Elektroniczne zarządzanie dokumentacją

SZKOLENIE
Elektroniczne zarządzanie dokumentacją
Zarządzanie dokumentacją
Czynności kancelaryjne
tel: +48 22 100-48-96; fax: +48 22 300-52-79; e-mail: [email protected]
TRENERZY i KONSULTANCI
NASZA MISJA
DOSTARCZENIE RZETELNEJ INFORMACJI POZWALAJĄCEJ NA ROZWÓJ I
PODNIESIENIE POZIOMU DOJRZAŁOŚCI ORGANIZACJI. Stawiamy na
kompetencje, jakość i wiarygodność. Mamy doświadczenia praktyczne i
aktualną wiedzę. Działamy rzetelnie, szybko i profesjonalnie.
DORADCY
WIEDZA I UMIEJĘTNOŚCI TO NAJCENNIEJSZY KAPITAŁ KAŻDEJ ORGANIZACJI.
to kilkadziesiąt osób z wybitnymi osiągnięciami zarówno w pracy
zawodowej (kadra menadżerska, dyrektorzy, osoby zarządzające
firmami) jak i przedstawiciele nauki (doktorzy, adiunkci znanych
polskich uczelni, szefowie katedr finansów, ekonomii, zarządzania i
strategii). W swoich szeregach mamy także osoby znające
z własnego doświadczenia instytucje przyznające środki europejskie
– one najlepiej wiedzą jak pisać wnioski o dotacje.
TRENERZY
2
KONSULTANCI
to nasz najbardziej zróżnicowany wiekowo zespół. Mamy
analityków, asystentów – ludzi młodych i pełnych energii, całkowicie
poświęcających się pracy, która jest ich pasją. Budują oni wciąż
swoje kompetencje pod opieką naszych ekspertów czerpiących
inspirację z dziesiątek projektów i firm, którym pomagali zrozumieć
zachodzące procesy i wdrożyć pożądane zmiany. Cieszymy się także
doświadczonym zespołem Kierowników Projektu oraz osób
zarządzających Portfelami Projektów – wszyscy mają certyfikaty
największą radość sprawiają nam te chwile, kiedy Klient mówi, że
chce nasze szkolenie, ale „koniecznie z tym, wybranym trenerem” –
to znacznie więcej niż dobre oceny w ankietach. My z takimi ludźmi
właśnie współpracujemy, a osobowości wybitne zatrudniamy na
stałe. Atmosfera w Akademii sprzyja wymianie wiedzy, czerpiemy
inspiracje z projektów do szkoleń, zaś ze szkoleń przenosimy wiedzę
do projektów. To naprawdę działa i nasi Klienci to dostrzegają i z
tego korzystają.
OFERTA SZKOLENIA
PROBLEMY I POTRZEBY ZASPOKAJANE PRZEZ SZKOLENIE
Szkolenie ma zapoznać uczestników z podstawowymi przepisami prawnymi dotyczącymi zarządzania dokumentacją.
Podczas zajęć uczestnicy zapoznają się z rodzajami przesyłek wpływającymi do podmiotu i ze sposobami
dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw. Dodatkowo uczestnicy w trakcie szkoleń otrzymają
informacje o metodach wykonywania czynności kancelaryjnych w systemach elektronicznych, a także w sposób
tradycyjny. Istotnym elementem szkolenia są sposoby postępowania z dokumentacją w przypadku reorganizacji.
INFORMACJE PODSTAWOWE
Forma treningu:
Wykład, ćwiczenia, dyskusja z prowadzącym, omawianie ciekawych case-study. Każdy
uczestnik może zadawać pytania trenerowi. Możliwość omówienia konkretnych praktycznych
przykładów z doświadczeń uczestników.
Wymiar czasowy:
1 dzień (8 godzin lekcyjnych)
Cena za grupę:
(dotyczy szkoleń zamkniętych do 10 osób): 4.900 zł
Cena za Uczestnika:
(dotyczy szkoleń otwartych): 800 zł*
* Cena bez laptopa. Szkolenie
z Laptopem: + 990zł/osoba
Cena dotyczy przeprowadzenia szkolenia, zapewnienia materiałów szkoleniowych, certyfikatów dla
uczestników oraz cateringu. Nocleg, obiad, parking za dodatkową opłatą.
CELE TRENINGU
Celem szkolenia jest zapoznanie uczestników z zasad Elektronicznego zarządzania dokumentacją zgodnie z nową
instrukcją kancelaryjną i rzeczowym wykazem akt. Ponadto celem szkolenia jest przedstawienie aktualnych uregulowań
prawnych odnoszących się do tradycyjnego i elektronicznego obiegu dokumentów oraz zasady postępowania z
dokumentami elektronicznymi trafiającymi do i wytwarzanymi w danej jednostce organizacyjnej w tym omówienie
procesu prawidłowego przechowywania i archiwizacji e-dokumentacji.
METODY PRACY

Krótkie wykłady, będące elementem wprowadzenia w omawiane zagadnienia

Burze mózgów

Praca w zespołach - rozwiązywanie zadań problemowych, case study, wspólne poszukiwanie nowych możliwych
rozwiązań

Modelowanie - przedstawianie propozycji specyficznych zachowań

Dyskusje grupowe - omawianie wyników poszczególnych ćwiczeń.
www.akademiaasap.pl
3
PROGRAM TRENINGU
Zakres szkolenia
Podstawowe przepisy
prawne dotyczące
zarządzania
dokumentacją.
Zmiany w prawie
archiwalnym
Rodzaje współczesnej
dokumentacji, droga
dokumentu
wpływającego do
jednostki
organizacyjnej


Podstawa prawna i stosowanie przepisów kancelaryjnych i archiwalnych
Tradycyjny obieg dokumentacji, a elektroniczne systemy zarządzania
dokumentacją w świetle obowiązujących przepisów
 Zmiany w ustawie o zasobach archiwalnych i archiwach — zakres ułatwień w
gromadzeniu dokumentacji, zarządzanie dokumentacją










Podstawowy system
dokumentowania
przebiegu załatwiania
i rozstrzygania sprawsystem
elektronicznego
zarządzania
dokumentacją (EZD)
4








Dokument elektroniczny
Kategoryzacja dokumentacji tworzonej, napływającej i składanej w podmiocie
Dokumentacja tworząca akta spraw i nie tworząca akta spraw
Rodzaje przesyłek wpływających do podmiotu
 przesyłki przekazane pocztą elektroniczną;
 przesyłki na nośniku papierowym;
 przesyłki przekazane na informatycznym nośniku danych;
Akty prawne regulujące kwestię dokumentacji elektronicznej
Sporządzanie dokumentów w formie elektronicznej
Formy poświadczenia odbioru dokumentów elektronicznych przez adresatów
Formy zatwierdzania dokumentów elektronicznych – skutki prawne podpisu
elektronicznego, moc dowodowa
Pojęcia i ważne terminy
Wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu i rozstrzygania
spraw—papier czy nośnik?
Kompletność akt w sprawie papierowej a kompletność akt w sprawie
elektronicznej
Akty wewnętrzne dotyczące sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i
rozstrzygania spraw
Składy chronologiczne
Składy Informatycznych Nośników Danych
Koordynator czynności kancelaryjnych - zadania w EZD
Interoperacyjność znaku sprawy
Akta sprawy w EZD
Metryka sprawy w EZD
Zakres szkolenia - cd


















Zadania punktów kancelaryjnych (Kancelaria Ogólna)
Rejestracja wpływów w RPW
Wprowadzanie metadanych
Tworzenie i prowadzenie składu chronologicznego. Pełne i niepełne
odwzorowanie
Wypożyczanie i wycofywanie dokumentacji ze składu chronologicznego i składu
informatycznego nośników danych
Wysyłka pisma papierowego i elektronicznego
Zadania kierowników komórek organizacyjnych
Dekretacja pisma
Akceptacja projektów pism (jedno lub wielostopniowa)
Podpisanie pisma podpisem elektronicznym
Podpisanie pisma pismem odręcznym
Zadania prowadzących sprawy
Zakładanie spraw
Dekretacja zastępcza
Uzupełnianie metadanych
Prowadzenie kompletnych akt sprawy
Prowadzenie metryk spraw
Sporządzanie projektów pism
Dokonywanie akceptacji


Udostępnienie pism w celu uzyskania informacji zwrotnej
Udostępnianie pism do wiadomości


Wpływ zmian w strukturze na zmiany w procesach dokumentacyjnych
Reakcja na zmianę i zagrożenia z tym związane


Zasady przekazywania akt spraw zakończonych do archiwum
Terminy związane z zakończeniem spraw

Czynności
kancelaryjne w
systemie w systemie
elektronicznym i
tradycyjnym
Korespondencja
wewnętrzna w EZD—
współdziałanie
komórek
merytorycznie
odpowiedzialnych za
załatwienie sprawy i
współdziałających
Postępowanie z
dokumentacją w
przypadku
reorganizacji
komórek
organizacyjnych w EZ
D
Archiwizacja
dokumentacji spraw
zakończonych
www.akademiaasap.pl
5
www.akademiaasap.pl