Zarządzanie treścią i dokumentami

Teamcenter
Zarządzanie treścią i dokumentami
Zarządzanie procesem tworzenia/wykorzystywania dokumentów oraz procesem opracowywania
dokumentacji technicznej
fact sheet
www.siemens.com/teamcenter
Siemens PLM Software
Streszczenie
Pakiet oprogramowania do zarządzania treścią i dokumentami dostępny na platformie Teamcenter® oferuje dynamiczne rozwiązania, które
automatyzują działania związane z tworzeniem, kompletowaniem i publikowaniem treści w różnych językach i formatach, od prostych dokumentów aż do złożonej dokumentacji technicznej produktów/usług. Teamcenter zapewnia ścisłą integrację z pakietem aplikacji Microsoft
Office a także narzędziami do tworzenia i publikowania treści w językach strukturalnych SGML/XML. Użytkownik może wykorzystać tą integrację, a także szybsze i bardziej sprawne funkcjonalności Teamcenter do tworzenia, recenzowania i publikowania, aby ujednolicić procesy
inżynierii produktu i tworzenia treści, a także by opracowywać i publikować wysoce elastyczną i precyzyjną dokumentację techniczną.
Korzyści
Podnosi wydajność poprzez wyznaczenie standardów współpracy
przy tworzeniu dokumentacji
Skraca czas dostarczenia
produktów na rynek dzięki wykorzystaniu narzędzi Microsoft
Office oraz języków strukturalnych
SGML/XML, które umożliwiają
szybkie tworzenie/publikowanie
dokumentów oraz ich zróżnicowanych wariantów
Podnosi stopień zgodności z wymogami dzięki wykorzystywaniu
szablonów i schematów, które
zapewniają dostosowanie się
dokumentacji do wymaganych
struktur i treści
Zwiększa szansę na udaną premierę rynkową produktu dzięki
udostępnieniu pojedynczego
źródła wiedzy o produkcie, które
ułatwia realizację projektowania
współbieżnego i synchronizuje
komunikację pozwalając tym
samym utrzymać zaplanowany
harmonogram działań w procesie
wprowadzania produktu na rynek
Zmniejsza koszty tłumaczeń
w przypadku publikacji globalnych
dzięki ponownemu wykorzystaniu
części dokumentów i monitorowaniu
procesu tłumaczeń treści
Zmniejsza koszty tworzenia
dokumentacji poprzez efektywne,
ponowne wykorzystanie fragmentów treści oraz dzięki obsłudze
różnych formatów dla tej samej
zawartości
We współczesnej, dynamicznej
gospodarce globalnej, różnego rodzaju
dokumenty i dokumentacja techniczna
mają krytyczne znaczenie w procesie
dostarczania produktów na rynek.
Teamcenter daje możliwość
wykorzystania funkcjonalności do
zarządzania treścią i dokumentami
w każdym środowisku cyklu życia
produktu (PLM) dzięki czemu można:
• Ustanowić standardy w zakresie
danych wejściowych dokumentu
i współpracy przy ich tworzeniu
• Wykorzystać zaawansowane
narzędzia tworzenia i zarządzania
treścią
• Zautomatyzować i zoptymalizować
procesy publikacji i dystrybucji
Funkcjonalność
systemu Teamcenter
Zarządzanie dokumentami.
Teamcenter pozwala wbudować
funkcjonalności systemu PLM
w środowisko aplikacji Microsoft Office.
Dzięki temu użytkownik może zastosować szablony standardowych formatów dokumentów, które
zapewnią zgodność z różnego rodzaju wymogami. Za pomocą prostej konfiguracji użytkownik może
zdefiniować typy dokumentów, szablony, pełne spisy treści i wymagania w zakresie odtwarzania
dokumentów. Takie podejście pozwala autorom dokumentów szybko je tworzyć, modyfikować
i recenzować w znajomym dla nich środowisku.
Obecnie, dokumenty mogą być tworzone w ścisłym powiązaniu z procesem opracowywania produktu
aby zapewnić poprawną treść i dostosować ich wkład merytoryczny do procesów wprowadzania
produktów na rynek.
Zarządzanie treścią. W przypadku zaawansowanych potrzeb związanych z dokumentacją, można
rozszerzyć środowisko Teamcenter o narzędzia do zarządzania treścią, które wykorzystują aplikacje
obsługujące języki strukturalne SGML/XML by usprawnić procesy związane z tworzeniem, kompletowaniem i publikowaniem dokumentów w wielu językach czy formatach danych wyjściowych.
Teamcenter
fact sheet
Korzyści c.d.
Wyzwania biznesowe
Zwiększa precyzję i podnosi
stopień jakości poprzez połączenie
wszystkich elementów inżynierskich z dokumentacją dzięki czemu
pozwala planować, wprowadzać
i weryfikować zmiany przed
opublikowaniem finalnej wersji
dokumentów
Idealnym rozwiązaniem jest stan, w którym dokumenty i cała dokumentacja techniczna są tworzone
w powiązaniu z procesem opracowywania produktu. Niestety, zbyt często dochodzi do sytuacji,
w której autorzy dokumentów tworzą je i zarządzają swoją pracą w nieskoordynowanych środowiskach
co sprawia, że grupy odpowiedzialne za tworzenie publikacji technicznych nie są w stanie opracować
kopii dokumentów czy grafik do czasu, gdy proces opracowywania produktu dobiega końca,
a w niektórych przypadkach nie mogą tego zrobić nawet po jego zakończeniu.
Usprawnia proces wymiany treści
związanych z produktami dzięki
obsłudze standardów branżowych,
do których zaliczamy S1000D
i architekturę DITA
Takie nieskoordynowane i seryjne procesy mogą spowodować, że firmy dostarczą na rynek produkty,
które nie będą posiadały właściwej dokumentacji, schematu oznaczeń oraz klasyfikacji wymagań
prawnych niezbędnej do rejestracji a w najgorszym przypadku opóźnić wprowadzenie produktu
na rynek.
Niewidoczne tworzenie definicji produktu i publikacji
Funkcje
Interfejs Microsoft Office
Dwukierunkowa wymiana danych
pomiędzy Teamcenter a dokumentami pakietu Office
Wykorzystanie szablonu na podstawie typu dokumentu
Wbudowany interfejs systemu
Teamcenter
Zarządzanie treścią dokumentów
Części dokumentów posiadają
odpowiedni poziom szczegółowości
w celu zarządzania i ponownego
wykorzystania
Struktury dokumentów podobne
do zestawień materiałowych
skorelowane z raportami BOM
Funkcjonalność kopiowania
i klonowania
Klonowanie lub odwoływanie się
do istniejących zagadnień w celu
budowania spisu treści dokumentów
Klonowanie lub odwoływanie się
w ramach narzędzia tworzenia treści
Klonowanie lub odwoływanie się
do treści czy struktur
Funkcjonalność wyszukiwania
Wyszukiwanie typu „gdzie użyte”
Wyszukiwanie pełnej informacji
o meta danych oraz tekstach
w treści lub grafice
Różne typy zapytań – zapisane
oraz ad hoc
Zarządzanie zmianą
Wersja (wydanie dokumentu)
Sekwencja (okresowe zmiany/edycje)
Poziom treści (powiązanie lub
źródło przetłumaczonej treści)
Teamcenter rozwiązuje problemy tradycyjnie związane z tworzeniem dokumentów i publikacji
technicznych z uwzględnieniem obaw, że procesy te:
• Nie będą w stanie wprowadzić w życie spójnych metod tworzenia treści
• Zabiorą zbyt wiele czasu na wygenerowanie dokumentów
• Utrudnią wprowadzanie zmian inżynierskich
• Nie pozwolą, w sposób efektywny, ponownie wykorzystywać treści w różnych dokumentach
We współczesnej, opartej na wiedzy gospodarce, przedsiębiorstwa działają w taki sposób by spełniać
wymagania klientów w zakresie udostępniania bardzo precyzyjnych, właściwych i konsekwentnie
aktualizowanych informacji o produktach i usługach.
Teamcenter eliminuje powtarzające się, podatne na powstanie błędów procesy związane najczęściej
z opracowywaniem standardowych dokumentów i publikacji technicznych. Ponadto, pozwala autorom
dokumentów i zespołom projektowym w sposób zsynchronizowany tworzyć, zarządzać i publikować
ogromne ilości informacji technicznych.
Użytkownicy Microsoft Office pracują w środowisku aplikacji tego pakietu wykorzystując szablony
dla konkretnych typów dokumentów a także stosowne dane o produkcie, które pochodzą z systemu
Teamcenter. Użytkownicy pozostają w środowisku aplikacji Microsoft i jednocześnie współpracują
z Teamcenter w celu wyszukiwania, pobierania i wycofywania dokumentów oraz odznaczania zadań,
które zostały już wykonane.
Teamcenter automatycznie indeksuje pełny tekst dokumentu, co ułatwia sporządzenie recenzji.
Jeśli zachodzi konieczność opublikowania bardziej zaawansowanej dokumentacji, można wykorzystać
Teamcenter do dynamicznej publikacji poprzez wypełnianie arkusza stylu treścią w zależności
od konfiguracji, rewizji czy ze względu na efektywność. Z uwagi na to, że treść dokumentu jest
rozdzielona pod kątem formatu zdefiniowanego w danym arkuszu stylu, użytkownicy mogą w prosty
sposób przygotować dokument do wydruku, umieszczenia na stronie internetowej czy opracowania
interaktywnych, elektronicznych instrukcji obsługi technicznej (IETMs).
Ponadto, Teamcenter ułatwia publikowanie dokumentacji w wielu językach dla każdego formatu
danych wyjściowych. Teamcenter może być wykorzystany by stworzyć i opublikować:
Instrukcje obsługi produktów
• Instrukcje obsługi dla użytkownika i właściciela
• Katalogi poszczególnych części i całego produktu
Instrukcje pracy
• Arkusze procesu produkcji
• Instrukcje montażu/demontażu
• Dokumenty wsparcia logistycznego dla procesów MRO
• Instrukcje serwisowania i napraw
Dokumenty ogólne
• Specyfikacje
• Opisy zasobów
• Kosztorysy
• Etykiety produktu
Teamcenter
fact sheet
Funkcje c.d.
Koncepcje podstawowe
Tłumaczenie
Teamcenter pozwala zarządzać procesem rozwoju produktu oraz procesami wsparcia w zakresie tworzenia i publikowania dokumentacji w ramach spójnego, pojedynczego środowiska, które zapewnia całemu
zespołowi dostęp do pełni wiedzy o danym produkcie.
Zarządzanie treścią we wszystkich
językach
Matryca tłumaczeń do monitorowania statusu zadań tłumaczenia
oraz treści
Zamówienia i sekwencje działań
w procesie tłumaczenia do
zarządzania wewnętrznymi lub
zewnętrznymi zleceniami tłumaczeń
na każdym poziomie dokumentu
Możliwość automatycznego
odbioru i importu tłumaczeń
Brak ograniczeń co do liczby języków
Możliwość publikowania treści
w wymaganych językach
Teamcenter tworzy ścisłe powiązanie pomiędzy źródłem treści i jej wystąpieniami w jednym lub wielu
dokumentach. Ta asocjatywność umożliwia zarządzanie relacjami pomiędzy definicjami części i złożeń
(np. danymi CAD) oraz powiązanymi ilustracjami, które występują w dokumentach technicznych.
W odniesieniu do zarządzania treścią, Teamcenter oferuje środki do zachowania „formuły” (widoczność,
orientacja i odległości pomiędzy częściami w widoku rozstrzelonym) wykorzystywanej do stworzenia tych
ilustracji. W rezultacie, jeśli nastąpią zmiany w definicji, Teamcenter zaktualizuje ilustrację i zidentyfikuje
miejsca, w których jest ona wykorzystana. Następnie upoważnieni użytkownicy mogą ocenić wpływ
zmian i zaakceptować je lub odrzucić.
Teamcenter oferuje otwarte rozwiązania, które obsługują każdy system tworzenia treści wykorzystujący
języki strukturalne SGML/XML. Teamcenter obsługuje również wiodące w branży narzędzia publikacji
dając możliwość publikowania dokumentów w różnorodnych formatach.
Edytowanie
Możliwość przeglądania atrybutów
wystąpienia XML (tagów)
w dowolnym miejscu
Możliwość prostego wyszukiwania
i dodawania grafik
Konfigurowalne statusy cyklu
życia do kontrolowania wydań
na różnych etapach procesu
opracowywania dokumentu
Grafiki
Możliwość zarządzania wieloma
formatami i językami w celu
obsługi docelowych danych
wyjściowych z uwzględnieniem
formatów internetowych oraz PDF
Prostota użytkowania
Budując dokument można
do poszczególnych zagadnień
zastosować metodę „przeciągnij
i upuść”
Dostęp do meta danych
zagadnienia w czasie rzeczywistym
Wbudowana przeglądarka grafiki
Wbudowane funkcje podglądu
i publikowania podglądu
Nawigacja po strukturze dokumentu
na jednym lub wielu poziomach
odbywa się za pomocą prostego
kliknięcia
Związek typu „przeciągnij i upuść”
pomiędzy arkuszami stylów oraz
nagłówkami w celu uproszczenia
procesu konfiguracji i rejestracji
typów dokumentów
Opracowywanie sekwencji
tworzenia i przeglądania grafiki
Przypadki wykorzystania
Włączenie autorów dokumentów w środowisko PLM sprawia, że przyczyniają się oni do realizacji
procesów wprowadzania produktu na rynek i otrzymują możliwość czerpania treści o produktach, które
są im potrzebne do stworzenia wartościowych merytorycznie dokumentów. Dodatkowo, w przypadku
złożonych publikacji, zespoły odpowiedzialne za ich przygotowanie mogą je podzielić na mniejsze fragmenty, które są jednocześnie na tyle duże żeby uzasadnić dalsze zarządzanie nimi (lecz wystarczająco
małe żeby mogły zostać ponownie użyte w wielu różnych przypadkach), a następnie wykorzystać je
w pojedynczym źródle informacji w celu aktualizacji różnorodnych dokumentów.
Scenariusz zarządzania treścią zakłada, że można uzyskać dostęp do pojedynczego źródła PLM w celu
wprowadzenia zmiany pojedynczego komponentu, a następnie zastosować tą zmianę w wielu dokumentach
jednocześnie. Praktyka ta jest szczególnie cenna dla zapewnienia spójności i precyzji informacji. Pojedyncze
źródło zmniejsza koszty tłumaczeń ponieważ ogranicza liczbę zleceń tłumaczeń i zezwala jedynie na
opracowanie materiału, który dotyczy zmodyfikowanych komponentów. W następnej kolejności pozawala
wykorzystać te przetłumaczone fragmenty, aby zaktualizować treść w wielu różnych dokumentach.
Automatyzacja kluczowych procesów tworzenia dokumentów. Funkcjonalności procesów workflow
dostępne w Teamcenter, pozwalają zespołom odpowiedzialnym za tworzenie dokumentów przyspieszyć
realizację procesów recenzji/zatwierdzania, zoptymalizować procesy wprowadzania zmian i uruchamiać
procesy publikacji dostosowanych do danej grupy docelowej odbiorców. Sekwencje działań wykonywane
pod kontrolą systemu Teamcenter pozwalają firmom publikować i dostarczać właściwą informację
do odpowiednich osób na właściwym etapie cyklu życia produktu.
Zespoły odpowiedzialne za tworzenie dokumentacji mogą wykorzystać funkcjonalności do zarządzania
zmianą by zapewnić, że zmiany w odniesieniu do produktów są dokonane za pomocą standardowych,
najlepszych praktyk i uwzględniają wprowadzenie koniecznych zmian w dokumentacji. Ponadto,
sekwencje działań wykonywane pod kontrolą Teamcenter mogą automatycznie zainicjować procesy,
których zwieńczeniem będzie dostarczenie publikacji dla odpowiedniej grupy docelowej odbiorców
we właściwych formatach.
Integracja kompleksowego procesu opracowywania produktu. Pojedyncze źródło wiedzy o produkcie,
które zapewnia Teamcenter integruje zespoły odpowiedzialne za inżynierię produktu i tworzenie
dokumentacji w ramach środowiska, w którym każda zmiana jest odnotowana i zakomunikowana
wszystkim uczestnikom procesu wprowadzania produktu na rynek. Zmiany inżynierskie mogą zostać
błyskawicznie zidentyfikowane a poszczególne treści, takie jak np. grafika, mogą zostać automatycznie
wygenerowane a następnie zastosowane w dokumentach i publikacjach.