Podróżami służbowymi można sprawniej zarządzać

PULS BIZNESU, 28 STYCZNIA 2015
Polskie standardy
w wydatkach służbowych
21
PARTNEREM MATERIAŁU JEST
Podróżami służbowymi
można sprawniej zarządzać
Ile kosztują podróże służbowe? Nominalnie nie są to duże kwoty,
a wydatki te bardzo często są rozproszone po kilku centrach kosztowych
i umieszczane w różnych budżetach. Warto jednak sprawdzić i przekonać
się, że sumarycznie firmy wydają sporo
The Global Business Travel Association
prognozuje, że globalne wydatki na podróże służbowe w 2014 r. miały osiągnąć
rekordowy poziom 1,18 bln USD, co oznaczałoby wzrost w porównaniu z poprzednim rokiem o 7 proc. Koszty podróży dotyczą nie tylko floty samochodowej, opłat
drogowych, zakupu biletów kolejowych,
lotniczych, hoteli, ale również kosztów
reprezentacyjnych czy naliczanych diet.
Nie bez znaczenia pozostają koszty operacyjne związane z rozliczeniami, takie jak
konieczność utrzymywania kas, w tym
również walutowych, obieg papierowej
dokumentacji, ręczne naliczanie diet,
dodatkowe etaty, utrzymywanie kilku
narzędzi (kilka kart, kilka systemów).
Polska rzeczywistość
W Polsce większość procesów dotyczących rozliczeń wydatków służbowych
odbywa się w formie dokumentacji papierowej (77 proc. autoryzacji delegacji, 82
proc. akceptacji wypłaty zaliczki, 77 proc.
rozliczeń wydatków) — wynika z badań
przeprowadzonych na zlecenie Edenred
przez firmę Nielsen w 2013 r. Najczęściej
stosowanym narzędziem do rozliczania
są pracochłonne arkusze Excel. Blisko 80
proc. firm stosuje zaliczki lub pracownicy
angażują środki własne na potrzeby realizacji wydatków służbowych. Wszystko
to powoduje, że proces obliczania diet,
rozliczania wydatków i księgowań jest
długotrwały i uciążliwy, a im dłużej trwa,
tym staje się dla firmy bardziej kosztowny. Większe firmy wprowadzają systemy
obiegu dokumentów, których wdrożenie
jest długie i kosztowne, a i tak nie eliminują gotówkowej formy rozliczeń. W tym
celu wprowadzane są karty — paliwowe
dla użytkowników aut służbowych, a dla
wyższej kadry menedżerskiej — karty
bankowe. Karty paliwowe mają jednak
swoje ograniczenia, a karty bankowe ze
względu na koszty traktowane są jako
Zanim wybierzesz
Wybierając system wspierający zarządzanie wydatkami służbowymi, warto
rozważyć kilka kryteriów, m.in.:
W jaki sposób wprowadzenie systemu
pozwoli na redukcję kosztów w firmie?
Czy i w jaki sposób system wspiera
politykę wydatków służbowych firmy?
Czy system daje korzyści całej organizacji?
W jakim stopniu system ułatwia pracę
poszczególnym grupom Użytkowników?
Czy system jest rozwiązaniem kompleksowym?
Kim jest dostawca systemu i jak wspiera w jego użytkowaniu?
produkt elitarny. W firmach, gdzie delegacji, zwłaszcza zagranicznych, jest
dużo, funkcjonują systemy wspierające
zgłaszanie wyjazdów i naliczanie diet oraz
systemy tzw. self booking tools, które
pozwalają użytkownikowi dokonywać
rezerwacji i kupować bilety. Te rozwiązania są pomocne, jednak nie pozwalają
kompleksowo obsłużyć całego procesu.
Czy na rynku jest dostępna alternatywa?
Przede wszystkim oszczędności
Jak zatem zoptymalizować zarządzanie
podróżami służbowymi, pamiętając jednocześnie o pracowniku, którego celem
jest realizacja zadania biznesowego, a nie
logistyka delegacji? Najłatwiej w tej sytuacji ciąć koszty. Jednak to nie jest dobre
rozwiązanie, bo zadania muszą być realizowane. A może nowoczesne technologie wideokonferencji? Nie zastąpią one
bezpośrednich relacji. Na naszym rynku
jest dostępne nowoczesne narzędzie, dostosowane do polskiej specyfiki, system
Spendeo by Edenred®, który opiera się
na innowacyjnym połączeniu dwóch elementów w jedno zintegrowane narzędzie:
karty płatniczej oraz platformy obsługującej proces rozliczeń między pracodawcą
i pracownikiem.
SZYBCIEJ
I ŁATWIEJ: Jedna
karta Spendeo to
wygodna alternatywa
dla rozliczeń
gotówkowych oraz
dla stosowanych
dotychczas w firmach
kart paliwowych,
taksówkowych
czy bankowych,
udostępnianych
pracownikom
podróżującym
służbowo. To także
ułatwienie dla osób
odpowiedzialnych za
właściwe rozliczenie
kosztów wyjazdów.
[FOT. ARC]
Wygoda i funkcjonalność
A jak to narzędzie sprawdza się w praktyce? Wyobraźmy sobie, że pracownik wybiera się w delegację. Zgłasza na platformie Spendeo wniosek delegacyjny wraz
z kwotą szacowaną na pokrycie wydatków. Po akceptacji otrzymuje przydzieloną mu kartę płatniczą sparametryzowaną wg polityki wydatków obowiązującej
w firmie. Karta Spendeo zastępuje uciążliwe zaliczki i minimalizuje ryzyko związane z obrotem gotówkowym. Dodatkowo
jedna karta Spendeo jest wygodną al- Agnieszka
ternatywą do kilku innych kart: paliwo- Dolka-Bryndal
wych, taksówkowych czy bankowych. dyrektor linii biznesowej
Pracownik, podróżujący w celach bizne- Expense Management
sowych swobodnie, ale zgodnie z ustalo- w Edenred Polska
nymi regułami, używa karty, korzystając
z największej na świecie sieci akceptacji
MasterCard. W razie nieprzewidzianych
sytuacji, np. konieczności naprawy auta
czy przedłużenia podróży, może zgłosić wniosek o doładowanie karty, które odbywa się w czasie rzeczywistym.
Użytkownik karty korzysta także z wersji
mobilnej platformy, na której dokonuje
rozliczeń, co w podróży jest niezwykle
ważne. Jakie korzyści zyskuje firma posługująca się Spendeo? Wprowadzenie
tego narzędzia pomaga zaoszczędzić
czas konieczny na rozliczanie wydatków
służbowych, zarówno z punktu widzenia pracownika, jak i działów operacyjnych. Wszystkie transakcje są na bieżąco
monitorowane, a płatności niezgodne
z ustalonymi zasadami są wyróżnione
w systemie, więc podlegają wyjaśnieniom. Tym samym menedżer kontroluje budżet delegacyjny swojego zespołu.
Platforma porządkuje wszystkie wydatki
w jednym miejscu, co pozwala pracodawcy z jednej strony na bieżącą kontrolę ich
zasadności, a z drugiej przyspiesza procesy rozliczeń z pracownikiem. Ponadto,
dzięki konsolidacji danych, Spendeo jest
narzędziem analitycznym, umożliwiającym m.in. analizę struktury wydatków,
porównanie kosztów pomiędzy pracownikami. Analiza wydatków ponoszonych
z tytułu pozyskania czy obsługi klientów
pomaga w konstruowaniu ofert oraz badaniu rentowności projektów.
Standaryzacja
W takich krajach jak USA czy Wielka
Brytania tego typu systemy są standardem
rozliczeń wydatków służbowych. Firma
Edenred tworzy taki standard w Polsce.
Przedsiębiorcy przy pomocy jednego
narzędzia Spendeo mogą usprawnić
wiele procesów, co pozwoli na redukcję
kosztów operacyjnych dzięki predefiniowanym księgowaniom, minimalizacji
papierowej dokumentacji oraz integracji
Spendeo z systemami finansowo-księgowymi. Spójna i przejrzysta informacja
oraz bieżąca kontrola zasadności wydatków pozwalają zaoszczędzić konkretne
kwoty. Korzyści, jakie otrzymuje pracownik, to realizacja zadań podczas delegacji,
bez angażowania prywatnych środków
lub pobierania zaliczek, ale z nowoczesną i bezpieczną kartą płatniczą Spendeo
oraz platformą, która ułatwia i przyspiesza proces rozliczeń, co daje większe poczucie bezpieczeństwa, komfortu pracy
i satysfakcji. Wprowadzając do organizacji takie narzędzie, warto poprzedzić je
ustaleniem zasad polityki rozliczania wydatków służbowych oraz odpowiednią informacją dla pracowników. Już samo spisanie zasad, dotychczas nieformalnych,
oraz ich transparentność wprowadza
zdrową samodyscyplinę w całej firmie.
Dowiedz się więcej na: www.edenred.pl/pl/zarzadzanie-wydatkami
Eksperci do Twojej dyspozycji: 22 209 82 09