającą przebieg załatwiania spraw prowadzonych w systemie
tradycyjnym.
§ 32. 1. Przed zakończeniem sprawy prowadzonej w systemie tradycyjnym, pracownik
merytoryczny
dokonuje
wydruku
wszystkich
dokumentów
elektronicznych
oraz
ich uwierzytelnienia, w celu dołączenia do akt zgromadzonych w teczce aktowej.
2. Uwierzytelnienia dokonuje się za pomocą pieczęci lub wydruku uwierzytelnienia z systemu
EZD i potwierdza się własnoręcznym podpisem pracownika dokonującego uwierzytelnienia.
3. W sytuacji uwierzytelniania dokumentu pieczęcią, pracownik merytoryczny wypełnia
wszystkie pola pieczęci przeznaczone do ręcznego wypełnienia.
4. Dokument wydrukowany z systemu EZD, a następnie uwierzytelniony pieczęcią
lub wydrukiem, o których mowa w ust. 2, stanowi papierową kopię dokumentu elektronicznego.
§ 33. Pracownik merytoryczny, po otrzymaniu z innej komórki organizacyjnej elektronicznej
dokumentacji stanowiącej akta sprawy prowadzonej w systemie tradycyjnym, dokonuje
jej wydruku, a następnie uwierzytelnia wydrukowany dokument i dołącza do akt sprawy
prowadzonej w systemie tradycyjnym, z zastrzeżeniem załącznika nr 4.
§ 34. W przypadku otrzymania w systemie EZD dokumentacji wyłączonej z elektronicznej
korespondencji wewnętrznej, pracownik sekretariatu (jeżeli rozpozna dokument jako wyłączony)
lub pracownik merytoryczny, zwraca ją na konto osoby, od której ją otrzymał z informacją
o wyłączeniu dokumentacji z elektronicznej korespondencji oraz o konieczności przekazania
mu dokumentu w postaci papierowej.
§ 35. W sytuacji gdy sekretariat otrzymuje w postaci papierowej dokumentację wewnętrzną,
niewyłączoną z elektronicznej korespondencji wewnętrznej, pracownik sekretariatu zobowiązany
jest do nie przyjmowania takiej dokumentacji.
§ 36. W sytuacji omyłkowego przyjęcia w postaci papierowej dokumentu, niewyłączonego
z elektronicznej korespondencji wewnętrznej, pracownik sekretariatu niezwłocznie zwraca
dokument pracownikowi, od którego go otrzymał.
Rozdział 8
Zasady postępowania w Kancelarii Ogólnej oraz w Zespole Obsługi Klienta
§ 37. Godziny otwarcia Kancelarii Ogólnej dla pracowników sekretariatów Urzędu ustala
się na:
1) 7:45 – 9:00, w celu odebrania korespondencji wpływającej oraz incydentalnego przekazania
korespondencji przeznaczonej do wysłania, a zarejestrowanej w systemie EZD po godzinie
14:00 w dniu poprzedzającym;
2) 13:00 – 14:00, w celu odebrania korespondencji wpływającej, przekazywanej w systemie EZD
przez cały dzień na poszczególnych pracowników sekretariatów, odebrania/zwrotu
dokumentacji wypożyczonej ze składu chronologicznego, przekazania dokumentacji celem
zarejestrowania w składzie chronologicznym lub wyrejestrowania dokumentacji ze składu
chronologicznego i przekazania korespondencji przeznaczonej do wysyłki, która została
zarejestrowana w danym dniu do godziny 13:00.
§ 38. Dokumentację, wypożyczoną przez pracownika merytorycznego ze składu
chronologicznego, odbiera wyłącznie pracownik sekretariatu lub osoba wyznaczona w przypadku
komórek organizacyjnych nieposiadających sekretariatów.
§ 39. Korespondencję przeznaczoną do wysłania, pracownik sekretariatu otrzymuje
od pracowników merytorycznych do godziny 13:00, po czym przekazuje ją do Kancelarii Ogólnej
zgodnie z § 37.
§ 40. 1. Pracownicy Kancelarii Ogólnej dokonują rozdziału przesyłek do właściwych komórek
organizacyjnych lub na właściwe stanowiska pracy, z zastrzeżeniem ust. 2.
2. Przesyłki wpływające, co do których pracownicy Kancelarii Ogólnej nie są w stanie określić
prowadzącej komórki organizacyjnej oraz takie, które dotyczą zakresu kilku wydziałów,
przekazywane są do dekretacji Wojewody Pomorskiego.
3. Przesyłki sądowe adresowane imiennie (także do radców prawnych oraz z dopiskiem „do rąk
własnych”) do osób zatrudnionych w Urzędzie odbierane są przez Kancelarię Ogólną i rejestrowane
w systemie EZD w dniu wpływu.
§ 41. 1. Wszystkie przesyłki wpływające w postaci papierowej są rejestrowane w systemie EZD
i otrzymują unikatowy identyfikator (RPW). Na dokument lub kopertę nanoszony jest kod kreskowy
z właściwym numerem (z zastrzeżeniem ust. 6). W przypadku wpływu do Urzędu przesyłki
zawierającej więcej niż jeden komplet dokumentów, każdy z nich podlega odrębnej rejestracji.
2. Nie skanuje się przesyłek wpływających:
1) wymienionych w załączniku nr 3;
2) korespondencji pomiędzy siedzibą Urzędu i Delegaturą Urzędu w Słupsku,
3) zwrotów korespondencji wysłanej z Urzędu.
4) innych przesyłek ze względu na:
a) rozmiar strony większy niż A4,
b) nieczytelną treść,
c) postać inną niż papierowa (np. płyta CD, przedmiot),
d) postać lub formę niemożliwą do skanowania (np. książka),
e) liczbę stron większą niż 50;
3. Przesyłki nieprzeznaczone do otwierania, o których mowa w § 44 podlegają wyłącznie
wstępnej rejestracji w systemie EZD tj. nadaniu unikatowego numeru RPW, oraz umieszczeniu
kodu kreskowego na kopercie.
4. Nie skanuje się na żadnym etapie w Kancelarii Ogólnej oraz Zespole Obsługi Klienta
dokumentacji wymienionej w załączniku nr 3.
5. Miejscem skanowania i rejestrowania w systemie EZD przesyłek wpływających do Urzędu
są następujące punkty kancelaryjne:
1) Kancelaria Ogólna;
2) sekretariaty wydziałów, biur oraz innych komórek organizacyjnych Urzędu;
3) sekretariat Delegatury Urzędu w Słupsku;
4) stanowisko pracy, na którym pracownik jest uprawniony do przyjmowania przesyłek.
6. Punkty kancelaryjne wymienione w ust. 5 pkt 2 i 4 dokonują rejestracji w systemie EZD
korespondencji wpływającej, poprzez odręczne naniesienie na dokument papierowy unikatowego
identyfikatora (RPW).
§ 42. Dokumenty zawierające informacje niejawne są przetwarzane i przekazywane zgodnie
z odrębnymi przepisami.
§ 43. Wszelka korespondencja wychodząca z Urzędu podlega rejestracji w rejestrze
korespondencji wychodzącej. Kancelaria Ogólna przyjmuje do wysyłki jedynie korespondencję
oznaczoną wygenerowanym przez system EZD kodem kreskowym.
§ 44. Określa się listę przesyłek wpływających, które nie są otwierane w punktach
kancelaryjnych:
1) przesyłki z adnotacją „do rąk własnych”;
2) przesyłki, które stanowią oferty składane w trybie ustawy Prawo zamówień publicznych;
3) przesyłki będące ofertami zatrudnienia na wyższe stanowisko w służbie cywilnej w Urzędzie
lub oferty konkursowe na inne stanowiska;
4) przesyłki oznaczone klauzulą ‘poufne’, ‘zastrzeżone’, ‘tajemnica skarbowa’ lub adresowanych
na Zespół do Spraw Ochrony Informacji Niejawnych;
5) przesyłki zawierające na kopercie dopisek „DORADCA ETYCZNY”.
§ 45. 1. Po zarejestrowaniu i zeskanowaniu pracownicy punktów kancelaryjnych dokonują
walidacji korespondencji w celu weryfikacji prawidłowości, kompletności i czytelności
odwzorowania, a następnie uzupełniają podstawowe metadane:
1) nazwa lub imię i nazwisko;
2) miejscowość.
2. W przypadku, gdy przesyłka nie zawiera powyższych metadanych, we właściwym polu
należy wpisać: „brak”.
Rozdział 9
Zasady postępowania w składzie chronologicznym
§ 46. W celu przechowywania dokumentacji w postaci nieelektronicznej, stanowiącej akta
spraw prowadzonych w systemie EZD, w układzie wynikającym z kolejności wprowadzania
do systemu EZD, tworzy się właściwe składy chronologiczne:
1) w Kancelarii Ogólnej w siedzibie Urzędu w Gdańsku;
2) w sekretariacie Delegatury Urzędu w Słupsku.
§ 47. Do składu chronologicznego nie przekazuje się wydruków dokumentacji, która wpłynęła
w postaci elektronicznej do spraw prowadzonych w systemie EZD.
§ 48. 1. W celu przechowywania dokumentacji w pełni odwzorowywanej w systemie EZD,
tworzy się skład pism z pełnym odwzorowaniem.
2. W celu przechowywania dokumentacji niepełnie odwzorowanej, tworzy się skład pism
z niepełnym odwzorowaniem.
3. W celu przechowywania drugiego egzemplarza pisma wychodzącego oraz elementów
akt sprawy, tworzy się skład chronologiczny wewnętrzny.
4. W celu przechowywania informatycznych nośników danych, tworzy się skład
informatycznych nośników danych.
5. W celu przechowywania Pocztowych Książek Nadawczych, tworzy się skład PKN.
§ 49. Dokumenty rejestruje się w składzie chronologicznym poprzez naniesienie kodu
technicznego, który zawiera informacje dotyczące przyporządkowania dokumentu do właściwego
składu chronologicznego.
§ 50. Wszystkie informacje o operacjach dokonywanych na dokumentach znajdujących
się w składzie, umieszczane są w raporcie składu chronologicznego.
§ 51. 1. Celem złożenia dokumentów w składzie chronologicznym, pracownik merytoryczny
zobowiązany jest do dostarczenia do sekretariatu wydziału oryginalnego, kompletnego dokumentu
w postaci nieelektronicznej, wraz z kopertą (jeśli taką otrzymał) i wszystkimi załącznikami.
2. Pracownik składu chronologicznego na jego stan przyjmuje jedynie komplet dokumentów
odwzorowany w systemie EZD pod danym nr RPW, z zastrzeżeniem § 54.
§ 52. Dokumenty wpływające do Urzędu należy złożyć w składzie chronologicznym.
§ 53. 1. Wycofania ze składu chronologicznego dokumentu stanowiącego element akt sprawy
prowadzonej w systemie EZD, dokonać może pracownik merytoryczny po założeniu sprawy
w systemie EZD.
2. Dokumentacje wycofuje się ze składu chronologicznego poprzez przesłanie e–maila o treści:
„wycofuję dokumentację o numerze: RPW/xxxx/xxxx” na adres: [email protected].
§ 54. Pracownik składu chronologicznego wypożycza komplet dokumentów zarejestrowanych
pod tym samym kodem technicznym.
§ 55. W przypadku przekazywania dokumentacji wg właściwości poza Urząd, wyrejestrowuje
się dokument, a następnie rejestruje się ponownie ten sam nr RPW z przykładową adnotacją:
„do składu przyjęto jedynie pismo przewodnie w związku z przesłaniem sprawy zgodnie
z właściwością”.
§ 56. Dokumentację w składzie chronologicznym układa się w sposób chronologiczny
na podstawie numeru RPW w systemie EZD.
§ 57. W przypadku, gdy istnieje konieczność przechowywania w Urzędzie dokumentu
elektronicznego w postaci papierowej, stanowiącego korespondencję wychodzącą, dokumentację
taką przekazuje się do składu chronologicznego wewnętrznego. Dokumentację układa się w sposób
chronologiczny na podstawie numeru kodu technicznego.
§ 58. Dokumentacja przechowywana jest w oznakowanych kartonach, na których umieszczone
są w widocznym miejscu skrajne numery RPW. Dokumentacja chroniona jest przed uszkodzeniem,
zniszczeniem, zdekompletowaniem, bądź utratą.
§ 59. W przypadku wypożyczenia dokumentów znajdujących się na stanie składu
chronologicznego, pracownik obsługujący skład chronologiczny jest zobowiązany:
1) zaktualizować elektroniczny rejestr składu chronologicznego w systemie EZD poprzez
odznaczenie imienia i nazwiska osoby wypożyczającej dokumentację;
2) niezwłocznie potwierdzić w systemie EZD zwrot dokumentacji poprzez zeskanowanie
czytnikiem kodów kreskowych RPW umieszczonych na dokumentach wpływających;
3) umieścić zwróconą dokumentację we właściwym kartonie, zgodnie z zasadami przechowywania
dokumentacji.