Siła przyzwyczajeń versus optymalizacja kosztów

S e kc j a s p e c j a l n a dodatek promocyjny
Wydatki służbowe
Siła przyzwyczajeń versus
optymalizacja kosztów
Kryzys nauczył przedsiębiorców oszczędzania. Dążąc do doskonałości
operacyjnej, firmy zaczęły ciąć koszty i wdrażać różnorodne rozwiązania
w rodzaju Six Sigma czy Lean Management. I gdy wiele obszarów doprowadzono
do perfekcji, jedna sfera wciąż pozostaje zaniedbana – wydatki służbowe.
Paradoksalnie nie jest to wcale sfera bagatelna, gdyż statystyki pokazują,
że są to kwoty, które mogą osiągać nawet 3% przychodów! O tym, jakie narzędzia
i procedury mogą pomóc firmom w efektywnym kontrolowaniu i ograniczaniu
wydatków, rozmawiają goście redakcji Harvard Business Review Polska.
Dostawca narzędzia do zarządzania wydatkami
służbowymi Spendeo by Edenred®
Dodatek promocyjny
Zdjęcie: marek jaśkiewicz
W debacie uczestniczyli: Agnieszka
Dolka-Bryndal, dyrektor linii biznesowej
Edenred Polska, Maciej Grela, doradca
podatkowy w Kancelarii Gide Loyrette
Nouel, Aneta Jarczyńska, product
marketing manager w firmie Sage,
Tomasz Łuczak, business leader,
Commercial Product, CEE w MasterCard,
oraz Piotr Rówiński, dyrektor w PwC.
Debatę moderował Paweł Kubisiak,
zastępca redaktora naczelnego Harvard
Business Review Polska.
W
ydatki służbowe
i sposoby ich rozliczeń
to w większości firm
nadal skomplikowany,
czasochłonny oraz rodzący
niepotrzebne koszty proces. Jak zauważył moderator debaty, Paweł Kubisiak,
to sfera wciąż „niezagospodarowana”,
dająca szansę usprawnień w kilku
obszarach. W pełni potwierdziła to
Agnieszka Dolka-Bryndal, powołując
się na wyniki zleconego przez Edenred
badania. Pokazują one, iż w wielu
rodzimych organizacjach elementy
zarządzania wydatkami służbowymi,
takimi jak sposoby płatności, negocjacje
z dostawcami czy wsparcie systemu
informatycznego, są nierzadko anachroniczne, a przynajmniej w istotny sposób
odbiegają od współcześnie stosowanych
światowych standardów. Badanie
przeprowadzone przez Nielsen Polska
• Wydatki służbowe…
dowodzi, iż zdecydowana większość
ankietowanych firm – 80% – wciąż
stosuje zaliczki na wyjazdy służbowe;
albo w formie gotówki wypłacanej
z kasy, albo poprzez przelew na osobiste
konto pracownika. Aż 75% badanych
firm przyznaje, że ich pracownicy
angażują prywatne środki, aby realizować służbowe zadania, oczekując
później na ich zwrot. Połowa organizacji
deklaruje, że obowiązują w nich spisane polityka i regulaminy dotyczące
wydatków służbowych i sposobów ich
rozliczania, natomiast druga połowa
przyznaje, że u nich dzieje się to wciąż
na niesformalizowanych zasadach. Charakterystyczne jest to, dodała dyrektor
Edenred Polska, że „około 80% firm
dokonuje rozliczeń wydatków za pomocą
papierowych formularzy. Nawet jeżeli
Excel jest traktowany jako narzędzie
informatyczne, to nadal elektroniczny
S 2
▶
Wydatki służbowe… • Dodatek promocyjny formularz jest drukowany i przekazywany do akceptacji i rozliczenia”.
To procesy, które na pewno można
usprawnić – przekonywała Agnieszka
Dolka-Bryndal.
Myślowe schematy
i przyzwyczajenia
Skąd biorą się bariery utrudniające
usprawnienia w obszarze wydatków
służbowych? Odpowiedzi na to pytanie
szukała, odwołując się do własnych doświadczeń, Aneta Jarczyńska z firmy
Sage. Gdy uruchamiała serwis MiędzyFirmami.pl, służący do przesyłania elektronicznych dokumentów, była przekonana, iż po starcie systemu „małe i średnie przedsiębiorstwa zaczną masowo
korzystać z faktur elektronicznych.
Tak się nie stało, mimo że firma Sage
oferowała serwis, dzięki któremu można taką fakturę wysłać kontrahentowi, który nie ponosząc dodatkowych
kosztów, może ją poprzez portal odebrać”. Aby dociec, dlaczego firmy nie korzystają z faktur elektronicznych, przeprowadzono badanie. Okazało się, iż firmy najczęściej odpowiadały, że „nikt nas
o to nie prosi”. A w drugiej kolejności
wskazywały na przyzwyczajenie do papieru. „Mimo że mamy XXI wiek i większość rzeczy robimy elektronicznie, to
pani księgowa musi mieć fakturę papierową; i nawet jeżeli otrzyma zgodną z prawem elektroniczną, to i tak sobie ją wydrukuje. To po prostu ludzka
mentalność i przyzwyczajenie są głównymi barierami utrudniającymi zmiany.
A zmiany mentalności są, jak wiadomo,
Głównymi barierami, które
utrudniają wprowadzenie faktur
elektronicznych, są ludzka mentalność
i przyzwyczajenie. A zmiany mentalności
są, jak wiadomo, najtrudniejsze.
najtrudniejsze” – konkludowała Aneta
Jarczyńska. Przypadek firmy, w której
mimo wdrożenia systemu zautomatyzowanego fakturowania papier nadal „jest
święty”, barwnie i anegdotycznie opisał
Maciej Grela. Jak stwierdził: „Rozliczanie delegacji ręcznie, na papierze i wydawanie zaliczek oznacza nie tylko konieczność utrzymywania kasy, by rozliczać podróże służbowe, ale nierzadko
zatrudnienia całych działów w księgowości, jeżeli firma obsługuje dużą liczbę podróży służbowych. Podobnie jest
z raportowaniem i nadzorowaniem tych
wydatków przez sferę zarządczą”. Stereotypowe, wynikające z ludzkich przyzwyczajeń podejście do sfery wydatków służbowych w firmach jest widoczne także w innych obszarach – mówiła
Agnieszka Dolka-Bryndal, precyzując –
w naszym kraju oprócz kultu papieru
pokutuje jeszcze obawa przed kartami. „W Polsce biznesowe karty płatnicze są wciąż postrzegane jako produkt
prestiżowy, elitarny i dlatego dysponują nimi głównie członkowie zarządu albo wyższa kadra menedżerska. Staramy
się więc uświadamiać naszym klientom,
że to jest narzędzie płatnicze i może
być użyte przez każdego pracownika
Dodatek promocyjny
uprawnionego do ponoszenia wydatków służbowych. Karta jest integralną
częścią systemu zarządzania wydatkami firmowymi, który daje pracodawcy
dużą swobodę przy zachowaniu wszystkich wymogów bezpieczeństwa. W takich krajach jak USA czy Wielka Brytania tego typu systemy są standardem
rozliczeń wydatków służbowych”. I taką
właśnie świadomość trzeba budować
w Polsce, również dlatego że za pomocą jednego narzędzia można usprawnić
wiele procesów, zaoszczędzić konkretne
kwoty oraz sprawić, by pracownicy skupili się na wykonywaniu zadań i nie musieli poświęcać czasu na rozliczenia kilkudniowej czy nawet kilkutygodniowej
delegacji, co trwa bardzo długo – spuentowała dyrektor Edenred Polska.
Przejrzyście,
oszczędnie, wygodnie
Kontynuując ten wątek, moderator debaty przywołał wyniki badań przeprowadzonych wśród globalnych koncernów z Ameryki, Europy i Azji, mówiące,
iż wydatki służbowe na podróże pracowników mogą przekraczać nawet 3%
przychodów tych firm. „To obrazuje, jak
wielka to skala wydatków oraz jak bardzo istotna jest transparentność tych
kosztów” – stwierdził Paweł Kubisiak,
pytając jednocześnie Tomasza Łuczaka
o zarządzanie w skali globalnej wydatkami służbowymi i kontrolowanie ich
za pomocą narzędzi oferowanych przez
MasterCard. „Głównym wyzwaniem jest
świadomość w tym zakresie bądź jej
brak. Gdy przedsiębiorstwo wie, ile tak
naprawdę może zaoszczędzić, jesteśmy w zasadzie w połowie drogi i możemy przystąpić do analizy różnych obszarów oraz narzędzi zarządzania wydatkami służbowymi. Pierwszym obszarem
jest polityka dokonywania wydatków
służbowych i kosztów reprezentacyjnych; już samo jej napisanie i wprowadzenie w firmie może przynieść początkowe oszczędności. Kolejną rzeczą są
narzędzia, które wspierają prowadzenie tej polityki; jednym z nich są karty korporacyjne pozwalające chociażby
• Wydatki służbowe…
W Polsce biznesowe karty płatnicze są wciąż
postrzegane jako produkt prestiżowy, elitarny
i dlatego dysponują nimi głównie członkowie
zarządu albo wyższa kadra menedżerska.
wyeliminować zaliczki gotówkowe.
Ale same karty to nie wszystko; obecne rozwiązania kartowe są bardzo często połączone z systemami wspierającymi proces rozliczeń z dokonanych transakcji oraz zapewniają pełną kontrolę
i przejrzystość wydatków” – dowodził
Tomasz Łuczak. Można je kontrolować,
zarówno korzystając z procesu preautoryzacji, jak i ustanawiając przysługujące
pracownikom limity, niewymagające już
preautoryzowania. Uniemożliwiają one
np. kupno droższego biletu niż ten, który jest podpowiadany przez system rezerwacyjny jako najtańszy – dodał. „Płatności kartą i informacje o dokonanych
transakcjach bardzo pomagają i pracownikowi, i później działom księgowości
zweryfikować właściwie dokonane płatności z dokumentem, który jest dostarczony do działu rozliczeń” – uzupełniła
Agnieszka Dolka-Bryndal i przypomniała, że „elektroniczne systemy rozliczeń
i kontroli wydatków służbowych ułatwiają wykrywanie ewentualnych błędów i nadużyć”.
Analizując powody, dla których obszar wydatków służbowych jest „zaniedbany”, Piotr Rówiński zauważył, iż firmy w pierwszej kolejności skupiają się
na – ich zdaniem – najbardziej istotnych kategoriach zakupowych, zaś
kwestia optymalizacji wydatków służbowych pojawia się znacznie później.
Firmy wychodzą z założenia, że nominalnie nie są to duże kwoty, na dodatek wydatki te bardzo często są rozproszone po różnych centrach kosztowych
i umieszczane w różnych budżetach.
I dopiero całościowe spojrzenie na te
wydatki da sumaryczną odpowiedź
na pytanie: „ile w zeszłym roku wydałem
na moją flotę, ile na podróże koleją i podróże lotnicze, a ile na hotele w różnych sieciach?” – otwiera firmom oczy.
Nawiązując do problemu rozproszenia wydatków służbowych, Paweł Kubisiak zauważył, iż panowanie nad nimi nie tylko przynosi oszczędności, ale
także daje możliwość efektywnego kontrolowania sposobów wydawania służbowych pieniędzy, zabezpieczenia firmy przed szczelinami, przez które
mogą one wyciekać nie zawsze zgodnie
z przeznaczeniem. Dyrektor PwC przyznał rację moderatorowi, przypominając, że „zwłaszcza w spółkach amerykańskich czy z kapitałem zachodnim bardzo
dba się o to, żeby ograniczyć ryzyko różnego rodzaju nadużyć, żeby ludzie nie
wyprowadzali pieniędzy »przy okazji«”.
I dodał, że najczęściej spotykana w polskich firmach postawa: „ja ufam swoim
ludziom” – choć buduje w firmie atmo­
sferę i sprzyja efektywności – powinna
być wzmacniana odpowiednimi procedurami zarządzania wydatkami służbowymi. Zwłaszcza że – jak dodał Tomasz
Łuczak – zarządzanie wydatkami nie
jest synonimem „cięcia kosztów” wyjazdów służbowych, czego potencjalnie mogą obawiać się pracownicy. „W sferze
negocjacji cen chodzi o to, aby za dotychczasowy albo lepszy poziom usług płacić po prostu mniej. Firmy na podstawie
informacji zbieranych o tym, ile wydają, gdzie i jak, mają możliwość negocjowania cen, żeby płacić mniej za dotychczasowy standard. To są obszary, gdzie
firma rzeczywiście może poszukiwać realnych oszczędności i dróg ograniczania
wydatków”. ▪
Opracowanie: Jan Jankowski
S 4
▪