Protokół zebrania Zarządu Uczniowskiego Klubu Brydża

Protokół zebrania Zarządu
Uczniowskiego Klubu Brydża Sportowego „Dąbrówka”
z dnia 2 września 2014 roku
Dnia 2 września 2014 roku o godz. 16:30 w Poznaniu przy ul. Żeromskiego 8/12 odbyło
się zebranie Zarządu Uczniowskiego Klubu Brydża Sportowego „Dąbrówka”. W zebraniu
udział wzięli członkowie Zarządu: Jan Sibilski (Prezes), Jakub Domeracki, Paweł Łuczak,
Michał Moryson, Marcin Pędziński, Piotr Śmieliński i Michał Zimniewicz. W zebraniu brali
także udział z głosem doradczym Małgorzata Kusiak i Paweł Szczygieł – członkowie
Komisji Rewizyjnej. W protokole oznaczono dalej obecnych ich inicjałami.
Zebranie otworzył Prezes Zarządu JS. Wobec obecności wszystkich 7 członków Zarządu
stwierdzono na podstawie §17 ust. 2 statutu zdolność do podejmowania uchwał. Prezes
przedstawił zebranym porządek obrad, który został jednogłośnie przyjęty:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Omówienie spraw zaległych od poprzedniego zebrania
Rozgrywki ligowe
Sprawy szkoleniowe
Składki członkowskie
10-lecie Klubu i Memoriał Olka Czwakiela
Wolne głosy i wnioski
Ad. 1. MZ zapoznał zebranych z listą niezakończonych spraw po poprzednim zebraniu
Zarządu:
1) Miejsce publikacji komunikatów w Internecie: strona internetowa vs. forum vs.
Facebook – długa dyskusja, wiele argumentów za i przeciw każdej opcji. Temat nie
został do końca rozstrzygnięty, ale wszyscy zgodzili się, że wszystkie ważne
informacje powinny pozostać na stronie internetowej, a to z myślą zwłaszcza
o sponsorach, rodzicach i innych osobach, które chcą zapoznać się z działalnością
Klubu.
2) Temat nowej strony internetowej Klubu – mimo kilku prób nowa strona
internetowa nie została przygotowana od poprzedniego zebrania Zarządu. MZ
wskazał, że nie zdefiniowano wcześniej wad obecnej strony i trzeba to omówić,
aby było jasne, jakie cechy musi mieć nowa (lub odświeżona) strona internetowa,
aby spełniała bieżące wymagania Klubu. Przedyskutowano wady obecnej strony
i wyliczono punkty, które powinny być zrealizowane, aby poprawić stan rzeczy.
Niezbędne jest przywrócić na stronę archiwalne wiadomości o osiągnięciach, dać
możliwość dodawania krótkich wpisów dokumentujących działalność Klubu
większej liczbie osób, odświeżyć szatę graficzną. Wpisy o bieżących działaniach
mają publikować (lub przypilnować publikowania przez innych) m.in. PŁ i JD.
3) Zasady obiegu dokumentów – temat nie został ruszony od poprzedniego
spotkania, należy się nim zająć do czasu kolejnego zebrania, a przede wszystkim
przypilnować wszystkich, w szczególności członków Zarządu, by właściwie tych
zasad przestrzegali (dokumentowanie wyjazdów, faktury itp.).
4) Struktura organizacyjna Klubu – większość szefów działów nie dokooptowała
jeszcze „współpracowników”. Prezes zobowiązał się do wyznaczenia osób
odpowiedzialnych za dział organizacyjny i np. za gablotę szkolną po 9 września br.
Zauważono, że brakuje osób do „obsadzenia” zadań związanych z marketingiem
i pozyskiwaniem sponsorów. Skarbnik zapewnił, że dział finansowy może działać
sam, o ile członkowie Zarządu i członkowie Klubu będą przestrzegać zasad obiegu
dokumentów.
5) Szkolenie – miały zostać przedstawione koncepcje, temat zostanie szerzej
omówiony w dalszym punkcie porządku obrad.
6) Dofinansowanie obozu w Niedermühlen – na stary adres Klubu wpłynęło pismo
opisujące formalności, które Klub musi spełnić, aby uzyskać częściowy zwrot
kosztów organizacji obozu. Pismo odebrał MM, ma przekazać MZ do dokumentacji.
Sekretarz ma przekazać skan Prezesowi i Skarbnikowi (na dzień sporządzenia
niniejszego protokołu zostało to już zrealizowane). Dalej tematem zajmie się
Prezes osobiście.
7) Klubowy Ranking Dąbrówki – pozostały liczne nieodebrane nagrody za
poprzednią edycję rankingu. Skarbnik przygotuje zestawienie, komu przysługuje
jeszcze nieodebrana nagroda. Zarząd postanowi następnie, w jakiej formie tę
nagrodę można zrealizować oraz w jakim terminie.
8) Składka członkowska na rzecz Klubu – MZ przypomniał o podjętej przez zarząd
uchwalę (nr 7/2014 z dn. 16.04.2014) wprowadzającej od 1 lipca br. składkę
członkowską od starszych członków Klubu. Sekretarza zobowiązano do
przygotowania odpowiedniego komunikatu o składce, opublikowania go na
stronie internetowej Klubu oraz przekazanie drogą mailową możliwie szerokiemu
gronu członków. Ustalono 31 października terminem wpłat składek na konto
Klubu.
Ad. 2. Omówiono następnie temat rozgrywek ligowych. Zdecydowano, że Klub będzie
w dalszym ciągu organizował jedną grupę Poznańskiej Ligi Okręgowej na zasadach jak
w latach ubiegłych. Odpowiedzialnym za ligę wyznaczono MM. Po dyskusji ustalono, że
Klub wystawi 5 drużyn w tej lidze. Składki drużynowe za te drużyny opłaci Klub.
Kapitanowie mają przekazać składy drużyn do 12 września br. do MM i MZ.
Następnie przedyskutowano temat oddawania walkowerów w lidze okręgowej przez
drużyny Dąbrówki i zdecydowano, że każda drużyna musi wnieść na konto Klubu kaucję
w wysokości 25 zł od zawodnika w terminie do 31 października br. Kaucja będzie zwrotna
w przypadku nieoddania przez drużynę żadnego walkowera w rozpoczynającym się
sezonie.
Omówiono również temat składek drużynowych od drużyn Dąbrówki w ligach wyższych.
Jednogłośnie postanowiono, że składkę drużynową za młodzieżową Dąbrówkę Gimbazę
(III liga) opłaci w całości Klub, natomiast za Dąbrówkę Senior Poznań Klub opłaci część
składki drużynowej, proporcjonalnie do udziału zawodników młodzieżowych w składzie
tej drużyny. Pozostałych drużyny dorosłych (Dąbrówka Starka – I liga i Dąbrówka MM –
III liga) Klub nie będzie dofinansowywał. Kapitanowie drużyn III-ligowych mają dokonać
zgłoszeń do WZBS do 7 września br.
Ad. 3. Prezes omówił następnie plany szkoleniowe na najbliższe tygodnie i przedstawił
zebranym projekt organizacji zajęć piątkowych, który stanowi załącznik do protokołu.
Zauważono, że Klub ma problem ze znalezieniem osoby, która mogłaby prowadzić zajęcia
dla grup bardziej zaawansowanych. Przedyskutowano także i pozytywnie przyjęto
pomysł organizacji turniejów „mistrz”+junior, gdzie w roli „mistrzów” występowałaby
także starsza młodzież Klubu (studenci i starsi). Najbliższy taki turniej zaplanowano na
26 września br.
Ad. 4. Wobec omówienia tematu składek członkowskich w ramach pkt. 1 porządku obrad,
w tym miejscu temat nie został podjęty.
Ad. 5. W kolejnym punkcie porządku obrad omówiono stan przygotowań do 10-lecia
Klubu:
‒ Prezes przygotował pismo do rodziców i potencjalnych sponsorów. Pismo
wymaga jeszcze poprawek redakcyjnych, w czym ma pomóc Zarząd. 3 września br.
pismo ma zostać wysłane przez Dyrektora VII LO do rodziców uczniów.
‒ Podczas dyskusji wymieniono potencjalne osoby, do których można się zwrócić
o wsparcie finansowe jubileuszu.
‒ Omówiono ponownie plan obchodów i zdecydowano, żeby opublikować go
w najbliższym czasie w Internecie.
‒ MK omówiła stan organizacji gadżetów dla uczestników Jubileszu – koszulek,
które trzeba by zamówić ok. 20 września, i innych, których czas realizacji jest
krótszy i wystarczy to zrobić na początku października.
W związku z dużą liczbą spraw organizacyjnych, które trzeba jeszcze podjąć,
zdecydowano o kontynuowaniu wielu wątków drogą mailową pomiędzy Zarządem
i Komitetem Organizacyjnym Jubileuszu.
Wobec wyczerpania porządku obrad na tym zebranie zakończono.
Michał Zimniewicz
Sekretarz