PROJEKT REKOMENDACJI NR 33 UN/CEFACT I WYTYCZNE DLA

Projekt Rekomendacji Nr 33 UN/CEFACT
Europejska Komisja Gospodarcza
Komitet Rozwoju Handlu, Przemysłu
i Przedsiębiorstw
Centrum dla Racjonalizacji Handlu
i Elektronicznego Biznesu (CEFACT)
PROJEKT REKOMENDACJI NR 33 UN/CEFACT I WYTYCZNE DLA
TWORZENIA „JEDNEGO OKIENKA” (SINGLE WINDOW),
aby poprawić skuteczną wymianę informacji między handlem i rządem
Dokument ten przeszedł przez obszerny proces recenzji różnych organizacji przemysłowych,
rządowych i międzynarodowych. Został on przedłożony Międzynarodowej Grupie Roboczej Procedur
Handlu (ITPWG - TBG15) UN / CEFACT Międzynarodowej Grupie Procesów Handlu i Biznesu (TBG)
jako dokument na konferencji dla 10 -tej Sesji Plenarnej UN / CEFACT w maju 2004 roku.( Dokument
nr TRADE / CEFACT / 2004 / MISC.7). Na sesji plenarnej zgłoszona została jedna poprawka do
wytycznych, przez delegacje brytyjską, dotycząca uzupełnienia zestawu danych podstawowych.
1. Wprowadzenie
1
W wielu krajach, firmy uczestniczące w handlu międzynarodowym muszą regularnie przygotować i
przedłożyć bardzo dużo informacji i dokumentów władzom rządowym, by zastosować się do wymagań
kontrolnych dotyczących importu, eksportu i tranzytu. Te informacje i dokumentacja muszą być
złożone przez kilka różnych agencji, każdy z nich za pomocą własnego (ręcznego lub
zautomatyzowanym) systemy i formularza papierowego. Te obszerne wymagania, razem z
towarzyszącymi im kosztami, mogą stanowić poważny ciężar zarówno dla rządów jak i środowiska
biznesowego i mogą też być poważną barierą do rozwoju międzynarodowego handlu.
Jednym podejściem do rozwiązania tego problemu jest ustanowienie systemu "Jednego Okienka Single Window" dzięki niemu informacje i/lub dokumenty dotyczące handlu potrzebują złożenia ich
tylko jeden raz w pojedynczym punkcie wejścia. To może poprawić dostępność i obsługiwanie
informacji, przyśpieszyć i uprościć strumienie informacji między handlem i rządem i doprowadzić do
większej harmonizacji i uczestnictwa w odpowiednim przepływie danych w systemach rządowych,
przynosząc znaczące zyski wszystkim stronom uczestniczącym w handlu ponad-granicznym. Użycie
takiego udogodnienia może skończyć się ulepszoną wydajnością i skutecznością oficjalnych kontroli i
może zmniejszyć koszty zarówno dla rządów jak i handlowców dzięki lepszemu wykorzystaniu
środków.
Jedno Okienko jest, dlatego, praktycznym stosowaniem koncepcji ułatwiania handlu, oznaczającej
ograniczenie nie-celnych barier handlu i może dostarczyć natychmiastowe korzyści dla wszystkich
członków handlowej społeczności.
2. Cel
W kontekście tej Rekomendacji, Jedno Okienko - Single Window jest zdefiniowane jako
udogodnienie, które pozwala, stronom uczestniczącym w handlu i transporcie, umieścić
standaryzowane informacje i dokumenty w pojedynczym punkcie wejścia, by spełniać wszystkie
wymagania kontrolne dotyczące importu, eksportu i tranzytu. Jeśli informacja jest elektroniczna,
wtedy indywidualne elementy danych powinny zostać przekazane tylko raz.
1
Przedsiębiorstwa zawierające eksporterów i importerów, wysyłających fracht, agentów transportu morskiego, brokerów celnych,
transportowców, przewoźników i innych grup, bezpośrednio zaangażowanych w obrocie towarowym.
W realnych warunkach Jedno Okienko (Single Window), ma na celu przyśpieszenie i uproszczenie
strumieni informacji między handlem i rządem i przyniesienie znaczących zysków dla wszystkich stron
zaangażowanych w handel ponad-graniczny. Jedno Okienko ogólnie, jest zarządzane centralnie przez
wiodąca agencję, umożliwiając odpowiednim jednostkom rządowym i władzom uzyskać lub posiadać
dostęp do informacji dla ich potrzeb. W dodatku, uczestniczące jednostki rządowe i władze powinny
skoordynować ich nadzór. W niektórych przypadkach, Jedno Okienko może dostarczyć udogodnień
dla płatności odpowiednich opłat celnych, podatków i opłat.
Jedno Okienko niekoniecznie pociąga za sobą wprowadzanie i używanie wysokiej techniki informacji i
komunikacji (ICT), chociaż ułatwienie, często może być znacznie rozszerzone, jeśli rządy zidentyfikują
i zaadoptują, dla Jednego Okienka, odpowiednie techniki ICT.
3. Korzyści
Wprowadzanie Jednego Okienka może być bardzo korzystne zarówno dla administracji rządowej jak i
dla handlu. Dla administracji rządowej może przynieść lepsze kierowanie ryzykiem, poprawienie
poziomu bezpieczeństwa i zwiększenie uzyskania dochodu z zapewnioną zgodą kupców. Środowisko
handlu odnosi korzyść z przezroczystej i przewidywalnej interpretacji stosowanych zasad i lepszego
wykorzystania zasobów ludzkich i finansowych, czego wynikiem są znaczne zyski w produktywności i
rywalizacji.
Wartość takiego udogodnienia dla rządów i kupców posiada duże znaczenie w nowym bezpiecznym
środowisku z jego wpływem na rozwój informacji i analizę ryzyka.
4. Środowisko
Wprowadzenie Jednego okienka, często wymaga, po pierwsze, badania wykonalności i wymaga, aby
analiza określiła jego potencjalny zakres, poziom i naturę wymagań, danych i innych potrze
informacyjnych, zagadnień prawnych, opcji wdrażania (zawierającego możliwe fazy wprowadzania),
możliwości i rodzaju wdrożenia pilotażowego, kosztów wprowadzania pod różnymi scenariuszami,
inne wymagane środki (ludzkie, techniczne, itp.), potencjalnych korzyści i ryzyka, określenia czasu,
strategii wprowadzania i zarządzania.
Najważniejsze warunki wstępne dla pomyślnego wprowadzania udogodnienia Jednego Okienka to
polityczna wola rządu i właściwych władz rządowych oraz pełnego poparcia i udziału środowiska
biznesowego. Niezbędne będzie rozwinięcie podstawowej struktury prawnej, zawierającej
wprowadzenie praw prywatności i reguł gwarantujących prywatność i bezpieczeństwo w wymianie
informacji.
5. Wykorzystanie międzynarodowych standardów
Przy wprowadzaniu w życie systemu Jednego Okienka, usilnie zachęca się rządy i handel, aby
rozważyć użycie istniejących rekomendacji, standardów i narzędzi, które zostały rozwinięte w ciągu
ostatnich lat przez agencje wewnątrz-rządowe i organizacje międzynarodowe, takie jak UNECE,
UNCTAD, WCO, IMO, ICAO i ICC. Użycie standardów i dostępnych narzędzi pomoże zapewnić, że
opracowane systemy dla wprowadzenia w życie Jednego Okienka są bardzo odpowiednie, by być
kompatybilnymi z podobnymi zastosowaniami w innych krajach i czasowo mogą też pomóc w
wymianie informacji między takimi udogodnieniami.
6. Rekomendacja
Centrum ONZ dla Racjonalizacji Handlu i Elektronicznego Biznesu (UN / CEFACT), będąc świadome,
że ustanowienie udogodnień Jednego Okienka (Single Window) jak opisano w tym dokumencie z
załączonymi wytycznymi może zharmonizować i uprościć wymianę informacji między rządem i
handlem i zważywszy, że to przyniesie realne korzyści zarówno rządom jak i dla handlu, rekomenduje,
aby rządy i jednostki zaangażowane w handel międzynarodowy i obrót towarów:
1. Aktywnie rozważyły możliwość wprowadzania w życie udogodnień Jednego Okienka w ich
kraju, który pozwala:
- stronom zaangażowanym w handlu i transporcie umieszczanie standaryzowanych informacji i
dokumentów w pojedynczym punkcie wejścia, tak by spełniać wszystkie wymagania kontrolne
związane z importem, eksportem i tranzytem. Jeśli informacja jest elektroniczna, wtedy
indywidualne elementy danych powinny być wprowadzone tylko raz.
dzielić się wszystkimi informacjami w odniesieniu do międzynarodowych transakcji handlowych,
które jest wspierane przez prawną strukturę, która dostarcza prywatności i bezpieczeństwa w
wymianie informacji;
- aby taki pojedynczy punkt wejścia poszerzył albo dostarczył dostępu do odpowiednich informacji
dla uczestniczących władz rządowych albo autoryzowanych agencji i, tam gdzie to istotne,
skoordynować kontrole różnych władz rządowych;
na dodatek udogodnień, w celu dostarczenia odpowiednich informacji administracji rządowej
związane z handlem i akceptować opłaty celne i inne koszty.
2.Uczestniczyły w tworzeniu udogodnień Jednego Okienka na narodowym poziomie przez starania
współpracy z wszystkimi właściwymi władzami rządowymi i środowiskiem biznesowym;
3.Poważnie rozważyły wytyczne załączone do tej rekomendacji przy wprowadzaniu własnych
udogodnień Jednego Okienka.
-
UN / CEFACT zaprasza rządy do udziału i informowania sekretariatu EKG/ONZ (UNECE), o
doświadczenia i działalności prowadzącej do wdrażania udogodnień Jednego Okienka w ich
poszczególnych krajach.
PROJEKT WYTYCZNYCH UN/CEFACT DLA TWORZENIA „JEDNEGO OKIENKA” (SINGLE
WINDOW),
aby poprawić skuteczną wymianę informacji między handlem i rządem
Projekt końcowy wersja O2 Wydany jako załącznik do Rekomendacji Nr 33
2 lipca 2004
1. WPROWADZENIE
Te wytyczne, której są uzupełnieniem Rekomendacji Nr 33 UN/CEFACT dotyczącej tworzenia
Jednego Okienka - Single Window, są zaprojektowany jako pomoc rządom i jednostkom handlu, w
planowaniu i tworzeniu udogodnień Jednego Okienka dla wymagań kontrolnych w imporcie, eksporcie
i tranzycie. Dostarczają one przeglądu głównych zagadnień, na które należy zwrócić uwagę,
niektórych dostępnych narzędzi i działań, jakie należy podjąć.
2. CO TO JEST JEDNO OKIENKO (SINGLE WINDOW)?
Jak podano w Rekomendacji Nr 33 UN / CEFACT, koncepcja Jednego Okienka obejmuje w tych
wytycznych odniesienia do udogodnień, które pozwalają stronom zaangażowanym w handlu i
transporcie na umieszczenie standaryzowanych informacji i dokumentów w pojedynczym punkcie
wejścia, dla wypełnienia wymagań kontrolnych w imporcie, eksporcie i tranzycie. Jeśli informacja jest
elektroniczna, wtedy indywidualne elementy danych powinny być wprowadzone tylko raz.
3. JAKIE SĄ NAJBARDZIEJ POPULARNE MODELE DLA JEDNEGO OKIENKA?
Chociaż istnieje wiele możliwych podejść do tworzenia Jednego Okienka, to z przeglądu, różnych
2
systemów, które są aktualnie opracowane lub będą uruchamiane, podjętego przez Międzynarodową
Grupę Roboczą Procedur Handlu (ITPWG - TBG15) UN / CEFACT wyróżnione zostały trzy
podstawowe modele. Jednakże, przed rozważaniem tych modeli, ważnym jest, aby wskazać że:
• Chociaż wiele procedur biznesu i handlu jest wspólne dla wszystkich krajów, każdy kraj też
będzie miał własne unikalne wymagania i warunki;
• Jedno Okienko powinno reprezentować zamkniętą współpracę między wszystkimi
zainteresowanymi rządowymi władzami i agencjami i środowiskiem handlowym;
• Jedno Okienko niekoniecznie pociąga za sobą wprowadzanie i używanie wysokiej techniki
informacji i komunikacji (ICT), chociaż ułatwienie, często może być znacznie rozszerzone, jeśli
rządy zidentyfikują i zaadoptują, dla Jednego Okienka, odpowiednie techniki ICT
2
W przygotowywaniu tych wytycznych , UN / CEFACT International Trade Procedures Working Group (ITPWG / TBG15) dokonał
przeglądu działań lub rozwoju systemów Jednego Okienka w Australii, Republice Czech, Finlandii , Japonii, Mauritiusie, Netherlands,
Norwegii, Szwecji, Singapurze, Thailandii, Wielkiej Brytanii i USA.
Trzema podstawowymi modelami dla Jednego Okienka są:
a) ) Jeden Organ Władzy (Single Authority), który otrzymuje informację, albo na papierze albo
elektronicznie, przekaże tą informację do wszystkich stosownych władz administracji rządowej i
koordynuje kontrolę, by zapobiec przesadnym utrudnieniom w łańcuchu logistycznym. Na przykład , w
Szwedzkim Jednym Okienku, administracja celna wykonuje wybrane zadania w imieniu niektórych
władz w pierwszym rzędzie dla Narodowej Administracji Celnej (importu VAT), Szwedzkiej statystyki (
statystyka handlu), Szwedzkiej Rady Rolniczej (Swedish Board of Agriculture) i narodowego
Ministerstwa Handlu ( koncesjonowanie importu)
Single Authority- Jeden Organ Władzy
Trader (inc.transport) – Handlowiec ( z włączeniem transportu)
Electronic - elektronicznie
Paper – papier
Authority 1, 2 , 3, 4 - Organ Władzy 1, 2 , 3, 4
b) Pojedynczy zautomatyzowany system dla zbioru i rozpowszechniania informacji
(państwowy albo prywatny), który łączy elektroniczny zbiór, użycie i rozpowszechnianie (i
przechowywanie składowanie) danych odnoszących sie do handlu ponad granicznego
(międzynarodowego). Na przykład, Stany Zjednoczone uruchomiły program, który pozwala
handlowcom przekazywać standardowe dane tylko raz, a system przetwarza i rozprowadza dane
do agencji, które są zainteresowanie transakcją. Są różne możliwości:
a. System zintegrowany: Dane są przetworzone przez system
b. Interfaced System (zdecentralizowany): Dane są wysłane do agencji dla przetwarzania
c. Połączenie a i b
c) Zautomatyzowany System Informacji Transakcji (An automated Information Transaction
System), gdzie handlowcy mogą złożyć elektroniczne deklaracje handlowe do różnych władz dla
przetwarzania i aprobaty w pojedynczym zgłoszeniu się. W tym podejściu, aprobaty są
transmitowane elektronicznie od rządowych władz do komputerów handlowców. Taki system jest
w użyciu w Singapurze i i Mauritiusie. Ponadto, w systemie singapurskim, opłaty, podatki i cło są
konfigurowane automatycznie i są potrącane automatycznie z kont bankowych handlowców.
Kiedy zakłada się taki system, należy rozważyć wykorzystanie głównego zestawu danych, który
składa się z określonych tożsamości, które są, z góry, wstępnie identyfikowane i wstępnie
3
uprawomocnione dla wszystkich istotnych transakcji.
3
Odnośnie informacji uzupełniającej dotyczącej głównego zestawu danych, UN / TRADE / CEFACT / 2002/32 / Rev 2 - " Rekomendacja
ułatwień dotycząca dostarczania wytycznych dla wdrażania elektronicznego biznesu.- w szczególności Załącznik 3 dotyczący upraszczania
elektronicznego biznesu. Patrz aneks D dla pełnego wykazu istniejących międzynarodowych rekomendacji, standardów i narzędzi
3.1 Agencja wiodąca dla Jednego Okienka
Odpowiednia agencja, wiodąca w ustanowieniu i obsłudze Jednego Okienka, będzie się różnić w
4
poszczególnych krajach w zależności od rozwiązań prawnych, politycznych i organizacyjnych. .
Agencja wiodąca musi być bardzo silną organizacją z konieczną wizją, władzą (prawną), z politycznym
poparciem, dysponująca zasobami finansowym i ludzkimi i interfejsami do innych kluczowych
organizacji. W niektórych przypadkach, z powodu swojej decydującej roli, przyjmowanej informacji i
dokumentacji i jej kluczowej pozycji na granicy, administracji celnej, w zarządach portów, może być
agencją najlepiej dostosowaną, by prowadzić uruchamianie i wdrażanie Jednego Okienka. Mogą one
być także punktami "wejścia" dla odbioru i koordynacji strumienia informacji związanej ze spełnieniem
wymagań kontrolnych na wszystkich przejściach granicznych.
Jednakże, wiodącą organizacją niekoniecznie musi być organizacja rządowa, może to być jednostka
pozarządowa, taka jak Izba Gospodarcza lub organizacja pół-rządowa taka jak Rada Handlu.
Jednakże, organizacje pozarządowe (prywatne) na ogół nie posiadają prawnej władzy, aby wydawać i
przyjmować informacje i dokumenty i nie mają uprawnienia do wprowadzania reguł. Dlatego, w takim
scenariuszu, może być koniecznym, dla prywatnej organizacji, poszukanie wyraźnego formalnego
poparcia organizacji rządowej, która ma taką władzę do swojej dyspozycji.
Jednym z przykładów państwowo-prywatnej spółki, która doprowadziła do utworzenia Jednego
Okienka była mauretańska spółka usług sieciowych ( Mauritius Network Services Ltd), w Mauritiusie.
Jest to trójstronne przedsiębiorstwo join-venture, obejmujące przedstawicieli sektora państwowego i
prywatnego oraz zagranicznego technicznego partnera. (patrz Aneks A dla uzyskania bliższych
informacji).
Z dwunastu Pojedynczych okienek, objętych przeglądem przy opracowywaniu tych wytycznych,
większość z nich była prowadzona przez administracje celną. Dystrybucja jest następująca:
• Administracja celna ( a włączeniem Ministerstwa Finansów): 7
• Władze portowe: 2
4
Agencja wiodąca mogłaby mieć tylko rolę koordynacyjną (przykład Holandia), albo mogłoby być konieczne ustalenie pewnego
rodzaju porozumienia, aby przekazać czynności i odpowiedzialność udziałowcom i organizacjom, albo przedsiębiorstwom
(państwowo/prywatnym albo prywatnym), które prowadzą jedno okienko. To powiązanie (relacja) mogłaby być poddawane okresowej
ocenie.
• Inne władze rządowe: 1
• Państwowo / prywatna spółka: 2
4. JAKIE SĄ KORZYŚCI Z ZAKŁADANIA JEDNEGO OKIENKA?
Jedno Okienko może uprościć i ułatwić, w szerokim zakresie, proces dostarczania i rozdzielania
koniecznej informacji, aby spełniać wymagania kontrolne związane z handlem zarówno władz jak i
handlowców. Użycie takiego systemu może prowadzić do lepszej wydajności i skuteczności
oficjalnych kontroli i może zmniejszyć koszty zarówno dla rządów i handlowców w wyniku lepszego
wykorzystania zasobów.
4.1 Korzyści dla rządu
System Jednego Okienka może doprowadzić do lepszego połączenia istniejących rządowych
systemów i procesów, kiedy w tym samym czasie promują bardziej otwarte i ułatwione podejście do
procedur, jakie maja miejsce przy komunikowaniu się administracji rządowej z biznesem. Na przykład,
gdy handlowcy będą składać wszystkie wymagane informacje i dokumenty przez pojedynczą
jednostkę, mogą być ustanowione bardziej efektywne systemy dla szybszego i dokładniejszego
nadania mocy prawnej i dystrybucji tych informacji do wszystkich odnośnych agencji rządowych. To
będzie także skutkować lepszą koordynacją i współpracą między administracjami rządowymi
związanymi z działalnością jednostek handlowych.
Techniki zarządzania ryzykiem dla celów kontroli i egzekwowania, mogą też zostać poprawione przez
udogodnienia Jednego Okienka, które zbiera wszystkie dane w sposób systematyczny, co skutkuje
pewniejszymi i skuteczniejszymi procedurami handlowymi. Dalsze, wprowadzanie systemu płatności
w Jednym Okienku, zapewnia szybką i dokładną płatność rządowym władzom i agencjom
wymaganych podatków i innych opłat.
Jedno Okienko, które dostarcza aktualnej informacji dotyczącej stawek celnych i innych prawnych i
proceduralnych wymagań będzie ograniczać jakieś niezamierzone błędy i powiększać dostosowanie
się handlowców. W dodatku , gromadzenie i koordynacja wymaganej informacji i dokumentacji handlu,
przez Jedno Okienko zmniejszą użycie zarówno zasobów ludzkich jak i finansowych, umożliwiając
rządom przemieszczenie zasobów, poprzednio użytych do zadań administracyjnych do obszarów
większego zainteresowania i znaczenia
Korzyści dla rządu
• Efektywniejszy i skuteczniejsze wykorzystanie zasobów
• Skorygowane (i często powiększone) uzyskanie dochodów
• Usprawnione podporządkowanie się handlowców
• Rozszerzone bezpieczeństwo
• Powiększona integralność i przejrzystość
4.2 Korzyści dla handlu
Główną korzyścią dla środowiska handlu, z systemu Jednego Okienka, jest możliwość skorzystania z
jednego punktu dla jednorazowego przekazania wszystkich wymaganych informacji i dokumentacji do
wszystkich agencji rządowych agencji mających do czynienia z procedurami importu, eksportu i
tranzytu.
Ponieważ Jedno Okienko umożliwia rządom przetworzyć złożone informacje, dokumenty i opłaty
zarówno szybciej i dokładniej, handlowcy y powinni odnosić korzyść z szybszej odprawy i uzyskanie
czasu pozwalającego im na przyspieszenie systemu dostaw. W dodatku, poprawiona przejrzystość i
powiększona możliwość prognozowania mogą w znacznej mierze ograniczyć potencjalne zachowania
korupcyjne zarówno ze strony sektora państwowego jak i prywatnego.
Jeśli Jedno Okienko funkcjonuje jako punkt skupiający, umożliwiający dostęp do uaktualnionej
informacji o aktualnych regułach handlowych, przepisach i regułach, wymaganiach dotyczących
regulacji i dostosowania się, to obniży administracyjne koszty transakcji handlowych i pobudzi większe
dostosowanie się handlowców.
.
Korzyści dla handlu
• Cięcie kosztów przez zmniejszanie opóźnień
• Szybsze odprawy i zwolnienia
• Przewidywalne wdrożenia i wytłumaczenie reguł
• Efektywniejsze i skuteczniejsze wykorzystanie zasobów
• Zwiększona przejrzystość
5. USŁUGI DOSTARCZANE PRZEZ JEDNO OKIENKO
System Jednego Okienka może dostarczyć szeroki wybór usług i udogodnień zależnych od jego
5
projektowania i obszaru zastosowania . Krótkie streszczenie usług dostarczonych przez wybrane
przykłady istniejących Pojedynczych okienek są przedstawione poniżej. Bardziej kompletne opisy,
zawierające dodatkowe szczegóły dotyczące korzyści, modelu wprowadzania i modelu finansowego
są dostarczone w Aneksie A.
Mauritius: Jedno Okienko na Mauritiusie pozwala na przedkładanie deklaracji celnych, ich
przetwarzanie i zwrot środkami elektronicznymi przez TradeNet, własnościowy system opracowany
przez Mauritius Network Services Ltd. przy współpracy z Singapore Network Services Ltd. (który
teraz działa pod nazwą "'Crimson Logic"). System jest aplikacją sieciową opartą na EDI, która
pozwala na elektroniczną transmisję dokumentów między różnymi stronami uczestniczącymi w
obrocie towarowymi importu i eksportu a mianowicie ruchu importu i dóbr eksportu, Ministerstwo Cła i
Akcyzy, spedytorzy , agenci wysyłkowi, brokerzy celni, spółki dostarczania ładunków, Ministertwo
Handllu, operatorzy strefy wolno cłowej, importerzy i eksporterzy. (Customs & Excise Department,
Forwarders Freight, Shipping Agents, Brokers Customs, Corporation Handling Cargo, Ministry
Commerce, Operators w Freeport i Importers i Exporters). Do TradeNet będą w przyszłości
podłączone także banki , aby uwzględnić elektroniczn płatność opłat obowiązków i podatków przez
Mauritius Automated Clearing i System Settlement (MACSS) Bank Mauritius
TradeNet dostarczył także Ministerstwu Cła i Akcyzy (Customs & Excise Department) możliwości
uczestnictwa w głównym projekcie komputeryzacji, za pomocą wprowadzania systemu zarzadzania
cłem (System Management Customs (CMS), który łączy w sobie przetwarzanie, aprobatę i zwolnienia
deklaracji celnych.
Źródło dla uzupełniającej informacji:
< http://mns.intnet.mu/projects/tradenet.htm >
Szwecja: Szwedzki system jednego okienka, znany jako „Wirtualne biuro celne” - "Virtual Office
Customs” (VCO), uwzględnia elektroniczne deklaracje celne i podania o import, pozwolenia eksportu i
licencje dla strategicznych produktów. Może on być zintegrowany z systemem biznesu handlowców i
może automatycznie uaktualnić zmiany w stawkach taryf, kodach taryfy i taryfach opłat. Jedno
Okienko zawiera także wszystkie wymagania związane z handlem, zarządzenia i może dostarczyć
handlowcom zautomatyzowane uaktualnienia zmian, przez usługi Internetowe i / albo SMS. VCO
oferuje też interakcyjne kursy szkoleniowe i możliwość przystosowania i utworzenia osobistego
wirtualnego biura celnego, które zawiera wszystkie informacje i procedury, których używa każdy
handlowiec i znajduje to, co jest związane z jego wymaganiami i potrzebami.
5
W przygotowywaniu tych wytycznych , UN / CEFACT International Trade Procedures Working Group (ITPWG / TBG15) dokonał
przeglądu działań lub rozwoju systemów Jednego Okienka w Australii, Republice Czech, Finlandii , Japonii, Mauritiusie, Netherlands,
Norwegii, Szwecji, Singapurze, Thailandii, Wielkiej Brytanii i USA.
Deklaracje eksportowe i importowe mogą być przetworzone zarówno przez Internet i EDIFACT.
Wszystkie usługi są złożone na pojedynczej stronie sieci VCO, aktualnie dostępne jest więcej niż 150
e - usług. Informacja i procedury na VCO udostępniane są w dziesięciu różnych językach.
System aktualnie obejmuje szwedzką administrację celną ( agencja wiodąca), szwedzka radę
rolnictwa, narodową radę handlu, narodowy inspektorat strategicznych produktów i policję ( Swedish
Customs (lead agency), the Swedish Board of Agriculture, the National Board of Trade, the National
Inspectorate of Strategic Products and the Police.
Źródło dla uzupełniającej informacji:
http://www.tullverket.se/TargetGroups/General_English/frameset.htm
Holandia: Jedno Okienko w porcie lotniczym
Schiphol uwzględnia elektroniczne zgłoszenie
manifestu ładunku przez linie lotnicze do urzędu celnego. Informacja jest dostarczona przez handel do
urzędu celnego do, tak zwanego, systemu VIPPROG, który został opracowany przez administrację
celną.. System VIPPROG jest aplikacją sieciową opartą na EDI, która pozwala na elektroniczną
transmisję komunikatów wysyłek ładunku (frachtu), standardowego komunikatu zdefiniowanego przez
IATA, który jest dostępny w systemie SITA, IATA. Informacja od SITA jest przetransmitowana przez
prywatnie zarządzany własny system "Cargonaut", kiedy linia lotnicza dała upoważnienie dla
"Cargonaut", aby zapewniał dostarczenie informacji urzędom celnym. Administracja celna płaci
Cargonaut opłatę za wykorzystywanie i utrzymanie ogólnie dostępnego systemu.
System Jednego Okienka jest oparty na współpracy z innymi agencjami kontrolnymi, co doprowadziło
do utworzenia tak zwanego "punktu zwolnienia ładunku” ("cargo clearance point"(CCP)) w 1994 roku.
Został on utworzony w celu lepszenia obsługi towarów przez różne agencje sprawdzające. CCP jest
oparty na konwencji między administracją celna i innymi agencjami sprawdzającymi i handlem. Inne
agencje sprawdzające zawierają Marechaussee (imigrację), Inspektorat opieki zdrowotnej, różne
oddziały Generalnego Inspektoratu Transportu, Prac publicznych, zarządzania zasobami wodnymi,
Inspektorat ochrony zdrowia, weterynarii, narodową służbę inspekcyjną dla zwierząt domowych i
mięsa i służbe ochrony roślin. (Marechaussee (immigration), the Health Care Inspectorate, various
divisions of the Inspectorate General of Transport, Public Works and Water Management, the
Inspectorate for Health Protection and Veterinary Public Health, National Inspection Service for
Livestock and Meat and the Plant Protection Service).CCP jest zarządzany przez administracje celną.
Aby być w stanie dostarczać odpowiednia informacje do agencji sprawdzających, jakie są niezbędne
do wykonywania ich obowiązków, agencje te dostarczają administracji celnej zarys ponoszenia
ryzyka, na podstawie, której administracja celna analizuje informację i przekazuje to, albo
elektronicznie albo na papierze, do innych agencji. Inne agencje, odwrotnie, informują administrację
celną, jeśli chce ona dokonać kontroli towarów. Jeśli więcej niż jedna agencja (z włączeniem cła) chce
sprawdzić towary, CCP koordynuje kontrolę wszystkich zainteresowanych agencji. Celem jest
uniknięcie wielokrotnych sprawdzań, które będą niepotrzebną przeszkodą dla procesu logistycznego
6. PRAKTYCZNE KROKI W PLANOWANIU I WDRAŻANIA JEDNEGO OKIENKA
Wprowadzanie w życie Jednego Okienka jest znaczącym przedsięwzięciem, obejmując wielu
udziałowców i wymagające zaangażowanie od wielu uczestników zarówno w rządzie jak i biznesie.
Dlatego też koniecznym jest przyjęcie, od samego początku, systematycznego podejścia. Niektóre
kluczowe, wymagane kroki, są pokrótce omówione poniżej. Bardziej szczegółowe przedstawione są w
załączniku B.. Jednakże, podejście do wprowadzania prawdopodobnie będzie pod poważnym
wpływem warunków politycznych, socjalnych i kulturalnych oraz tradycji w danym kraju.
Rozwinięcie wstępnej koncepcji dla Jednego okienka: Poważna praca nad ustanowieniem
Jednego Okienka w kraju często rozpoczyna się od przygotowania koncepcji lub instruktażu
pisemnego w oparciu o wstępne rozeznanie, najprawdopodobniej przygotowane przez wiodącą
administrację rządową albo agencję, lub organizację prywatną, będzie prawdopodobnie w dużym
stopniu wpływać na ewentualne wprowadzanie projektu.
Podejmowanie wstępnych decyzji, poprzez sprawdzenie wykonalności Jednego Okienka: W
strukturze otwartego partnerstwa między rządem i handlem, może być zorganizowane typowe
spotkanie dla przedstawicielstw wysokiego szczebla reprezentujących wszystkie właściwe organizacje
6
związane z biznesem i władze administracji rządowej, w celu przedyskutowania koncepcji (lub
koncepcji teoretycznych) Jednego Okienka. Celem takiego spotkania jest uzyskanie porozumienia
dotyczącego projektu koncepcji i uruchomienie badania wykonalności, które zawarłoby szczegółową
analizę potrzeb i ocenę techniczną.
Przyjmując, że pozytywna decyzja jest osiągnięta, aby działać zgodnie z badaniem wykonalności,
spotkanie powinno powołać grupę kierowania projektem (Project Management Group) składającą się z
starszych reprezentantów kluczowych agencji, które bezpośrednio byłyby włączone we wprowadzanie
w życie i wykorzystywanie Jednego Okienka. Spotkanie powinno też utworzyć zespół roboczy z
odpowiednimi technicznymi i kierowniczymi reprezentantami kluczowych agencji, w celu
przeprowadzenia prac organizacyjnych i wdrożeniowych wymaganych dla projektu
Podejmowanie badania wykonalności: Badanie wykonalności jest kluczowym elementem ogólnego
tworzenia Jednego Okienka.. Badanie powinno określić potencjalny zakres Jednego Okienka,
poziomu i natury wymagań, możliwych scenariuszy dla wprowadzania (zawierającego możliwe fazy
wprowadzania), potencjału dla i rodzaju wprowadzania pilotażowego, koszta wprowadzania pod
różnymi scenariuszami, inne wymagane zasoby (ludzkie, techniczne, itp.), potencjalnych korzyści i
ryzyka, ramy czasu, strategię wprowadzania i zarządzania. Niektóre kluczowe obszary, które
powinny zostać ujęte w badaniu wykonalności są przedstawione w Aneksie C.
Analiza raportu badania wykonalności: Wyniki badania wykonalności powinny zostać rozważone i
zatwierdzone (albo inaczej) przez zespół roboczy i w końcu poddane dla rozważania przez grupę
kierowania projektem (Project Group Management). Dla tego procesu należy uwzględnić dostateczny
czas, jaki jest konieczny, by mieć maksimum danych wejściowych i uzgodnień, zanim sprawozdanie
jest sfinalizowane. Pójście za uzgodnioną, preferowana opcją Jednego Okienka i wybranego,
towarzyszącego scenariusza wprowadzania, powinno być udostępnione wtedy szerszej społeczności
rządowej i biznesowej, możliwie przez ogólnokrajowe sympozjum dotyczące ustanowienia Jednego
Okienka.
Wprowadzanie: Kiedy jest wybrane podejście dotyczące wprowadzania, pilotażowe, okresowe lub
pełne, koniecznym jest zainicjowanie jasnego podejścia zarządzania projektem, przez cały czas
wdrażania projektu. Plan zarządzania projektem, który musi formalnie zostać uzgodniony zarówno
przez Grupę zarządzania projektem jak i zespół roboczy, powinien zawierać komplet wyraźnie
zdefiniowanych powiązanych zadań i głównych etapów (kamieni milowych) działań, które mogą
pomóc zespołowi roboczemu i Grupie zarządzania projektem, by zaplanować, wykonać, monitorować,
ocenić i dostosować wdrażanie projektu. Kluczowe elementy projektowego planu wdrażania
(wprowadzania) są spisane w Aneksie B rozdział 5.
7. DOSTĘPNE STANDARDY I NARZĘDZIA, ABY POMÓC WE WPROWADZANIU W
ŻYCIE JEDNEGO OKIENKA
Przy wprowadzaniu w życie Jednego Okienka, zachęca się usilnie, aby administracja rządowa i
handel brały pod uwagę wykorzystanie rekomendacji, standardów i istniejących narzędzi, które
zostały rozwinięte przez ostatnie kilka lat przez agencje międzyrządowe i organizacje
międzynarodowe, takie jak UNECE, UNCTAD, WCO, IMO, ICAO i ICC. Niektóre narzędzia z tej
kategorii opisane są w aneksie D..
Użycie standardów i dostępnych narzędzi pomaga zapewnić, że opracowane systemy dla
wprowadzania w życie Jednego Okienka mogą być możliwie kompatybilne z podobnymi
opracowaniami w innych krajach. Mogą one pomóc także w wymianie informacji między takimi
udogodnieniami Jednego Okienka w czasie. W dodatku, użycie istniejących narzędzi i najlepsze
praktyki powinny pomóc zmniejszyć całkowity koszt wprowadzania, ponieważ projekt będzie mógł
wykorzystać prace już rozwinięte przez inne międzynarodowe organizacje standardów.
6
Typowymi organizacjami związanymi z biznesem , które mogłyby zostać włączone są: Krajowa Izba Gospodarcza , importerzy i / albo
Stowarzyszenie Eksporterów, Konfederacja Przemysłu, Stowarzyszenia Biznesu itp. Kiedy Jedno Okienko obejmuje komponenty płatności,
musza być włączone także banki i inne instytucje finansowe.
8.KLUCZOWE CZYNNIKI W ZAKŁADANIU DOBRZE PROSPERUJACEGO JEDNEGO
OKIENKA
Pomyślne wprowadzenie i wdrażanie koncepcji Jednego Okienka zależy w znacznym stopniu od
określonych warunków wstępnych i czynników powodzenia, które są różne dla poszczególnych krajów
i dotyczy to także projektów. Ten końcowy rozdział wytycznych przedstawia pewne czynniki
powodzenia zebrane w wyniku przeglądu czynności i opracowań Pojedynczych Okienek w różnych
krajach podjętych przez zobowiązanych przez UN / CEFACT Międzynarodową Grupę Roboczą
Procedur Handlu (ITPWG - TBG15). Lista czynników nie jest ujęta w jakimś szczególnym porządku,
ponieważ sytuacja w różnych krajach i obszarach działania, może być bardzo różna. Odnotowano, że
chociaż kilka z punktów zostało już wymienione w wytycznych, są one tutaj powtórzone dla
skompletowania i podkreślenia.
8.1 Polityczna wola
Istnienie silnej politycznej woli, ze strony zarówno rządu jak i biznesu, wprowadzenia w życie Jednego
Okienka jest jednym z najbardziej krytycznych czynników dla jego pomyślnego wprowadzenia.
Osiąganie tej politycznej woli wymaga właściwego rozpowszechniania jasnej i bezstronnej informacji o
celach, implikacjach, korzyściach i możliwych przeszkodach w tworzeniu Jednego Okienka.
Dostępność zasobów, dla utworzenia Jednego Okienka, często wiąże się bezpośrednio z poziomem
politycznej woli i zaangażowania się w projekt. Zakładanie koniecznej politycznej woli jest czynnikiem
podstawowym, na którym muszą się opierać wszystkie inne czynniki sukcesu.
8.2 Solidna agencja wiodąca
W powiązaniu z potrzebą politycznej woli jest wymaganie silnej, solidnej, pomysłowej i upoważnionej
organizacji wiodącej, zarówno dla uruchomienia projektu, jak i dopilnowania w różnych etapach
rozwoju. Ta organizacja musi mieć odpowiednie polityczne poparcie, prawną władzę, zasoby ludzkie i
finansowe i związki ze środowiskiem biznesu. W dodatku, koniecznym jest mieć silną osobę w
organizacji, która będzie wybitnym projektantem.
8.3 Partnerstwo między administracją rządową i handlem ( biznesem)
Jedno Okienko jest praktycznym modelem dla współpracy między agencjami administracji rządowej,
jak również między rządem i handlem. Stwarza to dobrą okazję dla państwowo - prywatnej spółki w
tworzeniu i operacji systemu. W konsekwencji, reprezentanci ze wszystkich agencji sektora
państwowego, jak i prywatnego powinni być zaproszeni do uczestnictwa, od samego początku, w
rozwoju systemu. Powinno to dotyczyć uczestnictwa na wszystkich etapach projektu, od wstępnych
opracowań celów projektu, analizę sytuacyjną, sporządzanie projektu, aż do jego wdrażania.
Ostateczny sukces Jednego Okienka będzie zależał zdecydowanie od włączenia się, zaangażowania i
gotowości tych stron, do zapewnienia, że system staje się prawdziwą regularną cechą ich
biznesowego rozwoju.
8.4 Ustalenie jasnych obszarów i celów projektu
Tak jak w przypadku każdego projektu, ustalenie, od samego początku, jasno zdefiniowanych
zakresów i celów dla Jednego Okienka, pomoże kierować projektem przez jego różne etapy rozwoju.
Powinny być one oparte na ostrożnej analizie potrzeb, aspiracji i zasobów kluczowych udziałowców,
jak również na istniejącej infrastrukturze i aktualnych podejściach do przekazywania informacji
związanych z handlem dla administracji rządowej. Jak podano poprzednio, ta analiza powinna objąć
wszystkich kluczowych udziałowców zarówno ze strony administracji rządowej jak i handlu (biznesu).
Jedno Okienko powinno być, ogólnie postrzegane, jako część całkowitej strategii kraju, w celu
usprawnienia racjonalizacji handlu.
8.5. Życzliwość i dostępność użytkownika
Dostępność i życzliwość użytkownika są też kluczowymi czynnikami dla sukcesu projektu Jednego
Okienka dla użytkowników powinna zostać opracowana wszechstronna instrukcja operatorska i
wytyczne. Powinien być utworzony punkt pomocy i usług wsparcia użytkownika, obejmujące
szkolenia, szczególnie we wczesnej fazie wprowadzania projektu. Punkt pomocy może być
użytecznym sposobem dla zbierania informacji zwrotnej dotyczącej obszarów trudności i wąskich
gardeł w systemie i ta informacja może być wartościowym narzędziem w jego dalszym rozwoju.
Potrzeba wartościowych i praktycznych kursów szkoleniowych dla użytkowników nie może być
niedoceniana, szczególnie we wczesnej fazie wprowadzania projektu. Należy także zwrócić uwagę na
wielojęzyczne wymagania w niektórych krajach.
Jest koniecznym, żeby projektowanie systemu było dostosowane do prawdziwych pojemności ICT
(techniki komunikacji informacji) kraju albo regionu, w którym będzie on działał. Mając na uwadze
potencjalny, przyszły techniczny rozwój w tym obszarze, maksymalna liczba użytkowników powinna
być w stanie wykorzystać Jedno Okienko, od momentu jego uruchomienia. W niektórych przypadkach,
może być narzucone użycie podejścia opartego o system papierowy albo podwójny
papierowy/bezpośredni (on-line -elektroniczny), zaprojektowanego w miejscach, danego obszaru
geograficznego, o ograniczonej wydajności dostępu bezpośredniego (on-line).
8.6 Prawnie - aktywne środowisko
Ustalanie koniecznego prawnego środowiska jest wstępnym wymaganiem dla tworzenia Jednego
Okienka.. Odpowiednie prawa i prawne ograniczenia muszą zostać zidentyfikowane i starannie
zanalizowane. Na przykład, mogą być wymagane czasem zmiany w legislacji w celu usprawnienia
elektronicznego dostarczania/wymiany danych i / albo systemu elektronicznego podpisu. Dalej, mogą
wymagać opanowania ograniczenia dotyczące wielodostępowego systemu informacji między
władzami i agencjami, jak również organizacyjnego przygotowania Jednego Okienka. Niezbędne jest
także zbadanie zagadnień prawnych związanych z delegowaniem uprawnień i władzy dla agencji
(jednostki) wiodącej.
8.7 Międzynarodowe standardy i rekomendacje
Wprowadzanie Jednego Okienka ogólnie powoduje harmonizację i dostosowanie dokumentów i
zestawów danych związanych z handlem. W celu zapewnienia zgodności z innymi międzynarodowymi
systemami i wdrożeniami, te dokumenty i modele danych muszą być oparty na międzynarodowych
standardach i rekomendacjach. Jest to słuszne nawet wówczas, gdy Jedno Okienko jest
zaprojektowany, aby działać bez używania elektronicznej komunikacji danych.
Zawsze, kiedy wykorzystywana jest elektroniczna wymiana danych, harmonizacja, uproszczenie i
standaryzacja wszystkich danych użytych w międzynarodowym handlu stanowią podstawowe
wymaganie dla płynnej, automatycznej operacji Jednego Okienka. Harmonizacja danych używanych
przez różnych uczestników w ich istniejącym już systemie, może być jednym z największych wyzwań
dla zautomatyzowanego wprowadzania Jednego Okienka. Rekomendacje UN / CEFACT dotyczące
ułatwiania handlu ( takie jak rekomendacje UN / CEFACT numer 1 i 18) zawierają wartościową
informację dla wprowadzania systemu Jednego Okienka
8.8. Identyfikacja możliwych przeszkód
Jest to możliwe, że wszyscy uczestnicy w rządzie i / albo handlu mogą nie przyjmować z
zadowoleniem wprowadzania Jednego Okienka. W takich przypadkach, określone zainteresowania
oponentów powinny zostać zidentyfikowane i przedstawione w projekcie tak szybko jak to jest
możliwe. Zidentyfikowane przeszkody powinny zostać rozważona indywidualnie, biorąc pod uwagę
miejscową sytuację i wymagania. Oczywiście, koszt może być główną przeszkodą, ale to musi zostać
zrównoważone w odniesieniu do przyszłych korzyści, jakie zostały opisane w rozdziale 4. Tym
niemniej, ważnym jest zrozumienie finansowych implikacji projektu, żeby mogła być podjęta decyzja,
dotycząca pełnego albo okresowego wprowadzania. Prawne zagadnienia też tworzą znaczący
potencjalny obszar problemów.
8.9 Model finansowy
Decyzja dotycząca finansowego modelu dla Jednego Okienka, powinien być uwzględniona w
projekcie, tak szybko jak to jest możliwe. Mogłoby to sięgać od systemu całkowicie sfinansowanego
przez rząd (np. Holandia) do całkowicie samo-finansującego się modelu (np.Mauritius). Należy także
zbadać też możliwości współudziału państwowo - prywatnego, jeśli uważa się to za bardziej pożądane
rozwiązanie. Klarowność dotycząca tego punktu może znacząco wpłynąć na wsparcie podejmowania
decyzji przez wdrażających system.
.
8.10 Możliwość płatności
Niektóre Pojedyncze Okienka ( np.Tailandia), zawierają system dla płatności opłat rządu, podatków,
opłat celnych i innych opłat. To może być bardzo atrakcyjnym rozwiązaniem zarówno dla rządu, jak i
handlu i jest szczególnie ważnym, kiedy system jest nastawiony na wygenerowanie dochodu.
Jednakże, to powinno być odnotowane, że dodanie zobowiązań płatności, często wymaga znacznej
ilości dodatkowej pracy przy harmonizacji i szczególnie zabezpieczenia.
8.11 Promocja i marketing
Promocja i marketing Jednego Okienka są bardzo ważne i powinny być starannie zaplanowane. Akcja
promocyjna powinna obejmować reprezentantów wszystkich kluczowych współudziałowców:
jednostek administracji rządowej i handlu w systemie, ponieważ te strony mogą dostarczyć
wartościową informację o oczekiwaniach społeczności użytkownika i pomagają przy ukierunkowaniu
zleceń promocji i marketingu. Jasny program wprowadzania powinien zostać ustalony i wypromowany
na najwcześniej możliwym etapie projektu Jednego Okienka, ponieważ pomaga to w marketingu
projektu i pomaga potencjalnym użytkownikom zaplanować ich odpowiednie operacje i inwestowanie
według tego planu. Marketing powinien wyraźnie zidentyfikować korzyści i oszczędności kosztów jak
również określone punkty odnoszące się do zwiększonej wydajności uzyskanej dzięki wdrażaniu
operacji Jednego Okienka.
8.12 Strategia komunikacji
Zakładając właściwy mechanizm informowania wszystkich współudziałowców o celach projektu,
obiektach, zamiarach, postępie (i trudnościach) tworzy się zaufanie i unika typowych nieporozumień,
które mogą prowadzić do unicestwienia, skądinąd dobrego projektu. W tym kontekście, jest
niezmiernie ważnym, aby właściwie traktować oczekiwania współudziałowców i warto zapamiętać
biznesowe przysłowie: mniej obiecywać a więcej dostarczać ( raczej nie powinno się kluczyć).
Ważnym jest, aby zapamiętać, że współudziałowcy często nie oczekują cudów: rozwiązywanie
prostych praktycznych problemów może wygenerować znaczącą gotowość do przenoszenia i
popierania projektu mimo zaistniałych trudności w trakcie jego wdrażania.
ZAŁĄCZNIK (ANEKS) A
Informacje zawarte w oryginale angielskim niniejszego dokumentu zostały w skróconej formie
przedstawione w rozdziale 5 wytycznych. Dlatego też, zainteresowanych szczególami, prosimy o
zapoznanie się z pełną wersją tego załacznika w języku angielskim.
ZAŁĄCZNIKI (ANEKSY) B, C, D i E zawierajace uszczegółowione informacje ( skrótowo ) zawarte w
wytycznych ( tłumaczenie), zostana przetłumaczone po podjęciu decyzji odnośnie podjecia prac nad
tworzeniem i wdrazaniem systemu Jednego Okienka w naszym kraju, lub w przypadku gdy zażyczy
sobie tego wiekszość członków Grupy roboczej Komitetu POLPRO.
Wszyscy zainteresowani (członkowie Grupy roboczej Komitetu RPB POLPRO już otrzymali) mogą
otrzymać tekst rekomendacji, wytycznych wraz z załącznikami w języku angielskim, oraz tłumaczenie
rekomendacji i wytycznych, z sekretariatu Komitetu Racjonalizacji Procedur Biznesowych „POLPRO”
KIG.
e-mail : [email protected] .
Tłumaczenie :sekretariat Komitetu RPB POLPRO